Раздел 5. Общие положения

5. Общие положения

5.1. К документации СМК относятся:

- Политика и Цели в области качества Администрации города и ее структурных подразделений, цели отраслевых и территориальных органов Администрации в области качества и их структурных подразделений;

- нормативно-правовые документы:

- Руководство по качеству;

- стандарты СМК;

- Регламент работы Администрации города;

- регламенты работы органов Администрации города;

- административные регламенты;

- правила, требования, инструкции, положения, регламентирующие исполнение отдельных функций, административных процедур и утверждаемые правовыми актами;

- организационно-правовые документы: штатные расписания аппарата Администрации города и ее органов, положения о коллегиальных и совещательных органах Организации (советах, комиссиях), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции персонала;

- планы (календарные), порядок составления и утверждения которых установлен соответствующей главой Регламента работы Администрации города / ее органа;

- записи, сопровождающие деятельность Администрации города и ее органов и подтверждающие выполнение деятельности (процессов, процедур, действий) в соответствии с установленными нормативными требованиями;

- документация внешнего происхождения - поступающая в Организацию из внешних источников (нормативно-правовые документы, справочные материалы, входящая корреспонденция) по почте, посредством факсимильной связи или по электронной почте.

5.2. К записям относятся:

- заполненные учетные формы документов (например, кадровых документов);

- акты, протоколы;

- заключения;

- отчеты, справки;

- служебные записки;

- журналы регистрации (в том числе в электронном виде);

- планы (графики, программы), содержащие отметки о выполнении.

5.3. Документы СМК и записи могут быть оформлены как на бумажном, так и на любом другом носителе информации (например, магнитном, электронном, на оптическом компьютерном диске).

5.4. Документы СМК и записи учитываются в номенклатурах дел приемных, структурных подразделений Администрации города и ее органов.

5.5. При исполнении процессов управления документацией и управления записями учитываются общие требования и административные процедуры, предусмотренные следующими главами Регламента Администрации:

- глава 3 "Порядок планирования и организации работы";

- глава 4 "Подготовка и выпуск правовых актов Мэра города";

- глава 7 "Порядок организации контроля за исполнением документов в Администрации города";

- глава 8 "Организация работы со служебными документами";

- глава 9 "Порядок рассмотрения письменных, интернет-обращений и организация личного приема граждан".

В органах Администрации города при реализации процессов управления документацией и управления записями учитываются также требования и административные процедуры, предусмотренные Регламентами работы соответствующих органов.

5.6. Управление документацией СМК, за исключением документации внешнего происхождения, включает этапы, указанные в п. 6.1 настоящего стандарта, представляющие собой этапы жизненного цикла документации.

5.7. Управление документами внешнего происхождения осуществляется в соответствии с требованиями Регламента Администрации (органа), предъявляемыми к работе с поступающей (входящей) корреспонденцией.

Управление документами внешнего происхождения в общем случае включает следующие основные этапы:

- запрос (в случае установления потребности в документе);

- получение документа (в отдельных случаях - приобретение);

- регистрация и учет;

- визирование (формирование резолюции);

- размножение и рассылка согласно резолюции;

- использование и хранение (исполнение - в случае, если входящий документ этого требует);

- применение информационно-правовых систем (например, КонсультантПлюс), пользование которыми осуществляется на договорной основе;

- контроль состояния используемого документа на бумажном носителе (полнота, читаемость) с последующим изготовлением новой учтенной копии;

- проверка действия, актуальности документа, в том числе через базу данных системы электронного документооборота "АИСС-Контроль", а также информационно-правовых систем, предусматривающих регулярную актуализацию нормативно-правовой базы;

- отмена, архивирование, уничтожение.

5.8. Управление записями включает этапы, указанные в п. 7.1 настоящего стандарта, представляющие собой этапы жизненного цикла записей.

В зависимости от характера конкретного вида записей особенности управления ими устанавливаются разработчиками в документах СМК, регламентирующих данные записи, при условии соблюдения общих требований, предусмотренных разделом 7 настоящего стандарта.

5.9. Ответственность за управление (т.е. за организацию, надлежащее функционирование, результаты и улучшение) процессами управления документацией и управления записями несет ПРК:

- в Администрации города - управляющий делами Администрации города;

- в администрации района - управляющий делами администрации района;

- в отраслевом органе - должностное лицо из состава заместителей.

5.10. Ответственность за организацию работ по управлению документацией и записями, за ознакомление сотрудников с настоящим стандартом и обеспечение соблюдения его требований на уровне структурных подразделений Организации несут их руководители.

Руководитель подразделения обеспечивает, чтобы исполнители были ознакомлены:

- со сроками и последовательностью действий по разработке, согласованию и выпуску документов СМК, внесению в них изменений;

- с порядком передачи (получения) документов и записей: кому (от кого) и что должно быть передано (получено), когда, в каком виде (подлинник, копия), на каких носителях, в каком количестве;

- с порядком ведения записей: что именно должно быть зарегистрировано, в соответствии с какой формой, когда, на каких носителях;

- с условиями хранения документов и записей: где и в течение какого периода времени должны храниться документы и записи, на каких носителях.