Хранение документов бухгалтерского учета ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 1999 г.)

Хранение документов бухгалтерского учета


Порядок хранения документов бухгалтерского учета определен Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.98 г.). Так, ст. 17 определено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г.) (с изменениями от 27.06.96 г.), установлены следующие сроки хранения:


Номер
ста-
тьи
Вид документов Срок
хранения
документов
Примечание
303 Бухгалтерские отчеты и балансы
организаций и объяснительные
записки к ним:

годовые

квартальные




10 лет

3 года






При отсутствии годовых -
10 лет
305 Передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы и
приложения, объяснительные записки
к ним
10 лет  
310 Первичные документы и приложения к
ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции и
явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, извещения
банков и переводные требования,
выписки банков, наряды на работу,
табели, акты о приеме, сдаче и
списании имущества и материалов,
квитанции и накладные по учету
товарно-материальных ценностей,
авансовые отчеты и др.)
5 В случае возникновения
споров, разногласий,
следственных и судебных
дел сохраняются до
вынесения окончательного
решения
311 Лицевые счета:

а) рабочих и служащих


б) получателей пенсий и
государственных пособий


75 лет
"В"

5 лет


"В" - возраст лица к
моменту окончания дела

После прекращения
выплаты пособий и
пенсий; для
единовременных пособий -
1 год
312 Расчетные (расчетно-платежные)
ведомости
5 лет При отсутствии лицевых
счетов - 75 лет
313 Инвентарные карточки и книги учета
основных средств
3 года После ликвидации
основных средств
314 Доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных
ценностей (в том числе
аннулированные доверенности)
3 года  
315 Гарантийные письма 3 года  
316 Учетные регистры (главная книга,
журналы-ордера, разработочные
таблицы и др.)
5 лет В случае возникновения
споров, разногласий,
следственных и судебных
дел сохраняются до
вынесения окончательного
решения
317 Вспомогательные и контрольные
книги, журналы, картотеки, кассовые
книги, оборотные ведомости
5 лет В случае возникновения
споров, разногласий,
следственных и судебных
дел - сохраняются до
вынесения окончательного
решения
318 Книги учета депонированной
заработной платы, журналы
регистрации исполнительных листов
5 лет  
319 Журналы, книги регистрации счетов,
кассовых ордеров, доверенностей,
платежных поручений и др.
5 лет  
320 Отчеты, сведения о поступлении,
расходовании и остатках драгоценных
металлов, алмазов и изделий из них
5 лет  
321 Сведения о расходовании кредитов:
а) годовые
б) квартальные

5 лет
3 года
 
322 Сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле за их
распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по
заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о выплате
отпускных и выходных пособий и др.
   
323 Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
инвентарные описи, акты,
сличительные ведомости) об
инвентаризации
3 года В случае возникновения
споров, разногласий,
следственных и судебных
дел - сохраняются до
вынесения окончательного
решения
324 Документы (копии отчетов, выписки
из протоколов, заключения) о
выплате пособий, пенсий, листков
нетрудоспособности по
государственному социальному
страхованию
До
минования
надобности
Не менее 5 лет
325 Исполнительные листы До
минования
надобности
Не менее 5 лет
326 Поручения-обязательства за товары,
полученные в кредит, переписка по
оформлению поручений-обязательств
До
минования
надобности
Не менее 5 лет
327 Справки, представляемые в
бухгалтерию на оплату учебных
отпусков, получение льгот по
налогам и др.
До
минования
надобности
Не менее 5 лет
328 Документы (справки, акты,
обязательства, переписка) по
дебиторской задолженности,
недостачах, растратах, хищениях
До
минования
надобности
Не менее 5 лет
329 Документы (протоколы, акты, отчеты)
о переоценке основных фондов
До
переоценки
 
330 Акты, ведомости переоценки и
определения износа основных средств
До
переоценки
 
331 Паспорта зданий, сооружений и
оборудования
3 года После ликвидации
основных средств
332 Переписка о паспортизации зданий и
сооружений
5 лет  
335 Переписка о финансово-хозяйственной
деятельности (об учете фондов, о
наложении и взыскании штрафов, о
приеме, сдаче, списании
материальных ценностей и др.)
3 года  
336 Акты проверки кассы, правильности
взимания налогов и др.
5 лет  
337 Договоры, соглашения
(хозяйственные, операционные,
трудовые и другие)
5 лет После истечения срока
действия договора,
соглашения
338 Реестры договоров 3 года  
339 Договоры о материальной
ответственности
5 лет После увольнения
материально
ответственного лица
340 Образцы подписей (материально
ответственных лиц)
   

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Следует иметь в виду, что в соответствии с требованиями п. 21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н) при хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.83 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, определен порядок текущего хранения документов. Так, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).


Материалы рубрики

"В помощь бухгалтеру" подготовлены экспертной группой

Международного еженедельника "Финансовая газета"



Газета "Финансовая газета. Региональный выпуск"


Учредитель: Редакция Международного финансового еженедельника "Финансовая газета"


Газета зарегистрирована в Роскомпечати 3 октября 1994 г.

Регистрационное свидетельство N 012947

Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3

Телефон +7 (499) 166 03 71

http://fingazeta.ru/

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.