Приложение 4. Организация защиты служебной информации ограниченного распространения

1. Работы по защите служебной информации ограниченного распространения в центральном аппарате Минприроды России проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Защита служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в обрабатываемых службой делопроизводства документах, осуществляется гражданскими служащими, на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами.

3. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на приложении, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

4. Прием, учет и хранение документов (входящих, исходящих, внутренних), содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет отдел документационного обеспечения.

Доступ к указанным документам осуществляется только с разрешения заместителя директора Департамента управления делами и кадров, курирующего вопросы делопроизводства и архива, или начальника отдела документационного обеспечения.

Входящие документы, не требующие ответа и не подлежащие возврату в отдел документационного обеспечения, хранятся децентрализовано в структурных подразделениях.

5. Запрещается сканирование - введение в систему электронного документооборота электронной версии документа, имеющего пометку "Для служебного пользования".

6. Входящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в отделе документационного обеспечения в установленном порядке.

Подлинник документа с пометкой "Для служебного пользования" направляется ответственному исполнителю по резолюции руководителя, а соисполнителям направляются копии в необходимом количестве. По резолюции Министра копии соисполнителям изготавливает и направляет отдел документационного обеспечения, в остальных случаях - соответствующие приемные руководителей, о чем делается отметка в учетной карточке системы электронного документооборота в графе "Примечание".

7. Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются на компьютерах, подключенных к рабочим местам системы электронного документооборота Минприроды России. На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, контактный телефон и дату печатания документа,

согласовываются (визируются) только на бумажном носителе. Подписанные документы передаются для регистрации в отдел документационного обеспечения в установленном порядке, за исключением служебных записок.

При направлении проектов документов и иных материалов, имеющих пометку "Для служебного пользования", в электронном виде в Аппарат Правительства Российской Федерации в качестве носителя необходимо использовать только оптические диски (CD-R/DVD-R).

8. Внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, постановления, поручения руководства, служебные записки) с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются на компьютерах, подключенных к рабочим местам системы электронного документооборота Минприроды России;

согласовываются (визируются) только на бумажном носителе. Подписанные документы передаются для регистрации в отдел документационного обеспечения в установленном порядке, за исключением служебных записок. Служебные записки с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в соответствующих приемных руководителей; их визовые экземпляры учитываются и хранятся также в приемных руководителей до передачи в отдел документационного обеспечения в установленном порядке.

9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

10. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

учитываются отдельно от служебной документации;

передаются гражданским служащим структурных подразделений под расписку;

размножаются (тиражируются) с разрешения заместителя директора Департамента управления делами и кадров, курирующего вопросы делопроизводства и архива, или начальника отдела документационного обеспечения с соответствующей отметкой в учетной карточке системы электронного документооборота Минприроды России в графе "Примечание";

размноженные документы учитываются поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых шкафах (хранилищах).

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

11. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного гражданского служащего, на которого возложены данные обязанности в соответствии с должностным регламентом, другому осуществляется с разрешения соответствующего должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

12. При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

13. Проверка наличия документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации. В состав таких комиссий включаются гражданские служащие центрального аппарата Минприроды России, на которых возложены обязанности по учету и хранению документов в Минприроды России. В архиве Минприроды России проверка наличия материалов с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в пять лет.

14. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, соответствующим должностным лицом ставится в известность Министр и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая запись в учетной карточке системы электронного документооборота Минприроды России в графе "Примечание". Акты на утраченные документы (дела) после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.