Распоряжение Администрации Ростовской области от 29 апреля 2009 г. N 107 "Об организации пилотного проекта безбумажного движения документов" (утратило силу)

Распоряжение Администрации Ростовской области
от 29 апреля 2009 г. N 107
"Об организации пилотного проекта безбумажного
движения документов"

ГАРАНТ:

Распоряжением Правительства Ростовской области от 23 августа 2012 г. N 365 настоящее распоряжение признано утратившим силу с 1 сентября 2012 г.

С целью практического изучения эффективности использования технологии безбумажного движения документов между структурными подразделениями Администрации области, областными органами исполнительной власти и администрациями городских округов и муниципальных районов области:

1. Организовать пилотный проект безбумажного движения документов.

2. В целях реализации пилотного проекта безбумажного движения документов:

2.1. Утвердить список участников пилотного проекта безбумажного движения документов согласно приложению N 1.

2.2. Утвердить Инструкцию по работе с электронными документами в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" и Инструкцию по работе в системе корпоративной электронной почты Администрации Ростовской области согласно приложениям NN 2, 3 соответственно.

2.3. Отделу электронно-информационного обеспечения Администрации области (Белякова Е.Н.) организовать работу по:

разработке технологии безбумажного движения документов;

предоставлению электронных адресов участникам пилотного проекта безбумажного движения документов.

2.4. Общему отделу Администрации области (Фишкин М.В.) организовать работу по регистрации и пересылке поступившей корреспонденции на имя заместителей Главы Администрации (Губернатора) области - участников пилотного проекта безбумажного движения документов в электронном виде с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело".

2.5. Руководителям структурных подразделений Администрации области, областных органов исполнительной власти и администраций городских округов и муниципальных районов области - участников пилотного проекта безбумажного движения документов назначить лиц, ответственных за использование безбумажной технологии ведения документооборота, и представить сведения о них в отдел электронно-информационного обеспечения Администрации области.

2.6. Для организации работы между участниками пилотного проекта безбумажного движения документов определить, что:

отправка официальной корреспонденции (кроме финансовых документов) производится с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело";

обмен рабочими документами осуществляется с использованием корпоративной электронной почты;

пересылка информации и требование о представлении информации по факсу и открытым сетям (Интернет) не допускаются.

3. Установить, что пилотный проект безбумажного движения документов вводится на период с 4 мая 2009 года по 31 июля 2009 года.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации (Губернатора) области Вартаняна Д.Х.

Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор

С.М. Назаров

Распоряжение вносит

отдел электронно-информационного

обеспечения Администрации области

Приложение N 1
к распоряжению
Администрации
Ростовской области
от 29 апреля 2009 г. N 107

Список участников пилотного проекта
безбумажного движения документов

1. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) области Вартаняна Д.Х.

2. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления Кузнецова С.Г.

3. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - министра финансов Сверчковой Н.И.

4. Общий отдел Администрации области.

5. Отдел электронно-информационного обеспечения Администрации области.

6. Контрольное управление Администрации области.

7. Управление по работе с муниципальными образованиями Администрации области.

8. Управление по кадровой и организационной работе Администрации области.

9. Комитет по связям с политическими партиями, общественными объединениями и национальным отношениям Администрации области.

10. Центр информационно-методической работы и подготовки кадров Администрации области.

11. Управление информации и мониторинга Администрации области.

12. Ведомство по управлению государственной гражданской службой области.

13. Министерство автомобильных дорог, транспорта и связи области.

14. Министерство экономики, торговли, международных и внешнеэкономических связей области.

15. Министерство труда и социального развития области.

16. Министерство финансов области.

17. Департамент по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций Администрации области.

18. Администрация г. Новочеркасска.

19. Администрация г. Ростова-на-Дону.

20. Администрация г. Таганрога.

21. Администрация Каменского района.

22. Администрация Октябрьского района.

Начальник общего отдела Администрации области

М.В. Фишкин

Приложение N 2
к распоряжению
Администрации
Ростовской области
от 29 апреля 2009 г. N 107

Инструкция по работе с электронными документами
в системе электронного документооборота
и делопроизводства "Дело"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок прохождения документов в Администрации Ростовской области, областных органах исполнительной власти, администрациях городских округов и муниципальных районов области в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело").

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с распоряжением Администрации Ростовской области от 19.02.2007 N 33 "О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальных образований области".

1.3. Пользователями системы "Дело" являются работники Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области, в должностные обязанности которых входят рассмотрение, внесение поручений и резолюций, контроль исполнения, регистрация, подписание, визирование, подготовка документов и проектов документов.

1.4. С целью сокращения непроизводственных затрат передача документов между Администрацией Ростовской области, областными органами исполнительной власти и администрациями городских округов и муниципальных районов области осуществляется с использованием системы "Дело" и не требует дублирования передачи документов другими средствами передачи информации (бумажная рассылка, факс, e-mail и т.п.).

1.5. Контроль исполнения документов осуществляется в Администрации Ростовской области, областных органах исполнительной власти, администрациях городских округов и муниципальных районов области с использованием системы "Дело".

1.6. Электронный документ - это электронная копия бумажного документа, полностью воспроизводящая информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, в установленном порядке зарегистрированная в системе "Дело" лицом, которое является автором (составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями по регистрации данного документа. Полномочия по регистрации электронных копий бумажных документов в системе "Дело" предоставляются в порядке, определяемом отделом электронно-информационного обеспечения Администрации области.

Электронные документы создаются в случаях, когда работа с электронными документами не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

1.7. Обмен электронными документами в порядке, установленном настоящей Инструкцией, рассматривается как обмен документами.

2. Порядок организации сканирования
и размещения электронных документов

2.1. Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.

2.2. Сканированию подлежат все регистрируемые в Администрации Ростовской области, областных органах исполнительной власти и администрациях городских округов и муниципальных районов области документы, если дальнейшая работа с ними предусматривает:

2.2.1. Многократное создание копий (дубликатов).

2.2.2. Необходимость работы с документом одновременно несколькими исполнителями.

2.2.3. Обмен электронными документами.

2.2.4. Передачу документов в архив.

2.3. Электронные копии бумажных документов, полученные методом сканирования, проходят визуальную проверку на соответствие заданным требованиям и размещаются в базе данных системы "Дело".

2.4. Электронный документ должен содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ должен содержать номер и дату регистрации, подпись должностного лица, печать организации (при наличии).

2.4.1. При регистрации документа в системе "Дело" заполняются соответствующие поля регистрационной карточки (далее - РК). Документы регистрируются в зависимости от того, к какой группе они относятся путем выбора из прилагаемого электронного списка.

2.4.2. При регистрации РК в обязательном порядке прикрепляется электронный документ, максимальный размер которого не должен превышать 1 мегабайта.

2.4.3. Реквизиты РК "Номер" и "Дата регистрации" обязательно должны совпадать с номером и датой регистрации электронного документа.

2.5. Способы создания электронных документов:

2.5.1. Электронный документ создается методом сканирования бумажного документа и сохранения его в форматах JPG, TIF или RTF.

2.5.2. Ручной ввод текстовых данных - создание электронного документа при помощи текстового редактора или специализированной автоматизированной информационной системы при непосредственном участии оператора. Результат ручного ввода данных - электронный текстовый документ.

2.6. Рекомендуемые форматы файлов электронного документа:

2.6.1. Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов. Рекомендуемые графические форматы - JPG, TIF. Использование других форматов сохранения документов не рекомендуется.

2.6.2. В случае, если при использовании электронного документа требуется обеспечить по нему полнотекстовый поиск по ключевым словам, то электронный документ создается в формате с разметкой текста (DOC, RTF, HTML).

2.7. При необходимости использования информации, содержащейся в электронном документе, могут быть сделаны бумажная копия электронного документа или бумажный дубликат электронного документа.

2.7.1. Бумажная копия электронного документа, используемая для внутреннего документооборота организации, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также:

оттиск штампа с текстом или запись, сделанная от руки, с текстом "Копия электронного документа верна";

регистрационный номер электронного документа и наименование системы "Дело", из которой он получен;

подпись должностного лица с расшифровкой его должности, Ф.И.О. и дата создания бумажного документа - копии электронного документа.

Указанная информация размещается на той же стороне листа документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки инициалов и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация. Страницы многостраничных документов следует пронумеровать. Допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц.

2.7.2. Бумажная копия электронного документа, предназначенная для резервного хранения и архивирования внутри организации - владельца информационной системы, заверяется так же, как бумажная копия электронного документа для целей внутреннего документооборота.

3. Порядок работы в системе "Дело"
с контрольными документами
и контроль исполнительской дисциплины

3.1. После принятия решения по документу в структурных подразделениях Администрации Ростовской области, областных органах исполнительной власти и администрациях городских округов и муниципальных районов области в РК вносятся следующие данные: "Автор резолюции", "Текст резолюции", "Дата внесения" и "Исполнители". Если резолюция является контрольной, устанавливаются плановая дата исполнения документа и лицо, осуществляющее контроль его исполнения. РК документа перемещается в папку "На контроле". Для снятия контрольной резолюции с контроля пользователь, внесший резолюцию, или лицо, осуществляющее контроль исполнения документа, указывает фактическую дату исполнения и основание снятия документа с контроля. РК документа удаляется из папки "На контроле".

3.2. Непосредственный исполнитель поручения принимает документ к исполнению и готовит ответ, регистрирует его (представляет информацию для регистрации) как исходящий документ (проект документа), связанный с входящим документом, и заполняет отчет исполнителя. После завершения работы с документом РК документа удаляется из папки "На исполнении".

3.3. В системе "Дело" предусмотрены отчетные формы, позволяющие контролировать порядок прохождения документов и своевременность их исполнения. Ответственность должностных лиц за нарушение сроков исполнения документов определяется Регламентом Администрации Ростовской области и соответствующими регламентами администраций городских округов и муниципальных районов области.

4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов

4.1. Документы, созданные в электронном виде, хранятся в системе "Дело" до истечения сроков, установленных действующим законодательством для хранения документов в зависимости от содержащейся в них информации.

4.2. После завершения работы с документом производится списание электронного документа в опись дел в соответствии с принятой в органе исполнительной власти, администрациях городских округов и муниципальных районов области номенклатурой дел, о чем в обязательном порядке делается запись в системе "Дело".

4.3. Документы длительного хранения в соответствии с требованиями федерального законодательства передаются в бумажном и электронном видах на архивное хранение для их последующей обработки и хранения в системе электронного документооборота "Архивное дело".

4.4. Уничтожение (удаление) электронных документов, используемых в системе "Дело", осуществляется по решению системного технолога, если уничтожение (удаление) документа не противоречит действующему законодательству.

4.5. Уничтожение (удаление) электронных документов, занесенных в электронный архив, осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле, если более длительный срок не установлен действующим законодательством.

Начальник общего отдела Администрации области

М.В. Фишкин

Приложение N 3
к распоряжению
Администрации
Ростовской области
от 29 апреля 2009 г. N 107

Инструкция по работе в системе корпоративной электронной почты
Администрации Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе в системе корпоративной электронной почты Администрации Ростовской области (далее - Инструкция) определяет порядок предоставления доступа и использования системы корпоративной электронной почты Администрации Ростовской области (далее - КЭП) в Администрации Ростовской области, областных органах исполнительной власти, администрациях городских округов и муниципальных районов области.

1.2. Работники Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области, использующие КЭП (далее - пользователи), обязаны соблюдать требования, предъявляемые к пользователям корпоративной сети телекоммуникационной связи Администрации Ростовской области (далее - КСТС), установленные постановлением Администрации Ростовской области от 24.08.2007 N 343 "О корпоративной сети телекоммуникационной связи областных органов государственной власти и административных центров муниципальных образований области".

1.3. В Инструкции используются следующие основные понятия:

электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные сети и телекоммуникационные сети;

почтовый сервер - ресурс, включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями;

пользователи - работники Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области, использующие КЭП;

почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);

почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище сообщений, поступающих на ассоциированный с этим ящиком электронный почтовый адрес;

адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя;

вирус - специально созданная программа, рассылаемая с целью уничтожения, искажения информации или использования (копирования) чужой информации в корыстных целях;

администратор КЭП - должностное лицо, ответственное за подключение/отключение пользователей к КЭП, обеспечение работоспособности КЭП, а также осуществляющее контроль за предоставлением доступа и использованием ресурсов КЭП.

2. Структура КЭП

2.1. КЭП представляет собой комплекс программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным протоколам передачи данных, позволяющих отправлять, получать и просматривать электронную почту.

2.2. КЭП используется для обмена почтовыми сообщениями в пределах КСТС.

Электронные адреса могут предоставляться пользователям КСТС для оперативного обмена информацией между собой.

3. Порядок предоставления доступа к КЭП

3.1. Доступ к КЭП предоставляется только в целях выполнения должностных обязанностей.

3.2. Подключение пользователей к КЭП осуществляется на основании писем-заявок руководителей структурных подразделений Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области, согласованных с начальником отдела электронно-информационного обеспечения Администрации Ростовской области (далее - отдел).

Письмо-заявка должно содержать следующую информацию о пользователе: фамилия, имя, отчество, наименование структурного подразделения Администрации Ростовской области, областного органа исполнительной власти, администрации городского округа и муниципального района области, в котором работает пользователь, его должность, рабочий телефон.

3.3. После согласования с начальником отдела администратор КЭП выделяет пользователю электронный адрес и создает учетную запись на почтовом сервере.

4. Авторизация пользователей КЭП

4.1. Пользователям КЭП предоставляются права доступа к соответствующим почтовым ящикам на почтовом сервере.

4.2. Для каждого пользователя КЭП на почтовом сервере создается учетная запись, в состав которой входят имя почтового ящика (идентификатор пользователя) и пароль. Соответствующий имени пароль передается лицу, ответственному за эксплуатацию рабочего места КЭП, и хранится у администратора КЭП.

5. Систематизация данных об электронных
адресах пользователей КЭП

5.1. Для систематизации данных об электронных адресах пользователей КЭП структурные подразделения Администрации Ростовской области, областные органы исполнительной власти, администрации городских округов и муниципальных районов области извещают отдел о кадровых изменениях, влекущих освобождение от обязанностей пользователей КЭП.

5.2. На основании сообщения о кадровых изменениях администратор КЭП производит изменения учетных записей пользователей.

5.3. На основании писем-заявок на подключение к КЭП и сообщений о кадровых изменениях администратор КЭП ведет список электронных адресов пользователей КЭП.

5.4. Для удобства переписки между пользователями в клиентском программном обеспечении КЭП используется электронная адресная книга, включающая сведения об электронных адресах получателей и отправителей корреспонденции.

Адресная книга электронных адресов пользователей КСТС актуализируется автоматически на почтовом сервере.

6. Порядок эксплуатации КЭП

6.1. Эксплуатация КЭП заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервисных возможностей программного обеспечения рабочего места КЭП. Эксплуатацию КЭП осуществляют пользователи КЭП в соответствии с настоящей Инструкцией.

6.2. К почтовым сообщениям, отправляемым с электронных адресов КЭП, предъявляются следующие требования:

допускаются следующие форматы вложенных файлов: текстовый, поддерживаемые программным обеспечением MS Word и MS Excel. По согласованию с получателями информации допускается использование других форматов;

присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат rar или zip.

6.3. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в соответствующем почтовом ящике на сервере до получения ее пользователем.

Для почтовых сообщений КЭП устанавливаются следующие ограничения:

совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике, не должен превышать 500 Мегабайт;

срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках не должен составлять более 180 дней;

максимальный размер почтового сообщения - 4 мегабайта.

6.4. При эксплуатации клиентского программного обеспечения пользователи КЭП обязаны:

использовать в качестве клиентского почтового программного обеспечения программу MS Outlook или MS Outlook Express;

проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день;

регулярно удалять устаревшие электронные сообщения из соответствующих папок в клиентском программном обеспечении во избежание их переполнения.

6.5. При использовании КЭП пользователи обязаны:

не допускать пересылки по электронной почте информации, не относящейся к служебной деятельности;

не допускать передачи любого программного обеспечения посредством электронной почты. При его получении необходимо связаться с администратором КЭП;

в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать администратору КЭП.

7. Администрирование КЭП

7.1. Администрирование КЭП осуществляется специалистами отдела. Администратор КЭП назначается начальником отдела.

7.2. Под администрированием КЭП понимается:

подключение/отключение пользователей КЭП и их регистрация в КЭП;

обеспечение работоспособности технических средств и программного обеспечения КЭП;

обеспечение сохранности электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях.

7.3. Администратор КЭП имеет право:

запретить пользователю доступ к КЭП при нарушении пользователем требований настоящей Инструкции;

уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срока ее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объема сообщений в почтовом ящике.

7.4. Администратор КЭП обязан:

организовать подключение пользователей к КЭП в установленном настоящей Инструкцией порядке;

произвести отключение пользователей от КЭП при исключении их из списка электронных адресов пользователей КЭП в соответствии с разделом 5 настоящей Инструкции, а также при неоднократных нарушениях пользователем требований настоящей Инструкции по решению начальника отдела;

обеспечить работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения КЭП;

обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях;

оказывать пользователям консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к КЭП;

информировать начальника отдела, руководителей структурных подразделений Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области о нарушениях требований настоящей Инструкции и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе КЭП.

8. Обеспечение безопасности КЭП

8.1. КЭП предназначена для передачи только открытой информации. Использование КЭП для обмена информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа, запрещается.

8.2. В КЭП используется специальная система, предназначенная для обнаружения вирусов и вредоносных программ.

8.3. Все пароли, применяемые в целях защиты КЭП, предоставляются пользователям администратором КЭП.

8.4. Все передаваемые по электронной почте файлы пользователь КЭП обязан проверить антивирусными средствами.

9. Контроль и ответственность

9.1. Контроль за предоставлением доступа и использованием КЭП осуществляет отдел.

9.2. В случае нарушений пользователями требований настоящей Инструкции предоставление им доступа к КЭП может быть приостановлено или прекращено.

9.3. Руководители структурных подразделений Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов области, использующих КЭП, пользователи КЭП и администраторы КЭП несут персональную ответственность за полноту и своевременность выполнения требований настоящей Инструкции.

Начальник общего отдела Администрации области

М.В. Фишкин