Вопрос: Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем. Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)

Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем.

Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства?

Как следует из части третьей ст. 213 ТК РФ, нормами федерального законодательства для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Так, в соответствии с абзацем шестым п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ) обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства (за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб), под которым понимается любое лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие принадлежащие им транспортные средства, обязаны организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров лиц, управляющих принадлежащим фирме автомобилем в служебных целях, вне зависимости от их должности.

Если в трудовую функцию работника не включено управление принадлежащим организации автомобилем, то в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение им предрейсовых осмотров (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Однако если автомобиль будет регулярно использоваться сотрудником для поездок при исполнении должностных обязанностей, на наш взгляд, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работник исполняет функции водителя, и привлечь работодателя к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2016 по делу N 12-309/2016) и ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ (смотрите решение Московского районного суда г. Чебоксары Чувашской Республики - Чувашии от 25.02.2016 по делу N 12-351/2016).

При этом отсутствие в трудовом договоре прямого упоминания об обязанности управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые осмотры, если фактически работник выполняет функции по управлению транспортным средством (смотрите постановление ВС РФ от 19.12.2016 N 18-АД16-173).

На практике использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае на основании ст. 188 ТК РФ с работником заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае организация заключает с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

Отметим, что само по себе заключение с работником соглашения на использование его личного автомобиля для служебных поездок (ст. 188 ТК РФ) не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894). Соглашение об использовании личного транспортного средства в служебных целях не меняет трудовую функцию работника, оно не является дополнительным к трудовому договору, а является самостоятельным видом соглашения. Работник, заключив это соглашение, также вправе совершать служебные поездки на общественном транспорте, обязать его использовать личный автомобиль работодатель не вправе (ст. 60 ТК РФ). В ситуации использования работником личного автомобиля в служебных целях в отсутствие договорных отношений с работодателем по передаче вещных прав на него, а также в отсутствие обязанности по управлению автомобилем, по нашему мнению, требования о проведении предрейсовых медицинских осмотров на такого работника не распространяются.

К документам, подтверждающим фактическое использование транспортного средства в интересах работодателя, в письме Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421 отнесены путевые листы (смотрите также письма Минфина РФ от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, УФНС по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690). В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005 также отмечается, что основанием для компенсационных выплат являются в том числе путевые листы с отметками о служебных поездках. В письме от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664 Минфин России, отвечая на вопрос о необходимости оформления наряду с приказом о выплате компенсации работникам также и путевых листов, высказался уже менее категорично, указав на то, что налогоплательщик самостоятельно организует налоговый учет. Поэтому ни налоговые, ни иные органы не вправе устанавливать для него обязательные формы документов налогового учета. В постановлении ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8 судьи сочли, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно. Аналогичная позиция изложена в постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 N Ф06-3402/12 (смотрите также постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2016 N 04АП-5712/16).

На наш взгляд, путевой лист является лишь одним из документов, которые могут подтверждать использование личного автомобиля в интересах работодателя*(1). Соответственно, само по себе их отсутствие не может являться обстоятельством, однозначно препятствующим признанию затрат на выплату компенсации в налоговом учете. При этом организации следует иметь в наличии иные документы, подтверждающие, в том числе косвенно, факт использования личного автомобиля в интересах работодателя. В то же время мы не можем исключить вероятности того, что налоговые органы при проверке будут руководствоваться иной точкой зрения.

По вопросу о заключении организацией с работником договора аренды транспортного средства с экипажем, по которому управлять автомобилем будет сам арендодатель, являющийся работником арендатора, отметим следующее.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора (п. 1 ст. 421 ГК РФ). В соответствии с положениями ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. При этом со стороны арендодателя могут выступать как физические лица, так и юридические лица.

Согласно п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа передаваемого в аренду транспортного средства являются работниками арендодателя и подчиняются его распоряжениям, относящимся к управлению и технической эксплуатации, а также распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства. По нашему мнению, сама по себе указанная норма не исключает возможности для арендодателя - физического лица управлять автомобилем, переданным в аренду, в качестве члена экипажа. Вместе с тем из ст. 2 Закона N 196-ФЗ следует, что водитель, т.е. лицо, управляющее транспортным средством, может управлять транспортным средством если не в личных целях, то только в качестве работника или индивидуального предпринимателя. Однако в ситуации, описанной в вопросе, управлять транспортным средством физическое лицо будет в интересах арендатора, при этом в трудовых отношениях это лицо состоит с этой же организацией, которая является арендатором, что противоречит п. 2 ст. 635 ГК РФ. Полагаем, что управлять собственным транспортным средством в качестве члена экипажа в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем, заключенного с организацией, арендодатель - физическое лицо, одновременно являясь работником арендатора, может только в качестве индивидуального предпринимателя. В таком случае удовлетворяются требования гражданского законодательства и законодательства об обеспечении безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации.

Вместе с тем на практике заключение с сотрудником договора аренды транспортного средства с экипажем практикуется повсеместно*(2). Если организация решит оформить использование работником своего личного автомобиля для служебных поездок таким образом, полагаем, что отсутствие необходимости проводить в отношении работника предрейсовые осмотры организация может аргументировать тем, что в трудовую функцию работника, указанную в трудовом договоре (должностной инструкции), не входит управление транспортным средством и обязанность использовать транспортное средство в своей трудовой деятельности у работника отсутствует. Вместе с тем мы не исключаем риска возникновения претензий со стороны контролирующих органов в такой ситуации. Дело в том, что оказание услуг для организации по управлению транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем работник может производить только в нерабочее время, то есть за пределами рабочего времени. В рассматриваемом же случае предполагается, что работник будет осуществлять поездки в свое рабочее время. Это обстоятельство, наряду с другими (регулярность, однотипность маршрутов, совпадение объектов, на которые работник выезжает как работник и как исполнитель по договору аренды). Поэтому мы не исключаем, что такой договор аренды ТС с экипажем, наряду с другими обстоятельствами (регулярность, однотипность маршрутов, совпадение объектов, на которые работник выезжает как работник и как исполнитель по договору аренды) может быть переквалифицирован в соглашение о выполнении работником трудовой функции водителя (ст.11 ГК РФ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

18 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ РФ), а также п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). В свою очередь, нормы Обязательных реквизитов были разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны иметь сферу действия более широкую, чем УАТ РФ, а призваны лишь развивать и дополнять его положения. Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).

Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).

*(2) Смотрите, например:

- Вопрос: "Организация, применяющая общую систему налогообложения, заключила с физическим лицом, не являющимся ИП, договор аренды транспортного средства с экипажем.

Можно ли расходы на содержание транспортного средства (топливо и др.) включить в арендную плату? Какие документы необходимы для подтверждения расходов организации в целях налога на прибыль? Обязательно ли оформлять путевые листы с указанием маршрута движения? Обязательна ли отметка о медицинском осмотре?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2017 г.);

- Вопрос: "Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.).