Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом"

Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом"

 

В целях дальнейшего совершенствования системы организации делопроизводства и порядка оформления документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 июля 2009 года.

2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Росимущества.

3. Руководителям структурных подразделений Росимущества в месячный срок ознакомить с настоящей Инструкцией всех работников подведомственных подразделений и обеспечить строгое соблюдение установленного порядка на всех этапах работы со служебными документами, включая подготовку, оформление, согласование, исполнение документов и формирование их в дела, а также текущее хранение и передачу в архив дел, подлежащих дальнейшему хранению.

4. Управлению организационного и документационного обеспечения (Бочаров А.Е.) обеспечить во втором полугодии 2009 года проведение инструктажа по вопросам работы с документами для работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества.

5. Руководителям территориальных органов Росимущества учитывать основные положения настоящей Инструкции при разработке инструкции по делопроизводству в территориальных управлениях.

6. Считать утратившим силу приказ Федерального агентства по управлению федеральным имуществом от 05 мая 2005 г. N 138 "Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению федеральным имуществом".

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Руководитель

Ю.А. Петров

 

ГАРАНТ:

Инструкция вводится ее в действие с 1 июля 2009 г.

Инструкция
по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом
(утв. приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178)

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, и Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, созданию и порядку работы в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Росимущество или Агентство) с документами несекретного характера независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий*(1).

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

1.2. Делопроизводство в Росимуществе организуется на основе Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом, и настоящей Инструкции с использованием программного комплекса "Делопроизводство и документооборот" (далее - ПК "Делопроизводство и документооборот").

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росимуществе осуществляется Управлением организационного и документационного обеспечения.

Порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, их хранения и использования, устанавливаемый настоящей Инструкцией, указания Управления организационного и документационного обеспечения по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела обязательны для всех работников.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Росимущества возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений назначают работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении (далее - ответственные за делопроизводство). Списки ответственных за делопроизводство готовятся Управлением организационного и документационного обеспечения на основе сведений, представленных подразделениями, и утверждаются руководством Росимущества. Примерный перечень функций, выполняемых ответственными за делопроизводство, приведен в приложении N 1.

1.5. Работники Росимущества несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.6. О случае утраты документов исполнитель обязан немедленно доложить руководителю подразделения и сообщить об этом в Управление организационного и документационного обеспечения. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится служебное расследование, о результатах которого информируется Управление организационного и документационного обеспечения. При необходимости о принятых решениях докладывается руководству Росимущества.

Информация, содержащаяся в документах Росимущества, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Работа с документами вне служебных помещений Росимущества разрешается только в следующих случаях:

по письменному указанию или с письменного согласия руководителя структурного подразделения на основании мотивированного заявления работника в случаях, вызванных служебной необходимостью;

при проведении совещаний и переговоров вне служебных помещений Росимущества.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением Руководства Росимущества и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников.

Передача документов или их копий сторонним организациям допускается, как правило, только с письменного разрешения (по резолюции) руководства Росимущества, средствам массовой информации - в установленном соответствующими приказами Росимущества порядке.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

ГАРАНТ:

Здесь и далее по тексту нумерация разделов и пунктов приводится в соответствии с источником

1.6. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому работнику, устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела в составе структурного подразделения).

Если уволившийся (переведенный) работник являлся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководитель структурного подразделения должен сообщить в Управление организационного и документационного обеспечения фамилию работника, на которого возлагаются обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены ответственными за делопроизводство структурных подразделений с Регламентом и структурой Росимущества, положением о структурном подразделении, должностным регламентом и настоящей Инструкцией.

II. Правила подготовки и оформления документов

 

2.1. Общие требования

2.1.1. Документы Росимущества оформляются на бланках, соответствующих стандарту, и на бумаге формата A3 (420x297 мм), А4 (210x297 мм), А5 (210x148 мм) и А6 (105x148 мм).

На бумаге формата A3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

Бумагу форматов А6 и А5 допускается использовать для оформления резолюции (поручения) должностного лица.

2.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

2.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) - N 13. Для оформления некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта до N 12, для оформления таблиц - до N 10.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются работники Росимущества, могут быть написаны от руки.

2.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт)*(2).

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами (18-24 пт).

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.

2.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должен иметь поля, мм:

левое - не менее 20 (25 - для подшивки документов);

правое - не менее 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

2.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

2.1.7. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, необходимо соблюдать требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации.

2.1.8. Проекты распоряжений, приказов, писем Министра экономического развития Российской Федерации, его заместителей, подготавливаемые во исполнение поручений и указаний Минэкономразвития России и по собственной инициативе, оформляются в соответствии с требованиями Министерства.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Росимущества оформляются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210x297 мм) в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003. При переписке между подразделениями бланки не используются.

2.2.2. Состав видов гербовых бланков, применяемых в Росимуществе, утверждается его руководителем по представлению Управления организационного и документационного обеспечения.

В Росимуществе применяются следующие бланки (приложения NN 2-7):

бланк руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом с угловым расположением реквизитов;

бланк заместителя руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Федерального агентства по управлению государственным имуществом с угловым расположением реквизитов;

бланки конкретных видов документов Федерального агентства по управлению государственным имуществом (приказов, распоряжений, протоколов) с продольным расположением реквизитов.

Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по мере необходимости по решению руководителя Росимущества на соответствующее предложение начальника Управления организационного и документационного обеспечения.

2.2.3. Гербовые бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, нумеруются и подлежат учету.

Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

Размещение заказа на изготовление бланков служебных документов осуществляется Управлением материально-технического обеспечения и государственного заказа на основании заявки и по образцам (макетам), представленным Управлением организационного и документационного обеспечения.

Порядок использования, учета и выдачи гербовых бланков определен приказом Росимущества от 16.12.2008 N 415.

2.2.4. При изготовлении бланков (в зависимости от вида) используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, наименование федерального органа исполнительной власти, справочные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер*(3)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет*(3)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 05 июня 2008 г. N 432. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного: (Росимущество).

При оформлении внутренних документов (докладные и служебные записки, справки и т.д.) может использоваться как полное, так и сокращенное наименование Агентства.

Над наименованием Агентства указывается полное или сокращенное наименование Министерства, в ведении которого оно находится, - Министерство экономического развития Российской Федерации или Минэкономразвития России.

Наименование территориального органа Росимущества, являющегося автором документа, указывается ниже наименования Росимущества.

Наименование структурного подразделения Росимущества, являющегося автором документа, располагается ниже наименования Росимущества и чаще всего указывается при оформлении внутренних документов в том случае, когда реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных и служебных записках, должностных регламентах работников, актах.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Росимущество (руководитель, заместитель руководителя).

2.3.5. Справочные данные

Справочные данные включают почтовый адрес и другие сведения по усмотрению руководства Росимущества (номера телефона, факса, электронная почта и др.).

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами вразрядку (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) и выравнивается по центру.

В письме наименование вида документа не указывается.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (письма и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).

Способ написания даты зависит от характера документа.

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

Например: 09 апреля 2009 г.

В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов (кроме приказов и распоряжений), используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами; буква "г" после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль. Например: 09.02.2009. Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов (24 пт) от предыдущего реквизита.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе резолюции и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

2.3.8. Регистрационный номер документа

При регистрации документа ему присваивается определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и возможных дополнительных индексов, содержащих информацию о корреспонденте, исполнителях и т.д. Индексация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных записок, а также совместных приказов, распоряжений), номер печатается под реквизитом "Дата" от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее - ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), - на 18 пт (1,5 межстрочных интервала) ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер" (исходящий) документа-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая текст от вспомогательной справочной информации.

2.3.10. Место составления

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.11. Адресат

Документ адресуется организации, ее структурному подразделению, должностному или частному (физическому) лицу.

Адрес печатается от центра текстового поля в правом верхнем углу документа через 1 интервал. Как правило, все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 8 см). При направлении письма нескольким адресатам все строки реквизита "Адрес" выравниваются по левой границе рабочего поля.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

 

 

Министерство финансов
Российской Федерации

 

Управление делами

 

При направлении документа в однородные организации их названия указываются обобщенно, например:

 

 

Руководителям территориальных
управлений Федерального агентства
по управлению государственным
имуществом

 

Если документ направляется в некоторые из однородных организаций, то адресование оформляется в следующей редакции:

 

 

Руководителям территориальных
управлений Федерального агентства
по управлению государственным
имуществом
(по списку)

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала, например:

 

 

Министерство юстиции
Российской Федерации

 

Начальнику управления
систематизации законодательства

 

И.О. Фамилия

 

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

 

 

Заместителю Министра финансов
Российской Федерации

 

И.О. Фамилия

 

или

 

 

Генеральному директору
ОАО "Связьинвест"

 

И.О. Фамилия

 

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией:

 

 

Декану экономического факультета

 

проф. Л.И. Черенкову

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются через запятую в последовательности, установленной п. 23 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи":

- для юридических лиц - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, территориальные органы Росимущества и другим постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу - после нее.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

 

 

Председателю Московской
регистрационной палаты

 

И.О. Фамилия

 

ул. Тверская, д. 13,
г. Москва, 103032

 

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый адрес.

Например:

 

 

Калинину И.П.

 

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
пос. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

 

Документ должен содержать не более четырех адресов. При их оформлении допускается уменьшение размера шрифта до N 12.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, в котором отмечается, кому направлен документ и дата отправки.

Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

2.3.12. Утверждение документа

Гриф утверждения документа - это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Утверждение документа осуществляется двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (руководителем Росимущества, его заместителями, руководителями подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах) или изданием соответствующего распорядительного документа (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 8.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Руководитель Федерального
агентства по управлению
государственным имуществом

 

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

20 сентября 2008 г.

 

При утверждении документа постановлением, решением (комиссии, собрания и т.д.), приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

 

 

УТВЕРЖДЕН

 

приказом Федерального
агентства по управлению
государственным имуществом
от 16.03.2009 N 90

 

или

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

решением общего собрания
трудового коллектива
от 16.03.2009

 

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф организации-инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального
архивного агентства

Руководитель Федерального
агентства по управлению
государственным имуществом

 

И.О. Фамилия

 

И.О. Фамилия

(личная подпись)

 

(личная подпись)

 

15 января 2009 г.

15 января 2009 г.

2.3.13. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дано нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Резолюция может оформляться на бланке для резолюций должностного лица (формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится, или в верхней части самого документа, на свободном от текста месте.

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, содержащему более одного абзаца текста, кроме передаточных распоряжений, телефонограмм, телеграмм, извещений.

Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "о порядке работы...", распоряжение (о чем?) "о выделении...", "об итогах проведения аукциона...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии", акт (чего?) "передачи имущества" и т.д.

В заголовке допускается применять общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал (12 пт), без точки в конце фразы.

Заголовок к документам с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Заголовок к тексту документов с угловым расположением реквизитов, в том числе писем, печатается от левой границы текстового поля. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке (не более 30 печатных знаков). Если заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается уменьшение размера шрифта до 12-13 пт. Заголовок, превышающий 150 знаков (5 строк), разрешается продлевать до границы правого поля документа с выравниванием по центру.

2.3.15. Текст документа

Служебные документы должны быть написаны деловым стилем, к основным чертам которого относятся: нейтральный тон изложения, достоверность и аргументированность информации, точность и ясность формулировок, не допускающих различных толкований, лаконичность и краткость текста при полноте информации.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (того года).

В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При подготовке служебных документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Рекомендуется при первом употреблении сокращения в скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с требованиями п. 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с последующими изменениями).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) и внутренних документах (объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить ...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Росимущество не возражает").

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений, работников Росимущества (положения, инструкции, регламенты), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки) используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

Не допускается разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.3.16. Отметка о наличии приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании - визы, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами (24 пт) и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

или

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При отсутствии наименования приложения в тексте документа оно указывается в реквизите "Приложение"; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Названия приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если название приложения занимает несколько строк, оно печатается через один интервал.

Например:

Приложение: 1. Бухгалтерский баланс ОАО "Электрод" за 2008 год на 4 л. в 2 экз.

2. Справка о результатах проверки выполнения распоряжения Росимущества ... на 3 л.

Если документ имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В том случае, если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2008 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

или

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash-диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.).

Порядок оформления приложений к распорядительным документам изложен в п. 3.2.5 настоящей Инструкции.

2.3.17. Подпись документа

Приказы и распоряжения Росимущества подписываются руководителем Росимущества, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Распоряжения подписываются также заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти и судебной власти, в адрес глав субъектов Российской Федерации, подписываются руководителем Росимущества, лицом, его замещающим, либо, по его поручению, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем Росимущества, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией в пределах предоставленных должностных прав.

Утверждаемые документы (штатные расписания, инструкции, положения и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку (как правило, руководитель подразделения - исполнителя).

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке Росимущества); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

 

Заместитель руководителя
Федерального агентства по управлению
государственным имуществом

 

 

Личная подпись

 

 

И.О. Фамилия

 

или

 

Заместитель руководителя

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах (письмах), оформленных на бланке должностного лица (руководителя, заместителя руководителя), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

 

 

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

Если документ, оформленный на общем бланке письма Росимущества, подписывает руководитель структурного подразделения, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ входит наименование подразделения, например:

 

Начальник Управления приватизации

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами он оформляется на общем бланке письма Росимущества, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами (12-24 пт).

Например:

 

Руководитель Росимущества

Личная подпись

И.О. Фамилия

Начальник Финансового управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

 

Заместитель руководителя
Федерального архивного агентства

Заместитель руководителя
Федерального агентства по управлению
государственным имуществом

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

 

Председатель комиссии:

Личная подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам").

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

2.3.18. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри Росимущества (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами и структурными подразделениями Росимущества;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Росимуществе.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п.) визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование (с подразделениями и должностными лицами Росимущества) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), которая может быть сделана простым карандашом, дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Порядок внутреннего согласования документов определен Регламентом Росимущества.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя Росимущества, координирующими деятельность указанных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты распорядительных документов и приложений к ним, а также писем и других документов, представляемые на подпись руководителю Росимущества, подлежат обязательной проверке и визированию корректором.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Росимущества и с визами исполнителя и начальника соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Росимущества обязательно визируются начальником Управления организационного и документационного обеспечения или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию начальником Правового управления или иным должностным лицом Правового управления, определенным приказом (распоряжением) Росимущества или письменным поручением начальника Правового управления подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами руководителя Росимущества, которыми утверждаются проекты форм документов, не требующих обязательного согласования с Правовым управлением):

- проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства экономического развития Российской Федерации;

- проекты приказов (распоряжений) Росимущества, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении работников по инициативе Росимущества, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);

- проекты договоров (контрактов, соглашений);

- проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Росимущества;

- проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

- проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Росимущества;

- иные документы в случаях, установленных актами Росимущества.

Обязательному согласованию с Управлением организации работы территориальных органов подлежат:

- проекты писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества;

- проекты приказов (распоряжений) нормативного характера, предусматривающих задания и поручения территориальным органам Росимущества;

- проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровым вопросам территориальных органов Росимущества.

Обязательному согласованию с Отделом государственной службы и кадров подлежат проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Росимущества к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Росимущества, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Росимущества.

При необходимости согласования проекта документа с несколькими подразделениями или должностными лицами возможно оформление отдельного листа согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. При этом визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

В случае если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего подразделения, то проект документа визируется с пометкой "согласование не требуется".

Отказ от визирования не допускается.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе или в листе согласования в виде четко сформулированных пунктов.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

 

Начальник Управления приватизации

Личная подпись

И.О. Фамилия

28.01.2009

 

 

 

Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

Разногласия структурных подразделений Росимущества по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Росимущества, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебную записку, содержащую обоснованное мнение, с приложением служебных записок, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает руководителю Росимущества или заместителю руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Росимущества, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись руководителю Росимущества, заместителям руководителя Росимущества, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или "Лист согласования", завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.12), например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель Министра
экономического развития
Российской Федерации

 

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

30.09.2008

 

 

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Решение коллегии Министерства
культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 16.02.2009 N 23-1

 

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Росархива
от 30.09.2008 N 01-15/155-К

 

 

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами, либо на отдельном "Листе согласования", на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.3.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Дополнительно может указываться наименование самостоятельного структурного подразделения Росимущества, а в документах, подписываемых начальником Управления, - наименование отдела.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 8 (наименование подразделения - шрифтом N 6).

Например:

Н.С. Максимова

698-88-15

Правовое управление

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.20. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Номер экземпляра печатается на 1,5 интервала (18 тп) ниже грифа и центрируется по отношению к нему, например:

 

Для служебного пользования
экз. 03

 

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется:

 

Экз. единственный

2.3.21. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа проставляют штампом "Контроль. Срок исполнения __.__.200_" в верхнем правом поле на лицевой стороне первого листа документа, а также на бланке с поручением (резолюцией) руководителя.

2.3.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении (списании) его в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места - в нижнем поле оборотной стороны последнего листа) исполненного документа и включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской Федерации от 00.00.2007 N ____ В дело N 17-4. (или: "В дело ___. Служебная записка прилагается".)

 

Дата

Личная подпись исполнителя

И.О. Фамилия

 

При оперативном решении вопросов (документ не требует письменного ответа, ответ корреспонденту дан при личной встрече или по телефону или вопрос решен иным способом) указываются результаты работы по документу. В этом случае отметка об исполнении документа может быть оформлена следующим образом:

"Начальник Управления ___ Ильин И.О. 20.03.2008 участвовал в совещании по данному вопросу в Минэкономразвития России. В дело ___" (или: "Документ согласован в рабочем порядке 20.03.2008 начальником Управления ___ Фамилия И.О. В дело ___.)

 

Дата

Личная подпись руководителя подразделения-исполнителя
(или отдела в Управлении)

И.О. Фамилия

 

Документы, содержащие поручения руководителя Росимущества или его заместителей, списываются "в дело" руководителем подразделения по согласованию с соответствующим секретариатом руководителя Росимущества или его заместителей.

2.3.23. Отметка о заверении копии документа

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Росимущество может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (не относится к архивным документам, прошедшим полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на работу, формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов возможно проставление заверительной надписи "Сверено с оригиналом".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия" либо "Архивная копия" (на копиях документов, прошедшим полную научно-техническую обработку).

Копии исходящих и организационно-распорядительных документов заверяются в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, документов, переданных на архивное хранение, - в отделе архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения, документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Отделе государственной службы и кадров.

Работники других структурных подразделений Росимущества могут заверять копии документов, подлинники которых находятся в данном подразделении.

Право заверения копий документов должно быть прописано в должностных регламентах работников Росимущества.

Отметка о заверении состоит из слова "Верно" (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования должности работника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в строке), и даты заверительной надписи и пишется от левой границы текстового поля.

Например:

 

Верно

 

 

Консультант отдела
государственной службы и кадров

 

Личная подпись

 

И.О. Фамилия

16.09.2008

 

 

 

В заверительной надписи возможно указание на местонахождение подлинника документа.

На копиях исходящих документов (писем, телеграмм), остающихся в деле, допускается не указывать должность лица, заверившего копию.

При заверении копии документа заверительная надпись располагается, как правило, под реквизитом "Подпись" на лицевой стороне листа и отделяется от него 2-3 межстрочными интервалами. Допускается расположение отметки о заверении на оборотной стороне последнего листа копии.

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях рассылаемых документов следует заверять печатью.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от N 12 до N 10).

Например:

Верно

 

Всего прошито и пронумеровано

10 (десять) листов

Подлинник документа находится в Росимуществе

 

Консультант Отдела государственной

службы и кадров       Личная подпись       И.О. Фамилия

 

Дата

2.3.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Росимущество содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости - время поступления) и проставляется в левом нижнем поле первого листа документа или на его обороте. При приеме документов в экспедиции на обороте первого листа документа проставляется штамп с отметкой о дате поступления документа в Росимущество.

2.3.25. Идентификатор электронной копии документа

При создании документа может использоваться идентификатор электронной копии документа (имя файла на электронном носителе), предназначенный для автоматизированного поиска и контроля информации, который проставляется на каждой странице документа в левой части нижнего колонтитула шрифтом N 8.

2.4. Оттиск печати

Росимущество имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая) и иные печати.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств и материальных ценностей, и других документах, требующих особого заверения их подлинности, подпись должностного лица (руководителя Росимущества, его заместителей и др.) заверяется оттиском гербовой печати.

Порядок применения гербовой печати и перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, утверждены приказом Росимущества от 16.09.2008 N 274.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Копии рассылаемых документов (заверительные надписи на копиях документов), имеющих юридическую силу (приказы, распоряжения, инструктивные письма), заверительные надписи при прошивке многостраничных документов заверяются оттиском печати Росимущества с дополнительным текстом внутри печати "Управление организационного и документационного обеспечения".

Архивные копии и, в ряде случаев, заверительные надписи при прошивке документов (по требованию регистрирующих органов) заверяются оттиском гербовой печати.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

III. Состав управленческих документов Росимущества, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

3.1. Состав управленческих документов

Деятельность Росимущества обеспечивается комплексом управленческих документов. Их состав определяется действующим законодательством, компетенцией Росимущества, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

Решения Росимущества оформляются в виде приказа (распоряжения) или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в виде иных актов.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Росимущества, руководитель Росимущества и его заместители дают письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у них совещания.

Росимущество издает следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, передаточные распоряжения, инструкции, положения, регламенты.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов.

Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письмо.

В пределах своей компетенции Росимущество направляет письма, поручения, заключает договоры, контракты и т.д. При необходимости могут готовиться и подписываться письма совместно с другими органами и организациями.

3.2. Приказы по основной деятельности

3.2.1. Приказ по основной деятельности - распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности Росимущества, в том числе в целях реализации полномочий по контролю за деятельностью структурных подразделений и территориальных органов Росимущества.

Приказ по основной деятельности не имеет срока действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание Росимущества и вносимые в них изменения, вносятся изменения и дополнения в ранее изданные приказы и т.д.

В форме приказов по основной деятельности могут оформляться совместные документы с учетом требований п. 3.4.

3.2.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Росимущества на основании планов работы Росимущества, поручений руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества либо в инициативном порядке в соответствии с компетенцией, устанавливаемой положениями о них.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

При подготовке приказов следует изучить ранее изданные по соответствующим вопросам распорядительные документы как вышестоящих органов, так и Росимущества.

Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее изданными распорядительными документами, возможность различного понимания изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не должны превышать компетенцию и права Росимущества.

3.2.3. Проект приказа печатается в одном экземпляре на бланке установленного образца шрифтом размера N 14.

3.2.4. Приказ имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование организации - Федеральное агентство по управлению государственным имуществом.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа в пределах календарного года.

Например: 05 июня 2009 г. N 143.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога "О" (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, например:

 

О проведении инвентаризации имущества

 

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение", "в связи" и т.д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов вышестоящих органов текст этих документов, как правило, не приводится, а поручения в адрес Росимущества конкретизируются в распорядительной части приказа.

Свободный пересказ документа вышестоящего органа не допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных пунктов.

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: "Во изменение ..." или "В дополнение ..." и указывается дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается без выделения шрифтом вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов), в совместных приказах - "приказываем".

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, текст может содержать только распорядительную часть, которая излагается в повелительной форме.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков исполнения каждого действия. Сроки исполнения должны быть реальными, с учетом времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

При указании в качестве исполнителя структурного подразделения или территориального органа Росимущества его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя этого подразделения (органа) указывается в скобках в именительном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии).

Например:

"Управлению приватизации (Фамилия И.О.) ..."

Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например:

"Начальнику Финансового управления Фамилия И.О. ..."

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

"Руководителям территориальных управлений Росимущества ..."

Наименования упоминаемых в приказах органов, организаций, других объектов и подразделений Росимущества приводятся в соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа, например:

"Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей редакции: ...".

или

"Абзац пятый пункта 3 после слов "..." дополнить словами "...".

Если приказ отменяет ранее изданный документ, какие-то его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...". При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготовленном исполнителем вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт), состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля с пробелом перед фамилией.

3.2.5. Приказы подписывает руководитель Росимущества, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

3.2.6. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу, о чем в соответствующих пунктах текста приказа делаются ссылки в скобках "(приложение N )" или без скобок "согласно приложению" (если приложение одно).

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

В одном приказе могут присутствовать как приложения, утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки "утвердить" (положение, устав, программу, план и т.д.), "ввести в действие" (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.) или "организовать работу в соответствии с Положением ... (приложение N ...)".

3.2.7. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на приказ Росимущества. При этом возможно использование как полного, так и краткого наименования Агентства, а также цифрового способа написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно, по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

 

 

Приложение N

 

к приказу Федерального агентства
по управлению государственным
имуществом
от 10.11.2008 N 845

 

или

 

 

Приложение N

 

к приказу Росимущества
от 10.11.2008 N 845

 

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово "Приложение" на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕН(А), УТВЕРЖДЕНЫ), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).

Например:

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказом Федерального агентства
по управлению государственным
имуществом
от 10.11.2008 N 845

 

Если данные, приведенные в приложении, утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу, например:

 

 

Приложение N

 

к приказу Федерального
агентства по управлению
государственным имуществом
от 10.11.2008 N 845

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 17 июня 2008 г. N 834

 

Каждое приложение оформляется как самостоятельный документ, имеет название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа, самостоятельную нумерацию.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно границ текста. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 0,5 интервала (6 пт).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны применяемым при оформлении приказа.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов. Длина черты - 3 см.

3.2.8. Проекты приказов визируются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа документа перед приложениями в следующей последовательности: исполнитель и руководитель подразделения, внесшего проект, корректор, начальники Управления организационного и документационного обеспечения, структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения или в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы, начальник Правового управления или иное должностное лицо Правового управления, определенное приказом (распоряжением) Росимущества либо письменным поручением начальника Правового управления, заместители руководителя Росимущества, координирующие деятельность заинтересованных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

Каждое приложение к приказу также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, а также, при необходимости, начальниками заинтересованных структурных подразделений, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в данном приложении.

Визы включают в себя личные подписи, дату и расшифровку подписи с указанием инициалов и фамилии, а при необходимости - должности визирующих.

Возражения или замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, прилагаемой к проекту, о чем делается отметка на проекте документа. Подразделение - автор проекта приказа учитывает замечания или составляет в произвольной форме протокол разногласий.

При внесении изменений принципиального характера приказ подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Только при наличии всех виз приказ считается согласованным и в одном экземпляре передается в Управление организационного и документационного обеспечения, осуществляющее контроль за правильностью его оформления, для представления на подпись.

Пример оформления приказа приведен в приложении N 9.

3.2.9. Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются Управлением организационного и документационного обеспечения на доработку.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководителю Росимущества на личных докладах без визы Управления организационного и документационного обеспечения.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать:

- обоснование необходимости его издания;

- перечень должностных лиц, с которыми проект должен быть согласован;

- сведения о согласовании (отсутствии согласования);

- мотивированные возражения по проекту (при наличии);

- протокол согласительного совещания (при наличии мотивированных возражений).

К проекту приказа (распоряжения) прилагаются:

- материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации или копии статей указанных актов);

- ранее изданные приказы, подлежащие изменению, дополнению или отмене;

- указатель рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем.

3.2.10. Подписанный приказ с указателем рассылки и материалами, послужившими основанием для его издания, передается для регистрации в отдел отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, где формируется в соответствующее дело и хранится до передачи на архивное хранение.

Изменения или дополнения в подписанный приказ могут быть внесены только последующим приказом.

3.2.11. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

3.2.12. Копии приказов заверяют печатью Управления организационного и документационного обеспечения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов, предусматривающих задания и поручения территориальным органам, подлежат обязательному направлению в Управление организации работы территориальных органов для осуществления контроля за их исполнением, а также заместителю руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

3.3. Распоряжения по основной деятельности

3.3.1. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности Росимущества, а также для организации исполнения приказов (приложением 10).

Распоряжение касается ограниченного круга организаций, подразделений или должностных лиц Росимущества.

В форме распоряжений могут быть оформлены совместные документы.

3.3.2. Распоряжение оформляется на соответствующем бланке.

Порядок подготовки, оформления распоряжений и приложений к ним (в том числе визирование, размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы), а также представления на подпись и рассылки аналогичен порядку подготовки и оформления приказов (п. 3.2).

Регистрационный номер распоряжения состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения в пределах календарного года с буквенным индексом "р".

Распоряжение должно иметь заголовок, в котором кратко раскрывается суть его содержания с указанием объекта собственности, в отношении которой принимается решение. При издании распоряжений в отношении недвижимых объектов федеральной собственности необходимо указывать их юридический адрес.

Заголовок в распоряжениях может не указываться только в случае, если он почти полностью повторяет текст распоряжения.

Текст распоряжения, как правило, имеет короткую вводную часть, раскрывающую цели или причины издания распоряжения, и начинается формулировками: "В соответствии ...", "В целях ...", "В связи ..." и т.п.

Преамбула в проектах распоряжений может завершаться словами "предлагаю" или "обязываю", которые печатаются вразрядку. Допускается отсутствие какого-либо распорядительного слова.

Если содержание распоряжения не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть, в которой указываются исполнители, перечисляются предписываемые действия и сроки их исполнения.

Распорядительную часть необходимо излагать в повелительной форме. Например: "Передать ...", "Организовать ...", "Обязать ..." и т.д.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного распоряжения.

Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданные распоряжения, это обязательно оговаривается в тексте.

3.3.3. Распоряжением нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.

Распоряжения признаются утратившими силу или подлежат изменению последующими распоряжениями, а при необходимости - приказами Росимущества.

3.3.4. Распоряжения подписываются руководителем Росимущества или заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.5. Подлинники распоряжений с указателем рассылки и материалами, послужившими основанием для их издания, передаются для регистрации в отдел отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, где формируются в соответствующее дело и хранятся до передачи на архивное хранение.

3.4. Совместные распорядительные документы

Проекты распорядительных документов, издаваемых совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение N 11).

При оформлении совместного документа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - авторов документа располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается центрованно;

дата документа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти - авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне.

Последовательность подписания и регистрации совместного документа должна соответствовать последовательности расположения наименований организаций - авторов документа. Первыми слева, как правило, располагают наименование, номер и подпись руководителя организации - инициатора издания документа.

На подпись представляются первые экземпляры проекта совместного документа по количеству организаций, издающих его, так как каждая организация должна получить экземпляр документа с подлинными подписями.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста совместных распорядительных документов идентичны размерам, используемым при оформлении проектов приказов по основной деятельности (п. 3.2).

Визирование совместных распорядительных документов со стороны Росимущества осуществляется в соответствии с п. 3.2.8. Оформление виз совместного приказа может осуществляться отдельным листом согласования.

3.5. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам

3.5.1. Приказ по личному составу - распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с трудовой деятельностью конкретного лица (лиц).

В виде приказов по личному составу оформляются распорядительные действия руководства Росимущества по приему на работу и увольнению работников, переводу на другие должности, установлению надбавок к должностному окладу, поощрениям и взысканиям, предоставлению отпусков и другим вопросам.

3.5.2. Распоряжениями оформляются распорядительные действия руководства Росимущества по направлению работников в командировку.

3.5.3. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам центрального аппарата Росимущества готовит и вносит Отдел государственной службы и кадров на основании представлений, заявлений и других документов, поступивших от заинтересованных структурных подразделений Росимущества и завизированных заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей, а также начальником Финансового управления в рамках своей компетенции.

Проекты приказов о премировании федеральных гражданских служащих центрального аппарата Росимущества по итогам работы за квартал готовятся Финансовым управлением по согласованию с Отделом государственной службы и кадров.

Проекты решений (приказов, распоряжений) по кадровым вопросам территориальных органов Росимущества готовит и вносит Отдел государственной службы и кадров по согласованию с Управлением организации работы территориальных органов.

3.5.4. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам оформляются на бланках приказов (распоряжений) аналогично приказам (распоряжениям) по основной деятельности (п. 3.2 и п. 3.3 настоящей Инструкции).

В приказах (распоряжениях) по кадровым вопросам констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть начинается словами "назначить ...", "перевести ...", "освободить ..." и т.п. Фамилия, имя и отчество лица, на которое готовится приказ, указываются, как правило, полностью. Следует указывать также должность, наименование структурного подразделения, конкретные даты.

Формулировки приказов (распоряжений) по кадровым вопросам должны быть четкими, точными, соответствовать трудовому законодательству Российской Федерации, так как они отражают трудовые права работников, и законодательству о государственной службе.

3.5.5. Проекты приказов по кадровым вопросам визируются исполнителем и начальником Отдела государственной службы и кадров.

Проекты приказов по вопросам об увольнении работников Росимущества по инициативе Росимущества, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности визируются начальником Правового управления или иным уполномоченным на то должностным лицом Правового управления.

3.5.6. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам подписываются руководителем Росимущества или лицом, его замещающим.

3.5.7. Приказы по личному составу: о приеме работника на работу, о переводе работника на другую работу, об установлении надбавки к должностному окладу, о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), об изменении фамилии, премировании, - регистрируются в массиве приказов по личному составу порядковыми номерами с буквенным индексом "л" и хранятся в Отделе государственной службы и кадров до передачи в архив.

Копии приказов (распоряжений) Росимущества по вопросам о приеме на работу и увольнении заместителей руководителя Росимущества, начальников структурных подразделений, руководителей территориальных органов Росимущества и их заместителей подлежат обязательному направлению для сведения заместителям руководителя Росимущества, всем структурным подразделениям Росимущества.

3.5.8. Приказы о предоставлении отпуска (очередного, учебного и т.п.), об отзыве из очередного отпуска, о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом "от" и хранятся в Отделе государственной службы и кадров до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.5.9. Распоряжения о направлении работников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

- о краткосрочных внутрироссийских командировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "км"; хранятся в Отделе государственной службы и кадров до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;

- о загранкомандировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "кмз"; хранятся в Отделе государственной службы и кадров до передачи в архив.

Копии распоряжений в оперативном порядке передаются в Финансовое управление.

3.6. Передаточное распоряжение

3.6.1. Передаточное распоряжение - документ, издаваемый с целью переоформления прав владения на пакет акций.

В передаточном распоряжении содержится указание регистратору внести в реестр запись о переходе прав собственности на ценные бумаги.

3.6.2. Передаточные распоряжения составляются по форме, утвержденной приказом Росимущества от 16.10.2008 N 318 "О взаимодействии с держателями реестров акционеров акционерных обществ" на основании постановления ФКЦБ России от 02.10.1997 N 27 "Об утверждении Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг".

Передаточное распоряжение не имеет заголовка.

3.6.3. Передаточное распоряжение подписывается руководителем Росимущества или заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

3.6.4. Проекты передаточных распоряжений готовятся и подписываются в двух экземплярах, один из которых визируется в нижней части последнего листа документа исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего распоряжение. В том случае, если распоряжение будет подписываться руководителем Росимущества, оно должно быть завизировано заместителем руководителя Росимущества, координирующим деятельность указанного подразделения в соответствии с распределением обязанностей.

Визы должны быть разборчиво расшифрованы (с указанием фамилии и инициалов, а при необходимости - должности визирующих).

3.6.5. Регистрационный номер передаточного распоряжения состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения в пределах календарного года с буквенным индексом "пр".

Передаточные распоряжения регистрируются в Управлении организационного и документационного обеспечения, где подписанный экземпляр с визами формируется в дело и хранится до передачи на архивное хранение.

Второй подписанный экземпляр направляется регистратору (акционерному обществу).

3.7. Положения, правила, инструкции

3.7.1. Положение принимается в случае необходимости установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Росимущества.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкция является документом длительного действия (до замены новой).

Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям, территориальным органам Росимущества при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности Росимущества.

3.7.2. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации утверждаются путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения должностным лицом.

Приказ, как правило, издается в случае, если требуется оговорить срок введения в действие инструкции (правил, положения), перечислить необходимые организационные мероприятия, указать исполнителей и сроки исполнения, лиц, ответственных за контроль выполнения.

3.7.3. Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки и оформления проектов приказов (п. 3.2).

В том случае, если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Если же положение (правила, инструкция) утверждается как самостоятельный документ (кроме должностных инструкций), то его текст печатается на общем бланке Росимущества шрифтом N 13 через 1,5 интервала.

3.7.4. Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кого? Чего?".

Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на который распространяются требования разрабатываемого документа.

3.7.5. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "имеет право", "рекомендуется".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) по определенной логической схеме может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).

Главы должны иметь названия. Заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста и могут быть выделены полужирным шрифтом.

3.7.6. Положение (правила, инструкция) подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего документ.

3.7.7. Положения об управлениях и самостоятельных отделах, а также о территориальных органах Росимущества утверждаются приказами Росимущества.

Положения о внутренних подразделениях в составе управлений утверждают руководители указанных структурных подразделений (приложение N 12).

3.7.8. После утверждения подлинник положения (правил, инструкции) передается в Управление организационного и документационного обеспечения для регистрации, рассылки и хранения до передачи в архив.

Положения о внутренних подразделениях в составе управлений Росимущества передаются для учета и регистрации в Отдел государственной службы и кадров, где они формируются в дела и хранятся до передачи в архив.

3.8. Протокол

3.8.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий (приложение N 13).

3.8.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.8.3. Проект протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, и представляется руководителю (заместителю руководителя Росимущества), как правило, в течение суток (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.

3.8.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.8.5. Текст полного протокола состоит, как правило, из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - инициалы и фамилия (в протоколах совещаний у руководителя Росимущества и заместителей руководителя председательствующий не указывается).

Секретарь - инициалы и фамилия.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших (при необходимости указываются их должности) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка "список прилагается". Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, оформляется по образцу текста приказа (п. 3.2.4); при необходимости приводятся итоги голосования.

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.8.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

 

Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации

 

И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росимущества

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

 

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.8.7. Протоколы печатаются на бланке протокола Росимущества либо стандартном листе бумаги формата А4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания (заседания) - указывается, (при необходимости) у кого проводится совещание или где - в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

Номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера (арабскими цифрами; могут прибавляться буквенные коды) в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы комиссий (по каждой комиссии раздельно), советов, совещаний и др.

Протоколы по проведению торгов могут иметь составные номера, первая цифра которого соответствует номеру проведенных данной комиссией торгов, а вторая (через дефис) - порядковому номеру протокола на этих торгах.

Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата А4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

В том случае, если постановления (решения), принятые на заседаниях коллегиальных органов (комиссий), оформляются в виде самостоятельных документов, их номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса, при необходимости могут прибавляться буквенные коды.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (см. п. 3.8.5 и п. 3.8.6).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 2.3.17.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол совещания у руководителя Росимущества или его заместителей подписывается, соответственно, руководителем Росимущества или его заместителем.

3.8.8. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

3.8.9. Подлинники протоколов хранятся в Управлении организационного и документационного обеспечения или в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

3.8.10. Протоколы заседания комиссий по продаже федерального имущества, состоящие из нескольких листов, прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу (если нумерация листов отсутствует или не совпадает) и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись.

Например:

 

Всего прошито и пронумеровано

10 (десять) листов

 

Секретарь комиссии       Личная подпись       И.О. Фамилия

 

Дата

Заверение прошивки протоколов оформляется секретарем или уполномоченным членом соответствующей комиссии и должно быть предусмотрено должностным регламентом соответствующего работника, регламентом работы комиссии либо отражено в доверенностях, оформляемых на членов комиссии. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии.

3.8.11. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный ответственным исполнителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

В указатель рассылки протокола совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росимущества, содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются: заместители руководителя Росимущества, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Росимущества, определенные председательствующим.

3.8.12. Копии протоколов, заверенные печатью Управления организационного и документационного обеспечения, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Копии протоколов совещаний, проводимых руководителем Росимущества, его заместителем рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Принятые решения доводятся до исполнителей также в виде выписок из протоколов, заверенных печатью Управления организационного и документационного обеспечения.

3.9. Договоры, соглашения, контракты

3.9.1. Проекты заключаемых Росимуществом договоров (контрактов, соглашений) готовятся и оформляются управлениями (самостоятельными отделами) Росимущества в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, международными договорами, а также поручениями руководителя Росимущества или его заместителя.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Текст подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

3.9.2. Проект договора (соглашения, контракта) готовится по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров и подписывается в двух или более (в соответствии с количеством сторон, участвующих в договорных отношениях) экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Один экземпляр проекта договора (соглашения, контракта) визируется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа документа исполнителем, начальником подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя Росимущества, курирующим подразделение-исполнитель (в случае, если договор подписывается руководителем Росимущества), начальником или иным уполномоченным работником Правового управления (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами руководителя Росимущества, которыми утверждаются проекты форм документов, не требующих обязательного согласования с Правовым управлением), а также руководителями заинтересованных подразделений.

Проект договора (соглашения, контракта), требующего финансового обеспечения (на оказание услуг, поставку товаров и др.), визируется также начальником или иным уполномоченным работником Финансового управления и заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей.

3.9.3. Договоры (соглашения, контракты) представляются на подпись руководителю Росимущества или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Подпись на договоре (соглашении, контракте) заверяется оттиском гербовой печати Росимущества, после чего все экземпляры договора передаются на регистрацию в Управление организационного и документационного обеспечения, а контрактов (договоров) на оказание услуг - в отдел ведения реестра и контроля государственных заказов Управления материально-технического обеспечения и государственного заказа.

3.9.4. В целях обеспечения сохранности документов и защиты служебной информации в процессе их обработки, использования и хранения договоры, в том числе по оформлению сделок (о задатке, купли-продажи, аренды и др.) по продаже федерального имущества, реализации арестованного, конфискованного и иного имущества (недвижимости, акций, дебиторской задолженности) прошиваются с оформлением заверительной надписи аналогично протоколам (п. 3.8.10). Заверение прошивки договоров оформляется секретарем соответствующей комиссии, либо ответственным исполнителем, готовившим проект договора. При необходимости заверительная надпись подписывается председателем комиссии или руководителем подразделения, подготовившего проект договора, а на договорах купли-продажи земельных участков - лицом, подписавшим договор.

Экземпляры договоров, остающиеся в Росимуществе и подлежащие сканированию, прошиваются после сканирования.

При необходимости по требованию органов, регистрирующих факт совершения сделки, заверительная надпись подтверждается оттиском гербовой печати.

3.9.5. Подлинники договоров (контрактов, соглашений) направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Росимуществом.

3.9.6. Порядок и сроки хранения договоров (соглашений, контрактов) устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росимущества.

Подлинники договоров (соглашений) о сотрудничестве с федеральными органами исполнительной власти и их подразделениями в субъектах Российской Федерации хранятся в Управлении организационного и документационного обеспечения.

В целях обеспечения защиты информации по продаже федерального имущества, ограничения круга лиц, владеющих данной информацией, соответствующие управления самостоятельно осуществляют регистрацию договоров о задатке для участия в аукционах по продаже федерального имущества и хранят их до передачи в архив. Копии договоров о задатке в течение 10 дней с момента подведения итогов продажи федерального имущества передаются в Финансовое управление.

Подлинники договоров о задатке и договоров купли-продажи федерального имущества поступают на архивное хранение в составе комплексных дел по продаже федерального имущества, сформированных по объектам и способам продажи в пределах календарного года.

3.10. Доверенности

3.10.1. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица) перед третьими лицами.

3.10.2. Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые Росимуществом своему представителю на совершение сделок, представление интересов государства и Росимущества или выполнение других действий, готовятся и оформляются структурными подразделениями.

Доверенность составляется в произвольной форме, должна иметь дату составления и номер.

В тексте доверенности указываются, как правило, должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид производимого действия; срок действия доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность. Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Доверенности представляются на подпись руководителю Росимущества или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты доверенностей визируются в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (копии) документа исполнителем, начальником подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя Росимущества, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается руководителем Росимущества), начальником или иным уполномоченным работником Правового управления (доверенности на предоставление интересов и совершение действий от имени Росимущества).

Подпись на доверенности заверяется оттиском гербовой печати Росимущества, после чего подлинник документа передается на регистрацию в Управление организационного и документационного обеспечения.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей составляются по типовой форме (Ф.М-2), являющейся бланком строгой отчетности.

Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росимущества.

После оформления новой доверенности предыдущая доверенность, находившаяся у должностных лиц и работников Росимущества, подлежит передаче в Управление организационного и документационного обеспечения, где подшивается в дела вместе с имеющимися там визовыми экземплярами.

Доверенность на предоставление интересов и совершение действий от имени Росимущества в случаях, предусмотренных действующим законодательством, должны быть нотариально заверены.

3.10.3. Личные доверенности выдаются от имени лица доверителя (должностного лица, гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и его паспортные данные и вид действий по доверенности.

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, должна быть удостоверена в той организации, в которой доверитель работает.

3.11. Выписки из документов

Выписка - заверенная копия части текста подлинного документа, необходимой для работы или подтверждения какого-либо факта, события, оформленная в соответствии с действующими правилами (приложение N 14).

Выписка оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего содержания документа, либо исходя из конфиденциальности содержащейся в нем информации.

Выписка из документа должна содержать следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа, из которого делается выписка (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.);

дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;

место составления (если указано в документе);

заголовок;

часть текста; при оформлении выписки из приказа или распоряжения констатирующая часть, если она есть, записывается, как правило, полностью, а из постановляющей - тот пункт, который необходим;

подпись - наименование должности лица, подписавшего подлинный документ; вместо личной подписи - слово "Подпись", инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

заверительная надпись, оформляемая в соответствии с п. 2.3.23.

3.12. Служебные письма

3.12.1. Служебные письма готовятся как:

- документы во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы о выполнении поручений Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации;

- сопроводительные письма к законопроектам, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ответы на парламентские или депутатские запросы;

- ответы на обращения граждан и различных организаций;

- инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

3.12.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.12.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Росимущества с изображением Государственного герба Российской Федерации.

На бланке руководителя Росимущества оформляются инициативные письма в Правительство Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации, письма, являющиеся ответом на поручение или докладом о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации, парламентский или депутатский запрос или на обращение непосредственно к руководителю Росимущества членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Председателя Счетной палаты, руководителей федеральных органов государственной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Письма за подписью заместителей руководителя Росимущества готовятся на бланках "заместитель руководителя".

На общем бланке письма Росимущества оформляются письма за подписью лица, исполняющего обязанности руководителя Росимущества, руководителей структурных подразделений Росимущества, а также письма, требующие подписания несколькими должностными лицами Росимущества (например, гарантийные).

3.12.4. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации.

Например:

 

Заместитель руководителя
Федерального агентства по управлению
государственным имуществом

Заместитель руководителя
Федеральной налоговой службы

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

13.01.2009 N _______

15.01.2009 N _________

3.12.5. На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов. При этом на каждом экземпляре проставляется только один адресат.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается указатель его рассылки.

3.12.6. Адресование писем оформляется согласно п. 2.3.11.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

В том случае, если Росимущество является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

 

 

Председателю Правительства
Российской Федерации

 

И.О. Фамилия

 

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

 

 

Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации

 

И.О. Иванову

 

или

 

 

Председателю Комиссии
Правительства Российской Федерации
по оперативным вопросам

 

И.О. Иванову

 

Датой письма является дата его подписания.

Заголовок к тексту письма оформляется согласно п. 2.3.14. К тексту документа, состоящего менее чем из пяти строк, заголовок не составляется.

В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа - запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При подготовке документов на основании поручений Правительства Российской Федерации или Министерства экономического развития Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

 

О поступлении денежных средств от приватизации федерального имущества за 0000 год

 

Поручение Правительства Российской Федерации от 00.00.0000 N АА-П5-0000

 

 

Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 тп) и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований. Основные требования к тексту изложены в п. 2.3.15.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов, если они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. При необходимости обращения одновременно по нескольким разнородным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует употреблять только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения "РФ" вместо "Российская Федерация". Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росимущества, либо от первого лица множественного числа. Например: "Росимущество рассмотрело ... ", "Федеральное агентство по управлению государственным имуществом считает ...", "Сообщаем ...", "Направляем ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то возможно изложение текста от первого лица единственного числа: "прошу... ", "направляю... ", "считаю необходимым".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, констатация фактов, сложившейся ситуации, ссылка на другие документы.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом через 1,5 межстрочных интервала как и весь текст, например:

 

Уважаемый Петр Петрович!

 

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит заключения, выводы, предложения, просьбу или отказ и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В заключительной части могут использоваться слова: "просит" (письмо-запрос), "направляет", "представляет" (сопроводительное письмо), "сообщает" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой и пишется, как правило, от руки должностным лицом, подписывающим письмо.

Приложения к письмам оформляются в соответствии с п. 2.3.16. Отметка о наличии приложения печатается с красной строки в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт) и оформляется согласно п. 2.3.17.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п. 2.3.19.

На документах, направляемых в судебные органы: отзывы, ходатайства, возражения, заявления, доверенности отметка об исполнителе может проставляться только на визовом экземпляре.

3.12.7. Служебные письма должны быть краткими, как правило, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ или обоснование предложения, - пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.12.8. Право подписи служебных писем устанавливается в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться и порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.12.9. Второй экземпляр проекта письма визируется в нижней части лицевой стороны листа исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором оно готовилось, начальниками подразделений-соисполнителей (согласно резолюции руководства Росимущества), а также корректором и заместителем руководителя Росимущества в соответствии с распределением обязанностей, если оно будет подписываться руководителем Росимущества.

Письма, содержащие разъяснения по юридическим вопросам, визируются Правовым управлением.

3.12.10. Служебные письма за подписью руководителя Росимущества или его заместителей готовятся не менее чем в трех экземплярах: адресату, Управлению организационного и документационного обеспечения и подразделению, готовившему документ (исполнителю), (копии в Минэкономразвития - по согласованию). Третий экземпляр также визируется исполнителем и его непосредственным руководителем.

Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

3.12.11. После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, подписанных руководителем Росимущества или его заместителями, вместе с основаниями (письма-ответы вместе с подлинниками писем-запросов), а также первые экземпляры информационных (инструктивных) писем формируются в дела в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, где хранятся до передачи в архив.

Письма, подписанные начальниками структурных подразделений Росимущества или их заместителями, регистрируются в секретариатах данных подразделений. Визовые экземпляры писем вместе с основаниями формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этих подразделений (кроме документов, стоящих на контроле, которые после снятия с контроля вместе с документами по их исполнению формируются в дела в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения).

3.13. Телеграммы

3.13.1. Телеграммы направляются иногородним адресатам в исключительных случаях, когда другим способом передать информацию нельзя, и по срочным вопросам (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

3.13.2. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Телеграмма печатается прописными буквами на специальном бланке шрифтом N 14 без переноса слов, красных строк и абзацев, а также поправок и исправлений.

3.13.3. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

Наименование документа - ТЕЛЕГРАММА.

Категория телеграммы (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом; при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.

Наименование телеграфного пункта места назначения с указанием номера отделения связи.

Адрес получателя (печатается через 1 межстрочный интервал перед текстом под словом "Телеграмма") - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Владивосток, село Никольское, деревня Новая и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "д") либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом (18 пт).

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса печатаются в начале текста телеграммы.

К многоадресной телеграмме оформляется список рассылки, подписанный исполнителем, с указанием не более 20 адресов. Если адресов более 20, готовится несколько списков. К каждому списку прилагается экземпляр подписанной телеграммы.

Ссылка на номер и дату. Текст ответной телеграммы начинается с указания номера и даты документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5-2 интервала.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание цифр и букв используется в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут указываться либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

После текста телеграммы (в конце текста) проставляется регистрационный номер и дата регистрации.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, оформляется согласно п. 2.3.17 и заверяется печатью Управления организационного и документационного обеспечения.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются руководителем Росимущества или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя сведения, не подлежащие передаче: наименование и адрес Росимущества, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, структурное подразделение, фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Телеграмма подписывается в двух местах (над и под чертой).

3.13.4. К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные аналогично письму на лицевой стороне последнего листа в нижней его части (п. 3.12.7), а также материалы, на основании которых они подготовлены. Визовой экземпляр телеграммы категории "правительственная" после отправки помещается в дело в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "п. 3.12.7" имеется в виду "п. 2.3.17"

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 16.

3.14. Акты

3.14.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).

3.14.2. Акт оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (с воспроизведением реквизитов бланка) или общем бланке Росимущества, печатается, как правило, шрифтом N 14 (приложение N 17) и имеет следующие реквизиты*(4):

Наименование автора документа - полное наименование Росимущества.

Название вида документа печатается прописными буквами (АКТ).

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.

Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования"; "О приеме-передаче дел по должности ...". Заголовок отделяется 2-3 интервалами от реквизита "Место составления".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта не является связанным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы и состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата), печатается через 1 межстрочный интервал от границы левого поля 2-3 межстрочными интервалами ниже заголовка. Оборот текста "Составлен" или "Составлен комиссией" располагается через 2 межстрочных интервала после слова "Основание" и заканчивается двоеточием.

Через 2 межстрочных интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами. Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия составителей акта, их адреса.

Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от левого поля.

Констатирующая часть акта отражает цели составления акта и результаты работы, а при необходимости - выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт, представляет собой связный текст и отделяется от вводной части тремя межстрочными интервалами. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые проставляются через 2-3 межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии может быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с п. 2.3.16.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и оформляются согласно п. 2.3.17. Подпись председателя отделяется 2 межстрочными интервалами от подписей других членов комиссии.

3.14.3. Акты утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими нормативными или методическими документами, иными должностными лицами Росимущества. Гриф утверждения оформляется в соответствии с п. 2.3.12 настоящей Инструкции.

При необходимости на акте может быть проставлен гриф ограничения доступа к документу.

3.15. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.15.1. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, предложения, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.

3.15.2. Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.

3.15.3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня (руководителю Росимущества, его заместителю, начальнику структурного подразделения) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование работников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.

3.15.4. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.

Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и работников внутри Росимущества, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3.15.5. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4.

В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с п. 2.1 настоящей Инструкции:

наименование структурного подразделения - автора документа,

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст имеет более 4-5 строк);

текст;

визы (в необходимых случаях);

подпись составителя (с указанием должности).

Наименование структурного подразделения - автора документа располагается в верхнем левом углу.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения.

Адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже).

Дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2009. Регистрационный номер оформляется согласно п. 6.5 настоящей Инструкции.

Заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам (п. 2.3.14). Например: "О проведении проверки ...".

Текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно п. 2.3.16 и п. 2.3.17 настоящей Инструкции.

Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости работниками заинтересованных подразделений.

Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) работниками заинтересованных подразделений.

Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации или его заместителю.

Служебная записка подписывается руководителем подразделения или соответствующим должностным лицом.

Как и в служебном письме, на документе следует проставлять отметку об исполнителе (п. 2.3.19).

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях N 18 и N 19.

3.15.6. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу, например по вопросу совершенствования работы Росимущества (подразделения).

Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Предложения оформляются аналогично докладной записке, в наименовании вида документа может указываться - ПРЕДЛОЖЕНИЕ.

3.15.7. В случае если обращение к руководству связано с решением личных вопросов работника, он составляет заявление.

3.15.8. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных работников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:

наименование структурного подразделения - автора документа;

адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);

наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

заголовок к тексту;

текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;

подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;

дата подписания составителем: 00.00.0000.

IV. Общие требования к подготовке проектов законодательных и нормативных актов

 

4.1. Подготовка проектов законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется по поручению Правительства Российской Федерации или Министерства экономического развития Российской Федерации структурными подразделениями Росимущества, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с требованиями, установленными соответствующими инструкциями в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4.2. Проекты документов и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, оформляются в трех экземплярах на листах формата А4 в соответствии с пп. 2.1-2.3 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в Управлении организационного и документационного обеспечения, третий - у ответственного исполнителя.

4.3. Первый экземпляр проекта документа визируется руководителем Росимущества (или лицом, его замещающим), второй экземпляр - исполнителем документа, руководителями подразделения-исполнителя, подразделений, с которыми согласовывался проект, Правового управления, а также заместителями руководителя Росимущества, координирующими деятельность подразделения-исполнителя и подразделений, согласовавших проект.

Аналогично визируются приложения к проекту.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника проекта акта в нижней его части. Аналогично оформляется виза на приложениях к ним, а также на пояснительной записке к законопроекту.

На втором экземпляре, остающемся в Росимуществе, визы также проставляются на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к нему.

4.4. Проекты законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации подлежат обязательному согласованию с федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование обязательно предусмотрено действующим законодательством или в документе содержатся касающиеся их положения и поручения, другими заинтересованными органами и организациями.

Законопроекты, проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, имеющие нормативный характер, после их согласования с заинтересованными органами и организациями подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При большом количестве согласующих органов и организаций оформляется отдельный "Лист согласования".

4.5. При наличии у лица, визирующего проект акта, возражений или замечаний, об этом делается отметка при визировании. Особое мнение визирующего по проекту документа излагается в отдельной справке, прилагаемой к проекту.

4.6. Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. При внесении уточнений редакционного характера, не изменивших содержание документа, повторное визирование не требуется.

4.7. При подготовке документов следует учитывать, что в проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации употребляются только полные официальные наименования органов и организаций. В проектах распоряжений Правительства Российской Федерации, в документах справочного характера употребляются их официальные сокращенные наименования.

V. Организация документооборота и исполнения документов

 

5.1. Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Все документы Росимущества делятся на три документопотока:

входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях и не направляемые за пределы Росимущества.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, регламентом Росимущества, настоящей инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

5.2. Организация доставки документов

Доставка документов в Росимущество осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), а также электрической связи и непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

5.3. Прием, обработка и распределение входящих документов

5.3.1. Поступающие в Росимущество документы принимаются, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение, осуществляемые централизованно отделом приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной руководителя Росимущества работниками секретариата руководителя или дежурными Управления организационного и документационного обеспечения.

Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Работник отдела приема и учета входящей корреспонденции, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела приема и учета входящей корреспонденции. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Росимущества с текстом внутри "Управление организационного и документационного обеспечения" или "Для пакетов".

При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Росимущество.

5.3.2. Служебные документы, поступившие в приемную руководителя Росимущества, его заместителей или непосредственно в структурные подразделения, минуя Управление организационного и документационного обеспечения, подлежат обязательной передаче в отдел приема и учета входящей корреспонденции указанного Управления для регистрации.

Служебная корреспонденция, полученная работниками Росимущества на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров, заседаниях советов директоров или судебных заседаниях либо поступившая по факсу, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел приема и учета входящей корреспонденции. При этом на обороте первого листа документа в левом нижнем углу делается отметка, в которой указываются дата и обстоятельства получения документа, должность, подпись, инициалы, фамилия работника, получившего документ, и дата записи.

Например:

 

Документ получен на руки 11.09.2008 на заседании совета директоров ООО "Ринко"

Ведущий специалист Управления ...       личная подпись       В.П. Иванов

12.09.2008

 

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Росимущества не принимается.

5.3.3. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "вручить лично", вскрываются.

Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При нарушении целостности упаковки документов, работник отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

обязательно - к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

5.3.4. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (приложение N 20).

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах (приложение N 20). Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

5.3.5. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- пригласительные билеты, поздравительные открытки, письма и телеграммы;

- сводки, прейскуранты, рекламные извещения, присланные для сведения;

- периодические и другие печатные издания (газеты, журналы, бюллетени, книги);

- статистические сборники, информационные и справочные издания (бюллетени, брошюры, телефонные справочники, информационные листки и др.);

- программы совещаний, конференций и т.п.;

- учебные планы, программы, присланные для сведения.

Документы первичного бухгалтерского учета (выписки банка, платежные поручения, счета-фактуры), материального учета и формы статистической и бухгалтерской отчетности, графики, наряды, разнарядки, поступившие без соответствующих сопроводительных писем, подлежат учету в подразделениях или у непосредственных исполнителей.

5.3.6. Работа с незарегистрированными документами не допускается, за исключением документов, указанных в п. 5.3.5.

На каждый документ в электронной базе данных ПК "Делопроизводство и документооборот" заводится регистрационно-контрольная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с п. 6.2.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационно-контрольной карточке в ПК "Делопроизводство и документооборот" осуществляется связка с ними.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп.

5.3.7. После присвоения поступившим документам регистрационного номера и нанесения штрихкода ряд наиболее важных документов сканируется.

Обязательному сканированию подлежат:

- федеральные законы;

- постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения Президента Российской Федерации;

- поручения Правительства Российской Федерации;

- обращения членов Федерального Собрания Российской Федерации;

- обращения Администрации Президента Российской Федерации;

- обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации;

- обращения Аппарата Правительства Российской Федерации;

- поручения Министерства экономического развития Российской Федерации;

- обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти;

- обращения глав субъектов Российской Федерации;

- письма, представления и запросы Счетной палаты Российской Федерации;

- обращения, представления и запросы Генеральной прокуратуры Российской Федерации и правоохранительных органов Российской Федерации;

- письма судебных органов Российской Федерации;

- другие документы по указанию руководства Росимущества.

Электронный образ документа (далее - сканобраз) присоединяется к его регистрационно-контрольной карточке.

5.3.8. Распределение поступивших документов на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, и документы, подлежащие передаче на рассмотрение в секретариаты заместителей руководителя Росимущества либо непосредственно в структурные подразделения, производится начальником (заместителем начальника) отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.3.9. Документы распределяются исходя из оценки их содержания, с учетом утвержденного приказами распределения обязанностей между руководителем Росимущества и его заместителями, а также сфер ведения структурных подразделений Росимущества, закрепленных в положениях о них.

Федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законопроекты, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации, обращения членов Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти и глав субъектов Российской Федерации, представления и запросы Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и правоохранительных органов Российской Федерации, некоторые другие документы по указанию руководства Росимущества после регистрации докладываются начальником Управления организационного и документационного обеспечения руководителю Росимущества, а в его отсутствие - лицу, его замещающему.

Корреспонденция, содержащая информацию, касающуюся работы конкретных структурных подразделений, направляется в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, координирующих деятельность данных подразделений для рассмотрения заместителем руководителя.

По назначению передаются документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам, и нерегистрируемые документы.

Поступившие на запрос Росимущества ответы передаются в подразделение, являющееся автором запроса.

Передача всех документов как в секретариаты заместителей руководителя, так и в структурные подразделения Росимущества осуществляется по реестру.

5.3.10. Проекты резолюций к документам, передаваемым на рассмотрение руководителю Росимущества и его заместителям, готовятся работниками отдела организации работы секретариатов с использованием ПК "Делопроизводство и документооборот" и представляются на доклад с со всеми необходимыми материалами (контрольно-регистрационные карточки документов, на которые имеются ссылки в поступившем документе, сканобразы этих документов, при необходимости, копии других документов по данному вопросу) или делается соответствующая справка (отметка) об их наличии.

5.3.11. Рассмотренные руководителем Росимущества документы возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются в отдел контроля и проверки исполнения для постановки, при необходимости, на контроль.

Затем документы вновь возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются на исполнение заместителям руководителя и структурные подразделения. При этом, исходя из резолюции, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

5.3.12. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Росимущество либо в первой половине следующего рабочего дня при поступлении документов после 17.00 или в нерабочее время (срочные - немедленно).

5.3.13. В электронной базе данных производится переметка входящих документов на соответствующий секретариат заместителя руководителя и структурное подразделение - исполнителя.

Ежедневно в 11:00 и 14:30 сотрудниками Отдела приема и учета входящей корреспонденции завершается формирование и сверка с оригиналами документов реестров документов, подлежащих передаче в секретариаты заместителей руководителя и структурные подразделения-исполнители. Выдача документов работниками секретариатов заместителей руководителя Росимущества и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях производится ежедневное 11:30 и 15:30.

Лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

5.3.14. После рассмотрения документов заместителями руководителя Росимущества их переметка на соответствующее структурное подразделение в контрольно-регистрационных карточках ПК "Делопроизводство и документооборот" осуществляется соответствующими работниками отдела организации работы секретариатов заместителей руководителя Росимущества. Передача документов на исполнение в структурные подразделения осуществляется через отдел приема и учета входящей корреспонденции (аналогично п. 5.3.13).

5.3.15. Доставка корреспонденции в секретариаты заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, размещенные в административном здании по адресу: Ленинский проспект, д. 9, осуществляется дважды в день в 12:00 и 16:00 закрепленным за Управлением организационного и документационного обеспечения автомобильным транспортом следующим образом.

Документы с реестрами доставляются ответственным работникам Управления организационного и документационного обеспечения, располагающимся в указанном административном здании, которые по реестрам передают их на рассмотрение в соответствующие секретариаты заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения. После оформления на поступившие документы резолюций заместителей руководителя Росимущества и их переметки в ПК "Делопроизводство и документооборот" работниками отдела организации работы секретариатов, документы возвращаются ответственным работникам Управления организационного и документационного обеспечения, для изготовления необходимого количества экземпляров в соответствии с количеством подразделений - соисполнителей, указанных в резолюции заместителя руководителя. После формирования реестра документы передаются на исполнение в структурные подразделения-исполнители, располагающиеся в этом же административном здании.

Документы, подлежащие передаче в соответствии с резолюцией заместителя руководителя Росимущества на исполнение в структурные подразделения, расположенные в других административных зданиях Росимущества, после их переметки в секретариатах заместителей руководителя Росимущества, автотранспортом возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения (Никольский переулок, д. 9) для их последующей передачи в структурные подразделения-исполнители.

5.3.16. Документы, поступившие в структурные подразделения центрального аппарата Росимущества, после рассмотрения начальниками структурных подразделений и оформления резолюций перемечаются в электронной базе подразделений ответственными за делопроизводство и самостоятельно по реестрам передаются исполнителям.

5.3.17. Входящие документы передаются исполнителям в течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения зарегистрированных документов после переметки документов в электронной базе данных в соответствии с резолюцией руководителя Росимущества с отметками срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также с контрольным сроком исполнения менее 3 дней в отдел приема и учета входящей корреспонденции вызываются работники секретариатов заместителей руководителя Росимущества или ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

5.3.18. При отсутствии возможности оперативного вызова работника секретариата заместителя руководителя или ответственного за делопроизводство структурного подразделения документ с приложением не более 5 листов может передаваться в секретариаты заместителей и структурные подразделения по средствам факсимильной связи с последующей досылкой оригинала документа в установленном порядке. При передаче срочного документа по факсу в секретариат заместителя руководителя Росимущества или структурное подразделение работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции в графе "Примечание" контрольно-регистрационной карточки документа делается отметка о времени его передачи и должностном лице, принявшем факс.

При поступлении срочных документов, имеющих прикрепленный к регистрационно-контрольной карточке сканобраз, работники отдела приема и учета входящей корреспонденции по телефону уведомляют работников секретариатов заместителей руководителя и начальников (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений, которым на исполнение адресован документ. Этим должностным лицам администратором ПК "Делопроизводство и документооборот" предоставлено право доступа к центральной базе данных и возможность доступа к сканобразу документа. Они распечатывают сканобраз документа и его регистрационно-контрольную карточку, содержащую все резолюции. Документ докладывается заместителю руководителя или начальнику структурного подразделения и принимается к исполнению по распечатанной копии. Оригинал документа или его копия поступают в секретариат заместителя руководителя или структурное подразделение в установленном порядке.

Во всех случаях информация о времени уведомления исполнителя и способе доведения ему резолюции и содержания документа вносится работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции и соответствующего секретариата заместителя руководителя Росимущества в поле "Примечание" регистрационно-контрольной карты документа с указанием должности и фамилии лица, до которого доведено содержание документа.

5.3.19. Заместитель руководителя Росимущества, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской), передает ее через Управление организационного и документационного обеспечения заместителю руководителя Росимущества, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

5.3.20. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется через отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения (с сообщением об этом в отдел контроля и проверки исполнения по документам, находящимся на контроле) в следующем порядке:

документы, имеющие поручения руководства Росимущества, - с согласия должностного лица, давшего поручение (путем соответствующей резолюции по докладной записке или наложения соответствующей резолюции на документ при устном докладе);

документы, не имеющие поручения руководства Росимущества, по договоренности между руководителями структурных подразделений либо со служебной запиской (поступившие из секретариатов заместителей руководителя, - по указанию или с согласия соответствующего секретариата), в сложных случаях (при невозможности достижения соглашения о переадресации документа) - по докладной записке на имя заместителя руководителя Росимущества (если подразделения курирует один и тот же заместитель руководителя), по устной договоренности соответствующих заместителей руководителя Росимущества либо по служебной записке от одного заместителя руководителя Росимущества другому (в соответствии с распределением обязанностей).

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с просроченным сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

5.3.21. Подлинник документа, исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной) исполнитель (указанный в резолюции первым или обозначенный словом "созыв", "свод" или "отв."), остальным исполнителям передаются копии.

Отдел приема и учета входящей корреспонденции осуществляет направление подлинника документа в адрес основного исполнителя и копий документа в адрес соисполнителей в необходимом количестве, исходя из резолюции руководителя Росимущества или его заместителей.

5.3.22. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, руководитель Росимущества, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк резолюции ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

Такие документы передаются в отдел отправки исходящей корреспонденции или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях для производства соответствующих отметок о списании документов в дело в регистрационно-контрольных карточках ПК "Делопроизводство и документооборот" и формирования документов в дело согласно номенклатуре дел.

При этом поступившие экземпляры федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний в Правительстве Российской Федерации, Минэкономразвития России и Росимуществе, приказов и распоряжений Минэкономразвития России, как правило, возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения, где формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. В подразделениях, при необходимости, для работы остаются копии этих документов.

5.3.23. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, распечатывается на стандартном листе бумаги (приложение N 21), регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.

5.3.24. Поступившие телеграммы принимаются под расписку работниками отдела приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

5.3.25. Документы, полученные на официальные номера Росимущества по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.26. Поступающая в Росимущество корреспонденция на иностранных языках передается без регистрации в электронной базе данных по разносной книге в протокольно-организационный отдел Управления организационного и документационного обеспечения, которым в течение трех суток организуется подготовка аннотации для руководителя Росимущества и его заместителей с переводом текста документа на русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.)

5.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные за подписью заместителя руководителя Росимущества, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений работникам секретариатов соответствующих заместителей руководителя.

Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росимущества, предаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или работниками секретариатов заместителей руководителя дежурному отдела отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.2. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с резолюциями руководства Росимущества и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.

В случае если исходящий документ является промежуточным ответом (запросом) и подлинники оснований нужны исполнителю для работы и подготовки окончательного ответа, к исходящему документу допускается прикладывать ксерокопии входящих документов-оснований.

5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю руководителя Росимущества, просматриваются и визируются советником отдела организации работы секретариатов Управления организационного и документационного обеспечения, организующим работу соответствующего секретариата. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полнота выполнения резолюции, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).

5.4.4. Дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие резолюций руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений, правильность и полнота выполнения резолюции, наличие виз начальников структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей руководителя, корректора (если письмо передается на подпись руководителю Росимущества), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

5.4.5. Проекты писем, подготовленных структурными подразделениями, размещенными в административном здании по адресу Ленинский проспект, д. 9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании. Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для доклада на подпись руководителю Росимущества, а документы, подписанные заместителями руководителя, для регистрации и отправки в адрес.

5.4.6. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись руководителю Росимущества или его заместителю.

5.4.7. Все исходящие документы Росимущества подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Росимущества и на отправку не принимается.

5.4.8. Исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, регистрируются централизованно в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.9. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.

Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями руководителя Росимущества и корректором (если документ подписывается руководителем Росимущества).

Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Росимущества).

После регистрации исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества или его заместителями, направляются адресатам, визовые экземпляры вместе с приложениями и подлинниками документов-оснований формируются работниками отдела отправки исходящей корреспонденции в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются по реестру структурному подразделению-исполнителю.

5.4.10. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителя Росимущества или его заместителей, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, передаются с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру в отдел контроля и проверки исполнения вместе с подлинниками оснований, где в регистрационные формы документа вносятся отметки об исполнении контрольных поручений, на подлинниках контрольных документов-оснований ставится штамп о снятии их с контроля. После этого все документы возвращаются на участок регистрации исходящей корреспонденции, визовые экземпляры со всеми приложениями вместе с документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел.

5.4.11. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) "Верно" и подписи работника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.

5.4.12. Визовые экземпляры исходящих документов за подписью руководителей структурных подразделений, подготовленные на основании входящих документов, поставленных на контроль, также передаются в отдел контроля и проверки исполнения ответственными за делопроизводство соответствующих структурных подразделений вместе с подлинниками оснований. После внесения в регистрационные формы документа отметок об исполнении контрольных поручений и проставления на подлинниках контрольных документов-оснований штампа об их снятии с контроля, все документы передаются в отдел отправки исходящей корреспонденции, где визовые экземпляры вместе с контрольными документами-основаниями формируются в дела согласно номенклатуре дел, третьи экземпляры возвращаются структурному подразделению-исполнителю.

5.4.13. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.14. На участок отправки исходящие документы за подписью руководителя Росимущества или его заместителей поступают с участка регистрации исходящих документов отдела отправки исходящей корреспонденции по реестру.

5.4.15. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться в день подписания или не позднее 12.00 следующего рабочего дня.

На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке, как правило, не принимаются. Документы, поступившие на отправку после 16.00, регистрируются и отправляются на следующий день.

5.4.16. Передача исходящей документации на отправку из структурных подразделений (за подписью их руководителя или его заместителей) осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделении после ее регистрации в подразделении.

Письма за подписью руководителей структурных подразделений, размещенных в административном здании по адресу Ленинский проспект, д. 9, принимаются дежурным отдела отправки исходящей корреспонденции, находящимся в том же здании. Правильно оформленные документы доставляются автомобильным транспортом в отдел отправки исходящей корреспонденции для отправки в адрес по официальным каналам Росимущества.

5.4.17. На участке отправки отдела отправки исходящей корреспонденции проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, визы, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение для переоформления.

5.4.18. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного начальником подразделения, отдела Управления) указателя рассылки. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (работником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника Управления организационного и документационного обеспечения.

5.4.19. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа "Первый экземпляр получен").

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка "по доверенности" и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.

5.4.20. Копии писем, содержащих общие поручения двум и более территориальным органам Росимущества, и писем, содержащие вызовы в центральный аппарат Росимущества сотрудников территориальных управлений Росимущества подлежат обязательному направлению в Управление организации работы территориальных органов для осуществления контроля за их исполнением.

5.4.21. Документы, отправляемые Росимуществом, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3-х экземплярах, один из которых остается в Управлении организационного и документационного обеспечения.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму (п. 5.9.4): на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата А4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.

5.4.22. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

При передаче (приеме) телефонограммы отмечают дату и время ее передачи (приема), фамилии и номера телефонов работников, передавших и принявших телефонограмму (приложение N 21).

5.5. Порядок прохождения внутренних документов

Вопросы между подразделениями Росимущества решаются путем личного общения и/или переписки, если решение требует документального оформления.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Росимущества. Внутренние документы оперативного характера, в том числе докладные и служебные записки, оформляются на чистом листе бумаги формата А4.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения (использования) - поступающих документов.

Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распорядительных документов определен п. 3.2 настоящей Инструкции. Подписанные распорядительные документы регистрируются в Управлении организационного и документационного обеспечения и рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы, приказы, распоряжения, содержащие поручения отдельным лицам или подразделениям, могут быть переданы адресатам в виде копий или выписок из них.

Докладные записки на имя руководства Росимущества или структурного подразделения, служебные записки и другие внутренние документы оперативного характера после рассмотрения должностными лицами, которым они были направлены, по резолюции в общем порядке передаются (докладные записки - через Управление организационного и документационного обеспечения) для исполнения в подразделения или помещаются в соответствующие дела.

5.6. Учет количества документов

5.6.1. Учет общего количества документов (объема документооборота) за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Росимуществу в целом.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

По каждой группе (входящие, исходящие, распорядительные, внутренние) учитывается количество подлинников документов и отдельно их копии (тираж) (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

5.6.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

5.6.4. Документы, в том числе и обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Росимущества, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем. Служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в группе документов "внутренние".

При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы учитываются как один документ.

5.6.5. Обобщенные данные о количестве документов за квартал суммируются и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются структурными подразделениями в Управление организационного и документационного обеспечения.

5.6.6. Результаты учета обобщаются отделом контроля и проверки исполнения Управления организационного и документационного обеспечения и представляются руководству в табличной форме (приложение N 22).

5.7. Организация работы с документами в подразделениях, работа исполнителей с документами

5.7.1. Прием и учет входящих документов в структурном подразделении осуществляется работником, отвечающим за делопроизводство в данном подразделении, по заполняемым в Управлении организационного и документационного обеспечения регистрационно-контрольным карточкам ПК "Делопроизводство и документооборот". Информация о поступлении и прохождении докладных записок и служебных записок других структурных подразделений заносится в базу данных ПК "Делопроизводство и документооборот" ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Нерегистрируемые в Управлении организационного и документационного обеспечения документы (п. 6.2.3) учитываются в подразделениях в базе данных ПК "Делопроизводство и документооборот" или в журнале.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция немедленно возвращается в Управление организационного и документационного обеспечения для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

5.7.2. Поступившие в подразделение документы докладываются руководителю подразделения. В первую очередь должны обрабатываться документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или доставки.

5.7.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Росимущества обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

5.7.4. Ответственные за делопроизводство передают документы исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, в которой даются указания по исполнению, с занесением резолюции в регистрационно-контрольную карточку ПК "Делопроизводство и документооборот".

5.7.5. Ответственные за делопроизводство подбирают материалы, на которые имеются ссылки в поступивших документах, незамедлительно передает их руководителю структурного подразделения или лицу, его замещающему, своевременно делает отметки в электронных карточках о прохождении документов, находящихся на исполнении, ходе исполнения и окончательном выполнении поручений (документов), докладывают руководителю о состоянии работы с контрольными документами и сроках их исполнения.

5.7.6. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны не реже одного раза в месяц сверять наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в учетные формы в отделе контроля и проверки исполнения.

5.7.7. Передача документов по принадлежности из одного подразделения в другое осуществляется в соответствии с п. 5.3.20 настоящей Инструкции.

5.7.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росимущества или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.9. До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма; при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

5.7.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах либо, при его отсутствии, на оборотной стороне документа.

5.7.11. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает ответственному за делопроизводство в подразделении для внесения соответствующих отметок в регистрационные формы.

5.7.12. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

5.7.13. Подготовленные исполнителями документы регистрируются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI.

5.7.14. В левом нижнем поле первого листа (при отсутствии свободного места - в нижней части оборотной стороны последнего листа) исполненного документа проставляется отметка об исполнении и списании в дело, включающая в себя информацию о результате исполнения (ссылку на дату и номер документа), слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя подразделения, исполнившего документ.

5.7.15. Ответственные за делопроизводство в подразделении контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы, не имеющие отметки об исполнении, а также без отметок в регистрационно-контрольной карточке документа о его списании в дело (с указанием номера дела согласно утвержденной номенклатуре дел), не должны подшиваться в дела.

При подшивке документов в дело наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.

5.7.16. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (приложение N 23) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

5.8. Работа с парламентскими запросами, запросами и обращениями депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации

5.8.1. Подготовка ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения комитетов и комиссий Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также Регламентом Росимущества.

5.8.2. Парламентские запросы поступают в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте содержит ссылку на статью 14 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

5.8.3. По запросам и обращениям в подразделениях готовятся проекты ответов в соответствии с указаниями руководства Росимущества.

5.8.4. Срок представления ответа Росимущества на запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не должен превышать 30 дней, а на парламентские запросы - 15 дней от даты поступления документа в Росимущество.

Запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, поступившие с поручением Правительства Российской Федерации, выполняются в порядке, определенном для поручений Правительства.

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, автору необходимо сообщить об этом письменно в 3-дневный срок со дня поступления запроса (обращения).

5.8.5. Должностное лицо, которому направлен запрос (обращение), должно дать ответ на него в письменной форме в установленный срок. При этом в ответе члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы указывается, что ответ лицу, по письму которого было составлено обращение (запрос), направлен и его копия прилагается.

5.8.6. Запросы и обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой в Управлении организационного и документационного обеспечения.

VI. Регистрация документов и построение справочного аппарата

 

6.1. Общие правила регистрации документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе, фиксирующая факт его создания, поступления или отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые: внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются один раз: поступающие в Росимущество - в соответствии с п. 6.2, создаваемые в Росимуществе - в соответствии с п. 6.3 и п. 6.4. При передаче документа из одного подразделения в другое повторная регистрация не производится.

6.1.2. Регистрация документов осуществляется при помощи средств вычислительной техники или рукописного заполнения журналов по группам, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, как правило, в пределах календарного года.

При проведении регистрации в электронной базе данных сведения о зарегистрированных документах (приказы, распоряжения, договоры, контракты, доверенности и др.) по завершении года должны быть перенесены на бумажный носитель и оформлены в виде журнала регистрации, листы которого нумеруются и прошиваются.

База данных по входящим и исходящим документам Росимущества архивируется.

6.1.3. Для обеспечения учета, контроля исполнения и анализа документов, информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: наименование организации-автора или корреспондента; наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс (регистрационный номер) поступления; заголовок к тексту или краткое содержание документа; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); количество листов документа; наличие приложений; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.1.4. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами (гриф ограничения доступа к документу; способ передачи документа (почтой, факсом) и т.д.).

Для удобства регистрации, облегчения поиска создаваемых документов руководству Росимущества и структурным подразделениям присваивается условный индекс. Классификатор индексов разрабатывается Управлением организационного и документационного обеспечения на начало каждого календарного года в соответствии со структурой Росимущества и доводится до сведения каждого подразделения.

6.2. Регистрация входящих документов

6.2.1. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

На каждый входящий (исходящий) документ в отделе заполняется регистрационно-контрольная карточка в ПК "Делопроизводство и документооборот", в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.

Введенные в электронную базу данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет (в зависимости от вида документа).

6.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, нанесения штрих-кода и ввода оператором в электронной базе данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа.

В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего документа проставляется штамп, содержащий краткое наименование организации (Росимущество) с указанием даты поступления и регистрационного номера.

Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.

6.2.3. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

При регистрации документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква "П".

Например: "08.12.2008 101743-П".

При регистрации документов, поступивших из Минэкономразвития, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставится буква "Э".

Например: "08.12.2008 101744-Э".

Для регистрации входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих отметку "Для служебного пользования", к регистрационному номеру добавляется отметка "ДСП".

Например: "01.12.2008 98577-ДСП".

При регистрации документов, поступивших в Росимущество по электронной почте, к порядковому регистрационному номеру через дефис ставятся буквы "эл".

Например: "14.01.2009 5877-эл".

Служебные записки, адресованные руководителю Росимущества и его заместителям, а также их поручения структурным подразделениям регистрируются как внутренние документы (поручения) с присвоением им порядкового регистрационного номера и добавлением через дефис буквы "У".

Например: "15.01.2009 134-У".

Обращения юридических и физических лиц, содержащие информацию о нарушении их прав, регистрируются как жалобы. К порядковому регистрационному номеру таких документов дополнительно через косую черту ставится литера "Ж". В случае направления в течение одного календарного года этими лицами жалоб по одним и тем же вопросам, они регистрируются датой их фактического поступления в Росимущество за номером предыдущего обращения с добавлением цифрового индекса.

Например:

"08.09.2008 N 300-Ж", "20.11.2008 300-1-Ж" и "17.12.2008 300-2-Ж".

Жалобы, повторно поступившие от этих лиц в следующем календарном году, регистрируются в соответствии с порядковыми регистрационными номерами на день их поступления в Росимущество.

6.2.4. При регистрации отсканированного документа его сканобраз присоединяется оператором к РКФ посредством считывателя штрих-кода.

В случае регистрации документа, поступившего в Росимущество по электронной почте, к регистрационной карте документа оператором прикрепляется файл документа.

6.2.5. При наличии приложений к входящему документу каждое из них скрепляется и на лицевой стороне первого листа приложения в правом нижнем углу ставится штамп "К вх. N _________". При наличии нескольких приложений к документу, в том числе сброшюрованных, штамп ставится на каждый экземпляр поступивших приложений.

6.2.6. Документы, поступающие в Росимущество на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.

6.3. Регистрация исходящих документов

6.3.1. Исходящие письма, подписанные руководителем Росимущество и его заместителями, регистрируются в отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется в секретариатах соответствующих подразделений.

6.3.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационно-контрольную карточку документа в ПК "Делопроизводство и документооборот" после их подписания.

При регистрации исходящих документов вводятся следующие реквизиты:

исходящий номер и дата регистрации;

основания - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

должность и фамилия должностного лица, которому направляется документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон;

структурное подразделение-исполнитель;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

6.3.3. При регистрации исходящих документов, подписанных руководителем Росимущества и его заместителями, используются начальные буквы имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ, код структурного подразделения-исполнителя и порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов.

Например: ИП-04/2341, где:

"ИП" означают начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Илья Петров),

04 - код структурного подразделения,

2341 - порядковый номер исходящего документа.

6.3.4. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений, осуществляется с использованием кода (индекса) структурного подразделения-исполнителя и порядкового регистрационного номера документа.

Например: 08/673, где:

08 - код структурного подразделения,

673 - порядковый номер исходящего документа в данном структурном подразделении.

6.4. Регистрация организационных и распорядительных документов

6.4.1. Регистрация распорядительных документов ведется порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года.

В конце года информация о зарегистрированных распорядительных документах из базы данных переносится на бумажный носитель и оформленные соответствующим образом учетные и регистрационные формы (с итоговой записью) передаются вместе с подлинниками документов в архив.

При регистрации приказов и распоряжений в РКФ вводятся следующие реквизиты:

исходящий номер и дата регистрации;

основания - указываются номера и даты документов, послуживших основанием для издания распорядительного документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон;

структурное подразделение-исполнитель;

отметка о внесении изменений ранее изданного документа или его отмене;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел;

срок исполнения;

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа.

6.4.2. В отделе отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения регистрируются (в ПК "Делопроизводство и документооборот"):

приказы по основной деятельности - порядковыми номерами;

приказы о назначении руководителей ФГУП - в общем массиве с приказами по основной деятельности;

распоряжения по основной деятельности порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса "р";

передаточные распоряжения на передачу ценных бумаг (акций) - с добавлением буквенного индекса "пр".

6.4.3. В Отделе кадров регистрируются (в журнале или в электронном виде):

приказы по личному составу Росимущества - о приеме, переводе, премировании и других видах поощрения, надбавках к окладу, присвоении званий (чинов), аттестации, изменении фамилии, предоставлении частично оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до 3 лет, направлении на учебу, увольнении работников - с буквенным индексом "к";

приказы о предоставлении очередных, учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы - с буквенным индексом "от";

распоряжения о командировках работников Росимущества в пределах Российской Федерации - с буквенным индексом "кр";

распоряжения о загранкомандировках работников Росимущества - с буквенным индексом "крз";

положения об отделах внутри управлений и должностные регламенты работников Росимущества - порядковыми номерами в соответствующей группе документов.

6.5. Особенности регистрации совместных документов, договоров (соглашений, контрактов)

6.5.1. Регистрационный номер документов, создаваемых совместно с другими организациями, в том числе договоров (соглашений, контрактов), как правило, состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов. Договоры имеют единую дату, соответствующую наиболее поздней дате подписания.

6.5.2. Договоры, соглашения, заключенные от имени Росимущества, регистрируются в Управлении организационного и документационного обеспечения в электронной базе ПК "Делопроизводство и документооборот" в общем массиве данной группы документов независимо от содержания, за исключением указанных в п. 6.5.3.

При этом регистрационный номер со стороны Росимущества оформляется следующим образом: 01-06/228, где:

01 - индекс руководства Росимущества (руководитель Росимущества или заместитель руководителя Росимущества, подписавший договор),

06 - индекс подразделения, подготовившего документ,

228 - порядковый номер документа в пределах своей группы.

6.5.3. В целях обеспечения защиты информации по продаже федерального имущества, ограничения круга лиц, владеющих данной информацией, соответствующие управления самостоятельно осуществляют регистрацию договоров о задатке для участия в аукционах в специальных журналах регистрации, листы которых нумеруются и прошиваются.

При этом регистрационный номер договора состоит из буквенного индекса "ДЗ", индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в пределах своей группы и, при необходимости, указания на год заключения договора,

Например: ДЗ-12/123-2009, где

"ДЗ" - указание вида документа - договор о задатке,

12 - код структурного подразделения-исполнителя,

123 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов,

2009 - год заключения договора (может не использоваться).

Журналы регистрации передаются на архивное хранение вместе с комплексными делами по продаже федерального имущества, сформированными по объектам продажи, за прошедший календарный год.

6.5.4. Самостоятельный регистрационный массив составляют договоры, государственные контракты и дополнительные соглашения к ним, заключенные в соответствии с требованиями Федерального закона от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", которые регистрируются в отделе ведения реестра и контроля государственных заказов Управления материально-технического обеспечения и государственного заказа.

При этом регистрационный номер договора состоит из буквенного индекса "Д", указания на год заключения договора, индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в пределах своей группы.

Например: Д09-7/231, где

"Д" - указание вида документа - договор,

09 - год заключения договора (2009),

7 - код структурного подразделения-исполнителя,

231 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов.

При регистрации контрактов вместо индекса "Д" используется буквенный индекс "К" и регистрационный номер оформляется следующим образом: N К09-12/287, где

"К" - указание вида документа - контракт,

09 - год заключения контракта (2009),

12 - код структурного подразделения-исполнителя,

287 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов.

Регистрационный номер дополнительных соглашений к контрактам (договорам) состоит из номера соответствующего контракта (договора) с добавлением через косую черту сокращения "доп." и порядкового номера дополнительного соглашения:

N К09-12/287/доп. 2

6.6. Регистрация внутренних документов

6.6.1. Поручения руководителя Росимущества, его заместителей, докладные записки на имя руководителя Росимущества и его заместителей учитываются в отделе приема и учета входящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения и нумеруются порядковыми номерами в данной группе документов в пределах календарного года с буквенным индексом "у".

6.6.2. Протоколы совещаний у руководства Росимущества, заседаний комиссий и другие регистрируются раздельно порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года (см. п. 3.8.7). Протоколы совещаний у руководства Росимущества регистрируются в отделе отправки исходящей корреспонденции.

6.6.3. Внутренние документы: справки, докладные записки (на имя руководителя подразделения), служебные записки и другие - регистрируются ответственными за делопроизводство по месту их создания в структурных подразделениях в общем массиве в журнальной форме или в ПК "Делопроизводство и документооборот".

Регистрационный номер состоит из индекса подразделения (возможно, с указанием на индекс внутреннего отдела), подготовившего документ, порядкового номера документа в данной группе и может быть дополнен номером дела по номенклатуре и буквенными индексами "сл".

Например: 10-3/234-13, где

10-3 или 10 - индекс подразделения,

234 - порядковый номер документа,

13 - номер дела.

6.6.4. Докладные записки на имя руководителя Росимущества, подготовленные от имени его заместителей, служебные записки, служащие для обмена информацией между заместителями руководителя Росимущества, регистрируются в секретариатах соответствующих заместителей руководителя, где визовые экземпляры указанных документов формируются в дела согласно номенклатуре дел отдела организации работы секретариатов Управления организационного и документационного обеспечения.

Исходящий регистрационный номер документов при этом состоит из буквенного индекса, соответствующего инициалам заместителя руководителя Росимущества, индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера в массиве данной группы документов, зарегистрированных в данном секретариате.

Например: ЮМ/234, где

"ЮМ" означают начальные буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росимущества (Юрий Медведев),

234 - порядковый номер исходящего документа.

6.7. Построение информационно-поисковых систем по документам

Информацию об исполнении документа, его местонахождении можно получить из данных, занесенных в регистрационные карточки.

Для обеспечения эффективного использования информации на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных создаются традиционные карточные или автоматизированные поисковые системы по документам. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Росимущества.

При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые данные к ним (регистрационные блоки раздельно по основным категориям документов). При этом информация по распорядительным документам переносится на бумажный носитель и заверяется.

VII. Контроль исполнения документов

 

7.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Росимуществе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 21 февраля 2008 г. N 112 и от 07 ноября 2008 N 814), Регламентом Минэкономразвития России и Регламентом Росимущества.

7.2. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, проверку прохождения и своевременного доведения документа до исполнителя, напоминание, предварительную проверку в режиме упреждающего контроля, снятие документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, подготовку необходимых материалов с целью определения коэффициента исполнительской дисциплины, информирование руководителей в целях принятия достаточных мер для своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, и о результатах их исполнения.

7.3. Контролю подлежат зарегистрированные в Росимуществе документы, требующие исполнения, в соответствии с утверждаемым руководителем Росимущества перечнем.

7.4. Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения контрольных документов возлагается на заместителей руководителя Росимущества и руководителей структурных подразделений.

Работники Росимущества, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение контрольных документов и поручений, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

7.5. В случаях если поручение дано нескольким исполнителям, ответственным (головным) исполнителем является лицо, указанное первым или обозначенное словом "созыв" или "отв.". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определение сроков представления предложений от соисполнителей, порядка подготовки и согласования итогового документа).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа (поручения).

7.6. Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми, установленными соответствующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, указаниями вышестоящих органов (приложение 24);

индивидуальными, установленными в тексте документа и (или) резолюции руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Правительства Российской Федерации и издаваемых в Росимуществе - от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - от даты их поступления в Росимущество.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

7.7. Приостанавливать или отменять исполнение документа имеет право вышестоящая организация или организация-автор документа.

Изменение срока исполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбы производится лицом или вышестоящим органом (организацией), установившим этот срок.

Сроки исполнения поручений с пометками "срочно" и "оперативно" не продлеваются.

По документам, изданным в Росимуществе, допускается продление срока исполнения должностным лицом, подписавшим документ или давшим поручение, по письменной просьбе руководителя подразделения Росимущества о продлении, направленной исполнителем не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока.

7.8. Переадресация (переметка) и передача контрольных документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое осуществляется через отдел приема, учета и отправки корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения (с сообщением об этом в отдел контроля и проверки исполнения) в соответствии с п. 5.3.20.

В этом случае ответственность за исполнение возлагается на должностное лицо, которому документ переадресован.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя руководителя или в структурное подразделение, если срок исполнения более 10 дней, и в течение 1 дня при сроке исполнения менее 10 дней.

Просроченные документы могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке (доклад о причинах несвоевременного исполнения руководителю Росимущества или заместителю руководителя Росимущества, давшему поручение, направление промежуточного ответа в адрес автора обращения (поручения).

7.9. Контроль за своевременным и полным исполнением документов, обеспечивает отдел контроля и проверки исполнения Управления организационного и документационного обеспечения на базе ПК "Делопроизводство и документооборот" в соответствии с Регламентом контроля исполнения документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

На документах проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" и дата исполнения.

Контроль исполнения документов, имеющих поручения руководителей структурных подразделений, осуществляют ответственные за делопроизводство в подразделениях Росимущества. При этом на документе ставится буквенный символ "К".

7.9. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручения (задания, запроса, обращения) по существу и сообщения результатов всем заинтересованным организациям (лицам) или другого письменного подтверждения исполнения.

Документ, поставленный на контроль в соответствии с поручениями руководства Росимущества, снимается с контроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения с контроля.

Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

7.10. Информация о ходе и результатах исполнения документов представляется в отдел контроля и проверки исполнения ответственными за делопроизводство в подразделениях или исполнителями и вносится в регистрационные карточки ПК "Делопроизводство и документооборот".

7.11. Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь необходимые визы, отметку об исполнении и направлении документа в дело (п. 2.3.22).

7.12. Отметка о снятии с контроля проставляется на обратной стороне в нижнем поле последнего листа документа-основания.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения), подтвержденного руководителем структурного подразделения-исполнителя.

VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

 

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Росимуществе осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Перечень сведений ограниченного распространения, порядок отнесения служебной информации к разряду информации ограниченного распространения и снятия грифа ограничения доступа к информации предусматриваются соответствующим распорядительным актом Росимущества.

8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с п. 2.3.20 настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Росимущества) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

8.4. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с п. 2.3.16 настоящей Инструкции, если приложение является открытым, т.е. не содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Если приложение содержит информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер, гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре. Каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, имеет самостоятельный гриф ограничения доступа и номер экземпляра (не относится к распорядительным документам). При наличии нескольких приложений они нумеруются.

В зависимости от того, названо ли оно в тексте документа и является ли оно открытым, приложение может быть оформлено следующим образом:

Приложение: N 16 для служебного пользования, экз. N 2 на 6 л.

или

Приложение: 1. Справка о реализации имущества, N 17 для служебного пользования, экз. NN 1, 2 на 9 л. каждый

2. Акт о списании .... на 3 л. в 2 экз.

Приложение к распорядительному документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения отдельно не учитывается, а составляет с ним единый документ и оформляется следующим образом:

 

 

Приложение N 2

к приказу Росимущества
от 10.11.2007 N 345 ДСП

8.5. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются с отметкой в учетных формах.

8.6. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, соответственно, отделом приема и учета входящей корреспонденции и отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

В связи с незначительным объемом документы с грифом "ДСП" учитываются совместно с другими несекретными документами. При этом при регистрации к входящему (исходящему) номеру документа добавляется отметка "ДСП".

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

8.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

8.8. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Росимущества, его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" работникам подразделений осуществляется под расписку с разрешения соответствующего руководителя.

8.9. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Управлением организационного и документационного обеспечения с обязательной отметкой в соответствующих учетно-регистрационных формах. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

8.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

8.11. Ознакомление работников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы работникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

8.12. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Управление организационного и документационного обеспечения и Отдел режима и секретного делопроизводства. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.13. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акт об утрате дел постоянного хранения после утверждения руководством Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) передается в архив для включения в дело фонда.

8.14. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью работника Управления организационного и документационного обеспечения, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

8.15. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

8.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год (в архиве - один раз в 5 лет), назначаемой распоряжением (приказом) Росимущества комиссией, в состав которой обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.

Результаты проверки оформляются актом.

8.17. В случае ликвидации Росимущества решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

IX. Организация документов в делопроизводстве

 

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу на архивное хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами Росимущества по делопроизводству и архивному делу.

Основными видами работ по обеспечению правильной организации документов в делопроизводстве, их сохранности и учету являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в подразделениях Росимущества, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности подразделений. При этом следует руководствоваться Положением о Росимуществе и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

9.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется до 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство в данном подразделении с привлечением специалистов подразделения, согласовывается с заместителем начальника Управления организационного и документационного обеспечения, координирующим работу отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ или начальником указанного отдела и подписывается руководителем соответствующего подразделения (приложение N 25).

Номенклатура готовится в двух экземплярах, один из которых передается в Управление организационного и документационного обеспечения для составления сводной номенклатуры дел Росимущества и контроля за правильным формированием дел в текущем делопроизводстве и передачей их на архивное хранение, а второй остается в подразделении.

Вновь созданное структурное подразделение обязано разработать проект номенклатуры дел подразделения и в месячный срок представить его на согласование в Управление организационного и документационного обеспечения.

Ответственность за разработку номенклатуры дел подразделения несет его руководитель.

9.1.3. Сводная номенклатура дел Росимущества составляется ежегодно Управлением организационного и документационного обеспечения при методической помощи Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) на основе номенклатур дел подразделений, визируется заместителем начальника Управления организационного и документационного обеспечения, координирующим работу отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ и начальником указанного отдела и подписывается начальником Управления организационного и документационного обеспечения (приложение N 26).

После согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росимущества и экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГА РФ, в который документы передаются на государственное хранение, сводная номенклатура дел утверждается руководителем Росимущества.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Росимущества получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.4. Сводная номенклатура дел печатается в 3 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ, второй используется в качестве рабочего, третий передается в ГА РФ.

9.1.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений функций и структуры Росимущества номенклатура дел составляется и согласовывается заново.

9.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Росимущества являются названия структурных подразделений (например: Управление приватизации, Финансовое управление). Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел Управления организационного и документационного обеспечения, содержащих документы вышестоящих органов и организационно-распорядительную документацию Росимущества, далее разделы следуют в соответствии с утвержденной структурой Росимущества.

Внутри разделов номенклатура дел может строиться по структуре или по предметно-вопросному принципу.

9.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, за исключением периодических изданий, справочников, бюллетеней.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

9.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 арабскими цифрами проставляется индекс дела, состоящий из установленного в Росимуществе индекса подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре подразделения. Например: 12-1-05, где 12-1 - индекс подразделения (управления и отдела внутри управления), 05 - порядковый номер дела по номенклатуре дел в пределах подразделения.

Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела. Рекомендуется применять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, которые решаются в течение ряда лет, - "переходящие", вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Основой для составления заголовков дел являются важнейшие участки деятельности структурного подразделения, его функции, отраженные в положении о подразделении.

Расположение заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления), организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения, положения, инструкции и другие), далее - дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем - переписка и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом. Например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - ежемесячные.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) или Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007), при отсутствии аналогичных документов в перечнях - согласованный с ЭПК ГА РФ срок хранения.

Отметка "ЭПК" ("ЭК"), проставленная в данной графе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть отобрана на постоянное хранение либо иметь практическое значение и указанный в графе срок временного хранения документов может быть при необходимости продлен.

Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется подразделением, в деятельности которого они используются, но не может быть менее года.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о местонахождении первых экземпляров документов, заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, о переходящих делах (например, "переходящее с 2008 г."), о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

9.1.9. Если в течение года в подразделении возникают новые документируемые участки работы и не предусмотренные ранее дела, по согласованию с Управлением организационного и документационного обеспечения, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Изменения в номенклатуре дел оформляются за подписью руководителя структурного подразделения и направляются в Управление организационного и документационного обеспечения.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения о количестве заведенных в прошедшем году дел (графа 3 номенклатуры дел) и сведения, содержащиеся в итоговой записи к номенклатуре дел, представляются в Управление организационного и документационного обеспечения в третьей декаде января текущего года.

9.2. Требования к составлению заголовков дел

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Росимущества или его структурного подразделения - автора документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут направлены документы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

указание на присутствие в деле копий документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие и исходящие письма" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

 

"Документы по инвентаризации имущества Федерального агентства по управлению государственным имуществом (инвентарные описи, сличительные ведомости, акты и другие)"

 

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

Например:

 

"Документы к протоколам заседаний экспертной комиссии Федерального агентства по управлению государственным имуществом"

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Например:

 

"Переписка с учреждениями Федерального архивного агентства по вопросам делопроизводства и архивного дела"

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

 

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности"

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

 

"Переписка с ТУ Росимущества по Московской области по вопросам приватизации федерального имущества"

 

В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название.

Например:

 

"Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации о ..."

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

 

"Переписка с ТУ Росимущества в Приморском крае (г. Владивосток) о реализации арестованного имущества"

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), характер и принадлежность (наименование организации или подразделения) документации.

Например:

 

"Бухгалтерский баланс Федерального агентства по управлению государственным имуществом за 2008 год"

 

Если в дело подшиваются отчеты по определенным формам, то в заголовке указывается название формы. Номер формы и условное обозначение указываются в скобках, как дополнение к заголовку.

Например:

 

"Годовой статистический отчет Федерального агентства по управлению государственным имуществом "Сведения о результатах приватизации" за 2008 год (Ф.3-приватизация)"

 

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.

10.3. Формирование дел

10.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях Росимущества. Исполненные документы в 15-дневный срок должны быть подшиты в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Хранение документов россыпью не допускается.

Ответственность за формирование дел возлагается на ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

10.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дела подшиваются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно (годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания от их проектов и т.д.);

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, комплексных, судебно-арбитражных дел, а также личных дел, которые формируются в течение работы данного лица в учреждении;

ксерокопии, факсо- и телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;

каждое дело по объему не должно превышать 250 листов (при толщине 3-4 см);

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Комплексные дела (по проведению аукционов, конкурсов, контролю за выполнением распоряжений, договоров и др.) формируются в порядке, определяемом Управлением организационного и документационного обеспечения совместно с подразделениями, в которых они образуются, и одобренном Центральной экспертной комиссией Росимущества.

Подлинники отправляемых документов могут быть помещены в дело только при наличии письменных пояснений исполнителя ("адресат выбыл" и т.д.).

9.3.3. Систематизация документов внутри дела осуществляется так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет наиболее ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

В текущем делопроизводстве допускается обратный хронологический порядок в расположении документов при формировании документов со сроком хранения до 10 лет. Такие дела в случае передачи на временное архивное хранение подлежат переформированию.

По хронологии в зависимости от вида документов формируются в дела копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с документами по их исполнению располагаются в деле по хронологии в порядке номеров поручений.

В том случае, если несколько документов исполнены одним документом, в делах обязательно оформляются взаимные ссылки.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы группируются в дела раздельно в соответствии с их видами и установленными сроками хранения: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы о командировках и другие.

Положения, инструкции, утвержденные приказами или распоряжениями Росимущества, группируются вместе с указанными распорядительными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы и документы к ним в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов в дела того года, на (за) который они составлены.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личные карточки, лицевые счета по заработной плате работников Росимущества формируются в дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Переписка группируется за период календарного года в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом), инициативные письма - в порядке исходящих номеров. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Росимущества и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

9.4. Оформление дел

9.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Оформление дел осуществляется, как правило, ответственными за делопроизводство в подразделениях либо исполнителями при методической помощи и под контролем Управления организационного и документационного обеспечения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Окончательное оформление дел (составление листа-заверителя и внутренней описи документов дел с управленческой документацией, подшивку дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки) проводится при формировании дел работниками специализированной организации либо работниками отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, без пересистематизации документов в деле, без нумерации листов дела и составления заверительной надписи.

9.4.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией сверху вниз в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом. Нельзя употреблять при нумерации чернила, цветные карандаши, шариковую ручку.

Сложенный лист большого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Не нумеруются чистые листы.

Лист с наглухо наклеенными документами или фотографиями нумеруется как один лист.

Подклеенные к листу одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.д.), а также приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и другие нумеруются.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв "а", "б" и т.д. Если не пронумеровано несколько рядом расположенных листов, то буквы прибавляются соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые номера.

9.4.3. После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе (приложение N 27), располагаемом в конце дела, составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, отмечаются все случаи нарушения валовой нумерации листов дела (наличие пропущенных или литерных номеров), оговариваются особенности отдельных документов (номера листов с наклеенными документами, фотографиями, номера крупноформатных листов, листов с оборотным расположением текста, конвертов с вложениями и номера вложенных в них листов, чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

В журналах и книгах учета (регистрации) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

9.4.4. Для учета документов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на отдельном листе по установленной форме составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 28).

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В итоговой записи к внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Если дело уже переплетено (прошито), то внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

9.4.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и их реквизитов. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела, превышающие 200-250 листов (3-4 см), делятся на тома (части).

Дела могут быть расшиты только в исключительных случаях.

9.4.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 29) и имеет следующие реквизиты:

полное наименование Агентства в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (в скобках после полного наименования);

наименование подразделения на момент завершения дела - в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - по номенклатуре дел;

заголовок дела - из номенклатуры дел;

дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Датой приложения к документу, сформированному в отдельный том, является дата основного документа. Следует учесть, что отчеты с нарастающим итогом за IV квартал на 1 января следующего года являются годовыми. Личные дела датируются по датам подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело; датами журналов являются даты самой ранней и самой поздней записи в журнале; на обложке дела временного хранения (до 10 лет) можно указывать только месяц и год;

количество листов в деле - в соответствии с заверительной надписью;

срок хранения дела - переносится из соответствующей номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Российской Федерации), кодов этого архива и Росимущества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, согласованных ЭПК ГА РФ (до этого проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел, в том числе в заголовок, при необходимости вносятся изменения и уточнения (номера приказов, протоколов). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

9.5. Организация оперативного хранения документов

9.5.1. С момента заведения дела хранятся в подразделениях по месту их формирования. Законченные делопроизводством документы со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в подразделениях. По истечении установленного срока хранения в структурном подразделении они подлежат уничтожению по акту (приложение N 30).

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения остаются в течение двух лет в подразделениях для оперативной и справочной работы, после чего в установленном порядке передаются в архив Росимущества.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

До передачи документов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделении, ответственность за их сохранность несут исполнители или те работники, которым эти документы переданы.

В целях ускорения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и дата (год). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.5.2. Выдача дел другим подразделениям для работы производится под расписку с разрешения руководителя структурного подразделения.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 31). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Росимущества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и документа, фиксирующего причину выдачи подлинника.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Не завершенные делопроизводством дела могут быть переданы структурному подразделению - правопреемнику по акту приема-передачи (приложение N 23), второй экземпляр которого передается в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

XI. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в архив, уничтожение документов

 

Документы Росимущества являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы ценности по истечении 15 лет архивного хранения документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу Росимущества, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в ГА РФ осуществляет отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения (далее - архив).

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росимущества предусматривает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению.

11.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росимуществе создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), функции, права и порядок работы которой определяются утвержденным положением, согласованным с Росархивом.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства осуществляется ежегодно (при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив) ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росимущества путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение или уничтожение только на основании заголовков дел без проверки имеющихся в них документов.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию лишние экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Росимущества.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу"

11.2. Составление описей дел

11.2.1. Опись дела - учетно-справочный документ, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия состава и содержания, обеспечения оперативного поиска.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; временного (10 и свыше 10 лет) хранения; по личному составу. Отдельные описи могут составляться также на личные дела, категории однородных дел (приватизационные дела, отчеты об определении рыночной стоимости пакетов акций акционерных обществ и другие).

В каждом структурном подразделении ежегодно по установленной форме составляются описи дел, по которым документы сдаются в архив (приложение N 32).

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

11.2.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией;

порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Росимущества;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если оно состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

Заголовки дел, включаемые в опись, должны соответствовать номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения. Следует иметь в виду, что в заголовках указываются полные названия акционерных обществ, а не аббревиатуры (сокращенные наименования указываются в скобках); названия месяцев пишутся словами, а не цифрами; слова произвольно не сокращаются (используются только общепринятые сокращения: г., обл., и т.д., и т.п.); повторяющиеся даты, сроки хранения и статьи по перечню пишутся полностью, а не словами "То же".

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

11.2.3. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления организационного и документационного обеспечения и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ и лица, передавшего дела.

Один экземпляр описи на бумажном носителе (и в электронном виде) передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

11.2.4. На основе описей дел структурных подразделений отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения (либо специализированная организация под его контролем) под методическим руководством ГА РФ готовит годовой раздел сводной описи дел Росимущества, по которой дела будут переданы на постоянное хранение в ГА РФ, а также описи дел долговременного хранения и дел по личному составу.

К годовым разделам сводной описи дел и к законченной описи дел составляются предисловие, а также, при необходимости, оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

11.2.5. Порядок составления описи, нумерации заголовков дел, составления итоговой записи к годовому разделу описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 11.2.2 настоящей Инструкции.

11.3. Передача документов в архив

11.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (10 лет и выше) срока хранения хранятся по месту их формирования до сдачи в архив Росимущества.

Дела с исполненными документами постоянного, временного (10 и свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив по описям дел не позднее истечения двухлетнего срока их завершения в делопроизводстве, хранения и использования в подразделении.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях вопрос о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5-10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, решается начальником Управления организационного и документационного обеспечения, исходя из наличия свободных архивных площадей.

11.3.2. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив работником отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с отметкой о наличии дел в описи против каждого дела, включенного в нее.

В случае отсутствия дел или документов составляется акт о недостаче, который подписывается начальником подразделения и сдается вместе с описью.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.3.3. В случае ликвидации или реорганизации Росимущества в обязанность ликвидационной комиссии, в состав которой обязательно включается представитель ГА РФ и Росархива, входит организация подготовки и передачи в ГА РФ дел постоянного хранения, а также передача не завершенных делопроизводством дел и документов по личному составу правопреемнику Росимущества, а в случае его отсутствия - организация подготовки и передачи дел по личному составу на хранение в ГА РФ.

11.4. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

11.4.1. Отбор документов за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится по результатам экспертизы ценности документов после составления и утверждения сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Росимущества как правило одновременно.

11.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (приложение N 30), если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2011 года.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Росимущества, с указанием названия каждого структурного подразделения перед группой заголовков дел этого подразделения. При этом акт визируется начальниками тех структурных подразделений, чьи документы в него включены.

Акты о выделении документов к уничтожению имеют валовую нумерацию в пределах календарного года, которая присваивается отделом архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

Однородные дела за разные годы включаются в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется краткое содержание документов, затем указывается индекс дела, из которого они изъяты, и примерное количество листов.

Проекты актов о выделении дел к уничтожению составляется в двух экземплярах ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при участии ведущих работников данных подразделений и методической помощи отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения, визируются начальниками подразделений и передаются в отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ для составления сводного проекта акта и последующего рассмотрения на заседании ЦЭК Росимущества.

11.4.3. Согласованные ЦЭК Росимущества акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Росимущества или его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей) после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ описей дел постоянного хранения за тот же период. Один экземпляр акта остается в архиве, второй передается в подразделение, документы которого отобраны к уничтожению. После этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в установленном порядке.

Дела, включенные в акты на уничтожение, увязываются в связки и передаются на переработку (утилизацию).

Уничтожение документов без оформления соответствующих актов не допускается.

XII. Использование архивных документов

 

Использование архивных документов производится только с разрешения руководства Росимущества или начальника Управления организационного и документационного обеспечения в форме исполнения тематических запросов и запросов социально-правового характера, а также предоставления документов и их копий для работы работникам подразделений Росимущества.

 

СОГЛАСОВАНО

 

Руководитель Федерального
архивного агентства

В.П. Козлов

 

______________________________

*(1) Порядок работы с бухгалтерскими документами регламентируется законодательством и другими нормативно-методическими документами по бухгалтерскому учету.

Порядок работы с обращениями граждан определен приказом Росимущества от 22.12.2008 N 428 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом"

*(2) Пт - единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала

*(3) указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти

*(4) Первые шесть реквизитов при угловом расположении реквизитов печатаются от границы левого поля, а при продольном расположении - центрованным способом и отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом"


Инструкция, утвержденная настоящим приказом, вводится в действие с 1 июля 2009 г.


Текст приказа официально опубликован не был