Глава 7. Порядок организации контроля в Администрации города

Глава 7. Порядок организации контроля
в Администрации города

1. Общие положения

1.1. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, определенным Административным регламентом исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений (21.1.09.01) (далее - Регламент контроля).

1.2. Руководство и координацию работы по организации и ведению контроля в Администрации города осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник отдела организационно-аналитической работы.

Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляет и ведет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4", информационной системы электронного документооборота "Дело", автоматизированной системы контроля исполнения документов ("АСКИД").

1.4. В Администрации города подлежат контролю:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- решения Законодательного Собрания Ростовской области;

- указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

- постановления и распоряжения Администрации Ростовской области;

- постановления (распоряжения) Мэра города;

- решения коллегии Администрации города;

- резолюции Мэра города;

- поручения Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных);

- планы работы Администрации города (квартальный, недельный);

- обращения граждан, поступившие в ходе проведения сходов с участием Мэра города, встреч информационных групп Администрации города;

- наказы избирателей по итогам предвыборных кампаний (выборы Мэра города, выборы депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы);

- обращения граждан, поступившие в ходе проведения выступлений ("горячих линий") Мэра города в СМИ, критических публикаций;

- другие управленческие решения;

- мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов системы менеджмента качества.

1.5. Результатом исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля является запись в электронных базах систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" о достижении целей, определенных управленческим решением, и снятие с контроля как выполненных в полном объеме документов, перечисленных в п.1.4 настоящей главы.

1.6. Запись производится отделом организационно-аналитической работы на основании представленных и размещенных исполнителем в соответствующих электронных базах и журналах подтверждающих документов.

1.7. Исполнение в Администрации города функции по осуществлению контроля исполнения управленческих решений производится: заместителями главы, главами администраций районов, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города, отделом организационно-аналитической работы, руководителями структурных подразделений и органов Администрации города.

1.8. Учет, контроль и анализ исполнения принятых управленческих решений ведет отдел организационно-аналитической работы посредством систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД".

1.9. Ответственность за общее состояние работы по организации и ведению контроля несут заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальник отдела организационно-аналитической работы.

2. Административные процедуры

2.1. Исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений включает в себя следующие административные процедуры:

- постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей;

- ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов;

- изменение срока исполнения, снятие документа с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения.

2.2. Постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей.

2.2.1. Контролю подлежат все документы, содержащие порученческие пункты.

При постановке документов на контроль отделом организационно-аналитической работы в базах данных электронного документооборота идентифицируются (выделяются) управленческие решения по несоответствующим функциям и услугам с целью их анализа в соответствии с СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".

2.2.2. Правовые акты федеральных органов государственной власти, и органов государственной власти Ростовской области, поступающие в Администрацию города, после регистрации канцелярией общего отдела и наложения резолюции Мэром города, доводятся до исполнителя (не позднее 2 дней после поступления и 1 дня после наложения резолюции) в следующем порядке:

- канцелярия общего отдела передает исполнителю копию документа;

- приемная Мэра города ставит документ на контроль в системе электронного документооборота "Дело".

2.2.3. Правовые акты, издаваемые Администрацией Ростовской области и поступающие в Администрацию города через областную систему электронного документооборота "АСКИД", ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы после присвоения канцелярией общего отдела регистрационного номера, в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не позднее 2 дней после поступления.

2.2.4. Правовые акты (постановления и распоряжения), издаваемые в Администрации города, доводятся до исполнителя через протокольный сектор Администрации города не позднее 3-х календарных дней после подписания. Регистрацию документов в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" осуществляет протокольный сектор Администрации города. Постановку документов на контроль осуществляет отдел организационно-аналитической работы в день регистрации.

2.2.5. Решения коллегии Администрации города, протоколы, планы работы Администрации города, планы мероприятий по реализации управленческих решений, утвержденные Мэром города, ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не позднее 3-х календарных дней после подписания.

2.2.6. Поручения Мэра города (резолюции на документах, адресованные должностным лицам и содержащие конкретные задания) ставятся на контроль приемной Мэра города в системе электронного документооборота "Дело", не позднее дня, следующего за наложением резолюции, и через канцелярию (бумажная копия) доводятся до сведения исполнителей.

Контроль за ходом исполнения поручений, содержащихся в резолюциях, осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

2.2.7. Поручения оперативных планерных совещаний Мэра города с главами администраций районов и заместителями главы Администрации города ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в соответствующих журналах системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" в день размещения помощником Мэра города протоколов совещаний в сетевой папке "Рlan" (\\City\net\docs\plan).

2.2.8. Поручения расширенных планерных совещаний оформляются отделом организационно-аналитической работы протоколом и ставятся на контроль в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не более чем через 3 календарных дня после проведения совещания.

2.2.9. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения выборов, сходов, "горячих линий" и выступлений Мэра города в СМИ, после их утверждения Мэром города или после принятия правового акта Мэра города ставятся на контроль и контролируются отделом организационно-аналитической работы через систему электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

2.2.10. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения встреч информационных групп Администрации города, после их утверждения соответствующим заместителем главы Администрации города, доводятся до исполнителя не позднее 3-х календарных дней после подписания и контролируются комитетом межрегиональных и общественных связей в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

2.2.11. Опубликованные в СМИ критические публикации, после рассмотрения Мэром города и в соответствии с его резолюцией, доводятся до руководителей в порядке определенном главой 11 настоящего Регламента. Опубликование в СМИ ответов курируется пресс-службой Администрации города.

2.2.12. Мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов, ставятся на контроль отделом проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества". Контроль выполнения мероприятий и снятие их с контроля осуществляется специалистами отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга.

2.2.13. Срочные документы доводятся до исполнителя немедленно, по мере поступления.

2.2.14. Датой получения документа к исполнению является дата, проставленная работником соответствующего подразделения в журнале регистрации входящей корреспонденции, или на копии исходящего документа.

2.2.15. Контрольные сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты их подписания или регистрации в канцелярии (для входящих документов).

2.2.16. Сроки исполнения поручений Мэра города, данных в ходе совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, исчисляются от даты проведения совещания (заседания).

2.2.17. Сроки исполнения резолюций (поручений) Мэра города на внутренней корреспонденции (информации, справки, письма и т.д.) исчисляются от даты наложения резолюции.

2.2.18. Поручение, требующее срочного выполнения, исполняется в 3-дневный срок, оперативного - в течение 10 дней.

2.2.19. Индивидуальные сроки устанавливаются в календарных днях в тексте документа и резолюции руководителя.

2.2.20. Срок исполнения документа, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.

2.3. Ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов.

2.3.1. В соответствии с гл.IV Регламента контроля отделом организационно-аналитической работы осуществляются:

- документальный контроль исполнения документов;

- инспекционный контроль за ходом исполнения документов;

- выборочная проверка хода исполнения документов.

2.3.2. Документальный контроль заключается в ежедневном отслеживании записей о достижении целей, определенных управленческим решением, размещаемых исполнителями в электронных базах систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД".

2.3.3. Текущий документальный контроль предусматривает ведение предупредительного контроля: еженедельно информация о состоянии исполнительской дисциплины под роспись направляется отделом организационно-аналитической работы в приемные заместителей главы Администрации города и подразделения, подчиненные непосредственно Мэру города. В администрации районов информация направляется по электронной почте.

2.3.4. Инспекционный контроль предусматривает систематическое проведение проверок организации и ведения контроля в подразделениях. Сведения о проведении проверок включаются в план работы Администрации города на квартал.

2.3.5. В течение года по решению Мэра города или заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) могут проводиться следующие проверки:

- в аппарате Администрации города (приемные заместителей главы Администрации города, управление по вопросам муниципальной службы и кадров);

- в отраслевых (функциональных) органах Администрации города (департамент имущественно-земельных отношений, МУ "Департамент ЖКХ и энергетики", МУ "Департамент архитектуры и градостроительства г.Ростова-на-Дону");

- в территориальных органах Администрации города (администрации районов).

2.3.6. План проведения проверки разрабатывается отделом организационно-аналитической работы в соответствии с Регламентом контроля менее чем за 14 дней до установленной даты проверки, подписывается начальником отдела и утверждается заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.3.7. Руководители подразделений, в которых планируется поведение инспекционной проверки, не менее чем за 3 календарных дня до проведения, оповещаются заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) о сроках и направлениях проверки.

2.3.8. Отделом организационно-аналитической работы при снятии документов с контроля может выборочно проверяться полнота исполнения документов, поручений, резолюций.

2.3.9. Выборочный контроль предусматривает проверку хода исполнения отдельных документов и проводится без предварительного оповещения.

2.3.10. Ответственность за фактическое исполнение управленческих решений и соблюдение установленных сроков проведения контрольных мероприятий возлагается на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, других должностных лиц, на которых документом или резолюцией возложен контроль.

2.3.11. Организация контроля, координация сроков исполнения документов, полноты и качества размещаемой в базе информации, осуществляется помощниками приемных должностных лиц или другими, назначенными руководителями, специалистами.

2.3.12. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения документов возлагается на управляющих делами и отделы (секторы) контрольно-организационной работы.

2.4. Изменение срока исполнения, снятие документа с контроля.

2.4.1.Изменение срока исполнения документа или снятие его с контроля производится отделом организационно-аналитической работы в порядке, определенном Регламентом контроля, посредством размещения в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" соответствующей записи.

2.4.2. Изменение срока исполнения документа (в сторону увеличения) производится лицом, установившим этот срок, или на основании резолюции руководителя, ответственного за исполнение контрольного документа, при наличии мотивированной просьбы исполнителя о продлении срока исполнения. В этом случае исполнитель обязан не менее чем за три календарных дня до истечения контрольного срока письменно обратиться к руководителю с обоснованной просьбой о его продлении.

2.4.3. Перенос срока выполнения корректирующих действий осуществляется в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренний аудит системы менеджмента качества".

2.4.4. Решение о продлении срока исполнения (отмене) решения коллегии Администрации города принимается Мэром города (как председателем коллегии) на основании информации руководителя-куратора.

2.4.5. Принятие решения о продлении срока исполнения или отказа в исполнении наказов избирателей, поступивших в период подготовки и проведения выборов Мэра города, производится на основании резолюции Мэра города на информации куратора.

2.4.6. Изменение срока исполнения документа (в сторону сокращения) производится на основании поручения Мэра города или запроса автора контрольного документа.

2.4.7. Напоминание об ускорении выполнения документа (поручения) направляется руководителю, ответственному за контроль (исполнителю), отделом организационно-аналитической работы за подписью заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.4.8. Документ, по которому поступает напоминание об ускорении выполнения данного в нем поручения, исполняется не более 10 дней от даты поступления напоминания. По такому документу, соответственно, устанавливается новый срок исполнения.

2.4.9. Перенос сроков исполнения мероприятий квартального плана осуществляется на основании мотивированного обращения руководителя-куратора или исполнителя с визой куратора на имя заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.4.10. Информация об изменении срока исполнения должна быть доведена до отдела организационно-аналитической работы (размещена в соответствующей электронной базе) не менее чем за два дня до его истечения.

2.4.11. Снятие документа с контроля производится отделом организационно-аналитической работы на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" информации об исполнении.

2.4.12. Снятие с контроля решений коллегии Администрации города, постановлений и распоряжений Мэра города, правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ростовской области делегируется руководителям, лицам, стоящим в перечне исполнителей первыми (кураторам).

2.4.13. Снятие и продление поручений Мэра города производится на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", ИС ЭДО "Дело" информации руководителя-куратора об исполнении.

В случае наличия в тексте резолюции (поручении) слова (фразы):

- "...информировать..." - поручение продлевается или снимается на основании информации руководителя-куратора на имя Мэра города;

-"...меры..", "...контроль..." - продление срока или снятие с контроля может быть произведено на основании информации исполнителя при наличии соответствующей визы руководителя-куратора. При этом ответ должен содержать информацию о фактическом исполнении поручения и достижении планируемого результата;

- "...ответ заявителю (организации)..." - снятие с контроля возможно по факту размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", ИС ЭДО "Дело" копии соответствующего исходящего документа (ответа) за подписью ответственного исполнителя или информации куратора с указанием реквизитов направленного заявителю (организации) ответа;

В случае конфиденциального характера поручения допускается его снятие на основании размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" реквизитов документов об исполнении поручения, подписанных руководителем-куратором и направленных Мэру города (название документа, N, дата регистрации).

2.4.14. Снятие пунктов квартального плана производится на основании размещенных исполнителем в контрольной карточке реквизитов документа, подготовленного в соответствии с планом, или после размещения в электронной базе "АИС-Контроль-4" информации об исполнении планового мероприятия на имя соответствующего руководителя.

2.4.15. Отменить контроль за исполнением документа может руководитель, давший по нему поручение. Он доводит это решение до исполнителя в письменном виде, или путем наложения резолюции на информации об исполнении.

2.4.16. В случае принятия руководителем решения об отмене контроля за исполнением документа, исполнитель доводит это решение до отдела организационно-аналитической работы, внеся документ или резолюцию в соответствующую электронную базу.

2.4.17. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после документированного (электронная версия) подтверждения исполнения. Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

2.4.18. В сообщениях (справках) об исполнении документов должны быть отражены: конкретные результаты исполнения, обращение о снятии или продлении сроков исполнения документов с конкретными датами переноса.

2.4.19. В случае необходимости представления ответа третьему лицу, в информации об исполнении должны содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ. Вместо сообщения о завершении выполнения поручения может быть размещена электронная версия соответствующего исходящего документа (ответа) с подписью ответственного должностного лица.

2.4.20. Подлинники справок, писем, информаций, размещенных в электронных базах, хранятся в приемных соответствующих подразделений-исполнителей.

2.4.21. Записи об исполнении документов вносятся отделом организационно-аналитической работы в регистрационные карточки систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД".

2.4.22. При снятии документов с контроля отделом организационно-аналитической работы может выборочно проверяться полнота и качество исполнения документов, поручений, резолюций, обращений, наказов.

2.4.23. Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа (информации, справки, отчета, ответа), а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело.

2.4.24. Ежеквартально отделом организационно-аналитической работы проводятся выборочные проверки приемных и служб по вопросу хранения информации (контрольных дел) об исполнении документов.

2.5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

2.5.1. Оценка эффективности деятельности подразделений и служб Администрации города по исполнению контрольных документов производится (за полугодие) с использованием коэффициента исполнительской дисциплины, который рассчитывается путем отношения количества исполненных в срок документов к общему количеству контрольных документов, срок исполнения которых истек в отчетном месяце. За другой период, кратный календарному месяцу, коэффициент исполнительской дисциплины определяется как отношение суммы исполненных в срок документов к сумме общего количества контрольных документов, учтенных по каждому месяцу этого периода.

2.5.2. В отчетном месяце учитываются контрольные документы, сроки исполнения по которым приходятся на календарные дни данного месяца, и, как просроченные, -неисполненные в отчетном месяце и документы с истекшими сроками исполнения за прошедший период.

2.5.3. Показатель коэффициента исполнительской дисциплины учитывается при премировании муниципальных служащих Администрации города за отчетный период. В случае неоднократного нарушения в течение года сроков исполнения контрольных документов, заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) вправе направить в комиссию по премированию муниципальных служащих предложение о неначислении нарушителям премии по итогам работы за год.

2.5.4. Отделом организационно-аналитической работы готовится следующая информация о ходе исполнения контрольных документов в Администрации города:

- еженедельно - сводки о невыполненных в срок контрольных документах службами, курируемыми заместителями главы Администрации города; информация о ходе исполнения поручений Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов);

- ежемесячно - статистические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города; информация о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города (для комиссии по премированию); информационные отчеты об исполнении поручений Мэра города по итогам расширенных планерных совещаний;

- ежеквартально - информация об исполнении перспективных (квартальных) планов работы Администрации города; информация об исполнении поручений (резолюций) Мэра города; информация об исполнении наказов избирателей;

- по итогам полугодия - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины); постановление Мэра города "О снятии с контроля постановлений и распоряжений Мэра города Ростова-на-Дону по итогам полугодия", информация об исполнении наказов избирателей;

- по итогам года - информация о работе коллегии Администрации города; анализ качества исполнения контрольных документов в Администрации города (с расчетом коэффициента исполнительской дисциплины), информация об исполнении наказов избирателей;

- по итогам проверок в течение 30 календарных дней отделом организационно-аналитической работы готовятся и направляются Мэру города за подписью заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) аналитические справки.

3. Ответственность за исполнение управленческих решений

3.1. Ответственность за своевременность и полноту исполнения документов возлагается лично на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей структурных подразделений аппарата и отраслевых (функциональных) органов Администрации города, на которых соответствующим пунктом документа или резолюцией Мэра города возлагается контроль.

3.2. Главным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее в перечне исполнителей первым.

3.3. Главный исполнитель курирует исполнение документа: определяет ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления информации принимает решение о необходимости подготовки плана мероприятий по реализации управленческого решения и назначает лицо, ответственное за контроль исполнения документа. На него возлагается созыв и координация работы соисполнителей, определенных поручением (резолюцией) или контрольным пунктом документа.

3.4. Соисполнители, указанные в документе или резолюции, в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

3.5. Персональная ответственность за исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений закрепляется в должностных инструкциях специалистов аппарата Администрации города, администраций районов, отраслевых (функциональных) органах Администрации города, ответственных за организацию контроля за исполнением документов.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом)
по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений

4.1. Контроль за исполнением, описанной в настоящей главе функции, осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством исполнения функций осуществляется посредством проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества в порядке, предусмотренном стандартом системы менеджмента качества СТО-03.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).