Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Администрации Ростовской области от 12 декабря 2006 г. N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области" (утратило силу)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области
Приложение
к постановлению
Администрации
Ростовской области
от 12 декабря 2006 г. N 480
Инструкция по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ростовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации области.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Администрации Ростовской области.
1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в Администрации области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет общий отдел Администрации области (далее - общий отдел).
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в Администрации области и ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации области. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения Администрации области с настоящей Инструкцией.
Работники Администрации области несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений, распоряжений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату), корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.5. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется общим отделом с разрешения начальника общего отдела.
1.6. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с отделом электронно-информационного обеспечения Администрации области.
2. Состав управленческих документов Администрации области
2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Администрации области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
2.2. Правовой акт Ростовской области - решение по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятое государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Ростовской области, имеющее нормативный или ненормативный характер.
2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.
2.2.3. Правовыми актами Ростовской области являются:
областные законы;
постановления Законодательного Собрания Ростовской области;
указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;
распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;
постановления Администрации Ростовской области;
распоряжения Администрации Ростовской области;
распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату);
приказы областных органов исполнительной власти.
Порядок подготовки и внесения проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области определен разделом IX Регламента Администрации Ростовской области.
Порядок подготовки, оформления и издания правовых актов Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области определен разделом VI Регламента Администрации Ростовской области.
2.2.4. Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
При необходимости осуществления контроля за исполнением принимаемого документа формулируется пункт о возложении контроля за исполнением документа.
2.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности аппарата Администрации области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения коллегии Администрации Ростовской области;
решения других совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
2.4. Организационные документы.
Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения аппарата Администрации области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
2.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?".
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
2.4.2. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
2.5.1. Протокол.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
2.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Администрации области готовятся как:
ответы о выполнении поручений Главы Администрации (Губернатора) области;
исполнение поручений Главы Администрации (Губернатора) области в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Главы Администрации (Губернатора) области, Администрации области;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
2.5.3. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.5.5. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
2.5.6. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
3. Документация Администрации области.
Общие правила оформления управленческой документации
3.1. Документация Администрации области.
3.1.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Администрации области.
3.1.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New RomaN, начертание - обычный, размер шрифта - 12 - 14 пт; одинарный - полуторный междустрочный интервал. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 - 16 пт в зависимости от размеров основного текста.
3.2. Общие правила оформления документов.
3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65).
3.2.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.2.3. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов: 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов (приложения NN 1, 2).
3.2.4. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях NN 1, 2.
3.2.5. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.2.6. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.1996 г. N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".
3.2.7. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб Ростовской области.
3.2.8. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.9. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.2.10. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Под наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ростовской области - Администрация Ростовской области.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документов, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
3.2.11. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.2.12. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В письме наименование вида документа не указывают.
3.2.13. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 28.05.2006.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 июня 2006 года. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2006.05.28.
Датой документа является дата его подписания или утверждения: для указа, постановления, распоряжения - дата подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утвержденного документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его (их) даты, номера.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.
Датой документа для протокола является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
3.2.14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.2.16. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
3.2.17. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
или
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту
ЗАО "Факел"
Г.П. Ивановой
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Председателю
садового товарищества "Аэро"
И.А. Исаеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрациям
муниципальных образований
Ростовской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.
Например:
Всероссийский
научноисследовательский институт
документирования и архивного дела
Милютинский пер., д. 7 а
101000, г. Москва, Центр
или
Министерство образования
и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018
3.2.18. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
Утверждаю
генеральный директор
закрытого акционерного
общества "Фея"
____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
Утверждено
решением общего собрания
акционеров гипсового завода
от 14 января 2006 г. N 11
или
Утверждено
распоряжением
Администрации
Ростовской области
от 4 марта 2006 г. N 18
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.19. В резолюции дается указание по исполнению документа.
В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа.
Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.
В Администрации области для руководителей изготавливаются специальные бланки с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 3).
Например:
Первый заместитель
Главы Администрации
(Губернатора) Ростовской области
к N 17-45-2061
Н.Н. Петрову
Прошу оказать помощь.
Личная подпись
Дата
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например:
Петровой А.Н.
Седову И.П.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с ЗАО "Крок"
к 15 апреля 2006 г.
Личная подпись
Дата
3.2.20. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например: "распоряжение... о создании аттестационной комиссии";
"чего?" ("кого?"), например: должностной регламент...
Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.21. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.2.22. Текст документа составляется на русском языке.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа; наименование организации - автора документа; дату документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (указ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Администрации области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), если письмо оформляется на бланке должностного лица;
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Администрация считает возможным").
3.2.23. Сведения о наличии приложений в указах, постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак "N".
Например:
Приложение N 1
к постановлению
Администрации
Ростовской области
от 18 марта 2006 г. N 161
Если документ (письмо, приказ) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.
Например:
Приложения:
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение:
заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
3.2.24. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации области осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Исполнительный директор
ООО "Аквитал" Личная подпись Н.И. Киреев
или:
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Слова "Глава Администрации (Губернатор) области" располагаются в две строки с отступом 1,25 - 1,27 см от левой границы текстового поля:
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
Наименования других должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель Заместитель
Министра юстиции Министра финансов
Российской Федерации Российской Федерации
Личная подпись И.П. Васильев Личная подпись Г.Э. Гришик
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.И. Свистунов
Члены комиссии: Личная подпись К.П. Федорин
Личная подпись И.Г. Василенко
Личная подпись Г.И. Фролов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделений Администрации области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
3.2.25. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
Согласовано
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
Согласовано
Протокол заседания Правления
страховой компании "Прогресс"
от 26 июня 2006 г. N 12
Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
Лист согласования к положению о системе ведения
классификатора управленческой документации
Согласовано Согласовано
Заместитель Заместитель
председателя Ространснадзора председателя Росжелдора
Личная подпись К.А. Коротков Личная подпись И.С. Белова
Дата Дата
3.2.26. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Администрации области, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
3.2.27. Документы заверяют печатью Администрации области в соответствии с Регламентом Администрации Ростовской области.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют отметку о заверении документа, включающую в себя:
заверительную надпись: "Верно" или "Копия верна";
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату заверения.
Например:
Верно.
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко
Дата
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа службы нормативных документов общего отдела Администрации области (приложение N 21).
3.2.28. Администрация области выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации области. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.
При пересылке копии документа Администрации области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.
Копии документов высылаются в подразделения Администрации области в соответствии со списком рассылки.
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой Администрации области, а также уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в Администрации области или ее структурном подразделении.
Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.
3.2.29. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
И.В. Петров
249 54 67
3.2.30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.31. Отметка о поступлении документа в Администрацию области содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
3.2.32. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницы справа.
3.2.33. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в Администрации области.
3.3. Бланки документов. Правила оформления реквизитов на бланках.
3.3.1. Глава Администрации (Губернатор) области, первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор, первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области, заместители Главы Администрации (Губернатора) области используют соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
3.3.2. Документы изготавливаются на бланках согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Устанавливаются два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге.
3.3.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТу Р 6.30-2003 или приложениями NN 4, 5 к настоящей Инструкции.
3.3.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
3.3.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.3.6. Для Администрации области, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи (приложение N 6).
3.3.7. Бланк письма Администрации области включает в себя реквизиты: 02, 08, 09, при необходимости: 04, 05, 06 и ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов: 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 18, 19.
3.3.8. В Администрации области, кроме указанных выше, применяются следующие гербовые бланки:
бланк указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области (приложение N 7);
бланк распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области (приложение N 8);
бланк постановления Администрации Ростовской области (приложение N 9);
бланк распоряжения Администрации Ростовской области (приложение N 10);
бланк распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) (приложение N 11).
Для иностранной переписки используется бланк "Администрация Ростовской области" с русскими и английскими реквизитами (приложение N 12).
3.3.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы Администрации (Губернатора) области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.
3.4. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
3.4.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".
3.4.2. Гербовые бланки Администрации области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографиях по заявкам общего отдела и подлежат учету.
3.4.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведется в общем отделе раздельно по видам бланков в журналах (приложение N 13).
3.4.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители подразделений.
3.4.5. Органы исполнительной власти Ростовской области, в пределах осуществления возложенных функций и задач, используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст "Администрация Ростовской области" печатается шрифтом размера 16 пт, название областного органа исполнительной власти располагается под текстом "Администрация Ростовской области" и печатается шрифтом размера 15 пт.
3.4.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.
3.4.7. Испорченные в структурных подразделениях бланки Администрации области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.
3.4.8. Регистрационно-учетные формы учета бланков включаются в номенклатуру дел Администрации области.
3.4.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом Администрации области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом.
4. Подготовка и оформление проектов правовых актов
4.1. Порядок подготовки и оформления проектов указов Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату).
4.1.1. Согласование оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления Администрации Ростовской области, распоряжения Администрации Ростовской области, распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) (далее по разделу - проект) в нижней его части и на листе согласования.
На приложениях к проектам визы проставляются также на последнем листе приложения. Приложения, состоящие из цифр, визируются постранично.
При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись.
Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Порядок визирования проектов изложен в Регламенте Администрации Ростовской области.
4.1.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.
Проекты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
4.1.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 27.10.2006 N 114 "Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области";
сокращенное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 27.10.2006 N 114.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
4.1.4. В проектах употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих - допускается сокращенное.
4.1.5. При подготовке проектов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New RomaN, начертание - обычный, размером 14 пт; одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца - по ширине с отступом первой строки на 1,27 см.
Устанавливаются следующие поля документа:
верхнее - 1,25 см;
левое - 2,3 см;
правое - 1,5 см;
нижнее - 2 см.
4.1.6. Проекты имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита "подпись" указывается наименование органа, структурного подразделения, должностного лица, вносящего проект.
Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
4.1.7. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30 знаков.
4.1.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении - распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Администрации Ростовской области завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
При наличии приложений к проекту на них делается ссылка в тексте, например: согласно приложению N 1 или: (приложение N 1).
4.1.9. Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами. Слова "Глава Администрации (Губернатор) области" печатаются с отступом на 1,27 см от левой границы текстового поля:
Глава Администрации
(Губернатор) области инициалы, фамилия
4.1.10. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником общего отдела.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 междустрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см при книжной ориентации страницы, 19 см - при альбомной) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака "N".
Например:
Приложение N 1
к постановлению
Администрации
Ростовской области
от 17 марта 2006 г. N 315
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех цифр через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
4.1.11. Тексты указов Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений Администрации Ростовской области, распоряжений Администрации Ростовской области печатаются на бланках в службе нормативных документов. Тексты распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату) печатаются в структурных подразделениях Администрации области.
4.1.12. Регистрация подписанных актов производится в соответствии с Регламентом Администрации Ростовской области с использованием регистрационных форм (карточек) на каждый вид документа (приложение N 14).
4.1.13. Тиражирование правовых актов обеспечивает служба нормативных документов. Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку копии документов вместе с копиями информационных листов (листов рассылки) передаются в канцелярию общего отдела (далее - канцелярия). В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
4.1.14. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании в типографии - в 5-дневный срок, в федеральные органы - еженедельно.
Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Администрации Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания - министерству финансов области, министерствам, комитетам, департаментам и т.п., инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.
Правовые документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
Правовые акты направляются муниципальным образованиям области, входящим в систему электронного документооборота, или пересылаются по локальной вычислительной сети Администрации Ростовской области администратору электронной почты государственной автоматизированной системы "Выборы" Избирательной комиссии Ростовской области (далее - ГАС "Выборы"). Информацию о получении документов на местах обеспечивают системные администраторы ГАС "Выборы".
Служба нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов в Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании договоров представляет бумажные и электронные копии документов в информационные агентства.
4.2. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Главы Администрации (Губернатора) области.
4.2.1. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее - законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным собранием Ростовской области общего отдела (далее по разделу - сектор) должны быть представлены:
основание для подготовки законопроекта;
текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 11 пт: "ПРОЕКТ внесен Главой Администрации (Губернатором) области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Администрации области, ответственного за разработку законопроекта)";
пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).
4.2.2. Регистрация законопроекта в секторе включает:
присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение N 15), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);
выдачу бланков, необходимых для осуществления согласования законопроекта в Администрации области (мягкая обложка для законопроекта, лист согласования);
проставление на выданных бланках штампа сектора (приложение N 21) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;
определение в листе согласования должностных лиц, с которыми законопроект должен быть согласован в обязательном порядке.
4.2.3. Законопроект, приложения к нему и материалы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с помощью программы Microsoft Office Word, шрифтом Times New RomaN, 14 пт, с одинарным междустрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки на 1,27 см.
Допускается представление на бумажном и магнитном носителях текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.
4.2.4. Законопроект, приложения к нему и материалы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Администрации области) и заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, ответственными за подготовку законопроекта.
Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.
Приложения с цифровыми данными визируются постранично.
5. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов организационно-распорядительных документов
5.1. Протокол.
5.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
5.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
5.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.
5.1.5. Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
5.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.
Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение N 16).
5.2. Служебные письма.
5.2.1. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
5.2.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации Ростовской области, бланках должностного лица формата А4.
При подготовке проектов представлений Главы Администрации (Губернатора) области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии.
5.2.3. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Администрация Пролетарского района считает...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.2.4. Датой письма является дата его регистрации.
5.2.5. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
5.2.6. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, указания на приложение, если оно имеется, заключительной формы вежливости.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 1 февраля 2006 года; г. Ростов-на-Дону, 20 февраля 2006 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр"). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении"; "Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
Например:
Господину ____________
Председателю Правления
фонда _______________
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину ____________
Чрезвычайному и
Полномочному Послу
Официальное название страны
г. Москва
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор
и т.п.
Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия").
5.3. Телеграмма.
5.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные;
срочные;
обыкновенные.
5.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками канцелярии общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения NN 17, 18).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
5.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение N 19).
При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема 63" (приложение N 20).
5.4. Телефонограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
6. Изготовление, применение печатей и штампов
6.1. Изготовление печатей и штампов.
6.1.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации области, производится по разрешению заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами.
6.1.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом.
6.1.3. Все печати, штампы, в т.ч. факсимиле, регистрируются в общем отделе.
Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность общий отдел.
6.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Главы Администрации (Губернатора) области, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора и первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.
Письма-заявки об изготовлении с резолюцией заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами направляются через канцелярию в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.
6.2. Порядок применения печатей и штампов.
6.2.1. Гербовая печать Администрации области используется в соответствии с разделом XXII Регламента Администрации Ростовской области.
6.2.2. На актах Главы Администрации (Губернатора) области, Администрации области, подготовленных к тиражированию, проставляется печать службы нормативных документов.
6.2.3. На копиях документов по кадровым вопросам проставляется печать службы по работе с персоналом управления по кадровой и организационной работе Администрации области.
6.2.4. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать канцелярии.
6.2.5. Гербовая печать Администрации области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрации области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
6.2.6. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
6.2.7. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации (Губернатора) области, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора, первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.
6.3. Особенности учета и хранения печатей и штампов.
6.3.1. Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложения NN 21, 22).
Печати и штампы выдаются под расписку руководителям структурных подразделений.
6.3.2. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.
Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел.
6.3.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации области создается комиссия.
7. Организация документооборота и исполнения документов
7.1. Общие правила организации документооборота.
7.1.1. Движение документов в Администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот.
7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Ростовской области.
7.1.3. В Администрации области применяется информационная система электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело"). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело". Порядок работы с системой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
7.2. Прием, регистрация, отправка документов.
7.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производится канцелярией.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят регистрацию и направляются на рассмотрение адресату. Документ с резолюцией направляется исполнителям с соответствующей отметкой в системе "Дело".
7.2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
При обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе номер проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная".
Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.
7.2.3. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы, адресованные Главе Администрации (Губернатору) области, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатору, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области, заместителям Главы Администрации (Губернатора) области.
7.2.4. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Главе Администрации (Губернатору) области, регистрируется в канцелярии и в тот же день передается заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами, уполномоченному осуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовской области.
7.2.5. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений аппарата Администрации области, должностным лицам органов исполнительной власти области, регистрируются соответственно в этих подразделениях и органах.
7.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе "Дело".
7.2.7. Работники отделов Администрации области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в канцелярию и получают документы из этого подразделения два раза в день (в 10 и 15 часов).
На документах, поступивших до 15 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15 часов - регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
7.3. Регистрация поступающих документов.
7.3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело" (приложение N 23).
7.3.2. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
7.3.3. Документы, поступившие в Администрацию области, канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, классификатором структурных подразделений аппарата Администрации области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
7.3.4. Регистрация документов производится в системе "Дело". Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 24), регистрируются в канцелярии. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.
7.3.5. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
7.3.6. При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.
7.3.7. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступна работникам Администрации области в соответствии с заданными правами доступа.
7.3.8. В приемной руководителя в регистрационную карточку системы "Дело" вносится содержание резолюции рассмотренного руководителем документа, при необходимости ставится на контроль выполнение поручения. Регистрационная карточка передается исполнителю.
7.3.9. Срок рассмотрения документов с момента их регистрации до передачи на исполнение - не более трех дней.
8. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи
8.1. Электронная почта и факсимильная связь - один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями как внутри Администрации области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.
8.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования".
8.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Администрации области.
8.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.
8.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.
8.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
8.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает отдел электронно-информационного обеспечения.
8.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
9. Учет количества документооборота
9.1. Учет количества документооборота за определенный период времени ведется в канцелярии с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.
9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Учет количества документов может проводиться по Администрации области в целом или по отдельным подразделениям.
Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по форме (приложение N 25).
10. Контроль исполнения документов
10.1. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие соответствующую отметку. Контролируемые документы регистрируются в системе "Дело" для учета и сортируются по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.
10.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления;
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (форме) в приемной руководителя.
10.3. Во всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно вносит изменения в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган - автор документа.
10.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа.
10.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
10.6. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль.
Снятие документа с контроля и направление его в дело оформляется отметкой об исполнении документа, в которую входят:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
дата;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
10.7. В регистрационной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
11. Рассмотрение обращений граждан
В Администрации области централизованный учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.
11.1. Регистрация и рассмотрение обращений.
11.1.1. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), полученные по почте, регистрируются количественно канцелярией, проставляются штамп и дата. В тот же день до 11 часов сотрудники отдела по работе с обращениями граждан получают в канцелярии корреспонденцию по количеству под роспись и проводят ее обработку и регистрацию. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию области.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема и непосредственно в Администрацию области, регистрируются отделом по работе с обращениями граждан.
В отделе по работе с обращениями граждан на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляются дата поступления письма и регистрационный номер. При повторных обращениях граждан в регистрационно-контрольной форме делается отметка "Повторно".
Поступившие в адрес руководителей Администрации области письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются канцелярией непосредственно в приемную руководителя, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается помощником руководителя в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.
В отделе по работе с обращениями граждан сверяются указанные в письме и на конверте фамилия, имя, отчество, адрес автора. Обращение проверяется на повторность и регистрируется в контрольно-регистрационной форме. Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.
11.1.2. Полученные обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной форме (приложение N 26), в которой указываются:
фамилия, инициалы заявителя, его адрес;
дата регистрации обращения, сроки рассмотрения;
социальное положение и (при необходимости) право на льготы автора обращения;
если от данного автора поступило более одного обращения, то для всех последующих уточняется, являются ли они повторными, пометка об этом делается в компьютерной базе данных;
тип обращения согласно тематическому классификатору;
краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель.
Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.
Если обращение направлено из другого государственного органа власти или администрации муниципального образования, других организаций, то отмечается:
откуда оно поступило;
регистрационный номер;
дата сопроводительного письма.
На каждое обращение заводится дело с указанием всех реквизитов письма и отмеченных данных заявителя.
11.1.3. По содержанию каждого обращения специалист отдела по работе с обращениями граждан определяет исполнителя в соответствии с распоряжением Администрации Ростовской области от 11.08.2004 N 391 "О распределении обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями" и направляет обращение по принадлежности.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению обращения граждан, адресованные структурным подразделениям Администрации области, областным органам исполнительной власти или должностным лицам.
Ежедневно, в 17 часов или по утвержденному графику, помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора) области или другие уполномоченные на это лица получают письменные обращения граждан по курируемым вопросам в отделе по работе с обращениями граждан под роспись, при этом проверяются установленные реквизиты письменного обращения, наличие указанных автором вложений и приложений. Обращение также уточняется на повторность.
Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в отдел по работе с обращениями граждан и до передачи исполнителю, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать трех дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.
Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя отдел по работе с обращениями граждан.
При необходимости срочной передачи материалов дела на доклад в течение дня специалист отдела по работе с обращениями граждан имеет право получить его из соответствующей приемной и передать по назначению под роспись.
11.1.4. Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями, передается в отдел по работе с обращениями граждан помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и других руководителей или по их поручению непосредственными исполнителями для отметки в компьютерной базе данных.
В ответах заявителям указывается, каким федеральным органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.
Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела до момента передачи его в отдел по работе с обращениями граждан несет исполнитель, указанный первым в поручении.
11.1.5. Поступившие в Администрацию области обращения граждан из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются отделом по работе с обращениями граждан с пометкой об этом Главе Администрации (Губернатору) области или его заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям.
11.1.6. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению областных органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований, иных органов и организаций, не требующие контроля вышестоящими органами власти, направляются на рассмотрение в соответствующие органы и организации непосредственно отделом по работе с обращениями граждан, о чем своевременно информируется заявитель. Ответственность за правомерность направления писем исполнителям возлагается на начальника отдела по работе с обращениями граждан.
11.1.7. Оформленный документ передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа "В дело" или продлении контроля рассмотрения обращения. Списанные ответы вместе с письмом, сопроводительными документами, находящимися в деле обращения, передаются в отдел по работе с обращениями граждан непосредственным исполнителем или уполномоченным на это лицом.
11.1.8. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются тем заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, кому поручено рассмотреть их или кому они направлены отделом по работе с обращениями граждан.
11.1.9. Ответы на контрольные письма анализируются на предмет полноты информации о решениях вопросов, поставленных в обращениях граждан, в отделе по работе с обращениями граждан. В регистрационно-контрольной форме отмечаются дата поступления ответа, результаты рассмотрения обращения и краткое содержание ответа исполнителя.
11.1.10. При использовании регистрационно-контрольных карточек для обеспечения учета, справочной работы, контроля исполнения поручений по обращениям карточки могут формироваться по алфавиту, тематике вопросов, порядковым номерам и другим признакам.
11.1.11. Запрещается направлять обращения (жалобы) граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых в них обжалуются.
11.2. Сроки рассмотрения обращений.
11.2.1. Письменное обращение, поступившее в Администрацию области, рассматривается по компетенции в течение 30 дней со дня его регистрации.
11.2.2. В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены Главой Администрации (Губернатором) области, его заместителями либо уполномоченным на это должностным лицом, но не более чем на 30 дней.
Для отметки о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует отдел по работе с обращениями граждан и письменно уведомляет заявителя о новых сроках исполнения.
11.3. Личный прием граждан.
11.3.1. Личный прием граждан осуществляется Главой Администрации (Губернатором) области, его заместителями по вопросам, отнесенным к их ведению.
11.3.2. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к руководителям Администрации области в соответствии с вопросами, отнесенными к их ведению согласно распределению обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, организация проведения личного приема возлагаются на начальника отдела по работе с обращениями граждан.
При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации области, начальник отдела дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем, оказывает правовую помощь. За два дня до начала приема материалы по приему граждан передаются помощнику заместителя Главы Администрации (Губернатора) области для ознакомления и выработки проекта решения по затрагиваемым вопросам. Данные о гражданах, записанных на прием, регистрируются в компьютерной базе данных, в карточке учета приема посетителей (приложение N 27) и журналах при приеме руководителями Администрации области (приложения NN 28, 29).
11.3.3. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
11.3.4. Карточки учета приема посетителей вместе со всеми материалами за подписью лица, ответственного за прием, передаются в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации и направления непосредственным исполнителям для рассмотрения. Контроль за исполнением принятых решений осуществляет руководитель, проводивший прием граждан.
11.3.5. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
11.3.6. Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах в составе информационных групп, подготовка ответов в соответствии с поручениями руководителей по итогам приемов возлагаются на секретарей информационных групп, которые организуют делопроизводство и контроль исполнения поручений.
Рассмотрение принятых на выездных приемах писем проводится в соответствии с установленным Инструкцией порядком.
11.4. Работа с отдельными видами обращений.
11.4.1. Поступившие в канцелярию письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области, отражающие обращения к ним граждан, регистрируются канцелярией количественно и передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.
11.4.2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, органы государственной власти вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения органам государственной власти, органам местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
11.4.3. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации (Губернатор) области или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
11.4.4. Письма, переданные Главе Администрации (Губернатору) области во время его встреч с жителями области, регистрируются и рассматриваются безотлагательно, ставятся на контроль. Итоги их рассмотрения направляются в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области для последующего доклада Главе Администрации (Губернатору) области.
11.5. Организация работы архива обращений граждан.
11.5.1. В архиве отдела по работе с обращениями граждан хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки и др.), списанные "В дело" руководством Администрации области.
11.5.2. В архив передаются как завершенные делопроизводством дела, так и обращения граждан, рассмотрение которых не завершено. В каждом деле проверяются наличие всех документов и отметки о списании "В дело", о чем в описи дела ставятся соответствующая отметка и роспись ответственного специалиста.
11.5.3. Комплектование архива ведется по регистрационному принципу.
11.5.4. Документы поступают в архив в обязательном порядке после ввода (или корректировки) в электронной базе данных.
11.5.5. На выданный из архива для временного пользования материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии специалиста, получившего материал, и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается.
11.5.6. Дела с обращениями граждан хранятся в архиве отдела по работе с обращениями граждан в течение двух лет, затем сдаются в архив Администрации области в установленном порядке.
12. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
12.1. Составление номенклатуры дел.
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, образующиеся в Администрации области, их виды, состав и содержание.
12.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 30) и сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 31).
12.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника Государственного архива Ростовской области и архива Администрации области, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
12.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений.
12.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации области подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации не было структурных изменений.
12.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
12.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрации области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.
12.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
12.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации области.
12.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
12.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с руководителями промышленных предприятий области по выполнению госзаказа".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
12.1.13. Если в течение года в Администрации области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
12.2. Формирование и оформление дел.
12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
12.2.2. Дела формируются в Администрации области, как правило, в структурных подразделениях.
12.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
12.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
12.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, правовые документы Администрации области и Законодательного Собрания Ростовской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегии Администрации Ростовской области группируются в два дела: решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления Администрации Ростовской области, распоряжения Администрации Ростовской области группируются отдельно от распоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи специалиста общего отдела.
12.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 32); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 33); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 34); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
12.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Администрация Ростовской области" указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Администрации области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным отделом; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
12.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.3. Организация оперативного хранения документов.
12.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
12.3.2. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
12.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
12.3.4. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Администрации области.
13. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Администрации области являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Администрации области.
13.1. Экспертиза ценности документов.
13.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
13.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.
В состав комиссии в обязательном порядке включаются заведующий канцелярией и по согласованию сотрудник Государственного архива Ростовской области.
Председателя комиссии назначает заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами.
13.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается распоряжением Администрации Ростовской области.
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
13.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
13.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
13.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение N 35). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.
13.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации области.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи.
13.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
13.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области (приложения NN 36, 37, 38).
13.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
13.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации области (приложение N 39).
13.1.13. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Администрации области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к фонду и предисловия к ним.
13.2. Подготовка и передача документов в архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений Администрации области.
13.2.1. В архив Администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
13.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации области.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
13.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
13.3. Архив Администрации области.
13.3.1. В Администрации области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет специалист общего отдела.
13.3.2. В своей практической деятельности работник архива в работе с документами руководствуется методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Администрации области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Администрации области, Регламентом Администрации Ростовской области, номенклатурой дел.
13.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
13.3.4. Дела временного хранения (до трех лет) передаче в архив Администрации области не подлежат.
Документы хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по месту в установленном порядке.
13.3.5. В исключительных случаях в архив Администрации области передаются на временное хранение документы бухгалтерии, канцелярии, отдела по работе с обращениями граждан, контрольного управления, секретариата Главы Администрации (Губернатора) области.
13.3.6. Передача дел в архив Администрации области осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.
13.3.7. Прием каждого дела производится по описи. В конце экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи сотрудников, принявших и передавших дела.
13.3.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
13.3.9. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений с разрешения начальника общего отдела под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более трех дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника общего отдела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника общего отдела с заменой в деле заверенной копией документа и акта о причинах выдачи подлинника.
14. Машинописные, копировально-множительные,
стенографические работы
14.1. Машинописные работы.
14.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в бюро машинописных и копировально-множительных работ общего отдела (далее - бюро).
Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкцией.
14.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области.
Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.
14.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
14.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя.
Основанием для выполнения машинописных работ является заполненный бланк заказа (приложение N 40), подписанный руководителем структурного подразделения и согласованный с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года.
Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью.
14.1.5. Объем выполненных машинописных работ подлежит учету в бюро. Использованные при печатании номерные бланки учитываются в журнале с указанием номера бланка.
14.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.
Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений.
Машинописные работы выполняются:
срочные - в течение трех часов;
менее срочные - в течение одних суток;
несрочные - в течение трех дней.
Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.
14.1.7. Прием документов на печатание прекращается за один час до окончания рабочего дня.
14.1.8. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в структурном подразделении заказчику передается электронная копия документа.
Повторная печать документа и его редактирование выполняются при наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа.
14.2. Копировально-множительные работы.
14.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации области ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
14.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 40).
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Администрации области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение одного года.
14.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы бюро.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.
14.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
14.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
14.3. Тиражирование документов.
Тиражирование документов с расходом более 250 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится в типографии в соответствии с порядком, установленным самой типографией.
14.4. Выполнение стенографических работ (звукозапись).
14.4.1. Звукозапись мероприятий в Администрации области осуществляется в соответствии с разделом XXIII Регламента Администрации Ростовской области.
14.4.2. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, осуществляет бюро.
14.4.3. При расшифровке стенографической звукозаписи на лицевой стороне последнего листа стенограммы указываются фамилия должностного лица, ответственного за расшифровку записи, дата.
14.4.4. Выдача электронных копий расшифрованных стенографических звукозаписей и ознакомление с ними осуществляется с разрешения начальника общего отдела.
Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится в течение одного года у начальника общего отдела, после чего подлинники формируются в дела и передаются на архивное хранение.
Расшифрованные звукозаписи уничтожаются по акту по истечении одного года.
Начальник общего отдела
|
Администрации области |
Г.В. Павлятенко |
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Схема
расположения реквизитов и границ зон углового бланка
Формат А4
| 20 | 73 | | 88 | 10 |
|<-->|<----------------->| |<----------------->|<-->|
-------+----+-------------------+---+-------------------+----+-----
| 3 || | | | | | |
| ---+----+-------------------+---+-------------------| | |
| | 17||01 02 | | 16 19| | |
51| | || 03 | | | | |
| |----+-------------------| |-------------------| | |
| | |08 09 10 | | 15 | | |
| | |04 05 06 07| | | | |
-------+----+-------------------| | | | |
| | |11 12 | | | | |
22| | |13 | | | | |
| | |14 | | 17 | | |
-------+----+-------------------| | | | |
18| | |18 | | | | |
-------+----+-------------------/ \-------------------| | |
| |20 | | |
| | | | |
| | | | | 297
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
---+----+-------------------------------------------| | |
20|| |21 22 | | |
|| | | | |
-------+----+-------------------------------------------| | |
| | |23 24 25 | | |
| | |27 | | |
40| ---+----+-------------------------------------------| | |
| || |28 30 26 29 | | |
| 16|| | | | |
| || | | | |
-------+------------------------------------------------| | |
20|| | | |
|| | | |
---+-----------------------------------------------------+-----
| 210 |
|<--------------------------------------------------->|
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Схема
расположения реквизитов и границ зон продольного бланка
Формат А4
| 20 | | 10 |
|<-->| |<-->|
-------+----+-------------------------------------------+----+-----
| 3|| | | |
| ---+----+-------------------------------------------| |
| | ||01 02 03 16 19| |
| | 17|| | |
| | || | |
| |----+-------------------------------------------| |
| | ||08 09 10 | |
73| | 20||04 05 06 07 | |
| | || | |
| ---+----+-------------------------------------------| |
| | 10||11 12 15 | |
| | || | |
| |----+-------------------------------------------| |
| | |13 14 | |
| | | | |
-------+----+-------------------------------------------| |
18| | |18 17 | |
| | | | |
-------+----+-------------------------------------------| |
| |20 | |
| | | |
| | | |297
| | | |
| | | |
| | | |
---+----+-------------------------------------------| |
20|| |21 22 25 | |
|| | | |
-------+----+-------------------------------------------| |
| | |23 24 26 | |
| | |27 | |
40| ---+----+-------------------------------------------| |
| || |28 30 29 | |
| 16|| | | |
| || | | |
-------+------------------------------------------------| |
20|| | |
|| | |
---+-----------------------------------------------------+-----
| 210 |
|<--------------------------------------------------->|
| |
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образцы
бланков резолюций
Формат А6
/----------------------------------\ /-----------------------------------\
|Глава | |Первый заместитель Главы |
|Администрации (Губернатор) | |Администрации (Губернатора) |
|Ростовской области | |Ростовской области - |
| | |Вице-губернатор |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
|к вх. N _____ от ________ 200__ г.| |к вх. N _____ от _________ 200__ г.|
|N __________ от _________ 200__ г.| |N __________ от _________ 200__ г. |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
| | | |
| | | |
| | | |
\----------------------------------/ \-----------------------------------/
/----------------------------------\ /-----------------------------------\
|Первый заместитель Главы | |Заместитель Главы Администрации |
|Администрации (Губернатора) | |(Губернатора) Ростовской области по|
|Ростовской области | |организационной, кадровой работе |
| | |и вопросам местного самоуправления |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
|к вх. N ____ от _________ 200__ г.| |к вх. N _____ от _________ 200__ г.|
|N __________ от _________ 200__ г.| |N __________ от _________ 200__ г. |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
| | | |
| | | |
| | | |
\----------------------------------/ \-----------------------------------/
/----------------------------------\ /-----------------------------------\
|Заместитель Главы Администрации | |Заместитель Главы Администрации |
|(Губернатора) Ростовской области -| |(Губернатора) Ростовской области |
|управляющий делами | | |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
|к вх. N ____ от _________ 200__ г.| |к вх. N _____ от _________ 200__ г.|
|N __________ от _________ 200__ г.| |N __________ от _________ 200__ г. |
|----------------------------------| |-----------------------------------|
| | | |
| | | |
| | | |
\----------------------------------/ \-----------------------------------/
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец бланка должностного лица
Изображение
Герба Ростовской области
Заместитель Главы
Администрации
(Губернатора)
Ростовской области -
управляющий делами
ул. Социалистическая, д. 112,
г. Ростов-на-Дону, 344050
E-mail: rra@doNpac.ru
http://www.doNlaNd.ru
________________ N ________
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления письма на бланке
Изображение Герба
Ростовской области
Администрация Председателю Правительства
Ростовской области Российской Федерации
ул. Социалистическая, д. 112, ------------------------------
г. Ростов-на-Дону, 344050 (инициалы, фамилия)
E-mail:rra@doNpac.ru
http://www.doNlaNd.ru
------------------------------
________________N________ (почтовый адрес)
(заголовок ("о чем?")
____________________________
____________________________
Уважаемый _______________________________________!
(имя, отчество)
(текст письма)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.
Начальник
общего отдела Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец углового бланка
структурного подразделения или должностного лица
Изображение Герба
Ростовской области
Администрация
Ростовской области
Региональная служба
государственного
строительного надзора
Ростовской области
ул. Социалистическая, д. 112,
г. Ростов-на-Дону, 344050
тел./факс (8632)___________
ОГРН_______________________
ИНН/КПП 000000000/000000000
(для подразделения при наличии)
_______________ N __________
На N______ от ______________
/- -\
| |
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
указа Главы Администрации (Губернатора)
Ростовской области
Цветное изображение Герба Ростовской области
Указ
Главы Администрации
(Губернатора)
Ростовской области
----------------- N ---------------- г. Ростов-на-Дону
(заголовок (о чем?)
______________________________
______________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
(постановляющая часть)
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
1.1. _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
Указ вносит
_____________________
_____________________
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
распоряжения Главы Администрации (Губернатора)
Ростовской области
Изображение Герба Ростовской области
Глава Администрации (Губернатор)
Ростовской области
Распоряжение
----------------- N ---------------- г. Ростов-на-Дону
(заголовок (о чем?)
_____________________________
______________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
(распорядительная часть)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
Распоряжение вносит
_____________________
_____________________
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
постановления Администрации Ростовской области
Изображение Герба Ростовской области
Администрация Ростовской области
Постановление
----------------- N ---------------- г. Ростов-на-Дону
(заголовок (о чем?)
______________________________
______________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
Постановляю:
(постановляющая часть)
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
Постановление вносит
_____________________
_____________________
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
распоряжения Администрации Ростовской области
Изображение Герба Ростовской области
Администрация Ростовской области
Распоряжение
----------------- N ---------------- г. Ростов-на-Дону
(заголовок (о чем?)
______________________________
______________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
(распорядительная часть)
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
Распоряжение вносит
_____________________
_____________________
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату)
Изображение Герба Ростовской области
Администрация Ростовской области
Распоряжение
(по аппарату)
----------------- N ---------------- г. Ростов-на-Дону
(заголовок (о чем?)
______________________________
______________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
(распорядительная часть)
____________________________________________________________________
________________________________________________________________________:
Заместитель Главы
Администрации (Губернатора)
области - управляющий делами Личная подпись инициалы, фамилия
Распоряжение вносит
---------------------------
---------------------------
Примечание.
Подписывают распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату):
первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор;
первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области;
заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами.
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец бланка письма на иностранном языке
Формат А4
Изображение Герба Ростовской области
Администрация AdmiNistratioN
Ростовской области of the Rostov regioN
ул. Социалистическая, д. 112, Socialisticheskaya st., 112,
г. Ростов-на-Дону, 344050 Rostov-oN-DoN, 344050, Russia
Тел.: ____________________ Тел.: _____________________
____________________ _____________________
Факс: ____________________ Факс: _____________________
____________________ _____________________
______________ N _________ ______________ N __________
На N _____________________ На N ______________________
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Формы
журналов учета поступления и выдачи бланков
с изображением Герба Ростовской области
Журнал
учета поступления бланков с изображением
Герба Ростовской области
| N п/п |
Наименование вида бланка |
Дата поступления |
Номер сопроводительного документа |
Наименование организации- поставщика бланков |
Количество экземпляров |
Серия и номер бланков |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Журнал
учета выдачи бланков с изображением
Герба Ростовской области
| N п/п |
Наименование вида бланка |
Количество экземпляров |
Серия и номер бланков |
Наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков |
Расписка в получении |
Примечание (отметка об уничтожении и т.д.) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма
регистрации актов
| Карточка Указ Главы Администрации (Губернатора) области от ________________ N __________ |
|
Проект вносит ______________________________________________ Указ подписал ______________________________________________ (фамилия, и., о.) Дата начала оформления документа __________________________ |
| Карточка Распоряжение Главы Администрации (Губернатора) области от _________________ N __________ |
|
Проект вносит ______________________________________________ Распоряжение подписал ______________________________________ (фамилия, и., о.) Дата начала оформления документа ___________________________ |
| Карточка Постановление Администрации области от _________________ N __________ |
|
Проект вносит ______________________________________________ Постановление подписал _____________________________________ (фамилия, и., о.) Дата начала оформления документа ___________________________ |
| Карточка Распоряжение Администрации области от _______________ N __________ |
|
Проект вносит ______________________________________________ Распоряжение подписал ______________________________________ (фамилия, и., о.) Дата начала оформления документа ___________________________ |
| Карточка Распоряжение Администрации области (по аппарату) от ________________ N __________ |
|
Проект вносит ______________________________________________ Распоряжение подписал _____________________________________ (фамилия, и., о.) Дата начала оформления документа ___________________________ |
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма
журнала регистрации законопроектов
Журнал
регистрации проектов областных законов и постановлений
Законодательного Собрания Ростовской области
| N п/п |
Дата регистрации |
Наименование законопроекта |
Инициатор подготовки законопроекта |
Ответственный исполнитель (Ф.И.О., должность, контактный телефон) |
Основание для подготовки законопроекта |
Дата внесения в Законодательное Собрание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления протокола
Протокол
________________________ N _____
(дата заседания)
___________________________________
(место издания)
Заседания по:_________________________________
Председатель - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии
с инициалами в алфавитном порядке через запятую).
Повестка дня:
1. О порядке подготовки к конференции. (Фамилии, инициалы выступавших).
2. О...
1. Слушали:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
Выступили:
Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).
Постановили (решили):
1.1. Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председатель Личная подпись инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись инициалы, фамилия
Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления телеграммы (1)
Место
авансовой
печати
Телеграмма
Кому (должность, инициалы, фамилия)
Адрес (с указанием почтового индекса)
(текст телеграммы)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
-------------------------------------------------------------------------
ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050
"______" _______________ 200__ г.
Исп.: ___________________
Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления телеграммы (2)
Место
авансовой
печати
Телеграмма
Кому (должность, инициалы, фамилия)
Адрес (с указанием почтового индекса)
(текст телеграммы)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
-------------------------------------------------------------------------
ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050
"______" _______________ 200__ г.
Инициалы, фамилия исполнителя
Телефон исполнителя
Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления телеграммы (3)
Место
авансовой
печати
Телеграмма
По списку
(текст телеграммы)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
-------------------------------------------------------------------------
ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050
Инициалы, фамилия исполнителя
Телефон исполнителя
Расчет рассылки к исх. _______ от _____________
| N п/п |
Кому | Адрес |
| Президенту Республики ___________ (фамилия, имя, отчество) |
индекс_________________ город _________________ адрес _________________ |
|
| Губернатору ______________ области (фамилия, имя, отчество) |
индекс_________________ город _________________ адрес _________________ |
|
| Главе Администрации _______________ края (фамилия, имя, отчество) |
индекс_________________ город _________________ адрес _________________ |
Наименование Личная подпись инициалы, фамилия
должности исполнителя
"______" _______________ 200__ г.
Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образец
оформления телеграммы (4)
Место
авансовой
печати
Телеграмма
"Схема 63"
Главе муниципального
образования области
(текст телеграммы)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Глава Администрации
(Губернатор) области Личная подпись инициалы, фамилия
--------------------------------------------------------------------
ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050
"______" _______________ 200 __ г.
Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма журнала учета
выдачи печатей и штампов
Журнал
учета выдачи печатей и штампов
| N п/п |
Оттиски печатей и штампов |
Кому выдано | Дата возврата и расписка в приемке |
Примечание | ||
| наименование подразделения, где хранятся печати и штампы |
фамилия, инициалы ответственного лица |
дата и расписка в получении |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Образцы штампов,
применяемых в делопроизводстве
Администрации области
и ее подразделениях
| Вх. N _________________ "___" _______ 200 __ г. Канцелярия Администрации Ростовской области |
Размер в пределах 70 х 20 мм
/------------------------\
| Принят |
| в канцелярии |
| | Регистрационный штамп
| 07 июня 2006 |
| |
| Администрации |
| Ростовской области |
\------------------------/
Размер в пределах 60 х 40 мм
/-----------------------\
| Проект поступил | Штамп службы нормативных
| в службу нормативных | документов для проектов
| документов | правовых актов
\-----------------------/
Размер в пределах 55 х 20 мм
/----------------------------\
| Копия верна |
| |
|начальник службы нормативных|
| документов общего отдела |
| Администрации Ростовской | Штамп службы нормативных
| области | документов для заверения
|----------------------------| копий правовых актов
| |
|----------------------------|
| Ф.И.О. |
|----------------------------|
| Дата |
\----------------------------/
Размер в пределах 60 х 40 мм
/-----------------------------\
| Проект зарегистрирован |
| в секторе по взаимодействию | Штамп сектора
| с Законодательным Собранием | по взаимодействию с
| области | Законодательным Собранием
|-----------------------------| области для законопроектов
| N | "___" _______ 200_ г. |
\-----------------------------/
Размер в пределах 65 х 20 мм
/-----------------------\
| Подлежит возврату | Штамп для документов,
| до_______________ | подлежащих возврату
\-----------------------/
Размер в пределах 42 х 19 мм
/--------------\
| |
| Контроль | Контрольный штамп
| |
\--------------/
Размер в пределах 30 х 18 мм
Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма регистрации карточки
Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Перечень документов,
не подлежащих регистрации
канцелярией общего отдела
Администрации области
1. Документы комиссий Администрации области (справки, извещения, акты и др.).
2. Информационные материалы, присланные для сведения.
3. Статистические сведения.
4. Бухгалтерские документы.
5. Нормы расхода материалов.
6. Прейскуранты, копии.
7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
8. Повестки дня совещаний. Извещения.
9. Графики, наряды, разнарядки.
10. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени).
11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
12. Рекламная продукция.
Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма учета объема
документооборота
Примерная форма
сводки учета объема
документооборота
| Наименование структурного подразделения |
Входящие | Исходящие | Внутренние |
| по группам документов |
по корреспондентам |
по группам документов |
Итого
Специалист по делопроизводству Личная подпись инициалы, фамилия
Подписи_____________________________________________________________
Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма карточки учета обращений
| Код | Регистрационно-контрольная карточка (РКК) |
| Корреспондент Ф.И.О., адрес, телефон | |
| Предыдущие обращения от_________ N _____ от ________ N _____ | |
| Вид документа на л. |
|
| Автор, дата, индекс сопроводительного письма | |
| Дата, индекс поступления | |
| Краткое содержание | |
| Ответственный исполнитель | |
| Резолюция | |
| Автор резолюции | |
| Срок исполнения | |
| Ход исполнения | |||
| Дата передачи на исполнение |
Исполнитель | Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе |
Контрольные отметки |
| Дата, индекс (ответа) исполнения |
|||
| Адресат | |||
| Содержание | |||
| С контроля снял Подпись | |||
| Дело Том Листы Фонд Опись Дело |
|||
Порядок заполнения
регистрационно-контрольной
карточки (РКК)
В случае использования компьютерной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств компьютерной техники.
Лицевая сторона
регистрационно-контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей.
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы. Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы. Резолюция переносится с документа или записывается на личном приеме. Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении. В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (*) по классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки
Ход исполнения:
Графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю.
Графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа).
Графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса.
Графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п. Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело .., том .., листы : - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд .., опись .., дело : - проставляются после сдачи дела в архив.
Рекомендуется использовать карточки формата А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Приложение N 27
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма карточки учета
приема посетителей
Лицевая сторона карточки
Карточка учета приема посетителей
N ________ "______"__________ 200__г.
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество заявителя)
Место работы, занимаемая должность__________________________________
Адрес _____________________________________________________________
Краткое содержание заявления_______________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием_____________________________________________
Оборотная сторона карточки
Кому и что поручено,
дата_______________________________________________________________
Результат рассмотрения заявления___________________________________
___________________________________________________________________
Когда и кем дан ответ______________________________________________
Приложение N 28
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма журнала регистрации
приема граждан
Журнал регистрации приема граждан 200__ год
| N п/п |
Дата приема |
Фамилия, имя, отчество заявителя |
Адрес заявителя |
Краткое содержание заявления |
Фамилия ведущего прием |
Результат рассмотрения заявления |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 29
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма журнала регистрации предложений,
заявлений и жалоб граждан
Журнал регистрации предложений,
заявлений и жалоб граждан
| N п/п |
Дата поступле- ния |
Фамилия, имя, отчест- во и адрес заяви- теля |
Краткое содержание предложе- ния, заявления, жалобы |
От кого поступили предложе- ние, заявление, жалоба |
Кому икогда направле- но для исполне- ния |
Дата отправ- ки |
Краткое содержа- ние ответа |
Номер дела по номен- клату- ре |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение N 30
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма номенклатуры дел
структурного подразделения
Номенклатура дел
структурного подразделения
___________N______________
_____________________________
__________________________
(место составления)
______ на ________год____
| Индекс дела |
Заголовки дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Руководитель канцелярии Личная подпись инициалы, фамилия
дата
Одобрено Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЭПК архива
Администрации области Администрации области
от "_______" ___________ N _____ от "_______" ___________ N ______
Итоговая запись о категориях
и количестве дел,заведенных
в 200__ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого | |||
Руководитель канцелярии Личная подпись инициалы, фамилия
Форма сводной номенклатуры дел
Руководитель канцелярии Личная подпись инициалы, фамилия
дата
Одобрено Согласовано
Протокол ЭК Заместитель Главы Администрации
Администрации области (Губернатора) области -
управляющий делами
от "_______" ___________ N _____ от "_______" ___________ N _____
Приложение N 31
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Утверждаю
Заместитель Главы
Администрации (Губернатора)
области - управляющий делами
_________ __________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"______" ___________ 200___ г.
Номенклатура дел
_________N________
__________________
___________________
(место составления)
_____ на ________год__
| Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение N 32
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
____________________________________________________________________
/----------------------\
|Фонд N____________ |
|Опись N____________ |
|Дело N____________ |
\----------------------/
____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
Дело N _________ Том N ________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(дата)
/----------------------\ _________ на _______ листах_______
|Фонд N____________ | хранить
|Опись N____________ | __________________________________
|Дело N____________ |
\----------------------/
Приложение N 33
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела N _________
В дело подшито и пронумеровано ___________________________ листов.
(цифрами и прописью)
В том числе: литерные листы_______________________________________
пропущенные номера _____________________ + листов внутренней описи.
Наименование должности Личная подпись инициалы, фамилия
лица, составляющего
заверительную надпись
Приложение N 34
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма внутренней описи
документов дела
Внутренняя опись
документов дела
N ________________
| N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номер листов дела |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого
_____________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
______________________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Приложение N 35
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Перечень нормативно-методических
документов для определения сроков
хранения документов
1.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989, часть 2.
2.Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.М., 1973.
3.Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. М., 1998.
4.Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980.
5.Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.
6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. М., 2000.
Приложение N 36
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма титульного листа описи дел
постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения
и по личному составу
Государственный архив
Ростовской области
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _________________
Опись N ________________
____________________________________________________________________
(название описи)
____________________________________________________________________
(крайние даты дел)
Приложение N 37
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_____ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"____" _________ 200__ г.
Фонд N________________
Опись N________________
Делпостоянного хранения
за___________год_______
| N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела | Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с N__________ по N _______________________________________________
литерные номера:__________________пропущенные номера:____________.
Опись составил ___________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Заведующий ведомственным Личная подпись инициалы, фамилия
архивом (лицо, ответственное
за архив)
Дата
Утверждено Согласовано
Протокол ЭПК архива Протокол ЭК
Администрации области Администрации области
от "______" ___________ N ____ от "_______" ___________ N ______
Приложение N 38
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма описи дел по личному составу
Утверждаю
Наименование должности
руководителя
________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"____" _________ 200__ г.
Фонд N__________________
Опись N_________________
Дел постоянного хранения
за___________год________
| N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела | Дата дела |
Срок хранения дела |
Количество листов в деле |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с N__________ по N _______________________________________________
литерные номера:__________________пропущенные номера:____________.
Опись составил __________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Заведующий ведомственным Личная подпись инициалы, фамилия
архивом (лицо, ответственное
за архив)
Дата
Согласовано Согласовано
Протокол ЭПК архива Протокол ЭК
Администрации области Администрации области
от "______" ___________ N ____ от "_______" ___________ N ______
Приложение N 39
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма акта
Утверждаю
Заместитель Главы
Администрации (Губернатора)
области - управляющий делами
_______ __________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"______" ___________ 200___ г.
Акт
________ N______________
________________________
(место составления)
о выделении документов,
не подлежащих хранению
на основании ________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
_____________________________________________________________________
(с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________
(название фонда)
| N п/п |
Заголовок дела или группы дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Количество дел(томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _______________________________ дел за ____________________.
Описи дел постоянного хранения за ___________годы утверждены, а по
___________________________________________________________личному
составу согласованы с ЭПК архива Администрации области(протокол от
"_____"____________ 200__ г. N_______) __________________.
Архивист I категории Госархива Личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Одобрено
Протокол ЭК Администрации области
от "_______" ___________ N ______
Документы в количестве ___________________________________________
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от "__"__200__г. N__.
Ответственный за архив Личная подпись инициалы, фамилия
Изменения в учетные данные
внесены Личная подпись (инициалы, фамилия)
Дата
Приложение N 40
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Ростовской области
Форма
бланка заказа на машинописные
и множительные работы
Согласовано
Начальник общего отдела
__________________________
(подпись, дата)
Заказ
на машинописные и множительные работы
Приемная, отдел___________________________________________________
Наименование документа ___________________________________________
Количество листов____________ Количество экземпляров _____________
Способ размножения и масштаб _____________________________________
Расход бумаги ___________________ Срочность исполнения ___________
Руководитель подразделения _______________________________________
__________________________________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
Дата ________________________
Инициалы, фамилия и телефон исполнителя___________________________
|
<< Назад |
||
|
Содержание Постановление Администрации Ростовской области от 12 декабря 2006 г. N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству... |