Как правильно исправлять ошибочные записи в бухгалтерском учете (В. Бородина, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 2, январь 2000 г.)

Как правильно исправлять ошибочные записи
в бухгалтерском учете


Происходящие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете не затронули такую ее область, как правила исправления ошибочных записей в учетных регистрах. Соблюдение этих правил очень важно для бухгалтерского учета, ведь незыблемыми остаются его основные принципы: реальность и объективность, единообразие построения показателей, простота, понятность, доступность, своевременность, экономичность.

До сих пор многие предприятия используют неавтоматизированный способ бухгалтерского учета. Разумеется, те, кто в настоящее время работает в "ручном" режиме или когда-то работал, а затем перешел на автоматизированный способ учета, знают, что ошибочные записи при "ручном" режиме учета исправлять трудно. Кроме того, если это касается кассовых и банковских документов, то в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н и введенным в действие с 1 января 1999 г., внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Вместе с тем аудиторская практика показывает, что ошибочные записи некоторые бухгалтеры и кассиры просто не умеют правильно исправлять. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности. В зависимости от характера ошибок и времени их обнаружения применяют разные способы их исправления: способ корректуры, "красное сторно" (отрицательные записи) и дополнительные записи.

При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму.

Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы "79 руб. 58 коп." было записано "79 руб. 48 коп.", то при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму. Исправление должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, сделавшего его. Следует указать, что в документах, оформляющих денежные операции, - кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях - исправления, хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми.

Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса. Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы исправлять несколько сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления баланса. Эти ошибки исправляют способом "сторно". Сущность его заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильные корреспонденции счетов) способом "сторно" исправляют в два приема.

Поясним, как применяется такой способ исправления ошибочных записей, на примере. Допустим, что на предприятии по операции безвозмездного поступления основных средств на 3500 руб. была составлена неправильная запись:

Дебет счета 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", Кредит счета 85 "Уставный капитал" - 3500 руб.

Эту операцию следовало записать:

Дебет счета 01 "Основные средства", Кредит счета 85 "Уставный капитал" - 3500 руб.

Для исправления ошибочной записи делается такая же запись, но красным цветом методом "сторно". Тем самым неправильная запись снимается, вычитается из такой же суммы и от нее ничего не остается. Затем производится необходимая правильная запись.

Отразим приведенные операции на счетах:


Счет 01
"Основные средства"
Счет 85
"Уставный фонд"
Счет 12
"Малоценные и
быстроизнашивающиеся
предметы"
Д-т К-т Д-т К-т Д-т К-т
Сальдо 5000
3) 3500





Оборот 3500
Сальдо 8500
   
 Сальдо  100 000
 1)       3500
 /-------
 2)     | 3500  
        \-------
 3)       3500  
 
 Сальдо   10000
 1)       3500
 /-------
 2)     | 3500  
        \-------
                
 
 
    Оборот 3500
Сальдо 103500
Сальдо 10000  

Отрицательные числа (взяты в рамки) при подсчете итогов вычитаются, поэтому на счетах и получаются правильные суммы оборотов и конечных сальдо.

Способ "сторно" используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делают сторнировочную запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения. Поясним это на примере. Из Госбанка с расчетного счета получено в кассу предприятия 10000 руб. В результате ошибки в бухгалтерской записи эта операция была отражена в сумме 10800 руб., т.е. на 800 руб. больше, чем следовало. По этой операции в учетном регистре была сделана запись с правильной корреспонденцией, но с неправильной суммой - 10800 руб.:

Дебет счета 50 "Касса", Кредит счета 51 "Расчетный счет" - 10800 руб.

Для исправления ошибки делается сторнировочная запись на разницу в суммах - 800 (10800-10000):

Дебет счета 50 "Касса", Кредит счета 51 "Расчетный счет" - 800 руб.

Отразим эти операции на бухгалтерских счетах:


Счет 50 "Касса" Счет 51 "Расчетный счет"
Д-т К-т Д-т К-т
 Сальдо     500
 1)        10800
 /--------
 2)      |  800   
 
  Сальдо 30000
 
 1)           10800
 /---------
 2)        |   800   
 
Оборот 10000
Сальдо 10500
  Сальдо 20000 Оборот 10000

После второй (отрицательной) записи операция будет отражена на бухгалтерских счетах в правильной сумме - 10000 руб. (10800-800).

Метод "сторно" используется не только для исправления ошибочных записей, но и в случаях, когда нужно уточнить обороты по дебету или кредиту операционных счетов. Так, этот метод применяется при учете реализации продукции, оцениваемой по себестоимости и записываемой в этой оценке в дебет счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)". Продажная стоимость реализованной продукции отражается по кредиту этого счета. Если фактическая стоимость ниже плановой, то сумма экономии отражается по дебету счета "Реализация продукции (работ, услуг)" методом "сторно". В результате по дебету счета 46 будет определена фактическая производственная себестоимость реализованной продукции (плановая себестоимость минус сумма экономии).

Способ дополнительной записи применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов. Например, из кассы предприятия выплачена заработная плата работникам в размере 20000 руб. В бухгалтерской записи ошибочно указана сумма 2000 руб., т.е. сделана запись:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит счета 50 "Касса" - 2000 руб.

Для исправления ошибки делается дополнительная запись на сумму разницы между правильной и неправильной записями - 18000 руб. (20000-2000):

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит счета 50 "Касса" - 18000 руб.

На счетах эти записи отражаются следующим образом:


Счет 50
"Касса"
Счет 70
"Расчеты по оплате труда"
Д-т К-т Д-т К-т
Сальдо 30000 1) 2000

2) 18000
1) 2000

2) 18000
Сальдо 40000
Сальдо 10000 Оборот 20000 Оборот 20000 Сальдо 20000

Сумма, отраженная на корреспондирующих счетах в результате осуществления обеих записей, правильно показывает сумму выданной из кассы заработной платы - 20000 руб.


Контактные телефоны: (095) 959-78-65, 351-99-49


В.Бородина, к.т.н.,

аудитор ЗАО "Эталон-аудит"



Газета "Финансовая газета. Региональный выпуск"


Учредитель: Редакция Международного финансового еженедельника "Финансовая газета"


Газета зарегистрирована в Роскомпечати 3 октября 1994 г.

Регистрационное свидетельство N 012947

Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3

Телефон +7 (499) 166 03 71

http://fingazeta.ru/

Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение