О списании на себестоимость представительских расходов на товары, приобретение которых не подтверждено чеками или квитанциями (Выпуск 22, август 1995 г.)


379. Наше предприятие в 1994 году осуществляло учет затрат на представительские расходы следующим образом: после приобретения продуктов питания подотчетным лицом, одним из бухгалтеров и кладовщиком составлялся акт, в котором указывалось количество приобретенных товаров, их цена и итоговая сумма. Впоследствии этот акт заверялся директором, а списание приобретенного учитывалось в специальной тетради представительских расходов по форме, определенной в Положении о представительских расходах. Могли ли мы при таком порядке учета списывать на себестоимость представительские расходы на товары, приобретение которых не подтверждено чеками или квитанциями?


Согласно п. 2 "и" Положения о составе затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утв. постановлением Правительства РФ N 552 от 05.08.92г., представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью предприятий, а также расходы по проведению заседаний правления и ревизионной комиссии предприятия включаются в себестоимость продукции в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год, разработанных исходя из установленных законодательством норм и нормативов, а при их отсутствии по отдельным видам представительских расходов - за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятий. Указанные расходы могут финансироваться при наличии оправдательных первичных документов.

Письмом Министерства финансов РФ N 94 от 6 октября 1992 года (в ред. от 29.04.94г.), устанавливающим нормативы на представительские расходы (куда включены также и расходы по обслуживанию участников, прибывших на заседание правления предприятия и ревизионной комиссии), определены реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в таких оправдательных первичных документах: дата, место и программа проведения деловой встречи, приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Таким образом, для отнесения затрат, относящихся к представительским расходам, на себестоимость является обязательным соблюдение следующих условий:

1) наличие смет на представительские расходы, утвержденных советом (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

2) наличие актов, составленных по установленной форме сотрудниками предприятия, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов.

Что касается необходимости подтверждения первичными документами фактов закупки продовольствия, оплаты услуг частного транспорта, культурно-зрелищных мероприятий и т.п., то однозначного ответа на этот вопрос в настоящее время не существует.

С одной стороны, согласно п. 7 Положения о бухучете и отчетности, утв. приказом Минфина РФ N 10 от 20.03.92, и п. 2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР по согласованию с ЦСУ СССР 29.07.83 N 105, основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных операций, то есть чеки, квитанции, акты закупки товаров и изделий, заполненные по установленной форме и обеспечивающие достоверность отражения в учете этих операций. Критерии достоверности первичных документов действующим законодательством не определены. Госналогслужба РФ (письмо N ИЛ-4-03/20 от 13.04.92, п.19) разъяснила, что налоговые органы в каждом конкретном случае должны определять, обеспечивают ли представленные документы достоверность учета затрат.В случае невозможности подтверждения расходов документами они учитываются при определении облагаемого налогом дохода по согласованию с налоговым органом.

С другой стороны, упомянутым выше письмом Министерства финансов РФ N 94 в качестве оправдательных первичных документов, являющихся основанием для отнесения представительских расходов на себестоимость, названы те, которые составляются сотрудниками предприятия и подтверждают только факт осуществления затрат на определенную сумму. Действительно, поскольку в данном случае речь идет не о произвольных затратах, а об использовании конкретных сумм строго в пределах установленных нормативов и смет, то для записи в бухгалтерском учете достаточно подтверждения того, что определенная сумма была израсходована в соответствии с целевым назначением.

Кроме того, по смыслу ч.3 п.1 того же письма Минфина РФ, предприятиям предоставлено право самостоятельно определять "конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности предприятия".

Таким образом, можно согласиться с распространенным в теории мнением о том, что для учета затрат на представительские расходы, помимо смет и актов о составе и величине расходов по приему делегаций, достаточно справок, составляемых подотчетными лицами о количестве и стоимости закупленных товаров, в которых данные продавцов отражаются лишь по мере возможности.

В сложившейся ситуации можно рекомендовать предприятиям, имеющим небольшой оборот, при невозможности подтверждения факта закупки квитанциями, чеками и т.д., оформлять акт закупки с подотчетным лицом в качестве продавца. При этом сумма, выданная подотчетному лицу, включается в его совокупный годовой доход и облагается подоходным налогом у источника выплат только в том случае, если ее размер (рассчитанный за целый год) превышает 1000-кратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда (п.1"т" ст. 3 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц"), т.к. в данном случае переданная сумма будет рассматриваться в качестве оплаты за имущество, переданное работником.

Кроме того, в новой редакции Положения о составе затрат..., утв. постановлением Правительства РФ N 661 от 01.07.95г., введенной в действие с 01.01.95г., из п.2"и" исключено требование о составлении предварительных смет представительских расходов, а также об обязательном условии их финансирования в виде наличия оправдательных документов.

А. Бажанова


Ответ подвергался редактированию в августе 1995 г.





Предлагаемый материал содержится в электронной версии Финансово-правового абонемента "Предпринимательская практика: вопрос-ответ".

Начиная с N 7 за 2003 год журнал (финансово-правовой абонемент) "АКДИ Экономика и жизнь" выходит под измененным названием: "Новая бухгалтерия".

Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение