Загранкомандировки - вопросы оформления, учета и налогообложения (Т.В.Шулепова, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2000 г.)

Загранкомандировки - вопросы оформления,
учета и налогообложения


Согласно пункту 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах CCCP" (далее Инструкции) "служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы".

В соответствии с пунктом 2 Инструкции направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций (далее по тексту - предприятия) в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме согласно Приложению 1 к Инструкции.

По усмотрению руководителя предприятия направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом. На основании изданного приказа составляется смета командировочных расходов.

Срок командировки работников определяется руководителями организаций. Однако, согласно пункту 4 Инструкции, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

В данной статье будут рассмотрены вопросы оформления, учета и налогообложения при краткосрочных командировках работников предприятий, организаций на территории иностранных государств (стран дальнего зарубежья).

При командировании работника за границу расходы могут возникать как в рублях, так и в валюте. В настоящее время нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены письмом Минфина РФ от 26 апреля 1993 г. N 52 "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках" и постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" с последующими изменениями и дополнениями.

При выдаче сотруднику, направленному в загранкомандировку, аванса в иностранной валюте с валютного счета предприятия снимается наличная иностранная валюта, либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счете предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже.

На основании Закона РФ от 9 октября 1992 г. N 3615-1 "О валютном регулировании и валютном контроле" Центробанк РФ установил порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации (Положение Центробанка РФ от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов").

Снятие, покупка валюты или приобретение чека производится на основании заявки клиента, которая оформляется в установленной форме согласно вышеназванному Положению.

Заявку следует заполнить на основании следующих документов:

- приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу;

- приказа о командировании лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации.

Для получения иностранной валюты нужно представить в уполномоченный банк оригинал и копию заявки. Заполненная копия заявки возвращается представителю организации с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала.

Следует отметить, что, в соответствии с Положением "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", уполномоченный банк выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты или дорожные чеки с одновременной выдачей справок по форме N 0406007 на имя командируемого лица, либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации. Справка по форме N 0406007 является основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты и дорожных чеков. Справки по форме N 0406007, полученные в банке, хранятся в кассе. Для учета этих справок следует вести отдельный "Журнал учета справок по форме N 0406007". Журнал учета справок по форме N 0406007 должен вести кассир организации. Журнал следует прошнуровать, пронумеровать страницы и скрепить круглой печатью. На последней странице журнала производится запись: "B настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью (указывается количество) листов". Эта запись заверяется руководителем, главным бухгалтером и оттиском круглой печати фирмы. На титульном листе журнала производится запись: "Настоящий журнал начат (указывается число, месяц, год) и закончен (указывается число, месяц, год)". Срок хранения журнала составляет пять лет с даты его окончания.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. При этом смета командировочных расходов составляется в свободно конвертируемой валюте, а пересчет редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Центробанка РФ. Информацию о курсе валют каждое предприятие может запросить в валютном отделе уполномоченного банка. Поскольку работнику, направляемому в краткосрочную загранкомандировку, предстоит производить расчеты как в рублях, так и в валюте, то в пределах утвержденной руководством сметы часть аванса обычно выдается в какой-либо свободно конвертируемой валюте, а часть - в российских рублях. Законодательством не запрещается, учитывая пожелания командированного работника и возможности предприятия, выдать всю сумму аванса в рублях по курсу Центробанка РФ на день выдачи. Если аванс на командировочные расходы выдан в рублях, работник должен сам приобрести через обменный пункт любого из уполномоченных банков РФ необходимую ему свободно конвертируемую валюту и получить в этом обменном пункте разрешение на вывоз валюты за рубеж. Если работник, получивший наличную иностранную валюту в банке или в кассе предприятия, по каким-либо причинам не смог выехать в течение установленного срока в командировку, то он должен не позднее 3-х дней с момента получения валюты, согласно пункту 11 "Порядка ведения кассовых операций", возвратить всю сумму наличных в кассу своего предприятия или самостоятельно внести валюту на валютный счет предприятия. Так же, если по возвращении из командировки работник возвращает остаток неизрасходованных подотчетных средств в кассу в иностранной валюте, то предприятие обязано внести остаток валюты на свой валютный счет в банке в течение 3-х дней. Возвратить остаток валютных подотчетных средств работник может как в валюте, в которой ему был выдан аванс, так и в рублях по курсу Центробанка РФ на день утверждения авансового отчета руководителем предприятия.

В случае, когда фактические расходы работника превысили выданный ему аванс, предприятие (если эти расходы признаны целесообразными руководителем предприятия) обязано возместить работнику сумму перерасхода по командировке согласно авансовому отчету в валюте по усмотрению работника.

Если предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то, согласно Плану счетов (Инструкции по применению Плана счетов), в составе счета 50 "Касса" открываются субсчета по обособленному учету иностранных валют, например, субсчет "Касса в долларах США", субсчет "Касса в немецких марках" и т.д. В зависимости от предполагаемого объема операций с наличной иностранной валютой в рублевой кассовой книге выделяется несколько страниц.

Учет движения наличной иностранной валюты ведется непосредственно в валюте и рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центробанка РФ на день совершения операции. Согласно ПБУ 3/95 датой совершения операции по кассовым операциям с иностранной валютой является дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. При этом синтетический учет ведется только в рублях. Остатки кассовой наличности подлежат переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся в кассе предприятия валюте. Переоценка производится на день совершения операции и на последнее число каждого месяца с отнесением курсовых разниц на счет 80 "Прибыли и убытки" или на счет 83 "Доходы будущих периодов", субсчет "Курсовые разницы".

Работнику, направляемому в командировку за пределы РФ, возмещаются не только те расходы, которые оплачиваются (в пределах установленных норм) по командировкам на территории РФ, но и связанные с необходимостью пересечения границы РФ документально подтвержденные затраты, например, расходы по получению загранпаспорта (если работник не имел загранпаспорта до направления его в командировку), расходы по получению виз, медстрахование, провоз багажа и т.д.

Расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, и суточные за каждый день пребывания в командировке, включая время следования к месту командировки, по загранкомандировкам возмещаются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" с последующими изменениями и дополнениями. Нормы эти существенно отличаются от норм, установленных для возмещения командировочных расходов на территории РФ. В отличие от командировок на территории России, при возмещении командировочных расходов на территории иностранных государств не предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документально.

Порядок выплаты суточных за время пребывания в загранкомандировке тоже имеет свои особенности по сравнению с порядком выплаты суточных по командировкам на территории РФ.

Возмещение работникам суточных по загранкомандировкам производится следующим образом:

- при проезде по территории РФ - в российских рублях по нормам, установленным приказом Минфина РФ от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ";

- при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих в краткосрочные командировки из РФ за границу. Отдельным категориям работников выплачиваются надбавки согласно Приложению N 2 к постановлению Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" в редакции постановления Правительства РФ от 21 марта 1998 г. N 325.

При этом в соответствии с письмом Минфина РФ и Минтруда РФ от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" со дня пересечения границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется командированный работник, а со дня пересечения границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Например, если срок пребывания командированного работника за границей составил пять дней (согласно отметкам службы паспортного контроля в загранпаспорте), то за четыре дня командировки работник получит суточные в иностранной валюте по нормам возмещения суточных по загранкомандировкам, а за один день - в российских рублях по нормам, установленным для работников, находящихся в командировках на территории России.

Согласно постановлению Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государства" в редакции постановления Правительства РФ от 21 марта 1998 г. N 325 в случае выезда в загранкомандировку и возвращения в Российскую Федерацию в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы. В случаях, когда работники, направленные в краткосрочную загранкомандировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки.

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение. В этих размерах производится также выплата суточных работникам загранучреждений РФ и другим категориям работников, направленных на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно.

После того, как руководителем предприятия признана целесообразность расходов, включенных работником в авансовый отчет по командировочным расходам в рублях и в валюте, бухгалтер должен проверить правильность составления авансового отчета, а также соответствие и комплектность подтверждающих документов. Затем производится расчет суточных и расходов по найму жилья в пределах установленных норм. Эти расходы, возмещаемые работнику в пределах норм, а также оплата за проезд к месту командировки, оплата за оформление выезда за границу и другие, перечисленные выше расходы, согласно Положению о составе затрат относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия. При этом, если расходы оплачены работником в иностранной валюте, их стоимость пересчитывается в российские рубли по курсу Центробанка РФ на день утверждения авансового отчета и в соответствии с ПБУ 3/95 исчисляется временная курсовая разница, образовавшаяся со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчет по день утверждения авансового отчета. Разница в зависимости от учетной политики и относится на счет 83, субсчет "Курсовые разницы" или на счет 80.

Суммы командировочных расходов, возмещаемых работнику сверх норм оплачиваются за счет средств предприятия, подлежат обязательному включению в совокупный доход этого работника и обложению подоходным налогом на основании Закона РФ от 7 декабря 1991 г. N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" c учетом внесенных в него изменений и дополнений, а также с обязательным отчислением взносов во внебюджетные фонды РФ с указанных сумм.

Необходимость начисления взносов предусмотрена следующими нормативными документами:

- в Фонд обязательного медицинского страхования - пункт 9 "Инструкции о порядке взимания и учета страховых взносов (платежей) на обязательное медицинское страхование", утвержденной постановлением Правительства РФ от 11 октября 1993 г. N 1018;

- в Пенсионный фонд РФ - пункт 10 постановления Правительства РФ от 7 мая 1997 г. N 546 "О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации";

- в Фонд социального страхования РФ - пункт 10 постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765 "О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации";

- в Фонд занятости - письмо Госналогслужбы РФ N СШ-6-07/244a, Минтруда РФ N 1441-MM от 27 марта 1997 г. "О порядке осуществления функций контроля налоговыми органами по платежам в фонд занятости".

Согласно пункту (д) статьи 3 Закона "О подоходном налоге с физических лиц" в целях налогообложения в совокупный доход, полученный физическими лицами в налогооблагаемый период, при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки за пределы РФ не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, расходы на проезд на аэродром (за исключением проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз и др.

Если цели загранкомандировки предусматривают необходимость проведения работником телефонных переговоров (международных или в стране пребывания), то при наличии соответствующих документов возможно включение расходов на телефонные переговоры в себестоимость в порядке, аналогичном порядку списания таких расходов по командировкам на территории РФ.

Произведя перерасчет расходов, выраженных в валюте, в российские рубли, и распределив все возмещаемые по командировке расходы, бухгалтер формирует суммарные проводки по включению расходов по загранкомандировке в себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, определяет сумму к отчету и заполняет соответствующие графы в авансовом отчете.

Руководитель предприятия утверждает сумму к отчету. После этого остаток неиспользованных сумм должен быть сдан подотчетным лицом в кассу предприятия в течение трех дней в валюте или в рублях (по курсу Центробанка РФ на день утверждения авансового отчета руководителем предприятия), а если имеет место перерасход аванса, то сумма перерасхода выдается из кассы в день сдачи авансового отчета в рублях или можно в течение последующих дней снять необходимую для покрытия перерасхода сумму в иностранной валюте с валютного счета.

Приведем примеры типовых бухгалтерских проводок по операциям, связанным с командировочными расходами:

N
п/п
Наименование операции
(проводок)
Проводки хозяйств.
операции
Дебет Кредит
1. Выданы денежные средства под отчет на
командировочные расходы
71 50-2
(касса в
валюте)
2. Списаны командировочные расходы в пределах
норм на затраты
20, 26, 44 71
3. Списаны командировочные расходы сверх
установленных норм
20, 26, 44 71
4. Начислен и удержан подоходный налог с сумм
командировочных расходов сверх норм
70 68
5. Начислены и удержаны взносы в пенсионный фонд
с сумм командировочных расходов сверх норм
(1%)
70 69
6. Начислены взносы в пенсионный фонд с сумм
командировочных расходов сверх норм (28%)
20, 26, 44 69
7. Начислены взносы в фонд обязательного
медицинского страхования с суммы, выплаченной
сотруднику на командировочные расходы сверх
норм
20, 26, 44 69
8. Начислены взносы в фонд социального
страхования с суммы, выплаченной сотруднику
на командировочные расходы сверх норм
20, 26, 44 69
9. Начислены взносы в фонд занятости с суммы,
выплаченной сотруднику на командировочные
расходы сверх норм
20, 26, 44 69
10. Внесен работником остаток неиспользованных
подотчетных средств
50-2 71
11. Выдана работнику сумма в возмещение
перерасхода по командировке из кассы
71 50-2
12. Удержана из заработной платы работника сумма
не возвращенного вовремя остатка
неизрасходованных подотчетных средств в
соответствии с законодательством о труде
70 71

Рассмотрим порядок оформления документов и бухгалтерских проводок на конкретном примере.

Работник был направлен в служебную командировку в Бельгию на срок с 10 по 24 января 2000 г. для обсуждения и подписания с иностранным партнером контракта на поставку оборудования. Направление в командировку оформляется приказом, например:


Приказ
о направлении в командировку


г.Тула

9 января 2000 г.


1. Направить начальника отдела продаж Иванова А.И. в служебную командировку в г.Брюссель с 10 по 24 января 2000 г. на 15 дней для заключения договора на поставку оборудования с "Глобал Интернешнл".

2. Выдать Иванову А.И. аванс на командировочные расходы в пределах сметы.


Генеральный директор предприятия

(личная подпись)

(расшифровка подписи)


М.П.

С приказом ознакомлен (число, подпись)


На основании изданного приказа составляется смета командировочных расходов.


                               ООО "Глобус"
               Смета командировочных расходов на 1 человека

Место командировки                 г.Брюссель
                   ------------------------------------------------------
Срок командировки                    15 дней
                  -------------------------------------------------------
Вид транспорта                         авиа
               ----------------------------------------------------------
Суточные 1 750 белг. франков за 1 сутки за границей., 55 рублей по России
        -----------------------------------------------------------------
Стоимость проезда (в оба конца)           14 000 руб.
                                -----------------------------------------
Оплата визы                              1 300 руб.
            -------------------------------------------------------------
Стоимость проживания в гостинице      3 800 белг. франков за 1 сутки
                                 ----------------------------------------
Итого: 77 700 белг. франков и 15 355 руб.

Смету составил: 9 января 2000 г.
Главный бухгалтер (личная подпись) /ФИО/

На 9 января 2000 г. курс бельгийского франка условно составил 65,43 руб. за 100 франков. Произведем расчет возмещаемых сумм:

суточные 14 дней х 1 750 франков х 65,43:100 = 16030,35 руб.;

проживание 14 дней х 3800 франков х 65,43:100 = 34808,76 руб.

Итого: 50839,11 руб.

Выдаются деньги под отчет:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50-2 "Касса" согласно смете.

Вернулся работник из командировки 24 января 2000 г. Курс на это число составил условно 64,53 руб. за 100 бельгийских франков.

В тот же день представлен утвержденный авансовый отчет, с приложенными к нему оправдательными документами: авиабилеты в оба конца, квитанция-счет гостиницы, квитанция за оплату визы. В авансовом отчете подотчетным лицом отражены следующие расходы:

1. Оплата билета на самолет в оба конца (подтверждена билетами) в полном размере подлежит возмещению (14 000 руб.).

2. Оплата визы в размере 1 300 рублей подтверждена квитанцией, подлежит компенсации.

3. Стоимость проживания в гостинице подтверждена квитанцией и составляет 53 200 бельгийских франков. Предельная норма на найм жилья в Бельгии - 3 800 бельгийских франков. Сумма, выставленная в счете за 14 дней проживания в гостинице не превышает установленной нормы (3 800 х 14 = 53 200 бельгийских франков), а значит, может быть возмещена полностью.

4. Норма суточных в Бельгии - 1 750 бельгийских франков, в России - 55 рублей. Норма за 14 дней нахождения за границей и 1 дня на территории России составляют 14 х 1 750 = 24 500 бельгийских франков и 55 рублей.

Курс бельгийского франка на 24 января 2000 г. - 64,53 руб. за 100 бельгийских фр. (условно).

Таким образом, всего работнику возмещаются затраты в размере:

15 355 рублей;

77 700 бельгийских франков.

Произведем расчет сумм, подлежащих списанию на затраты по курсу на дату утверждения отчета:

суточные 14 дней х 1 750 франков х 64,53:100 = 15809,85 руб.;

проживание 14 х 3 800 франков х 64,53:100 = 34329,96 руб.

Таким образом, все представленные сотрудником затраты будут списываться следующим образом:

Наименование затрат Сумма, руб. Корреспонд. счета
Дебет Кредит
Выдано в подотчет
Списано с подотчетного лица:
1) суточные за границей
по России
2) авиабилеты
3) проживание
4) оплата оформления визы
66194,11

15809,85
55
14000
34329,96
1300
71

20 (26, 44)
20 (26, 44)
20 (26, 44)
20 (26, 44)
20 (26, 44)
50

71
71
71
71
71

Рассчитываем курсовую разницу.


Счет 71 "Расчеты c подотчетными лицам"

Дебет Кредит
1) Выдано под отчет
66194,18 руб.
1) Списаны суточные
15864,85 руб.
2) Списаны расходы на проезд
14000 руб.
3) Проживание 34329,96 руб.
4) Оформление визы
1300 руб.
5) Курсовая разница
699,37 руб.
Всего 66194,18 руб. 66194,18 руб.

Заключительными проводками списываем курсовую разницу:

дебет счета 83-4 "Курсовые разницы" кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 699,37 руб.


Т.В.Шулепова


Журнал "Консультант бухгалтера"


Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-24863 от 30.06.2006 г.

Издается с сентября 1993 г.

Адрес редакции: 107014, г. Москва, а/я 112

Телефоны редакции: (495) 963-19-26

Адрес электронной почты - zakaz@dis.ru

Адрес в Интернете - www.dis.ru


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.