Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 13 января 2020 г. N 03-03-06/1/399 О возмещении сотруднику расходов, связанных со служебными командировками

21 января 2020

Вопрос: Компания направляет сотрудников в командировки по России и за границу. По правилам различных авиакомпаний дополнительно к плате за провоз пассажира может оплачиваться стоимость ряда услуг:

- за провоз багажа и/или ручной клади,

- за питание на борту,

- за выбор места в салоне самолета,

- за приоритетную посадку в самолет,

- за использование в полете wi-fi (доступ в Интернет) и др.

Стоимость таких услуг может быть как включена в билет и выделена в нём отдельной строкой, так и оплачена отдельно в процессе перевозки (с выдачей чека ККТ). Кроме того, предлагаются "пакетные" тарифы, включающие, например, плату за провоз багажа плюс выбор места в салоне.

Просим разъяснить:

1) Какие из перечисленных расходов учитываются при налогообложении прибыли в составе командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ?

2) Какие из перечисленных расходов командированного сотрудника освобождаются от НДФЛ на основании двенадцатого абзаца п. 3 ст. 217 НК РФ?

3) Какие из перечисленных расходов командированного сотрудника не облагаются страховыми взносами на основании п. 2 ст. 422 НК РФ?

4) Если какие-либо из перечисленных расходов не могут учитываться при налогообложении прибыли и/или должны облагаться НДФЛ и/или взносами, при этом их стоимость входит в "пакетный" тариф вместе с другими расходами и не выделена в билете, следует ли вычитать из стоимости перевозки такие суммы, и каким образом определять их размер?

Ответ: Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федераций.

Суммы расходов работодателя на командировки своих работников, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, указаны в пункте 3 статьи 217 и пункте 2 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). При этом указанные расходы, подлежащие учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Таким образом, в случае, если расходы организации по оплате командированному сотруднику дополнительных услуг, предоставляемых перевозчиком, отнесены к расходам, связанным со служебной командировкой, с учетом положений статьи 168 ТК РФ, и возможность осуществления данных расходов определена локальным нормативным актом организации, то оплата таких услуг на основании указанных норм НК РФ освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами при наличии их документального подтверждения, а в случае соответствия сумм таких расходов положениям статьи 252 НК РФ они подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, за исключением расходов, поименованных в статье 270 НК РФ.

Заместитель
директора Департамента
А.А. Смирнов

При командировании сотрудников организация, помимо проезда, оплачивает ряд дополнительных услуг перевозчика, в т. ч. провоз багажа и/или ручной клади, питание на борту самолета, использование Интернета.

Минфин указал, что расходы организации по оплате командированному сотруднику дополнительных услуг, оказываемых перевозчиком, не облагаются НДФЛ, страховыми взносами и могут учитываться при налогообложении прибыли, если:

- такие затраты отнесены к расходам, связанным со служебной командировкой, в силу ТК РФ;

- возможность таких расходов определена локальным нормативным актом организации;

- соответствуют расходам, учитываемым при налогообложении прибыли.

Необходимы подтверждающие документы.