Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации

Приложение

 

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации
(утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2011 г. N 2917)

С изменениями и дополнениями от:

12 апреля, 20 сентября 2012 г., 12 февраля 2014 г., 2 сентября 2015 г., 10 февраля 2016 г.

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Минобрнауки России) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Минобрнауки России документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минобрнауки России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Минобрнауки России, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. N 2233.

1.6. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 1.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, применения современных информационных технологий и технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется Департаментом государственной службы, кадров и управления делами.

Совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами осуществляется Департаментом управления программами и конкурсных процедур.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Минобрнауки России возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется их работниками в соответствии с должностными регламентами, утверждаемыми руководителями структурных подразделений.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 1.9 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.9. При переходе на другую работу работников, отвечающих в структурных подразделениях Минобрнауки России за ведение делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений. Копии актов направляются в Департамент государственной службы, кадров и управления делами и в отдел архива Правового департамента.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 1.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.10. Работники структурных подразделений Минобрнауки России несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник структурного подразделения Минобрнауки России обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Минобрнауки России. Руководителем структурного подразделения Минобрнауки России назначается служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщается в Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Департаментом государственной службы, кадров и управления делами организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Минобрнауки России. О результатах проверок докладывается руководству Минобрнауки России.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник структурного подразделения Минобрнауки России обязан передать через работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурном подразделении Минобрнауки России, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России.

1.12. Работать с документами, поступившими в Минобрнауки России, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.13. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Минобрнауки России или руководителя соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России.

Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями Минобрнауки России, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по письменному разрешению руководства Минобрнауки России.

1.14. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минобрнауки России после их согласования с Федеральным архивным агентством.

 

II. Основные понятия

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их доработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других его структурных подразделениях;

СЭД - система электронного документооборота;

СЭДКП - открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений. СЭДКП представляет собой модульную взаимосвязанную многоуровневую территориально распределенную систему потоковой обработки различного рода документов, действующую в сегментах СЭД и способную обеспечить полный жизненный цикл различного рода документов. Система включает в себя следующие функции: регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, писем и обращений граждан, наложение указаний по исполнению документа, формирование заданий в соответствии с поручениями руководителей и указаниями по исполнению документа, формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота.

 

III. Документооборот Минобрнауки России

 

3.1. Организация документооборота

 

3.1.1. Движение документов в Минобрнауки России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минобрнауки России, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.

3.1.3. В документообороте Минобрнауки России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 3.1.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.4. В Минобрнауки России доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электрической связи, системы электронного взаимодействия (далее - СЭВ) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

3.1.5. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатных изданий.

3.1.6. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов из органов (в органы) государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, из органов (в органы) исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

3.1.7. По каналам электрической связи осуществляется получение и отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 3.1.8 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.8. Доставка документов средствами почтовой связи из Минобрнауки России в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (далее - Рособрнадзор) и Федеральное агентство по делам молодежи (далее - Росмолодежь) и обратно осуществляется их работниками по установленному графику.

3.1.9. Доставка документов средствами почтовой связи в структурные подразделения Минобрнауки России, размещаемые по адресу: Москва, Люсиновская ул., д. 51, и обратно осуществляется разъездными машинами Минобрнауки России по установленному графику.

3.1.10. Доставка документов средствами фельдъегерской связи в Минобрнауки России и обратно осуществляется разъездными машинами Минобрнауки России по установленному графику.

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Минобрнауки России корреспонденции осуществляется работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 3.2.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.2. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования поступающих документов, их доставки, целостность упаковки и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: один акт остается в административно-договорном отделе, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.3. Документы, адресованные Министру образования и науки Российской Федерации, заместителям Министра (только из органов государственной власти Российской Федерации, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции, запросы из правоохранительных органов), а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Минобрнауки России направляются на предварительное рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами с целью определения поступивших документов на подлежащих регистрации со сканированием, подлежащих регистрации без сканирования и не подлежащих регистрации.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 3.2.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему работнику Минобрнауки России без его вскрытия.

Документы, адресованные заместителям Министра и структурным подразделениям Минобрнауки России (за исключением документов из органов государственной власти Российской Федерации, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции, запросов из правоохранительных органов), направляются непосредственно в соответствующие секретариаты заместителей Министра и структурных подразделений Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 пункт 3.2.5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.5. Обращения граждан и организаций, поступающие в адрес Минобрнауки России, направляются в отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.6. Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно" и другими незамедлительно передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, секретариат соответствующего заместителя Министра или структурного подразделения Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.7. Поступившие в адрес Минобрнауки России телеграммы принимаются работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами под расписку с проставлением даты и времени приема и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.8. Поступившие в адрес Минобрнауки России факсограммы принимаются работниками административно-договорного отдела Департамента государственной службы, кадров и управления делами с проставлением даты приема и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Факсограммы на иностранных языках принимаются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается и направляется в Департамент международного сотрудничества для перевода текста и дальнейшего направления в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для регистрации.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.9 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.9. Поступившие в адрес Минобрнауки России телефонограммы принимаются устно по каналам телефонной связи, информация записывается (печатается) административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами и передается на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.10. Поступившие в адрес Минобрнауки России электронные письма (сообщения) на электронную почту Минобрнауки России (электронный адрес: info@mon.gov.ru) принимаются административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами и передаются на рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью (далее - ЭП).

Судебные документы поступают в Минобрнауки России на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Они регистрируются, сканируются (за исключением документов, указанных в приложении N 2 к настоящей Инструкции) и размещаются в СЭДКП.

Оригинал документа на бумажном носителе направляется в структурное подразделение Минобрнауки России, которое является по росписи указания головным исполнителем, после исполнения документ подшивается указанным структурным подразделением Минобрнауки России в дело.

Порядок работы с электронными документами определен в разделе IX настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.2.11 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.11. Прием и регистрация входящих электронных документов и электронных образов документов, поступивших по СЭВ и МЭДО, осуществляется:

направляемых в адрес Министра образования и науки Российской Федерации или Минобрнауки России - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

направляемых в адрес заместителей Министра - работниками секретариата соответствующего заместителя Министра;

направляемых в адрес руководителей структурных подразделений Минобрнауки России - секретарем соответствующего структурного подразделения.

Порядок регистрации документов в СЭДКП, поступивших по СЭВ и МЭДО, регламентируется соответствующими инструкциями, определяемыми директором Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Распорядительные документы, полученные по МЭДО из Правительства Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, передаются отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами в электронном виде в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами на предварительное рассмотрение с целью распределения их на требующие обязательного рассмотрения руководством и структурными подразделениями Минобрнауки России и не требующие рассмотрения в Минобрнауки России. После рассмотрения документы возвращаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для их регистрации и распечатывания.

3.3. Регистрация входящих документов и подготовка проектов указаний по их исполнению

 

3.3.1. Документы, поступившие в Минобрнауки России в рабочее время, регистрируются и сканируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы регистрируются один раз.

Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно" и другими регистрируются незамедлительно.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

Перечень документов, подлежащих регистрации в системе электронного документооборота и контроля исполнения поручений без сканирования, приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 3.3.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.3. Регистрационные номера входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

На входящем документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы регистрационный штамп, с указанием сокращенного наименования Минобрнауки России, даты регистрации, регистрационного номера и количества листов в документе.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.4. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес:

Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации - регистрируется отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра - регистрируется в соответствующих секретариатах заместителей Министра, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей инструкции, и запросов из правоохранительных органов;

структурных подразделений Минобрнауки России - регистрируется в секретариатах этих структурных подразделений, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции и запросов из правоохранительных органов.

Входящие документы из органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции, независимо в чей адрес они поступили, регистрируются отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

При поступлении в Минобрнауки России запроса из правоохранительных органов (Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее - МВД России), Федеральной службы безопасности Российской Федерации (далее - ФСБ России), прокуратуры и следственных органов), независимо от того, кому он адресован, документ регистрируется отделом делопроизводства Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамент государственной службы, кадров и управления делами готовится проект указаний по исполнению в адрес ответственного структурного подразделения Минобрнауки России, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит противодействие коррупционным и иным правонарушениям, и, при необходимости, Департамента государственной службы, кадров и управления делами и Правового департамента.

Запрос, поступивший в Минобрнауки России по факсу, регистрируется, а срок его исполнения и подготовка ответа осуществляется со дня поступления подлинника на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 3.3.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.5. Запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа, награждении и по другим вопросам социально-правового характера регистрируются в Правовом департаменте.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 пункт 3.3.6 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.6. Поступающие в Минобрнауки России обращения граждан и организаций в трехдневный срок с момента их поступления регистрируются, сканируются отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами в СЭДКП и подлежат рассмотрению в сроки, установленные Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Обращения граждан и организаций, содержащие сведения о коррупции или правонарушениях, совершенных работниками структурных подразделений Минобрнауки России или руководителями подведомственных Минобрнауки России организаций, рассматриваются отделом по профилактике коррупционных и иных правонарушений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.7. Зарегистрированные документы, поступившие на имя Министра образования и науки Российской Федерации, а также в адрес Минобрнауки России без указания конкретного должностного лица, передаются в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами, где они подготавливаются для доклада руководству с проектом указания по исполнению в электронном виде, и для постановки документов на контроль и установления в необходимых случаях контрольного срока исполнения - в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Административного департамента.

3.3.8. После регистрации входящий документ проходит этапы подготовки, утверждения указания по исполнению, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.9 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.9. Подготовку проектов указаний по исполнению документов, поступающих в адрес:

Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации, а также из органов государственной власти, указанных в приложении N 3 к настоящей Инструкции и запросов из правоохранительных органов, - осуществляют работники отдела подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра - осуществляют работники соответствующих секретариатов заместителей Министра;

структурных подразделений Минобрнауки России - осуществляют в соответствующих секретариатах структурных подразделений.

Подготовку проектов указаний по исполнению писем и обращений граждан и организаций осуществляют работники отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 3.3.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.10. Указания Министра образования и науки Российской Федерации, заместителей Министра по исполнению документа, как правило, содержат следующие реквизиты:

фамилия и инициалы должностного лица Минобрнауки России, Рособрнадзора или Росмолодежи;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись;

дату.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании по исполнению указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора указания по исполнению и дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено указанием по исполнению. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению соисполнителям.

3.3.11. Зарегистрированные документы в адрес заместителей Министра поступают в соответствующие секретариаты в электронном виде для доклада руководству Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.12 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.12. Все документы, поступающие в адрес Минобрнауки России, после регистрации и утверждения указаний по исполнению направляются в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или в Рособрнадзор по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

Передача документов между структурными подразделениями Минобрнауки России осуществляется через Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Передача документов внутри структурного подразделения Минобрнауки России осуществляется через секретариат подразделения с соответствующей отметкой в поле "Журнал передачи" электронной регистрационной карточки документа.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.13 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.13. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа (до внедрения электронного документооборота в полном объеме) направляется руководителю структурного подразделения Минобрнауки России - ответственному исполнителю. Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями Минобрнауки России и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов. Копии документов изготавливают по:

указанию по исполнению, отданных Министром образования и науки Российской Федерации или заместителем Министра, исполняющего обязанности Министра, - отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

указанию по исполнению, отданных заместителем Министра, - секретариат заместителя Министра;

указанию по исполнению, отданных руководителем структурного подразделения Минобрнауки России, - секретариат структурного подразделения.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.14 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.14. Указания по исполнению документов (письма и обращения граждан и организаций, ответы, отчетные материалы из федеральных органов исполнительной власти, подведомственных и других организаций на запросы структурных подразделений Минобрнауки России, документы, решение которых находятся в компетенции Росмолодежи и Рособрнадзора, и другие документы информационного характера), поступивших в адрес Минобрнауки России, Министра образования и науки Российской Федерации, рассматривает и утверждает руководство Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Указания по исполнению документов содержат фамилию и инициалы должностного лица Минобрнауки России, Росмолодежи и Рособрнадзора. После утверждения указаний по исполнению указанные документы направляются в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или Рособрнадзор для их рассмотрения, использования в работе или ответа авторам обращений.

Не допускается структурным подразделениям Минобрнауки России, за исключением Департамента государственной службы, кадров и управления делами, отдавать указания по исполнению документов в адрес руководства Росмолодежи и Рособрнадзора. Руководители структурных подразделений Минобрнауки России могут обращаться с запросом только в адрес Росмолодежи или Рособрнадзора, а также в структурные подразделения Росмолодежи и Рособрнадзора для выполнения своих полномочий.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.3.15 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.15. Возможные предложения по корректировке (уточнению) указаний по исполнению (состав исполнителей, содержание поручения) могут представляться руководителями структурных подразделений Минобрнауки России, Росмолодежи на имя руководителя, давшего поручение в срок, не превышающий трех дней с даты регистрации документа в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным - незамедлительно после ее подписания через работника Департамента государственной службы, кадров и управления делами, подготовившего проект указания по исполнению. В случаях, когда в указании по исполнению руководства имеются поручения, не входящие в полномочия структурного подразделения Минобрнауки России, Росмолодежи или Рособрнадзора, руководитель структурного подразделения Минобрнауки России, Росмолодежи или руководитель Рособрнадзора в течение двух дней направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Минобрнауки России, Росмолодежи или Рособрнадзора, в чьи полномочия входит рассмотрение поручения, в адрес руководства Минобрнауки России по изменению указаний по исполнению через Департамент государственной службы, кадров и управления делами. В случае внесения предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению (в том числе по обращениям граждан), данное изменение фиксируется в отделе подготовки документов и контроля исполнения поручений и в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Образцы оформления указаний по исполнению приведены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

3.4. Работа исполнителей с документами

 

3.4.1. Руководители структурных подразделений Минобрнауки России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

3.4.2. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Минобрнауки России выделяют документы, требующие срочного исполнения.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.4.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.3. Если в указании по исполнению Министра образования и науки Российской Федерации или заместителя Министра первым пунктом указаны Росмолодежь и Рособрнадзор, а исполненный документ должен быть внесен в Правительство Российской Федерации или другие федеральные органы исполнительной власти, то вторым пунктом указания по исполнению, как правило, указывается соответствующее структурное подразделение Минобрнауки России. При этом подготовку документа и согласование с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляет ответственный исполнитель, указанный в первом пункте указания по исполнению, который направляет подготовленные и согласованные документы в структурное подразделение Минобрнауки России в электронном виде и (или) на бумажном носителе. При необходимости, вместе с электронным документом направляется и его бумажный вид. Структурное подразделение Минобрнауки России, указанное вторым пунктом указания по исполнению, представляет Министру образования и науки Российской Федерации (заместителю Министра) для подписания документ за 3 рабочих дня до контрольного срока через Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 3.4.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.4. Если в указании по исполнению Министра образования и науки Российской Федерации или заместителя Министра первым пунктом указано структурное подразделение Минобрнауки России (вопросы реализации правоустанавливающих функций), а соисполнителем - Росмолодежь или Рособрнадзор, то процесс согласования документа с другими федеральными органами исполнительной власти и представление Министру образования и науки Российской Федерации (заместителю Министра) документа для подписания осуществляет ответственное структурное подразделение Минобрнауки России. Соисполнитель представляет структурному подразделению - исполнителю предложения в электронном виде, подписанные руководителем (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 3.4.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.5. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Минобрнауки России, руководитель Росмолодежи или руководитель Рособрнадзора, являющихся ответственным за выполнение поручений, в соответствии с указанием по исполнению руководства Минобрнауки России.

По поручениям (указаниям) Президента Российской Федерации, сроки исполнения которых не определены, решения о первичном сроке представления доклада на имя Главы государства принимаются в Администрации Президента Российской Федерации в установленном порядке по письменным предложениям должностных лиц, которым даны поручения (указания), представляемым в течение 15 дней со дня их подписания. В случае отсутствия таких предложений поручения (указания) исполняются в месячный срок.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.4.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.6. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Минобрнауки России документ визируется исполнителем поручения (указания), руководством структурного подразделения Минобрнауки России, руководством Росмолодежи или руководством Рособрнадзора, ответственных за выполнение поручения (указания), руководством структурных подразделений-соисполнителей поручения (указания), а также в соответствии с Перечнем должностных лиц, уполномоченных проводить правовую экспертизу (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативно-правового акта), курирующего заместителя Министра, работника отдела подготовки документов и контроля исполнения поручений (редактора) Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Редактор вносит правки в документ непосредственно перед подписью только при наличии всех необходимых виз. До представления документа на редактирование в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами специалист отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами проверяет наличие виз, "основание" служебного документа, количество страниц в приложениях, а также подпись должностного лица. Документы на редактирование представляются в соответствии с перечнем документов, редактирование которых осуществляет Департамент государственной службы, кадров и управления делами (приложение N 5 к настоящей Инструкции). Не представляются на редактирование служебные письма и другие документы за подписью заместителей Министра (кроме случаев, если заместитель Министра исполняет обязанности Министра), приказы об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, а также приказы по личному составу и награждению.

Подписание документа у Министра образования и науки Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности, осуществляется через отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 3.4.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Минобрнауки России, то ответственное за выполнение поручения структурное подразделение Минобрнауки России, Росмолодежь или Рособрнадзор, обязаны получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения (на уровне не ниже заместителей Министра) в виде письма в бумажном виде в адрес Минобрнауки России, или визы на визовом экземпляре документа (визы на оригинале нормативного правового акта), или письма в электронном виде, переданного по каналам МЭДО и заверенные электронной подписью.

3.4.8. Доклады в Правительство Российской Федерации, на имя Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей вносятся в Правительство Российской Федерации Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с пунктом 53 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации).

3.4.9. Документы в Аппарат Правительства Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителям субъектов Российской Федерации вносятся заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.4.10. Документы, поступившие из структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации непосредственно руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, рассматриваются ими и вносятся в указанные структурные подразделения органов государственной власти.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.4.11 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.11. Все документы, подготовленные с нарушением положений настоящей Инструкции, Департаментом государственной службы, кадров и управления делами возвращаются ответственным исполнителям на доработку.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 раздел 3.4 дополнен пунктом 3.4.12

3.4.12. Директор Департамента государственной службы, кадров и управления делами, его заместитель, начальник отдела, курирующий вопросы работы по обращениям граждан и организаций, в зависимости от содержания письменного обращения:

в трехдневный срок со дня поступления обращения направляет его с проектом резолюции руководству Минобрнауки России;

в трехдневный срок со дня регистрации обращения направляет его соответствующим руководителям структурных подразделений Минобрнауки России для рассмотрения и подготовки ответа авторам обращений;

в семидневный срок со дня регистрации обращения направляет его в Росмолодежь или Рособрнадзор, либо в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, для рассмотрения и подготовки ответа с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации, за исключением случая, когда текст обращения не поддается прочтению.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким структурным подразделениям Министерства, Рособрнадзору и Росмолодежи, головным исполнителем является структурное подразделение Министерства, указанное в поручении первым. Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соисполнителей, координация их работы по подготовке ответа гражданину или организации. Соисполнители в первой половине срока направляют свои предложения в пределах своей компетенции в адрес ответственного исполнителя.

Руководитель структурного подразделения Министерства, получившего поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.

Структурное подразделение Минобрнауки России, ответственное за рассмотрение обращения, может направлять запросы в другие структурные подразделения Минобрнауки России, отсутствующие в указании по исполнению, для подготовки содержательного ответа на поставленные в обращении вопросы в пределах их компетенции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 раздел 3.4 дополнен пунктом 3.4.13

3.4.13. Обращения граждан и организаций рассматриваются в течение 30 дней с даты их регистрации в Минобрнауки России. В случае направления запроса в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в другой государственный орган, организацию или иному должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлён заместителем Министра не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 раздел 3.4 дополнен пунктом 3.4.14

3.4.14. Структурное подразделение Минобрнауки России, ответственное за рассмотрение обращений граждан и организаций, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Ответы на обращения граждан и организаций подписываются руководством Минобрнауки России либо уполномоченными должностными лицами структурных подразделений Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 раздел 3.4 дополнен пунктом 3.4.15

3.4.15. Поручение о рассмотрении обращения гражданина или организации снимается с контроля после направления ответа гражданину или организации на его обращение.

Личная ответственность за рассмотрение обращений в установленные сроки и полноту ответов возлагается на руководство структурных подразделений Минобрнауки России, Росмолодежи и Рособрнадзора.

3.5. Правила оформления документов

 

Деятельность Минобрнауки России как федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав (пункт 1 приложения N 6 к настоящей Инструкции) определяется компетенцией Минобрнауки России, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Минобрнауки России, другими органами управления и организациями.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman.

Требования к оформлению некоторых общих реквизитов приведены в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

 

3.5.1. Бланки документов

 

3.5.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Минобрнауки России оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.5.1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.1.2. В Минобрнауки России применяются следующие бланки:

а) номерные:

номерной общий бланк письма Минобрнауки России (синего цвета);

номерной бланк письма должностного лица (Министра образования и науки Российской Федерации, первого заместителя Министра, заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра) (синего цвета);

б) без номера:

бланк структурного подразделения Минобрнауки России, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (черно-белого цвета); бланк приказа (черно-белого цвета);

бланк распоряжения (черно-белого цвета);

бланк протокола (черно-белого цвета);

бланк указания по исполнению (черно-белого цвета).

Образцы номерных бланков, применяемых в Минобрнауки России, приведены в приложении N 7 к настоящей Инструкции. Введение в обращение новых бланков осуществляется с разрешения заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента государственной службы, кадров и управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.5.1.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.1.3. Организация работы по изготовлению номерных бланков писем Минобрнауки России возлагается на отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Хранение, учет и выдача номерных бланков в секретариаты заместителей Министра и структурные подразделения Минобрнауки России, за исключением номерных бланков Министра образования и науки Российской Федерации, осуществляется административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции.

Хранение и учет номерных бланков Министра образования и науки Российской Федерации осуществляется отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции.

Номерные бланки писем нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка документа. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Номерные бланки писем выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях Минобрнауки России номерные бланки писем используются строго по назначению и хранятся в шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.

Передача номерных бланков писем другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков писем и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минобрнауки России.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России работники представляют отчет о расходовании номерных бланков писем (приложение N 8 к настоящей Инструкции) в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным.

Испорченные и невостребованные номерные бланки писем возвращаются в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами вместе с отчетом о расходовании номерных бланков писем (приложение N 8 к настоящей Инструкции) с последующим их уничтожением установленным порядком.

Контроль правильности расходования бланков документов осуществляет административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.5.1.4. Документы Минобрнауки России должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минобрнауки России, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Реквизиты документов оформляются в порядке согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

3.6. Регистрация и отправка исходящих документов

 

3.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания и отправляются не позднее следующего рабочего дня.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.2. Исходящая корреспонденция регистрируется за подписью:

Министра образования и науки Российской Федерации, лица, исполняющего его обязанности - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций - в соответствующих секретариатах заместителей Министра;

руководства структурных подразделений Минобрнауки России - в секретариатах этих структурных подразделений.

Исходящие документы с отметкой "Для служебного пользования" за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций регистрируются отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.6.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственным за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (проставляется с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.4. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью - административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

через фельдъегерскую связь - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

в электронном виде по СЭВ:

документов за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или замещающего его лица - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

документов за подписью заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Минобрнауки России - секретарем соответствующего структурного подразделения, работниками которого исполнялся документ;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или заместителя Министра, исполняющего его обязанности, а также в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

за подписью заместителей Министра в федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, подписавшего документ;

за подписью руководителей структурных подразделений Минобрнауки России в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, курирующего данное структурное подразделение.

Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, прошитые и заверенные печатью;

документов, содержащих приложения объемом более 200 листов.

При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

По системе МЭДО исходящие документы направляются в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти согласно перечню, указанному в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за его исполнение, для последующего его списания, формирования в дело и хранения в установленном порядке.

По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:

в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти - за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности;

в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - за подписью заместителей Министра и руководителя структурного подразделения Минобрнауки России.

Документы в адрес структурных подразделений органов государственной власти, подписанные руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для отправки фельдъегерской связью.

Право подписи документов, направляемых в органы государственной власти, предоставляется должностным лицам Минобрнауки России согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в подпункт 3.6.4.1 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.6.4.1. Работа с телеграммами.

Отправка телеграмм осуществляется общим отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках. Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Минобрнауки России и заверяются гербовой печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Образец правительственной телеграммы приводится в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в подпункт 3.6.4.2 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.6.4.2. Работа с факсограммами.

Факсограммы передаются административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами, секретариатами заместителей Министра и структурных подразделений Минобрнауки России.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минобрнауки России;

запрещается передавать тексты документов с отметкой "Для служебного пользования" и содержащих персональные данные гражданина;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется их руководством.

3.6.4.3. Работа с телефонограммами.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется секретарем соответствующего структурного подразделения, работниками которого исполнялся документ, устно по каналам телефонной связи и дальнейшей записью времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 3.6.4.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.4.4. Работа с СЭВ и МЭДО.

Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется работниками Минобрнауки России, указанными в пункте 3.6.4, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью СЭДКП отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.5. Массовая электронная рассылка документов в Минобрнауки России осуществляется с использованием:

МЭДО - только в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;

СЭВ - только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования и государственное регулирование в научной, научно-технической и инновационной сферах, и подведомственные Минобрнауки России организации;

программы для массовой рассылки - только руководителям высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющим функции органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан, аккредитованным учреждениям высшего профессионального образования, а также при одновременной отправке организациям, указанным в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта.

Для осуществления массовой электронной рассылки по программе массовой рассылки структурным подразделением Минобрнауки России передаются в отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами подлинник документа или его полноформатная копия, электронный образ документа (на дискете, компакт-диске, флэш-карте или по электронной почте начальнику отдела) и заявка по форме в соответствии (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

Предоставляемая информация должна соответствовать следующим требованиям:

информационные текстовые материалы должны быть предоставлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls);

в случае необходимости электронной рассылки по ограниченному списку адресатов в поле наименования адресата добавляется надпись "(по списку)". Вместе с заявкой предоставляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, включающий полное наименование адресата подведомственного образовательного учреждения профессионального образования, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющего управление в сфере образования, для других организаций - полное наименование адресата и электронный адрес.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.6. Регистрация ответов на письма и обращения граждан осуществляется секретариатами структурных подразделений Минобрнауки России. Визовый экземпляр ответа автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранится в структурном подразделении, подготовившем ответ. Электронная регистрационная карточка, в которой указаны фамилия и инициалы руководителя, подписавшего ответ, фамилия и инициалы исполнителя, вид исполнения и адресат, которому направлена информация, представляется в день регистрации ответа в отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан Департамента государственной службы, кадров и управления делами для снятия письма с контроля. Отправка ответов осуществляется административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами только после снятия письма с контроля и проставления соответствующей отметки работника отдела регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан.

Регистрация ответов на письма и обращения граждан, подписанных заместителями Министра осуществляется отделом регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Регистрация ответов на письма, поставленные на контроль в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Федеральном Собрании Российской Федерации, Генеральной прокуратуре Российской Федерации, Аппаратах уполномоченных по правам человека и правам ребенка, осуществляется отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Визовые экземпляры ответа в контролирующую инстанцию и автору (авторам) обращения вместе с оригиналом обращения хранятся в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.7. Документы, отправляемые из Минобрнауки России иностранным адресатам, регистрируются в Международном департаменте и передаются на отправку в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами (с указанием полного адреса). К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык (для внесения в реестр международных почтовых отправлений).

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.8. Ответы на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, прокуратуры и следственных органов) регистрируются в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения Минобрнауки России, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит противодействие коррупционным и иным правонарушениям, а также руководства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению).

Неправильно оформленный ответ не принимается административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами к отправке и возвращается исполнителю.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.6.9 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.9. Исходящие документы конвертуются, оформляются и отправляются: почтовой связью - административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

фельдъегерской связью - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Документы, направляемые почтовой или фельдъегерской связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.6.10. Работники, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов. Неправильно оформленные исходящие документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.11. Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

3.7. Порядок прохождения внутренних документов

 

3.7.1. Внутренние документы оформляются в виде служебной записки (докладной, справки и др.) которая оформляется в электронном виде с использованием ЭРК "Проект документа" и подписываются ЭЦП. В исключительных случаях допускается оформление служебных записок на бумажном носителе.

Служебные записки на имя Министра образования и науки Российской Федерации оформляются без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями Министра или руководством структурных подразделений Минобрнауки России с визированием курирующим заместителем Министра.

3.7.2. Внутренний документ регистрируется один раз в подготовившем его структурном подразделении Минобрнауки России. Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов с буквами "вн".

Не зарегистрированные документы на доклад руководству Минобрнауки России не принимаются.

3.7.3. Передача электронных документов между структурными подразделениями Минобрнауки России осуществляется с использованием СЭДКП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 10 февраля 2016 г. N 98 Инструкция дополнена пунктом 3.7.4

3.7.4. В целях повышения эффективности выполнения поставленных задач Министр образования и науки Российской Федерации (его заместители) при необходимости дают руководителям структурных подразделений Минобрнауки России (их заместителям) поручения на бланках по образцам согласно приложению N 4.1 к настоящей Инструкции.

3.8. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

 

3.8.1. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.

3.8.2. Правила и образец оформления письма зарубежному адресату приводятся в приложении N 15 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 3.8.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8.3. Корреспонденция, поступающая в Минобрнауки России на иностранном языке, административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами передается в Международный департамент для перевода текста (при отсутствии перевода на русский язык) и в дальнейшем в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для регистрации.

3.8.4. Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

3.8.5. Дипломатическая почта, поступающая в Минобрнауки России из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, направляется в Департамент международного сотрудничества для регистрации и последующего исполнения документа совместно с заинтересованными структурными подразделениями Минобрнауки России, за исключением случаев, когда дипломатическая почта поступает на имя конкретного должностного лица Минобрнауки России. Дипломатическая почта подшивается в дела и хранится в Департаменте международного сотрудничества.

 

IV. Требования к подготовке проектов законодательных и нормативных актов

 

4.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, концепций проектов федеральных законов и проектов технических заданий на их разработку

 

4.1.1. Разработка проектов федеральных законов (далее - законопроектов) осуществляется Минобрнауки России в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности или иными актами Правительства Российской Федерации, предусматривающими разработку законопроектов, ведомственным планом организации законопроектных работ на соответствующий год.

4.1.2. Концепции законопроектов и проекты технических заданий на их разработку (далее - концепции и проекты ТЗ) разрабатываются в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 4.1.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1.3. Законопроекты, концепции и проекты ТЗ, подготовленные Минобрнауки России, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.

Завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Минобрнауки России, Росмолодежью и Рособрнадзором законопроект, концепция и проект ТЗ до их подписания направляются в Правовой департамент для проведения правовой экспертизы.

Законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются в Правовой департамент с приложением всех актов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены. Правовая экспертиза законопроектов, концепций и проектов ТЗ без приложения указанных актов (документов) не проводится, а законопроекты, концепции и проекты ТЗ возвращаются исполнителю.

Правовая экспертиза законопроекта, концепции и проекта ТЗ проводится Правовым департаментом в течение не менее семи дней со дня его поступления. При проведении правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ исполнитель проекта может привлекаться работником Правового департамента, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по проекту. Законопроект, концепция и проект ТЗ с замечаниями и предложениями, сделанными по тексту, передаются исполнителю на доработку.

Доработанные законопроект, концепция и проект ТЗ с приложением предыдущего законопроекта, концепции и проекта ТЗ, по тексту которых делались замечания и предложения, передаются исполнителем работнику Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта. При отсутствии замечаний законопроект, концепция и проект ТЗ визируются руководством Правового департамента.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект, концепция и проект ТЗ не визируются и возвращаются исполнителю вместе с заключением на них, подписанным руководством Правового департамента.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 приложение дополнено пунктом 4.1.3.1

4.1.3.1. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту, концепции и проекту ТЗ до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента финансов, организации бюджетного процесса, методологии и экономики образования и науки.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 4.1.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1.4. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов, концепций и проектов ТЗ в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Минобрнауки России в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Срок проведения независимой экспертизы на коррупциогенность указанных проектов не может быть меньше срока, установленного для их рассмотрения государственными органами и организациями.

4.1.5. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, визируется Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.

Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, суть вопроса, сведения о согласовании законопроекта, с приложением следующих документов:

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений;

перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключений, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации;

заключения Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

4.1.6. Законопроекты до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.

Законопроекты, после их согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки законопроекта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

Законопроекты, оказывающие влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

Законопроекты, регулирующие отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающие влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Законопроекты, регулирующие отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, направляются на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.

4.1.7. Требования и образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 16 к настоящей Инструкции.

4.1.8. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме на гибких магнитных носителях (дискетах 3,5 дюйма) в формате Word for Windows от 6.0 и выше.

4.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

 

4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации производится Минобрнауки России в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные Минобрнауки России, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.3 настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 4.2.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов указов Президента Российской Федерации они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Минобрнауки России в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном пунктом 4.1.4 настоящей Инструкции.

4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром образования и науки Российской Федерации (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение сути вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

4.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении на должностных лиц контроля за их исполнением.

4.2.6. Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром образования и науки Российской Федерации (или лицом, исполняющим его обязанности), а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, направляются на заключение в Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации и подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

4.2.8. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

4.2.9. Требования к оформлению проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

 

4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Минобрнауки России в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные Минобрнауки России, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.3 настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 4.3.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов постановлений Правительства Российской Федерации они размещаются подготовившими их структурными подразделениями Минобрнауки России в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном пунктом 4.1.4 настоящей Инструкции.

4.3.4. Проекты нормативно-правовых актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.3.5. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, суть вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например:

"(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

4.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром образования и науки Российской Федерации, если Минобрнауки России представляет проект акта в Правительство Российской Федерации, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 57 Регламента Правительства Российской Федерации. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, носящих нормативный характер, направляются на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными федеральными органами и организациями в соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту актов, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущность (определяется руководителем структурного подразделения - исполнителя).

4.3.8. Требования к оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации приводятся в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

4.4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Минобрнауки России

 

Нормативные правовые акты издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Нормативные правовые акты Минобрнауки России подготавливаются в соответствии с требованиями, установленными Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

 

4.4.1. Приказ, распоряжение

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.4.1.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного правового характера, по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Минобрнауки России.

Распоряжениями оформляются решения по организационным и другим вопросам деятельности Минобрнауки России, рассчитанные на разовое исполнение.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Минобрнауки России на основании поручений Министра образования и науки Российской Федерации, его заместителей, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам, руководителям подведомственных Минобрнауки России организаций и о командировании работников Минобрнауки России готовит Департамент государственной службы, кадров и управления делами.

Абзац утратил силу - Приказ Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Проекты приказов по научным и научно-педагогическим кадрам готовит Департамент аттестации научных и научно-педагогических работников.

Проекты приказов о командировании работников Минобрнауки России в зарубежные страны готовит Международный департамент.

Приказы нормативного правового характера подписываются Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности Минобрнауки России могут подписываться заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Распоряжения подписываются в соответствии с указанием Министра образования и науки Российской Федерации одним из заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Структурные подразделения Минобрнауки России не вправе издавать нормативные правовые акты.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений Минобрнауки России, которые готовят и вносят соответствующий проект.

Правовой департамент и Департамент государственной службы, кадров и управления делами обеспечивают контроль за надлежащим оформлением приказов (распоряжений) Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.4.1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются в электронном виде исполнителем и руководством структурного подразделения, подготовившего проект приказа, руководством структурных подразделений Минобрнауки России, руководством Росмолодежи и руководством Рособрнадзора, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководством Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке (заключении), которая (ое) прилагается к проекту.

Если в процессе согласования проекта приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

4.4.1.3. Проекты приказов до подписания Министром образования и науки Российской Федерации подлежат правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном пунктом 4.1.3 настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 4.4.1.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.4. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, проекты нормативных правовых актов Минобрнауки России, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, размещаются структурными подразделениями - головными исполнителями в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в Правовой департамент, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов Минобрнауки России не может быть менее 7 дней.

4.4.1.5. Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру образования и науки Российской Федерации на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также заместителями Министра, курирующими структурные подразделения Минобрнауки России, являющиеся ответственными исполнителями.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.4.1.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.6. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи, при необходимости - со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги, с указанием названий Минобрнауки России и других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

Приказы и распоряжения нумеруются в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, научным и научно-педагогическим кадрам и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрация приказов осуществляется:

по основной деятельности - Департаментом государственной службы, кадров и управления делами с использованием СЭДКП;

по личному составу и руководителям подведомственных Минобрнауки России организаций - Департаментом государственной службы, кадров и управления делами;

научным и научно-педагогическим кадрам - Департаментом аттестации научных и научно-педагогических работников с использованием СЭДКП;

абзац утратил силу - Приказ Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748;

Информация об изменениях:

См. текст абзаца в предыдущей редакции

о командировании работников Минобрнауки России в зарубежные страны - Международный департамент.

Регистрация распоряжений осуществляется Департаментом государственной службы, кадров и управления делами с использованием СЭДКП.

Приказы с отметкой "дсп/ОЗГТ" регистрируются Отделом защиты государственной тайны.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 4.4.1.7 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.7. Копии приказов (распоряжений) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения Минобрнауки России.

Отсканированные приказы (распоряжения) направляются адресатам с использованием системы СЭДКП.

Заверение копии приказов (распоряжений) осуществляется в структурном подразделении Минобрнауки России, отвечающем за их регистрацию в соответствии с пунктом 4.4.1.6 настоящей Инструкции.

4.4.1.8. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 20 дней, если не установлен другой срок.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 4.4.1.9 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.1.9. Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение". Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Минобрнауки России и конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении Минобрнауки России или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если в разрабатываемом приказе признается утратившим силу или отменяется ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." или "Отменить...".

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (распоряжения) в нижней его части. В электронном виде проект приказа (распоряжения) визируется с использованием ЭП.

4.4.1.10. Требования к оформлению и образцы приказов (распоряжений) приведены в приложении N 19 к настоящей Инструкции.

4.5. Соглашение, договор, контракт

 

В соответствии с распоряжением Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 мая 2010 г. N Р-11 "О нумерации государственных контрактов, договоров и соглашений" и Порядком учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 сентября 2008 г. N 98н, а также приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 сентября 2008 г. N 87н "О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета" регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в структурных подразделениях Минобрнауки России в соответствующем журнале. Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется структурным подразделением вместе с распределением в бухгалтерию Минобрнауки России. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется исполнителю.

4.6. Протоколы

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 4.6.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.1. Порядок подготовки заседаний коллегии Минобрнауки России и ее протоколов определяется приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 11 октября 2012 г. N 809 "О коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.6.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.2. Протоколы иных совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минобрнауки России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минобрнауки России, проводящим совещание (заседание). Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа (совещания, заседания и др.) или сотрудника структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания). Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 7 дней со дня заседания. Протокол визируется руководством структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за его подготовку.

Протокол заседания коллегии Минобрнауки России оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами после его подписи у Министра образования и науки Российской Федерации.

Протокол оперативного совещания у Министра образования и науки Российской Федерации оформляется работником Департамента государственной службы, кадров и управления делами. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами после его подписи у Министра образования и науки Российской Федерации.

Протокол совещания у заместителя Министра оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, совместно с работником секретариата заместителя Министра. Порядковый номер протокола присваивается при его регистрации в СЭДКП секретариатом заместителя Министра после подписи у заместителя Министра.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.6.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для формирования дел структурного подразделения-исполнителя вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Подлинники протоколов заседания коллегии Минобрнауки России с соответствующими визами должностных лиц передаются в отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

Подлинники протоколов совещания у Министра образования и науки Российской Федерации с соответствующими визами должностных лиц передаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

Подлинники протоколов оперативного совещания у Министра образования и науки Российской Федерации передаются в отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в дело и хранения.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.6.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух разделов: вводной части и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

список присутствовавших лиц или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола при принятии соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.6.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера с использованием СЭДКП в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Регистрация протоколов осуществляется:

протоколов заседаний коллегии Минобрнауки России и оперативных совещаний у Министра образования и науки Российской Федерации - отделом организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

протоколов иных совещаний у Министра образования и науки Российской Федерации - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

подписанных заместителем Министра - секретариатом заместителя Министра;

подписанных руководителем структурного подразделения Минобрнауки России - секретариатом структурного подразделения Минобрнауки России.

4.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

4.6.7. Требования к оформлению и образцы протоколов приводятся в приложении N 20 к настоящей Инструкции.

4.7. Служебные письма

 

4.7.1. Служебные письма Минобрнауки России готовятся:

как доклады о выполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Минобрнауки России;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

4.7.2. Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Минобрнауки России на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководства Минобрнауки России.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Минобрнауки России.

4.7.3. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в двух экземплярах (первый - для отправки; второй - визовой, в дело структурного подразделения-исполнителя), и до представления на подпись руководству Минобрнауки России завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Минобрнауки России.

4.7.4. Порядок подготовки ответов на запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации установлен поручением Правительства Российской Федерации от 12 июля 2007 г. N СН-П15-3395. Ответ подписывается (не на бланке) и направляется в 20-дневный срок в Правительство Российской Федерации Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, его замещающим.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 4.7.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7.5. Служебные письма, направляемые в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, регистрируются в секретариатах заместителей Министра. Письма должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Минобрнауки России, а также работником секретариата заместителя Министра, подписавшего документ.

Служебные письма за подписью руководства Минобрнауки России печатаются только на установленных в Минобрнауки России бланках. На документах, адресованных в вышестоящие органы, под чертой заголовка указывается дата и номер документа (основания). Рособрнадзор и Росмолодежь представляют документы на подпись руководству Минобрнауки России через соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России.

При необходимости документы должны быть согласованы с другими федеральными органами исполнительной власти, рассмотрены и завизированы специалистом, обеспечивающим редактирование документов, руководством Департамента государственной службы, кадров и управления делами, а также работником секретариата заместителя Министра, подписавшего документ (электронный вид).

В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или оформляется лист согласования.

Оформление листа согласования осуществляется аналогично порядку, приведенному в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Минобрнауки России при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Минобрнауки России, указанного в указании по исполнению первым, в адрес руководства Минобрнауки России. Документы, имеющие нормативный характер, визируются в Правовом департаменте.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов. Проект письма за подписью Министра образования и науки Российской Федерации должен быть завизирован заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Минобрнауки России, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на секретное основание, то он визируется руководством Отдела защиты государственной тайны.

4.7.6. Требования к оформлению и образцы служебных писем приведены в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

 

V. Требования к подготовке материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 5.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации подготавливаются структурными подразделениями Минобрнауки России на основании утвержденных планов заседаний и повестки очередного заседания. Указания руководства Минобрнауки России о порядке и сроках подготовки материалов к заседаниям сообщаются контрольно-аналитическим отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 5.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Поступившие в Минобрнауки России материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации рассматриваются в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами и докладываются Министру образования и науки Российской Федерации или лицу, его замещающему. Поручения Министра образования и науки Российской Федерации (или лица, исполняющего его обязанности) с указанными материалами направляются в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или в Рособрнадзор для подготовки проектов докладов и необходимых справочных материалов.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 5.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке:

по вопросам, ответственным исполнителем по которым является Минобрнауки России, материалы подготавливаются структурными подразделениями Минобрнауки России, Росмолодежью и Рособрнадзором и согласовываются с руководителями заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Материалы (с соответствующими визами) за 14 дней до рассмотрения вопроса в установленном порядке представляются Министром образования и науки Российской Федерации в Правительство Российской Федерации.

Одновременно представляются копии указанных материалов в электронном виде на гибких магнитных носителях. Кроме этого, ответственное подразделение-исполнитель за 7 рабочих дней представляет в Департамент государственной службы, кадров и управления делами проект доклада Министра образования и науки Российской Федерации на заседании Правительства Российской Федерации. Оформленные по установленным образцам иллюстрационные материалы и слайды представляются подразделением-исполнителем в Департамент стратегии, анализа и прогноза не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания.

По вопросам, по которым Минобрнауки России является соисполнителем, соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь и Рособрнадзор принимают участие в разработке, согласовании необходимых материалов и представлении их в Департамент государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с указанием по исполнению до рассмотрения их на заседании Правительства Российской Федерации.

5.4. Разногласия по проектам подготавливаемых решений докладываются руководству Минобрнауки России для принятия решения. Неурегулированные разногласия оформляются в виде перечня разногласий и представляются в Правительство Российской Федерации.

5.5. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и проекты их решений относятся к служебной информации ограниченного распространения.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 5.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. По вопросам, относящимся к компетенции Минобрнауки России и включенным в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь и Рособрнадзор в соответствии с поручением Министра образования и науки Российской Федерации подготавливают справку, которая направляется в Департамент государственной службы, кадров и управления делами для доклада Министру образования и науки Российской Федерации. Справка за подписью руководства подразделения-исполнителя, ответственного за ее подготовку, должна состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, выводов, предложений и рекомендаций.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 5.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.7. Поступившие в Минобрнауки России протоколы заседаний и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации (далее - протоколы и выписки из протоколов) незамедлительно рассматриваются в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами и докладываются Министру образования и науки Российской Федерации с проектами указаний по исполнению.

В соответствии с указаниями по исполнению Министра образования и науки Российской Федерации протоколы и выписки из протоколов направляются в электронном виде в структурные подразделения Минобрнауки России, Росмолодежь или в Рособрнадзор для исполнения. Подлинники протоколов и выписки из протоколов хранятся в отделе делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

VI. Контроль исполнения документов

 

6.1. Организация контроля

 

6.1.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя:

постановку документа на контроль;

мониторинг исполнения контрольных поручений документов;

снятие исполненного документа с контроля;

обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование руководства Минобрнауки России о состоянии исполнения контрольных документов.

6.1.2. Служебные документы, взятые на контроль, заносятся в СЭДКП с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 6.1.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.3. Контроль выполнения структурными подразделениями Минобрнауки России поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации и Министра образования и науки Российской Федерации и приказов Минобрнауки России осуществляет отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 6.1.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти - со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти и организаций - с даты их поступления. Срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, если в поручении не указан конкретный срок;

поручения, содержащие в тексте указание "срочно" исполняются в 3-дневный срок;

в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно";

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Минобрнауки России по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседаниях Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование не более чем в 10-дневный срок с даты их поступления на согласование. В случае неполучения завизированного согласующим органом проекта в 3-дневный срок с даты истечения установленного срока проект акта может быть внесен в Правительство Российской Федерации без согласований;

по подготовке проектов заключений, поправок и официальных отзывов на законопроект - в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 30 календарных дней с даты регистрации обращения в Минобрнауки России или с даты поступления обращения в Правительство Российской Федерации;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в срок, установленный палатой;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации в Минобрнауки России или с даты поступления запроса в Правительство Российской Федерации, или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок;

по обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации в течение 15 дней, а требующие согласования с другими организациями - не более 30 дней;

по обращениям Счетной палаты Российской Федерации - в 20-дневный срок с даты их поступления в Минобрнауки России, если не указан иной срок.

Если в поручении Правительства Российской Федерации Минобрнауки России является соисполнителем, то предложения головному исполнителю представляются в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" - до истечения 3-дневного и 10-дневного сроков соответственно. Срок исполнения исчисляется с даты подписания поручения.

Доклад об исполнении поручения (указания) Президента Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если не установлен иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение (указание) Министру образования и науки Российской Федерации, то Министр докладывает Председателю Правительства Российской Федерации одновременно с представлением доклада Президенту Российской Федерации.

Если последний день срока исполнения поручения (указания) приходится на нерабочий день, поручение (указание) подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 6.1.5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.5. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) представляют Министру не позднее чем за 8 дней до истечения половины срока обоснованные предложения по корректировке срока исполнения для последующего направления их в Правительство Российской Федерации.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются Министру с проектом письма в Правительство Российской Федерации не позднее 25 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до Минобрнауки России в течение 3 дней со дня принятия этого решения.

Скорректированный срок исполнения поручения доводится в установленном порядке до департамента-исполнителя в течение 1 дня с момента поступления в Министерство соответствующего решения Правительства Российской Федерации.

О необходимости корректировки срока исполнения поручений на имя Президента Российской Федерации Министром представляется доклад, который подписывается Председателем Правительства Российской Федерации либо по его указанию одним из заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием Председателя Правительства Российской Федерации.

Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений представляются Министром в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

При внесении документов Минобрнауки России, являющееся головным исполнителем, информирует Правительство Российской Федерации о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

В случае, если отданное Минобрнауки России поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за департаментом - исполнителем (головным исполнителем) поручения.

Руководитель департамента, исполняющего (головного исполнителя) поручения, в течение 2 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Министру завизированный соответствующим заместителем Министра проект доклада в Правительство Российской Федерации с объяснением состояния исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения. Подписанный Министром доклад в суточный срок представляется в Правительство Российской Федерации.

Заместитель Министра, ответственный за обеспечение контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации периодически информирует Министра о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, в том числе о несвоевременном исполнении поручений департаментом - исполнителем и соисполнителями.

По поручениям Министра образования и науки Российской Федерации или лица, его замещающего, служебные записки с просьбой о продлении срока исполнения направляются на имя должностного лица, давшего поручение. Срок исполнения таких поручений может быть продлен по согласованию с Министром образования и науки Российской Федерации или лицом, его замещающим.

По поручениям, изложенным в приказах Минобрнауки России, такие просьбы направляются на имя должностного лица, на которое возложен контроль исполнения приказа. Срок исполнения таких поручений может быть продлен по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль исполнения приказа.

6.1.6. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

На исполненном документе должна быть отметка с указанием, за каким номером исполнен служебный документ и дата исполнения.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в СЭДКП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 6.1.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.7. Контроль исполнения решений коллегии Минобрнауки России и поручений, данных на заседаниях и Президиумах Правительства Российской Федерации, осуществляет отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 6.1.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.8. Департамент государственной службы, кадров и управления делами еженедельно, в электронном виде, направляет в структурные подразделения Минобрнауки России перечни контрольных поручений для напоминания и получения информации о ходе исполнения документов. Перечни контрольных поручений формируются запросами к СЭДКП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 6.1.9 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.9. Контроль исполнения поручений Министра образования и науки Российской Федерации или заместителей Министра в подведомственных Минобрнауки России Росмолодежи и Рособрнадзоре осуществляется соответствующими структурными подразделениями, которые еженедельно направляют своему руководству перечни контрольных поручений. Перечни контрольных поручений формируются соответствующими запросами к СЭДКП. Информация о ходе выполнения контрольных поручений может быть получена в ручном или автоматическом режиме из СЭДКП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 6.1.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.10. Срок исполнения документа, контрольные даты в карточках документа в СЭДКП проставляются должностными лицами отдела подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами после утверждения указания по исполнению.

 

VII. Организация работы с документами в делопроизводстве

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 7.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в отдел архива Правового департамента в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Порядок организации документов в делопроизводстве приведен в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

VIII. Порядок размножения документов и материалов

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 8.1 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. Размножение документов и материалов для Минобрнауки России производится федеральным государственным автономным учреждением "Государственный научно-исследовательский институт информационных технологий и телекоммуникаций", а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Минобрнауки России.

8.2. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 пункт 8.3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.3. На документы и материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк заказа, подписанный руководством Минобрнауки России, структурных подразделений Минобрнауки России или помощниками Министра образования и науки Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 8.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.4. Материалы, размноженные ранее в Минобрнауки России, повторно не размножаются. Размножение допускается в исключительных случаях с разрешения руководства Департамента государственной службы, кадров и управления делами при наличии указателя (списка) рассылки, подписанного руководством структурного подразделения Минобрнауки России.

8.5. Многотиражные материалы размножаются, как правило, с уменьшением и с оборотом.

8.6. Ответственность за содержание и тираж подлежащих размножению документов несут лица, подписавшие эти документы.

8.7. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России.

8.8. Размножение документов, имеющих грифы "секретно" и "совершенно секретно", осуществляется в соответствии с Порядком организации ведения секретного делопроизводства в Минобрнауки России, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 июня 2004 г. N 11-дсп.

8.9. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

8.10. Материалы неслужебного характера на размножение не принимаются.

8.11. Документы, сдаваемые на размножение, подлежат учету в соответствии с журналом учета размножения служебных документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

IX. Особенности работы с электронными документами

 

9.1. Общие правила работы с электронными документами

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 9.1.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота в процессе делопроизводства Минобрнауки России. Электронный документооборот в Минобрнауки России осуществляется с использованием СЭДКП. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.

С дальнейшим развитием СЭДКП будет совершенствоваться система электронного документооборота в Минобрнауки России, включая применение ЭП.

9.1.2. В Минобрнауки России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

9.1.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Министром образования и науки Российской Федерации на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в Министерстве образования и науки Российской Федерации в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 29 августа 2011 г. N 2232.

9.1.4. Движение документов внутри Минобрнауки России, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование (визирование) и подписание производятся в электронном виде.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.1.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.5. Прием электронных документов из других органов государственной власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются работниками Минобрнауки России, указанными в пунктах 3.2.11 и 3.6.4 настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.1.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.6. При передаче электронных документов в другие органы государственной власти и организации документы допускается заверять ЭП должностного лица Минобрнауки России - автора документа в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отправке адресату электронного документа, подписанного ЭП, направление его бумажного носителя не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 9.1.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Минобрнауки России может использоваться ЭП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.1.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.8. При получении электронных документов, подписанных ЭП, работниками Минобрнауки России, указанными в пункте 9.1.5 настоящей Инструкции, проверяется ее подлинность.

9.1.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства Минобрнауки России, направлении электронных документов в структурные подразделения Минобрнауки России и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные в форме ЭРК с текущим набором реквизитов и прикрепленными файлами документа.

9.1.10. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Минобрнауки России на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 9.1.11 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.11. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием системы электронного документооборота, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляет отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

9.1.12. Ведение делопроизводства с использованием системы электронного документооборота в секретариатах заместителей Министра и структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется соответствующими секретарями заместителей Министра и структурных подразделениях Минобрнауки России.

9.1.13. В СЭДКП не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

Документы с отметкой "Для служебного пользования" не сканируются и не подлежат рассылке в системе электронного документооборота. Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 2 к настоящей Инструкции. На указанные документы в СЭДКП заводится ЭРК со всеми реквизитами.

Содержание зарегистрированных в системе электронного документооборота иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий и проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения Минобрнауки России.

9.1.14. Организационно-методическое и техническое сопровождение системы электронного документооборота осуществляет служба технической поддержки федерального государственного автономного учреждения "Государственный научно-исследовательский институт информационных технологий и телекоммуникаций".

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.1.15 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1.15. Документы, поступившие по СЭВ и МЭДО, автоматически переносятся в СЭДКП с созданием карточки-шаблона для каждого документа.

9.2. Порядок обработки электронных документов

 

9.2.1. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.2.2. В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приведенной таблицей.

 

N п/п

Наименование сведений о документе

Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационную карточку

1.

Адресант

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

2.

Адресат

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")

3.

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

В соответствии с реквизитом "Подпись"

4.

Вид документа

В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа

5.

Дата документа

В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

6.

Номер документа

В соответствии с номером, присвоенном документу автором

7.

Дата поступления документа

Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)

8.

Входящий номер документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)

9.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите

10.

Наименование либо аннотация документа

Краткое содержание документа (заголовок к тексту)

11.

Индекс дела

Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

12.

Сведения о переадресации документа

На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")

13.

Количество листов основного документа

Количество листов основного документа

14.

Количество приложений

Количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

Общее количество листов приложений

16.

Указания по исполнению документа

Указание по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения

 

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

9.2.3. Регистрация электронных документов производится в пределах выделенных в Минобрнауки России документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.

9.2.4. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылаются по принадлежности или направляются отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю электронного документа.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.2.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.2.5. Электронный документ, поступивший в Минобрнауки России, регистрируется в СЭДКП в соответствующей группе документов.

Если электронный документ, поступивший в Минобрнауки России, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то он распечатывается в полном объеме, в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный штамп в соответствии с пунктом 3.3.3.

Подлинник документа направляется в структурное подразделение Минобрнауки России, ответственное за его исполнение. Документ, законченный делопроизводством, списывается через поле "Списан в дело" ЭРК документа и формируется в дело в установленном порядке.

9.2.6. Работник структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за подготовку проекта указания по исполнению, вносит его в ЭРК документа, которая поступает на подпись руководству Минобрнауки России.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 9.2.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.2.7. Руководство Минобрнауки России рассматривает документы, утверждает (подписывает) указания по исполнению или направляет проект на доработку. Документ с утвержденным (подписанным) указанием по исполнению поступает при необходимости в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в ЭРК документа контрольного задания.

Утверждение указания по исполнению в СЭДКП может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению, но только после его подписи руководством Минобрнауки России.

9.2.8. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания в СЭДКП передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

9.2.9. Документы, поступившие в адрес заместителя Министра, после регистрации в секретариатах, утверждения (подписания) указания по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания работником секретариата заместителя Министра передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 9.2.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.2.10. Постановка электронных документов на контроль и организация контроля за ходом их исполнения осуществляются отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

9.3. Подготовка проекта документа в СЭДКП

 

9.3.1. ЭРК "Проект документа" СЭДКП предназначена для автоматизации процесса разработки проекта документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания и регистрации.

9.3.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭДКП документы поступают в структурные подразделения Минобрнауки России с указаниями руководства Минобрнауки России и структурных подразделений Минобрнауки России по их исполнению.

Работники структурных подразделений Минобрнауки России в процессе исполнения документа осуществляют подготовку проекта документа с использованием ЭРК "Проект документа" СЭДКП.

9.3.3. ЭРК "Проект документа" используется при подготовке внутренних документов структурных подразделений Минобрнауки России (приказы, распоряжения, заявки, служебные записки, протоколы и т.д.) и исходящих документов, регистрируемых в структурных подразделениях и секретариатах заместителей Министра.

9.3.4. Для формирования ЭРК "Проект документа" в системе СЭДКП создается текст документа в программах Microsoft Office (Word, Excel и других) и сохраняется на рабочем столе или в одной из папок работника. Далее формируется ЭРК "Проект документа" в СЭДКП либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭДКП.

9.3.5. Регистрационный номер ЭРК "Проект документа" присваивается автоматически при ее открытии и имеет следующую структуру:

пр-10/3200 - для структурных подразделений Минобрнауки России, где: пр - проект; 10 - индекс структурного подразделения Минобрнауки России (присваивается автоматически в зависимости от структурного подразделения, ответственного за исполнение документа); 3200 - порядковый номер проекта документа;

проект-303 - для секретариатов заместителей Министра, где 303 - порядковый номер проекта документа.

9.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК "Проект документа" несет работник, являющийся ответственным за выполнение поручения. Контроль правильности оформления ЭРК "Проект документа" возлагается на секретариат структурного подразделения Минобрнауки России при получении от исполнителя.

Реквизиты документа: инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из указания по исполнению или контрольного задания ЭРК документа. Остальные реквизиты проекта документа при необходимости заполняются исполнителем. Если формирование ЭРК "Проект документа" осуществляется непосредственно через ЭРК документа, то в поле "Документ" ЭРК "Проект документа" автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.

Если создается инициативный документ, то исполнителем самостоятельно вносятся соответствующие реквизиты документа в ЭРК "Проект документа". При этом поле "Документ" ЭРК "Проект документа" не заполняется, а в поле "Связка с документом" производятся связки с необходимыми документами.

9.3.7. После заполнения полей ЭРК "Проект документа" документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК "Проект документа", за исключением этапов подписи и регистрации документа.

9.3.8. Ответственным исполнителем поручения формируется список исполнителей по каждому из этапов подготовки документа внутри структурного подразделения Минобрнауки России. При работе между структурными подразделениями Минобрнауки России, его руководитель определяет ответственного исполнителя, которому предоставляется право формирования списка исполнителей соответствующего структурного подразделения Минобрнауки России. При работе между структурными подразделениями и секретариатами заместителей Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

9.3.9. Исполнителем на основании предложений и замечаний, присланных соисполнителями, готовится проект документа.

После подготовки электронная версия проекта документа исполнителем прикрепляется к полю "Визируемый документ" ЭРК "Проект документа", формируется список визирующих должностных лиц, очередность визирования и подписи документа.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.3.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.10. Если в указании по исполнению документа перечислены структурные подразделения Минобрнауки России - соисполнители документа, то каждый соисполнитель направляет свои предложения и замечания через руководителя структурного подразделения головному исполнителю. Предложения и замечания к проекту документа вносятся в ЭРК "Проект документа" в виде примечаний и прикрепленных файлов.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.3.11 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.11. В системе СЭДКП происходит автоматическое информирования работника Минобрнауки России о поступлении на рассмотрение проекта документа. Работник обязан в день поступления открыть ЭРК "Проект документа" через соответствующую папку и ознакомиться с заданием. После выполнения задания необходимо заполнить соответствующие поля ЭРК "Проект документа" и сохранить ее. Задание выполняется в установленный работнику срок. В случае невозможности выполнения задания в указанный срок работник обязан проинформировать ответственного исполнителя о причинах и планируемых сроках исполнения.

В случае отказа руководителя (работника) структурного подразделения Минобрнауки России в согласовании (визировании) или подписи проекта документа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение, при этом предыдущая версия должна быть сохранена в ЭРК "Проект документа".

Если в процессе согласования (визирования) или подписи в проект документа вносятся одним из руководителей (работников) изменения принципиального характера, то он подлежит повторному направлению ко всем работникам, ранее согласовавших (завизировавших) проект документа. Повторного согласования (визирования) не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.3.12 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.12. Не разрешается согласование (визирование) проекта документа заинтересованными должностными лицами с помощью ЭП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.3.13 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.13. После согласования (визирования) проекта документа и внесения редакционных правок исполнителем вносится подготовленный к подписи проект документа в поле "Документ на подпись" ЭРК "Проект документа". После чего проект документа попадает в папку "На подпись" руководителя структурного подразделения Минобрнауки России или заместителя Министра.

Подписанный руководителем структурного подразделения Минобрнауки России или заместителем Министра проект документа автоматически переносится в папку работника соответствующего секретариата "Документы, готовые к регистрации". Работником секретариата открывается ЭРК "Проект документа" и на ее основе регистрируется документ в соответствующей группе документов.

Проект внутреннего документа, подписанный с использованием ЭП, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату только в электронном виде. Проект документа, направляемый во внешние организации, подписывать ЭП не разрешается.

Если документ отправляется адресату на бумажном носителе, то соответствующим секретариатом он распечатывается на бланке Минобрнауки России и подписывается соответствующим руководителем Минобрнауки России. Подписанный документ регистрируется в соответствующих секретариатах с помощью ЭРК "Проект документа" в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, протоколы и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), а из поля "Прикрепленный файл" удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК "Проект документа". Документ сканируется, прикрепляется к карточке и направляется указанному адресату через экспедицию, по СЭВ или МЭДО.

После подписания проекта документа заместителем Министра или руководством структурного подразделения Минобрнауки России ответственный исполнитель обязан убедиться о его регистрации и направлении адресату. Подтверждением регистрации проекта документа является появление в поле "Связка с документом" ЭРК "Проект документа" ярлыка регистрационного номера соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован документ" в поле "Статус".

В случае если после рассмотрения проекта документа руководством Минобрнауки России и структурных подразделений Минобрнауки России принято решение о прекращении работы с ним, то в ЭРК "Проект документа" соответствующим секретариатом структурного подразделения Минобрнауки России или заместителя Министра выставляется статус "Работа с проектом завершена без регистрации".

9.3.14. В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется работнику структурного подразделения Минобрнауки России, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа, для дальнейшего его распечатывания, визирования и подписи.

В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнителем направляется проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа, дальнейшего его распечатывания и подписи.

9.4. Особенности подготовки проекта приказа (распоряжения) в СЭДКП

 

9.4.1. Согласование проекта приказа (распоряжения) в электронном виде осуществляется с помощью ЭРК "Проект документа".

Исполнителем формируется список заинтересованных должностных лиц для согласования (визирования) проекта приказа (распоряжения). Порядок согласования определяется исполнителем.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 9.4.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.4.2. Предложения и замечания к проекту приказа (распоряжения) вносятся в ЭРК "Проект документа" в виде прикрепленных файлов и примечаний. Должностными лицами Минобрнауки России согласовывается (визируется) проект приказа (распоряжения) после учета исполнителем принципиальных замечаний.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 9.4.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.4.3. Исполнителем проекта приказа (распоряжения) после получения предложений и замечаний от должностных лиц Минобрнауки России по СЭДКП вносятся в него редакторские правки, распечатывается на бумажный носитель и представляется в Департамент государственной службы, кадров и управления делами (отдел делопроизводства и отдел подготовки документов) для дальнейшего доклада на подпись Министру образования и науки Российской Федерации или лицу, его замещающему.

Если проект приказа (распоряжения) подписывается одним из заместителей Министра, то исполнителем после внесения в него редакторских правок, распечатывается проект приказа (распоряжения) на бумажный носитель, направляется в Департамент государственной службы, кадров и управления делами (отдел делопроизводства и отдел подготовки документов) и затем самостоятельно представляется в секретариат соответствующего заместителя Министра для подписи.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.4.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.4.4. Подписанный Министром образования и науки Российской Федерации или соответствующим заместителем Министра проект приказа (распоряжения) автоматически переносится в папку работника отдела делопроизводства "Документы, готовые к регистрации". Исполнителем проекта приказа (распоряжения) представляется подписанный документ работнику отдела делопроизводства, отвечающему за регистрацию приказов (распоряжений), которым открывается ЭРК "Проект документа" и на ее основе регистрируется приказ (распоряжение) в соответствующей группе.

При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), из поля "Прикрепленный файл" удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК "Проект документа", документ сканируется, вновь прикрепляется к ЭРК документа и направляется адресату по системе СЭДКП или через экспедицию.

9.5. Особенности подготовки проекта внутреннего документа в СЭДКП

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 9.5.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.5.1. Проект внутреннего документа формируется с помощью ЭРК "Проект документа" системы СЭДКП в соответствии с пунктом 9.3 настоящей Инструкции.

Проект внутреннего документа подписывается ЭП руководителей структурных подразделений Минобрнауки России.

9.5.2. Рассылка внутренних документов производится в электронном виде в соответствии с Регламентом внутренней организации.

9.6. Особенности формирования дел в СЭДКП

 

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 12 февраля 2014 г. N 102 в пункт 9.6.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.6.1. СЭДКП позволяет формировать дела с электронными документами.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Минобрнауки России может в СЭДКП формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы СЭДКП.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 2 сентября 2015 г. N 939 в пункт 9.6.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.6.2. Формирование дел с электронными документами в СЭДКП осуществляется:

работником отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

работником секретариата заместителя Министра;

работником секретариата структурного подразделения Минобрнауки России.

9.6.3. В СЭДКП формирование дел с электронными документами производится путем заполнения специального поля "Списан в дело" в соответствующей ЭРК электронного документа.

9.6.4. Формирование дел в СЭДКП за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу. При необходимости нумерация листов в деле уточняется и корректируется работником, ответственным за делопроизводство, перед передачей дел в архив.

9.6.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

9.6.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром образования и науки Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Минобрнауки России от 20 сентября 2012 г. N 748 в пункт 9.6.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.6.7. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Правового департамента электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

 

Согласовано
И.о. руководителя Федерального
архивного агентства

В.П. Тарасов

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.