Закупка товаров, работ, услуг в бюджетной сфере: от А до Я. Пошаговая инструкция для бухгалтера бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Закупка товаров, работ, услуг в бюджетной сфере: от А до Я
Пошаговая инструкция

Шаг 1. Приняты обязательства по контрактам (договорам), заключаемым без проведения торгов

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 501 13 XXX	КРБ 1 502 11 XXX	0 506 10 XXX	0 502 11 XXX	1. Момент отражения в учете - дата подписания контракта (договора). 2. Документы-основания: контракт (договор), Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
Основание: пп. 134, 140 Инструкции N 162н, пп. 167, 174 Инструкции N 174н, пп. 196, 203 Инструкции N 183н

Шаг 2. Размещено извещение при осуществлении закупок с использованием конкурентных способов определения поставщиков

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 501 13 ХХХ	КРБ 1 502 17 ХХХ	0 506 10 ХХХ	0 502 17 ХХХ	1. Принимаемые обязательства возникают на основании извещений, размещенных в ЕИС, или приглашений на участие в закупке. 2. Принимаемые обязательства учитываются по начальной (максимальной) цене контракта (п. 308 Инструкции N 157н). 3. Данные по счету 502 07 используются при формировании показателей в графах 6, 8 Отчета (ф. 0503128), а также в разделе 4 Сведений (ф. 0503175).  4. Данные по счету 502 07 используются при формировании показателей в графах 5, 7 Отчета (ф. 0503738), а также в разделе 4 Сведений (ф. 0503775)
Основание: пп. 134, 141.1 Инструкции N 162н, пп. 167, 174 Инструкции N 174н, пп. 196, 203 Инструкции N 183н

Отметим, что принимаемые обязательства возникают при осуществлении закупок не только с использованием конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), но и при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) при условии размещения извещения в ЕИС, направлении приглашения принять участие (п. 308 Инструкции N 157н). Однако следует помнить, что при закупке у единственного поставщика согласно ч. 3 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ (далее - Закон N 44-ФЗ) извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) не требуется и не размещается в ЕИС. Соответственно, при закупках у единственного поставщика, осуществленных по Закону N 44-ФЗ, счет 502 07 "Принимаемые обязательства" применяться не будет. В этом случае принятое обязательство (БО) отражается в порядке, рассмотренном в Шаге 1.

Подробнее см. в Энциклопедии решений

Шаг 3. Закупка не состоялась

В силу определенных причин закупка может не завершиться подписанием контракта. В частности, учреждением может быть отменена процедура определения контрагента (ст. 36 Закона N 44-ФЗ) на основании размещенного в ЕИС извещения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя). Кроме того поставщик, выигравший конкурс (аукцион, запрос котировок, запрос предложений), может отказаться от заключения контракта или заявки на участие могут отсутствовать. В этом случае отражаются следующие бухгалтерские записи:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 501 13 ХХХ	КРБ 1 502 17 ХХХ	0 506 10 ХХХ	0 502 17 ХХХ	1. Корректировка осуществляется на всю сумму ранее отраженных в учете принимаемых обязательств. 2. Документы-основания: протокол конкурсной комиссии, Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
"Красное сторно"
Основание: п. 141.1 Инструкции N 162н, п. 2.4 разделов 1, 2 приложения 2 к письму Минфина России от 07.04.2015 N 02-07-07/19450

Шаг 4. Приняты обязательства по результатам конкурсов

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 502 17 ХХХ	КРБ 1 502 11 ХХХ	0 502 17 ХХХ	0 502 11 ХХХ	Моментом отражения в учете обязательств (БО) является дата подписания контракта (договора)
Основание: п. 140 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 196 Инструкции N 183н

Шаг 5. Отражена сумма экономии, полученной в результате заключения контракта

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 502 17 ХХХ	КРБ 1 501 13 ХХХ	0 502 17 ХХХ	0 506 10 ХХХ	1. Корректировка принимаемого обязательства (на сумму экономии) отражается одновременно с принятием обязательства (БО). 2. Момент отражения в учете - дата подписания контракта (договора). 3. Экономия, полученная в результате применения конкурентных способов, отражается в графе 4 раздела 4 Сведений (ф. 0503175), в графе 4 раздела 4 Сведений (ф. 0503775)
Основание: п. 134 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 196 Инструкции N 183н

Шаг 6. Увеличение принятого обязательства при увеличении цены контракта

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 501 13 ХХХ	КРБ 1 502 11 ХХХ	0 506 10 ХХХ	0 502 11 ХХХ	1. В этом случае должны изменяться существенные условия контракта при его исполнении. 2. Данная бухгалтерская запись на сумму увеличения оформляется вне зависимости от того, в текущем году или прошлые годы заключен контракт (договор). 3. Корреспонденция счетов применяется как при заключении контрактов (договоров) с единственным поставщиком, так и при использовании конкурентных способов
Основание: п. 140 Инструкции N 162н, пп. 167, 174 Инструкции N 174н, пп. 196, 203 Инструкции N 183н, см. также письмо Минфина России от 20.01.2016 N 02-07-10/1659

Шаг 7. Уменьшение принятого обязательства при уменьшении цены или расторжении контракта

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Контракт заключен в текущем году без торгов
КРБ 1 501 13 XXX	КРБ 1 502 11 XXX	0 506 10 XXX	0 502 11 XX	1. Операция оформляется датой заключения дополнительного соглашения. 2. При уменьшении цены контракта в учете отражается сумма уменьшения
"Красное сторно"
Основание: пп. 167, 174 Инструкции N 174н, пп. 196, 203 Инструкции N 183н
Контракт заключен в текущем году с использованием конкурентных способов
КРБ 1 501 13 ХХХ	КРБ 1 502 17 ХХХ	0 506 10 ХХХ	0 502 17 ХХХ	1. Операция оформляется датой заключения дополнительного соглашения. 2. В графе 8 Отчета (ф. 0503128), в графе 7 Отчета (ф. 0503738) отражаются принятые обязательства с учетом сложившихся показателей по указанным корреспонденциям (с учетом изменения цены контракта). 3. Аналогичный порядок заполнения граф 2, 3 раздела 4 Сведений (ф. 0503175), граф 2, 3 раздела 4 Сведений (ф. 0503775). 4. Изменение цены контракта на результат графы 4 раздела 4 Сведений (ф. 0503175), графы 4 раздела 4 Сведений (ф. 0503775) не влияет (см., к примеру, письмо Минфина России от 22.07.2020 N 02-06-10/64195)
КРБ 1 502 17 ХХХ	КРБ 1 502 11 ХХХ	0 502 17 ХХХ	0 502 11 ХХХ
"Красное сторно"
Основание: п. 141.1 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 196 Инструкции N 183н
Контракт заключен в прошлые годы
КРБ 1 501 13 ХХХ	КРБ 1 502 11 ХХХ	0 506 10 ХХХ	0 502 11 ХХХ	1. Операция оформляется датой заключения дополнительного соглашения. 2. Корреспонденция счетов применяется как при заключении контрактов (договоров) с единственным поставщиком, так и при использовании конкурентных способов
"Красное сторно"
См., к примеру, письмо Минфина России от 20.01.2016 N 02-07-10/1659

Шаг 8. Переход права собственности и товары в пути

С учетом норм ст. 223, пп. 1, 2 ст. 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи или законом, право собственности на товар переходит к покупателю:

- если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара, - с момента вручения товара покупателю или указанному им лицу. Как правило, этим моментом признается указанная в товаросопроводительном документе дата его подписания покупателем;

- если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара - в момент предоставления товара в распоряжение покупателя;

- если из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, - в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю.

Стороны вправе определить в договоре момент перехода права собственности на товар и иным образом (см., в частности, ст. 491 ГК РФ). В практике можно встретить примеры, когда момент перехода права собственности на товар связывается с моментом заключения договора, моментом исполнения покупателем обязательств по оплате товара, моментом подписания товарной накладной и т.п.

Подробнее об этом см. в Энциклопедии решений

Необходимо помнить, что отгруженные поставщиками, но не поступившие к концу отчетного периода в учреждение основные средства и материальные запасы отражаются на счете 107 00 "Нефинансовые активы в пути" (п. 147 Инструкции N 157н).

Подробнее об этом см. в Энциклопедии решений

В такой ситуации в бюджетном (бухгалтерском) учете оформляются следующие записи:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 107 3Х 3ХХ	КРБ 1 302 3Х 73Х	0 107 3Х 3ХХ	0 302 3Х 73Х	1. Корреспонденция счетов N 1 отражается на основании документов, удостоверяющих отправку груза. 2. Корреспонденция счетов N 2 отражается на основании первичных учетных документов
КРБ 1 105 3Х 34Х КРБ 1 106 3Х 3ХХ	КРБ 1 107 3Х 3ХХ*(1)	0 105 ХХ 34Х 0 106 ХХ ХХХ 0 109 Х0 272	0 107 ХХ 4ХХ*(1)
Основание: п. 37 Инструкции N 162н, пп. 56, 57 Инструкции N 174н, пп. 56, 57 Инструкции N 183н

_______________________________

*(1) В пункте 37 Инструкции N 162н в 24-26 разрядах номера счета 107 00 указана подстатья 310 КОСГУ. Вместе с тем обратим внимание, что в Инструкциях NN 174н и 183н для бюджетных и автономных учреждений аналогичная хозяйственная операция отражается с применением подстатьи 410 КОСГУ.

В остальных случаях приемка объектов НФА, а также работ и услуг будет осуществляться в общеустановленном порядке.

Шаг 9. Принята к учету кредиторская задолженность

Если оформление документа о приемке осуществляется без использования ЕИС:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 105 3Х 34Х КРБ 1 106 ХХ 3ХХ *(2) КРБ 1 109 Х0 ХХХ КРБ 1 111 ХХ 35Х КРБ 1 401 20 ХХХ	КРБ 1 208 ХХ 667 КРБ 1 302 ХХ 73Х *(2)	0 105 ХХ 34Х 0 106 ХХ 3ХХ *(2) 0 109 Х0 ХХХ 0 111 ХХ 35Х 0 401 20 ХХХ	0 208 ХХ 667 0 302 ХХ 73Х *(2)	1. Документы-основания согласно контракту (договору): счет, товарная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), УПД, иной документ. 2. Счета группы 302 20 при начислении могут корреспондировать также со счетами 401 50 в части расходов, произведенных в текущем финансовом году, но относимых к очередным финансовым периодам, и 401 60 при принятии обязательств, на которые был ранее образован резерв (пп. 124, 124.2 Инструкции N 162н, пп. 160, 160.1 Инструкции N 174н, пп. 188, 189 Инструкции N 183н)
Основание: пп. 23, 31, 41, 41.1, 84, 102, 121 Инструкции N 162н, пп. 34, 51, 60, 61, 67.3, 106, 153 Инструкции N 174н, пп. 34, 51, 60, 61, 67.3, 109, 181 Инструкции N 183н

Порядок и срок осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги определяются условиями заключенного контракта (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2020 N 24-03-10/64858).

Подробнее о расчетах с применением счетов 401 50 и 401 60 смотрите в: - Энциклопедии решений. Расходы будущих периодов. Счет 401 50 (для бюджетной сферы); - Энциклопедии решений. Создание и использование учреждением резервов предстоящих расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете. Счет 401 60 (для бюджетной сферы)

Если оформление документа о приемке осуществляется через ЕИС:

С 2022 года электронная приемка приобретаемых объектов НФА или результатов выполнения работ (оказания услуг) стала обязательной для учреждений-заказчиков всех уровней бюджетов независимо от типа учреждения. В ЕИС формируются электронные документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги при исполнении контракта, которые подписываются электронной подписью. Данный процесс называется электронным актированием. Общий порядок осуществления электронного актирования в ЕИС установлен ч. 13, ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ.

Обратим внимание, что датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Вместе с тем конкретный механизм отражения в учете поступления нефинансовых активов в ситуации, когда фактическая дата поступления не соответствует дате подписания документов в ЕИС, пока не урегулирован и поэтому его следует закрепить в учетной политике учреждения. Учитывая регламент подписания первичного документа заказчиком в день его размещения в ЕИС, а также условия контракта (договора), считаем, что переход права собственности, а, следовательно, и принятие к балансовому учету имущества осуществляется непосредственно в день размещения в ЕИС электронного документа, подписанного учреждением.

По нашему мнению, одним из возможных вариантов, при котором с момента фактического получения до момента размещения в ЕИС подписанных документов объекты подлежат учету в зависимости от условий контракта (договора) и особенностей учетной политики на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении". Также по согласованию с субъектом консолидации возможно введение дополнительного забалансового счета или управленческий учет.

Однако с момента получения и до даты подписания документов в ЕИС материальные ценности могут расходоваться и списываться. Поэтому также не исключен вариант, при котором объекты НФА будут отражаться на балансовых счетах с целью корректного отражения их списания.

Таким образом, если дата поставки не будет совпадать с датой подписания документа в ЕИС, то в учете учреждений могут быть оформлены следующие записи:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Увеличение 02		Увеличение 02		1. Данная бухгалтерская запись отражается при фактическом поступлении объектов НФА в учреждение. 2. Такой вариант учета должен быть согласован и закреплен в учетной политике
КРБ 1 105 3Х 34Х КРБ 1 106 ХХ 3ХХ *(2) КРБ 1 109 Х0 ХХХ КРБ 1 111 ХХ 35Х КРБ 1 401 20 ХХХ	КРБ 1 208 ХХ 667 КРБ 1 302 ХХ 73Х *(2)	0 105 ХХ 34Х 0 106 ХХ 3ХХ *(2) 0 109 Х0 ХХХ 0 111 ХХ 35Х 0 401 20 ХХХ	0 208 ХХ 667 0 302 ХХ 73Х *(2)	1. Корреспонденции счетов отражаются датой размещения в ЕИС электронного документа о приемке, подписанного заказчиком. 2. Документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства (см. письмо Федерального казначейства от 19.11.2021 N 07-04-05/14-28375)
	Уменьшение 02		Уменьшение 02
Основание: пп. 23, 31, 41, 41.1, 84, 102, 121 Инструкции N 162н, пп. 34, 51, 60, 61, 67.3, 106, 153 Инструкции N 174н, пп. 34, 51, 60, 61, 67.3, 109, 181 Инструкции N 183н

__________________________________

*(2) Анализ положений Инструкций по применению планов счетов показывает, что счета 302 31, 302 32 и 302 33 не корреспондируют напрямую со счетами учета нефинансовых активов (101 00, 102 00, 103 00), а используются в двойной записи с соответствующим счетом 106 00. Вместе с тем счет 302 34 может корреспондировать сразу со счетом 105 00 при отсутствии дополнительных расходов, связанных с приобретением материальных запасов.

Шаг 10. Учтены объекты НФА

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 101 ХХ 310 КРБ 1 102 ХХ 320 КРБ 1 103 ХХ 330 КРБ 1 105 3Х 34Х КРБ 1 111 6Х 35Х	КРБ 1 106 ХХ 3ХХ	0 101 ХХ 310 0 102 ХХ 320 0 103 ХХ 330 0 105 ХХ 34Х 0 111 6Х 35Х	0 106 ХХ 3ХХ	1. В целях принятия объектов НФА к учету имущество должно признаваться активом (п. 36 Стандарта "Концептуальные основы"). 2. Классификация активов производится в момент их признания. 3. Выбор счета учета осуществляется согласно нормам соответствующих федеральньх стандартов, Инструкции N 157н. При этом необходимо учитывать функциональное назначение актива, его комплектацию и положения отраслевого законодательства (см. письмо Минфина России от 18.06.2020 N 02-06-10/52870)
Основание: пп. 7, 12, 16, 23, 41.1 Инструкции N 162н, пп. 9, 15, 20, 34, 67.3 Инструкции N 174н, пп. 9, 15, 20, 34 Инструкции N 183н

Шаг 11. Отражено денежное обязательство

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 502 11 ХХХ	КРБ 1 502 12 ХХХ	0 502 11 ХХХ	0 502 12 ХХХ	1. Показатели, учтенные на счете 502 02, должны соответствовать показателям соответствующих счетов 206 00, 302 00. 2. Документы-основания возникновения ДО закрепляются в перечне, установленном в учетной политике. При этом должны учитываться требования, предусмотренные порядком учета БО и ДО органами ФК санкционирования оплаты денежных обязательств, установленных финансовым органом (п. 318 Инструкции N 157н). 3. В показатели ДО также надо включать предусмотренные условиями контракта (договора), но не перечисленные по состоянию на установленную дату суммы авансов (см. п. 3.3 письма Минфина России от 04.02.2020 N 02-06-07/6939)
Основание: п. 141 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 196 Инструкции N 183н

В случае уменьшения цены (расторжении) контракта, заключенного в текущем году, и при наличии аванса, перечисленного в текущем году, необходимо будет сторнировать не только принятые (бюджетные) обязательства, но и принятые денежные обязательства на сумму перечисленного авансового платежа. В то же время в случае, если контрагентом по состоянию на отчетную дату аванс не будет возвращен, то сумма исполненных денежных обязательств, отражаемая казенными учреждениями в графе 10 раздела I Отчета (ф. 0503128), а бюджетными и автономными учреждениями - в графе 9 раздела I Отчета (ф. 0503738), будет превышать показатели принятых (бюджетных) обязательств, а также принятых денежных обязательств. Поэтому в текстовой части Пояснительной записки (ф.ф. 0503160, 0503760) придется пояснять причины наличия отрицательных показателей в графах 11 и 12 раздела I Отчета (ф. 0503128) и графах 10 и 11 раздела I Отчета (ф. 0503738).

Шаг 12. Оплата контрагенту

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Расчеты с перечислением аванса
КРБ 1 206 ХХ 56Х	КРБ 1 304 05 ХХХ	0 206 ХХ 56Х	0 201 Х1 610	1. При перечислении аванса необходимо помнить про ограничение размера авансовых платежей по контракту (договору). 2. По состоянию на отчетную дату отрицательных остатков на счете 206 00 не должно быть (см., к примеру, п. 1.5 приложения N 1 к письму Минфина России и ФК от 17.12.2020 NN 02-04-04/110850, 07-04-05/02-26291). 3. С зачетом авансовых платежей одновременно отражается корректировка (уточнение) суммы денежных обязательств в размере перечисленного в текущем году аванса способом "Красное сторно" - по дебету счета 0 502 11 ХХХ и кредиту счета 0 502 12 ХХХ (см. п. 7.2 письма Минфина России от 04.02.2020 N 02-06-07/6939)
			Увеличение 18 (ХХХ КВР, ХХХ КОСГУ)
КРБ 1 302 ХХ 83Х	КРБ 1 206 ХХ 66Х	0 302 ХХ 83Х	0 206 ХХ 66Х
КРБ 1 302 ХХ 83Х	КРБ 1 304 05 ХХХ	0 302 ХХ 83Х	0 201 Х1 610
			Увеличение 18 (ХХХ КВР, ХХХ КОСГУ)
Основание: пп. 80, 102, 111 Инструкции N 162н, пп. 73, 9, 129 Инструкции N 174н, пп. 73, 78, 101, 157 Инструкции N 183н
Расчеты по факту поставки товара, оказания услуги, выполнения работы
КРБ 1 302 ХХ 83Х	КРБ 1 304 05 ХХХ	0 302 ХХ 83Х	0 201 Х1 610	В частности, к счету 201 00 открываются забалансовые счета 17 и 18, которые являются основанием для отражения показателей при формировании следующих форм отчетности: - Отчетов (ф.ф. 0503127, 0503737); - Отчетов (ф.ф. 0503123, 0503723); - Справки о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к Балансу (ф.ф. 0503130, 0503730)
			Увеличение 18 (ХХХ КВР, ХХХ КОСГУ)
Основание: п. 102 Инструкции N 162н, п. 73 Инструкции N 174н, пп. 73, 78 Инструкции N 183н

Подробнее о расчетах с применением счетов 206 00 и 302 00 смотрите в: - Энциклопедии решений. Расчеты по выданным авансам. Счет 206 00 (для бюджетной сферы); - Энциклопедии решений. Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для бюджетной сферы)

Шаг 13. Возврат брака

Согласно п. 2 ст. 475, п. 1 ст. 518 ГК РФ при обнаружении учреждением-покупателем неустранимых недостатков качества товара возможно:

- отказаться от исполнения договора и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы;

- потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

При этом если покупатель на законных основаниях отказывается от переданного поставщиком приобретаемого имущества, он обязан обеспечить сохранность данного товара (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить об этом поставщика (п. 1 ст. 514 ГК РФ). Подробнее см. в Энциклопедии решений. Ответственное хранение товара, не принятого организацией бюджетной сферы.

Если ненадлежащее качество материальных ценностей обнаружено непосредственно при их приемке, то, как правило, принимается решение об их принятии на ответственное хранение для последующего возврата поставщикам (оприходование не осуществлялось). В данном случае со дня поступления в учреждение по день возврата эти объекты учитываются на забалансовом счете 02 "Материальные ценности, принятые на хранение" (п. 335 Инструкции N 157н).

Однако может возникнуть ситуация, когда ненадлежащее качество приобретенных ОС или МЗ выявляется после принятия их на балансовый учет. Отметим, что такой факт хозяйственной жизни не регламентирован нормами действующего законодательства в части ведения бюджетного (бухгалтерского) учета. Соответственно, порядок отражения таких операций целесообразно предусмотреть в учетной политике.

Подробнее об этом см. в Энциклопедии решений

В учете организаций бюджетной сферы могут оформляться следующие корреспонденции счетов:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Брак выявлен на этапе приемки МЗ и ОС
Увеличение 02		Увеличение 02		1. Документы-основания: Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452), Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). 2. На счете 02 объекты НФА отражаются по стоимости, указанной в документе передающей стороной (по стоимости, предусмотренной договором).
	Уменьшение 02		Уменьшение 02
Основание: п. 335 Инструкции N 157н
Брак выявлен в процессе эксплуатации МЗ
КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 105 3Х 44Х	0 401 10 172	0 105 ХХ 44Х	Для списания с балансового учета имущества, признанного "неактивом", применяется счет 0 401 10 172
Увеличение 02		Увеличение 02
	Уменьшение 02		Уменьшение 02
Брак выявлен в процессе эксплуатации ОС
КРБ 1 104 ХХ 411 КРБ 1 114 ХХ 412 КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 101 ХХ 410	0 104 ХХ 411 0 114 ХХ 412 0 401 10 172	0 101 ХХ 410	1. Первые две записи отражают списание ОС с баланса в зависимости от их стоимостного критерия. 2. Для списания с балансового учета имущества, признанного "неактивом", применяется счет 0 401 10 172. 3. Не забудьте поставщику направить письменную претензию
	Уменьшение 21		Уменьшение 21
Увеличение 02		Увеличение 02
	Уменьшение 02		Уменьшение 02

Шаг 14. Возмещение ущерба в натуральной форме

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КДБ 1 209 34 56Х	КДБ 1 401 10 172	0 209 34 56Х *(3)	0 401 10 172 *(3)	Документ-основание: Бухгалтерская справка (ф. 0504833) с приложенной к ней письменной претензией.
КРБ 1 101 ХХ 310 КРБ 1 105 ХХ 34Х	КДБ 1 209 34 66Х	0 101 ХХ 310 *(3)	0 209 34 66Х *(3)
Основание: пп. 23, 86 Инструкции N 162н, письмо Минфина России от 12.10.2018 N 02-06-10/73415
или
КДБ 1 209 34 56Х	КДБ 1 401 10 172	0 209 34 56Х *(3)	0 401 10 172 *(3)	1. Для конкретной ситуации данные хозяйственные операции однозначно Инструкциями не предусмотрены. Учреждению следует определить в учетной политике свою позицию: признать поставщика имущества ненадлежащего качества виновным лицом *(4) или использовать сходную корреспонденцию, определенную в письме Минфина России от 12.10.2018 N 02-06-10/73415. 2. Если поступление заменяемого имущества будет отражено по кредиту счета 0 401 10 172, то следует отразить дополнительную запись по погашению предъявленного поставщику требования в натуральной форме (Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 209 34 66Х)
КРБ 1 101 ХХ 310	КДБ 1 401 10 172	0 101 ХХ 310 0 105 ХХ 34Х	0 401 10 172
КДБ 1 401 10 172 *(3)	КДБ 1 209 34 66Х *(3)	0 401 10 172	0 209 34 66Х
Основание: п. 7, 86 Инструкции N 162н, пп. 34, 110 Инструкции N 174н, пп. 9, 34, 113 Инструкции N 183н)

__________________________________

*(3) Если предлагаемый счет отображен стилем Х ХХХ ХХ ХХХ, то указанная корреспонденция соответствующими Инструкциями N 162н, N 174н, или N 183н не определена как типовая и подлежит согласованию в порядке, предусмотренном соответственно п. 2 Инструкции N 162н, п. 4 Инструкции N 174н или п. 5 Инструкции N 183н.

*(4) Обращаем внимание, что понятие виновное лицо - законодательно не определено, анализ судебной практики (например, абз. 2 п. 5 постановления Конституционного Суда от 14.04.2020 N 17-П) позволяет обозначить виновность юридического лица как умышленное действие (бездействие) должностных лиц (работников) организации, ответственных за исполнение поставки материальных ценностей.

Шаг 15. Возврат денежных средств

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Советы
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Казенное учреждение - не администратор кассовых поступлений
КДБ 1 209 34 56Х	КДБ 1 401 10 134 КДБ 1 401 40 134	0 209 34 56Х *(5)	0 401 10 134 *(5)	1. Обязательство контрагента по возврату денежных средств за некачественный товар, оказанную услугу или выполненную работу, по сути, является компенсацией расходов. 2. Документы-основания: Бухгалтерская справка (ф. 0504833) с приложенной к ней письменной претензией, выписка из лицевого (банковского) счета. 3. Информация о планируемых к поступлению в доход бюджета суммах отражается на основании Извещения (ф. 0504805)
КДБ 1 401 40 134	КДБ 1 401 10 134	Х	Х
КДБ 1 304 04 134	КДБ 1 303 05 731	Х	Х
КДБ 1 303 05 831	КДБ 1 209 34 66Х	Х	Х
Х	Х	0 201 Х1 510	0 209 34 66Х
Х	Х	Увеличение 17 (130 АнКВД, 134 КОСГУ)
Основание: пп. 86, 104, 109 Инструкции N 162н, пп. 72, 109 Инструкции N 174н, пп. 72, 77, 112 Инструкции N 183н
Казенное учреждение - администратор кассовых поступлений
КДБ 1 209 34 56Х	КДБ 1 401 10 134 КДБ 1 401 40 134	Х	Х	Документы-основания: Бухгалтерская справка (ф. 0504833) с приложенной к ней письменной претензией, выписка администратора доходов бюджета
КДБ 1 401 40 134	КДБ 1 401 10 134	Х	Х
КДБ 1 210 02 134	КДБ 1 209 34 66Х	Х	Х
Основание: пп. 86, 91 Инструкции N 162н

___________________________________________

*(5) Отметим, что для бюджетных и автономных учреждений Инструкциями не предусмотрена бухгалтерская запись в корреспонденции со счетом 0 401 40 134. Вместе с тем полагаем, что такой вариант отражения задолженности контрагента по возврату денежных средств учреждению возможен при условии закрепления его в учетной политике.

Бюджетным и автономным учреждениям следует учитывать, что компенсация затрат отражается по тому же КФО, за счет средств которого были осуществлены подлежащие возмещению расходы. Поступления в виде доходов от компенсации затрат не являются в полном смысле доходами от приносящей доход деятельности, а относятся к средствам, поступающим в порядке возмещения ранее произведенных расходов согласно законодательству РФ. К примеру, если закупка товара, услуги, работы ненадлежащего качества была произведена за счет средств субсидии на задание, расчеты по доходам от компенсации затрат отражаются по КФО 4, если за счет средств субсидии на иную цель - по КФО 5 (см. также письма Минфина России от 09.12.2021 N 02-07-10/100385, от 12.10.2018 N 02-06-10/73415).

Расхождение между показателем суммы субсидии, перечисленной из бюджета на выполнение задания, у органа-учредителя, с суммами поступлений у подведомственных учреждений в рамках КФО 4 по АнКВД 130 на суммы средств, поступивших в порядке компенсации (возмещения) ранее произведенных расходов является допустимым (п. 10 приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 01.12.2021 NN 02-06-07/97427, 07-04-05/02-29373).

При формировании Отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721) допускается отражать показатель в графе 4 "Деятельность с целевыми средствами" по строке 040 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат", предназначенной для отражения доходов по статье 130 КОСГУ - в частности, при начислении доходов от компенсации затрат по подстатье 134 КОСГУ (абзац 4 п. 53 Инструкции N 33н).

Внимание

В случае возврата денежных средств, если расходы осуществлялись за счет средств целевой субсидии, у учреждения возникает обязанность по возврату восстановленных средств субсидии в доход бюджета, из которого они были ранее предоставлены (см. письмо Минфина России от 09.12.2021 N 02-07-10/100385).