Раздел 6. Описание процесса управления документацией

6. Описание процесса управления документацией

6.1. Блок-схема процесса управления документацией СМК

Действие (со ссылкой на пункт подраздела 6.2 настоящего стандарта)	Ответственный
Начало (вход) процесса: поступление информации, указывающей на возможность или необходимость разработки документа (п. 6.2.1)
1) Обоснование целесообразности подготовки проекта документа (п. 6.2.1)	Инициатор проекта
2) Разработка и оформление проекта документа (п. 6.2.2)	Инициатор проекта
3) Согласование проекта документа (п. 6.2.3)	Согласующее (визирующее) должностное лицо
4) Принятие решения о необходимости доработки документа (п. 6.2.4)	Согласующее (визирующее) должностное
5) Утверждение документа (п. 6.2.5)	Первое лицо Организации
6) Регистрация, размножение, рассылка и учет (п. 6.2.6)	Руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов
7) Использование и хранение документа (п. 6.2.7)	Руководители подразделений
8) Периодический анализ документа (п. 6.2.8)	Разработчик документа
9) Принятие решения о внесении изменений, пересмотре, отмене документа (п. 6.2.9)	Разработчик документа
10.1) Внесение изменений, пересмотр документа; 10.2) Отмена документа (п. 6.2.10)	Разработчик документа
11) Архивирование документа (п. 6.2.11)	Руководители подразделений
Конец (выход) процесса: уничтожение документа (п. 6.2.12)	Руководители подразделений

6.2. Содержание процесса управления документацией СМК

6.2.1. Обоснование целесообразности подготовки проекта документа

6.2.1.1. Потребность в разработке документа СМК определяется по следующим основаниям:

- управленческие решения первого лица Организации;

- требования нормативно-правовых актов, в том числе требования МС ИСО 9001, предусматривающие обязательное наличие соответствующего документа;

- результаты внутренних или внешних аудитов СМК;

- решения коллегии Администрации, в том числе принятые по результатам анализа СМК со стороны руководства;

- необходимость установления норм и правил в рамках исполняемых полномочий, регламентации видов деятельности, услуг, функций, с целью обеспечения их качественного выполнения и четкого разграничения ответственности.

6.2.1.2. Перед началом разработки проекта внутреннего документа СМК руководитель структурного подразделения-разработчика или должностное лицо, являющееся разработчиком документа (далее - инициатор проекта, разработчик документа), должен оформить и согласовать в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа, служебную записку о целесообразности подготовки проекта правового акта, которым будет утверждаться документ.

6.2.2. Разработка и оформление проекта документа

6.2.2.1. Общие требования к разработке и оформлению внутренних документов СМК

После согласования служебной записки о целесообразности подготовки проекта правового акта руководитель подразделения-разработчика документа обеспечивает подготовку проекта документа СМК и правового акта о его утверждении в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

При разработке внутреннего документа СМК учитываются требования взаимосвязанных с ним документов (в том числе внешнего происхождения), положения и термины с определениями по МС ИСО 9000, требования соответствующих пунктов МС ИСО 9001.

С целью идентификации и учета стандартов СМК, административных регламентов, стандартов услуг и стандартов публичных функций на стадии завершения их разработки подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, документам присваиваются идентификационные буквенно-цифровые коды.

Стандарты СМК имеют код вида: СТО-ХХ-YY, где:

- СТО - сокращенное обозначение слов "стандарт СМК организации";

- ХХ - двухзначный порядковый номер документа в пределах данного вида документа (например: 05, 11), нумерация делается сквозная для всех стандартов СМК, разработанных Администрацией города и ее органами;

- YY - двухзначный номер, указываемый только для отраслевого органа Администрации города, соответствующий его номеру согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту).

Административным регламентам присваивается код с привязкой к структурному подразделению Администрации города и ее органов, к полномочиям которого относится описываемый в регламенте процесс. Код имеет структуру вида: N АР-ХХХ-YY, где:

- АР - сокращенное обозначение слов "административный регламент";

- ХХХ - трехзначный порядковый номер регламента в пределах данного вида документа (например, 005, 109), нумерация делается сквозная для всех административных регламентов, разработанных Администрацией города и ее органами;

- YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту). В том случае, когда регламент является типовым, вместо "YY" вносится знак "Т".

Стандартам услуг и стандартам публичных функций присваиваются коды с привязкой к соответствующему административному регламенту, к которому они являются приложениями. Код стандарта услуги / публичной функции имеет структуру вида: N СТ-ХХХ-YY-Z.ZZ, где:

- СТ - сокращенное обозначение слова "стандарт";

- ХХХ - трехзначный порядковый номер административного регламента (см. присвоение кода административным регламентам);

- YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту);

- Z.ZZ - двух- или трехзначный номер административной процедуры, описываемой стандартом, соответствующий номеру того подраздела, в котором описывается данная процедура в разделе 3 "Административные процедуры" административного регламента (например, 3.2, 3.12). Допускается, при необходимости, в зависимости от построения раздела 3 в позиции "Z.ZZ" указывать только цифру "3". Номер "Z.ZZ" не указывается в том случае, если стандарт услуги или стандарт публичной функции разрабатывается как самостоятельный документ и разработка административного регламента не требуется ввиду специфики регламентируемого процесса (процедуры).

В структуру административного регламента входят схемы административных процедур, являющиеся приложениями к регламентам. Таким схемам присваиваются коды, имеющие структуру, аналогичную структуре кода стандартов услуг / публичных функций, при этом вместо аббревиатуры "СТ" указывается аббревиатура "СХ".

Положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям присваивается код, который представляет собой код соответствующего структурного подразделения или код соответствующей должности согласно утвержденному штатному расписанию Администрации города и ее органов - согласно "Требованиям к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиям к должностным инструкциям" (см. приложение 1 к настоящему стандарту).

Для документов, которым коды не присваиваются, идентификационными признаками служат их наименования, а также даты и номера правовых актов, которыми утверждены данные документы или изменения к ним.

6.2.2.2. Разработка Политики в области качества

Политика в области качества Администрации города Ростова-на-Дону является единым документом для Администрации города и ее отраслевых и территориальных органов.

Положения Политики в области качества формулируются с ориентацией на удовлетворение потребностей и ожиданий потребителей и обеспечивают основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов и их структурных подразделений, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов.

Ответственным за разработку Политики в области качества Администрации города является Мэр города.

Проект Политики в области качества подготавливается ПРК Администрации города и рассматривается на коллегии Администрации, после чего дорабатывается (при необходимости) и представляется на утверждение Мэру города. Политика утверждается постановлением Мэра города.

6.2.2.3. Разработка Целей в области качества

Цели в области качества должны быть конкретными, достижимыми, ограниченными во времени (иметь сроки), измеримыми (в количественном или качественном выражении, чтобы можно было оценить, достигнуты ли они, и, если достигнуты, то в какой степени), а также должны быть согласуемыми с утвержденной Политикой в области качества (т.е. их достижение в конечном итоге должно способствовать реализации утвержденной Политики в области качества) и соответствовать установленным полномочиям. Цели формулируются с ориентацией на постоянное улучшение деятельности, повышение результативности процессов СМК, что обеспечивается постановкой новых, более высоких целей в области качества по мере достижения намеченных целей.

При постановке целей в области качества следует учитывать, что они отличаются от полномочий тем, что основываются на этих полномочиях и конкретизируют их с упором на качество.

Например, полномочие: "выполнение - работ в соответствии с годовым планом -". Цель в области качества: "отделу - в срок до - сделать - с целью увеличения объемов - на - процентов" или "отделу - в срок до - сделать - с целью повышения показателя - до значения -").

Ответственным за разработку целей в области качества Организации является ПРК. Цели в области качества Организации разрабатываются на период до 3-х лет. Цели в области качества Организации утверждаются правовым актом первого лица Организации, проект которого подготавливается ПРК.

Ответственными за разработку целей в области качества структурных подразделений являются руководители данных подразделений. Цели в области качества разрабатываются для соответствующих подразделений Организации, перед которыми на основе прямых задач, функций и услуг, закрепленных за ними положениями о подразделениях, следует поставить конкретные задачи в области качества, достижение которых позволит добиться реализации утвержденной Политики в области качества.

Цели в области качества структурных подразделений разрабатываются на срок до 3-х лет. Цели в области качества конкретного структурного подразделения утверждаются заместителем первого лица Организации (по направлению деятельности) или руководителем структурного подразделения с предварительным согласованием у курирующего руководителя.

В соответствии с утвержденными целями в области качества разрабатываются планы и показатели результативности, по выполнению которых ежегодно оценивается достижение поставленных целей.

6.2.2.4. Разработка Регламента работы Администрации города и Регламентов работы органов Администрации города

Ответственность за разработку Регламента работы Администрации города / администрации района несет управляющий делами Администрации города / администрации района, за разработку Регламента работы отраслевого органа - заместитель руководителя данного органа (если заместителей несколько, то первый заместитель). Лицо, ответственное за разработку Регламента, организует и курирует работы по его разработке, а также последующей актуализации. Разработка конкретных глав Регламента осуществляется руководителями структурных подразделений, ответственными за участок работы, описываемый соответствующей главой документа.

Регламент состоит из следующих обязательных структурных элементов:

- титульный лист;

- содержание (указываются номера и заголовки глав и приложений, а также соответствующие номера страниц);

- текстовая часть, состоящая из глав, описывающих порядок осуществления определенных видов деятельности, обеспечивающих работу аппарата Администрации города, ее органов;

- приложения к главам Регламента, на которые имеются ссылки в тексте документа. Приложения располагаются в порядке их упоминания в конкретной главе документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение -- к главе -- Регламента" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация (формы каких-либо документов, записей, схемы, перечни документов).

6.2.2.5. Разработка Руководства по качеству

Ответственным за разработку Руководства по качеству, а также за его дальнейшую актуализацию является ПРК. В разработке Руководства по качеству непосредственное участие принимает отдел аудита. По усмотрению ПРК к разработке Руководства по качеству привлекаются руководители структурных подразделений, ответственных за участок работы, описываемый в конкретном разделе документа.

Требования Руководства по качеству формулируются путем конкретизации требований МС ИСО 9001 с учетом специфики деятельности Администрации города.

Руководство по качеству состоит из следующих обязательных структурных элементов:

- титульный лист;

- содержание (указываются номера и заголовки разделов и приложений, а также соответствующие номера страниц);

- введение (приводится краткая история, основания и виды деятельности Администрации, особенности ее организационной структуры и т.п.). Введение оформляется как самостоятельный раздел, который нумеруется в качестве нулевого;

- текстовая часть, состоящая из разделов 1-8:

1. Область применения. В этом разделе указывается, какие основные требования устанавливает Руководство по качеству, кем оно применяется и на какие виды деятельности распространяется, включая обоснование любых исключений;

2. Нормативные ссылки. В разделе указываются распорядительные и нормативно-правовые документы, на которые сделаны ссылки в документе и с учетом требований которых он разработан. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются ссылки на следующие нормативные документы", после чего приводят перечень документов с их датами, номерами, обозначениями, полными наименованиями;

3. Термины, определения и сокращения. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются термины и определения, приведенные в МС ИСО 9000, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже", после чего приводятся ключевые термины с их определениями, и продолжать раздел словами: "В настоящем документе применяются следующие сокращения", после чего приводятся принятые сокращения с расшифровками;

4, 5, 6, 7, 8 - разделы, содержащие конкретные требования к СМК, ее элементам, процессам (номера этих разделов совпадают с номерами разделов 4-8 МС ИСО 9001);

- приложения, на которые имеются ссылки в документе. Приложения располагаются в порядке их упоминания в тексте документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение ___ к Руководству по качеству" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация.

6.2.2.6. Административные регламенты

Ответственным за разработку административного регламента является руководитель структурного подразделения Организации, к полномочиям которого относится описываемый в документе процесс (услуга, функция).

Требования к структуре, содержанию и оформлению административных регламентов, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к административным регламентам" (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта.

6.2.2.7. Разработка стандартов СМК

Ответственным за разработку стандартов СМК является подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита. По усмотрению ПРК к разработке стандарта СМК привлекаются руководители структурных подразделений, участвующих в реализации описываемого вида деятельности.

Стандарты СМК имеют структуру, предусматривающую следующие обязательные элементы:

- титульный лист;

- текстовая часть, состоящая из следующих разделов:

1. Цель процесса (указывается, на основании каких документов разработан документ, какие основные требования он определяет, и цель процесса, которая достигается в результате осуществления процесса, регламентируемого данным стандартом);

2. Область применения (указывается, какими структурными подразделениями, должностными лицами должен применяться документ);

3. Нормативные ссылки (при наличии);

4. Термины, определения и сокращения (при необходимости);

5. Общие положения. Данный раздел содержит описание основных требований к процессу с учетом требований ИСО 9001, а также нормативно-правовых актов, требования которых должны соблюдаться при осуществлении данного процесса;

6. Описание процесса. В разделе приводятся конкретные требования к осуществлению процесса. Раздел состоит из двух подразделов:

- 6.1. Блок-схема процесса. Правила построения блок-схемы приведены в приложении 2 к настоящему стандарту. На уровне блок-схемы в табличной форме указывают наименование действий (этапов процесса) со ссылками на соответствующие пункты стандарта и лиц, ответственных за конкретный этап;

- 6.2. Содержание процесса. Приводится подробное описание порядка осуществления действий (этапов процесса) с указанием сроков, ответственных лиц и исполнителей, записей, образующихся в ходе осуществления процесса и их форм, со ссылками на необходимые документы;

7. Разделы, содержащие другие необходимые требования, не вошедшие в раздел 6 (при необходимости);

8. Контроль, анализ и оценка процесса (указываются способы контроля соблюдения требований к процессу, лицо, ответственное за контроль и оценку результативности процесса, периодичность оценки, критерии и показатели результативности процесса);

- приложения (при наличии), со словами "Приложение __ к стандарту СТО___".

6.2.2.8. Разработка положений о структурных подразделениях и должностных инструкций

Ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала несут руководители данных подразделений.

Требования к структуре, содержанию и оформлению положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиями к должностным инструкциям", утвержденными распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 11.07.2008 N 200 (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта.

6.2.2.9. Разработка требований, инструкций, положений, правил

Ответственным за разработку требований, инструкций, положений, правил является руководитель структурного подразделения, к полномочиям которого относится описываемый в документе вид деятельности.

Для требований, инструкций, положений, правил рекомендуется применять структуру, аналогичную структуре стандартов СМК. При этом может применяться только текстовое описание (без блок-схем). Заголовки разделам, содержащим описание порядка выполнения действий и определяющим ответственных лиц, присваивают в зависимости от излагаемых в них положений.

6.2.3. Согласование проекта документа

Проект документа проходит процедуру согласования в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Управляющий делами Администрации города или администрации района, заместитель руководителя отраслевого органа согласовывает внутренние документы СМК в том числе в качестве ПРК. В случае его отсутствия (выезд в командировку, отпуск и др.) процедура согласования документа откладывается на соответствующий срок.

Необходимость вынесения проекта документа на рассмотрение и обсуждение коллегией Администрации города определяет Мэр города по представлению ПРК.

6.2.4. Принятие решения о необходимости доработки документа

Если проект документа согласован (завизирован) всеми согласующими (визирующими) должностными лицами, он передается разработчиком в подразделение, уполномоченное на учет и рассылку документов, в том числе с электронной версией документа на дискете (или флеш-драйве), после чего осуществляются действия в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

При наличии разногласий по проекту документа согласующим (визирующим) должностным лицом оформляются замечания либо отдельной запиской к проекту документа, либо в тексте самого проекта, с простановкой личной подписи, и дальнейшие действия (доработка проекта, повторное согласование) осуществляются в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

6.2.5. Утверждение документа

Согласованный документ, если по нему у руководителя подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, нет замечаний, передается данным подразделением на подпись первому лицу Организации. В случае, если в документе обнаружены несоответствия, документ возвращается разработчику на доработку.

Процедура утверждения осуществляется в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Датой введения документа в действие (вступления в силу) является дата его утверждения. В случае, если для внедрения документа требуется выполнение каких-либо организационно-технических мероприятий, дату введения в действие устанавливают с учетом времени, необходимого на выполнение данных мероприятий. Организационно-технические мероприятия включаются в правовой акт об утверждении документа с указанием сроков и ответственных исполнителей.

6.2.6. Регистрация, размножение, рассылка и учет

Регистрация, размножение, рассылка и учет экземпляров утвержденного правового акта с прилагаемым внутренним документом СМК осуществляются подразделением, уполномоченным на учет и рассылку документов, в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Не допускается самостоятельная распечатка или размножение документов сотрудниками других подразделений во избежание непреднамеренного использования устаревших версий документов.

Учтенные копии Политики и целей Администрации города в области качества изготавливаются для всех структурных подразделений, а также должностных лиц, не входящих в структуру подразделений, Администрации города и ее органов.

Учтенные копии целей в области качества органов Администрации города изготавливаются для всех структурных подразделений соответствующих органов и их должностных лиц, не входящих в структуру подразделений.

Утвержденный внутренний документ СМК регистрируется подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, в электронном журнале регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) (см. приложение 3 к настоящему стандарту). Требования к ведению и хранению журналов регламентированы п. 7.2.4 настоящего стандарта.

6.2.7. Использование и хранение документа

Сотрудники Организации руководствуются в своей работе документами СМК в соответствии с областью их применения. Они должны быть ознакомлены с новыми или актуализированными документами перед их применением.

С Политикой и целями Администрации города в области качества должны быть ознакомлены все сотрудники Администрации города и ее органов, с целями в области качества органов Администрации города - все сотрудники соответствующих органов, с целями в области качества структурных подразделений Организации - все сотрудники соответствующих подразделений.

Ответственность за ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами и с изменениями к ним несут руководители данных подразделений. Они обеспечивают ознакомление персонала под роспись в листе ознакомления, где в табличном виде указываются: ФИО, подпись, дата ознакомления. В листе ознакомления предусматриваются свободные строки для ознакомления вновь принятых работников. Лист ознакомления хранится вместе с копией правового акта в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Условия хранения документов должны обеспечивать их доступность, быстрый поиск и сохранность, а также гарантировать их хранение в соответствующих папках отдельно от утративших силу документов, в том числе оставленных для каких-либо целей.

Контрольные экземпляры правовых актов об утверждении внутренних документов СМК и изменений к ним, а также об отмене документов, хранятся в архиве подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, в течение 6-ти лет, после чего передаются на постоянное хранение в МУ "Муниципальный архив г. Ростова-на-Дону" в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Ответственность за надлежащее хранение и состояние контрольных экземпляров документов несет руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов.

Выданные учтенные копии документов на бумажных носителях хранятся в приемных и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел подразделений. Ответственные за их использование, надлежащее хранение и состояние - руководители структурных подразделений, которые обеспечивают периодический (не реже одного раза в год) контроль хранения и состояния (по комплектности, читаемости) документов, хранящихся в подразделении.

Документы могут применяться в том числе в электронном виде посредством использования системы электронного документооборота "АИСС-Контроль". Электронные версии документов, утвержденных постановлением (или распоряжением) Мэра города, после их получения от подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, размещаются начальником организационно-аналитического отдела Администрации города в электронной системе "АИСС-контроль" в соответствующем разделе и открыты для просмотра в