Распоряжение Администрации Алтайского края от 6 сентября 2005 г. N 640-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Алтайского края (утратило силу)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

Распоряжение Администрации Алтайского края от 6 сентября 2005 г. N 640-р

Распоряжением Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 102-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Алтайского края (прилагается).

2. Управлению документационного обеспечения администрации края осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в администрации Алтайского края в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Ввести в действие положения Инструкции с момента утверждения, кроме п.п. 9.1 и 9.3, которые вводятся в действие с 1 января 2006 года.

4. Распоряжение Алтайского краевого Совета народных депутатов и администрации Алтайского края от 08.09.1992 N 89/867-р считать утратившим силу.

Глава администрации края

A.Б.Карлин

Инструкция
по делопроизводству в администрации Алтайского края
(утв. распоряжением администрации Алтайского края от 6 сентября 2005 г. N 640-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов (далее "документов"), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, Государственным стандартом Российской Федерации Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в администрации Алтайского края (далее "администрация края"), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов. Делопроизводство в администрации края организуется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (САДД "Дело"), которая отвечает всем требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Руководство ведением делопроизводства в администрации края и контроль за ним осуществляет управление документационного обеспечения администрации края.

Управление документационного обеспечения администрации края дает указания по вопросам организации делопроизводства, обязательные для исполнения исполнительными органами государственной власти Алтайского края и структурными подразделениями администрации края, контролирует состояние делопроизводства и проводит инструктаж работников, ответственных за ведение делопроизводства, анализирует документооборот.

Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера.

Работники администрации края несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом своего руководителя и управление документационного обеспечения администрации края.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение и сохранность документов в исполнительных органах государственной власти Алтайского края и структурных подразделениях администрации края возлагается на их руководителей.

Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края.

1.6. Все исполнительные органы государственной власти Алтайского края и структурные подразделения администрации края, являющиеся источником комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края управления архивного дела администрации Алтайского края, разрабатывают собственные индивидуальные инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы, не противоречащие законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции. Индивидуальная инструкция по делопроизводству согласовывается с управлением архивного дела администрации Алтайского края и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Алтайского края.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Доставка служебных документов в администрацию края осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - "нарочным");

с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.

2.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется особым сектором управления документационного обеспечения администрации края.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, производятся в централизованном порядке канцелярией управления документационного обеспечения администрации края (далее - "канцелярия").

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, а также копии документов, полученных по факсу, круглосуточно осуществляется секретариатом главы администрации края и с отметкой о времени поступления передается в канцелярию; срочные документы передаются руководителям незамедлительно.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ.

2.3. Корреспонденция, адресованная в администрацию края, вскрывается в канцелярии. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, наличие подписей. Об отсутствии или недостаче документов сообщается отправителю, некачественные документы возвращаются с указанием причин возврата. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

только по конверту можно определить адрес отправителя;

при поступлении письменных обращений граждан.

2.4. Вся поступившая в канцелярию корреспонденция подразделяется:

на входящую служебную;

на информационную;

на обращения граждан.

2.5. Входящая служебная корреспонденция подразделяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, определяемая примерным перечнем (приложение 1), передается адресатам без регистрации.

Передача служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания и в соответствии с действующим в администрации края распределением обязанностей между главой администрации края, его первыми заместителями и заместителями, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края, установленной положениями о них.

См. также Постановление Администрации Алтайского края от 2 июля 2005 г. N 400 "О распределении обязанностей между главой Администрации края и его заместителями"

Распоряжением Администрации Алтайского края от 7 июля 2006 г. N 344-р Постановление Администрации Алтайского края от 2 июля 2005 г. N 400

Кадровые документы, связанные с прохождением государственной службы, передаются в управление администрации края по вопросам государственной службы и организационного обеспечения для регистрации и дальнейшей работы с ними.

2.6. На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп. Обязательный минимум реквизитов входящего документа вносится в регистрационно-контрольную карточку: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, регистрационный номер документа, заголовок документа или краткое содержание, резолюция.

В зависимости от характера документа и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами. В частности, для документов, поставленных на контроль, обязательно указывается срок исполнения документа, отметка об исполнении и направлении его в дело.

2.7. Документы, поступающие в администрацию края, регистрируются один раз, в день поступления, внутренние - исходящие администрации края - в день утверждения или подписания. Документы регистрируются с помощью средств электронной техники в САДД "Дело", данные о регистрации поступают в автоматизированную поисковую систему (приложение 2).

2.8. При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

повтора регистрации одного и того же документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

ответа на запрос администрации края.

При положительном результате поиска специалист канцелярии (при наличии документа в текущем архиве администрации края) или специалисты исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края обязаны приложить указанные документы и передать для рассмотрения главе администрации края или его заместителям. Вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктом 2.6 Инструкции. В регистрационные карточки приложенных документов вносится отметка о номерах связанных с ними документов.

2.9. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично" и другие нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.10. Документы, адресованные администрации края, поступившие, минуя канцелярию, в секретариат главы администрации края, приемные первых заместителей и заместителей главы администрации края, в обязательном порядке передаются в канцелярию для регистрации.

2.11. Специалисты, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись в разносной книге.

2.12. Передача документов из одной приемной заместителя главы администрации края в другую, от одного исполнителя к другому осуществляется по согласованию заместителей главы администрации края или руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края через канцелярию, с отметкой о движении документа в разносной книге, где производят переадресацию документов.

3. Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

3.1. Герб Алтайского края.

В администрации края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края (приложение 3):

бланк постановления администрации края;

бланк распоряжения администрации края;

бланк письма администрации края.

3.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения (правовые акты, распорядительные документы, письма). Для протокола - дата заседания (принятия решения). Для акта - дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа в нем печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных актах, определяющих права граждан и организации, а также содержащих сведения финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2004 г.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 2 июня 2004 года следует оформлять как 02.06.2004.

3.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документа.

3.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ.

3.5. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Если приводится полное название министерства, то оно дополняется словами Российской Федерации, если сокращенное - России.

Например:

Министерство здравоохранения

и социального развития Российской

Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.

Например:

Администрация Алтайского края

Управляющему делами

И.О.Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Алтайского края

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ОАО "Алтайагропромснаб"

И.О.Фамилия

При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации двумя межстрочными интервалами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

И.О.Фамилия

ул. Пролетарская, д. 67, кв. 17

г. Барнаул, Алтайский край, 656056

Адрес печатается через интервал "точно" в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. При этом перед или после фамилии адресата делается дополнительный интервал, инициалы отделаются# от фамилии пробелом.

Документ не должен содержать более одного адреса, в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

3.6. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. Гриф утверждения оформляется следующим образом, например:

Утверждаю

Глава администрации края

подпись И.О.Фамилия

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

Утверждено

постановлением администрации

Алтайского края

от 05.04.2005 N 214

или

Утвержден

протоколом заседания краевой

инвестиционной комиссии

от 25.04.2005 N 12

3.7. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора резолюции.

Резолюция может оформляться на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.8. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении...", "Об изменении ..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также к документам, текст которых печатается на бланках формата А5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом или интервалом "точно", если состоит более чем из трех строчек. Заголовок печатается с прописной буквы и выравнивается по левому краю поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.9. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.10. Текст документа.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа или приложения к нему может быть оформлен в виде таблицы (подробно о составлении таблиц смотри в пункте 4.9 Инструкции)#

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах писем используются следующие формы изложения:

от первого лица - только за подписью главы администрации края (лица, действующего на принципах единоначалия);

от первого лица множественного числа (например, от лица заместителей);

от третьего лица единственного числа (администрация края).

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию и отделяться скобкой. Если подпункты не нумеруются, текст подпункта начинается с абзаца, дефис при этом не ставится.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными одинарными интервалами и печатается через одинарный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номер проставляется в правом верхнем углу.

Печатаются документы в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 14, с использованием одинарного межстрочного интервала. При объеме текста менее 1/3 страницы допустимо использование полуторного межстрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5; 13.

3.11. Отметка о наличии приложения.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:   1. Справка о....... на 3 л. в 2 экз.

              2. Проект......... на 8 л. в 3 экз.

Приложение к распорядительным документам содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка N, например:

Приложение 1

к распоряжению администрации

Алтайского края

от _____________ N _________

3.12. Подпись.

Документы, направляемые от имени администрации края, подписываются главой администрации края, первыми заместителями, заместителями главы администрации края, руководителями исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации края, установленной положениями об этих подразделениях.

См. также постановление Администрации Алтайского края от 2 июля 2005 г. N 400 "О распределении обязанностей между главой Администрации края и его заместителями"

Распоряжением Администрации Алтайского края от 7 июля 2006 г. N 344-р постановление Администрации Алтайского края от 2 июля 2005 г. N 400

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка указывается сокращенное наименование должности), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

3.13. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

Согласовано

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

подпись И.О.Фамилия

Дата

Если согласование осуществляют на основании письма, протокола и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано

Письмо Росархива

от 30.09.2003 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.14. Виды согласования документа.

Визирование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Предоставляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручение работникам администрации, должны быть завизированы также ими.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

В зависимости от вида документа визы проставляются либо на отдельном листке визирования (постановления, распоряжения), либо на лицевой стороне копии отправляемого документа (письмо).

В администрации Алтайского края установлена следующая последовательность визирования документов:

специалист, ответственный за подготовку проекта документа;

ответственный руководитель исполнительного органа государственной власти Алтайского края, структурного подразделения администрации края;

заинтересованные руководители структурных подразделений администрации края;

начальник управления документационного обеспечения администрации края;

начальник правового управления администрации края;

заместитель главы администрации края (первый заместитель), курирующий данный вопрос;

главный специалист протокольного отдела управления документационного обеспечения администрации края (лингвист);

заинтересованные заместители (первые заместители) главы администрации края.

Визирование проектов законов Алтайского края, постановлений, распоряжений администрации края, решений, договоров, соглашений осуществляется на листе визирования установленного образца. Визирование проектов служебных писем, подписываемых главой администрации края, осуществляется в том же порядке на втором экземпляре письма. При этом указывается фамилия лица, завизировавшего документ.

При подготовке документов, вносимых в Алтайский краевой Совет народных депутатов, обязательна виза заместителя главы администрации края, являющегося представителем главы администрации края в АКСНД.

Проекты постановлений, распоряжений администрации края визируются полистно специалистами правового управления администрации края. Документы, связанные с вопросами финансирования, в обязательном порядке визируются председателем комитета администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике с полистным визированием ответственными работниками указанного комитета.

Указание даты визирования обязательно.

Для расшифровки подписи лица, завизировавшего документ, применяются штампы фамилий руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края, исполненные шрифтами Times new roman (размер 12) или Academy italic (размер 12) по согласованию с управлением документационного обеспечения администрации края.

Изменение исполнителем порядка визирования не допускается.

При наличии всех виз протокольный отдел управления документационного обеспечения администрации края проводит экспертизу проектов документов и готовит их для подписания главой администрации края.

При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются, кроме случаев, когда на это имеется персональное указание главы администрации края.

Ответственность за качество подготовки служебных документов, соблюдение порядка визирования возлагается на исполнителя.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового

Управления

Дата                     подпись                       И.О.Фамилия

В случае# если документ возвращен специалистом протокольного отдела управления документационного обеспечения администрации края на доработку, то после этого при наличии неисправленных ошибок он принимается на экспертизу только с визой начальника управления документационного обеспечения администрации края.

3.15. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами.

3.16. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа, соответствующей подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляется: заверяющая надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Заместитель начальника управления

документационного обеспечения

администрации края

Дата                      подпись                  И.О.Фамилия

Допускается копию документа заверять печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

3.17. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и набирается шрифтом размером 12. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, например:

Фамилия Имя Отчество

363115

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.

3.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.19. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

3.20. Отметка для автоматического поиска документа.

Отметка (колонтитул) для автоматического поиска электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа и содержит имя файла на машинном носителе, дату и код оператора.

4. Порядок подготовки проектов постановлений
и распоряжений администрации края

4.1. Глава администрации края по вопросам, входящим в компетенцию высшего исполнительного органа государственной власти края, издает правовые акты (постановления и распоряжения).

4.2. Постановления и распоряжения администрации края издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Алтайского края.

4.3. Постановления администрации края принимаются по вопросам, не отнесенным к предмету регулирования законов края; по вопросам, отнесенным к предмету регулирования законов края, если это предписано самим законом или на период, предшествующий принятию соответствующего закона по вопросам, отнесенным к предмету ведения субъекта Российской Федерации.

4.4. Распоряжения администрации края издаются по вопросам индивидуально-правового характера.

4.5. Проекты правовых актов администрации края готовятся по поручению главы администрации края, по поручениям заместителей главы администрации края, по инициативе руководителей исполнительных органов государственной власти края и структурных подразделений администрации края.

4.6. При подготовке правового акта заместитель главы администрации края, курирующий соответствующее направление работы, определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку проекта, сроки его подготовки, а при необходимости - органы и организации, привлекаемые к этой работе.

Правовой акт может быть подготовлен совместно несколькими исполнительными органами государственной власти края, структурными подразделениями администрации края или одним из них по согласованию с другими.

4.7. В процессе работы над проектом правового акта должно быть изучено относящееся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Алтайского края.

4.8. Проект постановления или распоряжения администрации края печатается на бланке установленной формы (приложение 3).

4.9. Текст постановления составляется следующим образом: констатирующая часть (преамбула) завершается словом "постановляю" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом " разреженный" на 2 пт).

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В этом случае текст начинается со слова "Постановляю". После него ставится двоеточие, и далее через интервал излагается постановляющая часть с прописной буквы и красной строки.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся отдельные поручения. Поручения включают наименование исполнительного органа государственной власти Алтайского края, структурного подразделения администрации края или организации, фамилию и инициалы должностного лица в именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого поручения и срок его исполнения.

Например:

1. Управлению архивного дела администрации Алтайского края (Фамилия И.О.) в срок до 01.09.2005 принять документы на государственное хранение.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.

Если в постановлении или распоряжении есть пункт "Утвердить...", то вместо слова приложение следует писать "прилагаемый" или ("прилагается"), а в начале приложения - "Утвержден", согласуя это слово с первым словом наименования приложения (План - утвержден, Списки - утверждены, Положение - утверждено и т.д.), при этом никакой подписи под приложением не будет. Если приложение не подлежит утверждению, то оно оформляется как "приложение " (1, 2, 3 и т.д., если их несколько, без значка N) и подписывается начальником управления документационного обеспечения администрации края.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами. Подпись постановления либо распоряжения состоит из слов "Глава администрации края", инициалов и фамилии главы администрации края.

Слова "Глава администрации края" печатаются от границы левого поля в одну строку. После инициалов перед фамилией делается пробел. Слова "Заместитель (первый заместитель) главы администрации края" печатаются в две строки, инициалы и фамилия располагаются на уровне второй строки.

Если должность заместителя главы администрации края совмещается с исполнением дополнительных обязанностей (председатель комитета, начальник управления) или наименование должности руководителя состоит из 6 и более слов, то она печатается в несколько строк. Например:

Заместитель главы администрации края -

председатель комитета администрации

Алтайского края по образованию

И.О.Фамилия

Начальник Главного управления

администрации Алтайского края

по социальной защите населения

и преодолению последствий ядерных

испытаний на Семипалатинском полигоне

И.О.Фамилия

Инициалы и фамилия главы администрации края и его заместителей печатаются у правой границы текстового поля.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, при этом первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы должен быть напечатан через межстрочный интервал "точно" или одинарный интервал, если текст не более 4-5 строк. Заголовок и подзаголовки граф должны быть набраны через интервал "точно". Если текст заголовка более 4-5 строк, допускается размер шрифта N 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется по правилам текстового редактора Word.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения). В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подразделов, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.11. Проекты служебных документов представляются на согласование с листом визирования (приложение 4).

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края, которые готовят и вносят проекты документов.

На подпись главе администрации края представляются те проекты документов, в отношении которых в процессе согласования замечания учтены.

4.12. В постановлениях, распоряжениях, официальных документах следует избегать употребления сокращенных слов: Госсовет (правильно - Государственный совет Российской Федерации), РФ (правильно - Российская Федерация).

4.13. Постановления, распоряжения подписывает глава администрации края или лицо, исполняющее его обязанности.

Датой распорядительного документа является дата его подписания.

Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в протокольном отделе управления документационного обеспечения администрации края и рассылаются согласно реестру рассылки документа, предоставленному исполнителем.

Постановления и распоряжения администрации края регистрируются отдельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через дефис добавляется буква "р", а распоряжений по личному составу, в том числе по вопросам командирования, - "к".

Протокольный отдел заверяет постановления, распоряжения специальной печатью "Для постановлений и распоряжений".

5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний

5.1. Глава администрации края и его заместители в соответствии с Регламентом администрации Алтайского края проводят аппаратные и оперативные совещания по различным вопросам хозяйственной деятельности, как правило, посвященных одному вопросу.

5.2. Поручения, данные на аппаратном совещании, утверждаются главой администрации края или лицом, его замещающим, оформляются протоколом в виде перечня поручений и подписываются начальником управления документационного обеспечения или его заместителем по приведенной ниже форме:

Утверждаю

Глава администрации края

И.О.Фамилия

"_____"_________2005 г.

Поручения,
данные на аппаратном совещании 01.08.2005
Рег. N Пор-39

 1. И.О. Фамилия      внести предложения по вопросу об  увеличении  лимита

                      капитальных вложений на 2005 год для  финансирования

                      реконструкции  стационара  КГУЗ  "Алтайский  краевой

                      противотуберкулезный диспансер"

                                до 15.11.2005

 2. И.О. Фамилия      подготовить  бюджетную  заявку   и     проработать с

                      Федеральным  агентством  по   физической   культуре,

                      спорту  и  туризму  вопрос  финансирования   целевой

                      программы по развитию футбола в крае

                                до 09.08.2005

5.3. Протоколы оперативных совещаний оформляются в соответствии с приложением (приложение 5). Стенографирование хода заседания и подготовка текста протокола возлагается# на сотрудников исполнительных органов государственной власти Алтайского края, структурных подразделений администрации края, готовивших вопросы к обсуждению.

5.4. Протокол должен быть представлен на утверждение не позднее чем через 3 дня со дня заседания в бумажном и электронном виде, а при наличии технической возможности размещен на сервер администрации края.

5.5. Копии протоколов после утверждения рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с п. 78, 79 Регламента администрации Алтайского края.

5.6. Протоколы печатаются на бумаге формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Гриф утверждения протокола оформляется в соответствии с п. 3.6 настоящей Инструкции.

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - с указанием краткого содержания обсуждавшегося вопроса - отделяется от предыдущего реквизита одинарным интервалом, печатается через интервал "точно" и выравнивается по центру.

Место проведения совещания - указывается при формировании протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания-совещания" и выравнивается по левому полю.

Дата протокола - является датой проведения совещания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается на следующей строке у левого поля.

Номер протокола - нумерация производится при регистрации в системе автоматизированного документооборота "Дело". Протоколы совещаний, проводимых главой администрации края или лицом, его замещающим, регистрирует управление документационного обеспечения администрации края, протоколы совещаний, проводимых заместителями главы администрации края# регистрируются в их приемных.

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если в совещании принимали участие более 15 человек. В алфавитном порядке указываются фамилия, инициалы и наименование должности каждого из участников совещания.

Решили - по пунктам излагается смысл поручения (задания), с указанием ответственного исполнителя, его фамилии, инициалов, должности (если она не указана в списке присутствовавших) и конкретного срока исполнения.

Основная часть протокола печатается через межстрочный одинарный интервал.

В последнем пункте протокола указывается лицо, на которое возлагается контроль за его исполнением.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами и включает наименование должности лица, назначенного фиксировать ход совещания, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

6. Оформление протоколов заседаний комиссий

6.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания комиссии, представленных тезисов докладов и выступлений, справок и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается#на секретаря комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Подлинник протокола остается у секретаря комиссии с последующей (через 2 года) передачей в архив администрации края для подготовки документов к постоянному хранению.

6.2. Текст протокола (приложение 6), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь;

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили)

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итога голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях комиссии, состоят из номера протокола и порядкового номера постановления (решения).

6.4. Копии протокола при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протокола заверяются печатью соответствующей комиссии.

6.5. Протоколы печатаются на листах формата А 4 и имеют следующие реквизиты:

Название организации (для протоколов краевых комиссий - администрация Алтайского края) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравниваются# по центру.

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается под названием организации прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способами, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Вид заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля через 1 интервал.

Место проведения заседания - указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

7. Особенности работы с документами в системе автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота "Дело"

7.1. В целях информационного обеспечения деятельности администрации Алтайского края исполнительные органы государственной власти Алтайского края и структурные подразделения администрации края при сдаче на подпись проектов законов Алтайского края, постановлений, распоряжений администрации Алтайского края, исходящих инициативных писем, протоколов совещаний, проводимых главой администрации Алтайского края, обязаны предоставить эти документы с равнозначным содержанием как на бумажном, так и на электронном носителе в управление документационного обеспечения администрации края.

7.2. При регистрации документов в САДД "Дело" осуществляется преобразование текста документа с бумажного носителя в электронную форму (образ) которая может заверяться электронной цифровой подписью, а также распознавание варианта документа в формате Word#

7.3. Каждый пользователь САДД "Дело" обязан осуществлять строго определенный перечень работ, утвержденный начальником управления документационного обеспечения администрации края.

8. Организация контроля исполнения документов

8.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, отметка# о представлении отчета-информации, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.2. Контролю подлежат:

законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти; постановления представительных органов; постановления и распоряжения администрации края; поручения главы администрации края по всем видам документов; письма депутатов, организаций, а также обращения граждан.

По указанию руководителя на контроль могут быть поставлены и другие документы.

При постановке документа на контроль на левом поле первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль", после чего документ направляется исполнителю.

8.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется управлением документационного обеспечения администрации края.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края.

8.4. Сроки исполнения документов определяются главой администрации края исходя из срока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

входящие служебные документы, рассмотренные главой администрации края, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, исполняются в течение 10 рабочих или 15 календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции;

иные документы - до 1 месяца;

обращения граждан - до 1 месяца.

8.5. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в администрацию края, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).

8.6. Документы должны исполняться в установленный для них срок.

Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков исполнения и предполагаемой даты, но не позднее чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

8.7. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии.

8.8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной контрольной папке.

При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке САДД "Дело" делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

8.9. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.

8.10. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только должностное лицо, поставившее его на контроль, при этом на документе и контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.

8.11. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются управлением документационного обеспечения администрации края.

9. Отправка исходящей корреспонденции

П. 9.1 вводится в действие с 1 января 2006 г.

9.1. Исходящими документами являются инициативные документы, отправляемые из администрации края за подписью главы администрации края, его первых заместителей и заместителей, а также документы, являющиеся ответами на входящие.

9.2. Прием, учет и отправка исходящих документов осуществляется# в канцелярии управления документационного обеспечения администрации края.

П. 9.3 вводится в действие с 1 января 2006 г.

9.3. Все исходящие документы регистрируются в канцелярии, и экземпляр документа с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел и настоящей Инструкцией.

9.4. На отправку и регистрацию служебные документы передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов, в количестве экземпляров, равном количеству адресатов.

9.5. Исходящие документы должны содержать оригинал подписи.

9.6. Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в день регистрации.

9.7. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

9.8. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции и отправляются почтой, или доставляются нарочным, или передаются для отправки фельдъегерской связью.

Документы с пометкой "срочно" доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется начальником управления документационного обеспечения администрации края или его заместителем.

9.9. Выдача документов на руки адресату производится под роспись в журнале отправляемой корреспонденции.

9.10. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации края, к отправке не принимаются.

9.11. Исходящие документы, подготовленные исполнительными органами государственной власти Алтайского края и структурными подразделениями администрации края по вопросам их деятельности за подписью заместителя главы администрации края, отправляются ими самостоятельно.

10. Оформление и отправка телеграмм

10.1. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

10.2. Телеграммы с пометкой "правительственная" направляются в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации.

10.3. При оформлении адреса телеграммы следует руководствоваться следующими требованиями:

при адресовании телеграмм Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, руководителям законодательного (представительного) и высшего исполнительного органов государственной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации указываются: город, наименование должности, инициалы, фамилия;

при адресовании телеграмм без указания места жительства адресата (до востребования) указываются: почтовый индекс, город, наименование субъекта Российской Федерации, инициалы, фамилия;

в остальных случаях адрес указывается полностью: город, наименование субъекта Российской Федерации, организация, должность, инициалы, фамилия.

10.4. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы должен быть кратким, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), не должен заканчиваться цифрами, печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

10.5. Подпись оформляется отдельной строкой и включает в себя: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму, и отделяется сплошной горизонтальной чертой.

Телеграммы с пометкой "правительственная" подписываются главой администрации края, заместителем главы администрации края.

10.6. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование организации, адрес и расчетный счет отправителя, дату, наименование должности, личную подпись и расшифровку (инициалы) подписи.

10.7. Подлинник представляемой на подпись телеграммы должен быть завизирован.

10.8. Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в канцелярии.

11. Организация копировально-множительных и машинописных работ

11.1. Копировально-множительные и машинописные работы осуществляются сектором технической обработки документов управления документационного обеспечения и контроля администрации Алтайского края. Документы небольшого объема печатаются и копируются непосредственно в структурных подразделениях администрации края, имеющих множительную технику.

11.2. На копирование и печатание сдаются только служебные документы. Основанием для выполнения этих работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

11.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата A3.

11.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование осуществляется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником управления документационного обеспечения администрации края или его заместителем и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.

11.5. Заведующие машинописным и копировально-множительным бюро несут ответственность за качественное выполнение работ в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе, устанавливают очередность их исполнения.

Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

11.6. Все передаваемые в машинописное бюро материалы должны быть тщательно отредактированы и ярко# и четко написаны только фиолетовой, синей или черной пастами или чернилами на одной стороне листа. Печатный материал должен иметь размер шрифта не менее чем 13-14.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом, зеленой или красной пастой либо чернилами к печатанию не принимаются.

Отпечатанные материалы принимаются на правку машинописным бюро не более одного раза.

12. Особенности работы с документами ограниченного пользования

12.1. К документам ограниченного пользования относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

12.2. Передача сотрудниками структурных подразделений администрации края документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного пользования, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя.

12.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования (ДСП)" и номер экземпляра.

12.4. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации края или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

12.5. Прием и учет входящих (исходящих) документов осуществляется протокольным отделом, особым сектором, отделом спецработы, управлением администрации края по взаимодействию с правоохранительными органами и органами военного управления (по принадлежности документов). При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача документов сотрудникам структурных подразделений администрации края осуществляется под роспись.

12.6. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в секторе технической обработки документов. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнителем указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия машинистки и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником.

Размножаются (тиражируются) документы с пометкой "ДСП" только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения администрации края. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

12.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного пользования, осуществляется протокольным отделом, особым сектором, отделом спецработы, управлением администрации края по взаимодействию с правоохранительными органами и органами военного управления.

При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

12.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой для несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

12.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение, производится в структурных подразделениях администрации края по акту.

В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

12.10. В структурных подразделениях администрации края не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем структурного подразделения администрации края. Результаты проверки оформляются актом.

12.11. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного пользования, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель структурного подразделения администрации края и назначается комиссия для расследования. Результаты расследования докладываются руководителю. За разглашение служебной информации ограниченного пользования, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделений администрации края могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

12.12. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело. При снятии пометки "ДСП" на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

13. Рассмотрение обращений граждан

13.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом по жалобам граждан управления документационного обеспечения администрации края.

13.2. Распределение поступающих обращений граждан осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации края, исполнительными органами государственной власти Алтайского края, структурными подразделениями администрации края.

13.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного структурного подразделения администрации края в другое производится только через отдел по жалобам граждан управления документационного обеспечения администрации края.

13.4. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу# считаются повторными. Обращения граждан, в которых не указаны фамилия автора, место жительства, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.

Обращения, подписанные двумя и более авторами, считаются коллективными.

13.5. Графики личных приемов главы администрации края, его заместителей составляются на месяц и утверждаются главой администрации края.

Запись на прием ведется ежедневно. На каждое обращение оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых вопросов.

Все обращения, полученные во время личного приема, ставятся на контроль.

13.6. Контрольные письма, направленные из вышестоящих организаций, ставятся на особый контроль.

Направленные в структурные подразделения администрации края обращения граждан регистрируются их работниками и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

В отдельных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен только руководителем, давшим соответствующее поручение, на срок до 1 месяца. О продлении срока сообщается автору обращения и в отдел по жалобам граждан. Ответ заявителю дает исполнитель.

13.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по которым приняты исчерпывающие меры, разъяснены возможные пути и способы решения поднимаемых вопросов.

14. Изготовление и использование печатей и штампов

14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации края, производится управлением делами администрации Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений администрации края.

Образцы печатей должны быть согласованы с правовым управлением администрации края.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации края или его заместителей и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется главой администрации края и его заместителями соответственно.

14.2. Гербовая печать администрации края хранится у начальника управления документационного обеспечения и в особом секторе, ставится на документы, подписанные главой администрации края, его заместителями.

14.3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, прилагается (приложение 7). Если возникнет необходимость простановки гербовой печати на документах, не указанных в Примерном перечне, то печать ставится по указанию начальника управления документационного обеспечения администрации края. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиски печати должны захватывать подпись должностного лица.

14.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в особом секторе в специальном журнале (приложение 8), листы которого должны быть пронумеровы#, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника особого сектора. Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений администрации края, отвечающим за их использование и сохранность.

14.5. В структурных подразделениях администрации края печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей и штампов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

14.6. Об утрате печати и штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения администрации края и особый сектор.

14.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в особый сектор, где они должны быть уничтожены по акту (приложение 9), который утверждается начальником управления документационного обеспечения администрации края.

Акт хранится вместе с журналом учета.

14.8. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации края.

14.9. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в особый сектор.

15. Составление номенклатуры дел

15.1. Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации края, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования дел в делопроизводстве администрации края.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

15.2. В администрации края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 10) и сводная номенклатура дел администрации края (приложение 11).

15.3. Сводная номенклатура дел администрации края составляется специалистом канцелярии, ответственным за архив администрации края, на основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации края при методической помощи управления архивного дела администрации Алтайского края.

15.4. Сводная номенклатура дел администрации края подписывается составителем, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации края, экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления архивного дела администрации Алтайского края и утверждается главой администрации края или его заместителем. Номенклатура дел согласовывается с управлением архивного дела администрации Алтайского края не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в администрации края.

15.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

15.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

15.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации края.

15.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

15.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации края цифрового обозначения структурного подразделения администрации края и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

15.10. Если в течение года в администрации края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

15.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16. Формирование и оформление дел

16.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

16.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; на общих основаниях помещать в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

16.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности;

документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

16.4. Оформление дела, подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

16.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 12); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 13); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 14); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

16.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

администрация Алтайского края;

наименование структурного подразделения администрации края; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносится уточнение: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

16.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

17. Организация оперативного хранения документов

17.1. С момента заведения и до передачи дел в архив администрации края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации края.

17.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации края на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям с разрешения начальника управления документационного обеспечения администрации края дела выдаются на основании их письменных запросов по актам.

18. Экспертиза ценности документов

18.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.

18.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации края создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

18.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации края; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

18.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК администрации края.

19. Составление описей дел

19.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 15); дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16); дела по личному составу (приложение 17). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

19.2. В каждом структурном подразделении администрации края описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством специалиста канцелярии, ответственного за архив администрации края. По этим описям документы сдаются в архив администрации края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями администрации края, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации края.

19.3. Описи дел структурных подразделений администрации края составляются по установленной форме (приложение 18) и представляются в архив администрации края через два года после завершения делопроизводства.

19.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения администрации края имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

19.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям администрации края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

19.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

19.7. Опись дел структурного подразделения администрации края подписывается составителем, с указанием его должности, и утверждается руководителем структурного подразделения.

19.8. Опись дел структурного подразделения администрации края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

19.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

20. Подготовка и передача документов в архив

20.1. В архив администрации края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

20.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации края после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

20.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

20.4. В период подготовки дел структурным подразделением администрации края к передаче в архив администрации края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения администрации края обязаны устранить.

20.5. В случае ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти Алтайского края, упразднения структурного подразделения администрации края лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего органа или структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1

к пункту 2.5

Примерный перечень
входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Сводки и информации, присланные для сведения.

2. Рекламные извещения и плакаты.

3. Поздравительные письма и поздравительные плакаты.

4. Бухгалтерские документы.

5. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

6. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

7. Корреспонденция с пометкой "лично".

Приложение 2

к пункту 2.7

Вариант
регистрационной карточки документа в системе автоматизации делопроизводства

"Вариант регистрационной карточки документа в системе автоматизации делопроизводства"

Приложение 3

к пункту 3.1

Рекомендации
по изготовлению образцов бланков администрации края

1. Бланки изготавливаются в формате А4 (210x297 мм) или А5 (148x210 мм).

Поля бланков, мм:

 верхнее - 20;                   левое  - 30;

 нижнее  - 20;                   правое - 15.

2. Бланк письма включает реквизиты:

герб Алтайского края;

наименование организации;

справочные данные об организации.

Ограничительные отметки зон расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер;

ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк письма, изготовленный с угловым расположением реквизитов:

"Бланк письма"

Все реквизиты центрируются относительно слова "Администрация".

Зона расположения реквизитов - 10,5 см от левого края листа и 7,5 см от верхнего края листа.

3. Бланк постановлений (распоряжений) администрации края изготавливается на основе продольного расположения реквизитов и включает:

герб Алтайского края;

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления документа.

Ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок к тексту (только на бланках постановлений).

"Бланк постановлений (распоряжений)"

Реквизиты отделяют друг от друга 2 межстрочными интервалами, кроме реквизита "место составления документа" (1 межстрочный интервал). Зона расположения реквизитов 7,5 см от верхнего края листа по всей ширине бланка. Все реквизиты центрируются относительно слов "Администрация Алтайского края".

Образец бланка письма администрации края

             Администрация

            Алтайского края

     656035, г. Барнаул, пр. Ленина, 59

            Телефон 36-31-15

             Факс 36-38-63

     ---------------------- N-----------

     На N ------------------------------

Образец бланка постановления администрации края

           Администрация Алтайского края

                  Постановление

   -----------      г. Барнаул         N ---------

   "                   "

Образец бланка распоряжения администрации края

            Администрация Алтайского края

                     Распоряжение

   -----------      г. Барнаул         N ---------

Приложение 4

к пункту 4.11

Список

работников администрации края, ее структурных подразделений, объединений, организаций и учреждений, завизировавших проект документа администрации края ________ по вопросу:

_________________________________________________________________________

Должность работников,
завизировавших проект

Инициалы,
фамилия

Роспись

Дата
визирования

Первые заместители главы

администрации края

Заместители

главы администрации края:

Начальник управления

документационного обеспечения

администрации края

Начальник правового управления

администрации края

(руководители структурных подразделений

администрации края, объединений,

организаций и учреждений)

Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа

Приложение 5

к пункту 5.3

Утверждаю

Глава администрации края

И.О.Фамилия

"______" ___________ 2005 г.

Протокол
совещания .... (краткое содержание обсуждаемого вопроса)
Рег. N Прот- ....(указывается очередной номер)

с. Ключи

12.02.2005 (дата проведения совещания)

Присутствовали: в алфавитном порядке указывается фамилия, имя, отчество руководителя и занимаемая им должность.

Решили:

1. излагается смысл поручения (задания), указывается ответственный исполнитель, его Ф.И.О., должность и конкретный срок исполнения поручения.

и т.д.

В последнем пункте протокола указывается, на кого возлагается контроль за его исполнением.

 Протокол вел       подпись                расшифровка подписи

 (должность)

Приложение 6

к пункту 6.2

Образец оформления протокола заседания комиссии

Администрация Алтайского края
Протокол
________________ г. Барнаул N _____________________

Заседание центральной экспертной

комиссии (ЦЭК) администрации края

 Председатель     Фамилия И.О., начальник управления

                  документационного      обеспечения

                  администрации края;

 Секретарь        Фамилия И.О., заведующий   архивом

                  администрации края

Присутствовали: 10 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Рассмотрение вопроса об упорядочении документов...

2. Согласование номенклатуры дел...

Слушали: Фамилия И.О.- текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления;

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Решили:

1.1. Принять меры...

1.2.....

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Председатель               подпись               И.О.Фамилия

Секретарь                  подпись               И.О.Фамилия

Приложение 7

к пункту 14.3

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать администрации края

1. Грамоты и благодарственные письма (возможно проставление печати на факсимиле).

2. Графики.

3. Договоры (виза правового управления обязательна).

4. Доверенности.

5. Карточки образцов подписей для банковских документов.

6. Командировочные удостоверения.

7. Лицензии на право пользования недрами.

8. Наградные документы.

9. Решения об установлении ежемесячной доплаты к государственной пенсии.

10. Соглашения (виза правового управления обязательна).

11. Уставы муниципальных образований (подписаны начальником правового управления).

12. Штатные расписания.

Приложение 8

к пункту 14.4

Журнал
учета печатей и штампов администрации Алтайского края

Начат _____________

Окончен ___________

На _________ листах

N п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и подпись лица, поручившего печать (штамп), дата	Основание получения печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. лица, сдавшего печать (штамп), дата	Оттиск сдаваемой печати(штампа)	Должность, Ф.И.О. и подпись лица, принявшего печать (штамп), дата	Основание и цель сдачи печати (штампа)	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 9

к пункту 14.7

Утверждаю

Начальник управления

документационного обеспечения

администрации края

И.О.Фамилия

"___" _______ 2005

Акт N ______
на уничтожение печатей и штампов

Комиссия в составе ----------------------------------------- на основании

                           (Ф.И.О., должность)

----------------------------------------------------------- подготовила к

           (наименование документа, его номер и дата)

уничтожению следующие печати и штампы:

Наименование печати (штампа) Оттиск печати (штампа)

Всего подлежат уничтожению ---------------------------- печатей и штампов.

                                    (прописью)

Подписи:

     Печати  и  штампы  перед  уничтожением с  записями  в акте сверили  и

полностью уничтожили путем ------------------"-----"---------------20---г.

Подписи: ----------------

Отметки  в  журнале  учета  об  уничтожении  печатей  и  штампов  произвел

----------------------- "----"---------20----г.

  (подпись, должность)

Приложение 10

к пункту 15.2

Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации края

Администрация Алтайского края

Правовое управление

администрации края

Номенклатура дел

-----------N-------

-------------------

(места составления)

на ----------------- год 1

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник правового

управление# администрации края подпись И.О.Фамилия

Дата

Согласовано 2

Протокол ЭК структурного подразделения

от ____________________ N ____________

Заведующий архивом администрации

края

(лицо, ответственное за архив) подпись И.О.Фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

____________________

1 К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляете" итоговая запись по форме, указанной в приложении 11, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации

2 при наличии ЭК структурного подразделения

Приложение 11

к пункту 15.2

Форма номенклатуры дел администрации края

Администрация Алтайского края

Номенклатура дел                           Утверждаю

-------------------- N -----------         Заместитель главы администрации края

  ----------------------------------       ----------------- -------------------

         (место составления)                     подпись      расшифровка подписи

 на ---------------------------- год

                                           дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Наименование должности руководителя

 службы документационного обеспечения   подпись   расшифровка   подписи

 Дата

 Виза заведующего архивом

 администрации края (лица,

 ответственного за архив)

 Согласовано                                    Согласовано

 Протокол ЦЭК администрации края                Протокол ЭПМК управления

                                                архивного дела администрации

 от -------------- N -----------                края

                                                от ----------- N -----------

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения 11

Форма итоговой записи к номенклатуре дел администрации края

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ___________ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 Наименование должности

 руководителя службы

 документационного

 обеспечения                  подпись       расшифровка подписи

 Дата

 Итоговые сведения переданы в архив

 Наименование должности

 передавшего сведения         подпись       расшифровка подписи

 Дата

Приложение 12

к пункту 16.5

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

                                             Код гос. архива -------

                                             Код организации ------\

                                                    /--------------\

                                                    |Ф.N           |

----------------------------------------------------+--------------|

                                                    |Оп.N          |

----------------------------------------------------+--------------|

                                                    |Д.N           |

-------------------------------------------------------------------/

--------------------------------------------------------------------

                  (наименование архивного учреждены)

--------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------

       (наименование организации и структурного подразделения)

               Дело N ----------- Том N ------------------

-------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------

                    (заголовок дела)

-------------------------------------------------------------------

                     (крайние даты)

                                                   На ------ листах

                                                   Хранить --------

Ф.N

Оп. N

Д.N

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 13

к пункту 16.5

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ______________________________

В деле подшито и пронумеровано --------------------------- листов,

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ------------------------------------

пропущенные номера листов ---------------------------------

| листов внутренней описи ---------------------------------

|---------------------------------------------------------------\

|       Особенности физического состояния и       |Номера листов|

|             формирования дела                   |             |

|-------------------------------------------------+-------------|

|                      1                          |      2      |

|-------------------------------------------------+-------------|

|                                                 |             |

\---------------------------------------------------------------/

Наименование должности

работника                подпись               расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 14

к пункту 16.5

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись
документов ед. хр. N________

N п/п	Индекс документов	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого --------------------------------------------------- документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи  ---------------------------------

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела              подпись              расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 15

к пункту 19.1

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

 Администрация                                         Утверждаю

 Алтайского края                                       Заместитель главы

 г. Барнаул                                            администрации края

                                                       ---------- ------------------------

                                                         подпись     расшифровка подписи

 Фонд N Р-834                                          00.00.00

 Опись N 10                                            печать

 дел постоянного хранения

 за 2000-2001 годы

N пп	Индекс дела	Наименование структурного подразделения и заголовок дела	Даты дел	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

                                  2000 год

                             01-01. Канцелярия

 7114    01-01-01   Переписка администрации края с   5-24 января     191

                    Правительством Российской        2000 г.

                    Федерации, Администрацией

                    Президента, комиссиями при

                    Президенте Российской Федерации

                    по вопросам

                    социально-экономического

                    развития Алтайского края, том 1

 7115    01-01-01   То же, том 2                     25 января-       83

                                                     15 февраля

                                                     2000 г.

...

                         01-02. Протокольный отдел

 7165    01-02-01   Постановления с N 1 по N 30      5-14 января     185

                    администрации края, приложения   2000 г.

                    к ним

                              2001 год

                         01-01. Канцелярия

 7273    01-01-01   Переписка администрации края     9-16 января     150

                    с Правительством Российской      2001 г.

                    Федерации, Администрацией

                    Президента, комиссиями при

                    Президенте Российской

                    Федерации по вопросам

                    социально-экономического

                    развития Алтайского края,

                    том 1

 7274    01-01-01   То же, том 2                     24-30 января    160

                                                     2001 г.

...

                           01-02. Протокольный отдел

 7321               Регламент администрации          14 августа       18

                    края, утвержденный               2001 г.

                    постановлением администрации

                    края от 14.08.2001 N 520 "О

                    Регламенте администрации

                    Алтайского края"

...

                           Уполномоченный по делам

                                   религии

 7409               Информация администрации         2001 г.           4

                    края об особенностях

                    религиозной ситуации и

                    взаимоотношениях органов

                    государственной власти и

                    религиозных объединений в

                    Алтайском крае

В данный раздел описи внесено 297 (двести девяносто семь) дел с N 7114 по N 7409.

 Наименование должности

 составителя описи          подпись             расшифровка подписи

 Место для штампа ЭПМК                          Одобрено

 управления архивного дела                      Протокол ЦЭК

 администрации края                             администрации края

                                                от ---------N -------

Приложение 16

к пункту 19.1

Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения

 Администрация                           Утверждаю

 Алтайского края                         Заместитель главы

 г. Барнаул                              администрации края

                                         --------- ----------------------------

                                         подпись        расшифровка   подписи

 Фонд N                                  00.00.00

 Опись N                                 печать

 дел временного (свыше 10 лет) хранения

 за -------------- годы

N пп	Индекс дела	Наименование структурного подразделения и заголовок дела	Даты дел	Кол-во листов	Срок хранения до 01.01...	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ------------------------------------- дел

                                       (цифрами и прописью)

     с N ------ по N-------, в том числе

     литерные номера -----------------

     пропущенные номера --------------

 Наименование должности

 составителя описи           подпись          расшифровка подписи

 Утверждено                                   Одобрено

 Протокол ЭПМК управления                     Протокол ЦЭК

 архивного дела                               администрации края

 администрации                                от ------ N ------

 края

 от ------ N ------------

Приложение 17

к пункту 19.1

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

 Администрация                                                    Утверждаю

 Алтайского края                                                  Заместитель главы

 г. Барнаул                                                       администрации края

                                                                  -------- --------------------

                                                                  подпись   расшифровка подписи

 Фонд N                                                           00.00.00

 Опись N 2л                                                       печать

 дел по личному составу

 за 2000-2001 годы

N пп	Индекс дела	Наименование структурного подразделения и заголовок дела	Даты дел	Кол-во листов	Срок хранения до 01.01....	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

                             2000 год

                      04. Управление делами

 124      04-02      Приказы с N 1 по N 170   10 января-     229     2076

                     управляющего делами      30 декабря

                     администрации края и его 2000 г.

                     заместителя по личному

                     составу

 125                 Книга регистрации        5 января        67     2076

                     приказов управляющего    2000 г. - 28

                     делами администрации     декабря 2001

                     края и его заместителя   г.

                     по личному составу

                              2001 год

                      04. Управление делами

 126      04-02      Приказы с N 1 по N 160   3 января -     150     2077

                     управляющего делами      2 июля 2001 г.

                     администрации края и его

                     заместителя по личному

                     составу

 127      04-02      То же, с N 161 по N 270  2 июля -       153     2077

                                              28 декабря

                                              2001 г.

В данный раздел описи внесено 4 дела с N 124 по N 127

 Наименование должности

 составителя описи           подпись            расшифровка подписи

 Место для штампа ЭПМК                          Одобрено

 управления архивного дела                      Протокол ЦЭК

 администрации края                             администрации края

                                                от ----------- N -----

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 18

к пункту 19.3

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу структурного подразделения администрации края

_________________________________________________________________________

(наименование организации)

_________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

                                            Утверждаю

                                            Наименование должности руководителя

                                            структурного подразделения администрации

                                            края

                                            -------- --------------------------

                                            подпись     расшифровка подписи

                                            дата

Опись N

В данную опись внесено -----------------------------ед. хр. с N -----------

                           (цифрами и прописью)

по N -----------------------, в том числе:

литерные номера: ---------------------------------------------------------,

пропущенные номера: ------------------------------------------------------.

 Наименование должности составителя

 описи                                 подпись          расшифровка подписи

 Дата

 Согласовано                             Согласовано 4

 Наименование должности руководителя     Протокол ЭК структурного

 службы ДОУ                              подразделения

 (подпись)   (расшифровка подписи)       от --------------------N ---------

  Дата

--------------------------

3 Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения

4 При наличии ЭК структурного подразделения

Приложение 19

к пункту 19.9

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 Администрация

 Алтайского края

 г. Барнаул

         Акт                                                       Утверждаю

 ---------N -----------                                            Заместитель главы

 ----------------------                                            администрации края

  (место составления)

 о выделении к уничтожению докумен-                                --------- --------------------------------

 тов, не подлежащих хранению                                        подпись       расшифровка подписи

                                                                   дата

На основании -----------------------------------------------------------------

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

------------------------------------------------------------------------------

отобраны  к   уничтожению  как   не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ---------------------------

                                                          (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или Кг дела по описи	Кол-во листов	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ---------------------ед. хр. за -------------------------- годы

       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПМК управления архивного дела администрации Алтайского края

(протокол от __________________ N ____________________)

 Наименование должности лица,

 проводившего экспертизу ценности      подпись        расшифровка подписи

 документов

 Дата

 Место для штампа ЭПМК                 Согласовано

 управления архивного дела             Протокол ЦЭК (ЭК)

 администрации края                    от ------------------- N -----------

Документы в количество ---------------------------------------------- ед. хр.,

весом ---------- кг сданы в --------------------------------------------------

                                    (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------- N ----------

 Наименование должности работника,

 сдавшего документы                    подпись      расшифровка подписи

 Дата

 Изменения в ученые# документы внесены.

 Наименование должности работника

 архива, внесшего изменения в учетные

 документы                             подпись      расшифровка подписи

 Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Кол-во
листов

Срок
хранения

Примечание

Название раздела

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.