Предоставление отпуска. Бухгалтерский учет и налогообложение (Л.В. Яворский, "Российский налоговый курьер" N 6, июнь 1999 г.)

Предоставление отпуска.
Бухгалтерский учет и налогообложение


С наступлением лета работы у бухгалтеров прибавилось: работники идут в отпуск. Несмотря на то, что расчет отпускных для каждого бухгалтера дело достаточно привычное, практика показывает, что ошибки при расчете отпускных и начислении их в бухгалтерском учете допускают довольно часто. Следствием таких ошибок, как правило, является неверный расчет себестоимости выпускаемой продукции. Обращаем внимание читателей, что при отражении в бухгалтерском учете начисленных за отпуск сумм важно не только правильно рассчитать средний заработок, но и должным образом оформить все необходимые документы и верно определить отчетный период, в котором следует учесть суммы начисленных отпускных в себестоимости продукции.

Ежегодный отпуск, как и другие виды отпусков, предоставляется работникам в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (далее - КЗоТ), действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Отпуска предоставляются как штатным работникам, так и лицам, работающим по совместительству (см. разъяснение Минтруда России от 25.11.93 N 14 "Об отпусках работающим по совместительству").

Предоставление отпуска оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска, составленным по типовой форме N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71a. Приказ заполняется в двух экземплярах, один экземпляр остается в отделе кадров, другой - передается в бухгалтерию и является оправдательным документом для отражения начисленных за отпуск сумм в бухгалтерском учете и отнесения их на себестоимость продукции.

Рассмотрим порядок оформления отпусков и отражения в бухгалтерском учете начисленных сумм на конкретном примере.


Пример


Работнику предоставляется очередной отпуск на 24 рабочих дня за рабочий год с 27 марта 1998 г. по 26 марта 1999 г. включительно. При этом в соответствии с условиями коллективного договора за продолжительный стаж работы к основному очередному отпуску присоединяется дополнительный - на 3 рабочих дня. Отпуск предоставляется с 11 мая 1999 г.


Действие первое.

Заявление работника


Работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска в произвольной форме. Возможна разработка на предприятии типовых бланков заявления о предоставлении отпуска. Заявление работника о предоставлении ему ежегодного отпуска должно быть завизировано руководителем соответствующего структурного подразделения.


Действие второе.

Составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска


На основании заявления работника, завизированного руководителем структурного подразделения (или иным уполномоченным на это лицом), работник отдела кадров составляет проект приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.

В приказе обязательно должно быть указано:

- за какой рабочий год (то есть за какой расчетный период) предоставляется отпуск и количество дней основного отпуска. При этом указывается, как предоставлен отпуск: в рабочих или календарных днях;

- общее количество дней дополнительного отпуска и соответствующее обоснование (вид дополнительного отпуска, количество дней и основание для его предоставления: нормативный документ, коллективный договор и т.п.);

- общее количество предоставленных дней отпуска и конкретные сроки его предоставления (с какого по какое число включительно). При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Уходящий в отпуск работник должен расписаться в том, что он ознакомлен с данным приказом.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Если отпуск был фактически предоставлен и об этом имеются отметки в табеле или иных документах по учету рабочего времени, то работнику полагаются все предусмотренные законом выплаты независимо от наличия документального оформления факта предоставления отпуска. В бухгалтерском учете и при расчете налоговых платежей это отражается в общеустановленном порядке (см. действия третье - восьмое). При этом отсутствие приказа на предоставление отпуска не является препятствием для включения данных сумм в себестоимость продукции (работ, услуг). Признать данные выплаты незаконными или не связанными с процессом производства можно только в том случае, если имеются доказательства, что в действительности работник, которому начислены отпускные, права на отпуск не имел. В такой ситуации начисленные в его пользу денежные средства могут быть расценены как подарок и поэтому не будут включены в себестоимость выпускаемой продукции. He включается в этом случае в себестоимость и соответствующая сумма страховых взносов во внебюджетные фонды.


Действие третье.

Начисление отпускных


На основании приказа работник бухгалтерии, занимающийся расчетом заработной платы, производит расчет сумм, причитающихся выплате работнику перед уходом его в отпуск.

Допустим, средний дневной заработок работника составил 73 руб. 92 коп. Тогда начисление отпускных будет проводиться следующим образом:

- Сумма за отпуск за текущий месяц (за май 1999 г.) из фонда оплаты труда (за 18 дней отпуска с 11 по 31 мая) - 1330 руб. 56 коп. Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 20 (25, 26, 44 и др.) Кредит счета 70 - начислена оплата за отпуск за текущий месяц.

- Сумма за отпуск за будущий месяц (за июнь 1999 г.) из фонда оплаты труда (за 6 дней отпуска с 1 по 7 июня) - 443 руб. 52 коп. Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 31 Кредит счета 70

- начислена оплата за отпуск за следующий месяц.

- Сумма за отпуск за будущий месяц (за июнь 1999 г.) из фонда материального поощрения, то есть за счет прибыли организации (за 3 дня отпуска с 8 по 10 июня) - 221 руб. 76 коп. Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 88 Кредит счета 70

- начислена оплата за отпуск за следующий месяц из фонда материального поощрения.

Допустим, что в нашем примере заработная плата за отработанные до ухода в отпуск дни, то есть за период с 1 по 10 мая 1999 г., составила 96 руб. 05 коп. Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 20 (25, 26, 44 и др.) Кредит счета 70 - начислена оплата за отработанные дни за текущий месяц.

Общая сумма начислений работнику перед его уходом в отпуск составит 2091 руб. 89 коп. [1330 руб. 56 коп. + 443 руб. 52 коп. + 221 руб. 76 коп. + 96 руб. 05 коп.].

Обратите внимание: по кредиту счета 70 отражается вся сумма начисленных в пользу работника выплат (2091 руб. 89 коп.), однако при этом в себестоимость продукции текущего отчетного периода (в нашем примере - в мае 1999 г.) будет включена только сумма начислений, относящихся к текущему отчетному периоду [1330 руб. 56 коп. + 96 руб. 05 коп.]. Сумма начислений из фонда оплаты труда, относящихся к будущему отчетному периоду (к июню 1999 г.), отражается в бухгалтерском учете в регистрах за май 1999 г. по кредиту счета 70 в корреспонденцией с дебетом счета 31 "Расходы будущих периодов" и может быть отнесена на себестоимость продукции только в июне 1999 г. (см. действие восьмое).

Таким образом, включение сумм отпускных, начисленных за июнь 1999 г., в себестоимость продукции в мае 1999 г. приведет к искажению себестоимости.

Хотелось бы предостеречь читателей и от другой достаточно распространенной ошибки, когда суммы начисленных за июнь отпускных в мае вообще не отражают, а начисляют их сразу в ведомости за июнь. Такой порядок начисления отпускных был предусмотрен отраслевыми методическими рекомендациями лет десять - пятнадцать назад, однако в настоящее время он уже не действует. Поэтому неотражение начисленных за отпуск сумм в том расчетном периоде, когда работник уходит в отпуск и когда эти суммы ему реально выплачиваются, может привести к занижению налога на имущество (если сальдо по счету 31 по таким операциям должно было оставаться на конец квартала).

Кроме того, нарушение методологии отражения начисленных отпускных на счетах бухгалтерского учета, как правило, приводит к несвоевременному отражению и перечислению в бюджет удержаний из заработной платы и начислений на фонд оплаты труда.


Действие четвертое.

Расчет удержаний взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации из

сумм начисленных отпускных


Расчет удержаний (страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации и подоходного налога) производится отдельно с каждого вида выплат, начисленных в пользу работника при предоставлении ему отпуска. Это необходимо в том случае, когда начисления производятся за разные отчетные периоды (или из разных источников финансирования), для того чтобы правильно отразить соответствующие суммы на счетах бухгалтерского учета и в налоговой отчетности.

В приведенном примере сумма страховых взносов в Пенсионный фонд будет следующей:

- С суммы за отпуск за текущий месяц (за май 1999 г.) из фонда оплаты труда (за 18 дней отпуска с 11 по 31 мая) - 13 руб. 30 коп. [1330 руб. 56 коп. x 1%].

Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 69 - удержаны взносы в Пенсионный фонд с суммы оплаты за отпуск за дни, приходящиеся на текущий месяц.

- С суммы за отпуск за будущий месяц (за июнь 1999 г.) из фонда оплаты труда (за 6 дней отпуска с 1 по 7 июня) - 4 руб. 44 коп. [443 руб. 52 коп. x 1%].

Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 69 - удержаны взносы в Пенсионный фонд с суммы оплаты за отпуск за дни, приходящиеся на будущий месяц.

- С суммы за отпуск за будущий месяц (за июнь 1999 г.) из фонда материального поощрения, то есть за счет прибыли организации (за 3 дня отпуска с 8 по 10 июня) - 22 руб. 18 коп. [221 руб. 76 коп. х 1%].

Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 69 - удержаны взносы в Пенсионный фонд с суммы оплаты за отпуск за дни, приходящиеся на будущий месяц, из фонда материального поощрения.

- С суммы заработной платы за отработанные до ухода в отпуск дни (за период с 1 по 10 мая 1999 г.) - 0 руб. 96 коп. [96 руб. 05 коп. х 1%].

Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. эта сумма будет отражена проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 69 - удержаны взносы в Пенсионный фонд с суммы оплаты за отработанные дни за текущий месяц.

Таким образом, общая сумма удержаний в Пенсионный фонд из начисленных в пользу работника сумм перед его уходом в отпуск составит 20 руб. 92 коп. [13 руб. 30 коп. + 4 руб. 44 коп. + 2 руб. 22 коп. + 0 руб. 96 коп.].

Следует подчеркнуть, что удержания из заработной платы и начислений за отпуск сумм взносов в Пенсионный фонд вне зависимости от источника начислений всегда отражаются в одном отчетном периоде (в нашем примере - в мае 1999 г.) и одинаковой проводкой: по дебету счета 70 и кредиту счета 69. Поэтому, на наш взгляд, вполне допустимо производить расчет этих удержаний сразу со всей суммы начислений в пользу работника в данном отчетном периоде: 2091 руб. 89 коп. х 1% = 20 руб. 92 коп.


Действие пятое.

Расчет подоходного налога из сумм начисленных отпускных


Сумма предоставленных при расчете подоходного налога льгот (вычетов, кратных размеру минимальной месячной оплаты труда, и т.п.) определяется исходя из предполагаемого дохода работника и при расчете заработной платы в расчетной (расчетно-платежной) ведомости может быть уточнена. Допустим, что в данном примере работник имеет право на вычеты в сумме 2-кратного размера минимальной месячной оплаты труда - 166 руб. 98 коп. [83 руб. 49 коп. x 2].

Сумма подлежащего удержанию с работника подоходного налога рассчитывается с общей суммы начисленных в пользу работника выплат (как за текущий период, так и за следующий).

В нашем примере сумма налогооблагаемого дохода работника составит 1903 руб. 99 коп. [2091 руб. 89 коп. - 20 руб. 92 коп. - 166 руб. 98 коп.].

Таким образом, сумма удержанного с работника подоходного налога будет равна:

- В республиканский бюджет - 57 руб.* [1903 руб. 99 коп. х 3%].

- В местный бюджет - 171 руб.* [1903 руб. 99 коп. х 9%**].

Ha счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. суммы удержанного подоходного налога будут отражены проводкой:

Дебет счета 70 Кредит счета 68 - удержан подоходный налог с начисленных в пользу работника сумм.


Действие шестое.

Выплата работнику отпускных


Перед уходом работника в отпуск в соответствии с КЗоТ ему выплачивается сумма заработной платы, начисленной за отработанные до ухода в отпуск дни, а также сумма причитающихся ему отпускных сумм (за вычетом произведенных в соответствии с действующим законодательством удержаний: страховых взносов в Пенсионный фонд и подоходного налога).

В приведенном примере сумма, подлежащая выплате работнику, будет равна 1842 руб. 97 коп. [2091 руб. 89 коп. - 20 руб. 92 коп. - 57 руб. - 171 руб.]. Данная сумма складывается следующим образом: 2091 руб. 89 коп. - общая сумма начислений в пользу работника; 20 руб. 92 коп. - сумма удержаний в Пенсионный фонд; 57 руб. - сумма удержанного подоходного налога, подлежащего перечислению в республиканский бюджет; 171 руб. - сумма удержанного подоходного налога, подлежащего перечислению в местный бюджет.

Эта сумма может быть выплачена работнику из кассы перед его уходом в отпуск, что в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет 70 счета Кредит счета 50 - 1842 руб. 97 коп. - произведена выплата денежных сумм работнику перед его уходом в отпуск.

Таким образом, при уходе работника в отпуск в общем случае счет 70 по расчетам с данным работником закрывается (то есть сальдо по этому счету в части расчетов с данным работником будет равно нулю). На практике, естественно, отдельные субсчета по расчетам с каждым работником не открываются. Поэтому нулевой остаток выявляется только в лицевом счете работника, а на счетах бухгалтерского учета это отдельно не выделяется.


Действие седьмое.

Начисление взносов во внебюджетные фонды


В приведенном примере все начисленные в пользу работника суммы подлежат включению в налогооблагаемую базу при исчислении взносов во внебюджетные фонды. Однако источник уплаты этих взносов будет разным в зависимости от источника финансирования выплат:

- по суммам, начисленным за счет фонда оплаты труда текущего месяца, взносы во внебюджетные фонды будут отражаться по дебету счетов учета затрат (20, 25, 25, 44 и др.) и кредиту счета 69;

- по суммам, начисленным за счет фонда оплаты труда следующего месяца, взносы во внебюджетные фонды будут отражаться по дебету счета 31 "Расходы будущих периодов" и кредиту счета 69 (с последующим списанием в будущем отчетном периоде со счета 31 на счета учета затрат);

- по суммам, начисленным за счет фонда материального поощрения, взносы во внебюджетные фонды будут отражаться по дебету счета 88 и кредиту счета 69.

Итак, в рассматриваемом примере на счетах бухгалтерского учета в мае 1999 г. должны быть сделаны следующие записи:

- По взносам в Фонд социального страхования Российской Федерации:

Дебет счета 20 Кредит счета 69-1 - 77 руб. 04 коп. - начислено с отнесением на себестоимость страховых взносов в Фонд социального страхования (5,4% от суммы, начисленной в пользу работника за отработанные дни и дни отпуска за май из фонда оплаты труда);

Дебет счета 31 Кредит счета 69-1 - 23 руб. 95 коп. - начислено с отнесением на расходы будущих периодов страховых взносов в Фонд социального страхования (5,4% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда оплаты труда);

Дебет счета 88 Кредит счета 69-1 - 11 руб. 98 коп. - начислено с отнесением на фонд материального поощрения страховых взносов в Фонд социального страхования (5,4% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда материального поощрения).

- По взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации:

Дебет счета 20 Кредит счета 69-2 - 399 руб. 45 коп. - начислено с отнесением на себестоимость страховых взносов в Пенсионный фонд (28% от суммы, начисленной в пользу работника за отработанные дни и дни отпуска за май из фонда оплаты труда);

Дебет счета 31 Кредит счета 69-2 - 124 руб. 19 коп. - начислено с отнесением на расходы будущих периодов страховых взносов в Пенсионный фонд (28% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда оплаты труда);

Дебет счета 88 Кредит счета 69-2 - 62 руб. 09 коп. - начислено с отнесением на фонд материального поощрения страховых взносов в Пенсионный фонд (28% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда материального поощрения).

- По взносам в фонды обязательного медицинского страхования:

Дебет счета 20 Кредит счета 69-3 - 51 руб. 36 коп. - начислено с отнесением на себестоимость страховых взносов в фонды обязательного медицинского страхования (3,6% от суммы, начисленной в пользу работника за отработанные дни и дни отпуска за май из фонда оплаты труда);

Дебет счета 31 Кредит счета 69-3 - 15 руб. 97 коп. - начислено с отнесением на расходы будущих периодов страховых взносов в фонды обязательного медицинского страхования (3,6% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда оплаты труда);

Дебет счета 88 Кредит счета 69-3 - 62 руб. 09 коп. - начислено с отнесением на фонд материального поощрения страховых взносов в фонды обязательного медицинского страхования (3,6% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска июнь из фонда материального поощрения).

- По взносам в Государственный фонд занятости населения Российской Федерации:

Дебет счета 20 Кредит счета 69-4 - 21 руб. 40 коп. - начислено с отнесением на себестоимость страховых взносов в Государственный фонд занятости населения (1,5% от суммы, начисленной в пользу работника за отработанные дни и дни отпуска за май из фонда оплаты труда);

Дебет счета 31 Кредит счета 69-4 - 6 руб. 65 коп. - начислено с отнесением на расходы будущих периодов страховых взносов в Государственный фонд занятости населения (1,5% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда оплаты труда);

Дебет счета 88 Кредит счета 69-3 - 31 руб. 38 коп. - начислено с отнесением на фонд материального поощрения страховых взносов в Государственный фонд занятости населения (1,5% от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда материального поощрения).


Действие восьмое.

Списание в себестоимость расходов будущих периодов


В июне 1999 г. суммы отчислений во внебюджетные фонды от суммы, начисленной в пользу работника за дни отпуска за июнь из фонда оплаты труда (ранее начисленной в мае 1999 г. с отнесением на расходы будущих периодов), будут списаны на себестоимость продукции вместе с суммами начисленных отпускных за дни отпуска в июне:

Дебет счета 20 (25, 26, 44 и др.) Кредит счета 31 - 614 руб. 28 коп. - списана на себестоимость начисленная за дни отпуска за июнь сумма оплаты за отпуск и взносов во внебюджетные фонды (отнесенная в мае на расходы будущих периодов).


Эксперт-консультант

Издательско-консультационной компании

"Статус-Кво 97"

Л.В. Яворский


"Российский налоговый курьер" N 6, июнь 1999 г.


-------------------------------------------------------

* Напоминаем, что в соответствии с действующим законодательством подоходный налог исчисляется в целых рублях без копеек.

** Допустим, что доходы работника облагаются по минимальной ставке.


Журнал "Российский налоговый курьер"


"Российский налоговый курьер" - специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов. Журнал для тех, кто хочет сдавать налоговую отчетность без проблем!


Свидетельство о регистрации средства массовой информации N 017745 от 29.09.99


www.rnk.ru


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.