О списании подотчетных сумм с материально-ответственного лица (Выпуск 19, июль 1995 г.)

516. Как правильно произвести списание подотчетных сумм с материально-ответственного лица (с указанием нормативных документов), если они не подтверждены документально и израсходованы:

а) на установку сигнализации на автомашину;

б) на приобретение запасных частей на автомашину?


Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной Минфином СССР от 01.11.91 N 56 с учетом изменений и дополнений, на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п.7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 26.12.94 N 170).

Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица необходимо иметь первичный учетный документ; таким документом в соответствии с разъяснениями ГНС РФ и МФ РФ от 28.09.93 N 03-3-10, 4-4-02, зарегистрированными Минюстом 04.11.93 N 381, может являться торгово-закупочный акт, содержащий реквизиты, предусмотренные п. 7 Положения о бухгалтерском учете.

Если оформление акта не позволяет проверить достоверность произведенной хозяйственной операции (т.е. в нем не указаны данные продавца), суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Из всего вышеизложенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость или счета учета товарно-материальных ценностей.

Что касается списания затрат по установке сигнализации на машину, то для отражения в учете данной операции также необходимо иметь первичный учетный документ, однако произведенные затраты и при подтверждении первичными документами могут быть отнесены только за счет чистой прибыли предприятия, поскольку Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552, не предусмотрено отнесение подобных затрат на себестоимость.

Кроме того, при списании подотчетных сумм с физического лица следует обратить внимание на порядок налогообложения таких средств в составе совокупного дохода работника.

В частности, Налоговая инспекция по г.Москве дает разъяснение о порядке включения в доход физических лиц подотчетных средств, основанием которого является письмо ГНС РФ от 30.11.94 N 03-3-10/762. При выдаче предприятием физическому лицу подотчетных средств на проведение хозяйственных операций, в случае если регламентирующими документами предприятия (например, приказом руководителя, устанавливающим сроки, на которые выдаются подотчетные средства по различным видам операций) установлен срок, на который они выдаются, сумм подотчетных средств, на которые отсутствуют документы, подтверждающие расходы, подлежат налогообложению в составе облагаемого дохода физического лица на дату представления авансового отчета.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22.09.93 N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетные средства были выданы работнику предприятия без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем при установлении по окончании отчетного года факта списания со счета 71 задолженности подотчетного лица без представления соответствующих оправдательных документов произведенные расходы, суммы подотчетных средств, необосновано списанные с работника, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии со статьями 2, 7 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц".

М. Бойкова

Выпуск 19, июль 1995 г.





Предлагаемый материал содержится в электронной версии Финансово-правового абонемента "Предпринимательская практика: вопрос-ответ".

Начиная с N 7 за 2003 год журнал (финансово-правовой абонемент) "АКДИ Экономика и жизнь" выходит под измененным названием: "Новая бухгалтерия".

Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение

Если вы являетесь пользователем системы ГАРАНТ, то Вы можете открыть этот документ прямо сейчас, или запросить его через Горячую линию в системе.