Раздел 6. Описание процесса

6. Описание процесса

6.1 Блок-схема процесса внутреннего аудита

Действие (со ссылкой на пункт подраздела 6.2)	Ответственный
Начало (вход) процесса: Планирование внутренних аудитов на год (6.2.1)	Начальник Управления кадров
1) Планирование внутренних аудитов на квартал (6.2.2)	Начальник отдела аудита
2) Подготовка к проведению внутреннего аудита (6.2.3)	Старший аудитор
3) Проведение внутреннего аудита (6.2.4)	Старший аудитор
4) Принятие решения о наличии несоответствий (6.2.5)	Старший аудитор
5) Оформление акта о внутреннем аудите (6.2.6): 5.1) Оформление акта с отметками об отсутствии несоответствий 5.2) Оформление акта с отметками о наличии несоответствий	Старший аудитор
6) Разработка мероприятий по исправлению несоответствий и по устранению причин несоответствий (6.2.7)	Руководитель проверенного органа (подразделения)
7) Контроль выполнения мер коррекции, корректирующих и предупреждающих действий (6.2.8)	Начальник отдела аудита
8) Регистрация результатов внутреннего аудита (6.2.9)	Специалисты отдела аудита
9) Оформление отчета о внутренних аудитах за квартал (6.2.10)	Начальник отдела аудита
Конец (выход процесса): Представление отчета о внутренних аудитах за квартал Мэру города и ПРК Администрации (6.2.11)	Начальник Управления кадров

6.2. Содержание процесса проведения внутреннего аудита СМК

6.2.1. Планирование внутренних аудитов на год

6.2.1.1. Ежегодно до 1 декабря начальником отдела аудита составляется проект графика проведения внутренних аудитов на следующий календарный год (далее - График). График разрабатывается по форме, установленной в приложении 1 к настоящему стандарту, подписывается начальником Управления кадров, согласовывается с ПРК и передается на утверждение Мэру города.

6.2.1.2. При формировании Графика учитываются:

- степень важности процессов, видов деятельности, подлежащих проверке;

- результаты анализа несоответствий (см. СТО-02);

- результаты проведенных за год внутренних аудитов;

- результаты внешних аудитов;

- результаты проверки контролирующих органов или подразделений Администрации города;

- результаты анализа со стороны руководства (см. п.5.6 Руководства по качеству);

- поручения Мэра города;

- решения коллегии Администрации, принятые по результатам анализа СМК со стороны руководства;

- наличие обоснованных жалоб потребителей по отношению к органу (подразделению), деятельность которого подлежит проверке.

6.2.1.3. Утвержденный Мэром города График хранится в отделе аудита в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.1.4. В График, при необходимости, могут вноситься изменения (дополнения). Основанием для изменения является внесение изменений в квартальный план Администрации города (в части проведения внутренних аудитов - см. п.6.2.2). Соответствующие отметки заносятся в График начальником отдела аудита от руки (как указано в приложении 1), с указанием основания переноса.

6.2.2. Планирование внутренних аудитов на квартал

6.2.2.1. На основе Графика начальником отдела внутреннего аудита разрабатываются мероприятия по проведению внутренних аудитов и включаются Управлением кадров в план работы Администрации города на квартал в порядке, предусмотренном главой 3 Регламента работы Администрации и административным регламентом АР-011-21.

При этом в квартальном плане в графе "Наименование мероприятий", помимо самих мероприятий по проведению внутренних аудитов, указываются структурные подразделения Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, в которых планируются проверки; в графе "Срок" указывается период проведения планируемого аудита.

В графе "Исполнитель" квартального плана указывается группа аудита - должности и Ф.И.О. ответственных за проведение аудита. В каждую группу аудита включается не менее двух аудиторов, один из которых назначается старшим аудитором и выбирается из числа наиболее подготовленных работников, как правило - специалистов отдела аудита. При формировании группы аудита учитывается, следующая информация:

- график отпусков;

- один аудитор может быть задействован в проведении проверок не более 4 аудитов в год (за исключением специалистов отдела внутреннего аудита);

- аудиторы не имеют права проверять деятельность того подразделения, работниками которого они являются;

- один аудит проводит одна группа аудита.

Внутренние аудиторы, не являющиеся специалистами отдела внутреннего аудита, освобождаются от своих служебных обязанностей, но только на время проведения внутреннего аудита на срок от 2 до 10 рабочих дней.

6.2.2.2. Помимо запланированных в Графике внутренних аудитов, в квартальный план, могут включаться дополнительные проверки.

При необходимости проведения оперативных проверок, помимо намеченных в квартальном плане, могут проводиться внеплановые внутренние аудиты. Основанием для проведения внепланового аудита может служить:

- решение Мэра города;

- информация Управления кадров о существенных несоответствиях в работе органов (подразделений), согласованная Мэром города.

6.2.2.3. В квартальный план, при необходимости, могут вноситься изменения (дополнения). Порядок внесения изменений в квартальный план установлен в п.п.3.2.14-3.2.19 административного регламента функции "Планирование управленческой деятельности и реализация управленческих решений". При этом дополнением к требованиям регламента является следующее требование - заявки от проверяемых органов (подразделений) на изменение квартального плана в части изменения сроков мероприятий по проведению внутренних аудитов предварительно согласовываются с начальником Управления кадров. Заявки должны быть переданы на согласование в Управление кадров не позднее, чем за 10 рабочих дней до планируемой даты проведения аудита.

6.2.3. Подготовка к проведению внутреннего аудита

6.2.3.1. Не менее чем за 8 рабочих дней до даты начала аудита, старший аудитор разрабатывает план проведения аудита (Приложение 2). Время и дата работы аудиторов в подразделениях, обозначенные в плане, согласовываются с руководителем проверяемого органа (подразделения) в рабочем порядке.

План подписывает старший аудитор и начальник отдела аудита. Подлинник плана аудита хранится в отделе аудита согласно номенклатуре дел, копия направляется (под роспись в подлиннике) руководителю проверяемого органа (подразделения) и руководителям привлекаемых аудиторов в срок не позднее, чем за 4 рабочих дня до начала аудита.

6.2.3.2. Плану аудита присваивается порядковый номер следующим образом - АА / ВВ, где АА - порядковый номер аудита, ВВ - две последние цифры текущего года.

Планы аудитов учитываются при недельном планировании работы Администрации города в соответствии с требованиями административного регламента функции "Планирование управленческой деятельности и реализация управленческих решений".

6.2.3.3. После подготовки плана аудита старший аудитор знакомит с ним аудиторов, входящих в группу аудита. Аудиторы на основе плана разрабатывают опросные листы (Приложение 3) для проведения этапов, закрепленных за ними в плане аудита.

6.2.3.4. При формировании опросного листа специалисты отдела внутреннего аудита руководствуются следующей информацией:

- требованиями ИСО 9001;

- требованиями законодательной и нормативной документации, касающейся проверяемой при аудите деятельности;

- требованиями стандартов СМК, регламентов;

- данными обратной связи от потребителей;

- результатами предыдущих аудитов;

- разработанными показателями оценки результативности и эффективности процесса;

- другой необходимой информацией и документами.

6.2.4. Проведение внутреннего аудита

6.2.4.1. Старший аудитор принимает решение о необходимости проведения вступительного совещания перед проведением аудита. Вступительное совещание должно проводиться с участием руководства и ПРК проверяемого отраслевого (функционального) или территориального органа, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации или лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке. На вступительном совещании старший аудитор представляет группу аудиторов, уточняет план проведения аудита, кратко информирует о том, как будет проходить аудит. Принимающая сторона должна предоставить сопровождающего (-щих). Вступительное совещание проводится, как правило, непосредственно перед проведением аудита.

6.2.4.2. Сопровождающее лицо обеспечивает посещение аудиторами запланированных мест, предоставляет в распоряжение группы аудита все необходимые средства и информацию, а также исполняет роль свидетеля от лица проверяемого органа (подразделения).

6.2.4.3. Аудиторы начинают проведение аудита с проверки выполнения корректирующих действий по результатам предыдущих аудитов. В процессе проверки аудиторы осуществляют проверку этапов, закрепленных за ними в плане аудита, и фиксируют наблюдения о фактах выполнения проверяемых требований.

6.2.4.4. В ходе аудита старший аудитор может вносить изменения в распределение обязанностей между аудиторами и в план проведения аудита, если это является необходимым для оптимального достижения целей аудита. Возможна, при необходимости уточнения вопросов, проверка подразделенийили видов деятельности, первоначально не включенных в план аудита. При этом дополнительные вопросы и свидетельства аудита фиксируются в опросных листах аудиторов.

6.2.4.5. При внутренних проверках аудиторы могут использовать следующие источники информации:

а) результаты опросов работников;

б) собственные наблюдения за деятельностью персонала, процессами оказания услуг, условиями труда, состоянием рабочих мест и т.п.;

в) документы и записи, используемые в подразделении.

6.2.4.6. Информация о представленных свидетельствах аудита, наблюдения о соответствии либо факты несоответствия фиксируются аудиторами в опросных листах (в том числе по вопросам, которые первоначально не включались в опросный лист). В случаях, когда обнаруженные несоответствия были устранены в ходе проверки, в опросном листе делается отметка об этом факте. В случае выявления повторных несоответствий (ранее обнаруженных при предыдущих аудитах), этот факт также фиксируется в опросном листе.

Наблюдения, замечания и предложения аудиторов по улучшению деятельности отражаются в рабочих записях аудитора, если аудитор видит необходимость в них.

6.2.5. Принятие решения о наличии несоответствий

В течение дня после проверки старший аудитор организовывает встречу с группой аудита с целью сбора заполненных опросных листов и рабочих записей аудиторов, обобщения результатов аудита, анализа результатов, выработки рекомендаций по результатам аудита, принятия решений о наличии несоответствий (в том числе - потенциальных).

Несоответствием является:

- невыполнение требований ИСО 9001;

- невыполнение требований законодательства, а также правовых актов Мэра города, глав администраций районов;

- невыполнение требований документов, разработанных в Администрации (регламентов, стандартов и т.д.);

- несоответствие требований документов, разработанных в Администрации, их фактическому исполнению;

- недостижение Целей в области качества Администрации города и Целей в области качества органов (подразделений);

- обращения граждан (жалобы) об оказании несоответствующей услуги или о бездействии должностного лица при обращении за услугой.

6.2.6. Оформление акта о внутреннем аудите

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 29 августа 2014 г. N 964 подпункт 6.2.6.1 пункта 6.2.6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

6.2.6.1. Старший аудитор обеспечивает сбор заполненных опросных листов и рабочих записей аудиторов, обобщает и анализирует результаты аудита, вырабатывает на их основе рекомендации и в зависимости от характера выявленных несоответствий (существующих или потенциальных, критических или не критических), от их количества (в том числе устраненных в ходе внутреннего аудита), а также от числа примеров по каждому конкретному несоответствию, принимает одно из решений:

- о преимущественном соответствии деятельности проверенного органа (подразделения) требованиям стандарта ИСО 9001 и других документов СМК Администрации города (при отсутствии несоответствий (критических, некритических) или при наличии нескольких некритических несоответствий (существующих или потенциальных));

- об условном соответствии (при обнаружении хотя бы одного критического несоответствия и/или незначительного количества некритических несоответствий);

- о несоответствии (при обнаружении нескольких критических несоответствий и/или значительного количества некритических несоответствий).

6.2.6.2. Если в ходе аудита выявлено повторное несоответствие (ранее выявленное при предыдущих аудитах того же органа (подразделения)), в акте ставится соответствующая отметка, при этом указывается номер акта о внутреннем аудите, в котором зафиксировано предыдущее несоответствие.

В случае выявления потенциального несоответствия в акте ставится соответствующая отметка.

6.2.6.3. В случае отсутствия замечаний или рекомендаций по результатам аудита, в соответствующие строки в акте вносится запись "отсутствуют".

6.2.6.4. Акт оформляется в двух экземплярах, подписывается старшим аудитором и всеми аудиторами, включенными в группу, и согласовывается начальником отдела аудита. Оба экземпляра акта сопроводительным письмом за подписью начальника Управления кадров направляются руководителю проверенного органа (подразделения) для подписания представителем от подразделения, сопровождавшим группу аудита, ПРК органа (подразделения) и согласования руководителем проверенного органа (подразделения).

При выявлении критических несоответствий начальником отдела аудита оформляется письмо за подписью начальника Управления кадров на имя Мэра города и ПРК Администрации с приложением акта о внутреннем аудите.

6.2.6.5. Руководитель проверенного органа (подразделения) подписывает оба экземпляра акта и передает один экземпляр в отдел аудита не позднее, чем через 2 рабочих дня после получения акта.

Если руководитель проверенного органа (подразделения) не согласен с информацией, указанной в акте, он в течение 2-х рабочих дней после получения акта направляет письмо на имя начальника Управления кадров, в котором приводит обоснование своего несогласия.

6.2.6.6. Начальником отдела аудита проводится анализ несоответствий на предмет определения органов (подразделений), в которых могут появиться аналогичные несоответствия. Информация о потенциальных несоответствиях направляется руководителям органов (подразделений) для организации разработки корректирующих или предупреждающих действий в соответствии с СТО-02.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 29 августа 2014 г. N 964 пункт 6.2.6 настоящего приложения дополнен подпунктом 6.2.6.7

6.2.6.7. В случае выявления критических несоответствий подразделением, уполномоченным на проведение аудита, на основании решения начальника управления кадров готовится письмо на имя ПРК Администрации города за подписью начальника управления кадров с предложениями по необходимым мерам и с приложением подписанного акта внутреннего аудита. При необходимости вынесения акта на рассмотрение Мэру (главе Администрации) города (в случаях, если вопрос требует принятия управленческого поручения Мэра (главы Администрации) города и/или охватывает несколько подразделений или органов, задействованных в реализации процесса, по которому выявлено критическое несоответствие), управлением кадров на основании поручения ПРК Администрации города готовится письмо на имя Мэра (главы Администрации) города с соответствующими предложениями.

6.2.7. Разработка мероприятий по исправлению несоответствия и по устранению причин несоответствий

6.2.7.1. Руководитель проверенного органа (подразделения), в течение дня после подписания актов о несоответствиях, своей резолюцией определяет ответственных:

- за разработку мероприятий по устранению несоответствий (по коррекции),

- определение и устранение причины несоответствий (корректирующих и предупреждающих действий),

либо разрабатывает их самостоятельно. При необходимости, к разработке мероприятий могут привлекаться специалисты других органов (подразделений).

6.2.7.2. Срок разработки мероприятий - 5 рабочих дней с момента передачи акта о внутреннем аудите руководителю органа (подразделения). В отдельных случаях, когда для разработки корректирующих и предупреждающих действий необходимо взаимодействие с другими органами (подразделениями), срок разработки корректирующих и предупреждающих действий может быть продлен до 10 рабочих дней. Срок разработки указывается старшим аудитором в акте внутреннего аудита по согласованию с начальником отдела аудита.

6.2.7.3. Порядок проведения анализа несоответствий и разработки мероприятий по исправлению несоответствий и устранению их причин установлен в СТО-02.

6.2.7.5. Все разработанные мероприятия специалисты отдела аудита ставят на контроль (в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль").

6.2.8. Контроль выполнения мероприятий по исправлению несоответствия и по устранению причин несоответствий

6.2.8.1. Ответственность за своевременное и в полном объеме выполнение разработанных мероприятий по результатам внутренних аудитов несут руководители органов (подразделений), в которых проводились проверки.

6.2.8.2. При необходимости переноса срока выполнения мероприятия, руководитель, не позднее, чем за три рабочих дня до его окончания, направляет служебное письмо с обоснованием переноса на имя начальника Управления кадров, который принимает решение о переносе срока с учетом заключения отдела аудита. В случае согласования начальником Управления кадров переноса сроков, соответствующая отметка ставится специалистами отдела внутреннего аудита в автоматизированной системе "АИСС-Контроль" и в "Журнале внутренних аудитов".

6.2.8.3. По мере наступления сроков выполнения разработанных мероприятий, руководители организовывают размещение документов, подтверждающих их выполнение, в системе "АИСС-Контроль". В случае невозможности размещения документа в системе "АИСС-Контроль" (объем документа более разрешенного к размещению по техническим условиям, конфиденциальный характер документа, формат документа не поддерживается системой "АИСС-Контроль"), приводятся его название и реквизиты. Информация о выполнении мероприятий должна быть размещена в срок не позднее одного дня с момента наступления запланированной даты. Бумажная версия документа, подтверждающего выполнение мероприятий, передается в отдел аудита, где хранится вместе со всеми документами по соответствующему аудиту.

6.2.8.4. Специалистами отдела внутреннего аудита, по согласованию с органами (подразделениями), может проводиться мониторинг (промежуточный контроль) исполнения корректирующих и предупреждающих действий, указанных в планах мероприятий по результатам внутренних аудитов, срок выполнения которых больше двух месяцев. По результатам мониторинга оформляется записка (произвольной формы) о ходе выполнения мероприятий, которая хранится вместе с документами по соответствующему аудиту. Дополнительно запись о результатах мониторинга заносится в соответствующую карточку системы "АИСС-Контроль".

В случае, когда результаты мониторинга свидетельствуют о срыве сроков исполнения или неисполнении мероприятий, записка с результатами мониторинга представляется начальнику Управления кадров для принятия мер, по решению начальника Управления кадров - может передаваться Мэру города.

6.2.8.5. Обязательна проверка выполнения мероприятий при очередном аудите органа (подразделения). Для этого в опросных листах аудиторов предусматриваются соответствующие вопросы, а в графе со свидетельствами аудита указывается фактический срок выполнения мероприятия, наименование, номер и дата документа, подтверждающего выполнение.

6.2.8.6. На основании размещенной руководителями информации, результатов мониторинга и повторных проверок, специалисты отдела аудита осуществляют снятие с контроля планов мероприятий по результатам корректирующих и предупреждающих действий и делают отметки о выполнении мероприятий в "Журнале внутренних аудитов" (приложение 5).

6.2.9. Регистрация результатов внутреннего аудита

6.2.9.1. Специалисты отдела внутреннего аудита регистрируют результаты проверок в "Журнале внутренних аудитов", который предназначен для обобщения информации о внутренних аудитах. Журнал ведется в электронном виде и хранится на сетевом ресурсе в соответствии с номенклатурой дел Управления кадров. В журнале также регистрируется информация о выполнении мероприятий по коррекции, корректирующих и предупреждающих действий.

6.2.9.2. Информация, записанная в журнале, используется при планировании аудитов, подготовке к ним, для контроля выполнения корректирующих и предупреждающих действий, а также для разработки квартальных отчетов о результатах аудитов.

6.2.10. Оформление отчета о внутренних аудитах за квартал

Начальник отдела внутреннего аудита, в срок до 20 числа месяца, следующего за месяцем окончания квартала, формирует сводный отчет о результатах внутренних аудитов за квартал.

В отчете может содержаться следующая информация:

- наиболее существенные несоответствия, выявленные в результате аудитов;

- предпринятые мероприятия по устранению несоответствий и их причин;

- устраненные по результатам аудита несоответствия;

- предпринятые мероприятия по предупреждению появления несоответствий (предупреждающие действия);

- повторно выявленные несоответствия, не устраненные по результатам предыдущих аудитов;

- невыполнение разработанных мероприятий по устранению несоответствий и их причин;

- подразделения, в которых выявлено наибольшее количество несоответствий;

- документы (требования), по которым выявлено наибольшее количество несоответствий;

- выводы и предложения по улучшению деятельности Администрации;

- другая информация по усмотрению начальника отдела аудита.

Отчет о несоответствии подписывается начальником отдела аудита, согласовывается начальником Управления кадров.

6.2.11. Представление отчета о внутренних аудитах за квартал

Мэру города и представителю руководства Администрации по качеству

Отчет о результатах внутренних аудитов за квартал направляется Мэру города. После резолюции Мэра отчет хранится в отделе внутреннего аудита в соответствии с номенклатурой дел и используется в качестве входных данных при подготовке к проведению анализа со стороны руководства.

Копия отчета сопроводительным письмом за подписью начальника Управления кадров направляется ПРК Администрации для анализа и предложений.