Раздел 6. Описание процесса управления документацией

6. Описание процесса управления документацией

6.1. Блок-схема процесса управления документацией СМК

Действие (со ссылкой на пункт подраздела 6.2 настоящего стандарта)	Ответственный
Начало (вход) процесса: поступление информации, указывающей на возможность или необходимость разработки документа (п. 6.2.1)
1) Обоснование целесообразности подготовки проекта документа (п. 6.2.1)	Инициатор проекта
2) Разработка и оформление проекта документа (п. 6.2.2)	Инициатор проекта
3) Согласование проекта документа (п. 6.2.3)	Согласующее (визирующее) должностное лицо
4) Принятие решения о необходимости доработки документа (п. 6.2.4)	Согласующее (визирующее) должностное
5) Утверждение документа (п. 6.2.5)	Первое лицо Организации
6) Регистрация, размножение, рассылка и учет (п. 6.2.6)	Руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов
7) Использование и хранение документа (п. 6.2.7)	Руководители подразделений
8) Периодический анализ документа (п. 6.2.8)	Разработчик документа
9) Принятие решения о внесении изменений, пересмотре, отмене документа (п. 6.2.9)	Разработчик документа
10.1) Внесение изменений, пересмотр документа; 10.2) Отмена документа (п. 6.2.10)	Разработчик документа
11) Архивирование документа (п. 6.2.11)	Руководители подразделений
Конец (выход) процесса: уничтожение документа (п. 6.2.12)	Руководители подразделений

6.2. Содержание процесса управления документацией СМК

6.2.1. Обоснование целесообразности подготовки проекта документа

6.2.1.1. Потребность в разработке документа СМК определяется по следующим основаниям:

- управленческие решения первого лица Организации;

- требования нормативно-правовых актов, в том числе требования МС ИСО 9001, предусматривающие обязательное наличие соответствующего документа;

- результаты внутренних или внешних аудитов СМК;

- решения коллегии Администрации, в том числе принятые по результатам анализа СМК со стороны руководства;

- необходимость установления норм и правил в рамках исполняемых полномочий, регламентации видов деятельности, услуг, функций, с целью обеспечения их качественного выполнения и четкого разграничения ответственности.

6.2.1.2. Перед началом разработки проекта внутреннего документа СМК руководитель структурного подразделения-разработчика или должностное лицо, являющееся разработчиком документа (далее - инициатор проекта, разработчик документа), должен оформить и согласовать в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа, служебную записку о целесообразности подготовки проекта правового акта, которым будет утверждаться документ.

6.2.2. Разработка и оформление проекта документа

6.2.2.1. Общие требования к разработке и оформлению внутренних документов СМК

После согласования служебной записки о целесообразности подготовки проекта правового акта руководитель подразделения-разработчика документа обеспечивает подготовку проекта документа СМК и правового акта о его утверждении в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

При разработке внутреннего документа СМК учитываются требования взаимосвязанных с ним документов (в том числе внешнего происхождения), положения и термины с определениями по МС ИСО 9000, требования соответствующих пунктов МС ИСО 9001.

С целью идентификации и учета стандартов СМК, административных регламентов, стандартов услуг и стандартов публичных функций на стадии завершения их разработки подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, документам присваиваются идентификационные буквенно-цифровые коды.

Стандарты СМК имеют код вида: СТО-ХХ-YY, где:

- СТО - сокращенное обозначение слов "стандарт СМК организации";

- ХХ - двухзначный порядковый номер документа в пределах данного вида документа (например: 05, 11), нумерация делается сквозная для всех стандартов СМК, разработанных Администрацией города и ее органами;

- YY - двухзначный номер, указываемый только для отраслевого органа Администрации города, соответствующий его номеру согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту).

Административным регламентам присваивается код с привязкой к структурному подразделению Администрации города и ее органов, к полномочиям которого относится описываемый в регламенте процесс. Код имеет структуру вида: N АР-ХХХ-YY, где:

- АР - сокращенное обозначение слов "административный регламент";

- ХХХ - трехзначный порядковый номер регламента в пределах данного вида документа (например, 005, 109), нумерация делается сквозная для всех административных регламентов, разработанных Администрацией города и ее органами;

- YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту). В том случае, когда регламент является типовым, вместо "YY" вносится знак "Т".

Стандартам услуг и стандартам публичных функций присваиваются коды с привязкой к соответствующему административному регламенту, к которому они являются приложениями. Код стандарта услуги / публичной функции имеет структуру вида: N СТ-ХХХ-YY-Z.ZZ, где:

- СТ - сокращенное обозначение слова "стандарт";

- ХХХ - трехзначный порядковый номер административного регламента (см. присвоение кода административным регламентам);

- YY - двухзначный номер отрасли (учреждения) согласно таблице 2 приложения 4 к распоряжению Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту);

- Z.ZZ - двух- или трехзначный номер административной процедуры, описываемой стандартом, соответствующий номеру того подраздела, в котором описывается данная процедура в разделе 3 "Административные процедуры" административного регламента (например, 3.2, 3.12). Допускается, при необходимости, в зависимости от построения раздела 3 в позиции "Z.ZZ" указывать только цифру "3". Номер "Z.ZZ" не указывается в том случае, если стандарт услуги или стандарт публичной функции разрабатывается как самостоятельный документ и разработка административного регламента не требуется ввиду специфики регламентируемого процесса (процедуры).

В структуру административного регламента входят схемы административных процедур, являющиеся приложениями к регламентам. Таким схемам присваиваются коды, имеющие структуру, аналогичную структуре кода стандартов услуг / публичных функций, при этом вместо аббревиатуры "СТ" указывается аббревиатура "СХ".

Положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям присваивается код, который представляет собой код соответствующего структурного подразделения или код соответствующей должности согласно утвержденному штатному расписанию Администрации города и ее органов - согласно "Требованиям к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиям к должностным инструкциям" (см. приложение 1 к настоящему стандарту).

Для документов, которым коды не присваиваются, идентификационными признаками служат их наименования, а также даты и номера правовых актов, которыми утверждены данные документы или изменения к ним.

6.2.2.2. Разработка Политики в области качества

Политика в области качества Администрации города Ростова-на-Дону является единым документом для Администрации города и ее отраслевых и территориальных органов.

Положения Политики в области качества формулируются с ориентацией на удовлетворение потребностей и ожиданий потребителей и обеспечивают основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов и их структурных подразделений, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов.

Ответственным за разработку Политики в области качества Администрации города является Мэр города.

Проект Политики в области качества подготавливается ПРК Администрации города и рассматривается на коллегии Администрации, после чего дорабатывается (при необходимости) и представляется на утверждение Мэру города. Политика утверждается постановлением Мэра города.

6.2.2.3. Разработка Целей в области качества

Цели в области качества должны быть конкретными, достижимыми, ограниченными во времени (иметь сроки), измеримыми (в количественном или качественном выражении, чтобы можно было оценить, достигнуты ли они, и, если достигнуты, то в какой степени), а также должны быть согласуемыми с утвержденной Политикой в области качества (т.е. их достижение в конечном итоге должно способствовать реализации утвержденной Политики в области качества) и соответствовать установленным полномочиям. Цели формулируются с ориентацией на постоянное улучшение деятельности, повышение результативности процессов СМК, что обеспечивается постановкой новых, более высоких целей в области качества по мере достижения намеченных целей.

При постановке целей в области качества следует учитывать, что они отличаются от полномочий тем, что основываются на этих полномочиях и конкретизируют их с упором на качество.

Например, полномочие: "выполнение - работ в соответствии с годовым планом -". Цель в области качества: "отделу - в срок до - сделать - с целью увеличения объемов - на - процентов" или "отделу - в срок до - сделать - с целью повышения показателя - до значения -").

Ответственным за разработку целей в области качества Организации является ПРК. Цели в области качества Организации разрабатываются на период до 3-х лет. Цели в области качества Организации утверждаются правовым актом первого лица Организации, проект которого подготавливается ПРК.

Ответственными за разработку целей в области качества структурных подразделений являются руководители данных подразделений. Цели в области качества разрабатываются для соответствующих подразделений Организации, перед которыми на основе прямых задач, функций и услуг, закрепленных за ними положениями о подразделениях, следует поставить конкретные задачи в области качества, достижение которых позволит добиться реализации утвержденной Политики в области качества.

Цели в области качества структурных подразделений разрабатываются на срок до 3-х лет. Цели в области качества конкретного структурного подразделения утверждаются заместителем первого лица Организации (по направлению деятельности) или руководителем структурного подразделения с предварительным согласованием у курирующего руководителя.

В соответствии с утвержденными целями в области качества разрабатываются планы и показатели результативности, по выполнению которых ежегодно оценивается достижение поставленных целей.

6.2.2.4. Разработка Регламента работы Администрации города и Регламентов работы органов Администрации города

Ответственность за разработку Регламента работы Администрации города / администрации района несет управляющий делами Администрации города / администрации района, за разработку Регламента работы отраслевого органа - заместитель руководителя данного органа (если заместителей несколько, то первый заместитель). Лицо, ответственное за разработку Регламента, организует и курирует работы по его разработке, а также последующей актуализации. Разработка конкретных глав Регламента осуществляется руководителями структурных подразделений, ответственными за участок работы, описываемый соответствующей главой документа.

Регламент состоит из следующих обязательных структурных элементов:

- титульный лист;

- содержание (указываются номера и заголовки глав и приложений, а также соответствующие номера страниц);

- текстовая часть, состоящая из глав, описывающих порядок осуществления определенных видов деятельности, обеспечивающих работу аппарата Администрации города, ее органов;

- приложения к главам Регламента, на которые имеются ссылки в тексте документа. Приложения располагаются в порядке их упоминания в конкретной главе документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение -- к главе -- Регламента" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация (формы каких-либо документов, записей, схемы, перечни документов).

6.2.2.5. Разработка Руководства по качеству

Ответственным за разработку Руководства по качеству, а также за его дальнейшую актуализацию является ПРК. В разработке Руководства по качеству непосредственное участие принимает отдел аудита. По усмотрению ПРК к разработке Руководства по качеству привлекаются руководители структурных подразделений, ответственных за участок работы, описываемый в конкретном разделе документа.

Требования Руководства по качеству формулируются путем конкретизации требований МС ИСО 9001 с учетом специфики деятельности Администрации города.

Руководство по качеству состоит из следующих обязательных структурных элементов:

- титульный лист;

- содержание (указываются номера и заголовки разделов и приложений, а также соответствующие номера страниц);

- введение (приводится краткая история, основания и виды деятельности Администрации, особенности ее организационной структуры и т.п.). Введение оформляется как самостоятельный раздел, который нумеруется в качестве нулевого;

- текстовая часть, состоящая из разделов 1-8:

1. Область применения. В этом разделе указывается, какие основные требования устанавливает Руководство по качеству, кем оно применяется и на какие виды деятельности распространяется, включая обоснование любых исключений;

2. Нормативные ссылки. В разделе указываются распорядительные и нормативно-правовые документы, на которые сделаны ссылки в документе и с учетом требований которых он разработан. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются ссылки на следующие нормативные документы", после чего приводят перечень документов с их датами, номерами, обозначениями, полными наименованиями;

3. Термины, определения и сокращения. Рекомендуется начинать раздел со слов: "В настоящем документе используются термины и определения, приведенные в МС ИСО 9000, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже", после чего приводятся ключевые термины с их определениями, и продолжать раздел словами: "В настоящем документе применяются следующие сокращения", после чего приводятся принятые сокращения с расшифровками;

4, 5, 6, 7, 8 - разделы, содержащие конкретные требования к СМК, ее элементам, процессам (номера этих разделов совпадают с номерами разделов 4-8 МС ИСО 9001);

- приложения, на которые имеются ссылки в документе. Приложения располагаются в порядке их упоминания в тексте документа и нумеруются арабскими цифрами (при их количестве больше одного). В правом верхнем углу приложения указывают "Приложение ___ к Руководству по качеству" и посередине страницы заголовок приложения, после которого приводится необходимая информация.

6.2.2.6. Административные регламенты

Ответственным за разработку административного регламента является руководитель структурного подразделения Организации, к полномочиям которого относится описываемый в документе процесс (услуга, функция).

Требования к структуре, содержанию и оформлению административных регламентов, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к административным регламентам" (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта.

6.2.2.7. Разработка стандартов СМК

Ответственным за разработку стандартов СМК является подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита. По усмотрению ПРК к разработке стандарта СМК привлекаются руководители структурных подразделений, участвующих в реализации описываемого вида деятельности.

Стандарты СМК имеют структуру, предусматривающую следующие обязательные элементы:

- титульный лист;

- текстовая часть, состоящая из следующих разделов:

1. Цель процесса (указывается, на основании каких документов разработан документ, какие основные требования он определяет, и цель процесса, которая достигается в результате осуществления процесса, регламентируемого данным стандартом);

2. Область применения (указывается, какими структурными подразделениями, должностными лицами должен применяться документ);

3. Нормативные ссылки (при наличии);

4. Термины, определения и сокращения (при необходимости);

5. Общие положения. Данный раздел содержит описание основных требований к процессу с учетом требований ИСО 9001, а также нормативно-правовых актов, требования которых должны соблюдаться при осуществлении данного процесса;

6. Описание процесса. В разделе приводятся конкретные требования к осуществлению процесса. Раздел состоит из двух подразделов:

- 6.1. Блок-схема процесса. Правила построения блок-схемы приведены в приложении 2 к настоящему стандарту. На уровне блок-схемы в табличной форме указывают наименование действий (этапов процесса) со ссылками на соответствующие пункты стандарта и лиц, ответственных за конкретный этап;

- 6.2. Содержание процесса. Приводится подробное описание порядка осуществления действий (этапов процесса) с указанием сроков, ответственных лиц и исполнителей, записей, образующихся в ходе осуществления процесса и их форм, со ссылками на необходимые документы;

7. Разделы, содержащие другие необходимые требования, не вошедшие в раздел 6 (при необходимости);

8. Контроль, анализ и оценка процесса (указываются способы контроля соблюдения требований к процессу, лицо, ответственное за контроль и оценку результативности процесса, периодичность оценки, критерии и показатели результативности процесса);

- приложения (при наличии), со словами "Приложение __ к стандарту СТО___".

6.2.2.8. Разработка положений о структурных подразделениях и должностных инструкций

Ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала несут руководители данных подразделений.

Требования к структуре, содержанию и оформлению положений о структурных подразделениях и должностных инструкций персонала, а также порядок управления ими регламентированы "Требованиями к положениям о структурных подразделениях" и "Требованиями к должностным инструкциям", утвержденными распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 11.07.2008 N 200 (см. приложение 1 к настоящему стандарту) и реализуются совместно с выполнением требований настоящего стандарта.

6.2.2.9. Разработка требований, инструкций, положений, правил

Ответственным за разработку требований, инструкций, положений, правил является руководитель структурного подразделения, к полномочиям которого относится описываемый в документе вид деятельности.

Для требований, инструкций, положений, правил рекомендуется применять структуру, аналогичную структуре стандартов СМК. При этом может применяться только текстовое описание (без блок-схем). Заголовки разделам, содержащим описание порядка выполнения действий и определяющим ответственных лиц, присваивают в зависимости от излагаемых в них положений.

6.2.3. Согласование проекта документа

Проект документа проходит процедуру согласования в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Управляющий делами Администрации города или администрации района, заместитель руководителя отраслевого органа согласовывает внутренние документы СМК в том числе в качестве ПРК. В случае его отсутствия (выезд в командировку, отпуск и др.) процедура согласования документа откладывается на соответствующий срок.

Необходимость вынесения проекта документа на рассмотрение и обсуждение коллегией Администрации города определяет Мэр города по представлению ПРК.

6.2.4. Принятие решения о необходимости доработки документа

Если проект документа согласован (завизирован) всеми согласующими (визирующими) должностными лицами, он передается разработчиком в подразделение, уполномоченное на учет и рассылку документов, в том числе с электронной версией документа на дискете (или флеш-драйве), после чего осуществляются действия в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

При наличии разногласий по проекту документа согласующим (визирующим) должностным лицом оформляются замечания либо отдельной запиской к проекту документа, либо в тексте самого проекта, с простановкой личной подписи, и дальнейшие действия (доработка проекта, повторное согласование) осуществляются в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

6.2.5. Утверждение документа

Согласованный документ, если по нему у руководителя подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, нет замечаний, передается данным подразделением на подпись первому лицу Организации. В случае, если в документе обнаружены несоответствия, документ возвращается разработчику на доработку.

Процедура утверждения осуществляется в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Датой введения документа в действие (вступления в силу) является дата его утверждения. В случае, если для внедрения документа требуется выполнение каких-либо организационно-технических мероприятий, дату введения в действие устанавливают с учетом времени, необходимого на выполнение данных мероприятий. Организационно-технические мероприятия включаются в правовой акт об утверждении документа с указанием сроков и ответственных исполнителей.

6.2.6. Регистрация, размножение, рассылка и учет

Регистрация, размножение, рассылка и учет экземпляров утвержденного правового акта с прилагаемым внутренним документом СМК осуществляются подразделением, уполномоченным на учет и рассылку документов, в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Не допускается самостоятельная распечатка или размножение документов сотрудниками других подразделений во избежание непреднамеренного использования устаревших версий документов.

Учтенные копии Политики и целей Администрации города в области качества изготавливаются для всех структурных подразделений, а также должностных лиц, не входящих в структуру подразделений, Администрации города и ее органов.

Учтенные копии целей в области качества органов Администрации города изготавливаются для всех структурных подразделений соответствующих органов и их должностных лиц, не входящих в структуру подразделений.

Утвержденный внутренний документ СМК регистрируется подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита, в электронном журнале регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) (см. приложение 3 к настоящему стандарту). Требования к ведению и хранению журналов регламентированы п. 7.2.4 настоящего стандарта.

6.2.7. Использование и хранение документа

Сотрудники Организации руководствуются в своей работе документами СМК в соответствии с областью их применения. Они должны быть ознакомлены с новыми или актуализированными документами перед их применением.

С Политикой и целями Администрации города в области качества должны быть ознакомлены все сотрудники Администрации города и ее органов, с целями в области качества органов Администрации города - все сотрудники соответствующих органов, с целями в области качества структурных подразделений Организации - все сотрудники соответствующих подразделений.

Ответственность за ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами и с изменениями к ним несут руководители данных подразделений. Они обеспечивают ознакомление персонала под роспись в листе ознакомления, где в табличном виде указываются: ФИО, подпись, дата ознакомления. В листе ознакомления предусматриваются свободные строки для ознакомления вновь принятых работников. Лист ознакомления хранится вместе с копией правового акта в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Условия хранения документов должны обеспечивать их доступность, быстрый поиск и сохранность, а также гарантировать их хранение в соответствующих папках отдельно от утративших силу документов, в том числе оставленных для каких-либо целей.

Контрольные экземпляры правовых актов об утверждении внутренних документов СМК и изменений к ним, а также об отмене документов, хранятся в архиве подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, в течение 6-ти лет, после чего передаются на постоянное хранение в МУ "Муниципальный архив г. Ростова-на-Дону" в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

Ответственность за надлежащее хранение и состояние контрольных экземпляров документов несет руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов.

Выданные учтенные копии документов на бумажных носителях хранятся в приемных и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел подразделений. Ответственные за их использование, надлежащее хранение и состояние - руководители структурных подразделений, которые обеспечивают периодический (не реже одного раза в год) контроль хранения и состояния (по комплектности, читаемости) документов, хранящихся в подразделении.

Документы могут применяться в том числе в электронном виде посредством использования системы электронного документооборота "АИСС-Контроль". Электронные версии документов, утвержденных постановлением (или распоряжением) Мэра города, после их получения от подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, размещаются начальником организационно-аналитического отдела Администрации города в электронной системе "АИСС-контроль" в соответствующем разделе и открыты для просмотра всем сотрудникам Администрации города и ее органов.

6.2.8. Периодический анализ документа

Периодический анализ документов СМК проводится не реже одного раза в год на основании соответствующего постановления (или распоряжения) Мэра города, проект которого готовит отдел аудита не позднее конца мая текущего года. В постановлении (или распоряжении) указываются ответственные исполнители и сроки (до сентября текущего года). Ответственными за проведение анализа документов назначаются руководители структурных подразделений-разработчиков Администрации города и ее органов.

При анализе документа устанавливается:

- действие документов, на основе которых (с учетом которых) разработан данный документ, отмена или изменения в которых требуют изменения данного документа;

- необходимость в изменениях (оптимизации) конкретного процесса (услуги, функции), регламентированного данным документом, для чего потребуется изменение требований документа. При этом исходят из того, насколько применимы требования документа на практике (удобно или целесообразно ли выполнять то или иное требование, можно ли его изменить при условии, что это не будет противоречить обязательным требованиям других документов). Также учитывают итоги ежегодного пересмотра Реестра полномочий, услуг и функций, оформляемые в виде пояснительной записки по форме, утвержденной распоряжением Мэра города от 22.05.2008 N 142 (см. приложение 1 к настоящему стандарту).

Результаты анализа с выводами о необходимости или целесообразности актуализации документов, регламентирующих процессы (услуги, функции), включаются ответственными исполнителями в пояснительную записку к Реестру полномочий, услуг и функций (в п. 3.2, 3.3, 4.3, 5.1.1, 5.2.2, 5.3), которую они представляют в установленный срок в отдел аудита после ее согласования курирующим отрасль заместителем главы Администрации города, руководителем отраслевого органа в установленном порядке.

Анализ Политики и целей в области качества осуществляется не реже одного раза в год в рамках процесса проведения анализа СМК со стороны руководства (см. Руководство по качеству Администрации города). В ходе анализа по представлению ПРК и руководителей структурных подразделений оценивается пригодность (актуальность) Политики в области качества, степень достижения целей в области качества, выявляется необходимость внесения изменений в Политику и/или цели в области качества, возможность постановки более высоких целей для повышения результативности СМК.

6.2.9. Принятие решения о внесении изменений, пересмотре, отмене документа

6.2.9.1. Актуализация документа требуется в следующих случаях:

- если изменились требования нормативных документов к конкретному виду деятельности, предоставляемой услуге или исполняемой функции;

- если изменилась структура подразделений аппарата Администрации города, ее органов, к сфере деятельности которых относится выполнение процесса, регламентированного данным документом;

- если по результатам анализа СМК со стороны руководства установлена необходимость в изменениях в СМК, в Политике и целях в области качества, а также если выявлены возможности улучшения процессов СМК. Основанием для подготовки служебной записки о целесообразности подготовки проекта изменений к документу (далее - служебная записка) будет являться решение коллегии Администрации с указанием ответственного исполнителя и срока (см. Руководство по качеству Администрации города);

- если в результате внутреннего аудита СМК выявлены несоответствия в самом документе или в процессе, регламентированном данным документом. Основанием для подготовки служебной записки будет являться намеченное мероприятие по устранению несоответствия и его причины с указанием ответственного исполнителя и срока, оформленное в установленном порядке (см. стандарт СТО-03);

- если по результатам периодического анализа документов (см. п. 6.2.8 настоящего стандарта) установлена необходимость или целесообразность актуализации документа. Основанием для подготовки служебной записки будет являться пояснительная записка к Реестру полномочий, услуг и функций;

- по инициативе любого структурного подразделения / должностного лица Администрации, основанной на результатах анализа практики применения документа, с обоснованием в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

6.2.9.2. Актуализация документов осуществляется одним из двух способов:

- путем внесения изменений в документ при необходимости несущественных изменений, внесение которых не нарушает целостность документа, его взаимосвязь с другими документами и не затрудняет работу с ним. Например, когда требуется изменить наименования должностей, структурных подразделений, исключить или добавить одно или несколько слов или предложений, пунктов;

- путем пересмотра документа при необходимости внесения в него существенных изменений и дополнений или в случае, когда в данный документ неоднократно уже вносились изменения соответствующими правовыми актами и требуется их упорядочение путем выпуска новой редакции документа взамен предыдущей. Новая редакция документа включает в себя новые требования, а также требования предыдущей редакции, сохраняющие свою силу, с учетом всех утвержденных ранее изменений (при их наличии).

Обоснованное решение о способе актуализации документа путем внесения изменений или пересмотра принимается руководителем подразделения-разработчика данного документа (или должностным лицом, являющимся разработчиком документа) и, при необходимости, согласовывается с подразделением, уполномоченным на проведение внутреннего аудита.

Решение об отмене документа принимается в случае, если:

- установлена необходимость пересмотра документа;

- деятельность, регламентированная данным документом, прекращена. Во втором случае производится отмена документа без замены новым.

Основанием для отмены документа служит соответствующий правовой акт, проект которого подготавливается руководителем подразделения-разработчика документа в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

6.2.10. Внесение изменений, пересмотр, отмена документа

После принятия решения о внесении изменений / пересмотре / отмене документа разработчик данного документа подготавливает служебную записку о целесообразности подготовки проекта правового акта, которым будет утверждаться изменение к документу или новая редакция документа взамен предыдущей, или которым будет отменяться документ, в порядке, аналогичном для вновь разрабатываемого документа.

6.2.10.1. Внесение изменений в документ

Разработка и оформление изменений к документу осуществляется в порядке аналогично п. 6.2.2 настоящего стандарта с выпуском правового акта об утверждении изменений и с дальнейшей регистрацией, размножением и рассылкой аналогично п.п. 6.2.3-6.2.6 настоящего стандарта. При этом в правовом акте приводится конкретное описание вносимых изменений с их готовыми формулировками (в каком пункте документа какие слова исключить, добавить, заменить другими словами, какой пункт или приложение исключить, дополнить, изложить в новой редакции, с учетом сдвига нумерации пунктов или приложений).

На основании правового акта руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, делает надпись: "Внесено изм. N ___. Распоряжение Мэра города от ________ N ___" на первой странице правового акта об утверждении данного документа (и об утверждении предыдущих изменений к документу - при наличии), а также на титульном листе самого документа (на свободном поле).

Руководители структурных подразделений-пользователей измененного документа обязаны сделать аналогичную отметку на учтенных копиях вышеуказанных документов.

Подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, вносит соответствующую запись об изменении документа в электронный журнал регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования).

6.2.10.2. Пересмотр документа

При осуществлении пересмотра документа СМК его новая редакция выпускается в соответствии с п.п. 6.2.2-6.2.5 настоящего стандарта. Дальнейшие действия с новой редакцией документа осуществляются в порядке, установленном п.п. 6.2.6-6.2.8 настоящего стандарта.

На основании правового акта об утверждении новой редакции документа его предыдущая редакция подлежит отмене в порядке, установленном п. 6.2.10.3 настоящего стандарта.

В электронном журнале регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования) подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, производит регистрацию новой редакции документа и делает соответствующую запись об отмене его предыдущей редакции.

Актуализация Политики и целей в области качества осуществляется только путем пересмотра в порядке, аналогичном разработке данных документов.

6.2.10.3. Отмена документа

На основании правового акта, отменяющего действие документа, руководитель подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, делает надпись: "Утратил(-о) силу. Распоряжение Мэра города от _________ N ____" на первой странице утратившего силу правового акта об утверждении данного документа (и об утверждении предыдущих изменений к документу), а также на титульном листе самого документа (на свободном поле).

Руководители структурных подразделений-пользователей утратившего силу документа в случае, если его необходимо оставить для определенных целей, обязаны обеспечить простановку аналогичной отметки на учтенных копиях вышеуказанных отмененных документов и их отдельное хранение в соответствии с п. 6.2.11 настоящего стандарта.

Одновременно подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита, вносит соответствующую запись об отмене документа в электронный журнал регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования).

6.2.11. Архивирование документа

В архиве подразделения, уполномоченного на учет и рассылку документов, отмененные документы хранятся отдельно от действующих в специально отведенном месте, обозначенном надписью "Утратившие силу документы" или "Отмененные документы".

Отмененный документ может быть оставлен для определенных целей, например, справочных. Тогда на его титульном листе и на первой странице правового акта о его утверждении (и об утверждении изменений к документу) руководителем структурного подразделения на свободном поле делается надпись: "Для справочных целей" и т.п. Утратившие силу документы, оставленные для определенных целей, хранятся в структурных подразделениях отдельно от действующих в специально отведенном месте (на полке, в папке, шкафу, помещении), обозначенном надписью "Архив" или "Утратившие силу документы", до минования надобности, после чего подлежат уничтожению.

6.2.12. Уничтожение документа

За уничтожение учтенных копий отмененных документов СМК, хранящихся в структурных подразделениях, ответственность несут руководители данных подразделений.