Раздел 8. Контроль, анализ и оценка процессов управления документацией и записями

8. Контроль, анализ и оценка процессов управления
документацией и записями

Контроль за соблюдением требований настоящего стандарта осуществляет ПРК.

Контроль за соблюдением требований настоящего стандарта осуществляется посредством внутренних аудитов СМК, порядок проведения которых регламентирован стандартом СТО-03.

Внутренний аудит процесса управления документацией и записями проводится по следующим критериям:

- в части управления документацией:

- наличие номенклатуры дел приемных, структурных подразделений Администрации города и ее органов;

- наличие в местах применения документов, предусмотренных областью применения, и их доступность для сотрудников;

- применение в работе только действующих версий документов;

- наличие на документах требуемых идентификационных признаков;

- наличие записей, подтверждающих ознакомление персонала с документацией;

- удовлетворительное состояние применяемых в работе документов (читаемость, полнота);

- своевременное выполнение запланированной актуализации документов;

- ведение надлежащего учета документов (электронный журнал регистрации внутренних документов СМК);

- в части управления записями:

- наличие в местах применения записей, требуемых соответствующими нормативными документами;

- соответствие произведенных записей установленной форме (если таковая предусмотрена нормативным документом), наличие на записях требуемых идентификационных признаков;

- удовлетворительное состояние применяемых в работе записей (читаемость, полнота, отсутствие подчисток или неподтвержденных исправлений в записях, отсутствие записей, выполненных карандашом).

Анализ и оценка результативности процессов управления документацией и записями осуществляются начальником Управления кадров не реже одного раза в год (перед проведением анализа СМК со стороны руководства). Анализ процессов проводится на основе информации по результатам внутренних аудитов данного процесса, содержащейся в ежеквартальных отчетах (согласно стандарту СТО-03). При этом оценка производится по показателям в соответствии с таблицами 1 и 2.

Таблица 1

Показатели результативности процесса управления
документацией

Показатель	Значение показателя	Оценка (баллы)
Применение в работе актуальных версий документов внутреннего и внешнего происхождения	Несоответствий нет	2
	Выявлено менее 10 несоответствий	1
	Выявлено 10 и более несоответствий	0
Применение в работе учтенных экземпляров документов внутреннего и внешнего происхождения	Несоответствий нет	2
	Выявлено менее 10 несоответствий	1
	Выявлено 10 и более несоответствий	0

Таблица 2

Показатели результативности процесса
управления записями

Показатель	Значение показателя	Оценка (баллы)
Наличие в структурных подразделениях требуемых записей	Несоответствий нет	2
	Выявлено менее 10 несоответствий	1
	Выявлено 10 и более несоответствий	0
Соответствие записей установленной форме	Несоответствий нет	2
	Выявлено менее 10 несоответствий	1
	Выявлено 10 и более несоответствий	0
Наличие на записях требуемых идентификационных признаков	Несоответствий нет	2
	Выявлено менее 10 несоответствий	1
	Выявлено 10 и более несоответствий	0

Результаты оценки результативности процесса (с указанием причин несоответствий, с предложениями по улучшению процесса (при наличии)) включаются в годовой отчет о функционировании СМК в порядке, установленном Руководством по качеству Администрации города.