Информационные технологии в работе аудиторско-консультационной фирмы (К.В. Веденин, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 5, май 2001 г.)

Информационные технологии
в работе аудиторско-консультационной фирмы


Общие вопросы


В условиях развивающегося бизнеса работу любой фирмы невозможно представить без современной офисной техники, одним из важнейших компонентов которой является вычислительная техника, другими словами, компьютер.

Компьютерная техника постоянно меняется, как и другие составляющие бизнеса.

Обычно фирма имеет несколько мощных, подчас узкоспециализированных машин (выполняющих функции серверов, машин, предназначенных для набора печатных изданий и пр.), большое количество компьютеров средней мощности и несколько единиц устаревшей морально (но не материально) техники.

Аудиторско-консультационные фирмы - не исключение, но у них есть своя специфика. Поскольку большую часть работы аудитор и консультант проводят у клиента, у фирмы есть портативные компьютеры.

Информационные технологии развиваются бурно: то, о чем вчера только мечтали, сегодня воплотилось в жизнь - специализированные устройства, узлы, программное обеспечение. Однако чтобы сейчас выдержать конкуренцию, необходимо отслеживать все новшества и анализировать возможность их использования в работе фирмы, поскольку замена устаревающих компьютеров более современными многократно улучшает результаты. Кроме прочего, такая замена важна психологически: сотрудник чувствует, что фирма заботится о нем, не дает отстать от жизни.

Проблема компьютеризации огромна, поэтому мы рассмотрим подробно лишь некоторые ее аспекты. Вкладывать деньги в развитие компьютерной техники можно бесконечно; все равно через день, месяц появляется что-то новое, более мощное, современное и, конечно, более дорогостоящее. Таким образом, модернизация превращается в погоню за призраком.

Как и любое другое дело, модернизация компьютерного парка должна быть тщательно продумана. Необходимо разделить всех пользователей - сотрудников фирмы на группы в соответствии с выполняемыми ими функциями. Например, для секретаря, постоянно находящегося в офисе, нет смысла приобретать мощный компьютер с полным набором встроенного мультимедийного оборудования и оборудования связи; эксперт, выезжающий на несколько месяцев в командировки в регионы, должен иметь возможность передать информацию, используя модемную связь. Поэтому Gartner Group рекомендует ориентироваться на детализацию выполняемых работниками функций и подбирать технику исходя из индивидуальных потребностей и предлагает упрощенную градацию пользователей по выполняемым функциям*(1):

- работники, которые выполняют критические и уникальные для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня, сотрудников финансовых служб, сюда входит и административный инженерно-технический персонал. Требования к техническому оснащению и сервису максимальные. Высока и стоимость времени простоя;

- мобильные работники, которые часто находятся в поездках. Обычно работают с очень хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервисному обслуживанию, поддержке и оборудованию также высоки. Стоимость времени простоя максимальна;

- работники, которые занимаются обработкой информации. Наиболее размытая категория. Стоимость времени простоя может сильно варьироваться, хотя в большинстве случаев она высока;

- работники, которые осуществляют механический ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной-двумя. Наименее критическая часть пользователей в смысле времени простоя, доставляющая, однако, максимум проблем обслуживающему персоналу.

После разделения пользователей на группы, необходимо определить базовый набор комплектующих (или характеристик) оборудования, требуемого для выполнения поставленной задачи. Желательно предусмотреть возможность модернизации и замены отдельных блоков.

Лучше всего, когда техника однородна, т.е. поставлена или произведена одним или несколькими (но не многими) изготовителями. Такая однородность существенно уменьшает затраты на обслуживание и последующую модернизацию.

Что же касается устаревших компьютеров, нет смысла выбрасывать их. Всегда есть возможность, заменив 2-3 узла, увеличить производительность компьютеров, и они прослужат еще несколько лет. На крайний случай на современном компьютерном рынке существуют специализированные фирмы, покупающие устаревшее аппаратное обеспечение.

Еще один важный вопрос - программное обеспечение фирмы. Нет необходимости говорить о лицензионной чистоте используемых программных продуктов и о том преимуществе, которое имеет легальный пользователь продукта - это прописные истины.

Морально устаревает не только аппаратное, но и программное обеспечение. Специфика аудиторско-консультационной фирмы такова, что во многом оснащение ее программного парка зависит от клиента. Если государственные предприятия используют достаточно устаревшие программные продукты, то частные коммерческие компании нередко владеют самыми последними разработками.

Сложности возникают при стыковке данных современных и не очень современных программных продуктов, особенно при обмене данными между различными программными продуктами. Аудиторско-консультационные фирмы практикуют закрепление за определенными клиентами конкретных сотрудников, отделов. Поэтому обмен информацией в электронном виде внутри фирмы бывает затруднителен. Выходом из сложившейся ситуации представляется разработка единого информационного внутрифирменного стандарта на программное обеспечение. Необходимо определить общий набор программ, устанавливаемых на компьютеры: операционную среду, редакторы, антивирусную программу, программу внутрифирменного обмена информацией. Такая стандартизация позволит усовершенствовать ведение документации, управление проектами и методы взаимодействия с клиентами. Для оказания помощи при обмене данными, их перекодировке, извлечении из различных архивов желательно включить в штат фирмы специалиста или создать специальный отдел. Этот отдел должен следить, чтобы на каждом персональном компьютере было установлено и работало необходимое программное обеспечение. Кроме того, в функции этого отдела должна входить плановая модернизация компьютерного парка и программного обеспечения.

Заметим, что нет смысла гнаться за последними новшествами в программном обеспечении. Современные программные продукты появляются каждые год-два и стоят достаточно дорого. На наш взгляд, переходить к более современному продукту следует после того, как он станет популярен на рынке и в сфере деятельности компании.

Интенсивное развитие компьютерных технологий является результатом стремления производителей удовлетворить потребности рынка. Устойчивый спрос служит одним из основных факторов создания все новых программных продуктов. Развитие конкуренции заставляет производителей принимать дополнительные меры, чтобы поддерживать спрос на достаточном уровне. Производители не только постоянно обновляют и совершенствуют свою продукцию, но и стараются сформировать "ажиотажную" модель рынка: когда изделие, выводимое на рынок, после стадии ажиотажного спроса не переходит в стадию устойчивого спроса, а заменяется другой моделью с более привлекательными характеристиками*(2). Все эти факторы приводят к быстрому моральному старению выпускаемой продукции, появлению на рынке "сырых" изделий и как следствие - увеличению финансовых рисков у потребителя и затрат на модернизацию вычислительной техники.

Еще один вопрос, достойный внимания руководителей фирмы, - обучение пользователей работе с программными продуктами, поскольку современные программные средства достаточно сложные, не лишены недостатков. Причем в случае использования какого-либо специфического продукта ситуация осложняется.

Думается, необходимо организовать факультативное обучение пользователей работе с наиболее часто используемыми программными продуктами. Такое обучение должны проводить либо специалисты технической поддержки фирмы (если таковые имеются), либо специализированные учебные центры.

Организационные и материальные ресурсы, потраченные на обучение персонала, возместятся с лихвой. Обученный пользователь, уверенный в своих силах, делает значительно меньше ошибок, чем необученный. Кроме того, в процессе обучения пользователи открывают для себя дополнительные возможности программного продукта, оптимизируя свою деятельность, что позволяет ускорить работу над проектом, заданием.


Специфика автоматизации работы фирмы


Профессиональная направленность аудиторско-консультационной фирмы влияет на автоматизацию ее работы. Рассмотрим некоторые особенности этого процесса.


Использование и бумажной и электронной форм документооборота


Внедрение корпоративных информационных систем (КИС), в которые включены системы документооборота, предполагает полный переход на "электронный" вид деятельности. Но пока это объективно невозможно. Причины не в ограничениях современных информационных технологий, а во внешних факторах, таких, как требования законодательства, специфика деятельности фирмы, инерционность мышления, недостаточный уровень компьютеризации организаций в России. Поэтому КИС должны обладать способностью вести электронный документооборот с возможностью выдачи необходимых документов в бумажном виде.

Ситуация на отечественном рынке специфическая, что необходимо учитывать при ведении бизнеса. Это формирует дополнительные требования к автоматизации документооборота, поскольку технология обработки документа в процессе выполнения поставленной задачи (работы над проектом) может меняться. Кроме того, аудиторско-консультационная фирма должна учитывать пожелания клиентов. Компьютерное оснащение фирмы-клиента во многом влияет на организацию взаимодействия с ним.

Следует отметить, что существующие информационные технологии позволяют перевести в электронный вид большую часть документации фирмы (кроме предназначенной для внешнего легитимного использования), предоставляемой в государственные учреждения и предназначенной для клиента.


Требование оперативного обновления баз данных
юридического обеспечения


Органы государственной власти Российской Федерации регулярно издают большое количество нормативных правовых актов. Нормы Конституции РФ требуют также учета международных договоров Российской Федерации как важной составляющей отечественной правовой системы. Специфика работы аудиторско-консультационной фирмы требует оперативного ознакомления с такими документами. На рынке программного обеспечения существует ряд программных продуктов, позволяющих выполнять указанные требования. Эти программные продукты представляют собой базы данных нормативных правовых актов, объединенных по определенному признаку. Разработчики и поставщики таких программ осуществляют поддержку и обновление продукта (по желанию заказчика - вплоть до еженедельного).

Базы данных устроены таким образом, что позволяют осуществлять инсталляцию как на локальные машины, так и на сервер в сети заказчика, с обеспечением одновременного многопользовательского доступа.

У каждой аудиторско-консультационной фирмы есть множество документов, предназначенных для внешнего использования: ответов на вопросы, разъяснений, справок и пр. Для оптимизации работы всю эту информацию необходимо объединять в корпоративные базы данных и знаний, системы поддержки принятия решений.

Системы поддержки принятия решений помимо средств генерации и поиска данных должны обладать средствами интеллектуального анализа: делать группировку, обобщение, определять достоверность данных, объединять данные из разных источников и др. Такие системы являются "know-how" компании и должны разрабатываться силами самой компании*(3).


Большое число "мобильных" пользователей сети


В процессе работы юристу, аудитору, консультанту требуется выезжать на территорию заказчика (клиента). Для того чтобы полноценно работать, специалист должен иметь возможность изучать нормативный правовой материал на своем локальном компьютере. Поэтому компьютер кроме текстового процессора и редактора электронных таблиц должен иметь предустановленные правовые базы. Оснащение рабочего места специалиста должно соответствовать уровню решаемых им задач.

Кроме того, в процессе работы может возникнуть потребность в создании "мобильного офиса" - объединении пользователей в локальную сеть либо их подключение к сети клиента. Должна быть предоставлена аппаратная и программная возможности такого объединения.

Существующая корпоративная база данных и знаний должна поддерживать (через соответствующее аппаратное решение) удаленный доступ. "Мобильный" пользователь должен иметь возможность связаться с головным офисом для передачи или получения информации при соответствующем уровне обеспечения безопасности.


Жесткое разграничение полномочий и уровней доступа к информации


Большая часть информации аудиторско-консультационной фирмы конфиденциальна и предназначена только для внутреннего использования некоторыми специалистами.

Внедряемая КИС должна обеспечивать требуемый уровень безопасности при доступе к документу. Должны разграничиваться права доступа к отдельным документам, файлам и папкам. Обязателен контроль за тем, у кого в какой момент находится документ.

Все это относится только к работе КИС. Кроме указанных выше мер должны быть обеспечены стандартные меры безопасности, рассмотрение которых выходит за рамки нашей статьи.


***


Внедрение корпоративной информационной системы в работу аудиторско-консультационной фирмы - сложный процесс, требующий значительных материальных и трудовых затрат. Однако использование КИС полностью окупает такие затраты, позволяет оптимизировать бизнес-процессы, автоматизировать работу фирмы и таким образом перейти на качественно новый уровень развития.


К.В. Веденин,

директор департамента информационных технологий фирмы "ФБК"


"Финансовые и бухгалтерские консультации", N 5, май 2001 г.


-------------------------------------------------------------------------

*(1) www.gartner.com.

*(2) См.: Баранов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием.М.: Инфра-М, 2000. - 239c.

*(3) Попов Э.В., Фоминых И.Б., Кисель Е.Б., Шапот М.Д. Статистические и динамические экспертные системы. - М.: Финансы и статистика, 1996. - 320 с.


Журналы издательства "ФБК-Пресс"


Издательский дом ФБК-ПРЕСС выпускает журналы по бухгалтерскому учету, аудиту и налоговому праву с 1991 года. Специализированные издания уже тогда были хорошо известны на рынке деловой литературы и пользовались особой популярностью у широкого круга специалистов. В последующие годы издательству удалось закрепить достигнутое и добиться качества изданий, которое отвечает самым высоким требованиям специалистов. Это - результат слаженной работы высококвалифицированных профессионалов Издательского дома ФБК-ПРЕСС: экономистов, финансистов, юристов и полиграфистов.


Учредитель: ООО "ИД ФБК-ПРЕСС"


Почтовый адрес: 101990, г. Москва, ул. Мясницкая, д.44/1


Телефон редакции: (495) 737-53-53


E-mail: fbk-press@fbk.ru

Адрес в Интернете: www.fbk-press.ru


Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение