Профильные комиссии, внутренний контроль и ВФА в учреждении, когда бухучет ведет ЦБ (обзор подготовлен экспертами компании "Гарант", 2021 г.)

Профильные комиссии, внутренний контроль и ВФА в учреждении, когда бухучет ведет ЦБ
(обзор писем Минфина России от 9 ноября 2020 г. N 02-07-10/97583 и от 25 декабря 2020 г. N 02-02-08/114094)

10 марта 2021 г.

В представлении некоторых передача централизованной бухгалтерии полномочий по ведению бухгалтерского/ бюджетного учета и составлению отчетности освобождает учреждение и от многих других обязанностей. Речь, в частности, об организации работы комиссии по поступлению и выбытию активов, о проведении инвентаризаций, а также об осуществлении внутреннего контроля и аудита. Однако это не так: эти и другие функции остаются за учреждением:

Комиссия по поступлению и выбытию активов

Важно понимать, что постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов создается не в целях решения вопросов ведения бухгалтерского/ бюджетного учета, а для выполнения следующих задач:

- решение комиссии является основанием для принятия к учету основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации, а также их выбытие;

- установление срока полезного использования объектов в целях принятия их к учету в составе основных средств и начисления амортизации - в тех случаях, когда информация о сроке использования объекта отсутствует;

- присутствие одного из членов комиссии является необходимым при нанесении инвентарного номера на инвентарный объект ОС;

- установление срока использования объекта нематериальных активов;

- определение или уточнение продолжительности периода, в течение которого предполагается использовать нематериальный актив, в целях расчета сумм амортизации объектов нематериального актива;

- на основании решения комиссии в бухгалтерском учете организаций бюджетной сферы отражаются операции по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию нематериальных активов, и др.

Как видим, эти задачи явно вне сферы работы бухгалтера. Поэтому в состав профильной комиссии, как правило, входят специалисты разного уровня, готовые дать профессиональную оценку любому факту хозяйственной жизни.

Выдача под отчет денег и денежных документов

Выдавать из кассы денежные средства или денежные документы, либо перечислять средства на карту подотчетному лицу будет, конечно, ЦБ. Но вот перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, должен быть утвержден приказом по учреждению. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов.

Инвентаризация

При централизации учета документами Единой учетной политики, принимаемыми ЦБ, должен быть определен порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии при проведении обслуживаемыми учреждениями инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета. То есть учреждение само проводит инвентаризацию специально созданной инвентаризационной комиссией, если, конечно, Единой учетной политикой ЦБ или локальным актом учредителя не установлены иные условия. Законодательством не закреплен перечень лиц, которые должны входить в состав инвентаризационной комиссии. Однако, по нашему мнению, целесообразно проводить инвентаризацию с участием специалистов ЦБ - это позволит обеспечить достоверность данных бюджетного учета и отчетности.

Внутренний контроль и аудит

Одно из самых больших заблуждений - полагать, что внутренний контроль осуществляется только бухгалтерией и в бухгалтерии. Да, значительная часть процедур внутреннего контроля, действительно, может и должна выполняться посредством проверки/ сверки бухгалтерских документов и проведенных операций. Но передача полномочий по ведению учета и формированию отчетности не освобождает учреждение от обязанности осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита. Происходит разграничение зон ответственности:

За что отвечает ЦБ	За что отвечает учреждение
Формирование Единой учетной политики	Своевременное и качественное оформление документов
Ведение бухгалтерского/ бюджетного учета	Передача документов в ЦБ в установленные сроки
Своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской/ бюджетной и иной отчетности	Достоверность и законность сведений, содержащихся в оформляемых и передаваемых в ЦБ документах

То же касается и действий в рамках осуществления внутреннего финансового аудита. Ведение бюджетного учета и формирование отчетности - это лишь одно из бюджетных полномочий. Внутренний финаудит при передаче полномочий не осуществляется только в отношении бюджетных процедур в рамках конкретного переданного полномочия. В отношении иных бюджетных процедур ВФА должен осуществляться.

Напомним, одна из целей осуществления внутреннего финансового аудита - подтверждение достоверности бюджетной отчетности и соответствия порядка ведения бюджетного учета единой методологии бюджетного учета, составления, представления и утверждения бюджетной отчетности. Поэтому аудиторы органа или казенного учреждения, передавшие полномочия по ведению бюджетного учета и составлению и отчетности, по итогам ВФА формируют заключение, в котором должна быть отражена информация:

- о надежности внутреннего финансового контроля;

- о наличии или отсутствии фактов, влияющих на достоверность бюджетной отчетности.

Эта информация должны быть собрана в ходе аудиторских мероприятий, в частности, по вопросам:

- правильности составления первичных учетных документов и своевременности передачи их в ЦБ;

- инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бюджетной отчетности;

- передачи в ЦБ информации/ документов/ сведений, необходимых для обеспечения полноты и нейтральности данных Пояснительной записки (ф. 0503160).

При этом аудиторы органа/ учреждения не вправе проводить аудиторские мероприятия в отношении бюджетных процедур, выполняемых в ЦБ, - их проверят аудиторы самой централизованной бухгалтерии. А вот запросить необходимую информацию можно.

Кстати, вопрос осуществления ВФА в условиях централизации учета специалисты финансового ведомства рассматривали и в прошлом году.

В этой связи Минфин России обращает внимание:

- порядок работы комиссии по поступлению и выбытию активов,

- порядок осуществления внутреннего финансового контроля и ВФА,

- порядок приемки, хранения, выдачи и списания бланков строгой отчетности,

- порядок выдачи под отчет денежных документов и денежных средств,

- особенности проведения инвентаризации

не являются предметом регулирования учетной политики, поскольку они не устанавливают способы ведения учета. Указанные документы разрабатываются и утверждаются учреждением самостоятельно, в том числе при передаче полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии.