Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 12 апреля 2013 г. N 03-03-07/12250 О заполнении форм авансового отчета

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 12 апреля 2013 г. N 03-03-07/12250


Вопрос: Заполнение авансовых отчетов по итогам командировок, даже если все оплаты проводились безналичным расчетом, занимает достаточно много времени у сотрудников. В связи с тем, что цифровая подпись (ЭЦП) становится все более легитимным инструментом, возможно ли исключить ручное заполнение форм авансового отчета, оставив лишь электронное согласование в системе документооборота с верификацией ЭЦП?


Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу заполнения форм авансового отчета и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), вступившим в силу 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Согласно пункту 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

На основании пункта 1 статьи 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Пунктом 2 статьи 6 Закона N 63-ФЗ предусмотрено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Одновременно сообщаем, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы).


Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин


Согласно новому Закону о бухучете (вступил в силу с 1 января 2013 г.) каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом. Формы таких документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, ведущего бухучет. Перечень обязательных реквизитов названного документа установлен законодательством Российской Федерации. Этот документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью.

Отмечено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом российское законодательство предусматривает случаи, когда документ составляется только на бумажном носителе. Информация в электронном виде, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, считается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. НК РФ такие случаи не определяет.

По мнению Минфина России, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может подтверждать расходы налогоплательщика, если в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не требуется составить его на бумажном носителе.

Разъяснено также, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными. Вместе с тем формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, утвержденные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы), обязательны к применению.


Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 12 апреля 2013 г. N 03-03-07/12250


Текст письма опубликован в приложении к газете "Учет. Налоги. Право" - "Официальные документы" от 23-29 апреля 2013 г. N 16