Глава 10. Организация встреч информационных групп Администрации города с населением

Глава 10. Организация встреч информационных групп
Администрации города с населением

1. Общие положения

1.1. В рамках описанного в настоящей главе процесса комитет межрегиональных и общественных связей Администрации города (далее - Комитет) выполняет следующие функции:

- подготовка и проведение встреч информационных групп Администрации города с населением, постановка на контроль обращений граждан, высказанных на встречах с информационными группами Администрации города (23.1.01.01);

- разработка нормативных и аналитических документов, а также сведений по вопросам, относящимся к организации и проведению встреч информационных групп Администрации города с населением (23.1.01.02).

Ответственность за актуализацию настоящей главы и координацию описываемой деятельности несет председатель Комитета.

1.2. Информационные группы Администрации города созданы по отраслевому признаку для расширения возможностей социального партнерства городского сообщества и органов местного самоуправления в деле реализации прав горожан, определенных требованиями Устава города Ростова-на-Дону, обеспечения права членов городского сообщества на получение достоверной и полной информации о деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления.

1.3. Встречи информационных групп Администрации города с населением проводятся в целях:

- информирования жителей города о деятельности органов местного самоуправления;

- предоставления ответов руководящих работников Администрации города на интересующие жителей вопросы личного или общественного характера;

- изучения общественного мнения по различным вопросам жизнедеятельности города, работы органов и должностных лиц местного самоуправления.

1.4. Работа информационных групп Администрации города осуществляется в соответствии с положениями ст. 29 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава города Ростова-на-Дону.

2. Требования к порядку исполнения функции

2.1. Порядок взаимодействия при исполнении муниципальной функции, распределение обязанностей исполнителей.

2.1.1. Координация деятельности структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города при организации деятельности информационных групп Администрации города возлагается на заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.1.2. Организационное обеспечение взаимодействия структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города по вопросам работы информационных групп Администрации города осуществляется Комитетом.

2.2. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.2.1. Консультации по процедуре исполнения муниципальной функции по организации встреч информационных групп Администрации города с населением могут осуществляться:

- по письменным обращениям;

- по телефонам: (863) 240-47-38, 240-87-16;

- через Интернет-приемную Администрации города Ростова-на-Дону по адресу в Интернете: www.rostov-gorod.ru.

2.2.2. В разделе "Администрация" (подраздел "Межрегиональные и общественные связи") на официальном портале городской Думы и Администрации города Комитетом размещается график встреч информационных групп Администрации города с населением по районам города, составы информационных групп и другая информация о работе информационных групп.

2.3. Сроки исполнения муниципальной функции

2.3.1. Встречи информационных групп Администрации города с населением проводятся регулярно один раз в месяц (третий четверг) в каждом районе города в соответствии с графиком на полугодие.

3. Административные процедуры

3.1. Подготовка проведения встреч

3.1.1. Количество и персональные составы информационных групп утверждаются постановлением Мэра города. Изменения в составы информационных групп вносятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в два года. Подготовку и выпуск постановления Мэра города обеспечивает Комитет.

3.1.2. График встреч информационных групп по районам города составляется Комитетом на полугодие, утверждается заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и не позднее 15 июня, 15 декабря направляется руководителям информационных групп и главам администраций районов для планирования работы и подготовки к проведению встреч. Форма графика приведена в приложении 1.

3.1.3. Администрация района (по согласованию с Комитетом) определяет место и время проведения встречи, проводит организационную работу по обеспечению присутствия как можно большего количества горожан на встречах. Главы администраций районов обеспечивают участие своих заместителей и руководителей подразделений районных администраций во встречах с населением, несут ответственность за подготовку мест проведения этих встреч.

3.1.4. Информация о месте и времени проведения встречи в телефонном режиме передается специалистом районной администрации в Комитет за 7 дней до дня проведения встречи. Работники Комитета в письменной форме доводят эту информацию до сведения руководителей (заместителей руководителей) информационных групп.

3.1.5. Секретарь информационной группы, по поручению руководителя информационной группы, в телефонном режиме информирует членов группы о месте и времени встречи с жителями, готовит таблички с фамилией, именем, отчеством и должностью членов группы.

Секретарь информационной группы назначается по согласованию с руководителем группы на этапе подготовки постановления (см. п.3.1.1) и входит в состав информационной группы. В случае отсутствия секретаря его обязанности исполняет сотрудник, назначенный руководителем информационной группы.

3.1.6. Комитет информирует пресс-службу Мэра города о планируемых встречах информационных групп для публикации этой информации в СМИ и размещения на Интернет-портале городской Думы и Администрации города в разделе "Новости".

3.1.7. Тема встречи с информационной группой, если она не оговорена специально, определяется отраслевой направленностью группы.

3.2. Порядок проведения встреч

3.2.1. Открывает встречу информационной группы Администрации города с населением и представляет членов информационной группы и представителей администрации района, присутствующих на встрече, руководитель информационной группы или глава администрации района, в котором проводится встреча.

3.2.2. Руководитель информационной группы выступает с информацией по теме встречи.

3.2.3. После выступления руководитель, члены информационной группы и представители администрации района, в котором проводится информационная встреча, отвечают на все интересующие жителей вопросы личного или общественного характера независимо от темы встречи.

3.3. Оформление результатов встреч

3.3.1. Вопросы жителей, прозвучавшие на встрече с информационной группой Администрации города, вносятся в протокол встречи, который ведет секретарь информационной группы.

3.3.2. Утвержденные руководителями (заместителями руководителей) информационных групп протоколы, не позднее 5 календарных дней после встречи, направляются секретарем информационной группы в комитет межрегиональных и общественных связей Администрации города.

3.4. Порядок подготовки ответов на вопросы граждан

3.4.1. Вопросы граждан, зафиксированные в протоколах встреч, ответы на которые не были даны в ходе встречи, вносятся Комитетом в журнал "Информационные встречи" системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4". Порядок подготовки ответов на вопросы граждан аналогичен порядку подготовки ответов на обращения граждан, описанному в главе 9 настоящего Регламента.

3.4.2. Обращения граждан, оформленные в соответствии с требованиями Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан" и переданные членам информационной группы, передаются секретарем группы в сектор по работе с обращениями граждан и рассматриваются в порядке, предусмотренном главой 9 настоящего Регламента.

3.4.3. Комитет ведет работу в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" по снятию с контроля обращений граждан, ответы на которые в установленном порядке были направлены гражданам структурными подразделениями аппарата управления, отраслевыми (функциональными), территориальными органами Администрации города.

3.5. Анализ результатов встреч

Комитет анализирует результаты встреч, готовит аналитические материалы (оперативные, годовые) о деятельности информационных групп. Оперативная информация предоставляется заместителю главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам), информация о работе групп за год направляется Мэру города, руководителям информационных групп и главам администраций районов.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции

4.1. Контроль за исполнением данной функции осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и председателем комитета по межрегиональным и общественным связям.

4.2. Сотрудники комитета межрегиональных и общественных связей выборочно принимают участие во встречах информационных групп с населением в целях контроля за соблюдением сотрудниками структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города порядка подготовки и проведения встреч информационных групп Администрации города с населением.

4.3. Сотрудниками комитета межрегиональных и общественных связей периодически, но не реже одного раза в год, проводятся опросы участников встреч с информационными группами Администрации города с целью выявления степени удовлетворенности населения предоставленной услугой.

4.4. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).