Рекомендация Р 62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам" (принята фондом "Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учёта "Бухгалтерский методологический центр" 20 мая 2015 г.)

Фонд "Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учёта "Бухгалтерский методологический центр"

Принята 20.05.2015

Рекомендация Р 62/2015-КпР
"Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам"

Описание проблемы

В отчетном периоде имел место подлежащий признанию в отчетности факт хозяйственной жизни (далее - ФХЖ), возникающий из гражданско-правовых отношений с другим экономическим субъектом (например, продажа/приобретение товаров, работ, услуг, имущественных прав). При этом соответствующий "внешний" первичный учетный документ (далее - ПУД) был составлен и (или) поступил в организацию после окончания отчетного периода, но до даты составления отчетности за данный период.

В таких ситуациях возникают вопросы:

1) подлежит ли отражению в отчетном периоде ФХЖ, оформленный таким первичным учетным документом;

2) влияет ли форма составления ПУД (бумажная или электронная) на порядок регистрации данных, отраженных в этом документе, в регистрах бухгалтерского учета.

Решение

1. Данные ПУД отражаются в регистрах бухгалтерского учета по дате свершения ФХЖ, а не по дате составления и (или) получения ПУД (при условии выполнения критериев для признания ФХЖ в отчетном периоде).

2. Если "внешний" ПУД составлен и (или) получен после окончания отчетного периода, в котором имел место ФХЖ, но до даты составления отчетности за указанный период, то данные такого ПУД в полном объеме отражаются в регистрах бухгалтерского учета этого периода.

3. Если на момент составления отчетности за период, в котором имел место ФХЖ, "внешний" ПУД не получен, то для отражения ФХД в бухгалтерском учете отчетного периода составляется "внутренний" ПУД. После поступления "внешнего" ПУД, при необходимости, данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, подлежат корректировке.

4. Данный подход применяется в отношении ПУД, составленных как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. 

Основа для выводов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который в свою очередь должен составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. При этом Закон N 402-ФЗ не определяет понятие "своевременности" в отношении даты отражения факта хозяйственной жизни.

Вместе с тем, доходы и расходы подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета на дату выполнения условий их признания в соответствие с ПБУ "Расходы организации" 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и "Доходы организации" 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н. При этом нормы рассматриваемых ПБУ не содержат ограничений для признания доходов и расходов, связанных с датой составления и (или) получения ПУД, которым такой факт хозяйственной жизни оформляется.

Таким образом, своевременная регистрация ФХЖ в регистрах бухгалтерского учета означает, что ФХД должен регистрироваться по его дате совершения, а не дате ПУД, которым ФХЖ оформлен. Следовательно, для принятия к бухгалтерском учету ПУД имеет значение дата совершения ФХЖ, а не дата составления и (или) получения ПУД.

При этом в Законе N 402-ФЗ и иных нормативных документах не указано, что дата регистрации данных первичного документа в бухгалтерском регистре не может быть раньше даты самого первичного документа. Таким образом, системный анализ действующего законодательства по бухгалтерскому учету показывает, что в регистрах бухучета могут регистрироваться ПУД с более поздней датой составления и (или) получения, чем дата окончания отчетного периода, в котором имел место факт хозяйственной жизни при наличии в этом документе специальной информации о дате (периоде) совершения факта хозяйственной жизни.

Анализ иных ПБУ (в частности, ПБУ 7/98 и ПБУ 22/2010) также подтверждает возможность отражения в бухгалтерском регистре информации по дате фактического совершения операции, а не по дате первичного документа, из которого данная информация возникает.

Аналогичный подход отражен в Рекомендации Р-18/2011-КпТ "Неотфактурованные поставки и исправление ошибок".

Аналогичный подход принят при отражении данных ПУД для целей налогового учета в Письме ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, которым рекомендована форма универсального передаточного документа (далее - УПД). Так, дата составления УПД напрямую не определяет момент отражения дохода или расхода в отличие от даты ФХЖ, а является лишь показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

Пример 1

Существует оптовый рынок электроэнергии и мощности (далее - ОРЭМ), на котором осуществляется купля-продажа электроэнергии и мощности (далее - ЭЭ и М) между его участниками (генерирующие компании, сбытовые компании, крупные потребители и т.д.). Операции осуществляются непрерывно.

Расчетным периодом, за который определяется объем и стоимость приобретенной/реализованной ЭЭ и М, является календарный месяц. Первичным документом, которым оформляется передача ЭЭ и М от продавца к покупателю, является акт приема-передачи. При этом, объем и стоимость ЭЭ и М, определяется сторонней организацией - коммерческим оператором ОРЭМ и становятся известны ориентировочно 10 числа месяца следующим за расчетным.

На практике в условиях "бумажного" документооборота акт приема-передачи ЭЭ и М за расчетный месяц "искусственно" датируется концом расчетного месяца, хотя фактически, такой акт составляется и подписывается поставщиком и покупателем ЭЭ и М 10 числа следующего месяца. Например, по ЭЭ и М приобретенной/проданной в марте 2015 года, акт приема-передачи имеет дату составления 31.03.2015, хотя фактически составляется и подписывается 10.04.2015. В бухгалтерском учете участников ОРЭМ, приобретение/реализация ЭЭ и М отражается по дате составления акта. Например, приобретенная ЭЭ и М в марте 2015 года, принимается к бухгалтерскому учету у покупателя (Дебет счета 41) на дату составления акта - 31.03.2015.

При переходе на электронный документооборот, акты приема-передачи ЭЭ и М будут составляться в виде электронных документов, подписанных электронными подписями продавцов и покупателей. При этом будут фиксироваться реальные даты документооборота: дата создания файла электронного документа, даты подписания акта электронной подписью продавца и покупателя, дата передачи файла электронного документа оператору электронного документооборота и дата направления файла оператором электронного документооборота покупателю. Например, передача ЭЭ и М за март 2015 года, будет оформляться электронным актом, сформированным и подписанным 10.04.2015.

Исходя из описанного выше решения при осуществлении фактической передачи ЭЭ и М в марте 2015 года отражение в бухгалтерском учете факта приобретения ЭЭ и М, а также признание выручки от продажи ЭЭ и М будут производиться в марте 2015 года вне зависимости от того, когда будет составлен/получен акт приема-передачи, и вне зависимости от того, в какой форме данный акт будет составлен - в бумажной или в электронной. При этом для акта приема-передачи, составленного в виде электронного документа, даты, возникающие из электронного документооборота (формирования файла, направления поставщиком файла оператору и направления оператором файла покупателю и т.д.) принципиального значения не имеют.

Пример 2

Организация в рамках заключенных договоров со сторонними организациями на оказание длящихся услуг (связь, интернет, аренда помещения и т.д.) и лицензионных соглашений с правообладателем на приобретение прав использования программ для ЭВМ получает от продавцов (лицензиаров) акты об оказании услуг (о пользовании правами) за отчетный месяц в электронном виде в начале следующего месяца. В актах указана стоимость оказанных услуг (стоимость пользования правами) за конкретный месяц, а сами акты датированы (имеют дату составления в соответствии с пп. 2 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ) последним днем месяца оказания услуги (пользования правами), или даже более позднюю дату (началом следующего месяца).

При этом файлы актов сформированы, подписаны электронной подписью продавца (лицензиара) и переданы оператору электронного документооборота в начале следующего месяца. Соответственно, покупателем (лицензиаром) эти файлы получены от оператора электронного документооборота и подписаны электронной подписью также в начале месяца, следующего за месяцем фактического оказания услуг (фактического пользования правами).

В данном случае правомерно признавать в бухгалтерском учете расходы за предоставленные услуги (за пользование правами) на последнее число месяца, в котором такие услуги были фактически оказаны (в котором осуществлялось пользование правами), вне зависимости от даты фактического поступления файла и от даты проставления электронной подписи под полученным актом.