Раздел 3. Хранение и учет документов по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах

Раздел 3. Хранение и учет документов по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах

3.1. Хранение документов по личному составу

Требования к организации хранения документов по личному составу в архиве организации установлены разделом II Правил 2015 г.

Хранение документов в государственных, муниципальных архивах осуществляется в соответствии с требованиями раздела II Правил 2007 г.

В субъектах Российской Федерации могут создаваться специализированные государственные архивы документов по личному составу для приема и организации хранения, учета и использования документов по личному составу ликвидированных (реорганизованных) организаций всех форм собственности, расположенных на территории соответствующих субъектов Российской Федерации.

3.2. Учет документов по личному составу

Документы по личному составу, а также описи дел по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах подлежат учету*(15).

Ведение учетных документов в архивах организаций, в государственных, муниципальных архивах осуществляется в соответствии с требованиями, установленными соответствующими разделами Правил*(16).

Учетные документы архива, кроме описей, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного, муниципального архива, обязана представлять в соответствующий государственный, муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов по личному составу*(17). Данные сведения предоставляются на основе учетных документов архива организации.

Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища), требования к их составлению определены разделом III Правил 2007 г.*(18)

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

Основным (обязательным) учетным документом, специально предназначенным для учета документов по личному составу, является опись документов по личному составу. Форма описи дел по личному составу закреплена в приложении 15 Правил 2015 г.*(19) Методика составления описи дел по личному составу приводится в п. 4.1. Методических рекомендаций.

Изменения в учетные документы вносятся по результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении установленного срока их хранения.