Приложение N 1. Порядок электронного документооборота между министерством финансов области и главными распорядителями средств областного бюджета (главными администраторами доходов областного бюджета) при осуществлении бюджетного процесса

Приложение N 1
к приказу министерства финансов области
от "25" декабря 2009 года N 59

Порядок
электронного документооборота между министерством
финансов области и главными распорядителями средств областного бюджета
(главными администраторами доходов областного бюджета)
при осуществлении бюджетного процесса

1. Общие положения

1.1. Электронный документооборот между министерством финансов области и главными распорядителями средств областного бюджета (главными администраторами доходов областного бюджета) (далее - главные распорядители средств областного бюджета) при осуществлении бюджетного процесса производится в форме электронных документов, направляемых с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации области "Дело" (далее - система "Дело"). Бумажный экземпляр документа не досылается.

1.2. Электронные документы, формируемые для осуществления информационного обмена, подписываются электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) должностных лиц, предусмотренных формой подписываемого документа, содержащейся в нормативном правовом акте или ином документе, указанном в графе 5 таблицы приложения N 2 к настоящему приказу. Если нормативный правовой акт или иной документ не содержит явных указаний в отношении подписей, то электронный документ подписывается ЭЦП руководителя или должностного лица, исполняющего его обязанности. Проверка выполнения требований к наличию и составу ЭЦП, которыми подписан электронный документ, осуществляется получателем электронного документа перед принятием его к исполнению. Использование ЭЦП осуществляется с учетом положений "Порядка использования электронных цифровых подписей в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело", утвержденного распоряжением Администрации области от 11.12.2009 N 400 "Об организации пилотного проекта электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи". Для установления подлинности электронных документов, пересылаемых через систему "Дело", используются ЭЦП, предоставляемые отделом электронно-информационного обеспечения Администрации области. Также могут использоваться дополнительные ЭЦП (при возникновении необходимости наделения ЭЦП иных должностных лиц, уполномоченных приказом главного распорядителя средств областного бюджета), которые приобретаются главным распорядителем средств областного бюджета. Решение о перечне лиц (не ниже начальника управления), наделяемых правом электронной цифровой подписи, кроме руководителя и главного бухгалтера, принимается главным распорядителем средств областного бюджета и оформляется приказом. Копия приказа доводится до министерства финансов области в срок не позднее трех рабочих дней с момента его подписания и учитывается отделами министерства финансов области при проверке выполнения требований к наличию и составу ЭЦП, которыми подписан электронный документ. Работа в системе "Дело" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы "Дело", представляемой отделом электронно-информационного обеспечения Администрации области.

1.3. Перечень видов электронных документов указан в приложении N 2 к настоящему приказу, а форма электронных документов устанавливается нормативными правовыми актами или иными документами, указанными в графе 5 приложения N 2 к настоящему приказу.

1.4. В случае если передача электронных документов через систему "Дело" или их подписание ЭЦП невозможны по техническим причинам, до устранения технических неполадок подлежащие передаче документы передаются на электронных носителях (дискеты, CD/DVD диски, флэш-диски, электронная почта), сопровождаемые экземпляром бумажного документа, оформленного в соответствии с требованиями нормативных правовых актов или иных документов, указанных в графе 5 приложения N 2 к настоящему приказу. Бумажный документ направляется в канцелярию минфина области, а электронный документ - в отдел, указанный в графе "Получатель" таблицы приложения N 2 к настоящему приказу. При этом электронные документы, представляемые на электронных носителях, оформляются в соответствии с требованиями п. 1.3. О возникновении технических проблем, препятствующих осуществлению электронного документооборота через систему "Дело", главный распорядитель средств областного бюджета незамедлительно уведомляет любым доступным способом (по факсу, электронной почте, телефону, курьером) заместителя министра финансов (В.Ю. Фомичев), а во время его отсутствия - начальника отдела информатизации (А.Г. Хабаров) с указанием сути проблемы и предполагаемых сроков ее устранения.

1.5. Порядок внутреннего электронного документооборота определяется каждым главным распорядителем средств областного бюджета самостоятельно и утверждается его нормативным правовым актом.

2. Электронный документооборот между министерством финансов области
и главными распорядителями средств областного бюджета

2.1. Индивидуальный срок исполнения каждого вида электронного документа установлен нормативным правовым актом или иным документом, указанным в графе 5 приложения N 2 к настоящему приказу. Отсчет этого срока начинается с момента регистрации электронного документа системой "Дело", а если электронный документ зарегистрирован в системе "Дело" после 17:00 - то с 9:00 следующего рабочего дня.

2.2. Подготовка и отправка исходящих электронных документов осуществляется в любое время в течение рабочего дня без ограничений, по мере готовности документов.

2.3. Электронные документы направляются главными распорядителями средств областного бюджета непосредственно в адрес отделов министерства финансов области по принадлежности их рассмотрения в соответствии с приложением N 2 к настоящему приказу.

2.4. При формировании регистрационной карточки исходящего документа в поле "Содержание" указывается наименование вида документа в строгом соответствии с графой 2 приложения N 2 к настоящему приказу, за исключением п. 2.2 приложения N 2 (по пункту 2.2 приложения N 2 указывается сокращенное наименование вида документа "Справка N"), а также иная необходимая пояснительная информация. Файлы, прикрепленные к регистрационной карточке, должны соответствовать одному виду документа, указанному в графе 2 приложения N 2. Сопроводительное письмо к направляемой информации не требуется.

2.5. В случае если электронный документ направлен в отдел министерства финансов области ошибочно (не по адресу), или не соответствует форме, формату и порядку заполнения, установленному нормативным правовым актом или иным документом, указанным в графе 5 приложения N 2, или данный документ не включен в перечень электронных документов, утвержденный настоящим приказом, согласно приложению N 2, получивший такой документ отдел самостоятельно уведомляет отправителя об отказе в обработке документа с указанием причины возврата. Уведомление осуществляется путем создания резолюции в регистрационной карточке ошибочного документа, где в поле "Исполнитель" указывается отправитель документа, а в тексте резолюции - описание причины возврата. После добавления резолюции карточка пересылается (функция "Переслать РК") также курирующим начальнику управления и заместителю министра финансов для сведения. Возврат должен быть осуществлен не позднее следующего рабочего дня.

2.6. В случае если электронный документ, поступивший в отдел министерства финансов области, не может быть исполнен полностью или частично, то по части, невозможной к исполнению, (или по всему документу) отделом подготавливается ответ с указанием причины возврата. Ответ оформляется в виде регистрационной карточки проекта документа (РКПД) по группе документов "Исходящие электронные документы Сверчковой Н.И.", содержащей файл с текстом ответа, перечень должностных лиц, которым РКПД будет направлена на визирование (курирующие начальник управления, заместитель министра финансов и, при необходимости, иные должностные лица министерства финансов области), а также информацию о должностном лице, подписывающем РКПД (заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - министр финансов или должностное лицо, исполняющее его обязанности). Направление РКПД на визирование с учетом соблюдения требуемого порядка визирования (очередность, сроки), а затем на подписание (утверждение) обеспечивает отдел, подготовивший РКПД. Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - министр финансов или должностное лицо, исполняющее его обязанности утверждает РКПД, и подписывает своей ЭЦП прикрепленный(е) к РКПД файл(ы), подлежащий(е) передаче адресату, или, в случае несогласия, не утверждает РКПД (при необходимости сопровождая свое решение текстовым комментарием). Индивидуальный срок направления ответа установлен нормативным правовым актом или иным документом, указанным в графе 5 приложения N 2 к настоящему приказу.

2.7. Регистрация и направление адресатам всех подписанных проектов документов по группе "Исходящие электронные документы Сверчковой Н.И." осуществляется канцелярией министерства финансов области. Проверка поступления подлежащих регистрации проектов документов осуществляется канцелярией не реже одного раза в час в течение рабочего дня. После регистрации РКПД канцелярия добавляет в список адресатов исполнителя проекта документа, указанного в РКПД, затем направляет документ адресатам в соответствии с инструкцией по использованию системы "Дело".

2.8. После направления документа любое его изменение запрещено. В случае возникновения у отправителя необходимости внести изменения в документ, он отзывает первоначальный документ, для чего создает и направляет в тот же адрес, куда был направлен отзываемый документ, регистрационную карточку, связанную с регистрационной карточкой отзываемого документа, в которой содержится описание причины отзыва, и затем направляет новый документ.

3. Электронный документооборот внутри министерства финансов области

3.1. Для осуществления электронного документооборота заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - министру финансов, заместителям министра финансов области, начальникам управлений и отделов и сотрудникам министерства финансов области предоставляются учетные записи (логин и пароль) для входа в систему "Дело".

3.2. Каждому отделу министерства финансов области, осуществляющему электронный документооборот с использованием системы "Дело", присваивается собственный адрес в системе "Дело", наименование которого соответствует наименованию отдела.

3.3. Электронный документооборот между заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром финансов, заместителями министра финансов области и начальниками управлений и отделов и сотрудниками министерства финансов области осуществляется через систему "Дело" без использования ЭЦП. При этом подтверждением авторства созданных документов, резолюций, виз, подписей является информация об учетной записи (логине) пользователя, который произвел те или иные действия над документом, содержащаяся в автоматически ведущихся системой "Дело" электронных регистрационных журналах, доступных для чтения каждому пользователю системы.

3.3.1. Передача электронных документов между управлениями и отделами министерства финансов области осуществляется напрямую, без участия канцелярии министерства финансов области.

3.3.2. Электронные документы по группам исходящих документов заместителей министра финансов оформляются в виде регистрационной карточки проекта документа (РКПД), содержащей файл с текстом ответа, перечень должностных лиц, которым РКПД будет направлена на визирование (курирующий начальник управления и, при необходимости, иные должностные лица министерства финансов области), а также информацию о должностном лице, подписывающем РКПД (заместитель министра финансов или должностное лицо, исполняющее ее обязанности). Регистрация и направление адресатам всех подписанных проектов документов по группам исходящих документов заместителей министра финансов осуществляется канцелярией министерства финансов области. Проверка поступления подлежащих регистрации проектов документов осуществляется канцелярией не реже одного раза в час в течение рабочего дня. После регистрации РКПД канцелярия добавляет в список адресатов исполнителя проекта документа, указанного в РКПД, затем направляет документ адресатам в соответствии с инструкцией по использованию системы "Дело".

3.4. Канцелярия министерства финансов области ежемесячно формирует и представляет отчетность о поступлении и рассмотрении документов по всем отделам министерства финансов области, участвующим в электронном документообороте.

3.5. Работа с электронным документом производится без его распечатки на бумаге. Исключение составляют документы, необходимые для подготовки аналитических заключений или для подготовки отчетов федеральным органам власти (пункты 1.2, 1.14, 1.19, 1.20, 1.28, 1.30, 3.14 приложения N 2 к настоящему приказу, а также иные виды документов по согласованию с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром финансов). По данным видам документов при необходимости создаются бумажные копии электронного документа в количестве, необходимом для работы с ним.

3.6. Процесс исполнения электронного документа осуществляется в соответствии с порядком, установленным нормативными правовыми актами или иными документами, указанными в графе 5 приложения N 2 к настоящему приказу и нормами делопроизводства. При возникновении необходимости вмешательства в установленный порядок исполнения документов заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - министр финансов, заместители министра финансов области, начальники управлений и отделов формируют необходимые резолюции и устанавливают требуемые сроки исполнения в порядке, установленном инструкцией пользователя системы "Дело". Начальники и сотрудники отделов при исполнении документа формируют отметки об исполнении.

3.7. В случае необходимости подготовки ответа на входящий документ, либо подготовки иных документов, связанных с исполнением документа отправителя, создается рабочая карточка проекта документа для выполнения всех необходимых действий по согласованию и визированию. Создание и сопровождение проектов документов осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы "Дело". Согласованный и завизированный всеми необходимыми подразделениями в предусмотренном порядке проект документа направляется по системе "Дело" на утверждение заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - министру финансов. После утверждения на основе проекта формируется исходящий документ, который регистрируется и направляется адресату канцелярией министерства финансов области в соответствии с инструкцией по использованию системы "Дело".

3.8. В случае временного отсутствия на рабочем месте заместителя министра финансов области электронные документы, подлежащие в соответствии с настоящим приказом министерства финансов области направлению по системе "Дело" в его адрес, направляются в адрес другого заместителя министра финансов области, в соответствии с распоряжением министра финансов области.

В случае временного отсутствия на рабочем месте начальника отдела логин и пароль его учетной записи системы "Дело" передается им лицу, исполняющему его обязанности. После того, как руководитель снова приступает к исполнению своих обязанностей, его прежний пароль может быть изменен на новый отделом электронно-информационного обеспечения Администрации области. Для изменения пароля владелец учетной записи должен лично подойти в отдел электронно-информационного обеспечения Администрации области (к. 316) к администратору системы "Дело" и изменить свой пароль в соответствии с указаниями данного администратора.

3.9. Все документы, направленные по системе "Дело", хранятся в ней в течение 5 лет. Списание документов в дело производится отделами министерства финансов области по окончании исполнения документов в соответствии с инструкцией пользователя системы "Дело". Списание осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в министерстве финансов области на год создания документа. Номенклатура дел утверждается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром финансов и не позднее следующего рабочего дня после утверждения представляется сотрудником, ответственным за формирование номенклатуры, в отдел информатизации министерства финансов области в электронной форме в формате MS Excel. Отдел информатизации в течение трех рабочих дней со дня предоставления номенклатуры размещает ее в виде файла с именем "Номенклатура министерства финансов области от ДД.MM.ГГГГ.xls" на локальной вычислительной сети министерства финансов области. Все документы, списанные в дело, подлежат ежегодной передаче в электронном виде в электронный архив министерства финансов. Передача в электронный архив осуществляется в соответствии с порядком ведения архива министерства финансов области, который должен быть разработан в срок не позднее 01.03.2010.

3.10. Система "Дело" устанавливается на автоматизированные рабочие места сотрудников министерства финансов области, участвующих в электронном документообороте. Список этих сотрудников утверждается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром финансов. В случае возникновения необходимости обмена информацией, поступившей через систему "Дело", с сотрудниками, у которых данная система не установлена, информационный обмен осуществляется с использованием иных доступных способов (через локальную вычислительную сеть министерства финансов, с помощью электронной почты, по телефону).