Приложение. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по оценке важности документов в аппарате администрации области

Приложение
к распоряжению
Главы администрации
Ростовской области
от 2 апреля 1996 г. N 142

Положение
о постоянно действующей экспертной
комиссии (ЭК) по оценке важности документов в
аппарате администрации области

I. Общее положение

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается в аппарате администрации области для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в приемных главы администрации, его заместителей, комитетах. отделах и других подразделениях аппарата администрации.

1.2. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Законом РФ "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", правилами, инструкциями Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, нормативно-методическими документами ГАС, настоящим Положением.

1.3. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения заместителем главы администрации области по организационно-правовым вопросам или управляющим делами.

1.4. Персональный состав экспертной комиссии утверждается распоряжением главы администрации области.

II. В соответствии с возложенными на нее функциями ЭК:

2.1. Оказывает методическую помощь в организации делопроизводства в аппарате администрации области.

2.2. Совместно с работниками аппарата администрации области, отвечающими за делопроизводство, и ведомственным архивом, проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или подлежащих к уничтожению, принимает непосредственное участие в экспертизе ценности документов.

2.3. Рассматривает и принимает решение об одобрении и представлении в установленном порядке на утверждение или согласование:

- сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе спецдокументации по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

- предложений об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных действующими нормативно-методическими пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и пр.), а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных этими пособиями;

- сводной номеклатуры дел администрации области, номенклатур дел его структурных подразделений;

- актов об утере или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- графиков подготовки и передачи дел на госхранение.

2.4. Обязательному утверждению экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом администрации области подлежат:

- описи дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- предложения об уточнении, изменении, установлении сроков хранения документов;

- акты о неисправимом повреждении и утрате документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

Подлежат согласованию с Комитетом по управлению архивным делом администрации области перед их утверждением:

- описи дел по личному составу;

- инструкции о делопроизводстве и номенклатура дел администрации области;

- положение об ЭК администрации области.

2.5. Проводит консультации для сотрудников администрации области по вопросам работы с документами, экспертизы их ценности, а также участвует в организации и проведении проверок состояния работы с документами.

2.6. Участвует в работе по:

- организации использования документов, определению порядка доступа к документам, имеющим ограниченные грифы, изменению и снятию таких грифов;

- совершенствованию работы сотрудников администрации с документами в структурных подразделениях по исполнению социально-биографических и тематических запросов юридических и физических лиц.

III. ЭК предоставляется право:

3.1. В пределах своей компетенции давать указания структурным подразделениям и сотрудникам по всем вопросам работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений розыска недостающих дел постоянного, долговременного хранения и дел по личному составу, представления ими письменных объяснений в случае утраты или неисправимого повреждения этих дел.

3.3. Запрашивать от специалистов структурных подразделений заключения и предложения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. В случае необходимости заслушивать на своих заседаниях информации, отчеты руководителей структурных подразделений о состоянии работы с документами ( обеспечение сохранности, правильность формирования дела и оформления, утрата или умышленное уничтожение, экспертиза ценности и подготовка к передаче в архив и т. д.).

3.5. Принимать участие в организации работы по повышению деловой квалификации сотрудников администрации по вопросам работы со служебными документами.

3.6. Приглашать на заседание в качестве экспертов и консультантов специалистов госархива области.

IV. Организация работы ЭК

4.1. ЭК работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями Комитета по управлению архивным делом администрации области.

4.2. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, обязательно протоколируются.

Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство администрации (в необходимых случаях по согласованию с Комитетом по управлению архивным делом администрации области).

Особые мнения членов ЭК, экспертов и консультантов заносятся в протокол заседания.

4.3. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеют право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.

Начальник общего отдела

Н.И.Гривенный