Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 1 ноября 2012 г. N 1360 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки"

2. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки организовать изучение Инструкции работниками и обеспечить строгое соблюдение ее требований.

3. Признать утратившими силу:

приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 24.08.2006 N 1889 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки";

приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 16.02.2007 N 320 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденную приказом Рособрнадзора от 24.08.2006 N 1889";

приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 29.06.2007 N 1631 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки";

приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 31.07.2007 N 1976 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Н.Г. Ярошенко.

И.о. руководителя

И.А. Муравьев

 

Приложение

 

Инструкция по делопроизводству
в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 1 ноября 2012 г. N 1360)

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (далее - соответственно Инструкция, Служба) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Службы документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система автоматизированной обработки документов, применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Службе осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

1.4. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденной приказом Рособрнадзора от 11 января 2012 г. N 14.

1.5. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляет структурное подразделение Службы, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства).

Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностными обязанностями работников службы делопроизводства.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в секретариатах руководителя (заместителя руководителя) Службы, в структурных подразделениях Службы осуществляется работниками (лицами), в должностные обязанности которых входят ведение делопроизводства (далее - ответственный работник за ведение делопроизводства).

1.8. Работники службы делопроизводства, ответственный работник за ведение делопроизводства обеспечивают сохранность, учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. Ответственность за организацию и соблюдение правил делопроизводства в структурных подразделениях Службы возлагается на руководителей (начальников) структурных подразделений Службы.

1.10. Работники структурных подразделений Службы несут персональную, дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное и некачественное исполнение документов.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Службы. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.12. В случаях утраты подлинника документа ответственный работник за ведение делопроизводства обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Службы. Руководитель структурного подразделения Службы назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в службу делопроизводства.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы ответственному работнику за ведение делопроизводства структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по Службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.14. Служба делопроизводства организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Службы. О результатах проверок докладывается руководству Службы.

1.15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Службы после их согласования с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

II. Основные понятия

 

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Службы;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Службы;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание

официальных документов и организацию работы с ними в Службе;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним);

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Службы;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

III. Создание документов в Службе

 

3.1. Бланки документов

 

Документы, создаваемые в Службе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В зависимости от вида документа и расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Службе используются электронные шаблоны бланков документов.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Документы, издаваемые от имени двух или более органов (организаций), документы внутренней переписки между структурными подразделениями Службы оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

В Службе применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа продольный;

бланк распоряжения продольный;

бланк протокола продольный;

бланк письма Службы угловой;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя Службы) угловой;

бланк структурного подразделения Службы угловой.

Состав реквизитов для каждого вида бланков и образцы бланков документов Службы приведены в приложениях N 1-8.

3.2. Оформление реквизитов документов

 

Документы Службы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Службы, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Службу; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Согласование документа в Службе оформляется визой уполномоченного должностного лица Службы. Согласование документа, созданного в Службе, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Порядок оформления реквизитов документов приведен в приложении N 9.

3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

 

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется Службой в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и по поручению Министерства образования и науки Российской Федерации (далее - Минобрнауки России).

Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства образования и науки Российской Федерации представлены в приложениях N 10-12.

3.4. Подготовка нормативных правовых актов Службы

 

Нормативные правовые акты Службы издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Службы в пределах своей компетенции.

Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются Службой в виде приказов.

Нормативные правовые акты Службы подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об организациях, подведомственных Службе, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

Подготовка нормативных правовых актов в Службе осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (далее - Правилами подготовки нормативных правовых актов).

Проекты нормативных правовых актов до их подписания подлежат обязательному согласованию со структурным подразделением Службы, осуществляющим правовое обеспечение деятельности Службы (далее - юридическая служба).

Проекты нормативных правовых актов Службы подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96.

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Службы, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, структурное подразделение Службы разработчик проекта нормативного правового акта в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на рассмотрение в юридическую службу, размещает проект нормативного правового акта на официальном сайте Службы в информационно-коммуникационной сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов не может быть менее 7 дней.

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Служба издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты;

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения организаций, подведомственных Службе;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Службы и не содержащие новых правовых норм.

Указанные правовые акты издаются в Службе в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем Службы или лицом, исполняющим обязанности руководителя Службы, распоряжения - руководителем Службы или заместителями руководителя Службы по вопросам его компетенции.

3.5. Состав документов Службы

 

В деятельности Службы создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Службы, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, справки, записки, договоры (контракты, соглашения), служебная (деловая) переписка и др.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Службы, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Службы, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Службы с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Службы создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Службе могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке документов рекомендуется:

применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суr размером N 14 (допускается для оформления табличных материалов, сносок к тексту использовать шрифт N 10-12, при оформлении отметки об исполнителе документа использовать шрифт N 10);

текст печатать через 1-1,5 межстрочных интервала без переносов от левой границы текстового поля и выравнивать по левой и правой границам текстового поля; первую строку абзаца начинать на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

при оформлении текста использовать поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

3.6. Приказ, распоряжение

 

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Службы, рассчитанные на разовое выполнение.

Приказами Службы, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера в установленной сфере деятельности, а также решения по кадровым вопросам.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Службы издаются распоряжения Службы.

Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении N 13.

3.7. Положение, правила, инструкция, регламент

 

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции, регламенте излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые Службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении, как правило, приказа Службы.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст положения, правил, инструкции, регламента печатается на стандартном листе бумаги формата А4, если проект положения, правил, инструкции, регламента утверждается распорядительным документом.

Текст излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "вправе", "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции, регламента отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста-эксперта).

Констатирующей частью положения, правил, инструкции, регламента служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции, регламента может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.8. Протокол заседания (совещания)

 

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на структурное подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через семь дней со дня заседания (совещания), если не установлен иной срок.

Порядок и сроки подготовки протоколов заседаний коллегии (комиссии) Службы устанавливаются в соответствии с Положением о коллегии (комиссии) Службы. Протокол печатается на бланках установленной формы.

Проект протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Службы готовится структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, и представляется руководителю (заместителю руководителя) Службы на подпись, как правило, в течение суток после окончания совещания, если не установлен иной срок. Протокол печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 14.

3.9. Договор (контракт, соглашение)

 

Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Служба) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями Службы во исполнение поручений руководителя (заместителя руководителя) Службы в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект документа визируется: исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений, руководителем юридической службы, при необходимости руководителем подразделения, в ведение которого находятся финансовые вопросы (далее - финансовая служба).

В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись руководителю Службы проект также согласовывается с соответствующим заместителем руководителя Службы.

При наличии неурегулированных разногласий правового характера руководитель юридической службы докладывает о них руководителю Службы или его заместителю (в соответствии с распределением обязанностей).

В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Службы или его заместителя.

Визы проставляются на втором экземпляре проекта договора (контракта, соглашения) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

3.10. Служебная переписка

 

Служебная (деловая) переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией между Службой, органами (организациями) и гражданами.

Видами служебной переписки являются служебное (деловое) письмо, телеграмма (телетайпограмма), факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Служебное (деловое) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телетайпограмма - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Служебные письма готовятся:

как доклады о выполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации;

как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Службы на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководства Службы.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Службы.

Служебные письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), федеральные органы представительной и судебной власти, высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

Служебные письма, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителями структурных подразделений Службы в соответствии с их компетенцией.

Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в двух экземплярах (первый - для отправки; второй визовой, в дело структурного подразделения-исполнителя), и до представления на подпись руководству Службы завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Службы.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов. Проект письма за подписью руководителя Службы должен быть завизирован заместителем руководителя, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Службы, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на документ, содержащий сведения, составляющие государственную тайну, то он визируется руководством Отдела, осуществляющего защиту государственной тайны.

Порядок подготовки и оформления служебного письма приведен в приложении N 15.

3.11. Записка

 

Записка является внутренним документом Службы, носит вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах, побудить к принятию определенного решения. Записка может носить и чисто информационный характер и содержать информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Порядок подготовки и оформления записки приведен в приложении N 16.

3.12. Поручение руководства Службы

 

Поручение руководителя (заместителя руководителя) Службы оформляется в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Службы, решений по оперативным и информационно-методическим вопросам, указаний по исполнению документов в Службе

Порядок подготовки и оформления поручения приведен в приложении N 17.

IV. Организация документооборота

 

4.1. Принципы организации документооборота

 

В документообороте Службы выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Документация (корреспонденция) регистрируется в регистрационно-контрольной форме (карточке) (далее - РКФ) системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Службы.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и административным регламентом предоставления Службой государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

В Службе доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, курьером, а также по системе межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в Службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

С помощью фельдъегерской связи в Службу доставляются документы из органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные документы.

Документы, поступающие в Службу, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, доставляются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

 

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками экспедиции Службы.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектования документов, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 18.

Работники экспедиции Службы передают непосредственно в структурные подразделения Службы документы, адресованные руководству соответствующего структурного подразделения Службы, документы, материалы, заявления, поступившие от физических и юридических лиц по предоставлению государственных услуг, документы и материалы, поступившие на запрос структурного подразделения Службы.

Конверты с документами, доставленные почтовой связью, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично", "конфиденциально"), проверяется правильность доставки (адресования), целостность, комплектность и оформление документов.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю не позднее трех рабочих дней с момента получения. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".

Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления. В случае получения судебных документов конверт сохраняется и прилагается обязательно.

Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.д.), записывается в журнал. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Службы производится под расписку.

Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в службу делопроизводства.

Документы, поступившие с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" передаются в службу делопроизводства незамедлительно.

Телеграммы, поступившие из органов законодательной и исполнительной власти, а также от иных адресатов, заверенные в установленном порядке, принимаются под расписку с проставлением даты, времени приема и передаются в службу делопроизводства.

Документы, поступившие в Службу в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются в службу делопроизводства в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

 

Служба делопроизводства осуществляет предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Службы.

Документы, адресованные руководству Службы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения Службы предварительно рассматриваются в службе делопроизводства.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения является направление документа руководителю Службы или заместителям руководителя Службы в соответствии с установленным в Службе распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

4.4. Регистрация поступающих документов

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Документы регистрируются один раз независимо от способа их доставки и передачи.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Незамедлительно регистрируются документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно".

В службе делопроизводства регистрируются документы, адресованные руководителю Службы, документы, адресованные Службе без указания конкретного адресата.

В секретариатах заместителей руководителя, структурных подразделениях Службы регистрируются документы, поступившие на имя заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений ответственными работниками за ведение делопроизводства.

Личные заявления и документы по вопросам государственной службы и кадров работников Службы, граждан, ранее замещавших должности гражданской службы, или граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы (заявления о приеме на работу, увольнении, переводе, установлении надбавок, выплате материальных компенсаций, выдаче характеристик, документы на конкурс на замещение вакантных должностей, уведомления о новом месте работы, уведомления о фактах склонения к коррупционным действиям, уведомления об установке пенсии за выслугу лет и т.д.) регистрируются кадровой службой.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части (на нижнем свободном от текста поле) лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Службы, дату и регистрационный номер, количество листов.

Регистрационный номер документа состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов.

Индекс структурного подразделения обозначается цифровым двухзначным кодом. Перечень индексов структурных подразделений Службы утверждается, как правило, распоряжением Службы.

Классификатор корреспондентов Службы приведен в приложении N 19.

Регистрация письменных обращений граждан (в том числе обращений, адресованных непосредственно заместителям руководителя Службы, руководителям структурных подразделений Службы и их заместителям) производится централизованно, отдельно от других документов и осуществляется в службе делопроизводства в течение трех дней с момента их поступления в Службу. Данная группа документов сканированию не подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации в области защиты персональных данных.

Регистрационный номер обращения граждан формируется из двух начальных букв фамилии автора обращения и порядкового номера обращения. На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кол", в РКФ поставляется буквы "Ко", в поле "корреспондент" заполняется "коллективное".

Порядок регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденной приказом Рособрнадзора от 11 января 2012 г. N 14.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД.

Служба делопроизводства сканирует документы, поступившие в Службу на бумажном носителе, включает электронные образы документов и электронные документы в СЭД в соответствии с установленным порядком размещения документов в системе общего доступа.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Службы и доведения документов до исполнителей

 

Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам Службы только после регистрации.

Служба делопроизводства на зарегистрированные документы, поступившие на имя руководителя Службы, а также в адрес Службы без указания конкретного должностного лица, готовит проекты указаний по исполнению документов.

В случае временного исполнения полномочий руководителя Службы, его заместителей, указания по исполнению документов подписывается соответственно исполняющим обязанности руководителя Службы, заместителя руководителя Службы.

Если в поступивших документах содержится информация о коррупции среди работников Службы, то такие документы в обязательном порядке должны быть направлены в подразделение, в ведении которого находятся вопросы государственной службы и кадров (далее - кадровая служба).

В соответствии с этапами рассмотрения документы могут иметь несколько указаний по исполнению документа (одного или нескольких должностных лиц). При этом последующие указания не должны дублировать или противоречить первому, в них должны конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первым указанием) и исполнители.

Общий срок рассмотрения документов руководителем Службы, его заместителем (в случае исполнения обязанностей руководителя Службы) не должен превышать двух рабочих дней с даты регистрации документа.

После рассмотрения руководством Службы документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в РКФ.

В случаях, когда в указании по исполнению документа, подготовленного службой делопроизводства, имеются поручения, не входящие в полномочия структурного подразделения Службы, руководитель структурного подразделения Службы незамедлительно направляет свои предложения по переадресованию документа в службу делопроизводства.

Структурное подразделение Службы, указанное в указании по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным (ответственным) исполнителем документа.

Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Службы - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов службой делопроизводства в электронном виде через СЭД.

Передача документов между структурными подразделениями Службы осуществляется через службу делопроизводства.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

 

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Службе правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Службы - исполнителя документа.

Проекты документов Службы готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Исполнители обеспечивают представление документов на подпись руководителю Службы, его заместителям не позднее двух дней до истечения срока исполнения поручения, а по срочным поручениям - в день, указанный в документе.

Исполнитель отвечает за качество (полноту и достоверность) и своевременность представления документов.

При представлении на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения Службы или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений Службы; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

4.7. Регистрация отправляемых документов

 

Подписанные документы (ответы на входящие документы) Службы регистрируются по месту их подготовки и передаются на отправку в экспедицию Службы.

Инициативные документы, подписанные руководством Службы и руководителями структурных подразделений Службы, регистрируются по месту их подписания и передаются на отправку в экспедицию Службы.

Ответственный работник за ведение делопроизводства в структурном подразделении Службы осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) либо на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы.

Копия исходящего документа снятая с подлинника документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками, составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты:

Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками, составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты: входящий номер документа, индекс структурного подразделения, подразделения, подготовившего документ, порядковый номер, например: 01-52-10/05-10 или ИВ-2704/06-100.

Регистрационный номер инициативного документа состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера, например: 07-12.

4.8. Отправка документов

 

Отправку исходящих документов производит экспедиция Службы.

Экспедиция Службы проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения Службы.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя Службы, направляемые в высшие органы государственной власти, отправляются фельдъегерской связью или курьером или по системе межведомственного электронного документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение Службы - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или службы делопроизводства.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию Службы с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией Службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов, передаваемых по системе межведомственного электронного документооборота.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются ответственным работником за ведение делопроизводства в структурном подразделении Службы с указанием исполнителем номера телефона-факса адресата.

При передаче документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Передача телефонограмм внутри Службы не допускается.

Порядок подготовки и оформления телеграммы, телефонограммы приведен в приложении N 20.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

 

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД по соответствующей группе документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами Службы передаются в службу делопроизводства, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Распорядительные документы печатаются на бланках установленной формы.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Службы в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

После подписания документы регистрируются. Служба делопроизводства хранит подлинники документов.

Служба делопроизводства с помощью СЭД осуществляет рассылку распорядительных документов в обязательном порядке исполнителю и структурным подразделениям Службы, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Проекты приказов по кадровым вопросам и личному составу печатаются на бланках установленной формы, готовятся кадровой службой.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Службы в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Кадровая служба хранит подлинники приказов и рассылает копии приказов в структурные подразделения Службы.

Хранение подлинников протоколов совещаний у руководства Службы и протоколов заседаний коллегии (комиссии) Службы осуществляется по месту их регистрации.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений Службы готовятся на стандартных листах бумаги формата А4, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Службы.

Хранение подлинников договоров (соглашений, контрактов) осуществляется по месту их регистрации.

Служебная переписка между структурными подразделениями Службы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Структура текста служебной переписки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма.

Передача документов между структурными подразделениями Службы осуществляется через ответственных работников за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы посредством СЭД или через экспедицию Службы.

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

 

Иностранная (зарубежная) корреспонденция, адресованная руководителю Службы и Службе без указания конкретного адресата, обрабатывается и регистрируется в службе делопроизводства, адресованная другим адресатам (заместителям руководителя Службы, руководителям структурных подразделений Службы или должностным лицам) - по месту нахождения адресата.

Учет количества иностранной корреспонденции проводится по регистрационным данным в местах их регистрации.

Переписка с зарубежными корреспондентами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

 

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Службу и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководству Службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

V. Документальный фонд Службы

 

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

 

Определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Формирование документального фонда Службы осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Службы.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Службе, регламента Службы, положений о структурных подразделениях Службы и других документов, регламентирующих деятельность Службы и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Службы.

В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 21) и сводная номенклатура дел Службы (приложение N 22).

Номенклатура дел структурного подразделения Службы составляется ответственным работником за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы, согласовывается с лицом, ответственным за архив (далее - архив Службы), службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Службы и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение Службы в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.

Номенклатура дел Службы составляется службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений Службы.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Службы оказывают архив Службы и Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) Службы.

Один раз в пять лет номенклатура дел Службы согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Службы документы Архивного фонда Российской Федерации.

Номенклатура дел Службы, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем Службы после ее согласования с ЦЭК Службы не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Службы номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй - используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 23.

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

 

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела формируются в Службе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Службы.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок передаваться исполнителем ответственному работнику за ведение делопроизводства в структурном подразделении Службы для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяет руководитель структурного подразделения Службы или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

Правила формирования дел в структурных подразделениях Службы, учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 24.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

 

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая ЦЭК Службы, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем Службы.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Службы ответственными работниками за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК Службы под методическим руководством архива Службы.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Службы, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 25), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 26).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Службы подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 27).

Оформление дел проводится работниками ответственными работниками за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы при методической помощи и под контролем службы делопроизводства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 28); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 29); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 30); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела).

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

 

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее - акт) (приложение N 31).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например: законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Службы (при этом дела каждого структурного подразделения Службы составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно).

Согласованные ЦЭК Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения.

После утверждения руководителем Службы актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Службы проставляется отметка "Уничтожено. Смотри акт от ____________ N _____" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

5.5. Передача дел на архивное хранение

 

В архив Службы передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Передача документов в архив Службы производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Службы, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях Службы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений Службы и службой делопроизводства.

Прием дел производится работником архива Службы в присутствии работника структурного подразделения Службы с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Службы и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений Службы с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы ответственный работник за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VI. Особенности работы с электронными документами

 

В Службе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Состав документов, создание, хранение, использование которых в Службе осуществляется в форме электронных документов, определяется соответствующим перечнем (далее - Перечень ЭД).

Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства на основе Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, введенными в действие приказом Росархива от 29.04.2011 N 32.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью в соответствии Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" должностного лица Службы - автора документа.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Службе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД используется электронная подпись.

В целях учета и поиска документов в СЭД используются следующие обязательные сведения о документах:

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

В СЭД могут включаться дополнительные сведения о документах: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

Прием и отправка электронных документов осуществляются экспедицией Службы, структурными подразделениями Службы.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в СЭД в порядке, установленном Инструкцией. СЭД предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей РКФ поступившего документа в электронной форме.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Службы, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Службы, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

Ответ на обращение гражданина, поступившее в Службу в форме электронного документа, направляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Документы, создаваемые в Службе и (или) поступившие в Службу на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Службы.

Поступившие из структурных подразделений Службы в архив Службы электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

VII. Работа исполнителя с документами

 

Организация работы с документами в структурном подразделении Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Службы, его заместителей, руководителя структурного подразделения Службы, иных должностных лиц.

Структурное подразделение Службы - ответственный исполнитель - получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются незамедлительно.

Руководитель структурного подразделения Службы обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. Документы, поступившие с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" рассматриваются незамедлительно.

Документы передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения Службы посредством СЭД, а также через ответственного работника за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы.

Документ, который не относится к компетенции структурного подразделения Службы, подлежит незамедлительному возврату по месту регистрации с пояснительной запиской о безотлагательной переадресации.

Руководитель структурного подразделения Службы обеспечивает представление документов на подпись руководству Службы, не позднее двух дней до истечения срока поручения, а по срочным поручениям - в день, указанный в документе.

Работники структурных подразделений Службы в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Службе;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа (если документ, рассылается более чем в четыре адреса);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю предложений и необходимых материалов в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Структурное подразделение Службы - ответственный исполнитель - несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Документ подлежит исполнению в установленный в срок. Если исполнение документа в установленный срок невозможно, исполнитель за семь дней до истечения срока исполнения документа имеет возможность обратиться к руководству с соответствующим обоснованием о переносе срока исполнения документа, если отсутствуют реальные условия выполнения поручения, исполнитель делает пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Передача документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения Службы через ответственного работника за ведение делопроизводства.

В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы передача документов осуществляется по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения Службы или по его указанию вновь назначенному работнику.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Контроль исполнения документов

 

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства Службы, и поставленные на контроль службой делопроизводства.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле РКФ документа ставится отметка о контроле, которую обозначают прописной буквой "К" красного цвета.

Служба делопроизводства еженедельно, в электронном и печатном виде, представляет руководству Службы и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах. Готовит ежеквартальные отчеты по исполнительской дисциплине, которые докладываются руководству Службы

Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в РКФ: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или структурного подразделения, в котором исполнен документ. Документ считается снятым с контроля, когда в правом верхнем поле РКФ прописная буква "К" окрашена в черный цвет.

Решение о возможности снятия с контроля невыполненного документа (в том числе потерявшего актуальность) принимается руководителем Службы или заместителем руководителя Службы, давшим поручение, на основании служебной записки структурного подразделения Службы, исполнявшего документ. О принятом решении по документу ответственный работник за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы, исполнявшего документ, информирует службу делопроизводства.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

IX. Сроки исполнения документов

 

Документ подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - до одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручению Правительства Российской Федерации ответ на депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в Правительство Российской Федерации, к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации направляется в Аппарат Правительства Российской Федерации - в установленный срок, ответ на обращение (предоставление запрашиваемых документов или сведений) - не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления обращения в Правительство Российской Федерации;

по поручению, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, проект доклада об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации для последующего направления его Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации представляется руководителю Службы не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства или заместителей Председателя Правительства не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим из Министерства образования и науки Российской Федерации за три рабочих дня до истечения установленного срока исполнения;

по вопросу согласования проектов актов (их копий) - до 10 дней, если не установлен иной срок;

по поручениям Министерства образования и науки Российской Федерации, по которым Служба является соисполнителем, а первым в указании по исполнению документа указан Департамент Минобрнауки России - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по письмам Счетной палаты Российской Федерации - в 20-дневный срок, если не указан иной срок;

по представлению информации по запросам средств массовой информации - в течение семи дней, если не указан иной срок;

по поступлению межведомственного запроса о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных услуг - срок не более пяти рабочих дней со дня получения указанного запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по письменным обращениям граждан, юридических, должностных и других лиц, - не более 30 дней со дня их регистрации, а по требующим дополнительного изучения и проверки - до 60 дней со дня их регистрации с уведомлением лица (организации), направившего обращение.

Если Служба является соисполнителем документа, то документ исполняется в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Если срок исполнения документа превышает месячный срок, то он подлежит исполнению в сроки определенные службой делопроизводства (срок исполнения может быть на 10 дней раньше).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя руководителя Службы или его заместителей мотивированную просьбу о его продлении за подписью руководителя структурного подразделения Службы.

В случае если Службой не исполнено в срок поручение Министерства образования и науки Российской Федерации, то ответственный исполнитель поручения в течение двух дней с даты окончания срока исполнения представляет руководству Службы информацию о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения. Указанная информация направляется в Минобрнауки России за подписью руководителя (заместителя руководителя) Службы в 3-дневный срок.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

 

10.1. Учет печатей и штампов

 

Служба в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) изготавливаются штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Службы.

Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в Службе могут использоваться печати структурных подразделений Службы, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство Службы по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях Службы и передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции материально-технического и хозяйственного обеспечения деятельности Службы (далее - хозяйственная служба). Хозяйственная служба размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя (заместителя руководителя) Службы, изготовленный по его поручению, хранится и используется должностным лицом, определенным устным распоряжением руководителя (заместителя руководителя) Службы.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя (заместителя руководителя) Службы используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, служебных писем не допускается.

Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведет хозяйственная служба в журнале (приложение N 32) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

В случае служебной необходимости по решению руководителя Службы допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Гербовой печатью заверяются подписи руководителя Службы и его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или распорядительным документом Службы или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Службы, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется хозяйственной службой.

Печати и штампы изготовляются, используются, учитываются, хранятся и уничтожаются в соответствии с распорядительным документом Службы.

10.2. Учет бланков документов

 

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Службы возлагается на хозяйственную службу, которая:

получает от структурных подразделений Службы заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение изготовленных бланков документов.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Службы.

Бланки документов Службы подлежат учету. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 33).

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Бланки выдаются ответственным работникам за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях Службы бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные работники за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и руководители структурных подразделений Службы.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Службы. Соответствующие предложения вносятся службой делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Службы утверждаются руководителем Службы.

Бланки изготовляются, используются, учитываются, хранятся и уничтожаются в соответствии с распорядительным документом Службы.

 

Согласовано

 

Руководитель Федерального
архивного агентства

A.Н. Артизов

 

1 ноября 2012 г.

 

Приложение N 1
к п. 3.1 Инструкции

 

Состав реквизитов для видов бланков документов Службы

 

Состав реквизитов для каждого вида бланков документов, применяемых в Службе, следующий:

а) для бланка приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения, протокола);

б) для бланка письма Службы:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

справочные данные о Службе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

в) для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя Службы):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Службе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

г) для бланка письма структурного подразделения Службы:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

наименование структурного подразделения Службы;

справочные данные о структурном подразделении Службы (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Приложение N 2
к п. 3.1 Инструкции

 

Герб России

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

ПРИКАЗ

 

      ____________________         Москва        N ________________

 

 

 

 

Образец бланка приказа Службы

 

Приложение N 3
к п. 3.1 Инструкции

 

Герб России

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

      ____________________         Москва       N _________________

 

 

 

 

Образец бланка распоряжения Службы

 

Приложение N 4
к п. 3.1 Инструкции

 

Герб России

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

ПРОТОКОЛ

 

      ____________________        Москва       N __________________

 

 

 

 

Образец бланка протокола Службы

 

Приложение N 5
к п. 3.1 Инструкции

 

     Герб Российской Федерации

 

  МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

        Федеральная служба
       по надзору в сфере
       образования и науки
         (Рособрнадзор)

 

    ул. Садовая-Сухаревская, 16,
    Москва, К-51, ГСП-4, 127994
    телефон/факс: (495) 984-89-19
____________ N _____________________
На N ____________ от _______________

 

 

 

 

Образец бланка письма Службы

 

Приложение N 6
к п. 3.1 Инструкции

 

     Герб Российской Федерации

 

  МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

        Федеральная служба
       по надзору в сфере
       образования и науки
         (Рособрнадзор)

 

          РУКОВОДИТЕЛЬ

 

    ул. Садовая-Сухаревская, 16,
    Москва, К-51, ГСП-4, 127994
    телефон/факс: (495) 984-89-19
____________ N _____________________
На N ____________ от _______________

 

 

 

 

Образец бланка письма должностного лица Службы
(руководителя Службы)

 

Приложение N 7
к п. 3.1 Инструкции

 

     Герб Российской Федерации

 

  МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

        Федеральная служба
       по надзору в сфере
       образования и науки
         (Рособрнадзор)

 

     ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

    ул. Садовая-Сухаревская, 16,
    Москва, К-51, ГСП-4, 127994
    телефон/факс: (495) 984-89-19
____________ N _____________________
На N ____________ от _______________

 

 

 

 

Образец бланка письма должностного лица Службы
(заместителя руководителя Службы)

Приложение N 8
к п. 3.1 Инструкции

 

     Герб Российской Федерации

 

  МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

        Федеральная служба
       по надзору в сфере
       образования и науки
         (Рособрнадзор)

 

        УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

 

    ул. Садовая-Сухаревская, 16,
    Москва, К-51, ГСП-4, 127994
    телефон/факс: (495) 608-71-74
____________ N _____________________
На N ____________ от _______________

 

 

 

 

Образец бланка письма структурного подразделения Службы

Приложение N 9
к п. 3.2 Инструкции

 

Правила оформления реквизитов документов

 

Государственный герб Российской Федерации

 

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном (синем) варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Службы".

 

Наименование федерального органа исполнительной власти

 

Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе - Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор).

Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием Службы, находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.

Наименование должности лица, подписавшего документ

 

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Службы, бланк письма заместителя руководителя Службы, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

 

Справочные данные о Службе в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Службы.

 

Вид документа

 

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

 

Место составления (издания) документа

 

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков писем.

 

Дата документа

 

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, записки, и др.), утверждения (регламент, план, инструкция, положение, отчет), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (записка, заявление и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти (организациями), должны иметь одну (единую) дату или дату более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 26.02.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 февраля 2010 г. (года). Если при словесно-цифровом способе написания даты день месяца состоит из одной цифры, то впереди нее допускается ставить ноль. Это соответствует требованиям стандарта и исключает возможность подделки, например: 01 февраля 2010 г. При оформлении наиболее важных документов (договоров, доверенностей) и месяц, и число месяца пишутся словами, например: первое февраля 2010 г.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

26 февраля 2010 г., в феврале 2010 г., во втором полугодии 2009 г., в III квартале 2009 г. (при римских цифрах падежные окончания (наращивания) не ставится), в 20-х числах апреля; в 2009-м (если нет слова "год"); но за 11 месяцев 2009 года, на 2009 год, с 1990 по 2009 год, в 2000-2009 годах , 2009/10 учебный год, за 70-80-е годы, 80-е и 90-е годы, XX век, XIX-XX века.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью, например: Срок подачи документов до 26 февраля 2010 года.

Регистрационный номер документа

 

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

 

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

 

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

 

Адресат

 

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам (физическим лицам).

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Первая строка реквизита "Адресат" печатается на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти - "Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки".

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, печатаются через один межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Инициалы и фамилия должностного лица печатаются после наименования должности через один межстрочный интервал. Инициалы отделяются пробелом от фамилии.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

 

Министерство образования и
науки Российской Федерации

 

или

 

Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент общего образования

 

или

 

Департамент науки, высоких
технологий и образования
Правительства Российской
Федерации

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

 

Министерство финансов
Российской Федерации
Департамент бюджетной
политики в отраслях
социальной сферы и науки
Заместителю директора

 

И.О. Фамилия

 

При адресовании документа руководителю или иному должностному лицу органа власти, организации наименование органа власти, организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

 

Руководителю Федерального
архивного агентства

 

И.О. Фамилия

 

или

 

Заместителю председателя
Комитета Государственной
Думы по образованию

 

И.О. Фамилия

 

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Например:

 

Минобрнауки России

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, печатается шрифтом размером N 12-14.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

 

Образцову О.П.

 

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

 

Если документ адресуется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Органы исполнительной власти
субъектов Российской
Федерации, осуществляющие
управление в сфере образования

 

или

 

Федеральные органы
исполнительной власти
(по списку)

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. На каждом экземпляре документа, как правило, указывается только один адресат.

Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

Наименование документа

 

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 8-10 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?"). Например:

Приказ (о чем?) Об изменении штатного расписания.

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи.

Регламент (чего?) внутренней организации.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется перед текстом документа. Заголовок к тексту может занимать в письмах (записках) 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и оформляется от левой границы текстового поля с прописной буквы через один межстрочный интервал. В распорядительных документах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы по центру над текстом полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

 

Текст документа

 

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос ...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия решила (постановила)...; служба не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Службы или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Порядком работы Аккредитационной коллегии Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, утвержденным приказом Службы от 01.07.2011 N 1575...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложений

 

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных письмах отметка о наличии приложений оформляется от левой границы текстового поля.

Если приложение названо в тексте служебного письма, то указывается количество листов и количество экземпляров (больше одного экземпляра), например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (больше одного экземпляра); при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к служебному письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в служебном письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Приложение: съемный носитель информации

(дискета, flash-диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.).

Если приложением к служебному письму является документ, содержащий информацию конфиденциального характера, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Справка о ..., для служебного пользования, регистрационный N 26-дсп, на 2 л.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о наличии приложений проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

 

Приложение N 2
к приказу Рособрнадзора
от 13.07.2009 N 1701

 

Если приложением к документу (например: к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

 

Приложение N 1

 

УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 12.11.2009 N 125

 

Гриф согласования

 

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

Подпись            И.О. Фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 N 01-18/115

 

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговой и др.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

Виза

 

Согласование проекта документа с должностными лицами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

 

Руководитель юридической службы

подпись

дата

И.О. Фамилия

 

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Службы, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

 

Руководитель юридической службы

подпись

дата

И.О. Фамилия

 

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица

 

Документы подписываются должностными лицами Службы в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Службы.

Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и через пробел фамилия).

Например:

 

Руководитель

Подпись

И.О. Фамилия

 

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

 

И.о. руководителя

           или

Подпись

И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности
руководителя

Подпись

И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись оформляется через три межстрочных интервала от границы левого поля после текста документа. Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через один межстрочный интервал.

Гриф утверждения

 

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

 

                                                          УТВЕРЖДАЮ
                                                Руководитель Федеральной
                                                службы по надзору в сфере
                                                образования и науки
                                                Подпись      И.О. Фамилия
                                                  Дата

 

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

 

УТВЕРЖДЕН
приказом Минобрнауки России
от 15.04.2009 N 133

Оттиск печати

 

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Службе. Гербовая печать изготовляется согласно ГОСТу Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

 

Отметка о заверении копии

 

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения.

Например:

 

Верно

 

 

Ведущий специалист-эксперт

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Печать

 

 

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Службы.

Допускается при представлении копии или выписки из документа в другую организацию из архива Службы включать указание о месте нахождения подлинника документа, о количестве листов копии.

Например:

Подлинник документа находится в деле Службы N ________ за ______ год.

Всего в копии ______ л.

Верно

 

Ведущий специалист-эксперт

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Печать

 

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

 

Иван Иванович Иванов

(495) 608-00-01

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделении и адресом электронной почты исполнителя (печатается через запятую после номера его телефона).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

 

Указания по исполнению документа

 

Указания по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа формата А4, А5 или А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание по исполнению документа относится.

Указания по исполнению документа включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Дополнительно (через знак "+") перед подписью руководителя указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный" или "свод"), является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения не указывается.

Например:

1. на документе:

 

И.И. Иванову

П.П. Петрову

 

Прошу подготовить проект

договора к 20.12.2010.

 

Подпись     Дата

 

2. на бланке:

 

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

 

И.И. Иванову

П.П. Петрову

 

Прошу рассмотреть и дать ответ депутату.

 

Руководитель

подпись           И.О. Фамилия

 

"22" июля 2010 г.

к вх. N 01-50-382

 

или

 

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

 

И.И. Иванову

П.П. Петрову (созыв)

 

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ Е.В. Афанасьевой.

 

Заместитель руководителя

 

подпись           И.О. Фамилия

 

"08" ноября 2010 г.

 

к вх. N 01-50-514

Отметка о контроле документа

 

Отметку о контроле документа обозначают в РКФ документа в верхнем поле справа с помощью прописной буквы "К".

 

Отметка об исполнении документа

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

 

Отметка о конфиденциальности

 

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.* В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (сокращенно - ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

 

______________________________

* Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Приложение N 10
к п. 3.3 Инструкции

 

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

 

1. Служба в установленной сфере деятельности по поручению Министерства образования и науки Российской Федерации разрабатывает проекты федеральных законов (законопроектов) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, а также в порядке законодательной инициативы.

2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через один интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт* от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

 

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

 

или

 

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

 

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

 

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

 

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

 

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

 

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

 

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

 

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

 

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

 

Статья 33. Сертификация

 

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4. Оформление пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

 

к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

 

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

5. Законопроект разрабатывается структурным подразделением (структурными подразделениями) Службы, направление деятельности которого соответствует предмету законопроекта. Законопроект, подготовленный структурным подразделением, визируется: исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений, руководителем юридической службы, заместителем руководителя Службы, курирующим данное направление деятельности.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Законопроекты вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Службы (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект.

Образец прилагается.

 

Образец оформления законопроекта

 

______________________________

* Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

Приложение N 11
к п. 3.3 Инструкции

 

Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

 

1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Службой в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210x297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт*.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю:", которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации" инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

 

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                                      к Указу Президента
                                                     Российской Федерации
                                                         от        N

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно три межстрочных интервала. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

 

                                                         УТВЕРЖДЕНО
                                                       Указом Президента
                                                     Российской Федерации
                                                         от        N

 

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

4. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Службы (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект.

5. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Службы визируются:

исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект;

руководителями заинтересованных структурных подразделений;

руководителем юридической службы;

заместителями руководителя Службы.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) виза руководителя Службы проставляется также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы прилагаются.

 

Образец оформления проекта указа
Президента Российской Федерации

 

                                                          УТВЕРЖДЕНО
                                                      Указом Президента
                                                     Российской Федерации
                                                         от        N

 

ПОЛОЖЕНИЕ
об Управлении Президента Российской Федерации по государственным наградам

 

1. Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам (далее - Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, а также настоящим положением.

(Далее текст не приводится)

 

____________

 

 

Образец оформления проекта распоряжения
Президента Российской Федерации

 

______________________________

* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Приложение N 12
к п. 3.3 Инструкции

 

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

 

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Службой в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального министерства или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Поступивший из Минобрнауки России на согласование проект акта, относящийся к сфере деятельности Службы на заключение, подписывается руководителем Службы или по указанию руководителя - его заместителями и представляется в установленный срок в Минобрнауки России.

В случае представления Службой замечаний и отрицательного заключения по проекту акта федеральный министр или его заместитель проводит совещание с участием руководителя Службы и принимает решение, которое оформляется протоколом.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Службы, визируются:

исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект;

руководителями заинтересованных структурных подразделений;

руководителем юридической службы;

заместителями руководителя Службы.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности, с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, существо вопроса. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации готовятся структурными подразделениями Службы по поручениям Министерства образования и науки Российской Федерации в указанные руководством Минобрнауки России сроки.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации, подготовленный структурным подразделением Службы, визируется:

исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего доклад;

заместителем руководителя Службы, курирующим данное структурное подразделение.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту доклада, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации визируется руководителем Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта доклада.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации направляется в Министерство образования и науки Российской Федерации с сопроводительным письмом на бумажном носителе в установленной форме с одновременным представлением копии этого документа в электронной форме на гибких магнитных носителях.

Образцы прилагаются.

 

Проект

 

 

Образец оформления проекта постановления
Правительства Российской Федерации

 

Проект

 

 

Образец оформления проекта распоряжения
Правительства Российской Федерации

Приложение N 13
к п. 3.6 Инструкции

 

Подготовка и оформление приказов (распоряжений)

 

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Службы на основании поручений руководителя Службы, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам и личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании (на территории Российской Федерации) и др.) готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов по кадрам и личному составу Службы после подготовки, согласования с заинтересованными структурными подразделениями (при необходимости с юридической и финансовыми службами) и должностными лицами Службы, подписания руководством Службы регистрируются кадровой службой.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Службы и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Службы, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Службы, внесшим проект, руководителями структурных подразделений Службы, которым в проекте даются поручения, а также руководителем (уполномоченным лицом) службы делопроизводства и руководителем (уполномоченным лицом) юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Структурные подразделения Службы рассматривают и визируют проекты приказов (распоряжений) в срок до трех дней, если иной срок не установлен руководителем Службы или заместителем руководителя Службы.

Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются юридической службой в срок до семи дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы или заместителем руководителя Службы.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Повторное визирование должно быть осуществлено в течение одного рабочего дня.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю Службы, визируются заместителями руководителя Службы в соответствии с распределением обязанностей.

Визирование проектов приказов (распоряжений) оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа (распоряжения) и приложений к приказу (распоряжению). Визы включают наименование структурных подразделений или должности визирующих, подписи, расшифровки подписей и дату.

Например:

 

Проект вносит:

 

 

Название структурного подразделения

подпись

дата

И.О. Фамилия

Исполнитель:

подпись

дата

И.О. Фамилия

Согласовано:

 

 

Заместитель руководителя

подпись

дата

И.О. Фамилия

Название структурного подразделения

подпись

дата

И.О. Фамилия

Уполномоченное лицо юридической службы

подпись

дата

И.О. Фамилия

Уполномоченное лицо
службы делопроизводства

подпись

дата

И.О. Фамилия

 

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в службе делопроизводства, приказы по кадрам и личному составу Службы регистрируются в кадровой службе. Регистрация производится по порядку номеров в пределах календарного года. Учет и хранение подлинников приказов (распоряжений) осуществляется по месту их регистрации.

Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера, например: 10. Регистрационный номер распоряжения состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения, ответственного за его подготовку, например: 10-05.

Копии приказов (распоряжений) исполнители направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Службы; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата (оформляется цифровым способом); регистрационный номер (порядковый номер); место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

Например:

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки

 

В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в соответствии" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. При установлении сроков исполнения не могут быть использованы даты, попадающие на праздничные и выходные дни.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Службы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля и отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Если в тексте приказа (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой листе приложения в правом верхнем углу пишется без кавычек слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал слова "к приказу (распоряжению)" и реквизиты приказа (распоряжения) (дата и номер).

При наличии в тексте приказа (распоряжения) формулировки "Утвердить" (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то на первом листе приложения в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже печатается без кавычек слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН), ниже через один межстрочный интервал слово "приказом (распоряжением)" и реквизиты приказа (распоряжения) (дата и номер).

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется (Приложение).

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 20 дней, если не установлен другой срок.

Подготовка и оформление Службой приказов, направляемых в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию, осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов.

Подготовка и оформление проектов актов (приказов, распоряжений) Минобрнауки России осуществляется Службой по поручению Минобрнауки России в порядке, установленным Регламентом взаимодействия Министерства образования и науки Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти, Инструкцией по делопроизводству Минобрнауки России.

Проекты приказов Минобрнауки России, подготовленные Службой, визируются:

исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект;

руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

руководителем (уполномоченным лицом) юридической службы;

заместителями руководителя Службы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра проекта приказа, который прилагается к первому экземпляру проекта приказа, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Проекты приказов (распоряжений) Минобрнауки России, подготовленные структурными подразделениями Службы, визируются руководителем Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения); при наличии приложения к проекту приказа - на лицевой стороне последнего листа приложения.

Образцы прилагаются.

 

                               Герб России

 

          МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                           Федеральная служба
                 по надзору в сфере образования и науки
                            (Рособрнадзор)

 

                                ПРИКАЗ

 

___________________                                    N ________________
                                Москва

 

              Об утверждении Инструкции по делопроизводству
      в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки

 

      В соответствии ____________________________________________________
                                         (основание)
_________________________________________________________________________
приказываю:
      1. Утвердить   прилагаемую   Инструкцию   по   делопроизводству   в
Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки.
      2. ________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
      3. Признать утратившим силу приказ ________________________________
_________________________________________________________________________
      4. Контроль  за  исполнением   настоящего   приказа   возложить  на
заместителя руководителя И.О. Фамилия.

 

   Руководитель                  Подпись                     И.О. Фамилия

 

Образец оформления приказа Службы

 

 

                               Герб России

 

          МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                           Федеральная служба
                 по надзору в сфере образования и науки
                            (Рособрнадзор)

 

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

___________________                                    N ________________
                                Москва

 

        Об утверждении Перечня индексов структурных подразделений
          центрального аппарата Федеральной службы по надзору
                       в сфере образования и науки

 

      В соответствии с приказом _________________________________________
                                                (основание)
_________________________________________________________________________
      1. Утвердить    прилагаемый    перечень     индексов    структурных
подразделений центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки.
      2. Признать утратившим силу распоряжение __________________________
_________________________________________________________________________
   Руководитель                  Подпись                     И.О. Фамилия

 

Образец оформления распоряжения Службы

Приложение N 14
к п. 3.8 Инструкции

 

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

 

В Службе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

 

Присутствовали:

 

Заместитель Министра образования
и науки Российской Федерации

И.О. Фамилия

Заместители руководителя Службы

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

 

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе. Протоколы хранятся по месту их регистрации.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Службы, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы делопроизводства.

Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование Службы - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости), у кого проводится заседание, совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Образцы прилагаются.

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

                                 ПРОТОКОЛ
                        заседания _____________
                                (вид заседания)

 

                                  Москва
______________________________             N ____________________________

 

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. Наименование вопроса ...

Доклад - наименование должности И.О. Фамилия

2. Наименование вопроса ...

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председательствующий

Подпись

И.О. Фамилия

Секретарь

Подпись

И.О. Фамилия

 

Образец оформления полного протокола

 

ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки
И.О. Фамилия

 

_________________________________________________________________________
                                 Москва
_____________________________                N __________________________

 

Присутствовали:

 

Заместители руководителя Службы

-

инициалы и фамилии в алфавитном порядке

Руководители структурных подразделений

-

инициалы и фамилии в алфавитном порядке

Руководители подведомственных учреждений

-

инициалы и фамилии в алфавитном порядке

 

                        I. Наименование вопроса
              ____________________________________________
              (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

 

         1. Принять к сведению ...
         2. Руководителям структурных подразделений ...

 

                        II. Наименование вопроса
               _____________________________________________
               (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

 

         1. Принять к сведению ...
         2. ...

 

Руководитель Службы                                          И.О. Фамилия

 

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 15
к п. 3.10 Инструкции

 

Подготовка и оформление служебного письма

 

При оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Службе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности" (пометка "Для служебного пользования").

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Заголовок к тексту не должен занимать более 4-5 строк и составляется, если текст письма более 8-10 строк.

Заголовок располагается под реквизитами бланка письма на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов, печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы через один межстрочный интервал, как правило, тем же размером шрифта, что и весь текст.

Допускается печатать заголовок размером шрифта N 10-12. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см (до 30 знаков). Заголовок составляется лицом, готовящим проект письма.

Текст письма отделяется от заголовка, а при его отсутствии - от предшествующего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1-1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый(ая, ые)...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," - в заключительной части письма текста, - над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату печатается через 2-3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита "заголовок" центрованным способом, заканчивается восклицательным знаком и состоит из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, например:

 

Уважаемый Иван Иванович!

 

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

 

Уважаемые коллеги!

Уважаемые господа!

Уважаемые депутаты!

 

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие обращения:

 

Уважаемый гражданин Иванов!

Уважаемая госпожа Иванова!

 

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности:

 

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин директор!

 

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

 

Иван Иванович!

Гражданин Иванов!

Граждане!

Коллеги!

Господа!

 

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, заканчивается запятой, располагается от левой границы текстового поля через три межстрочных интервала после текста и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Например:

С уважением, ...

С неизменным уважением, ...

С глубоким уважением, ...

С благодарностью и уважением, ...

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки не считает возможным...", "Рособрнадзор предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебное письмо, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.

Дата служебного письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Отметка об исполнителе письма печатается шрифтом N 10 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма от границы левого поля.

Регистрация служебных писем осуществляется в СЭД ответственным работником за ведение делопроизводства структурного подразделения в соответствии с выделяемыми документопотоками. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты: входящий номер документа, индекс структурного подразделения, подготовившего документ, порядковый номер.

Регистрационный номер инициативного служебного письма состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера.

Образец служебного письма прилагается.

 

   Герб Российской Федерации

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

      Федеральная служба               Минэкономразвития России
      по надзору в сфере
      образования и науки
        (Рособрнадзор)

 

   ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 ул. Садовая-Сухаревская, 16,
 Москва, К-51, ГСП-4, 127994
 телефон/факс: (495) 984-89-19
_____________ N _______________
На N ____________ от __________

 

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 29 апреля 2009 г. N СС-П16-2355 направляет предложения по оптимизации исполнения контрольно-надзорных и разрешительных полномочий Рособрнадзора.

Приложение: на 4 л. (текст не приводится)

 

И.О. Фамилия

 

Иван Иванович Иванов

(495) 608-00-01

Приложение N 16
к п. 3.11 Инструкции

 

Подготовка и оформление записки

 

Виды записок, создаваемых в Службе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками, следующие:

служебная;

докладная;

объяснительная;

аналитическая.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому (информационно-справочный документ служебной (деловой) внутренней переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Службы).

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (информационно-справочный документ, адресованный, как правило, конкретному должностному лицу: руководителю структурного подразделения или руководству Службы).

Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный работником для представления руководителю структурного подразделения или руководству Службы по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины (исполнительской, трудовой), каких-либо происшествий.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации (документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо проблемах).

Записка имеет следующие обязательные реквизиты:

наименование структурного подразделения - автора документа (записки);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 8-10 строк;

адресат (должностное лицо Службы);

подпись.

Записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x297 мм) шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Структура текста записки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма. Записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание записки, отметку об исполнителе.

В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение. Вид записки печатается с прописной буквы, например: Служебная записка, по центру текстового поля через дополнительный межстрочный интервал от предыдущего реквизита. Допускается после вида записка начинать текст записки через дополнительный межстрочный интервал с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера, косой черты, букв "вн", например: N 05-10/вн.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.

Приложение N 17
к п. 3.12 Инструкции

 

Подготовка и оформление поручения руководства Службы

 

Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал.

Поручение имеет следующие реквизиты: наименование должности; вид документа; дата; номер; подпись должностного лица; исполнитель; визы.

Наименование должности - руководитель (заместитель руководителя) Службы - печатается в три строки центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом.

Наименование вида документа - ПОРУЧЕНИЕ - отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 14 марта 2011 г. Номер состоит из знака "N", индекса руководителя (заместителя руководителя) Службы, подписавшего поручение, дефиса, строчной буквы "п", дефиса, порядкового номера, например: N 03-п-10.

Дата и номер печатаются и выравниваются по левой и правой границе текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом. Преамбула поручения (при наличии) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается и выравнивается по границам левого и правого полей документа, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Слово "ПОРУЧАЮ:" отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается прописными буквами, начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается и выравнивается по границам левого и правого полей документа, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, состоит из инициалов и фамилии, печатается и выравнивается по правой границе текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов "исполнитель", "визы" аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем, а "отметка о наличии приложений" оформляется как в приказах. Даты в тексте могут оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: срок - до 03.03.2011 или срок - до 3 марта 2011 года (г.). Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации. Копии поручения направляются адресатам лицом их регистрирующим. Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Образец поручения прилагается.

 

ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ
В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

 

ПОРУЧЕНИЕ

 

7 апреля 2011 г.

N 03-п-12

 

ПОРУЧАЮ:

1. Структурным подразделениям Рособрнадзора представить в Управление (название) (И.О. Фамилия) отчетную информацию о деятельности Управления за 2010 год, включающую:

описание итогов деятельности Управления; анализ и оценку эффективности результатов Управления. Информацию представить на бумажном носителе и в электронном виде по адресу: ivanov@obrnadzor.gov.ru.

 

Срок - до 11 апреля 2011 года

 

2. Управлению (название) (И.О. Фамилия) осуществить анализ предложений структурных подразделений Рособрнадзора, обеспечить свод информации, полученной в соответствии с пунктом 1 настоящего поручения, и представить обобщенную информацию руководству Рособрнадзора.

 

Срок - до 13 апреля 2011 года

 

Подпись               И.О. Фамилия

 

Иван Иванович Иванов

(495) 608-00-01

 

Образец поручения заместителя руководителя Службы

Приложение N 18
к п. 4.2 Инструкции

 

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

 

1. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания и проспекты, авторефераты и т.п.).

2. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

3. Учебные планы, программы.

4. Формы статистической отчетности.

5. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты и т.п.

6. Иные материалы, поступающие без сопроводительных документов.

 

Приложение N 19
к п. 4.4 Инструкции

 

Классификатор корреспондентов

 

Индексы

Корреспондент

50

Администрация Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации (Совет Федерации, Государственная Дума), Правительство Российской Федерации

51

Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации

52

Федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства) и другие центральные органы власти

53

Учебные заведения дошкольного, общего среднего, специального и дополнительного образования

54

Учебные заведения начального и среднего профессионального образования

55

Учебные заведения высшего профессионального образования

56

Учебные заведения дополнительного профессионального образования

57

Российская академия наук, отраслевые академии, научно-исследовательские и проектные организации

58

Предприятия, учреждения, общественные организации, органы массовой информации

59

Зарубежные учреждения, организации, посольства

60

Законодательные акты Российской Федерации (постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, законы Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, распоряжения Администрации Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации)

Приложение N 20
к п. 4.8 Инструкции

 

Подготовка и оформление телеграммы, телефонограммы

 

Телеграмма оформляется на бланках установленной формы и имеет следующие обязательные реквизиты: отметка о категории ("правительственная", "срочная", "обыкновенная" и др.), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным. Объем телеграмм не должен превышать половины обычного листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами через два межстрочных интервала шрифтом размером N 14 без абзацев и переноса слов, без исправлений. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. Знаки препинания обозначаются "ЗПТ", "ТЧК", "ДВТЧ", "КВЧ", "СКБ", "HP", "ТИРЕ". Цифровые данные рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "ТЧК".

В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителем Службы или его заместителем (по разрешению (указанию, поручению) руководителя Службы) и заверяются гербовой печатью.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)

Текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителем структурного подразделения.

Телефонограммы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителем структурного подразделения Службы, передаются и поступающие на их имя принимаются ответственными работниками за ведение делопроизводства.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.

Приложение N 21
к п. 5.1 Инструкции

 

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

 

Наименование структурного

подразделения

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

_______________ N __________

____________________________

      (место составления)

На ____________ год

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

 

 

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

Наименование должности ответственного
за делопроизводство

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства.

 

Наименование должности передавшего
сведения

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Службы

Приложение N 22
к п. 5.1 Инструкции

 

Федеральная служба по надзору
в сфере образования и науки

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

________ N ___________

Руководитель Службы

___________________
(место составления)

подпись

Дата

Расшифровка

подписи

 

На __________ год

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя
службы делопроизводства

Дата

 

Подпись

Расшифровка подписи

Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК Службы

от ________ N __________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК федерального архива

от _________ N _________

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в Службе

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

Наименование должности руководителя
службы делопроизводства

 

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Итоговые сведения переданы в архив

 

 

Наименование должности передавшего
сведения

 

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Форма номенклатуры дел Службы

Приложение N 23
к п. 5.1 Инструкции

 

Порядок
заполнения граф номенклатуры дел Службы

 

Номенклатура дел Службы составляется по установленной форме (приложение N 19).

В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Службы по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по переданным полномочиям в области образования.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с Российской академий государственной службы при Президенте Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые финансовые отчеты подведомственных Службе учреждений.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

В пятой графе "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение N 24
к п. 5.2 Инструкции

 

Порядок
формирования дел в Службе, учета и хранения дел

 

При формировании дел в структурных подразделениях Службы необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более четырех см. (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например: приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Службы, ее структурных подразделений или подведомственных учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Службы, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это ответственные работники за ведение делопроизводства). Каждое дело должно иметь внутреннюю опись (содержание дела), оформленное в соответствии с приложением N 30. Руководители структурных подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Службы, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Службы или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение N 25
к п. 5.3 Инструкции

 

       Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
 _______________________________________________________________________
        (наименование федерального органа исполнительной власти)
 _______________________________________________________________________
                (наименование структурного подразделения)

 

                                      УТВЕРЖДАЮ
                                      Наименование должности руководителя
                                      структурного подразделения

 

                                      Подпись       Расшифровка
                                                    подписи
                                      Дата

 

                       ОПИСЬ N _______________
_________________________________________________________________________

 

N
п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6*

7

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

 

В данную опись внесено ____________________ дел с N _____________________
                       (цифрами и прописью)
по N _______________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи                Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства
Подпись         Расшифровка подписи
Дата

 

Передал _____________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
и _________________________________ регистрационно-контрольных картотек к
       (цифрами и прописью)
документам.

 

Наименование должности работника
структурного подразделения         Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

Принял ______________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
и _________________________________ регистрационно-контрольных картотек к
         (цифрами и прописью)
документам.

 

Наименование должности работника
архива Службы                      Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

Приложение N 26
к п. 5.3 Инструкции

 

Порядок
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

 

В Службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 20) и представляются в архив Службы при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее одного см.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Приложение N 27
к п. 5.3 Инструкции

 

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

 

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Служба была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием Службы пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например: годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника, на которое оно заведено. В случае смерти работника, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью ответственного работника за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 30).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документов руководства на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе двух см., а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение N 28
к п. 5.3 Инструкции

 

                                           Код федерального архива ______
                                           Код Федеральной службы
                                           по надзору в сфере
                                           образования и науки    _______

 

                                     /----------------------------------\
__________________________________   | Ф. N     ______________________  |
                                     |                                  |
__________________________________   | Оп. N    ______________________  |
                                     |                                  |
__________________________________   | Д. N     ______________________  |
                                     \----------------------------------/

 

_________________________________________________________________________
                     (наименование федерального архива)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
                (наименование структурного подразделения Службы)

 

                  ДЕЛО N _____________ ТОМ N ______

 

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
_________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

 

                                                   На ____________ листах
                                                   Хранить ______________

 

Ф. N ______________________

Оп. N ______________________

Д. N ______________________

 

Форма обложки дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 29
к п. 5.3 Инструкции

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________

 

В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),
                                      (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов __________________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

 

 

 

 

 

Наименование должности работника

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 30
к п. 5.3 Инструкции

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____________

 

N
п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

      Итого _________________________________________________ документов,
                           (цифрами и прописью)
      Количество листов внутренней описи _______________________________.
                                               (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела              Подпись                  Расшифровка подписи
Дата

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 31
к п. 5.4 Инструкции

 

Федеральная служба по надзору
в сфере образования и науки

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

 

Руководитель Службы

_________ N ___________

 

Подпись

Расшифровка подписи

______________________

 

(место составления)

 

 

 

Дата

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

 

      На основании ______________________________________________________
                      (название и выходные данные перечня документов с
                                 указанием сроков их хранения)
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
                                                      (название фонда)

 

N
п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи

Кол-во дел

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ________________________ дел за ______________________________ годы
       (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _______________________________________________
                               (наименование архивного учреждения)
(протокол от __________________________ N ______________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов           Подпись                 Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Службы
от _______ N _____________

 

Документы в количестве _____________________________________________ дел,
                                       (цифрами и прописью)
весом ____________ кг сданы в ___________________________________________
                                      (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N ______________
Наименование должности работника
Службы, сдавшего документы               Подпись      Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности работника
архива службы делопроизводства,
внесшего изменения
в учетные документы                     Подпись       Расшифровка подписи

 

Дата

 

Формат А4 (210х297 мм)

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Приложение N 32
к п. 10.1 Инструкции

 

Журнал учета печатей и штампов

 

N
п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа

Кому выданы (должность, подразделение)

1

2

3

4

5

6

 

Роспись работника

Дата возврата печати (штампа)

Роспись работника

Дата уничтожения печати (штампа)

Дата, номер акта

7

8

9

10

11

 

Форма журнала учета печатей и штампов

 

Приложение N 33
к п. 10.2 Инструкции

 

Журнал учета поступления бланков

 

Наименование вида бланка

Дата поступления

Дата и номер сопроводительного документа

Наименование организации - поставщика бланков

Кол-во экз. бланков

Серия и номера бланков

1

2

3

4

5

6

 

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

 

Наименование вида бланка

Кол-во экз. бланков

Серия и номера бланков

Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя

Расписка в получении

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

Формы журналов учета бланков документов

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Заново утверждена инструкция по делопроизводству в Рособрнадзоре.

Цель - установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Службы, совершенствовать делопроизводство и повышать его эффективность путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения.

Инструкция касается работы со всеми документами (кроме содержащих гостайну) независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информтехнологий.

Применяемая в Службе система автоматизированной обработки документов должна обеспечивать выполнение требований инструкции.

При организации и ведении секретного делопроизводства нужно руководствоваться Инструкцией по обеспечению режима секретности в России.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Службе.

В работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией инструкция применяется в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

Приказ об утверждении прежней инструкции признан утратившим силу.


Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 1 ноября 2012 г. N 1360 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки"


Текст приказа официально опубликован не был