Подготовка к годовому отчету: расчеты с подотчетными лицами ("Финансовая газета", N 1, январь 1999 г.)

Подготовка к годовому отчету: расчеты с подотчетными лицами


Анализируя порядок ведения учета расчетов, необходимо определить соответствие документального оформления и отражения на счетах требованиям законодательства. Особое внимание следует уделить правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами.

На что обратить внимание: подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника). Кроме того, аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой авансовой выдаче.

Основание: Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (утв. приказом Минфина СССР от 1.11.91 г. N 56) (с изменениями от 28 декабря 1994 г., 28 июля 1995 г., 27 марта 1996 г., 17 февраля 1997 г.).


Кем устанавливаются размер и срок выдачи наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы?

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.


Каков порядок отчета за использование наличных денежных средств, полученных под отчет?

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На что обратить внимание: выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.


Относятся ли в состав затрат расходы по командировкам?

Подпункт "и" п. 2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утв. постановлением Правительства РФ от 5.08.92 г. N 552) (с изменениями от 26 июня, 1 июля, 20 ноября 1995 г., 21 марта 14 октября, 22 ноября 1996 г., 11 марта, 31 декабря 1997 г., 27 мая, 5, 6, 11 сентября 1998 г.) в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов.


Каков порядок возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах?

В письме Минфина России от 12.05.92 г. N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" сообщено, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

На что обратить внимание: на действующие нормы возмещения командировочных расходов: оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 000 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 4500 руб. в сутки; оплата суточных - 22 000 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Основание: письмо Минфина России от 27.07.92 г. N 61 "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индексации цен" (с изменениями от 7 декабря 1992 г., 9 февраля, 12 мая, 27 августа, 2 декабря 1993 г., 1 марта, 22 августа 1994 г., 27 января, 21 июля, 27 октября 1995 г., 27 мая 1996 г.).


Облагаются ли подоходным налогом подотчетные суммы, направленные на оплату проездных билетов для проезда на городском пассажирском транспорте?

В соответствии с постановлением СМ РСФСР от 4.05.63 г. N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" (с изменениями от 13 сентября 1988 г.) установлено, что месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться предприятиями, организациями и учреждениями только для работников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом. Таким образом, на предприятии необходимо определить работников, для которых надо приобретать месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте.

На что обратить внимание: основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 26.12.94 г. N 170 <1>).


Каковы последствия списания сумм подотчетных средств без представления соответствующих оправдательных документов?

При установлении по окончании отчетного года факта списания со счета 71 задолженности подотчетного лица без представления соответствующих оправдательных документов произведенные расходы, суммы подотчетных средств, необоснованно списанные с работника, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии со ст. 2, 7 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц".

На что обратить внимание: подотчетное лицо осуществляет платежи от имени юридического лица, поэтому при оплате наличными денежными средствами необходимо учитывать установленные лимиты расчетов между юридическими лицами.

В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами определен в сумме 10 тыс. руб.

Основание: указание ЦБ РФ от 7.10.98 г. N 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами".

Указание вступило в силу с момента опубликования в "Вестнике Банка России" от 14 октября 1998 г., N 72.


"Финансовая газета" N 1, январь 1999 г.



------------------------------

<1> С 1.01.99 г. вступило в силу Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н).



Газета "Финансовая газета"


Учредители: Министерство Финансов Российской Федерации, Главная редакция международного журнала "Проблемы теории и практики управления"

Газета зарегистрирована в Госкомпечати СССР 9 августа 1990 г.

Регистрационное свидетельство N 48

Издается с июля 1991 г.

Индексы 50146, 32232

Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3

Телефон +7 (499) 166 03 71

http://fingazeta.ru/

Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение