Глава 6. Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города

Глава 6. Порядок подготовки и проведения
совещаний в Администрации города

1. Общие положения

1.1. Совещания Мэра города, заместителей главы проводятся в целях:

- оперативного руководства и координации деятельности структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений;

- обеспечения выработки согласованных действий и принятия оперативных мер по решению хозяйственных и социально-экономических вопросов;

- упорядочения режима работы Администрации города.

1.2. Методическое руководство и координацию работы по организации и ведению контроля за исполнением поручений Мэра города, данных в ходе проведения совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в соответствии с требованиями административного регламента исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и главы 7 настоящего регламента.

1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник отдела организационно-аналитической работы.

Организацию и непосредственное ведение контроля за ходом исполнения протоколов, подготовку отчетности об их исполнении осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

1.4. Совещания могут быть регламентированные (регулярные), нерегламентированные (рабочие).

1.5. К регламентированным совещаниям относятся:

- расширенное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации, главами администраций районов, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации города и служб города (первый понедельник месяца в 08-00),

- оперативное планерное совещание Мэра города с главами администраций районов (еженедельно, по понедельникам в 08-00),

- оперативное планерное совещание Мэра города с заместителями главы Администрации города (еженедельно по вторникам в 08-00),

- заседания коллегии Администрации города (ежемесячно, второй четверг, в 10-00).

1.6. К нерегламентированным совещаниям относятся совещания, заседания, "круглые столы", проводимые Мэром города, заместителями главы Администрации, в том числе, с руководителями территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города (понедельник, вторник, среда, пятница с 09-00 до 13-00).

1.7. Ответственность за протокольное оформление совещаний возлагается:

- на помощника Мэра города - еженедельные оперативные планерные совещания,

- на отдел организационно-аналитической работы - расширенные планерные совещания, заседания коллегии Администрации города,

- на помощников заместителей главы Администрации (ответственных должностных лиц) - совещания заместителей главы Администрации города.

1.8. Ответственность за подготовку совещаний, соблюдение сроков и качество предоставляемых материалов возлагается:

- по совещаниям, проводимым с участием Мэра города - на заместителя главы Администрации (в соответствии с курируемым направлением);

- по совещаниям, проводимым заместителями главы Администрации - на руководителей департаментов, начальников управлений, председателей комитетов, начальников отделов в соответствии с подчиненностью.

1.9. Координация подготовки и проведения, протокольное оформление совещаний (заседаний, "круглых столов"), проводимых с участием Мэра города и представителей федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Ростовской области, осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

1.10. Заместителям главы Администрации не рекомендуется допускать одновременного созыва на совещания руководителей территориальных и отраслевых (функциональных) органов Администрации города.

1.11. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание коллегии,

- перенесен срок проведения любого регламентированного или нерегламентированного совещания, заседания коллегии Администрации города.

1.12. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города.

1.13. Информация о дате и времени проведения совещаний, заседаний коллегии размещается в недельном плане работы Администрации города.

1.14. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний и обслуживание участников совещаний возлагается на общий отдел Администрации города и МУ "Городское хозяйственное управление".

2. Административные процедуры

2.1. Проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний, предусматривает исполнение следующих административных процедур:

- подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний,

- планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города,

- оформление, постановка на контроль и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

2.2. Подготовка и проведение регламентированных и нерегламентированных совещаний.

2.2.1. Подготовка и проведение регламентированных (оперативных планерных и расширенных) совещаний Мэра города ведется в соответствии с Положением о порядке подготовки и проведения планерных совещаний у Мэра города Ростова-на-Дону и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах, утвержденным Распоряжением Мэра города от 02.08.2004 N 168.

2.2.2. Пакет документов к расширенному планерному совещанию состоит из:

- повестки дня,

- порядка ведения,

- информации о кадровых представлениях (в случае наличия),

- информации об исполнении поручений предыдущего протокола (табличный вариант).

2.2.3. Порядок ведения оперативных планерных совещаний определяет и согласовывает с Мэром города помощник Мэра города в соответствии с перечнем вопросов, включенных в предыдущий протокол, и вопросов, рассматриваемых в рабочем порядке и требующих срочного (оперативного) решения.

2.2.4. Порядок ведения и повестку дня расширенного планерного совещания формирует и согласовывает с заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) отдел организационно-аналитической работы на основании предложений заместителей главы Администрации и руководителей служб и подразделений.

2.2.5. Информацию о кадровых представлениях (в случае наличия) готовит и предоставляет в отдел организационно-аналитической работы управление по вопросам муниципальной службы и кадров за 4 календарных дня до даты проведения расширенного планерного совещания.

2.2.6. Сводная информация по существу всех, определенных протоколами совещаний к исполнению вопросов, формируется отделом организационно-аналитической работы в электронном виде и размещается в папках "Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)" и "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации)", расположенных в папке "plan" (\\City\net\docs\plan) сетевого ресурса Администрации города и предоставляются Мэру города:

- расширенное планерное совещание - не менее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания,

- оперативные планерные совещания - до 16 часов в день, предшествующий совещанию.

2.2.7. Сводная информация представляется Мэру города в табличном варианте, включающем:

- наименование поручения,

- исполнителя (исполнителей),

- дату исполнения,

- краткую информацию об исполнении,

- графу "примечание".

2.2.8. Отдел организационно-аналитической работы размещает электронные версии информаций исполнителя (исполнителей), указанных в протоколах, в графе "примечание" и обеспечивает Мэру города возможность их просмотра в ходе совещаний. Действующая электронная система позволяет отметить отсутствие информации какого-либо исполнителя, указанного в протоколах.

2.2.9. Отдел организационно-аналитической работы не менее чем за 3 календарных дня обеспечивает приглашение (телефонограммой) участников расширенного планерного совещания. В случае изменения сроков проведения совещаний (оперативных и расширенного) участников совещания извещают (телефонограммой) об отмене или переносе даты проведения.

2.2.10. Регистрация участников расширенного планерного совещания осуществляется отделом организационно-аналитической работы непосредственно перед совещанием.

2.2.11. В ходе расширенного планерного совещания отделом организационно-аналитической работы ведется стенограмма (электронный вариант), которая хранится в отделе 1 месяц до следующего совещания.

2.2.12. Порядок проведения, список участников нерегламентированного совещания (заседания, "круглого стола", семинара и т.д.) готовятся на бумажных носителях соответствующими службами, утверждаются должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, и предоставляется Мэру города в срок не позднее 3-х календарных дней до дня проведения совещания. Порядок проведения содержит информацию о теме совещания, выступающих, месте и времени проведения. Список участников готовится в табличном варианте с указанием Ф.И.О. полностью и должностей приглашенных. Приглашение участников на совещание обеспечивает служба, инициирующая его проведение.

2.2.13. Поручения, зафиксированные в протоколах планерных совещаний Мэра города, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами.

2.2.14. Ответственным (куратором) за исполнение поручения является должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым.

2.2.15. Руководитель, на которого возложена ответственность за выполнение поручения, организует исполнение данного поручения и обобщение информации исполнителей.

Информация об исполнении поручения протокола должна быть размещена:

а) в электронном виде в соответствующем журнале электронной системе документооборота "АИС-Контроль-4" в сроки:

- по исполнению поручений протокола с главами администраций - еженедельно в пятницу до 15-00;

- по исполнению поручений протокола совещания с заместителями главы Администрации - еженедельно в понедельник до 16-00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 3 календарных дня до срока, указанного в протоколе;

б) продублирована в соответствующих папках ("Протоколы (расширенное планерное совещание)", "Протоколы (планерное совещание с главами администраций районов)", "Протоколы (планерное совещание с заместителями главы Администрации), расположенных в папке "plan" сетевого ресурса Администрации города, в сроки, указанные в п.1.

2.2.16. В соответствии с разделом 2 Административного регламента исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, исполнение поручений Мэра города по итогам планерных, расширенного совещаний требует разработки планов мероприятий в следующих случаях:

- срок реализации управленческих решений более 30 календарных дней,

- реализация управленческого решения требует координации деятельности нескольких подразделений и служб Администрации города,

- в тексте управленческого решения есть прямое указание о необходимости разработки плана мероприятий.

В остальных случаях допускается возможность предоставления текстовой информации об исполнении поручений.

2.2.17. Информация об исполнении поручения в электронном виде должна быть размещена исполнителем (исполнителями) в соответствующем журнале системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" в сроки:

- по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с главами администраций районов - еженедельно в пятницу до 15.00;

- по исполнению поручений протокола оперативного планерного совещания с заместителями главы Администрации города - еженедельно в понедельник до 16.00;

- по исполнению поручений протокола расширенного планерного совещания - не менее чем за 4 календарных дня до проведения совещания.

2.3. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города.

2.3.1. Планирование, подготовка и проведение заседаний коллегии Администрации города осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений, Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону и главой 5 настоящего Регламента.

2.4. Оформление, рассылка и хранение результатов совещаний, работы коллегии.

2.4.1. Проекты протоколов совещаний ведутся:

- помощником Мэра города - в ходе оперативных планерных совещаний Мэра города с главами администраций районов, с заместителями главы Администрации,

- отделом организационно-аналитической работы - в ходе расширенных планерных совещаний, заседаний коллегии.

2.4.2. Поручения Мэра города, данные в ходе проведения оперативных планерных совещаний, оформляются протоколами и предоставляются в отдел организационно-аналитической работы помощником Мэра города в электронном виде в день проведения совещания.

2.4.3. В протоколах указываются:

- номер протокола,

- наименование совещания,

- дата проведения,

- состав присутствующих должностных лиц,

- точная формулировка поручения с указанием должностных лиц, служб, которым дается поручение, с учетом распределения обязанностей,

- срок исполнения поручения (определяет Мэр города),

- Ф.И.О. должностного лица, ведущего протокол.

2.4.4. С учетом того, что основная часть поручений оперативных планерных совещаний носит долгосрочный характер исполнения и требует проведения ряда предварительных мероприятий, протокол поручений состоит из 3-х разделов:

- оперативные вопросы,

- текущие вопросы,

- перспективные вопросы.

2.4.5. В первом разделе протокола - оперативные вопросы - размещаются разовые поручения и вопросы, исполнение которых не требует предварительной проработки, в том числе, срочного исполнения, справочного характера, связанные с предоставлением справочной информации.

2.4.6. Во втором разделе - текущие вопросы - размещаются вопросы, находящиеся в процессе исполнения, по которым определены объемы работ, подготовлены планы мероприятий, разработаны проекты и т.д.

2.4.7. В третьем разделе - перспективные вопросы - размещаются вопросы, требующие предварительной организационной подготовки - разработки планов мероприятий, графиков работ, проектов ПСД, подготовки правовых актов. После предоставления разработанных планов, графиков, проектов вопрос из раздела "перспективные вопросы" переходит в раздел "текущие вопросы", где далее отслеживается ход его исполнения.

2.4.8. Формулировка каждого поручения должна быть краткой, точной и понятной для исполнителя.

2.4.9. Каждое поручение протоколов оперативных планерных и расширенного совещаний оформляется отделом организационно-аналитической работы контрольной карточкой посредством системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" с указанием:

- номера протокола,

- куратора (ответственного исполнителя),

- даты выпуска протокола,

- даты исполнения поручения,

- содержания поручения,

- исполнителей.

2.4.10. В каждой контрольной карточке размещается электронная версия протокола совещания.

2.4.11. Электронные версии протоколов и информаций к оперативным совещаниям и расширенному планерному совещанию хранятся в соответствующих папках в папке "plan" сетевого ресурса Администрации города с разбивкой по годам.

2.4.12. Лицам (службам), не подключенным к электронной системе документооборота "АИС-Контроль-4", копия протокола рассылается отделом организационно-аналитической работы в бумажном варианте посредством канцелярии общего отдела Администрации города или электронной почты.

2.4.13. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), протоколы заседаний коллегии, сводный реестр решений коллегии размещаются отделом организационно-аналитической работы в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/ не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии.

2.4.14. Копии решений коллегии рассылаются членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам отделом организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания решений председателем коллегии

2.4.15. Протоколы нерегламентированных совещаний хранятся в приемных должностных лиц, ответственных за их организацию и проведение, и в случае необходимости направляются на исполнение через канцелярию общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 8 настоящего Регламента.

3. Порядок контроля за исполнением поручений совещаний
и решений коллегии Администрации города

3.1. Контроль за исполнением поручений Мэра города по итогам планерных совещаний, решений коллегии Администрации города осуществляет отдел организационно-аналитической работы в соответствии с требованиями главы 7 настоящего Регламента.

3.2. Постановка на контроль протоколов совещаний в электронной системе документооборота "АИС-Контроль-4" обеспечивается отделом организационно-аналитической работы в сроки:

- оперативных совещаний - в день получения протокола от помощника Мэра города в электронном виде посредством папки "plan" сетевого ресурса Администрации города,

- расширенного планерного совещания - не позднее 3-х календарных дней после проведения совещания,

- решений коллегии - в день подписания решения Мэром города.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с оригиналом

3.5. Поручения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для выполнения всеми должностными лицами строго в установленные сроки.

3.6. При наличии в информации данных конфиденциального характера допускается письменный или устный доклад ответственного исполнителя непосредственно Мэру города. В этом случае в электронной системе документооборота "АИС-Контроль-4" размещается только регистрационный номер и дата предоставления информации в приемную Мэра города. После личного доклада Мэру города ответственный исполнитель через систему "АИС-Контроль-4" предоставляет информацию (путем размещения в электронном виде в соответствующей контрольной карточке) о принятом в ходе встречи с Мэром города решении.

4. Порядок контроля за исполнением функций и услуг (процесса)
по работе с обращениями граждан и организации личного приема

4.1. Текущий контроль за исполнением описанных в настоящей главе процессов осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).