Приложение Е (рекомендуемое). Выполнение предварительного извещения

Приложение Е
(рекомендуемое)

Выполнение предварительного извещения

Е.1 ПИ выполняют на формах 1 и 1а (см. приложение Б) и составляют на один документ в случае, предусмотренном 4.18. Допускается составлять одно общее ПИ на несколько документов при условии проведения в них одинаковых изменений и в один срок. При этом желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

Е.2 ПИ выполняют в соответствии с 6.4.

Е.3 ПИ действует в производстве до его погашения ИИ, переоформления в ИИ, окончания срока действия или аннулирования.

Е.4 На один документ допускается одновременное действие не более четырех ПИ.

Е.5 ПИ обозначают согласно 6.2 с добавлением кода "ПИ", например АБВГ.34-2004 ПИ, К.89-2004 ПИ.

Е.6 Оформление предварительного извещения об изменении

Е.6.1 Если ПИ подлежит погашению ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 2, 5-7, 17, 23, 24.

В графе 5 указывают дату, до наступления которой должна быть осуществлена соответствующая запись в копиях или изменены копии, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ в другие организации.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

Графы 2, 17 и 23 не заполняют.

Е.6.2 Если ПИ подлежит переоформлению в ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 1, 1а, 2, 4, 4а, 5, 5а, 6, 7, 12, 13, 13а, 17, 19-24.

В графе 4a указывают дату сдачи ПИ в СТД организации, выпустившей ПИ.

В графе 5a указывают дату, до наступления которой должна быть осуществлена соответствующая запись в копиях или изменены копии документов, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ в другие организации.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

В графе 13a дают указания о внедрении изменения в производство в выпустившем ПИ организации.

Графы 19-22 дублируют над имеющимися для указания в них выполняемой функции (должности) лиц, подписывающих ПИ, их фамилии, подписи и даты подписания. Подписи составившего ПИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии) являются обязательными.

Графы 1, 1a, 2, 4, 5, 12, 13, 17, 23, 24 не заполняют.

Е.6.3 При наступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было погашено ИИ, не переоформлено в ИИ и не было аннулировано, действие ПИ прекращается.

Е.7 На находящихся в производстве копиях документа, к которому выпущено ПИ, на поле для подшивки делают запись или проставляют штамп, например "Действителен с АБВГ.58-2004ПИ" ("Действителен с К.72-2004ПИ"), с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи.

Копии документов на опытный образец (опытную партию) и на изделия единичного и вспомогательного производства допускается изменять по ПИ с соответствующими отметками в таблице изменений по ГОСТ 2.104 (за исключением графы "Изм.") или в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 (за исключением графы 16) без записи или штампа "Действителен ...".

Е.8 При выпуске документа или замене его документом с новым обозначением по ПИ эти новые документы нигде не учитывают, а на поле для подшивки таких документов делают запись или проставляется штамп, например "Действителен с АБВГ.37-2004ПИ" или "Действителен с К.24-2004ПИ".

Е.9 Подлинники ПИ, выпущенные в организации - держателе копий документов, высылают организации - держателю подлинников документов для рассмотрения. Если организация - держатель п