Раздел 3. Термины, определения и сокращения

3. Термины, определения и сокращения

3.1. В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в МС ИСО 9000 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь", в Регламенте работы Администрации города Ростова-на-Дону, а также термины с соответствующими определениями, приведенные ниже.

Политика в области качества - нормативный документ, содержащий официально сформулированные Администрацией города общие намерения и направления деятельности Администрации в области качества. Политика в области качества формулируется в рамках установленных полномочий и ориентирована на удовлетворение потребностей и ожиданий городского сообщества. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки целей в области качества Администрации города, ее структурных подразделений, отраслевых и территориальных органов, руководители которых обязаны обеспечить знание и понимание персоналом указанных документов.

Цели в области качества - документ, базирующийся на Политике в области качества Администрации города и определяющий то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества при исполнении собственных полномочий, функций, услуг. Цели должны быть достижимыми, измеримыми и иметь сроки достижения. Цели оформляются как для Администрации города в целом, так и для ее органов и структурных подразделений.

Руководство по качеству - внутренний нормативно-правовой документ Администрации, описывающий СМК Администрации города и определяющий область применения СМК, включая обоснование любых исключений, описывающий взаимодействие процессов СМК, содержащий описание процессов и процедур СМК или ссылки на документы Администрации, регламентирующие процессы и процедуры и устанавливающие конкретные требования к СМК на основе требований МС ИСО 9001.

Стандарт СМК - внутренний нормативно-правовойдокумент, регламентирующий обязательныепо требованиям МС ИСО 9001 общесистемные и вспомогательные процессыСМК, (процессы управления документацией, записями, несоответствиями, корректирующими и предупреждающими действиями, процесс внутреннего аудита СМК). Стандарт СМК устанавливает последовательность и требования к осуществлению конкретного процесса, порядок его контроля и анализа результативности, виды записей по данному процессу, должностное лицо, ответственное за управление процессом, а также ответственность лиц, участвующих в его осуществлении.

Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону (далее - Регламент Администрации) - нормативно-правовой документ внутреннего применения, включенный в документацию СМК, который в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, Уставом города Ростова-на-Дону устанавливает общие правила внутренней организации деятельности Администрации города, описывает внутренние процессы и процедуры общего применения, в которых задействован широкий круг должностных лиц и подразделений.

Административный регламент - нормативно-правовой документ, описывающий в соответствии с установленными требованиями процесс исполнения муниципальной (государственной) функции или оказания муниципальной (государственной) услуги, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур и действий, порядок взаимодействия при этом структурных подразделений, организаций, с физическими или юридическими лицами. В структуру административного регламента предоставления услуги / исполнения публичной функции входит соответствующий стандарт.

Стандарт услуги / стандарт публичной функции - приложение установленной формы к административному регламенту предоставления услуги / исполнения публичной функции, предназначенное для исчерпывающего информирования потребителей услуги / участников функции о порядке и условиях предоставления услуги / исполнения публичной функции.

Требования - внутренний нормативно-правовойдокумент, устанавливающий индивидуальные требования к конкретным действиям, структурам, документам, разрабатываемым в Администрации города, к их построению, содержанию, оформлению, порядку разработки, согласования, утверждения, внесения изменений, а также определяющий ответственность за разработку и актуализацию данных документов. Требования разрабатываются в форме правил, положений, инструкций в развитие общих требований нормативно-правовых актов.

Положение о структурном подразделении - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке и предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурных подразделений Организации, позволяющий рационально разграничить и установить задачи и функции структурных подразделений и организационные вопросы.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке в целях административного управления деятельностью персонала Организации, устанавливающий административные требования к персоналу, квалификационные требования, должностные обязанности, ответственность и права персонала.

Процесс - любая деятельность или совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих действий или процедур при исполнении полномочий, функций или услуг, преобразующая входы в выходы с использованием ресурсов. С целью улучшения деятельности при управлении ею следует применять процессный подход, который подразумевает определение (выделение) процессов Организации и управление ими и их взаимодействием, что обеспечивает непрерывное управление как на границе между отдельными процессами, так и при их совокупности.

Процессный подход характеризуется четким определением границ каждого процесса (начало и конец) и конкретного лица, ответственного за процесс ("владельца процесса"), ресурсов (материальных, информационных, человеческих), необходимых для надлежащего функционирования процесса, четким распределением обязанностей между участниками процесса, а также предусматривает периодическую оценку достижения результатов процесса, управление конкретным процессом с учетом результатов и потребностей взаимосвязанных с ним процессов.

Вход (начало) процесса - поступление информации, документа, являющихся основанием для начала осуществления процесса. Примеры входов процессов: заявление юридического/физического лица на предоставление услуги; поручение Мэра города о подготовке плана.

Выход (конец) процесса - информация, документ логически завершающие процесс. Пример выхода процесса предоставления муниципальной услуги: выпуск постановления Мэра города, влекущего возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением заявителя в целях реализации его прав, законных интересов либо исполнения обязанностей, возложенных на должностное лицо нормативными правовыми актами.

Процедура / административная процедура - установленный способ и порядок осуществления функционально или логически обособленных действий. Как правило, является частью процесса (функции, услуги).

Записи - документы, содержащие учетные данные, достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Формы записей устанавливаются нормативными документами либо высшим руководствомв случае решения оперативных либо локальных задач управления.

Идентификация документа / записи - присвоение документу / записи идентификационного признака (обозначения, кода и т.п.) в соответствии с требованиями настоящего стандарта и/или других нормативных документов, регламентирующих требования к данному документу / записям, с целью его распознавания, быстрого и однозначного выделения в однородном массиве при систематизированном хранении, поиске и ведении, а также с целью исключения возможности перепутывания.

Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.2. В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:

Организация - Администрация города Ростова-на-Дону, ее отдельно взятые отраслевые и территориальные органы.

Первое лицо Организации - Мэр города, глава администрации района, руководитель (директор, начальник, председатель) отраслевого органа Администрации города.

Высшее руководство Организации - Мэр города, заместители главы и управляющий делами Администрации города; высшее руководство администрации района - глава администрации района, заместители и управляющий делами администрации района; высшее руководство отраслевого органа - руководитель и его заместители.

Правовой акт - постановление, распоряжение (в Администрации города и администрациях районов), приказ (в отраслевых органах Администрации города) первого лица Организации.

Управление кадров - управление по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города.

Отдел аудита - отдел проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления кадров.

Подразделение, уполномоченное на учет и рассылку документов - структурное подразделение (или должностное лицо) Организации, наделенное в установленном порядке полномочиями на координацию и контроль прохождения проектов правовых актов первого лица Организации в процессе их визирования, согласования и утверждения, на идентификацию, регистрацию, размножение, учет, рассылку данных документов (например, протокольный сектор Администрации города).

Подразделение, уполномоченное на проведение внутреннего аудита - структурное подразделение (или должностное лицо) Организации, наделенное в установленном порядке полномочиями на проведение внутренних аудитов, присвоение кодов внутренним документам СМК, ведение журнала регистрации проектов документов СМК, изменений к ним и выданных заключений (согласования), на хранение контрольных экземпляров документов СМК (например, отдел аудита).

Документация СМК - документация, сопровождающая деятельность Администрации города и включенная в СМК.

ПРК - представитель руководства по качеству (в Администрации города - управляющий делами Администрации города, в администрациях районов - управляющие делами администраций районов, в отраслевых органах - один из заместителей руководителя органа).

МС - международный стандарт.

ИСО (ISO) - международная организация по стандартизации.

СМК - система менеджмента качества.