Раздел 2. Административные процедуры

2. Административные процедуры

2.1. Процесс подготовки правовых актов Администрации города состоит из следующих административных процедур:

- согласование целесообразности выпуска правового акта;

- подготовка проекта правового акта;

- согласование и визирование проекта правового акта;

- подписание и выпуск правового акта;

- рассылка, выдача и хранение правовых актов;

- доведение требований правового акта до сведения должностных лиц (ознакомление).

2.2. Порядок согласования целесообразности выпуска правовых актов Администрации города.

2.2.1. Заместители главы Администрации города обращаются к Мэру города со служебной запиской, мотивирующей необходимость принятия правового акта.

2.2.2. В служебной записке на имя Мэра города о целесообразности подготовки проектов правовых актов должна содержаться следующая информация:

а) основания для подготовки:

- компетенция Администрации города (поводы и основания принятия правового акта);

- во исполнение законов и подзаконных правовых актов;

- поручение Мэра города, инициативное (кто инициирует, в связи с чем);

б) соответствие проекта действующим программам по данному направлению (стратегическому плану социально-экономического развития города, генеральному плану города Ростова-на-Дону на 2007 - 2025 годы, решениям представительного органа местного самоуправления и др.);

в) наличие ранее принятых постановлений (распоряжений) по данному вопросу;

г) финансовые и технические возможности реализации данного проекта (при бюджетном финансировании - наличие средств в бюджете, при частном инвестировании - финансовая состоятельность инвестора);

д) сроки реализации постановления (распоряжения);

е) ожидаемый результат;

ж) общественное мнение (обращения, заявления и жалобы граждан, публикации в СМИ и др.).

Должностное лицо, подписавшее служебную записку о подготовке проекта постановления (распоряжения), несет персональную ответственность за предлагаемый вариант управленческого решения.

2.2.3. Передача Мэру города служебной записки о целесообразности подготовки проектов нормативных правовых актов осуществляется после подготовки экспертного заключения правового управления Администрации города.

Служба, инициирующая подготовку проекта нормативно-правового акта, представляет в правовое управление Администрации города письменное обоснование необходимости принятия данного документа (цели, задачи, нормативное обоснование, предмет регулирования и т.п.).

Правовое управление Администрации города в течение пяти рабочих дней рассматривает представленное обоснование и готовит письменное заключение о наличии (либо отсутствии) полномочий исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления по регулированию предлагаемых отношений.

В случае предоставления льгот, затрагивающих доходную часть бюджета, дополнительного выделения средств из бюджета города на служебной записке (до направления ее на подпись Мэра города) необходимо обязательное согласование начальника МУ "Муниципальное казначейство города Ростова-на-Дону" суммы средств и источника финансирования.

Перед направлением на согласование Мэру города служебные записки о целесообразности подготовки проектов по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, созданию новых и (или) изменению действующих структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, по назначению или увольнению их руководителей, а также проектов, которые утверждают документацию системы менеджмента качества Администрации города и ее органов либо изменяют порядок предоставления услуг (исполнения публичных функций) или их качество, представляются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров. Начальник Управления по вопросам муниципальной службы и кадров в течение одного рабочего дня после поступления служебной записки дает заключение о необходимости подготовки (изменения) правового акта путем постановки в правом нижнем углу служебной записки ниже подписи инициатора своей визы "Согласовано Управлением кадров" (в случае подтверждения необходимости издания акта) либо "Не согласовано Управлением кадров" (в случае возражения против издания акта).

С целью оптимизации сроков получения заключений о целесообразности подготовки проектов правовых актов допускается передача соответствующей служебной записки одновременно во все вышеперечисленные подразделения.

Служебная записка вместе с подготовленными заключениями передается в сектор нормативных документов для передачи на согласование Мэру города.

2.2.4. Без согласования с Мэром города сектором нормативных документов выдается титульный лист (папка) и лист прохождения для подготовки следующих проектов правовых актов:

- внесенных в квартальный план работы Администрации города;

- внесенных в планы мероприятий по реализации управленческих решений (с приложением документа, утверждающего план);

- по распределению жилой площади;

- о проведении мероприятий по подготовке к заседанию городской Думы;

- об осуществлении муниципального контроля (согласование выпуска распоряжений Администрации города и их подписание делегируется заместителю главы Администрации города, курирующему подразделение, осуществляющее муниципальный контроль);

- об утверждении графиков дежурств;

- о разрешении на закрытие движения транспорта (согласование на выпуск распоряжений Администрации города и их подписание делегируется первому заместителю главы Администрации города);

- о лицензировании розничной продажи алкогольной продукции (согласование на выпуск распоряжений подписывает заместитель главы Администрации города (по вопросам экономики).

2.3. Требования, предъявляемые к подготовке проектов правовых актов

2.3.1. Проекты постановлений (распоряжений) должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству;

- быть тщательно отредактированы, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность его двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

- содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения;

- учитывать ранее принятые муниципальные правовые акты по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;

- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка подписи, должность, дата подписания).

К проектам правовых актов прилагается оформленный в соответствии с требованиями делопроизводства пакет документов, в полной мере обосновывающих фактическую необходимость и отражающих правовые основания принятия документа.

В случае подготовки проекта об утверждении и введении в действие документов системы менеджмента качества (стандартов, регламентов) указывается (при необходимости проведения каких-либо мероприятий для внедрения документа) дата введения документа в действие.

Если при подготовке правового акта выявлена необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, в целях их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, сохраняющие свою силу.

Одновременно с разработкой проекта правового акта готовятся предложения о признании утратившими силу либо о внесении изменений в ранее изданные акты. Если принимаемые акты отменяют действие ранее принятых (полностью либо в части), резолютивная часть проекта должна содержать указание о признании их утратившими силу. Ранее принятые правовые акты, признаваемые утратившими силу либо в которые предусматривается внесение изменений, прилагаются к проекту.

При подготовке проектов правовых актов о ходе выполнения ранее принятых правовых актов следует указывать конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков выполнения мероприятий.

Если проект правового акта предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма. Первый лист проекта постановления (распоряжения) не нумеруется.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами). Все листы приложений обязательно подписываются руководителями служб, выступающих инициаторами принятия правового акта (с обратной стороны приложения в нижней части с левой стороны).

Последний лист каждого приложения подписывается заведующим сектором нормативных документов Администрации города.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) Администрации города возлагается на лиц, инициировавших разработку данных документов.

2.3.2. При подготовке проектов постановлений (распоряжений) Администрации города применяется редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с соблюдением следующих параметров документа:

- название файла - N папки (проекта).dос;

- основной шрифт - Тimes New Roman Cyr;

- размер шрифта - N 14;

- межстрочный интервал (в основном тексте) - одинарный;

- параметры страницы: левое поле - 3,5 см;

-правое поле - 1,5 см;

-верхнее поле - 2 см;

-нижнее поле - 2 см;

- размер листа приложения - формат А4.

Не допускается выделение заголовка проекта шрифтом или кавычками.

2.3.3. На проекте правового акта Администрации города обязательна виза (согласование) заместителя главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей органов и подразделений Администрации, которым в документе предусматриваются задания или поручения, правового управления Администрации города, заместителя главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

Проекты без виз правового управления Администрации города и заместителя главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам) на подпись Мэру города не представляются.

Проекты правовых актов Администрации города по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений, а также о назначении или увольнении их руководителей без визы Управления по вопросам муниципальной службы и кадров на подпись Мэру города не представляются.

Проекты правовых актов, инициированные отделом внешнеэкономических связей, о командировании официальных делегаций и отдельных должностных лиц Администрации города за пределы Российской Федерации визируются Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров.

Проекты правовых актов Администрации города, которые утверждают документацию системы менеджмента качества Администрации города и ее органов (стандарты, регламенты предоставления услуг, исполнения функций), требуют согласования (положительного заключения) отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления по вопросам муниципальной службы и кадров (в случае принятия соответствующего решения на этапе согласования целесообразности подготовки проекта - см. пункт 2.2.3 настоящей главы). Подготовленные проекты с прилагаемым заключением подлежат визированию начальником Управления по вопросам муниципальной службы и кадров.

Проекты правовых актов Администрации города о проведении работ, могущих оказать негативное воздействие на окружающую среду, в том числе связанных со сносом зеленых насаждений при осуществлении градостроительной деятельности, размещением отходов производства и потребления, отводом земельных участков под строительство подземных сооружений и др., а также содержащие сведения о предполагаемых природоохранных мероприятиях подлежат обязательному согласованию с комитетом по охране окружающей среды Администрации города.

Проекты правовых актов по вопросам, решение которых может повлиять на организацию транспортного обслуживания населения подлежат обязательному согласованию с руководителем МУ "Департамент транспорта".

2.4. Порядок согласования и визирования проектов правовых актов

2.4.1. Организационные вопросы по визированию (согласованию) проектов постановлений (распоряжений) Администрации города проводятся только сотрудниками структурных подразделений аппарата Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

Контроль за прохождением визирования (согласования) проектов правовых актов, сроками их оформления возлагается на помощников заместителей главы Администрации города.

В Администрации города проводится антикоррупционная экспертиза проектов нормативно-правовых актов Администрации города, которая осуществляется в соответствии с "Требованиями к разработке административных регламентов", утвержденными распоряжением Мэра города от 22.05.2008 N 142, а также в рамках проведения правовой экспертизы проектов нормативно-правовых актов Администрации города Правовым управлением Администрации города. При выявлении коррупционности нормативно-правовых актов готовятся письменные предложения (замечания) о необходимости внесения соответствующих изменений.

2.4.2. Сектор нормативных документов выдает титульный лист (папку) и лист прохождения проекта только при наличии:

- служебной записки заместителя главы Администрации города о необходимости подготовки проекта правового акта с положительной резолюцией Мэра города;

- подготовленного текста проекта с приложениями.

На обороте каждого листа приложений сектором нормативных документов делается отметка - проставляется печать сектора нормативных документов.

В листе прохождения проекта начальником сектора нормативных документов устанавливается предварительный перечень визирующих (согласовывающих) лиц и очередность визирования (согласования) проекта. При выдаче листа прохождения специалист сектора нормативных документов делает отметку на листе прохождения и титульной папке о дате начала прохождения проекта.

Специалист сектора нормативных документов добавляет электронную регистрационную карточку (карточку мониторинга для контроля за сроками визирования (согласования) правового акта) в контрольный журнал "Подготовка проектов постановлений" системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4". Наличие в карточке мониторинга проекта номера проекта и номера постановления (распоряжения) позволяет получить подробную информацию о процессе визирования (согласования) проекта и выпуске постановления (распоряжений).

Инициатор подготовки проекта получает титульный лист (папку) и лист прохождения с регистрационным номером проекта постановления (распоряжения) и заполняет в карточке мониторинга системы "АИС-Контроль-4", соответствующей номеру проекта, список лиц, визирующих (согласовывающих) документ. Если в подразделении, вносящем проект, не установлена система "АИС-Контроль-4", внесение списка визирующих (согласовывающих) и дальнейшую корректировку информации о визировании (согласовании) осуществляет помощник куратора подразделения (инспектор приемной). После внесения списка визирующих (согласовывающих) лиц, инициатор проекта передает проект документа в печатном виде на бумажном носителе и лист прохождения на визирование (согласование) очередному лицу.

Сотрудник визирующей (согласовывающей) службы (помощник, инспектор приемной), в присутствии инициатора, вносит в лист прохождения проекта и в карточку соответствующего проекта информацию о получении проекта документа на визирование (согласование). При отсутствии в подразделении подключения к системе "АИС-Контроль-4" информацию в карточку мониторинга вносит помощник (инспектор приемной) курирующего руководителя визирующего (согласовывающего) подразделения или инициатор проекта.

После получения визы (согласования) руководителя визирующей (согласовывающей) структуры помощник (инспектор приемной) вносит в лист прохождения проекта и в карточку мониторинга проекта информацию о визировании (согласовании) или наличии замечаний по проекту. При наличии замечаний инициатор повторно добавляет в список наименование визирующего (согласовывающего) подразделения. После устранения замечаний и визирования (согласования) проекта инициатор забирает проект документа, лист прохождения и передает их в следующее структурное подразделение.

Инициатор проекта отвечает за:

- своевременность передачи проекта документа на визирование (согласование) и получения завизированного (согласованного) документа на основании информации из карточки мониторинга проекта;

- оперативное и корректное внесение в карточку мониторинга базы данных системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" сведений о сроке передачи проекта и сроке его получения визирующей (согласовывающей) организацией.

2.4.3. Каждое подразделение визирует и согласовывает проект в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих специального визирования (согласования), не более трех рабочих дней. Срочные проекты визируются (согласовываются) в течение трех часов.

Общий срок прохождения проекта не должен превышать 30 дней.

Окончательный срок визирования (согласования) проектов постановлений (распоряжений) Администрации города не должен превышать 180 дней.

Продление срока визирования (согласования) проекта осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) на основании служебной записки, обосновывающей необходимость продления.

Служебные записки с резолюцией предаются в сектор нормативных документов для внесения информации о продлении срока в карточку мониторинга проекта в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

Правовая экспертиза проектов правовых актов Администрации города осуществляется правовым управлением Администрации города. По результатам осуществления правовой экспертизы правовых актов нормативного характера, правовым управлением Администрации города ставятся штампы о публикации нормативного акта после его принятия.

Перед проведением правовой экспертизы проект передается в сектор нормативных документов для определения необходимости дополнения должностей визирующих (согласовывающих) лиц в листе прохождения проекта правового акта.

Проект правового акта после проведения правовой экспертизы передается заведующему сектором нормативных документов, который проводит лингвистическую экспертизу, проверяет наличие визы и штампа на обратной стороне каждого листа документа, ставит свою подпись на последних листах всех приложений (при их наличии), определяет необходимость публикации правовых актов ненормативного характера с учетом степени их значимости в целях информирования жителей муниципального образования и направляет проекты правовых актов в прокуратуру Ростовской области (при наличии штампа правового управления о необходимости опубликования нормативного правового акта) либо заместителю главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

Через две недели после визирования и согласования проекта и принятия постановления (распоряжения) проект автоматически помечается в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" как архивный.

2.4.4. Проекты нормативных правовых актов Администрации города с соответствующим штампом правового управления на листе прохождения направляются сектором нормативных документов в прокуратуру Ростовской области для получения заключения.

Рассмотрение проектов нормативных правовых актов Мэра города осуществляется прокуратурой Ростовской области в течение десяти дней. При наличии в заключении прокуратуры Ростовской области замечаний (предложений) по вопросам, предлагаемым к урегулированию правовым актом Администрации города, проект поступает в правовое управление Администрации города для рассмотрения соответствующих замечаний (предложений) совместно с заинтересованными лицами.

Рассмотрение замечаний (предложений) прокуратуры Ростовской области осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства.

Дальнейшее визирование (согласование) проекта правового акта осуществляется в установленном порядке.

Заключение прокуратуры Ростовской области прикладывается к пакету документов, направляемых для подписания Мэру города.

2.4.5. Разногласия (замечания) по проекту документа снимаются Мэром города или соответствующим заместителем главы Администрации города по курируемому направлению.

Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений непосредственно в текст проекта документа, каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного лица.

Отказ от визирования (согласования) проекта не допускается.

2.4.6. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение, содержащие дополнительные поручения и т.д.), проект подлежит повторному визированию (согласованию). Повторное визирование (согласование) проводится аналогично первичному.

2.5. Порядок подписания и выпуска правовых актов.

2.5.1. После визирования заместителем главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам) проект правового акта (проект документа с приложением всех необходимых документов), оформленный в соответствии с п. 2.3, передается в сектор нормативных на бумажном носителе и в электроном виде (по электронной почте по адресу: protocol@rostov-gorod.ru или на флеш-драйве) для проведения проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.

На одном флеш-драйве должен находиться один файл, состоящий из текста проекта постановления (распоряжения) и приложений. Передаваемые в сектор нормативных актов флеш-драйвы должны быть проверены исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов.

Ответственность за соответствие текста документа в электронном виде завизированному и согласованному проекту возлагается на исполнителя. Оформленный на бланке проект (согласно приложениям 2, 3 к настоящей главе) с пакетом документов передается сектором нормативных документов на подпись Мэру города.

Сектором нормативных документов сведения об инициаторе внесения проекта переносятся отдельной строкой в подлинник постановления (распоряжения) и располагаются ниже подписи Мэра города.

Проекты документов могут быть признаны заведующим сектора нормативных документов не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- отсутствия необходимых согласований или визирований;

- отсутствия электронной версии проекта или подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;

- наличия неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа;

- наличия стилистических и (или) орфографических ошибок;

- оформления проекта не в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

2.5.2. Специалист сектора нормативных документов регистрирует факт приема документов в карточке мониторинга проекта и передает проект на подпись Мэру города. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка) или по его поручению постановления (распоряжения) подписываются первым заместителем главы Администрации или заместителем, исполняющим обязанности главы Администрации города.

2.5.3. В зависимости от решения Мэра города специалист сектора нормативных документов выполняет одно из действий:

- закрывает проект, выпускает постановление (распоряжение) Администрации города с уникальным регистрационным номером, который автоматически записывается в карточку мониторинга проекта;

- возвращает проект инициатору на доработку;

- снимает проект в карточке мониторинга проекта, присвоив статус "отклонен".

Проекты правовых актов, снятые с визирования (согласования), хранятся в секторе нормативных документов в течение года, после чего уничтожаются.

2.5.4. Подписанные постановления (распоряжения) Администрации города и необходимый пакет документов передаются специалистом приемной Мэра города в сектор нормативных документов для дальнейшей обработки.

Пакеты документов, прилагаемые к проектам постановлений (распоряжений) Администрации города, возврату из сектора нормативных документов не подлежат, за исключением личных дел работников, которые возвращаются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров.

2.6. Порядок рассылки, выдачи и хранения правовых актов

2.6.1. Лист рассылки постановлений (распоряжений) Администрации города составляется по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству, и подписывается заведующим сектором нормативных документов. В случае, когда рассылка проектов постановлений (распоряжений) необходима адресатам, не упоминающимся в тексте документа, проект постановления (распоряжения) Администрации города сопровождается листом рассылки за подписью руководителя, инициирующего подготовку проекта.

2.6.2. Постановления (распоряжения) Администрации города издаются на бланках установленного образца (образцы прилагаются) с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой сектором нормативных документов. Каждый экземпляр рассылаемого постановления (распоряжения) заверяется круглой печатью сектора нормативных документов (при необходимости документы заверяются подписью заведующего сектором нормативных документов и штампом "копия верна").

2.6.3. Рассылка постановлений (распоряжений) Администрации города, а также документов ДСП осуществляется сектором нормативных документов через канцелярию Администрации города согласно списку рассылки не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, а срочные - в течение дня.

Правовые акты Администрации города, содержащие государственную тайну, тиражируются и рассылаются отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления.

Заинтересованным юридическим и физическим лицам копии правовых актов Администрации города, заверенные сектором нормативных документов, выдаются службами, инициирующими выпуск документов, в обязательном порядке под роспись.

Ознакомление руководителей структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города с хранящимися в архиве сектора нормативных документов проектами (пакетами документов) уже выпущенных постановлений (распоряжений) Администрации города допускается только с письменного разрешения заместителя главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.6.4. Сектором нормативных документов все правовые акты Администрации города направляются в Администрацию Ростовской области, Ростовскую-на-Дону городскую Думу, все нормативные правовые акты направляются в прокуратуру Ростовской области.

Правовые акты, признанные подлежащими опубликованию, направляются в 3-дневный срок со дня подписания в Управление по информационной политике Администрации города, а также в отдел информационных технологий (в электронном виде) для размещения на официальном Интернет - портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону, в редакцию газеты "Ростов официальный.

2.6.5. Выдача копий документов производится:

- по обращениям руководителей структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, юридических и физических лиц - с разрешения заместителя главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в 3-дневный срок после подачи заявления в сектор нормативных документов (форма бланка заявления приведена в Инструкции по делопроизводству);

- по обращениям депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону - в течение одного рабочего дня.

Выдача копий документов регистрируется сквозной нумерацией заявлений на выдачу правовых актов Администрации города.

2.6.6. Правовые акты Администрации города в течение 6 лет хранятся в архиве в секторе нормативных документов, после чего передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

2.7. Ознакомление с нормативными правовыми актами

После получения постановления (распоряжения) Администрации города руководитель своей резолюцией определяет круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом. Факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления с документом, где в табличном виде указываются: Ф.И.О., подпись, дата ознакомления. В листе ознакомления предусматриваются свободные строки для ознакомления вновь принятых работников. Лист ознакомления хранится вместе с копией постановления (распоряжения) в соответствии с номенклатурой дел.