Глава 24. Порядок приЕма иностранных делегаций в Администрации города Ростова-на-Дону

Глава 24. Порядок приЕма иностранных делегаций
в Администрации города Ростова-на-Дону

1. Ответственность за актуализацию настоящей главы и координацию работы по приему иностранных делегаций несет начальник отдела внешних связей.

2. Прием иностранных делегаций осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 25.07.2002 N115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 04.01.1999 N4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации";

- Постановлением Главы Администрации Ростовской области от 17.02.1998 N53 "О координации деятельности органов исполнительной власти и местного самоуправления ростовской области в сфере внешнеэкономических связей и международного сотрудничества" (в ред. Постановления Администрации РО от 14.03.2007 N93).

3. Визиты иностранных делегаций в Ростов-на-Дону являются одним из важных элементов международной деятельности Администрации города, направленной на реализацию внешнеполитического курса, проводимого Российской Федерацией, что способствует:

- формированию отношений добрососедства с сопредельными государствами, содействует устранению имеющихся и предотвращению возникновения новых очагов напряженности и конфликтов в прилегающих к Российской Федерации регионах и других районах мира;

- поиску согласия и совпадающих интересов с другими государствами и межгосударственными объединениями в процессе решения задач, определяемых национальными приоритетами России, создание на этой основе системы двусторонних и многосторонних партнерских отношений, призванной обеспечить устойчивость международного положения страны к колебаниям внешнеполитической конъюнктуры;

- всесторонней защите прав и законных интересов российских граждан и соотечественников, проживающих за рубежом;

- содействию объективному восприятию Российской Федерации в мире как демократического государства с социально ориентированной рыночной экономикой и независимой внешней политикой;

- поддержке и популяризации в иностранных государствах русского языка и культуры народов России, вносящих уникальный вклад в культурно-цивилизационное многообразие современного мира и в развитие партнерства цивилизаций.

4. Посещение города иностранными делегациями позволяет иностранным гостям ближе познакомиться с различными аспектами работы муниципалитета, жизнью населения, динамикой экономического и социального развития города, историей и культурой России и Донского края, что способствует продвижению имиджа города и его интеграции в европейское и мировое сообщество.

5. Город Ростов-на-Дону посещают иностранные делегации различного уровня:

а) дипломатические - возглавляемые послами или высокопоставленными сотрудниками дипломатических представительств иностранных государств, аккредитованных на территории Российской Федерации.

Такие делегации имеют статус официальных делегаций, и посещение ими региона и города заранее согласовывается, как правило, соответствующим департаментом МИДа Российской Федерации.

Составление программ пребывания и организация приема дипломатических делегаций в Ростове-на-Дону осуществляется Управлением международного сотрудничества министерства экономики, торговли, международных и внешнеэкономических связей Администрации Ростовской области.

б) делегации из зарубежных городов-побратимов, подразделяющиеся на:

- официальные делегации - возглавляемые первыми лицами - руководителями администраций городов-побратимов или их заместителями;

- делегации представителей городов-побратимов - это делегации общественности, культурные, спортивные, молодежные делегации, а также делегации предпринимателей и другие.

6. Посещение города Ростова-на-Дону делегациями из зарубежных городов-побратимов производится в соответствии с планом обменов делегациями с городами-побратимами, а также в соответствии с ранее достигнутой договоренностью об обмене делегациями. Ответственность за составление плана несет начальник отдела внешних связей. План формируется в течение года на следующий год. В плане указывается страна (город), состав делегации, уровень делегации (официальная, рабочая, культурная, спортивная и т.д.), ориентировочные сроки посещения.

Составы делегаций и сроки посещения города Ростова-на-Дону вышеназванными делегациями из зарубежных городов-побратимов согласовываются отделом внешних связей с зарубежными коллегами из администраций городов-побратимов после согласования с Мэром Ростова-на-Дону.

7. Посещение иностранными делегациями Администрации города для встречи и переговоров с Мэром города или заместителями главы Администрации города согласовывается отделом внешних связей с Мэром города или заместителем главы Администрации города, исполняющим обязанности главы Администрации города во время отсутствия Мэра города.

Согласовав с Мэром города сроки посещения Ростова-на-Дону и количественный состав делегации из породненного города, отделом внешних связей готовится проект постановления Мэра города о приеме делегации и смета расходов по приему делегации. Смета расходов составляется с учетом норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, определенных соответствующим приказом Министерства финансов Российской Федерации.

8. В рамках проведения подготовительной работы по приезду в Ростов-на-Дону делегаций из породненных городов, в случае необходимости получения приглашения на получение визы, отделом внешних связей готовится и подается в УФМС РФ по Ростовской области пакет документов для оформления "Приглашения на въезд в Российскую Федерацию" иностранного гражданина.

Перечень документов, необходимых для оформления "Приглашения на въезд в Российскую Федерацию", определен Федеральным законом "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации".

После получения в УФМС РФ по РО "Приглашения на въезд в Российскую Федерацию", данный документ в оригинале отсылается в администрацию соответствующего города-побратима для оформления въездных виз членам делегации для посещения Ростова-на-Дону.

9. Накануне приезда в Ростов-на-Дону делегации из города-побратима отделом внешних связей совместно с другими подразделениями аппарата Администрации города и администраций районов города, которые будут задействованы в ходе визита в Ростов-на-Дону делегации из породненного города, составляется программа пребывания делегации в Ростове-на-Дону, которая включает в себя:

а) дату и время прибытия и отъезда делегации, а также вид транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации;

б) порядок встречи и проводов;

в) дату и время встреч членов делегации с руководством города, а также с руководителями различных учреждений и организаций города;

г) культурную программу, организацию досуга, организацию официальных обедов и ужинов от имени Администрации города.

Ответственность за разработку программы и изменение программы несет начальник отдела внешних связей.

10. Место встречи и проводов делегации определяется в зависимости от вида транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации.

При встрече и проводах иностранных делегаций принимающая сторона руководствуется международным протоколом и рекомендациями МИДа Российской Федерации.

В аэропорту и на железнодорожном вокзале, в случае следования членов делегации железнодорожным транспортом, встречи и проводы проходят в Залах официальных лиц и делегаций.

11. Принимая во внимание международный протокол и рекомендации МИДа РФ, встречи и проводы официальных делегаций, в том числе и из зарубежных городов-побратимов, осуществляют заместители главы Администрации города и представители отдела внешних связей.

12. Размещение членов зарубежных делегаций осуществляется в гостиницах уровня не ниже 4-х звезд, имеющих возможность предоставления таких услуг, как: помещения для проведения встреч и переговоров, возможность доступа к Интернету, наличие собственного автотранспорта для встречи и проводов гостей, доставки их багажа.

13. Члены делегаций на время пребывания в Ростове-на-Дону обеспечиваются квалифицированным переводчиком и автотранспортом для передвижения по городу и экскурсионного обслуживания.

В отдельных случаях, в целях безопасности движения, автотранспорт членов иностранной делегации сопровождается автомобилем ГИБДД.

В течение всего срока пребывания в Ростове-на-Дону члены зарубежных делегаций сопровождаются сотрудниками отдела внешних связей Администрации города.

14. После согласования проведения встречи или переговоров в Администрации города с делегациями или иностранными гражданами любого уровня, отдел внешних связей письменно по установленной форме информирует отдел по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города о проведении такой встречи или переговоров.

По окончании вышеназванной встречи или переговоров с представителями иностранного государства, в отдел по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления отделом внешних связей в течение 3-х рабочих дней направляется письменный отчет по установленной форме за подписью начальника отдела.

15. При проведении Мэром города или заместителем главы Администрации, исполняющим обязанности главы Администрации во время отсутствия Мэра города, встречи или переговоров с делегациями дипломатического представительства иностранного государства на стол, за которым проходит встреча, ставятся уменьшенные копии государственных флагов Российской Федерации и иностранного государства, с официальными представителями которого проводится встреча.

Во время проведения встречи или переговоров участники встречи располагаются за столом напротив друг друга, первые лица - в центре стола также напротив друг друга.

Участвующий в проведении переговоров или встречи переводчик с российской стороны, для удобства ведения переговоров или беседы, располагается слева от первого лица, участвующего в переговорах с российской стороны.

16. По ходу встречи или переговоров может вестись стенографическая запись хода встречи, которая оформляется затем в форме протокола беседы. Если в ходе визита иностранной делегации предусмотрено подписание ранее согласованного обеими сторонами совместного документа (протокола о намерениях, соглашения, договора или другого документа), то его подписание происходит перед завершением встречи или переговоров.

Тексты подобных документов готовятся подразделениями, по поручению Мэра города и его заместителей, согласовываются сторонами заранее и печатаются на двух языках: русском и языке государства, представителем которого такой документ подписывается. В отдельных случаях второй экземпляр документа может быть написан на английском языке. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

Текст документа на обоих языках помещается в две одинаковые папки. После подписания вышеназванного документа обеими сторонами, подписавшие его лица обмениваются папками.

17. В случае, когда в период посещения Ростова-на-Дону иностранной делегацией происходит подписание каких-либо документов, отдел внешних связей информирует об этом заранее пресс-службу Администрации города для подготовки пресс-релиза, приглашения СМИ и т.д.

18. В рамках координации зарубежных контактов структурных подразделений Администрации города Ростова-на-Дону, все руководители управлений, комитетов, отделов и служб Администрации города, муниципальных предприятий, а также организаций, работа которых связана с деятельностью Администрации города, обязаны своевременно информировать письменно соответствующего заместителя главы Администрации и отдел внешних связей о своих официальных контактах с представителями иностранных деловых, финансовых, промышленных кругов, общественных, религиозных, благотворительных, культурных, научных и других организаций и фондов, а также иностранных граждан, прибывающих в город как с официальным визитом, так и частными образом.

19. Заместители главы администрации совместно с отделом внешних связей определяют программу пребывания делегации и лиц, ответственных за работу с ней. Порядок составления программ пребывания иностранных делегаций в Ростове-на-Дону изложен выше.

20. Предоставление какой-либо служебной информации представителям иностранных делегаций производится только с письменного разрешения соответствующего заместителя главы администрации.

Он также определяет возможность проведения анкетирования или другого вида сбора информации в подведомственных структурных подразделениях.

21. По результатам работы (встреч) с иностранными делегациями составляется в течение 5 дней (не считая выходных) письменный отчет, который в обязательном порядке включает:

- состав иностранной делегации и документальное подтверждение ее полномочий;

- список должностных лиц, участвующих в работе, со стороны администрации и других организаций города;

- перечень вопросов, рассматриваемых на встречах;

- результат проведенных встреч.

Если заключены письменные соглашения, обязательства и т.п., прилагаются копии этих документов.

Отчеты за подписью соответствующего заместителя главы администрации направляются начальнику отдела внешних связей.