• ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
  • АННОТАЦИЯ
  • ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Возмещение командировочных расходов (Выпуск 4, февраль 1999 г.)

Возмещение командировочных расходов


Командировки внутри страны


Служебной командировкой называется направление работника на определенный срок по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного задания вне места постоянной работы, обусловленное трудовым договором (п. 1 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР "; далее - Инструкция N 62).

Не могут рассматриваться как командировки служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер.

Иногда у предприятий возникает необходимость направить в другую местность для выполнения производственного задания гражданина, с которым предприятие заключило не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера. В этом случае надо иметь в виду следующее.

При возникновении производственной необходимости руководитель предприятия может направить в служебную поездку гражданина, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором (подряда, поручения, авторским договором). Возможность таких поездок целесообразно предусмотреть заранее и включить в условия договора, а также в смету расходов по договору.

Например, в случае заключения договора подряда цена работ представляет собой сумму компенсации издержек подрядчика и причитающегося подрядчику вознаграждения (ст. 709 ГК РФ). В случае если в смете расходов будут предусмотрены расходы на поездки в другую местность, связанные с выполнением работ по договору, то оплата таких расходов обоснованно относится на счет компенсации издержек подрядчика.

Без включения указанной статьи расходов в смету и без документов, подтверждающих непосредственную связь поездки в другую местность с выполнением работ по договору, оплата таких расходов будет являться частью вознаграждения, предусмотренного договором, и соответственно рассматриваемые суммы должны будут включаться в совокупный доход подрядчика.

В любом случае такая поездка не будет считаться командировкой, так как в соответствии с п. 1 Инструкции N 62 служебной командировкой называется направление для выполнения служебного задания вне места постоянной работы работника предприятия, т. е. лица, с которым заключен трудовой договор. Из этого следует, что при оплате поездок подрядчика в другую местность предприятие не использует никакие нормы, установленные в отношении командировочных расходов. В случае если предприятие выплатит подрядчику суммы взамен суточных (если указанные суммы не являются частью вознаграждения, выплачиваемого по договору), то такие суммы не будут приняты в качестве затрат при расчете налога на прибыль вне зависимости от их размера.

Направление работников в командировку оформляется приказом, подписанным руководителем предприятия. При этом работнику выдается командировочное удостоверение по форме, приведенной в приложении 1 к Инструкции N 62.

В том случае, когда работник направляется в однодневную командировку, командировочное удостоверение может не выписываться.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные (п. 10 Инструкции N 62).

Денежные средства на командировочные расходы выдаются бухгалтерией авансом под отчет командированному работнику на основании приказа руководителя предприятия и командировочного удостоверения.

Размер аванса определяется исходя из следующего:

срока командировки;

стоимости проезда к месту командировки;

установленного размера расходов на проживание;

установленного размера суточных.

Срок командировки работника определяется руководителем предприятия. При этом п. 4 Инструкции N 62 установлен предельный срок командировки - 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Если по производственной необходимости требуется увеличить указанный срок, то это может быть оформлено как вторая командировка.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок, сделанных в командировочном удостоверении:

в день убытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);

в день прибытия на место назначения;

в день убытия из места командировки к месту постоянной работы.

Если работник командирован на ряд предприятий в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются на каждом из предприятий. Указанные отметки должны быть заверены подписью должностного лица и печатью (п. 6 Инструкции N 62).

Первым днем командировки, подлежащим оплате, является день (дата независимо от времени суток) отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы командированного лица к месту назначения. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. При этом если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Другими словами, если, например, поезд уходит 10 апреля в 23 часа 55 минут (вокзал находится в черте города), то первым днем командировки, подлежащим оплате, будет считаться 10 апреля. Если же поезд уходит 11 апреля в 00 часов 05 минут, то первый день командировки - 11 апреля. В случае если самолет вылетает 11 апреля в 01 час 15 минут и при этом аэропорт находится в двух часах езды от города, первым днем командировки будет считаться 10 апреля.

В некоторых случаях бывает сложно точно определить, сколько времени может занять дорога в аэропорт, на станцию и т.д., так как нечеткая работа транспорта, наличие "пробок" на дорогах и другие факторы могут обусловить необходимость заблаговременного выезда командированного работника из дома даже при относительной близости места назначения. Для обоснования произведенной в таком случае оплаты можно посоветовать оформить соответствующую докладную записку, в которой будет указано, сколько времени и по какой причине было затрачено на дорогу.

Аналогично определяется и день окончания командировки, т. е. последний день оплаты (п. 7 Инструкции N 62).

За работником, направленным в командировку, на месте его постоянной работы сохраняется средний заработок за все рабочие дни по графику работы предприятия (данного конкретного работника), приходящиеся на время командировки, включая время нахождения в пути (п. 9 Инструкции N 62).

При направлении в командировку работника, который по совместительству работает на другом предприятии, средний заработок сохраняется только по основному месту работы.

В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции N 62).

При направлении работника в командировку предполагается, что он будет работать в режиме того предприятия, на которое он командирован. Если при этом оказывается, что работник во время командировки не использовал дни отдыха, то другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (статьи 64, 89 КЗоТ РФ).

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

В остальных случаях командированный работник согласовывает с руководителем вопрос о необходимости его присутствии на работе в день отъезда в командировку или в день возвращения к местонахождению предприятия (п. 8 Инструкции N 62).

При временной нетрудоспособности командированного ему на общих основаниях выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник помещен в стационар) в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него поручения или возвратиться к постоянному месту жительства, но не свыше двух месяцев. При этом временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к постоянному месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному вместо сохраняемого среднего заработка выплачивается пособие по нетрудоспособности на общих основаниях. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции N 62).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно включают:

стоимость билетов на проезд железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным (кроме такси) транспортом с учетом стоимости услуг по предварительной продаже билетов (комиссионный сбор), страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

плату за пользование постельными принадлежностями (по факту расходов, подтвержденных квитанцией или отметкой на проездном билете).

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (п. 12 Инструкции N 62).

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации при представлении проездных документов (п. 18 Инструкции N 62).

Поскольку Инструкцией N 62 не предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием внутригородского транспорта (автобусов, трамваев и др.) в месте командировки, то предполагается, что расходы командированного работника по пользованию внутригородским транспортом должны покрываться за счет суточных.

Если указанные расходы работнику возмещаются дополнительно, то соответствующие суммы включаются в совокупный доход работника и облагаются подоходным налогом.

Расходы по найму жилого помещения с 1 июня 1996 г. возмещаются в пределах норм, установленных письмом Минфина РФ от 27.05.96 N 48 "О внесении изменений в письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 июля 1992 года N 61 "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен" (далее - письмо Минфина РФ N 48), - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 руб. (с учетом деноминации) в сутки.

В пределах этих норм подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (пользование телефоном, телевизором и т.п.).

Плата за бронирование мест в гостиницах возмещается в размере 50% от стоимости проживания за сутки (п. 11 Инструкции N 62). Если стоимость бронирования установлена в большем размере, то часть, превышающая 50% от стоимости проживания в сутки, возмещается сверх норм, т.е. на себестоимость продукции относится в полном объеме, но в целях обложения налогом на прибыль учитывается только соответствующая часть в указанных пределах.

Суточные при командировках в пределах Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным вышеназванным письмом Минфина РФ N 48, - 22 руб. (с учетом деноминации) за каждый день нахождения в командировке.

Расчет суммы суточных производится исходя из количества дней, указанных в командировочном удостоверении. Если фактическое время пребывания в командировке превысило число дней, указанных в командировочном удостоверении, то последнее должно быть продлено руководителем предприятия. На основании этого по возвращении работника из командировки бухгалтерия производит перерасчет суммы суточных.

Предприятиям предоставлено право самостоятельно устанавливать более высокие нормы возмещения командировочных расходов по сравнению с установленными письмом Минфина РФ N 48.

Дополнительные выплаты командированным работникам (сверх норм) производятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет (постановление Правительства РФ от 18.04.92 N 262 "О дополнении постановления Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов" ").

В связи с этим можно отметить следующее.

Суммы, выплаченные командированным работникам сверх норм, подлежат включению в их совокупный годовой доход и подлежат обложению подоходным налогом (подп. "д" п. 1 ст. 3 Закона РФ от 07.12.91 N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц").

В соответствии с подп. "и" п. 2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (в редакции Постановления Правительства РФ от 01.07.95 N 661) (далее - Положение о составе затрат), командировочные расходы подлежат отнесению на себестоимость продукции (работ, услуг) в фактически произведенных размерах. При этом в целях обложения налогом на прибыль затраты на командировки принимаются только в пределах установленных норм. Суммы, выплаченные в порядке возмещения расходов работника предприятия, связанных с командировкой, сверх указанных норм, не уменьшают налогооблагаемую базу.

При отнесении сумм возмещения командировочных расходов на себестоимость следует также иметь в виду, что в соответствии с п. 19 инструкции Госналогслужбы РФ от 11 октября 1995 г. N 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (далее - Инструкция N 39) суммы НДС, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду, по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах; суммы НДС, оплаченные по расходам, произведенным сверх установленных норм, возмещению из бюджета не подлежат, а относятся на счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Суточные не выплачиваются в том случае, когда работник командируется в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Но при этом если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются ему в установленных размерах (п. 15 Инструкции N 62).

Расчеты по командировке. Пунктом 19 Инструкции N 62 установлено, что работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех дней по возвращении из командировки (см. также п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (письмо ЦБ РФ от 04.10.93 (в редакции письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247)) (далее - Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

К авансовому отчету прилагаются:

- командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

- документы о найме жилого помещения;

- документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая оплату за пользование постельными принадлежностями в поезде.

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с получением аванса на командировочные расходы, сдачей авансового отчета, возмещением перерасхода по авансовому отчету и включением в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на командировки, производится в установленном порядке.

Пример 1.

Приказом руководителя предприятия работник был направлен в командировку, связанную с производственной деятельностью предприятия, в другой город Российской Федерации. Длительность командировки 5 дней (с 16 по 20 февраля 1999 г. включительно). На основании приказа бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расходы.

Работнику выдано командировочное удостоверение (см. следующую страницу).


ООО "Овен"

ПРИКАЗ
от 10 февраля 1999 г. N 16

В связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Направить менеджера по закупкам Розова И.Ю. в служебную
командировку на фабрику "Ивановская мануфактура" (г. Иваново) с 16
февраля 1999 г. на 5 дней для заключения с названной фабрикой договора
на поставку ткани.

2. Выдать Розову И.Ю. аванс на командировочные расходы.
Директор подпись (Тихов И.А.)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Расчет суммы денежного аванса на командировку


производится исходя из:

- стоимости железнодорожных билетов - 600 руб.;

- планируемой стоимости проживания в гостинице - 120 руб. в сутки.;

- размера суточных, установленного на предприятии, - 25 руб. в сутки.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы (расходный кассовый ордер N 14 - см. с. ...) в размере 1205 руб. из расчета:

- суточные - 125 руб. (25 руб. / сутки х 5 суток командировки);

- расходы по найму жилья - 480 руб. (120 руб. /сутки х 4 суток проживания в гостинице);

- расходы на проезд - 600 руб.


Лицевая сторона командировочного удостоверения

Приложение 1
к Инструкции Министерства финансов СССР,
Госкомтруда СССР и ВЦСПС
от 7 апреля 1988 г. N 62
Штамп объединения,
предприятия, учреждения,
организации

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ N 3
Розов Игорь Юрьевич
Тов.___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
менеджер по закупкам ООО "Овен"
_______________________________________________________________________
(должность, место работы)
г. Иваново
командируется в________________________________________________________
(пункт назначения)

на фабику "Ивановская мануфактура"
_______________________________________________________________________
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

заключения договора на поставку ткани
для ___________________________________________________________________
(цель командировки)

на 5 дней (не считая времени нахождения в пути).
Действительно по предъявлении паспорта.
Руководитель подпись (Тихов И.А.)
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)

М.П. " 11 " февраля 1999 г.

Оборотная сторона командировочного удостоверения

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения,
выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из г. Москва Прибыл в г. Иваново
"16" февраля 1999 г. "16" февраля 1999 г.
Печать, подпись Печать, подпись

Выбыл из г. Иваново Прибыл в г. Москву
"20" февраля 1999 г. "20" февраля 1999 г.
Печать, подпись Печать, подпись

Выбыл из___________ Прибыл в __________
" " _______19___ г. " " _______ 19 ___ г.
Печать, подпись Печать, подпись

Примечание. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и
выбытии делаются отдельно в каждом из них.

 Унифицировнная форма N КО-2
 Утверждена
 Постановлением Госкомстата России
 от 18 августа 1998 г. N 88
 /----------\
                                                            |    Код   |
 ООО "Овен "                              Форма по ОКУД     |  0310002 |
 _____________________________________          по ОКПО     | 26111894 |
                организация                                 \----------/
 _____________________________________                                  
         структурное подразделение      /----------------------------\  
                                        |    Номер    |       Дата   |  
                                        | документа   |   составления|  
      РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР          |     14      |     13.02.99 |  
                                        \----------------------------/  
                          Розову Игорю Юрьевичу                         
 Выдать________________________________________________________________ 
                            (фамилия, и., о.)                           
                    Аванс на командировочные расходы                    
 Основание:____________________________________________________________ 
                         Одна тысяча двести пять                        
 Сумма_________________________________________________________________ 
                               (прописью)                               
                                                             00         
 ____________________________________________________руб.__________ коп.
                      Приказ директора ООО "Овен"                       
 Приложение:___________________________________________________________ 
                       от 10 февраля 1999 г. N 16                       
                                                                        
 Руководитель организации  директор      подпись           Тихов И.А.   
                          (должность)   (подпись)  (расшифровка подписи)
                                                                        
 Главный бухгалтер          подпись         Деева О.О.                  
                           (подпись)   (расшифровка подписи)            
 Получил___________________________________________ руб.___________коп. 
                    (сумма прописью)                                    
 "__ " ______________ г.                Подпись___________________      
 По____________________________________________________________________ 
          (наименование, номер, дата и место выдачи документа,          
 ______________________________________________________________________ 
                  удостоверяющего личность получателя)                  
 Выдал кассир    ____________________        __________________________ 
                  (подпись)                    (расшифровка подписи)    
                                                                        
 

Порядок возмещения расходов, произведенных работником в связи с командировкой, во многом определяется наличием или отсутствием документов, подтверждающих эти расходы. Поэтому целесообразно рассмотреть несколько возможных ситуаций.


Расходы по командировке подтверждены документально


Пример 2. (исходные данные примера 1)

После возвращения из командировки в бухгалтерию предприятия работник представил авансовый отчет, в соответствии с которым затраты на командировку составили 1325 руб., из них:

- проживание командированного работника в гостинице - 600 руб. (150 руб. в сутки х 4 сут.), в том числе НДС - 120 руб.;

- стоимость железнодорожных билетов - 600 руб. (НДС не выделен);

- суточные за 5 дней командировки - 125 руб.

К авансовому отчету приложены: квитанция об оплате за проживание в гостинице, железнодорожные билеты и командировочное удостоверение.

Перерасход по авансовому отчету составил 120 руб. (1325 руб. - 1205 руб.).

По распоряжению руководителя предприятия сумма перерасхода, произошедшего в связи с более высокими ценами на проживание в гостинице, возмещается работнику.

1. Бухгалтерия предприятия делает следующие расчеты и отражает их на счетах бухгалтерского учета.

1) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - Кредит счета 50 - 1205 руб.

- выдано работнику под отчет на командировочные расходы.

В соответствии с подп. "в" п. 19 Инструкции N 39 (в редакции Изменений N 5, внесенных Приказом Госналогслужбы РФ от 29.12.97 N АП-3-03/252) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а по расходам, произведенным сверх норм, - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий). При этом сумма налога, оплаченная при возмещении таких расходов в пределах нормы, определяется по расчетной ставке 16,67% от суммы указанных расходов.

Таким образом, сумма НДС, оплаченного при приобретении железнодорожных билетов, определяется расчетным путем по ставке 16,67%:

600,00 руб. х 16,67% : 100% = 100,02 руб.

Бухгалтерия делает следующий расчет:

руб.,коп.

Расходы По нормам По факту Сверх норм
Прожива-
ние в гос
тинице
(4 суток)
(без учета
НДС)
464,00
(145,00 х 4)
480,00
(150,00 х 4)
16,00
(600 - 120)-
- (580 - 116)
НДС (20%) 116,00 120,00 4,00
(120 - 116)
Железно-
дорожные
билеты
(в том чис
ле НДС, оп
ределенный
по расчет
ной ставке
16,67%)
(нормы не
установ-
лены)
600,00
(499,98 +
+ 100,02
(НДС))
600,00
(499,98 +
+(100,02
(НДС))
-
Суточные
(5 суток)
110,00
(22,00 х 5)
125,00
(25,00 х 5)
15,00
(125 - 110)
Итого 1 290,00 1 325,00 35,00

В соответствии с подп. "и" п. 2 Положения о составе затрат затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) по фактическим расходам.

В бухгалтерском учете вся сумма командировочных расходов (произведенных как в пределах установленных норм, так и сверх этих норм) отражается по дебету счета 20 (26, 44), а корректировка себестоимости продукции (работ, услуг) и полученных от реализации этой продукции финансовых результатов для целей налогообложения производится в специальном расчете - в подп. "д" п. 4.1 Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 Расчета налога от фактической прибыли, форма которой приведена в приложении 11 к инструкции Госналогслужбы РФ от 10 августа 1995 г. N 37 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций ". При этом на счетах бухгалтерского учета никаких дополнительных записей делать не надо.


/------------------------------------------------------------------
|Организация     ООО "Овен"
|Отдел   должность менеджер
|Цех         профессия
|------------------------------------------------------------------
|Фамилия, и., о.   Розов Игорь Юрьевич
|
|        Авансовый отчет N 8 от 23 февраля 1999 г.
|
|Наименование аванса     Командировочные расходы
|                            /-------------------------------------
|                            |Сумма | Целесообразность произведен-
|Остаток   предыдущего аванса|  -   | ного расхода подтверждаю:
|Перерасход                  |      | 23 февраля 1999 г.
|Получена (от кого и дата):  |      | Подпись
|                            |------+------------------------------
|1. Из кассы                 | 1205 | Отчет проверен
|----------------------------+------|
|2.                          |      | Раздел  § ст.
|----------------------------+------|
|3.                          |      | К утверждению 1325 р. 00 к.
|----------------------------+------|
|              Итого получено| 1205 | 23 февраля 19 99 г.
|                            |      |
|Израсходовано               | 1325 | Бухгалтер
|                            |------+------------------------------
|Остаток                     | -    |   Отчет подтверждаю в сумме
|Перерасход                  | 120  |Одна тысяча триста двадцать
|                            |      |пять руб. 00 коп.
|                            |      |
|Приложение 4 документов     |      | 23 февраля 1999 г.
|------------------------------------------------------------------
|Остаток внесен   в сумме 120 р. 00 к. по кассовому ордеру N 15
|от 24.02 1999 г.
|Перерасход
|___________19 г.            Подпись
|
|
\------------------------------------------------------------------

ГАРАНТ:

продолжение таблицы


--------------------------------\
|              Типовая ф. N 807 |
| Проводка N                    |
| от 24.02.1999 г.              |
+-------------------------------|
|             Дебет             |
|-------------------------------|
| счет  |   карт |      сумма   |
|-------+--------+--------------|
| 20    |        |  1104 |  98  |
+-------+--------+-------+------|
| 19    |        |  220  |  02  |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------------------------------|
+-------------------------------|
|          Кредит               |
|-------------------------------|
| 71    |        |  1325 |  00  |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------------------------------|
| Бухгалтер                     |
--------------------------------|
                                |
                                |
                                |
                                |
       Подпись                  |
--------------------------------|
                                |
                                |
                                |
  Перечень документов см. на    |
  обороте                       |
                                |
--------------------------------/

/-------------------------------------------------------------
|Дата |  Пор. N| Кому, за что и по какому документу уплачено
|     |        |
|     |  док.  |
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |  1     | Проживание в гостинице (по счету)
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |  2     | Железнодорожные билеты
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |  3     | Суточные расходы (5 дней)
|-------------------------------------------------------------
|-------------------------------------------------------------
|-------------------------------------------------------------
|                                                      Всего
|
|Подпись подотчетного лица       Розов
\-------------------------------------------------------------

ГАРАНТ:

продолжение таблицы


/----------------------------\
|  Сумма     |    Дебет      |
|            |---------------|
|            |  счет |  кар. |
|------------+-------+-------|
|600 |   00  |       |       |
|----+-------+-------+-------|
|600 |   00  |       |       |
|----+-------+-------+-------|
|125 |   00  |       |       |
|----+-------+-------+-------|
|----+-------+-------+-------|
|----+-------+-------+-------|
|1325|   00  |       |       |
|----------------------------|
|                            |
\----------------------------/

Для целей налогообложения принимается сумма 1073,98 руб. (1290 руб. - 116,00 руб. - 100,02 руб.). Сумма превышения расходов над установленными нормами - 31,00 руб. (35,00 руб. - 4,00 руб.) присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль;

2) Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 - 1104,98 руб. (480,00 руб. + 499,98 руб. + + 125,00 руб.) - списаны на себестоимость документально подтвержденные расходы по командировке;

3) Дебет счета 19 Кредит счета 71 - 220,02 руб. (120,00 руб. + 100,02 руб.) - отражена сумма НДС по авансовому отчету;

4) Дебет счета 68 (субсчет "НДС ")

Кредит счета 19 - 216,02 руб. (116,00 руб. + 100,02 руб.) - списан НДС по авансовому отчету;

5) Дебет счета 81 Кредит счета 19 - 4,00 руб. - отнесена на счет прибыли сумма НДС в части, превышающей установленные нормы;

6) Дебет счета 71 Кредит счета 50 - 120,00 руб. - возмещена работнику сумма перерасхода по авансовому отчету.


2. С суммы суточных, выплаченных работнику сверх установленных норм (15 руб.), удерживаются подоходный налог и страховой взнос в Пенсионный фонд (1%):

1) Дебет счета 70 Кредит счета 68 "Расчеты с бюджетом" (субсчет "Расчеты по подоходному налогу ") - на сумму исчисленного из суммы суточных, выплаченных сверх норм, подоходного налога;

2) Дебет счета 70 Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (субсчет "Расчеты по пенсионному обеспечению ") - на сумму удерживаемого из заработной платы (дохода) работника взноса в Пенсионный фонд.


3. Сумма суточных, выплаченных работнику сверх установленных норм, включается в его совокупный доход, и на нее начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд (28%), в фонды обязательного медицинского страхования (3,6%), в Государственный фонд занятости населения (1,5%).


Расходы по командировке не подтверждены документально


Если работник не может представить документы, подтверждающие произведенные в связи с командировкой расходы, то по распоряжению руководителя предприятия оплата расходов по найму жилого помещения возмещается в размере 4 руб. 50 коп. (с учетом деноминации) в сутки (письмо Минфина РФ N 48).

Пример 3. (Исходные данные из примера 1)

После возвращения из командировки работник представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет. К авансовому отчету приложены командировочное удостоверение и железнодорожные билеты. Документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилья, отсутствуют.

В соответствии с авансовым отчетом затраты на командировку составили 743,00 руб., из них:

- проживание в гостинице - 18,00 руб. (4,50 руб. / сутки х 4 суток) (НДС не выделяется);

- стоимость железнодорожных билетов - 600,00 руб. (в том числе НДС, выделенный расчетным путем, - 100,02 руб.);

- суточные за 5 дней командировки - 125,00 руб.

Бухгалтерия предприятия делает следующие расчеты и отражает их на счетах бухгалтерского учета:

1) Дебет счета 71 Кредит счета 50 - 1205,00 руб. - выдано работнику под отчет на командировочные расходы;

2) Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 - 642,98 руб. - списаны на себестоимость документально подтвержденные расходы по командировке: 499,98 руб. (600,00 руб. - 100,02 руб.) - стоимость билетов без НДС + 125,00 руб. (суточные) + 18,00 руб. (4,50 руб./сутки х 4 суток) - затраты на проживание по нормам, установленным для случая, когда подтверждающие произведенные расходы документы отсутствуют;

3) Дебет счета 19 Кредит счета 71 - 100,02 руб. - отражена сумма НДС по авансовому отчету;

4) Дебет счета 68 (субсчет "НДС ")

Кредит счета 19 - 100,02 руб. - списан НДС по авансовому отчету;

5а) Дебет счета 50 Кредит счета 71 - 462,00 руб. (1 205 руб. - 743 руб. (642,98 руб. + 100,02 руб.)) - внесены работником в кассу полученные под отчет, но неизрасходованные (документально не подтвержденные) денежные средства;

/------------------------------------------------------------------
|Организация     ООО "Овен"
|Отдел   должность менеджер
|Цех         профессия
|------------------------------------------------------------------
|Фамилия, и., о.   Розов Игорь Юрьевич
|
|        Авансовый отчет N 9 от 23 февраля 1999 г.
|
|Наименование аванса     Командировочные расходы
|                            /-------------------------------------
|                            |Сумма | Целесообразность произведен-
|Остаток   предыдущего аванса|  -   | ного расхода подтверждаю:
|Перерасход                  |      | 23 февраля 1999 г.
|Получена (от кого и дата):  |      | Подпись
|                            |------+------------------------------
|1. Из кассы                 | 1205 | Отчет проверен
|----------------------------+------|
|2.                          |      | Раздел  § ст.
|----------------------------+------|
|3.                          |      | К утверждению  743 р. 00 к.
|----------------------------+------|
|              Итого получено| 1205 | 23 февраля 19 99 г.
|                            |      |
|Израсходовано               |  743 | Бухгалтер
|                            |------+------------------------------
|Остаток                     | 462  |  Отчет подтверждаю в сумме
|Перерасход                  | -    |Семьсот сорок три рубля 00 коп
|                            |      |
|Приложение 3 документов     |      | 23 февраля 1999 г.
|------------------------------------------------------------------
|Остаток внесен   в сумме 462 р. 00 к.
|по кассовому ордеру N 6  от 23.02 1999 г.
|Перерасход
|___________19 г.            Подпись
|
|
\------------------------------------------------------------------

ГАРАНТ:

Продолжение таблицы


/-------------------------------\
|              Типовая ф. N 807 |
| Проводка N                    |
| от 24.02.1999 г.              |
|-------------------------------|
|             Дебет             |
|-------------------------------|
| счет  |   карт |      сумма   |
|-------+--------+--------------|
| 20    |        |   642 |  98  |
|-------+--------+-------+------|
| 19    |        |  100  |  02  |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------------------------------|
|-------------------------------|
|          Кредит               |
|-------------------------------|
| 71    |        |  7435 |  00  |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------+--------+-------+------|
|       |        |       |      |
|-------------------------------|
| Бухгалтер                     |
|-------------------------------|
|                               |
|                               |
|                               |
|      Подпись                  |
\-------------------------------|
                                |
                                |
                                |
 Перечень документов см. на     |
 обороте                        |
                                |
--------------------------------/

/-------------------------------------------------------------
|Дата |  Пор. N| Кому, за что и по какому документу уплачено
|     |        |
|     |  док.  |
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |  1     | Железнодорожные билеты
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |  2     | Суточные расходы (5 дней)
|-----+--------+----------------------------------------------
|     |        | Расходы по науму жилья
|     |  3     | (подтверждающие документы отсутствуют)-4 сут.
|-----+--------+----------------------------------------------
|-----+--------+----------------------------------------------
|-------------------------------------------------------------
|                                                      Всего
|
|Подпись подотчетного лица       Розов
\-------------------------------------------------------------

ГАРАНТ:

Продолжение таблицы


-----------------------------\
|  Сумма     |    Дебет      |
|            |---------------|
|            |  счет |  кар. |
+------------+-------+-------|
|600 |   00  |       |       |
+----+-------+-------+-------|
|125 |   00  |       |       |
+----+-------+-------+-------|
|    |       |       |       |
| 18 |   00  |       |       |
+----+-------+-------+-------|
+----+-------+-------+-------|
+----+-------+-------+-------|
| 743|   00  |       |       |
\----------------------------|
                             |
-----------------------------/

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 вышеназванного Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).


/------------------------------------------------------------------------
|                                             Утверждена Постановлением
|       ООО "Овен"                  Госкомстата России от 18.08.98 N 88
|                                                         /--------------
|предприятие, организация                                 |   Код
|                                           Форма по ОКУД | 0310001
|структурное подразделение                   по ОКПО      | 26111897
|                                                         \--------------
|                                 /--------------------------------------
|                                 | Номер документа| Дата составления
|                                 |----------------+---------------------
|Приходный кассовый ордер         |          6     |     23.02.99
|------------------------------------------------------------------------
|Дебет |         Кредит              |Сумма, |  Код      |
|      |-----------------------------|       |           |
|      |Код       |Коррес-  |Код     |руб.   |целевого   |
|      |структур- |понди-   |анали-  |коп.   |наначе-    |
|      |ного      |рую-     |тичес-  |       |ния        |
|      |подраз-   |щий      |кого    |       |           |
|      |деления   |счет,    |учета   |       |           |
|      |          |субсчет  |        |       |           |
|-----------------+---------+--------+-------+-----------|
|50       -       |  71     |  -     |462-00 |   -       |
|------------------------------------------------------------------------
|Принято от      Розова Игоря Юрьевича
|
|Основание:      Возврат неизрасходованной суммы, выданной на
|                командировочные расходы
|Сумма           Четыреста шестьдесят два руб. 00 коп.
|                      (прописью)
|В том числе___________________________________________
|Приложение:__________________________________________
|Главный бухгалтер       ______________  ___________________
|                            подпись     расшифровка подписи
|Получил кассир  ______________  ___________________
|                   подпись      расшифровка подписи
|
|
\------------------------------------------------------------------------

Продолжение таблицы

-------------------------------------\
| |                                  |
| |                                  |
| |            ООО "Овен"            |
| |    предприятие, организация      |
| |                                  |
| |             Квитанция            |
| |    к приходному кассовому        |
| |             ордеру N 6           |
| |       от 23 февраля 1999 г.      |
| |                                  |
| |     Принято от  Розова Игоря     |
| |                                  |
| |                Юрьевича          |
| |                                  |
|л|      Основание:      Возврат     |
|и|      неизрасходованной суммы,    |
|н|      выданной на командировочные |
|и|      расходы                     |
|я|      Сумма 462 руб. 00 коп.      |
| |               цифрами            |
| |                                  |
|о|      Четыреста шестьдесят        |
| |                                  |
|т|      два руб. 00 коп.            |
| |                                  |
|р|      прописью                    |
|е|      В том числе______________   |
|з|      "__"_________ г.            |
|а|                                  |
| |       М.П. (штампа)              |
| |                                  |
| |      Главный бухгалтер           |
| |                       подпись    |
| |       расшифровка подписи        |
| |      Кассир                      |
| |            подпись               |
| |       расшифровка подписи        |
-------------------------------------/

5б) по распоряжению руководителя предприятия сумма неизрасходованных денежных средств, выданных авансом на командировку, может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет счета 70 Кредит счета 71 - 462,00 руб. - удержан из зарплаты работника остаток подотчетной суммы, расход которой не подтвержден документами;

6) для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах, установленных законодательством (подп. "и" п. 2 Положения о составе затрат).

Производится следующий расчет:


руб.,коп.

Расходы По нормам По факту Сверх норм
Проживание в гостинице
(4 суток)

18,00
(4,50 х 4)

18,00

-
Железнодорожные билеты
(в том числе НДС, опре
деленный по расчетной
ставке 16,67%)
(нормы не установлены)
600,00

(499,98 +
+ 100,02 (НДС))
600,00
(499,98 +
+ 100,02 (НДС))


-
Суточные (5 суток) 110,00
(22,00 х 5)
125,00
(25,00 х 5)
15,00
(125,00 -
110,00)
Итого 728,00 743,00 15,00

Для целей обложения налогом на прибыль принимается сумма 627,98 руб. (728,00 руб. - 100,02 руб.)

Сумма превышения расходов (15 руб.) присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль;

7) из суммы суточных, выплаченных работнику сверх установленных норм (15 руб.), исчисляются подоходный налог и страховой взнос в Пенсионный фонд, удерживаемые из заработной платы работника:

Дебет счета 70 Кредит счета 68 - на сумму исчисленного подоходного налога;

Дебет счета 70 Кредит счета 69-2 - на сумму страховых взносов в Пенсионный фонд (1%);

8) сумма суточных, выплаченных работнику сверх установленных норм, включается в его совокупный доход и на нее начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд (28%), в фонды обязательного медицинского страхования (3,6%), в Государственный фонд занятости населения (1,5%).

Пример 4. (Исходные данные примеров 1 и 3)

Работник не представил документы, подтверждающие его затраты на проживание в гостинице. В авансовом отчете, сданном в бухгалтерию, отражена сумма 743 руб. (в том числе НДС, выделенный расчетным путем, - 100,02 руб.)

При этом работник обратился с заявлением о возмещении ему фактически произведенных, но не подтвержденных документально расходов в сумме 462 руб.

Руководитель предприятия сделал соответствующее распоряжение, на основании которого работнику возмещаются его фактические расходы по проживанию в гостинице - 462 руб.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки.

1) Дебет счета 71 Кредит счета 50 - 462,00 руб. - возмещены фактически произведенные, но не подтвержденные документально расходы работника;

2) на себестоимость списывается вся сумма произведенных затрат:

Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 - 1104,98 руб. (642,98 руб. (743,00 руб. - 100,02 руб.) - на основании авансового отчета и 462 руб. - по распоряжению руководителя предприятия);

3) Дебет счета 19 Кредит счета 71 - 100,02 руб. - отражена сумма НДС по авансовому отчету;

4) Дебет счета 68 (субсчет "НДС ")

Кредит счета 19 - 100,02 руб. - списан НДС по авансовому отчету.

В целях налогообложения в себестоимость продукции (работ, услуг) будут включены расходы, рассчитанные по минимальным нормам (627,98 руб. = = 18,00 руб. + 499,98 руб. + 110,00 руб.), а затраты сверх норм - 477,00 руб. (1104,98 руб. - 627,98 руб.) или (462 руб. + 15 руб.))присоединяются к балансовой прибыли предприятия.


Командировки за границу


Основным документом, регулирующим порядок направления работника в командировку за пределы РФ и расчетов по командировкам, являются Правила об условиях труда советских работников за границей, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (далее - Правила).

Командирование работника за границу оформляется приказом руководителя предприятия, командировочное удостоверение при этом не выписывается.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну (п. 9 Правил).

Предельная длительность командировок работников за границу не установлена, но при этом командировка, продолжающаяся свыше 60 дней, считается долгосрочной и оплачивается (начиная с 61-го дня) в размерах, предусмотренных для оплаты работников загранучреждений (представительств).

Если работник направляется в командировку в страну - участницу СНГ, то оформление командировки производится по аналогии с командировкой на территории РФ. Для такой командировки не требуется наличия загранпаспорта.

Командированному за рубеж работнику возмещаются следующие расходы (пункты 71, 72, 74 Правил):

по проезду (в том числе по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, из аэропорта, с пристани), провозу багажа (до 30 кг);

по найму жилого помещения (стоимость питания и различных услуг, включенная в счета за наем жилого помещения, не возмещается, а оплачивается за счет суточных);

на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

комиссионные, удержанные при обмене чека в банке на иностранную валюту;

суточные.

Возмещение расходов работника в связи с загранкомандировкой производится только при условии их документального подтверждения (счетами, квитанциями, проездными билетами и т.д.). Не требуют подтверждения только расходы, связанные с получением загранпаспортов и виз, а также с пропиской паспорта (п. п. 74, 13 Правил).

Расходы работника, не подтвержденные документально или произведенные в размерах, превышающих установленные нормы, должны быть оплачены за счет чистой прибыли предприятия.

Суточные. Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Действующие в настоящее время нормы установлены:

письмом Минфина РФ от 26.04.93 N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках" (с изменениями),

письмом Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" (с изменениями),

письмом Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" и другими документами.

Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

- если работник выехал в командировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в размере 50% нормы;

- если работник находится в заграничной командировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления Правительства РФ от 01.12.93 N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств ").

При проезде командированного работника по территории РФ суточные выплачиваются в российских рублях по действующим в РФ нормам; при проезде и за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется.

При определении размера суточных Госналогслужба РФ в письме от 07.06.96 N ВП-6-19/391 "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" предлагает руководствоваться письмом Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу ".

Не производится выплата суточных в том случае, когда принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, а также оплачивает проезд и проживание в гостинице. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы (п. 3 вышеназванного Постановления Правительства РФ от 01.12.93 N 1261).

Пример 5.

В связи с производственной необходимостью работник направлен в служебную командировку в Швейцарию на период с 9 по 20 февраля 1999 г.

В соответствии с Нормами возмещения расходов работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей (письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках", письмо Минфина РФ от 29.03.96 N 34 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран") при поездках в Швейцарию выплачиваются:

- суточные (при краткосрочном выезде) - 90 швейцарских франков;

- возмещение расходов по найму жилого помещения - 110 швейцарских франков в сутки (предельная норма).

6 февраля на командировочные расходы работнику выданы под отчет 2100 руб. - на оплату стоимости проезда + 2400 швейц. фр. из расчета:

суточные (12 суток) - 1080 швейц. фр. (90 швейц. фр. х 12);

проживание в гостинице - 1320 швейц. фр. (110 швейц. фр. х 12).

В бухгалтерском учете делаются проводки:

1) Дебет счета 71 (субсчет "Расчеты в рублях ") - Кредит счета 50 - 2100 руб. - выдано под отчет на командировочные расходы.

Согласно п. 2 ст. 11 Федерального закона РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете ", бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР на дату совершения операции.

2) Дебет счета 71 (субсчет "Расчеты в валюте ")

Кредит счета 50 - 9840 руб. (2400 швейц. фр. х 4,1 руб./швейц.фр.) - выдано под отчет на командировочные расходы (курс швейцарского франка на 6 февраля условно равен 4,1 руб. за 1 швейц фр.).

Дата пересечения границы РФ при выезде - 9 февраля.

Дата пересечения границы на въезде в РФ - 20 февраля.

По возвращении из командировки 23 февраля 1999 г. работник представил авансовый отчет, который в тот же день был утвержден руководителем предприятия.

В соответствии с авансовым отчетом затраты на командировку составили:

- стоимость авиационных билетов - 2100 руб. (в том числе НДС, выделенный расчетным путем, - 350,07 руб.);

- проживание в гостинице (11 суток) - 1210 швейц. фр. (110 швейц. фр. х 11);

- суточные (с 9 по 20 февраля - 12 суток) - 1080 швейц.фр. (90 швейц. фр. х 12).

Все произведенные расходы подтверждены документально.

В бухгалтерии делается следующий расчет по авансовому отчету*:


Расходы По нормам По факту Сверх
норм
Швейц.
франки
Рубли Швейц.
франки
Рубли
Проживание в гостинице
(11 суток)
1 210
(110 х 11)
4 961,00
(1 210 х
4,1)
1 210 4 961 -
Авиационные билеты
(в том числе НДС,опре-
деленный расчетным пу-
тем по ставке 16,67%)
тем по ставке 16,67%)
 
2 100
(1 749,93 +
+ 350,07
(НДС))
 
2 100
(1 749,93 +
+ 350,07

-
Суточные (12 суток) 1 080
(90 х 12)
4 428
(1 080 х
4,1)
1 080 4 428 -
Итого 2 290 11 489 2 290 11 489 -

Итого за период командировки общая сумма расходов составила 11 489 руб. (9389 руб. (пересчитанные в рубли расходы, произведенные в иностранной валюте) + 2100 руб.).

Неизрасходованная часть аванса, выданная в валюте, - 110 швейц. фр. (2400 швейц.фр. - - 2290 швейц. фр.).

На счетах бухгалтерского учета делаются следующие записи:

1) Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 - 9389 руб. - списаны командировочные расходы, произведенные в валюте, на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании авансового отчета (2290 швейц. фр. х 4,1);

2) Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 - 1749,93 руб. - списаны командировочные расходы, произведенные в рублях, на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании авансового отчета;

3) Дебет счета 19 Кредит счета 71 - 350,07 руб. - отражена сумма НДС на основании авансового отчета;

4) Дебет счета 68 (субсчет "НДС ")

Кредит счета 19 - 350,07 руб. - списана сумма НДС по авансовому отчету;

5) Дебет счета 50 Кредит счета 71 - 451,00 руб. (110 швейц. фр. х 4,1) - возвращена неизрасходованная часть подотчетной суммы в валюте.

Поскольку курс иностранной валюты по отношению к рублю, установленный ЦБ РФ, за период командировки может измениться, то при расчетах с работником в иностранной валюте могут возникнуть курсовые разницы.

Порядок отнесения курсовой разницы в бухгалтерском учете на финансовые результаты организация определяет самостоятельно согласно п. 4.3 Положения по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте (ПБУ 3/95)", утвержденного Приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 50 (далее - ПБУ 3/95), и выбранный метод отражает в своей учетной политике (п. 6.3 ПБУ 3/95).


1. Предприятие может относить курсовые разницы на финансовые результаты сразу после учета хозяйственной операции. В этом случае в бухгалтерском учете делаются следующие бухгалтерские проводки:

1) Дебет счета 71 Кредит счета 80 - отражение положительных курсовых разниц;

2) Дебет счета 80 Кредит счета 71 - отражение отрицательных курсовых разниц.

2. Для отражения курсовых разниц предприятия могут использовать промежуточный счет 83 "Доходы будущих периодов ", субсчет 4 "Курсовые разницы ". При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1) Дебет счета 71 Кредит счета 83-4 - отражение положительных курсовых разниц;

2) Дебет счета 83-4 Кредит счета 71 - отражение отрицательных курсовых разниц.

В этом случае сформированное в конце отчетного периода (года) сальдо курсовых разниц списывается со счета 83-4 на счет 80:

1) Дебет счета 83-4 Кредит счета 80 - списание положительных курсовых разниц;

2) Дебет счета 80 Кредит счета 83-4 - списание отрицательных курсовых разниц.

Пример 6.

Работник направлен в служебную командировку в Польшу на период с 20 января по 18 февраля 1999 г.

Нормы возмещения расходов по командировке в Польшу (письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках ", письмо Минфина РФ от 29.03.96 N 34 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран ") следующие:

- суточные (в первые 60 дней пребывания в командировке) - 35 долл. США;

- оплата найма жилого помещения - в пределах 60 долл. США.

Исходя из указанных норм был рассчитан аванс на командировочные расходы. Он составил:

2850 долл. США + 1500 руб.:

- суточные (30 суток) - 1050 долл. США (35 долл. США х 30);

- расходы на проживание в гостинице (30 суток) - 1800 долл. США (60 долл. США х 30);

- приобретение авиационных билетов - 1500 руб.

Работник отбыл в командировку и пересек границу РФ 20 января. Дата пересечения границы на въезде в РФ - 18 февраля; к месту постоянной работы работник прибыл также 18 февраля.

Авансовый отчет сдан 19 февраля. В соответствии с авансовым отчетом расходы по командировке составили:

- стоимость авиационных билетов - 1500 руб. (в том числе НДС, выделенный расчетным путем, - 250,05 руб.);

- суточные (30 суток) - 1050 долл. США (35 долл. США х 30);

- оплата проживания в гостинице (29 суток) - 1740 долл. США (60 долл. США х 29).

Остаток по авансовому отчету составил 60 долл. США.

Курс доллара США условно составлял по отношению к российскому рублю:

- на 19 января 1999 г. (дата выдачи денежных средств под отчет) - 6,10 руб. за 1 долл. США;

- на 19 февраля 1999 г. (дата сдачи авансового отчета) - 6,20 руб. за 1 долл. США.

Расчет по авансовому отчету делается исходя из условного курса доллара США на 19 февраля 1999 г.:


Расходы По нормам По факту Сверх
норм
Долл. США Рубли Долл. США Рубли
Проживание в гостинице
(29 суток)
1 740
(60 х 29)
10 788
(1 740 х
6,2)
1 740 10 788 -
Авиационные билеты
(в том числе НДС,опре-
деленный расчетным пу-
тем по ставке 16,67%)
 
1 500
(1249,95 +
+ 250,05
(НДС))
 
1 500
(1249,95 +
+ 250,05
(НДС))

-
Суточные (30 суток) 1 050
(35 х 30)
6 510
(1 050 х
6,2)
1 050 6 510 -
Итого 2 790 18 798 2 790 18 798 -

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

19 января:

1) Дебет счета 50 Кредит счета 52 - 17 385 руб. (2850 долл. США х 6,10 руб./долл. США) - получены деньги с валютного счета для выдачи аванса на командировку в иностранной валюте;

2) Дебет счета 71 субсчет "Расчеты в валюте "

Кредит счета 50 - 17 385 руб. (2850 долл. США х 6,10 руб./долл. США) - выдано под отчет на командировочные расходы;

3) Дебет счета 71 субсчет "Расчеты в рублях "

Кредит счета 50 - 1500 руб. - выдано под отчет на командировочные расходы (приобретение авиационных билетов).

19 февраля:

4) Дебет счета 50 Кредит счета 71 - 372 руб. (60 долл. США х 6,20 руб./долл. США) - возврат неизрасходованной подотчетной суммы в долларах США;

5) Дебет счета 71 Кредит счета 80 (83, субсчет 4 "Курсовые разницы ") - 6 руб. (60 долл. США х (6,20 - 6,10)) - отражение положительной курсовой разницы, возникшей по неизрасходованной и возвращенной работником сумме;

6) Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 71 (субсчет "Расчеты в валюте ") - 17 298 руб. (2 790 долл. США х 6,20 руб./долл. США) - списаны командировочные расходы, произведенные в валюте, на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании авансового отчета;

7) Дебет счета 71 Кредит счета 80 (83, субсчет 4 "Курсовые разницы") - 279 руб. (2 790 долл. США х (6,20 - 6,10)) - отражение положительной курсовой разницы, возникшей по командировочным расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг);

8) Дебет счета 20 (26,44) Кредит счета 71 (субсчет "Расчеты в рублях") - 1249,95 руб. - списаны командировочные расходы, произведенные в рублях, на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании авансового отчета;

9) Дебет счета 19 Кредит счета 71 - 250,05 руб. - отражена сумма НДС по авансовому отчету;

10) Дебет счета 68 (субсчет "НДС ")

Кредит счета 19 - 250,05 руб. - списан НДС по авансовому отчету.

В случае если командированный за границу работник израсходовал больше суммы, выданной ему под отчет, и расходы подтверждает документально (например, расходы по найму жилья оказались выше, чем предполагалось), эти расходы, произведенные в пределах норм, должны быть возмещены; если расходы превышают установленные нормы, то возмещение расходов может быть произведено по распоряжению руководителя предприятия.

При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженности предприятия перед ним может погашаться:

путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет указанного работника-резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника-нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте;

путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между предприятием и работником (п. 4.1 положения Центрального банка РФ от 25.06.97 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов ").


-----------------------------

* В данном примере предполагается, что курс швейцарского франка в течение периода командировки работника не изменяется.


Е. Воробьева

Выпуск 4, февраль 1999 г.


Предлагаемый материал содержится в электронной версии Финансово-правового абонемента "Предпринимательская практика: вопрос-ответ".

Начиная с N 7 за 2003 год журнал (финансово-правовой абонемент) "АКДИ Экономика и жизнь" выходит под измененным названием: "Новая бухгалтерия".

Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение