Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191 Об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191

Вопрос: В сентябре-декабре 2012 года в ООО была выездная налоговая проверка. В рамках проверки были проверены первичные документы ООО за 2009, 2010 и 2011 годы по следующим видам налогов: НДФЛ, ЕСН, страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, НДС, налогу на прибыль, налогу на имущество, транспортному налогу, земельному налогу в полном объеме.

В конце декабря вышеуказанная проверка была закончена.

Доначисленные налоги и пени уплачены компанией ООО в полном объеме.

Во время январских праздников 2013 года в помещении, где хранится архивная документация ООО произошел прорыв трубы радиатора и часть документов оказалась залитой кипятком. Поскольку были праздники, авария обнаружилась не сразу, вследствие чего документация поливалась водой не один день. Документы размокли, пользоваться ими невозможно, что заактировано в надлежащем виде.

Правильно ли мы понимаем, что в связи с тем, что в ООО была проведена выездная налоговая проверка за период с 2009 по 2011 годы включительно, то нет необходимости восстанавливать первичные документы за проверенный период?

Ответ: В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и сообщается следующее.

В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 31 Кодекса налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (статья 89 Кодекса) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (статья 93.1 Кодекса).

При этом истребуемые документы представляются с учетом положения, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Полагаем, что в целях обеспечения исполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 Кодекса.

Одновременно сообщается, что согласно части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В силу части 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.