Раздел 7. Описание процесса управления записями

7. Описание процесса управления записями

ГАРАНТ:

См. данную форму в

7.1. Блок-схема процесса управления записями

Действие (со ссылкой на пункт подраздела 7.2)	Ответственный
Начало (вход) процесса: Определение необходимости в регистрации информации и наличии установленной формы (п. 7.2.1)
1) Установление форм записей и их актуализация (п. 7.2.2)	Руководители подразделений-разработчи- ков документов СМК
2) Идентификация записей (п. 7.2.3)	Руководители подразделений
3) Ведение записей (п. 7.2.4)	Руководители подразделений
4) Использование записей (п. 7.2.5)	Руководители подразделений
5) Хранение и защита записей (п. 7.2.6)	Руководители подразделений
6) Восстановление записей (п. 7.2.7)	Руководители подразделений
Конец (выход) процесса: Изъятие и уничтожение записей (п. 7.2.8)	Руководители подразделений

7.2. Содержание процесса управления записями

7.2.1. Определение необходимости в регистрации информации и наличии установленной формы

Определение необходимых записей, а также поддержание их в рабочем состоянии позволяет подтверждать факт выполнения деятельности (процесса, процедуры) и ее соответствие требованиям нормативных документов, располагать достоверными и актуальными данными о состоянии качества выполняемой деятельности, накапливать и анализировать эти данные с целью принятия решений, основанных на фактах, и разработки корректирующих и предупреждающих действий.

Требования к регистрации информации устанавливаются:

- исходя из обязательных требований внешних нормативных документов и разработанных на их основе внутренних документов СМК;

- по результатам внутренних, внешних аудитов СМК или анализа сложившейся в Организации практики осуществления конкретного вида деятельности (процесса, процедуры), указывающим на необходимость или целесообразность ведения каких-либо записей;

- по решениям коллегии Администрации (в том числе по результатам проведения анализа СМК со стороны руководства);

- по инициативе сотрудников при подтверждении целесообразности ведения записей.

Установление форм записей (т.е. бланков, образцов для регистрации записей) обеспечивает унификацию документов, относящихся к записям, предупреждение ошибок при их оформлении, простоту регистрации данных, однозначное толкование зарегистрированной информации, сокращение времени на ее обработку.

Наличие установленных форм для записей и сами формы записей регламентируются документами, определяющими требования к содержанию и объему данных (информации), которые необходимо регистрировать и сохранять в случаях, установленных данными документами.

Формы записей могут быть как обязательными (в виде бланка), так и примерными (предполагающими какие-либо варианты или дополнения) и приводятся в приложениях к документам, регламентирующим данные записи.

7.2.2. Установление форм записей и их актуализация

Форму записи разрабатывают при разработке нового или актуализации существующего документа СМК, требующего регистрацию данной записи, с учетом требований к соответствующему виду деятельности (процессу, процедуре). Порядок разработки и актуализации документов СМК установлен в п.п. 6.2.2, 6.2.9, 6.2.10 настоящего стандарта.

При разработке формы записи устанавливают:

- наименование записи;

- идентификационные признаки записи (см. п. 7.2.3 настоящего стандарта);

- наличие и наименование граф, строк, необходимых для регистрации информации и наиболее полно отражающих ее содержание - при этом обязательно учитывается исключение дублирования регистрируемой информации;

- наличие и наименование реквизитов для подписей, печатей (штампов), подтверждающих достоверность регистрируемой информации и определяющих ее статус;

- наличие и содержание пояснений по правилам заполнения формы (при необходимости). Правила заполнения формы записи излагаются в тексте документа, регламентирующего данную запись.

Записи являются документами, которые не подлежат корректировке и внесению изменений. Изменению могут подвергаться формы записей.

Изменение формы записи требуется в следующих случаях:

- если изменились требования нормативных документов к конкретному виду деятельности (предоставляемой услуге или исполняемой функции) или непосредственно к форме записи;

- если по результатам внутреннего аудита СМК выявлено несоответствие фактически применяемой формы той форме, которая требуется документом СМК, что обусловлено неудобством установленной формы, или если выявлена возможность улучшения требуемой формы, что фиксируется в порядке, установленном стандартом СТО-03;

- если по результатам анализа практики применения установленной формы записи, разработанной Организацией, установлена ее неактуальность или несовершенство (неудобство оформления записей, дублирование информации, недостаток или наличие лишней информации).

Отмена формы записи может потребоваться в следующих случаях:

- если изменение формы записи производится путем ее пересмотра;

- если по результатам внутреннего аудита СМК или анализа практики применения требуемой формы записи установлено, что наличие установленной формы нецелесообразно (при условии, что данная форма разработана Организацией и ее наличие не требуется внешними нормативными документами);

- если в требованиях нормативных документов к конкретному виду деятельности произошли изменения, допускающие произвольное оформление записи, и наличие установленной формы данной записи признано нецелесообразным руководителем структурного подразделения, ответственным за выполнение соответствующего вида деятельности.

При выявлении необходимости изменения / отмены формы записи в документ СМК, регламентирующий данную форму записи, разработчиком вносятся соответствующие изменения в порядке, установленном п. 6.2.10 настоящего стандарта.

7.2.3. Идентификация записей

Исполнители должны идентифицировать регистрируемые записи в соответствии с требованиями документов СМК, регламентирующих данные записи.

Способ идентификации записи определяется ее видом и формой, которая устанавливается требованиями документа, регламентирующего данную запись.

Примерами идентификационных признаков записей являются:

- наименование записи;

- порядковый номер и/или дата выпуска (утверждения) документа, являющегося записью;

- дата (и, при необходимости, время) внесения записи;

- должность, инициалы и фамилия исполнителя;

- подпись с расшифровкой и печать (штамп).

Для журналов регистрации идентификационным признаком служит надпись на обложке, содержащая наименование журнала, указание дат начала и окончания ведения журнала, должностного лица, ответственного за ведение журнала, с подписью и ее расшифровкой. На обложке журнала также указывается код дела, присвоенный журналу согласно номенклатуре дел. Для журналов регистрации, которые ведутся в электронном виде, идентификационным признаком служит наименование файла, отображающее наименование журнала.

7.2.4. Ведение записей

Лица, осуществляющие запись, несут ответственность за качество и правильность заполнения форм записей, достоверность и своевременность фиксируемой информации.

Записи должны оформляться в соответствии с установленной формой, за исключением случаев, когда в нормативном документе допускается произвольная форма.

Записи должны быть аккуратными, четкими, разборчивыми, без необоснованных исправлений. При возникновении необходимости исправления записи, исполнитель должен указать "Исправленному верить", поставить подпись с расшифровкой и указать дату внесения исправления, если иное не установлено в документе, регламентирующем данный вид записи.

Не допускается вести записи карандашом, а также подчищать зарегистрированные данные и использовать средства для корректировки.

Записи должны производиться таким образом, чтобы исключать двусмысленное толкование, понятны должностным лицам, обращающимся к данным записям.

Журналы должны иметь пронумерованные страницы. Журналы, в которых производится регистрация данных, сопровождающих процесс оказания услуги или отражающих результаты услуги, прошиваются и, если это предусмотрено соответствующим нормативным документом, пломбируются.

В журналах и других документах, относящихся к записям, исполнителем должны быть заполнены все графы, реквизиты и другие структурные элементы, предусмотренные формой записи. Если по какой-то причине отдельные графы или реквизиты не заполняются, то ставится прочерк. Заполнение граф, реквизитов должно осуществляться в полном соответствии с их заголовком.

Записи должны содержать подписи с расшифровкой подписей и даты подписания, если это предусмотрено их формой.

Носители, на которых производятся и хранятся записи, устанавливаются документами, регламентирующими конкретные виды записей.

При ведении записей на электронных носителях должна быть обеспечена их защита от несанкционированного доступа, а также выполняться резервное копирование данных.

7.2.5. Использование записей

Требования к организации сбора данных, использованию, обработке, обращению записей устанавливаются в документах СМК, регламентирующих данные записи.

При передаче документов, относящихся к записям, из одного структурного подразделения в другое осуществляется их регистрация как входящей и исходящей документации в порядке, установленном соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа.

7.2.6. Хранение и защита записей

Хранение записей на бумажном и других видах носителей в структурных подразделениях организуется руководителями данных подразделений и обеспечивается конкретными исполнителями. Условия хранения записей в структурном подразделении должны обеспечивать их быстрый поиск, сохранность, читаемость на протяжении всего времени их хранения, защиту от необоснованных исправлений, ограничение доступа к записям, носящим конфиденциальный характер или являющимся собственностью Заказчика (хранение в запирающихся шкафах).

Записи формируются в дела согласно номенклатуре дел структурного подразделения и хранятся в них в течение срока, указанного в номенклатуре дел.

Срок хранения записей в подразделении устанавливается руководителем подразделения, исходя из целесообразности и требований законодательных и других нормативных правовых документов, и должен составлять не менее 3-х лет с момента регистрации данных записей, если иное не предусмотрено соответствующими документами. Копии записей, поступившие в подразделения для сведения и руководства, хранятся до минования надобности, после чего подлежат уничтожению.

Документы, относящиеся к записям, кроме журналов, подшиваются в папки в порядке поступления и по виду документа. На каждой папке, на обложке (титульном листе) журнала указывается код дела согласно номенклатуре дел подразделения.

Сохранение записей на иных носителях, кроме бумажных, осуществляется посредством:

- размещения резервных копий записей на магнитном диске, флэш-драйве или на оптическом компьютерном диске и соблюдения надлежащих условий хранения данных носителей информации;

- периодического копирования документов со старых носителей на новые;

- периодической проверки записей на предмет читаемости, отсутствия в них неподтвержденных изменений, и, при необходимости, замены носителя и восстановления данных.

При наличии конфиденциальных записей составляется их перечень, на документах проставляется соответствующая отметка и ограничивается доступ к таким записям в установленном порядке. Записи, содержащие конфиденциальную информацию, хранятся отдельно от остальных записей.

Руководители структурных подразделений должны обеспечивать защиту записей от несанкционированного доступа.

Не допускается передавать записи, предназначенные для внутреннего использования в Организации, сторонним организациям и лицам. Ознакомление с записями представителей сторонних организаций разрешается только на основании письменного указания первого лица Организации или уполномоченного им должностного лица по письменному обращению сторонней организации.

7.2.7. Восстановление записей

Подлинники документов, содержащие записи, должны быть пригодны для восстановления или многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста и линий).

Утерянные, пришедшие в негодность или частично испорченные записи подлежат восстановлению (по возможности) путем изготовления копии записи. Восстановление записи осуществляет должностное лицо подразделения-исполнителя, в котором хранится подлинник записи, по указанию руководителя подразделения. На копии делается надпись (или штамп) "Копия" с подписью, расшифровкой подписи и датой.

Восстановление подлинника записи производится с резервной копии на электронном носителе, а при отсутствии записи на электронном носителе - путем изготовления копии с сохранившейся на бумажном носителе копии или по другим сохранившимся записям. На восстановленном подлиннике синими чернилами делается надпись "Восстановлен" с подписью, расшифровкой подписи и датой.

Восстановление документа также осуществляется путем запроса изготовления заверенной копии (или дубликата) утерянного документа во внешней организации.

При утере или повреждении записей, сопровождающих процесс оказания услуги (публичной функции) или содержащих его результаты, руководитель структурного подразделения-исполнителя обеспечивает выполнение следующих действий:

- информирование заинтересованных структурных подразделений Организации и потребителя услуги (участника публичной функции);

- восстановление документа.

Если записи не подлежат восстановлению, то осуществляются действия по их изъятию и уничтожению согласно п. 7.2.8 настоящего стандарта.

Ответственность за действия по восстановлению записей несет руководитель структурного подразделения, где утеряны или повреждены записи.

7.2.8. Изъятие и уничтожение записей

По истечении установленного срока хранения записей руководители структурных подразделений обеспечивают их изъятие из обращения, после чего записи, подлежащие архивированию, сдаются в установленном порядке на хранение в архив (государственный архив, МУ "Муниципальный архив г. Ростова-на-Дону"), а остальные записи подлежат уничтожению.

Устаревшие записи, не подлежащие архивированию, могут быть оставлены для определенных целей (юридических, справочных и т.п.) и должны храниться в структурном подразделении отдельно от действующих в специально отведенном месте (на полке, в папке, шкафу, помещении), обозначенном надписью "Архив" или "Утратившие силу документы", до минования надобности, после чего подлежат уничтожению.

Изъятие из обращения и уничтожение записей обеспечивается руководителем структурного подразделения в следующих случаях:

- по истечении установленного срока хранения записи;

- если запись не подлежит восстановлению;

- по истечении надобности.

Уничтожение записей осуществляется в порядке, аналогичном уничтожению документов СМК (см. п. 6.2.12 настоящего стандарта).