Проездные билеты для работников (С.И. Бакина, "Бухгалтерский учет", N 4, февраль 2001 г.)

Проездные билеты для работников


Порядок использования проездных билетов, предоставляемых предприятиями своим сотрудникам, а также перечень должностей, связанных с разъездным характером работы, определены постановлением СМ РСФСР "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" от 04.05.63 N 521 (с изменениями от 13.09.88).

В постановлении указано, что предприятия, организации и учреждения могут приобретать месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте только для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если на время выполнения служебных обязанностей их не обеспечивают специальным транспортом. Таким образом, на предприятии должен быть определен круг должностей, работа на которых связана с разъездами и для которых надо приобретать месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте. Это принципиально важно для налогообложения.

В тех случаях, когда проездными билетами обеспечивают сотрудников, работа которых не связана с разъездами, затраты на приобретение билетов относят за счет собственных средств предприятия.

Если сотрудники предприятий, учреждений и организаций получают на руки наличные деньги либо талоны или иные документы, на которых обозначен их денежный номинал, дающие право проезда, посещения или иного пользования услугами (мероприятиями), являющимися в обычных условиях платными, а также если предприятия, учреждения и организации оплачивают их за конкретных граждан, то суммы средств, направленных предприятием, учреждением или организацией на вышеуказанные цели, включаются в состав совокупного дохода граждан.

Как отмечалось выше, если на проездных документах не указана стоимость (например, на транспортной карте обозначена только залоговая стоимость, а не стоимость непосредственно проезда), стоимость проезда не включается в доход работника.

Приобрести проездные билеты можно как за наличный, так и безналичный расчет. При этом проездной билет, приобретенный за наличный расчет, работник должен сдать в бухгалтерию по окончании месяца и оформить авансовый отчет, после утверждения которого ему будет выплачена из кассы стоимость билета.

Руководители хозяйствующих субъектов вправе своим приказом определить и расширить круг должностей, указанных в постановлении СМ РСФСР N 521 от 04.05.63, перечислить сотрудников, работа которых носит разъездной характер, если для выполнения своих служебных обязанностей их не обеспечивают специальным транспортом. Перечень таких сотрудников должен быть утвержден руководителем организации. Если в приказе руководителя на оплату проездных билетов не указаны конкретные работники, которым в связи с разъездным характером работ может оплачиваться проезд, денежные средства, выданные сотрудникам для приобретения проездных билетов, подлежат включению в их совокупный налогооблагаемый доход.

Если приказ по предприятию не соответствует вышеперечисленным требованиям или сотрудники, получающие проездные билеты, не выполняют разъездную работу, стоимость билетов включается в их совокупный доход. Тот факт, что денежные средства были выплачены после непосредственного использования билета, не играет роли с точки зрения налогообложения сотрудника подоходным налогом. Эти суммы должны быть также включены в фонд оплаты труда в тот период, когда были произведены выплаты из кассы предприятия.

В бухгалтерском учете эти операции отражают следующим образом:

Д-т сч.20 "Основное производство",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

на сумму авансового отчета, если данный сотрудник занимает должность разъездного характера, находящуюся в утвержденном приказом по предприятию перечне;

Д-т сч.80 "Прибыли и убытки",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

на сумму авансового отчета при компенсации за счет средств предприятия;

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами",

К-т сч.50 "Касса" выплата денежной компенсации по авансовому отчету;

Д-т сч.80 "Прибыли и убытки",

К-т сч.69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" начисление по внебюджетным фондам за счет тех же средств, что и авансовый отчет. Начисляется на суммы, направленные на приобретение проездных билетов для сотрудников, работа которых не носит разъездного характера.

При приобретении проездных билетов за безналичный расчет возникает дополнительная операция в бухгалтерском учете. Это связано с тем, что вначале бланки проездных билетов приходуют в кассу предприятия и только затем по ведомости выдают сотрудникам. Денежные документы учитываются на счете 56 "Денежные документы". Движение ценных бумаг оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами с последующим составлением кассиром отчета по ценным бумагам. Отдельно составляют ведомость ф. N В-4.

Если одним проездным билетом пользуются несколько работников, например, сотрудники отдела, должен быть издан приказ с указанием таких отделов и составлена ведомость с указанием количества передаваемых билетов. В ведомости должны расписываться ответственные лица названных в приказе отделов.

В учете эти операции отражают следующим образом:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетный счет" оплачена стоимость билетов;

Д-т сч.56 "Денежные документы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" оприходованы проездные билеты в кассе предприятия;

Д-т сч.20 "Основное производство" (80 "Прибыли убытки"),

К-т сч.56 "Денежные документы" списана стоимость билетов в конце месяца за счет соответствующих источников;

Д-т сч.80 "Прибыли убытки",

К-т сч.69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" начислено по внебюджетным фондам при условии, что проездные билеты выдавали непосредственно сотрудникам, работа которых не носит разъездного характера.

Если проездные билеты, приобретенные за безналичный расчет, имеют срок действия более месяца, то их стоимость списывают через счет 31 "Расходы будущих периодов" равными частями.

Довольно часто бывает, что работа сотрудника не носит постоянного разъездного характера, однако иногда по служебной необходимости он должен совершать разовые поездки, т.е. местные командировки. В таком случае для компенсации расходов на транспорт нужно составлять разъездную ведомость, практически заменяющую командировочное удостоверение. В ведомости должна быть обозначена организация посещения, отмечено время прибытия и убытия, стоять подпись представителя посещаемой организации, заверенная печатью. Основанием для оплаты служит разъездная ведомость, предъявленные в бухгалтерию использованные билеты, а также оформленный и утвержденный авансовый отчет. Чтобы не включать данные суммы в совокупный доход сотрудника, нужно издать приказ, соответствующий вышеуказанным требованиям. Поскольку речь идет о разовых поездках, такие приказы должны быть оформлены на каждую местную командировку.

При отнесении затрат по приобретению проездных билетов на себестоимость продукции следует руководствоваться Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.05.2000). Так, в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты по транспортировке работников к месту работы и обратно в направлениях, не обслуживаемых пассажирским транспортом общего пользования (подп."м" п.2). Суммы, определенные исходя из действующих тарифов на транспортные услуги, возмещаются работниками организаций (в форме оплаты проездных документов) или относятся на прибыль, остающуюся в распоряжении организации. Если отсутствует возможность обеспечить транспортом отдельных работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей вынуждены тратить время на разъезды, для них приобретают проездные билеты, т.е. транспортное обслуживание этой категории работников ограничивается затратами на приобретение проездных билетов, которые можно относить на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании указанной нормы положения. При этом необходимо проверить производственный характер этих затрат, т.е. их связь с выполнением служебных обязанностей работниками вне основного места работы, что должно быть предусмотрено соответствующими должностными инструкциями, утвержденными руководителем.


С. И. Бакина,

исполнительный директор аудиторской фирмы "Про-Аудит"


"Бухгалтерский учет", N 4, февраль 2001 г.


Журнал "Бухгалтерский учет"


Учредитель - Министерство финансов РФ.

Печатный орган Института профессиональных бухгалтеров России. Издается с 1937 г.


Свидетельство о регистрации ПИ N 77-13900 от 11 ноября 2002 г.


Журнал для бухгалтеров, финансовых директоров, аудиторов, руководителей предприятий различных форм собственности.


www.buhgalt.ru


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.