Как подготовить сведения о доходах физических лиц на магнитном носителе (Д.В.Чувилов, "Российский налоговый курьер", N 1, январь 2000 г.)

Как подготовить сведения о доходах физических лиц
на магнитном носителе


Не позднее 1 марта 2000 г. все организации с численностью работников более 10 человек, а также, независимо от численности, участники рынка ценных бумаг, страховые или кредитные организации должны представлять сведения о доходах физических лиц.

Не позднее 1 февраля 2000 г. - сведения о доходах, полученных физическими лицами не по месту основной работы в IV квартале 1999 г.


Учитывая опыт приема сведений о доходах физических лиц за 1998 г. в электронном виде на магнитных носителях, МНС России значительно ужесточило контроль над тем, как соблюдаются форматы представляемых данных. Кроме этого осуществляется логический и арифметический контроль принимаемых сведений. Значительно усилен контроль над правильностью заполнения адресов места жительства физических лиц.

Чтобы избежать лишних хождений в инспекцию, необходимо знать требования, предъявляемые программным обеспечением, которое используется в налоговых органах, осуществляющих контроль и прием сведений. Изложению таких требований и посвящена эта статья.


Справку о доходах физического лица (приложение N 3 к инструкции Госналогслужбы России от 19.06.95 N 35 в последней редакции), для краткости обычно именуемую формой N 3, можно разделить на две части: идентифицирующую и экономическую. Соответственно в первой части содержатся сведения, идентифицирующие физическое лицо, а во второй - сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, скидках, вычетах, о начисленных и удержанных суммах налогов. Как показывает практика, наибольшие проблемы вызывает заполнение идентифицирующей части справки, хотя при сдаче сведений за 1999 г. возможны проблемы и с экономической частью. Рассмотреть отдельно обе части формы N 3 имеет смысл еще и потому, что в большинстве программ, разработанных для подготовки сведений о доходах физических лиц на магнитных носителях, ввод идентифицирующей и экономической частей разделен.


Как правильно заполнить идентифицирующую часть справки?


Идентифицирующая часть формы N 3 предназначена для задания информации, позволяющей определить код инспекции, соответствующей адресу места жительства физического лица, и однозначно идентифицировать это лицо. Несмотря на проводимую налоговыми органами кампанию по присвоению ИНН физическим лицам, указание ИНН физических лиц в налоговой отчетности за 1999 г. не является обязательным, так как не все граждане получили ИНН.

Если вам доподлинно известен ИНН работника (работник предъявил вам свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе по месту его жительства или через вашу организацию работнику вручалось уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства), укажите в справке ИНН физического лица, фамилию, имя и отчество. Реквизиты "Документ, удостоверяющий личность", "Адрес постоянного места жительства" и "Дата рождения" можно (и даже желательно) не указывать. При задании ИНН идентификация физического лица и определение кода инспекции осуществляется именно по этому реквизиту. И хотя реквизиты "Документ, удостоверяющий личность", "Адрес постоянного места жительства" и "Дата рождения" в данном случае не используются, любая погрешность в них приведет к отказу в приеме справки. Задавать реквизит "ИНН физического лица" следует очень тщательно, так как ошибка всего лишь в одной цифре приведет к отказу в приеме сведений. При приеме справки, содержащей ИНН, происходит проверка фамилии, имени и отчества физического лица, указанного в справке, на совпадение с фамилией, именем и отчеством, содержащимися в реестре налогоплательщиков, имеющимся в инспекции. В случае несовпадения хотя бы одной буквы справка не будет принята.

Так что если вы сомневаетесь в правильности ИНН, лучше его не указывать.

Если ИНН физического лица в справке не содержится, то кроме фамилии, имени и отчества необходимо указать адрес места жительства, данные документа, удостоверяющего личность, и дату рождения.

Для правильного задания адреса места жительства лучше использовать полный классификатор адресов *, особенно если у вас много адресов из других регионов. Некоторые инспекции выдают налогоплательщикам сокращенный классификатор адресов, содержащий адреса или улицы только своего региона. Если все физические лица, сведения о доходах которых вы подаете, постоянно проживают в вашем регионе или у вас проблемы с дисковой памятью на компьютере, использование такого классификатора вполне допустимо. В любом случае желательно использовать последнюю версию классификатора адресов, которая имеется в вашей налоговой инспекции.

При приеме сведений в инспекции будут контролироваться все элементы адреса до наименования населенного пункта включительно. Улицы будут контролироваться для своего региона и для городов других регионов, имеющих деление на инспекции по улицам. При сдаче сведений в г.Москве принудительно контролируются наименования улиц в городах и населенных пунктах Московской области. И хотя адреса при приеме сведений могут корректироваться налоговым инспектором, осуществляющим прием, все-таки лучше подготовить их так, чтобы ему не пришлось ничего исправлять. Еще раз отметим, что при отсутствии специальных программ, осуществляющих ввод адреса с использованием классификатора адресов, подготовить адреса без ошибок практически невозможно.

Реквизит "Код ГНИ места жительства" рекомендуется использовать только в том случае, если в классификаторе адресов, установленном на компьютере, отсутствуют наименования некоторых населенных пунктов. При этом можно указать только код местной инспекции, то есть код, который не оканчивается на два нуля (на два нуля оканчиваются коды региональных налоговых инспекций). Если населенный пункт, в котором проживает физическое лицо, находится на территории вашего района, то код ГНИ должен быть вам известен.

Следует отметить, что задание реквизита "Код ГНИ места жительства" не освобождает вас от указания адреса места жительства. Адрес места жительства должен быть указан с возможностью определения региона, и реквизит "Код ГНИ места жительства" должен соответствовать этому региону. Но если вы не знаете кода ГНИ, не указывайте его. Иначе такой адрес придется исправлять инспектору при приеме сведений.

Теперь об иностранных адресах. Если вам необходимо заполнить справку на работника, не являющегося резидентом, то есть проживающего в России менее 183 дней в году, вы можете указать в реквизите "Адрес постоянного места жительства" только трехзначный код страны. Для определения кода страны используется Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ). Этот классификатор поставляется, как правило, вместе с программами по подготовке сведений (файл, его содержащий, называется oksm.dbf), но его можно получить и в инспекции. Указывать адрес не рекомендуется, хотя это и не запрещено. В справках об иностранных гражданах, являющихся резидентами, обязательно должен быть указан российский адрес.

И еще несколько замечаний по заполнению идентифицирующей части справки. Реквизит "Идентификатор документа" (номер справки) должен быть уникальным. Повторение значения этого реквизита в нескольких справках в одном файле отчетности недопустимо. Нежелательно это и при сдаче сведений в виде нескольких файлов. Реквизиты "ИНН физического лица" и "Документ, удостоверяющий личность" также должны быть уникальными. Исключением являются ситуации, когда работник перешел с неосновного места работы на основное (или наоборот) внутри одной организации - тогда на него заполняются две справки. В этом случае фамилия, имя, отчество и адрес места жительства должны полностью совпадать.


Как правильно заполнить экономическую часть справки?


При заполнении второй части справки следует руководствоваться в первую очередь правилами арифметического контроля. Они предполагают следующее:

- сумма всех совокупных доходов по месяцам должна равняться сумме всех доходов по видам в налогооблагаемом периоде за минусом всех указанных сумм скидок (расходов);

- общая сумма совокупного годового дохода должна быть равна сумме всех доходов по видам, за исключением суммы коэффициентов и надбавок (код 6001) и суммы материальной выгоды по вкладам в банках и страховым выплатам (коды 6002 и 6003);

- общая сумма коэффициентов и надбавок должна быть равна сумме дохода по видам с кодом 6001;

- общая сумма материальной выгоды по вкладам в банках и страховым выплатам должна быть равна сумме доходов по видам с кодами 6002 и 6003.

Все приведенные выше суммы должны быть равны с точностью до копейки.

Все указываемые в справке числовые данные должны иметь положительное или нулевое значение. Отрицательные значения недопустимы.

Все общие суммы доходов, суммы доходов по видам, скидки и вычеты, суммы доходов по месяцам должны задаваться с точностью до копейки, то есть в значениях этих реквизитов должна присутствовать хотя бы одна цифра в целой части, десятичная точка и ровно две цифры в дробной части. Если десятичная точка отсутствует или если число цифр в дробной части отлично от двух, то это является ошибкой.

Облагаемые суммы доходов, а также суммы налогов должны быть указаны в целых рублях. Наличие десятичной точки в этих реквизитах является недопустимым и интерпретируется как ошибка.

Кроме правил арифметического контроля, следует выполнять правила логического контроля. При заполнении реквизита "Виды доходов в налогооблагаемом периоде" коды скидки (расхода) должны соответствовать определенным кодам дохода, а именно:


Код дохода Код скидки (расхода)
2100 07
3100, 3200, 3300 02
3400 05 или 07
3500, 3510, 3520 04 или 07
3600 03
3710 01
3799 Код скидки определяется
законодательными актами субъектов
Российской Федерации
5001 - 5009, 5099 06 или 07

При указании в реквизите "Вычеты" вычета с кодом 42 (суммы, направленные на новое строительство или приобретение жилья) обязательно нужно заполнить реквизит "Наименование и адрес нового строительства или приобретения жилья".

Если в реквизитах "Общая сумма совокупного годового дохода", "Общая сумма коэффициентов и надбавок" и "Общая сумма материальной выгоды" заданы нулевые значения, то значения соответствующих облагаемых сумм также должны быть нулевыми. При этом реквизиты, соответствующие начисленным и удержанным с этих сумм налогам, должны либо отсутствовать, либо иметь нулевые значения. Если вышеназванные общие суммы имеют ненулевые значения, а облагаемые суммы - нулевые, то реквизиты, соответствующие начисленным с этих сумм налогам, должны либо отсутствовать, либо иметь нулевое значение. Реквизиты, соответствующие удержанным с этих сумм налогам, могут как отсутствовать, так и иметь ненулевые значения. Если же реквизиты, соответствующие общим суммам, отсутствуют, то должны отсутствовать и реквизиты, соответствующие облагаемым суммам, начисленным и удержанным с этих сумм налогам.

Еще одно замечание. Если вы по какой-либо причине сдаете справку повторно, обязательно измените значение реквизита "Дата документа". В противном случае при перерасчете будут использованы оба варианта справки, что может вызвать ненужные трудности при проверке представленных сведений. Более того, Управление МНС России по г.Москве планирует ввести санкции за это нарушение.

И в заключение хотелось бы порекомендовать всем, кто сдает сведения о доходах физических лиц на магнитных носителях, воспользоваться тестирующей программой, которую можно получить в инспекциях.


Д.В.Чувилов,

начальник научно-технического

центра разработки АИС "Налог-Р"


-------------------------------------------------------------------------

* Полный классификатор адресов представляет собой базу данных, в которой содержится унифицированная информация об адресах на территории всей Российской Федерации. На жестком диске компьютера эта база данных занимает около 120 Мбайт дискового пространства. В виде многотомного архива она умещается на 5 дискетах. Полный классификатор адресов необходим для работы программ подготовки и тестирования файлов, содержащих сведения о доходах физических лиц, таких, например, как F3-99 и "ТЕСТ-99". - Прим. редакции.


Журнал "Российский налоговый курьер"


"Российский налоговый курьер" - специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов. Журнал для тех, кто хочет сдавать налоговую отчетность без проблем!


Свидетельство о регистрации средства массовой информации N 017745 от 29.09.99


www.rnk.ru


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.