Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами (Л.П. Борисов, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2001 г.)

Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами


Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.

Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).

Представители налоговой инспекции обычно при проверках осуществляют сплошной контроль авансовых отчетов, выявляя на многих предприятиях нарушения при работе с подотчетными лицами.

Обзору наиболее типичных ошибок, допускаемых на предприятиях на этом участке учета, посвящена данная публикация.


Ошибка N 1.
Отсутствие на предприятии документов, регламентирующих порядок выдачи и
возврата подотчетных сумм


Руководитель предприятия и главный бухгалтер - как лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, объективно заинтересованы в сохранности денежных средств, выдаваемых под отчет, и их целевом использовании. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм организационно-распорядительным документом по предприятию (приказом) должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).

В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчет.

Лица, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы.

Кроме приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, руководству предприятия (организации) следует согласовать с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе и получить от него разрешение на расходование денежных средств из поступающей выручки (в том числе на выдачу денег под отчет).

В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Отсюда следует, что выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (что, безусловно, дополнительно усложняет работу и бухгалтерий, и подотчетных лиц).


Ошибка N 2.
Отсутствие товарного ("мягкого") чека при наличии кассового чека при
приобретении материальных ценностей за наличный расчет


Приобретение товарно-материальных ценностей в режиме розничной торговли (канцелярских и хозяйственных товаров, бухгалтерских бланков, технической литературы и т.п.) должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный ("мягкий") чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности, для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, бумага для факса, клей, стержни).

Запрещается указывать в товарных чеках, вместо конкретных наименований товаров, их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания), так как подобные товарные чеки всегда вызывают дополнительные вопросы со стороны лиц, осуществляющих проверку.

Установленный лимит расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли и материалы, и МБП, и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители предприятия должны составить акт, в котором зафиксировать, что конкретно и для каких целей было приобретено. Аналогичный документ следует составлять и при получении кассового чека, оформленного на современных ККМ, и содержащем наименование приобретенных товаров (многие поставщики считают, что подробный кассовый чек с указанием номенклатуры товаров, их количества и цены объединяет в себе и кассовый и товарный чек). С точки зрения документооборота это вполне понятно, но для того, чтобы исключить возможные вопросы со стороны проверяющих, акт по количеству и номенклатуре приобретенных ТМЦ все же не будет лишним.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями предприятия, будет выполнять функции товарного чека.

Спорные ситуации при отсутствии товарного чека, либо при наличии на кассовом чеке штампа предприятия-продавца (круглой печати) без товарного чека, также могут быть урегулированы, если должностными лицами предприятия своевременно составлен соответствующий акт, удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, их оприходования за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по номенклатуре и количеству.


Ошибка N 3.
Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными
средствами между юридическими лицами


В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда (см. пункт 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. N 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.

Лимит расчетов наличными денежными средствами установлен указанием Центробанка РФ от 7 октября 1998 года N 375-У и применяется с 14 октября 1998 года. Он составляет 10 000 рублей по одному платежу (а для предприятий потребкооперации и ГУИН МВД России - 15 000 рублей).

В соответствии с разъяснениями Центробанка РФ от 16 марта 1995 года N 14-4/95 термин "один платеж" означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.

При отсутствии ежедневного аналитического учета сумм, уплаченных поставщикам и подрядчикам наличными (непосредственно предприятия из кассы или через подотчетных лиц), бухгалтер предприятия не сможет проконтролировать факт соблюдения установленного лимита расчетов наличными, что приведет к штрафным санкциям для предприятия-плательщика.

Кассовая дисциплина будет нарушена, если:

а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);

б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;

в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;

г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;

д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.

Ввиду того, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна, предприятиям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.


Ошибка N 4.
Повторная выдача сумм под отчет работникам, не отчитавшимся либо
отчитавшимся не в полной мере за ранее выданный аванс


Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России от 4 октября 1993 года N 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом заметим, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).

Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.

Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 года N 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".

Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.

В типовом бланке авансового отчета (форма N 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.

Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.


Ошибка N 5.
Отсутствие аналитического учета или ошибочные проводки по счету 71
"Расчеты с подотчетными лицами"


Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", на котором аналитический учет организуют по каждому подотчетному лицу.

Сплошная проверка авансовых отчетов обязательно заканчивается сверкой оборотов по счету 71, отраженных в журнале-ордере N 7 и Главной книге (при организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме учета). Общее требование к ведению учета - соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 и всех аналитических счетов, открытых в его развитии, на практике реализуется при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников. При этом следует учесть, что счет 71 не сальдируется и может иметь одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет суммы, одному работнику предприятия отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия перед другим работником, допустившим подтвержденный документами перерасход подотчетных сумм, фиксируется по кредиту счета 71. Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетов счета 71 не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый должен либо предоставить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу предприятия, а второй - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.

Планом счетов (условно назовем его "старым", хотя он может применяться предприятиями и организациями весь 2001 год) предусмотрены следующие типовые проводки:

дебет счета 71 кредит счета 50 "Касса" - отражена выдача подотчетных сумм работнику предприятия;

дебет счета 71 кредит счета 51 "Расчетный счет", или кредит счета 52 "Валютный счет", или кредит счета 55 "Специальные счета в банках" - отражена выдача подотчетных сумм со счетов в банках;

дебет счета 71 кредит счета 56 "Денежные документы" - отражена выдача подотчетному лицу денежных документов (марок, талонов, путевок, ценных бумаг).

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Наиболее традиционны следующие проводки:

дебет счета 07 "Оборудование к установке", счета 08 "Капитальные вложения", счета 10 "Материалы", счета 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и связанные с приобретением и доставкой оборудования к установке, а также связанные с капитальными вложениями, приобретением материалов, животных, МБП (если не применяется счет 15 "Заготовление и приобретение материалов");

дебет счета 15 кредит счета 71 - отражены вышеназванные расходы, но с применением в учете согласно учетной политике счета 15;

дебет счета 20 "Основное производство", счета 25 "Общепроизводственные расходы", счета 26 "Общехозяйтственные расходы" кредит счета 71 - отражены расходы, проведенные подотчетным лицом и относящиеся к основному производству, или подотчетные суммы израсходованы на общепроизводственные или общехозяйственные нужды;

дебет счета 28 "Брак в производстве" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с возвратом и доставкой бракованной продукции;

дебет счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", счета 31 "Расходы будущих периодов" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, относящиеся к обслуживающим производствам и хозяйствам, либо к расходам будущих периодов (периодическая подписка и прочее);

дебет счета 41 "Товары" кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены товары и комплектующие изделия (в том числе и для перепродажи);

дебет счета 43 "Коммерческие расходы" кредит счета 71 - подотчетным лицом неторгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные);

дебет счета 44 "Издержки обращения" кредит счета 71 - подотчетным лицом торгового предприятия оплачены расходы, связанные с реализацией и сбытом продукции (в том числе транспортные, представительские, рекламные), относимые на издержки обращения;

дебет счета 45 "Товары отгруженные" кредит счета 71 - подотчетным лицом оплачены расходы, связанные с отгрузкой продукции;

дебет счета 50 кредит счета 71 - отражен возврат неиспользованного аванса в кассу;

дебет счета 56 кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретены различные денежные документы (талоны, путевки, марки);

дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" кредит счета 71 - подотчетным лицом произведены расчеты с различными предприятиями и организациями.

Введение нового Плана счетов требует уточнения основных проводок, выполняемых по счету 71. В отношении расчетов с подотчетными лицами изменений немного. Прежним остался номер и наименование счета, на котором обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет (исключена только фраза о суммах, выданных на служебные командировки, которые могут быть отнесены к административно-хозяйственным или операционным расходам предприятия).

Средства под отчет должны выдаваться целенаправленно, поэтому следует уточнить применяемые термины.

Административно-хозяйственные расходы - это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом (приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, ГСМ через АЗС, оплата мелкого ремонта и услуг, закуп сельскохозяйственной продукции и имущества у населения, командировочные, представительские расходы и иные аналогичные цели).

Операционные расходы - это расходы, связанные с извлечением операционных доходов. Они тоже прямо не связаны с процессом производства и доходами от обычных видов деятельности. Это уплата процентов за использование займов и кредитов, оплата услуг банка, расходы, связанные с продажей, выбытием и списанием основных средств и иных активов, кроме денежных, другие расходы в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99.

Предвидя возможные ошибки в учете в связи с переходом на новый План счетов, выделим основные отличия применяемых проводок по счету 71.

Счет 71 корреспондирует по дебету:


По старому Пла-
ну счетов
По новому Плану
счетов
Наименование
счета
Примечание
50 50 Касса Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
51 51 Расчетный(е)
счет(а)
То же
52 52 Валютный(е)
счет(а)
То же
55 55 Специальные счета
в банках
То же
56 He корреспонди-
рует
Денежные докумен-
ты
При применении нового
Плана счетов проводка
дебет счета 71 кредит
счета 56 не выполня-
ется ввиду отсутствия
счета 56
76 76 Расчеты с разными
дебиторами и кре-
диторами
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
He корреспонди-
рует
79 Внутрихозяйствен-
ные расчеты
По новому Плану
счетов предусмотрена
проводка: дебет счета
71 кредит счета 79 -
подотчетные суммы вы-
даны по доверенности
представителю струк-
турного подразделе-
ния, выделенного на
самостоятельный ба-
ланс
Не корреспонди-
рует
91 Прочие доходы и
расходы
По новому Плану сче-
тов предусмотрена
проводка: дебет счета
71 кредит счета 91
- отражена сумма раз-
ницы между суммой,
подлежащей взысканию
с подотчетного лица и
фактическим размером
подотчетной суммы(при
валютных операциях)

Счет 71 корреспондирует по кредиту:


По старому Пла-
ну счетов
По новому Плану
счетов
Наименование
счета
Примечание
07 07 Оборудование к
установке
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
08 08 Капитальные вло-
жения (по старому
Плану счетов)
Вложения во внео-
боротные активы
(по новому Плану
счетов)
То же
10 10 Материалы То же
11 11 Животные на выра-
щивании и откорме
То же
12 Не корреспонди-
рует
Малоценные и
быстроизнашиваю-
щиеся предметы
Счет 12 "МБП" отсут-
ствует в новом Плане
счетов
15 15 Заготовление и
приобретение ма-
териалов (по ста-
рому Плану сче-
тов)
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
    Заготовление и
приобретение ма-
териальных цен-
ностей (по новому
Плану счетов)
То же
20 20 Основное произ-
водство
То же
Не корреспонди-
рует
23 Вспомогательные
производства
По новому Плану сче-
тов предусмотрена
проводка: дебет счета
23 кредит счета 71 -
подотчетным лицом оп-
лачены расходы, отно-
сящиеся на себестои-
мость продукции (ра-
бот, услуг) вспомога-
тельных производств
25 25 Общепроизводстве-
нные расходы
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг Другу
26 26 Общехозяйтствен-
ные расходы
То же
28 28 Брак в произ-
водстве
То же
29 29 Обслуживающие
производства и
хозяйтства
То же
31 Не корреспонди-
рует
Расходы будущих
периодов
Новым Планом счетов
не предусмотрена оп
лата через подотчет-
ных лиц расходов бу-
дущих периодов с от-
ражением через счет
31 ввиду отсутствия
счета 31 (вместо не-
го применяется счет
97)
41 41 Товары Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
43 Не корреспонди-
рует
Коммерческие рас-
ходы
Внимание!
По старому Плану сче-
тов счет 43 - это
коммерческие расходы.
По новому Плану сче-
тов счет 43 - это
готовая продукция. В
связи с изменением
назначения счета по
новому Плану счетов
проводка дебет счета
43 кредит счета 71 не
выполняется
44 44 Издержки обраще-
ния (по старому
Плану счетов)
Расходы на прода-
жу (по новому
Плану счетов)
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
45 45 Товары отгружен-
ные
То же
50 50 Касса То же
51 51 Расчетный(е)
счет(а)
То же
52 52 Валютный(е)
счет(а)
То же
55 55 Специальные счета
в банках
То же
56 Не корреспонди-
рует
Денежные докумен-
ты
По новому Плану сче-
тов проводка дебет
счета 56 кредит счета
71 (приобретение по-
дотчетным лицом де-
нежных документов) не
предусмотрена ввиду
отсутствия счета 56
70 70 Расчеты с персо-
налом по оплате
труда
Проводки по старому и
новому Плану счетов
аналогичны друг другу
73 73 Расчеты с персо-
налом по прочим
операциям
То же
76 76 Расчеты с разными
дебиторами и кре-
диторами
То же
79 79 Внутрихозяйствен-
ные расчеты
То же
80 Не корреспонди-
рует
Прибыли и убытки Внимание!
По старому Плану сче-
тов счет 80 - это
прибыли и убытки.
По новому Плану сче-
тов счет 80 - это
Уставный капитал. В
связи с изменением
назначения счета,
проводка дебет счета
80 кредит счета 71 по
новому Плану счетов
не выполняется
84 Не корресподи-
рует
Недостачи и поте-
ри от порчи цен-
ностей
Внимание!
По старому Плану сче-
тов счет 84 - это
недостачи и потери от
порчи ценностей.
По новому Плану сче-
тов счет 84 - это
нераспределенная при-
быль (непокрытый убы-
ток) В связи с изме-
нением назначения
счета, проводка дебет
счета 84 кредит счета
71 по новому Плану
счетов не выполняет-
ся. Для отражения не-
достач используется
счет 94
Не корреспонди-
рует
91 Прочие доходы и
расходы
Внимание!
По новому Плану сче-
тов введены счета 91,
94, 97 и новая кор-
респонденция по ним:
дебет счета 91 кредит
счета 71 - подотчет-
ным лицом оплачены
операционные или вне-
реализационные рас-
ходы отчетного пери-
ода;
дебет счета 94 кредит
счета 71 - отражена
недостача подотчетных
сумм;
дебет счета 97 кредит
счета 71 - подотчет-
ным лицом произведены
расходы, относящиеся
к будущим периодам
Не корреспонди-
рует
94 Недостачи и поте-
ри от порчи цен-
ностей
 
Не корреспонди-
рует
97 Расходы будущих
периодов
 
96 He корреспонди-
рует
Целевые финанси-
рование и пос-
тупления
Внимание!
По старому Плану сче-
тов счет 96 - это
целевые финансирова-
ние и поступления.
По новому Плану сче-
тов счет 96 - это ре-
зервы предстоящих
расходов. В связи с
изменением назначения
счета 96 проводка -
дебет счета 96 кредит
счета 71 по новому
Плану счетов не вы-
полняется. Целевое
финансирование отра-
жается на счете 86
He корреспонди-
рует
99 Прибыли и убытки Внимание!
Счет 99 введен новым
Планом счетов. Выпол-
няется проводка - де-
бет счета 99 кредит
счета 71 - через по-
дотчетное лицо опла-
чены расходы по лик-
видации последствий
чрезвычайных обстоя-
тельств

Ошибка N 6.
Отнесение предприятием невозвращенных в срок подотчетных сумм в счет
беспроцентного займа и исчисление материальной выгоды


Из предприятиях нередки случаи, когда подотчетные суммы, в нарушение установленных сроков их возврата, находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются частично, в несколько этапов (либо наличными в кассу, либо представлением нескольких авансовых отчетов, свидетельствующих о закупках в разное время). Кроме вопроса о правомерности нахождения длительное время у работников подотчетных сумм у проверяющих возникает вопрос об исчислении материальной выгоды по подотчетным суммам, находившимся у подотчетных лиц более установленного срока.

Поводом для этого служит отсутствие на момент проверки авансовых отчетов, либо оформление их ненадлежащим образом (с нарушением установленных сроков), а также наличие дебетового сальдо по счету 71 у подотчетных лиц. Эти факты классифицируются работниками контролирующих органов как суммы, которые должны быть включены в доход работника.

Соответственно, наличие у подотчетного лица денежных сумм некоторое время под отчетом классифицируется при проверках как беспроцентный займ со стороны предприятия, влекущий исчисление материальной выгоды от использования средств, полученных под отчет.

Необходимо напомнить, что в Инструкциях по применению счета 71 Планов счетов (прежнего и нового) четко указывается, что подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету соответственно счетов 84 или 94.

Многочисленные спорные ситуации были разрешены Президиумом Высшего Арбитражного Суда РФ, который в постановлении от 16 декабря 1997 г. N 905/97 указал, что сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований классифицировать подотчетные денежные суммы в качестве доходов физических лиц предприятия.

Для обоснования требования включения в доход подотчетных сумм налоговые органы должны представить доказательства, свидетельствующие о безвозмездном получении работником денежных средств от предприятия. При правильной организации учета по счету 71, получая денежные суммы под отчет, работники являются должниками предприятия до их полного погашения. Поэтому наличие дебетового сальдо по счету 71 (задолженности работника перед предприятием по подотчетным суммам) не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход в отчетном периоде.

Исчисление материальной выгоды в виде экономии на процентах при получении заемных средств от организаций, если процент за пользование такими средствами составляет менее трех четвертей от ставки рефинансирования Центробанка РФ производится в случае заключения письменного договора займа между заимодавцем (юридическим лицом) и заемщиком в соответствии со статьей 808 ГК РФ. При отсутствии письменного договора определять материальную выгоду нет оснований, также как и наличие под отчетом денежных сумм классифицировать как беспроцентный займ.

Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом "г" пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. N 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), "контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности" возложен на главного бухгалтера.


Несколько слов в заключение


Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие на каждом предприятии, будут проводиться и в дальнейшем. Надеемся, внимание к перечисленным ошибкам поможет предприятиям избежать возможных штрафных санкций и учетных ошибок.


Л.П.Борисов


Журнал "Консультант бухгалтера"


Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-24863 от 30.06.2006 г.

Издается с сентября 1993 г.

Адрес редакции: 107014, г. Москва, а/я 112

Телефоны редакции: (495) 963-19-26

Адрес электронной почты - zakaz@dis.ru

Адрес в Интернете - www.dis.ru


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.