Подотчетные денежные средства: получение, расходование, отчет, возврат и налогообложение (В.Б.Гуккаев, "Консультант бухгалтера", N 5, май 2000 г.)

Подотчетные денежные средства: получение, расходование, отчет,
возврат и налогообложение


В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей как правило выдаются под отчет.

В настоящей статье изложены проблемы, касающиеся операций с подотчетными денежными средствами только в российских рублях. Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте будут рассмотрены отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (План счетов (Инструкция по применению Плана счетов)). Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в основном со счетом 50 "Касса"). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.


Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам


В соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее по тексту - Инструкция N 62), служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Положения вышеуказанной Инструкции N 62 имеют силу и в настоящее время в части, не противоречащей действующему законодательству (например, определяющему размер суточных, расходов по найму жилого помещения и т.п.) (письмо Госналогслужбы РФ от 30 августа 1996 г. N ВГ-6-13/616 "По отдельным вопросам учета и отчетности для целей налогообложения").

На основании приказа руководителя предприятия о направлении сотрудника в служебную командировку бухгалтерия производит расчет необходимой суммы денежных средств, исходя из норм и состава командировочных расходов. Данная сумма выдается командированному работнику под отчет.

Следует иметь в виду, что в служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях (письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. N СШ-6-08/529@ без названия). Порядок возмещения командировочных расходов работающим по договорам гражданско-правового характера будет рассмотрен ниже.

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, также оформляемое на основании приказа руководителя. В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Срок командировки определяется руководителем предприятия, однако, следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (пункт 4 Инструкции N 62).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (пункт 7 Инструкции N 62).

В соответствии с пунктом 2 "и" Положения о составе затрат, расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью предприятия, относятся на издержки производства и обращения. В состав командировочных расходов, возмещаемых командированному лицу на основании предъявленного авансового отчета с приложением оправдательных документов, включается оплата проезда к месту назначения и обратно, суточные, а также расходы по найму жилого помещения.

К расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся: стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте; оплата услуг по предварительной продаже проездных документов; расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Кроме того, командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (пункт 12 Инструкции N 62).

Суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

В настоящее время приказом Минфина РФ от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" норматив выплаты суточных определен в размере 55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 15 Инструкции N 62). При этом, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Расходы по оплате за наем жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки. При отсутствии подтверждающих документов такие расходы возмещаются в размере 7 рублей в сутки (приказ Минфина РФ от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации").

Также подлежат возмещению затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (предоставление холодильника, телевизора и т.п.), на основании представленных документов, но в пределах норм, предусмотренных вышеуказанным приказом Минфина РФ (пункт 11 Инструкции N 62), и при условии, что они не включены в стоимость проживания в гостинице. Кроме того, командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% стоимости места за сутки. При этом, общая сумма всех расходов по найму, учитываемая для целей налогообложения, также не должна превышать установленный норматив.

На практике фактические расходы по найму жилого помещения, определенные на основании представленных оправдательных документов, могут превышать действующие нормативы. Предприятия также могут производить оплату суточных в повышенном размере. В данном случае следует обратить внимание на то, что в себестоимость продукции (работ, услуг) командировочные расходы будут включаться в объеме фактически произведенных затрат (пункт 3 Указа Президента РФ от 8 мая 1996 г. N 685 "Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины"). Однако для целей налогообложения они должны быть скорректированы с учетом утвержденных в установленном порядке нормативов (пункт 1 Положения о составе затрат). На величину сверхнормативных расходов необходимо произвести увеличение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль по строке 4.1 "д" Справки о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 "Расчета налога от фактической прибыли" (приложение N 11 к Инструкции о порядке исчисления налога на прибыль).

Кроме того, сверхнормативный размер суточных подлежит включению в совокупный годовой доход командированного сотрудника с целью обложения подоходным налогом с физических лиц (пункт 8 Инструкции о подоходном налоге). В тоже время следует учитывать, что фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения (даже если они превышают установленный норматив) не должны включаться в совокупный годовой доход командированного лица (пункт 8 Инструкции по применению Закона РФ о подоходном налоге).

Отдельным категориям работников, направляемых в служебные командировки, установлены специальные выплаты (как дополнительные, так и взамен суточных). Например, такие выплаты установлены для сотрудников предприятий, направляемых в командировки для проведения монтажных, наладочных, строительных работ, повышения квалификации и т.п. (постановление Минтруда РФ от 29 июня 1994 г. N 51 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнении монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации" (с изменениями от 15 июня 1995 г.), работникам Государственной ветеринарной службы РФ при проведении работ по борьбе с особо опасными заболеваниями животных (постановление Правительства РФ от 3 февраля 1994 г. N 64 "О мерах по социальной защите специалистов Государственной ветеринарной службы Российской Федерации") и др.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах (пункт 19 Инструкции N 62). К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду, другие оправдательные документы.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) только при условии их связи с производственном процессом предприятия. В этих целях командированный работник должен представить отчет о проделанной работе (где указывается объем выполненных работ или оказанных услуг, результаты переговоров - заключение договоров, подписание соглашений и т.п.) в качестве приложения к авансовому отчету. Ознакомясь с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

В зависимости от цели и результатов командировки, произведенные командировочные расходы относятся либо на издержки производства и обращения, либо включаются в состав капитальных затрат (если командировка была связана с приобретением или доставкой объектов основных средств). При этом, следует учесть, что в стоимость расходов по служебной командировке, произведенных наличными денежными средствами (например, оплата за проживание в гостинице) может включаться также налог с продаж (письмо Госналогслужбы РФ от 31 декабря 1998 г. N ВГ-6-01/930@ "По отдельным вопросам исчисления и уплаты налога с продаж", для г.Москвы - письмо Управления МНС по г.Москве от 23 июня 1999 года N 11-14/17391 "О порядке введения на территории города Москвы налога с продаж").

Рассмотрим на условном примере порядок отражения в бухгалтерском учете вышеуказанных операций.


Пример

Сотрудник предприятия, расположенного в г.Орле, направлен в командировку общим сроком 6 дней в г.Брянск для приемки оборудования (объекта основных средств) и отправки его до места назначения по железной дороге и в г.Белгород для ведения переговоров о заключении договора-поставки запасных частей.

Условно предположим, что на территории г.Орла, где были приобретены все железнодорожные билеты по служебной командировке, налог с продаж еще не был введен, а на территории Брянской и Белгородской областей ставка этого налога составляла 5%. Сотруднику был выдан под отчет аванс на командировочные расходы в размере 1.800 рублей.

Согласно представленному в течение трех дней после возвращения из командировки авансовому отчету, командировочные расходы данного работника составили:

1) стоимость проезда на поезде Орел - Брянск - 150 руб.;

2) суточные за время командировки в г.Брянск (включая время в пути следования): 3 дня х 55 руб. = 165 руб.;

3) оплата за проживание в гостинице в г.Брянске: 2 дня х 441 руб. = 882 руб. (в т.ч. налог с продаж - 42 руб.);

4) стоимость проезда на поездах Брянск - Белгород и Белгород - Орел: 60 руб. + 120 руб. = 180 руб.;

5) суточные за время командировки в г.Белгород (включая время в пути следования и обратно): 3 дня х 55 руб. = 165 руб.;

6) оплата за проживание в гостинице в г.Белгород: 1 день х 252 руб. = 252 руб. (в т.ч. налог с продаж - 12 руб.);

7) плата за пользование постельными принадлежностями на поездах Брянск-Белгород-Орел: 2 поездки х 12-60 руб. = 25-20 руб. (в т.ч. налог с продаж - 1-20 руб.).

В бухгалтерском учете в данном случае будут сделаны следующие проводки:


Таблица 1


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Выдано под отчет по расчету бухгалте-
рии на основании приказа по предприятию
71 50 1.800
По авансовому отчету командированного сотрудника:
2. Исчислен расчетным путем НДС, уплачен-
ный поставщикам (продавцам), по следующим
затратам*(1):
- со стоимости проезда Орел-Брянск (150
руб. х 16,67%)
- с оплаты за проживание в гостинице в
г.Брянске ((882 руб. - 42 руб.) х 16,67%)



19

19



71

71



25

140-03
3. Отражены затраты, связанные с капи-
тальными вложениями:
((150 руб. - 25 руб.) + 165 руб. +
(882 руб. - 140-03 руб.))
08 71 1.031-97
4. Исчислен расчетным путем НДС, уплачен-
ный поставщикам (продавцам), по следующим
затратам*(1):
- со стоимости проезда Брянск-Белго-
род-Орел ((60 руб. + 120 руб.) х 16,67%)
- с оплаты за проживание в гостинице
г.Белгорода ((252 руб. - 12 руб.) х
16,67%)
- с оплаты стоимости постельного белья
((25-20 руб. - 1-20 руб.) х 16,67%)



19

19


19



71

71


71



30

40


4
5. Отнесение на издержки производства и
обращения командировочных расходов
((180 руб. - 30 руб.) + 165 руб. +
(252 руб. - 40 руб.) + (25-20 руб. -
4 руб.))

26

71

548-20
6. Доплата командированному работнику пе-
рерасходованных сверх выданных под отчет
сумм (определяется по авансовому отчету)
(1.819-20 руб. - 1.800 руб.)
71 50 19-20
Расчет величины сверхнормативных расходов:
1. суточные выдавались в пределах норматива (55 рублей);
2. оплата проезда и за постельное белье не нормируется;
3. оплата за наем жилья (проживание в гостинице):
(741-97 руб. + 212 руб.) - (270 руб. х 3 дня) = 143-97 руб.
Таким образом, облагаемая база по налогу на прибыль должна быть
увеличена на 143-97 рубля по строке 4.1 "д" Справки о порядке
определения данных, отражаемых по строке 1 "Расчета налога от
фактической прибыли".
Согласно пункту 19 Инструкции о порядке исчисления НДС, суммы
налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщикам (продавцам)
по нормируемым расходам, связанным со служебными командировками,
подлежат возмещению (зачету) только в пределах этих норм, а сверх
норм возмещению (зачету) не подлежит, а относится за счет собственных
средств предприятия.
В нашем примере величина НДС, приходящаяся на сверхнормативные
суммы расходов по найму жилья, составляет:
143-97 руб. х 20% = 28-79 руб.
7. Относится за счет собственных средств
предприятия НДС, уплаченный поставщикам,
приходящийся на сверхнормативные команди-
ровочные расходы
88 19 28-79
8. Принят к зачету НДС, уплаченный пос-
тавщикам, по командировочным расходам в
пределах установленных норм*(2)
((25 руб. + 140-03 руб. + 40 руб. +
30 руб. + 4 руб.) - 28-79 руб.)
68/НДС 19 210-24

Предприятия могут направлять сотрудников в командировки на служебном автотранспорте (особенно это касается организаций, осуществляющих междугородние транспортные перевозки).

В этом случае сотрудникам возмещаются не только командировочные расходы (в порядке, рассмотренном выше), но и затраты по приобретению ГСМ в пути следования на основании документов, подтверждающих данные расходы (чеки АЗС). При этом, стоимость израсходованного ГСМ относится на издержки производства и обращения в пределах норм расходования топлива и смазочных материалов.

Предприятием может быть принято решение об отнесении расходов на ГСМ на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом РФ от 29 апреля 1997 г. под номером Р3112194-0366-97. В соответствии с письмом Госналогслужбы РФ от 26 января 1998 года N 21-0-06/32 без названия, предприятия, имеющие на балансе автотранспортную технику, должны "строго руководствоваться" данными нормами.

Однако, следует учитывать, что вышеуказанные нормы являются отраслевыми (утверждены Минтранспортом РФ), не согласованы с Минфином РФ и с Минэкономики РФ (хотя, согласно письму Минюста РФ от 16 июля 1999 г. N 5717-ЭР не нуждаются в государственной регистрации). Поэтому предприятия имеют право использовать также другие обоснованные нормативы (например, данные заводского паспорта автомобиля, заключения НИИ автотранспорта и т.п.).

Величина затрат на приобретение ГСМ рассчитывается по нормативам на основании данных о пробеге автомобиля, указанных в путевых листах.

Необходимо обратить внимание на то, что с 1 января 1999 г. утверждены новые типовые формы путевых листов для различных видов автотранспортных средств (постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте").

При планировании сроков командировки (в т.ч. времени проезда к месту назначения и обратно) и величины аванса на командировочные расходы предприятия могут использовать положения о сроках доставки грузов Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 25 октября 1974 г. по согласованию с Госпланом РСФСР и Госарбитражем РСФСР (параграф 12 раздела 12). Однако, поскольку данные правила не являются установленным для всех предприятий нормативным документом, организации имеют право самостоятельно определять сроки нахождения в пути служебного автотранспорта исходя из соображений техники безопасности и других внутренних регламентирующих документов (например, коллективный договор, контракты с конкретным работником и т.п.).

Рассмотрим на условном примере порядок отнесения расходов, связанных с командировкой на служебном автотранспорте, на себестоимость продукции (работ, услуг).


Пример

Предприятием направлен в служебную командировку сроком на 3 дня сотрудник на служебном автомобиле. Ему был выдан аванс на командировочные расходы в размере 1.500 рублей.

Общий пробег автомашины за время командировки составил согласно путевого листа 750 километров. Норма расходования ГСМ (цифра условная) - 10 литров бензина на 100 километров пробега (установлена на основании заводского паспорта автомобиля). Остаток бензина в баке автомобиля по приезде из командировки (по данным путевого листа) - 15 литров.

Фактические расходы командированного лица (по авансовому отчету) составили:

- суточные: 3 дня х 55 руб. = 165 руб.;

- проживание в гостинице (включая оплату за бронирование места) - 126 руб. (в т.ч. налог с продаж 5% - 6 руб.);

- стоимость приобретенного за наличный расчет ГСМ - 100 литров бензина (по чекам АЗС) - 735 руб. (в т.ч. налог с продаж 5% - 35 руб.).

Остаток подотчетных сумм в размере 474 рубля внесен сотрудником в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующими проводками:


Таблица 2


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Выдан аванс на командировочные расходы 71 50 1.500
2. Возмещено командируемому лицу по аван-
совому отчету:
- суточные
- НДС по затратам за проживание в гости-
нице ((126 руб. - 6 руб.) x 16,67%)
- оплата за проживание в гостинице без
НДС (126 руб. - 20 руб.)
- НДС по ГСМ, приобретенным на АЗС за на-
личный расчет ((735 руб. - 35 руб.) х
13,79%) *(3)
- оприходован бензин, приобретенный на
АЗС за наличный расчет (без НДС) (735
руб. - 96-53 руб.)


26
19

26

19


10


71
71

71

71


71


165
20

106

96-53


638-47
Расчет количества ГСМ, израсходованного по норме и сверх норм,
производится следующим образом:
- расход ГСМ в пределах норматива:
750 км (пробег):100 км х 10 л (норматив) = 75 л;
- расход ГСМ сверх норм: (100 л - остаток бензина в баке 15 л) - 75 л
(расход по норме) = 10 л.
Поскольку цена приобретенного бензинаможет отличаться на разных
АЗС, стоимость 1 литра израсходованного топлива определяется одним из
методов оценки материалов, отпущенных в производство, зафиксированном
в учетной политике предприятия (по средней себестоимости, по
себестоимости первых по времени приобретения
материально-производственных запасов (метод ФИФО) или по
себестоимости последних по времени приобретения материально-
производственных запасов (метод ЛИФО) (пункт 15 ПБУ 5/98).
В рассматриваемой ситуации целесообразно применять метод оценки по
средней себестоимости:
638-47 руб. (общая стоимость приобретенных ГСМ без НДС):100 л (общее
количество приобретенного бензина) = 6-39 руб.
Таким образом, стоимость израсходованного топлива будет составлять:
- в пределах норматива: 75 л х 6-39 руб. = 479-25 руб.;
- сверх норм: 10 л х 6-39 руб. = 63-90 руб.
3. Списание стоимости израсходованного
ГСМ:
- в пределах норматива
- сверх норм


26
88


10
10


479-25
63-90
4. Принят к зачету НДС по расходам, свя-
занным с командировкой (20 руб. + 96-53
руб.)
68/НДС 19 116-53
5. Возврат остатка подотчетных сумм 50 71 474

В тех случаях, когда в служебных целях (в т.ч. и для поездок в командировку) используется личный автомобиль сотрудника, предприятие может либо заключить с этим сотрудником договор аренды автотранспортного средства, обговорив помимо выплаты арендной платы также и отнесение расходов по содержанию и обслуживанию автомобиля за счет предприятия (в таком случае порядок списания затрат по командировке будет аналогичен вышеуказанному), либо выплачивать владельцу автомашины компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, установленным приказом Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. N 16-н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (приводится в разделе "Официальные документы" настоящего журнала).

Следует учитывать, что денежные средства, выданные под отчет на командировочные расходы, имеют строго целевое направление.

Однако на практике часто возникают ситуации, когда денежные средства, выданные на командировочные расходы, тратятся на другие цели (например, приобретение в командировке товарно-материальных ценностей, специальной литературы и т.д.). В данном случае решение о возмещении таких расходов принимается руководителем предприятия, исходя из целесообразности произведенных затрат. Если руководитель утверждает авансовый отчет командированного лица в полном объеме, включая непредусмотренные авансом расходы, величина затрат относится на издержки производства и обращения (при условии их производственной направленности). В противном же случае такого рода затраты не подлежат возмещению и должны либо компенсироваться работником (в качестве возврата неизрасходованной части подотчетных сумм), либо относиться за счет собственных средств предприятия. При последнем варианте, величина произведенных затрат должна включаться в совокупный годовой доход командированного работника в целях обложения подоходным налогом с физических лиц (пункт 6 Инструкции по применению Закона РФ о подоходном налоге).


Пример

Сотруднику выдано под отчет 2.000 рублей. Согласно представленному им авансовому отчету непосредственно командировочные расходы (оплата проезда, проживания в гостинице, суточные) составили 1.855 рублей. Кроме того, им были приобретены за наличный расчет канцелярские товары на сумму 250 рублей. При этом руководитель предприятия посчитал данные затраты нецелесообразными и утвердил авансовый отчет только на сумму командировочных расходов (1.855 рублей).

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки:


Таблица 3


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Выдано работнику под отчет на команди-
ровочные расходы
71 50 2.000
2. Списаны затраты по утвержденной руко-
водителем сумме авансового отчета
19,26 71 1.855
3. Возврат неизрасходованных подотчетных
сумм командированным работником
(2.000 руб. - 1.855 руб.)
50 71 145

Как уже было отмечено выше, командированный работник должен отчитаться о взятых под отчет суммах в трехдневный срок после возращения из командировки (считаются соответственно, только рабочие дни).

Невозвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы, должны отражаться по кредиту счета 71 и дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (План счетов (Инструкция по применению Плана счетов). Следует отметить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее по тексту - Порядок ведения кассовых операций в РФ). То есть, выдача новых подотчетных сумм на командировочные расходы при наличии невозвращенной задолженности по предыдущему авансу не допускается.

В соответствии с пунктом 5 статьи 121 КЗоТ РФ, работники предприятия несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации в случаях, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

Следовательно, невозвращенные сотрудниками в установленные сроки подотчетные суммы можно удерживать из их заработка (если работники не оспаривают основания и размеры удержания) (статья 124 КЗоТ РФ). В таком случае делается запись по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 84. При отражении в учете операций по начислению заработной платы и произведенным удержаниям дебетуется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73.

Следует иметь в виду, что общий размер всех удержаний не может превышать 50% заработка работника, причитающегося ему к выплате (статья 125 КЗоТ РФ).

Если по каким-либо причинам удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника невозможно (оспаривание основания или размера удержания работником, его увольнение и т.п.), предприятие должно требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы. В случае отказа суда в данном требовании или если остаток невозвращенных подотчетных сумм взыскать невозможно по причинам, независящим от предприятия (например, в связи со смертью подотчетного лица), производится списание ущерба на финансовые результаты его деятельности. В бухгалтерском учете при этом делается проводка: дебет счета 80 "Прибыли и убытки" кредит счета 84. Для целей налогообложения сумма списанного ущерба будет уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль в качестве внереализационных расходов (пункт 15 Положения о составе затрат).

Величина не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам также подлежит списанию в дебет счета 80. Однако в целях налогообложения на эти суммы должна быть скорректирована (увеличена) облагаемая база по налогу на прибыль в Справке о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 "Расчета налога от фактической прибыли" (приложение N 11 к Инструкции о порядке исчисления налога на прибыль).

По мнению налоговых органов, в случае несоблюдения установленных сроков возврата неизрасходованной части подотчетных сумм или отсутствия авансового отчета по взятым ранее под отчет в установленном порядке суммам, они подлежат включению в совокупный годовой доход работника - подотчетного лица с целью обложения подоходным налогом с физических лиц (письмо Госналогслужбы РФ от 20 октября 1995 года N ПВ-4-17/69н "О Методических рекомендациях по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях").

В соответствии со статьей 2 Закона РФ от 7 декабря 1991 г. N 1998-I "О подоходном налоге с физических лиц" (с последующими изменениями), объектом налогообложения у физических лиц, имеющих постоянное местожительство в Российской Федерации, является совокупный доход, полученный в календарном году от источников в Российской Федерации. При налогообложении учитывается совокупный доход, полученный как в денежной, так и в натуральной форме.

Однако суммы, полученные под отчет командированным работником (также как и подотчетным лицом на приобретение материальных ценностей и административные расходы), имеют целевое назначение, выданы на основе возвратности и, следовательно, не могут по своей сути являться доходом данного физического лица.

Таким образом, включение неизрасходованных и не сданных в кассу предприятия в установленные сроки подотчетных сумм в совокупный годовой доход подотчетного лица производится только при наличии обоснованного доказательства получения работником этих сумм в безвозмездное пользование (например, приказ руководителя о погашении задолженности подотчетного лица за счет средств предприятия).

Аналогичный вывод содержится и в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 16 декабря 1997 г. N 905/97, признавшего недействительность решение налоговых органов о перечислении в бюджет своевременно неудержанного с подотчетных сумм подоходного налога, штрафа и пени.

По полученным и невозвращенным в установленные сроки подотчетным суммам Законом РФ от 7 декабря 1991 г. N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (с последующими изменениями) также не предусмотрено и исчисление материальной выгоды.

Однако, следует обратить внимание на то обстоятельство, что если в ходе проверки налоговыми органами будет установлено, что через выдачу подотчетных сумм фактически выдавались заемные средства, налоговый орган, в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 45 части первой НК РФ, может обратиться в суд с иском о взыскании недобора по подоходному налогу с физических лиц и штрафа в связи с изменением юридической квалификации сделок. В этом случае, при расчете подоходного налога от материальной выгоды в виде экономии на процентах при получении заемных средств будут применяться положения подпункта "я 13" пункта 1 статьи 3 Закона РФ от 7 декабря 1991 г. N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (с последующими изменениями).

Расчеты с лицами, выполняющими работы (оказывающими услуги)
по договорам гражданско-правового характера, по подотчетным суммам,
выданным на командировочные расходы


На лиц, заключивших с организацией договора гражданско-правового характера, законодательство о гарантиях и компенсациях за время нахождения в командировках не распространяется. Однако такие лица могут получать под отчет суммы, связанные с оплатой расходов при выполнении обусловленных договором работ (например, по проезду или проживанию), или если договором на выполнение работ (оказание услуг), связанных с иногородними разъездами, предусмотрена компенсация командировочных расходов сверх договорной цены. В случае документального подтверждения таких расходов их стоимость относится на издержки производства и обращения в качестве командировочных расходов (в порядке, аналогичном для штатных работников) и не подлежит включению в совокупный годовой доход данного лица (письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 года N СШ-6-08/529@ без названия).

Если вышеуказанные условия не выполняются, сумма, выплаченная такому работнику в возмещение расходов по командировке (даже произведенной на основании приказа руководителя предприятия и оформленной установленным образом) считается оплатой сверх оговоренной в договоре гражданско-правового характера стоимости работ (услуг).

В соответствии с пунктом 7 Положения о составе затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) по элементу "Затраты на оплату труда" включается оплата труда работников, не состоящих в штате предприятия, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера. Таким образом, если размер компенсации по командировочным расхода не предусмотрен условиями договора, то ее величину следует относить не на издержки производства и обращения, а за счет собственных средств предприятия.

При этом, необходимо обратить внимание, что на вознаграждения по договорам гражданско-правового характера следует начислять взносы в Пенсионный фонд (пункт 39 Инструкции о порядке уплаты страховых взносов работодателями и гражданами в Пенсионный фонд РФ, утвержденной постановлением Правления ПФР от 11 ноября 1994 г. N 258), фонд обязательного медицинского страхования и фонд занятости (статьи 3 и 4 Федерального закона от 20 ноября 1999 г. N 197-ФЗ "О тарифах страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Государственный фонд занятости населения Российской Федерации и в фонды обязательного медицинского страхования на 2000 год"). Не производятся начисления только в Фонд социального страхования (пункт 22 постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765 "О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации").

Однако, в рассматриваемой ситуации производятся выплаты сверх оговоренной в договоре стоимости работ. Поэтому на такого рода суммы должны производиться начисления во все страховые фонды (в т.ч. и в фонд социального страхования).

Кроме того, эти дополнительные выплаты следует включать также в совокупный годовой доход работника, выполнявшего работы (оказывавшего услуги) по договору гражданско-правового характера, с целью обложения подоходным налогом с физических лиц (пункт 6 Инструкции о подоходном налоге).


Пример

Предприятием заключен с работником договор подряда на выполнение определенных работ.

Распоряжением руководителя предприятия данный работник направлен в служебную командировку сроком на 5 дней. Ему был выдан аванс в размере 1.600 рублей.

Фактические расходы по командировке согласно утвержденному руководителем предприятия авансовому отчету составили:

- проезд к месту командировки и обратно - 357 руб. (в т.ч. налог с продаж 5% - 17 руб.);

- суточные: 5 дней х 55 руб. = 275 руб.,:

- проживание в гостинице: 3 дня х 252 руб. = 756 руб. плюс плата за бронирование места в размере 50% стоимости номера в сутки - 126 руб. Всего расходов по найму жилого помещения - 882 руб. (в т.ч. налог с продаж 5% - 42 руб.).

Общая сумма командировочных расходов составила 1.514 руб.

Остаток подотчетной суммы в размере 86 руб. внесен работником в кассу по приходному кассовому ордеру.

Рассмотрим схемы бухгалтерских проводок в зависимости от возможных ситуаций:


Таблица 4


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1) характер выполняемых работ связан с иногородними разъездами (при
этом договором отдельно не оговорено возмещение работнику
командировочных расходов)
1. Получен аванс работником 71 50 1.600
2. Произведены работником следующие рас-
ходы (по авансовому отчету):
- НДС по расходам по оплате проезда
((357 руб. - 17 руб.) х 16,67%)
- проезд к месту командировки и обратно
без НДС (357 руб. - 56-68 руб.)
- НДС с оплаты за наем жилого помещения
((882 руб. - 42 руб.) х 16,67%)
- оплата за проживание в гостинице без
НДС (882 руб. - 140-03 руб.)
- суточные


19

26

19

26

88


71

71

71

71

71


56-68

300-32

140-03

741-97

275
3. Начислены страховые взносы в фонды на
размер компенсации по суточным (275 руб.
х (5,4% + 28% + 3,6% + 1,5%))
88 69 105-88
4. Внесен в кассу остаток подотчетных
сумм
50 71 86
5. Принят к зачету НДС по командировочным
расходам
68/НДС 19 196-71
Примечание: в данном случае согласно разъяснению налоговых органов
(письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. N СШ-6-08/529@ без
названия) на издержки производства и обращения относится только
стоимость проезда и проживания в гостинице. Соответственно,
принимается к зачету НДС по данным затратам и величина такой
компенсации не включается работнику в совокупный годовой доход.
Однако, оплата суточных договором не предусмотрена. Поэтому такого
рода компенсационные выплаты подлежат включению в базу для начисления
страховых взносов и в совокупный годовой доход работника.
2) помимо договорной стоимости работ, предусмотрено возмещение
работнику командировочных расходов по командировкам, связанным с
выполнением этих работ
1. Получен аванс работником 71 50 1.600
2. Командировочные расходы, возмещенные
работнику согласно договору по авансовому
отчету:
- НДС с расходов по оплате проезда и про-
живания в гостинице
- расходы по оплате проезда и проживания
в гостинице без НДС
- суточные



19

26

26



71

71

71



196-71

1.042-29

275
3. Внесен в кассу остаток подотчетных
сумм
50 71 86
4. Принят к зачету НДС по командировочным
расходам
68/НДС 19 196-71
3) характер выполняемых работ не связан с иногородними разъездами
и договором не предусмотрено возмещение работнику командировочных
расходов по командировкам, связанным с выполнением этих работ
1. Получен аванс работником 71 50 1.600
2. Возмещены работнику командировочные
расходы, не предусмотренные договором*(4)
88 71 1.514
3. Начислены страховые взносы в фонды на
размер компенсации по командировочным
расходам
(1.514 руб. х (5,4% + 28% + 3,6% + 1,5%))
88 69 582-89
4. Внесен в кассу остаток подотчетных
сумм
50 71 86

Расчеты с подотчетными лицами по расходованию наличных денежных
средств на административно-хозяйственные и операционные расходы


Порядок расчетов с подотчетными лицами установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Согласно вышеуказанному документу, сроки выдачи наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы определяются приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В соответствии с этим, лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На предприятии также должен утверждаться руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. При этом, в список могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда (письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. N СШ-6-08/529@ без названия).

Порядок составления авансовых отчетов, возврата неизрасходованных подотчетных сумм, полученных на операционно-хозяйственные расходы, а также отражения этих операций в бухгалтерском учете в целом аналогичен описанному выше при расчетах с сотрудниками по командировкам.

Следует обратить внимание на ограничение расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами. Указанием Центробанка РФ от 7 октября 1998 г. N 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

- между юридическими лицами - в сумме 10 тысяч рублей;

- для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тысяч рублей;

- для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ (ГУИН МВД России) при закупке товаров у юридических лиц - в сумме 15 тысяч рублей.

Данное требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальных ценностей, должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных сумм может устанавливать только руководитель предприятия. Однако, при приобретении товаров за наличный расчет у других предприятий, подотчетное лицо не может оплачивать в один день одному юридическому лицу более 10 тысяч рублей.


Пример

Предприятие выдало своему сотруднику под отчет наличные денежные средства для приобретения оборудования, стоимостью 60.000 рублей (включая НДС - 10.000 рублей). При этом, согласно приказу руководителя, подотчетные суммы на операционно-хозяйственные расходы выдаются на срок 10 рабочих дней.

Сотрудник данной организации в данном случае не имеет права сразу же оплатить стороннему предприятию стоимость оборудования в полном размере. Однако, в соответствии с действующим законодательством, он может вносить в кассу предприятия-продавца авансовые платежи, не превышающие установленный лимит расчетов между юридическими лицами, то есть по 10.000 рублей. Таким образом, в течение 6 дней будет произведен полный расчет и полная оплата оборудования.

К авансовому отчету подотчетным лицом будет приложено 6 квитанций к приходному кассовому ордеру по 10.000 рублей на общую сумму 50.000 рублей.

При этом, в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:


Таблица 5


Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Выдано под отчет сотруднику для приоб-
ретения оборудования за наличный расчет
71 50 60.000
2. Сотрудником представлен авансовый от-
чет о приобретении оборудования с прило-
жением 6 оправдательных документов
60 71 60.000
3. Стоимость приобретения оборудования
отражена в учете в качестве капитальных
вложений (без учета НДС*(5))
08 60 50.000
4. Отражен в учете НДС, уплаченный пос-
тавщику (продавцу) за оборудование
19 60 10.000
5. Оборудование введено в эксплуатацию 01 08 50.000
6. Принят к зачету НДС, уплаченный пос-
тавщику (продавцу) за оборудование*(5)
68/НДС 19 10.000

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (пункт 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете).

Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более включение произведенных расходов в издержки производства и обращения.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичным оправдательным документом, содержащим необходимые реквизиты: наименование документа, дата его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цена, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. Такими документами при оформлении операций оплаты операционно-хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, квитанции на оплату услуг связи) и т.п. В связи с этим необходимо отметить, что при приобретении товарно-материальных ценностей у предприятий розничной торговли для документального подтверждения произведенных расходов требуется не только товарный чек, но и чек ККМ (письмо Госналогинспекции по г.Москве от 19 февраля 1998 г. N 31-08/4437 "Ответы на вопросы по удержанию подоходного налога у источника выплаты" (с изменениями от 18 марта, 18 декабря 1998 г.).

Если для документа постановлениями Госкомстата РФ разработана специальная унифицированная форма, то в качестве первичного документа должна применяться именно эта форма (пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете).

Так, для оформления закупок продуктов у населения предприятиями общественного питания применяется "Закупочный акт" (форма N ОП-5), утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций". Следует обратить внимание, что при закупках сельскохозяйственной и иной продукции питания у физических лиц оправдательным документом может служить лишь установленная вышеуказанным постановлением Госкомстата РФ форма закупочного акта. Акты иных форм, составленные комиссией предприятия о приобретении работником на рынке продуктов не являются основанием для списания подотчетных сумм и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг).

Отдельно хотелось бы рассмотреть вопрос о компенсации расходов, связанных с ведением телефонных переговоров как во время служебной командировки, так и с домашнего телефона.

В соответствии с пунктом 2 "и" Положения о составе затрат, расходы по оплате услуг связи включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) при условии их производственной направленности.

Для отнесения на издержки производства и обращения стоимости междугородних телефонных переговоров, произведенных во время служебных командировок, необходимо подтверждение их производственной необходимости (служебного характера). В качестве такого подтверждения могут служить счета гостиниц, квитанции за телефонные переговоры с обязательным указанием номеров телефонов предприятия, по которым производились звонки. На основании таких документов, руководитель предприятия делает вывод о производственной необходимости (целесообразности) произведенных расходов, утверждая (или не утверждая) авансовый отчет командированного лица.

Если служебные междугородние (международные) переговоры велись с домашнего телефона, помимо документов на оплату стоимости этих переговоров (также с обязательным указанием телефонов, по которым производились звонки), необходимы документы, подтверждающие их производственную направленность (например, деловая переписка или договора с постоянными партнерами, содержащие их реквизиты, в т.ч. телефоны). Номера телефонов по документам телефонной станции следует сравнить с номерами, указанными в числе реквизитов. Соответственно, и в этом случае решение о производственной целесообразности таких расходов принимает руководитель предприятия, подписывая авансовый отчет.

Аналогичные вышесказанному положения по поводу компенсации расходов на телефонные переговоры и отнесения их на себестоимость продукции (работ, услуг) приводятся и в письме Госналогинспекции по г.Москве от 5 мая 1995 г. N 11-13/6892 без названия.


В.Б.Гуккаев


-------------------------------------------------------------------------

*(1) Величина НДС, уплаченная поставщикам (продавцам) по таким командировочным расходам как проезд к месту служебной командировки и обратно, затраты по оплате за пользование постельными принадлежностями, а также расходам по найму жилого помещения, определяется расчетным путем по ставке 16,67% от указанной суммы расходов за минусом уплаченного налога с продаж (пункт 19 Инструкции о порядке исчисления НДС; письмо Госналогслужбы РФ от 31 декабря 1998 г. N ВГ-6-01/930@ "По отдельным вопросам исчисления и уплаты налога с продаж").

*(2) Следует обратить внимание, что НДС, уплаченный поставщикам по расходам, связанным с приобретением основных средств, принимается к зачету только после ввода в эксплуатацию данных объектов (пункт 48 Инструкции о порядке уплаты НДС).

*(3) При определении сумм НДС, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79 процента от стоимости этих материалов (пункт 19 Инструкции о порядке исчисления НДС).

*(4) сумма компенсации подлежит также включению в совокупный годовой доход работника.

*(5) Согласно пункту 48 Инструкции о порядке исчисления НДС, суммы НДС, уплаченные при приобретении основных средств и нематериальных активов, в полном объеме вычитаются из сумм налога, подлежащих взносу в бюджет, в момент принятия на учет (то есть вводу в эксплуатацию) основных средств и нематериальных активов.


Журнал "Консультант бухгалтера"


Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-24863 от 30.06.2006 г.

Издается с сентября 1993 г.

Адрес редакции: 107014, г. Москва, а/я 112

Телефоны редакции: (495) 963-19-26

Адрес электронной почты - zakaz@dis.ru

Адрес в Интернете - www.dis.ru


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.