Глава 8. Организация работы со служебными документами

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра г. Ростова-на-Дону от 19 июля 2010 г. N 379 глава 8 настоящего приложения изложена в новой редакции

См. текст главы в предыдущей редакции

Глава 8. Организация работы со служебными документами

1. Общие положения

1.1. Целью организации работы со служебными документами является установление единого порядка составления документов и обеспечение своевременного приема, сортировки, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции и отправка исходящей корреспонденции.

Согласно отраслевому реестру полномочий канцелярией общего отдела выполняется функция по организации работы со служебными документами, ведению делопроизводства и документооборота (21.1.05.01).

1.2. Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации деятельности по организации работы со служебными документами несет начальник общего отдела.

1.3. При подготовке и оформлении документов работники аппарата Администрации города руководствуются основными требованиями:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536);

- постановления Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 12.12.2006 г. N 480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области";

- распоряжения Мэра города от 29.10.2007 N 268 "О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема "Канцелярия") в Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой "Дело" и настоящим регламентом;

- постановления Мэра города от 31.12.2008 N 1420 "Об утверждении регламента работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"";

- распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 29.04.2009 N 107 "Об организации пилотного проекта безбумажного движения документов";

- постановления Мэра города от 27.05.2009 N 377 "О распределении обязанностей между заместителями главы Администрации города Ростова-на-Дону".

Работа с секретными документами, а также обработка информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

2. Административные процедуры

2.1. Процесс работы со служебными документами состоит из следующих административных процедур:

- оформление документов;

- организация документооборота и исполнение документов;

- контроль за исполнением документов;

- номенклатура дел.

2.2. Оформление документов

2.2.1. Требования к бланкам документов

Документы, подготовленные в аппарате Администрации города, печатаются на бланке "Мэр города Ростова-на-Дону" и "Администрация города".

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам). Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела.

2.2.1.1. Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемым организациям, инициативные письма оформляются на бланках и имеют установленный ГОСТ Р 6.30-2003 комплекс обязательных реквизитов.

2.2.1.2. Служебные документы: справки, информации, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма-ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка.

2.2.2. Требования к оформлению текста документов

Документы печатаются на компьютере в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14 через 1 интервал. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, 10 мм - правое.

2.2.3. Требования к оформлению реквизитов документов

2.2.3.1. Реквизит "дата"

Датой документа или письма является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата арабскими цифрами (05.09.2008).

2.2.3.2. Реквизит "регистрационный номер"

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом дела (по номенклатуре дел), информацией о корреспонденте и другим.

В письмах-ответах указывают регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный номер проставляется в штампе ниже регистрационного номера исходящего документа. Внутренние и исходящие служебные документы, подготовленные в аппарате Администрации города, регистрируются в программе "Дело" по месту их подписания с указанием вида отправки документа и прикреплением файла ответа в РК.

2.2.3.3. Реквизит "адресат"

При адресации документа или письма должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы указывают перед фамилией.

При направлении письма физическому лицу в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес.

При отправке документа или письма в организацию в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" в адресате указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес.

Исходящий документ или письмо не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

2.2.3.4. Реквизит "гриф утверждения"

Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                             Заместитель

                                 главы    Администрации    города

                                 ____________________ И.И. Иванов

                                        Дата

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.2.3.5. Реквизит "резолюция"

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Он несет персональную ответственность за качество и своевременность представления документа. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

2.2.3.6. Реквизит "заголовок к тексту"

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: "о чем?" или "о ком?".

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.3.7. Реквизит "текст документа"

Текст документа или письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его можно разбить на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документов, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

2.2.3.8. Реквизит "отметка о наличии приложения"

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:	1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
	2. Письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172

2.2.3.9. Реквизит "подпись"

Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом "и.о." или "зам".

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федераций Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания, полномочному представителю Президента в ЮФО, Главе Администрации Ростовской области, Председателю Законодательного Собрания Ростовской области, направляются только в первом экземпляре и подписываются Мэром города, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. В остальных случаях письма подписываются заместителями главы Администрации города в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.

2.2.3.10. Реквизит "отметка об исполнителе"

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Размер шрифта - N 12.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.3.11. Реквизит "гриф согласования документа", "визы согласования документа"

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляется двумя способами:

- визой на документе;

- грифом согласования.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотного листа подлинника нормативно-правового акта, на проекте акта, на внутреннем документе; на копии отправляемого документа виза проставляется на лицевой стороне документа. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись

Дата

Согласование проекта документа с внешними органами и организациями оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.3.12. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Исходящие простые и заказные письма сдаются в канцелярию общего отдела после регистрации их исполнителем в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело".

2.2.4. Требования к оттиску печати

Оттиск печати с изображением Герба Ростовской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

В Администрации города имеются следующие печати:

- гербовая печать Мэра города - хранится у помощника Мэра города;

- гербовая печать Администрации города - хранится у заместителя главы Администрации города (организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальника отдела отчетности и планирования расходов;

печати с обозначениями:

- общий отдел - хранится у начальника общего отдела;

- сектор нормативных документов - хранится у заведующего сектора нормативных документов;

- спецчасть Администрации города Ростова-на-Дону, "Для пакетов" - хранится у ведущего специалиста (по ведению секретного делопроизводства) отдела по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления;

- канцелярия - хранится у главного специалиста канцелярии общего отдела;

- отдел внешних связей (для приглашений) - хранится у начальника отдела внешних связей;

- управление по вопросам муниципальной службы и кадров - хранится у начальника управления;

- отдел по развитию туризма и защите прав потребителей - хранится у начальника отдела.

Печатями заверяются:

- гербовыми - подписи Мэра города и заместителей главы Администрации города, лицензии на право розничной продажи алкогольной продукции, финансовые документы, договоры;

- сектора нормативных документов - копии постановлений и распоряжений Мэра города;

- общего отдела - командировочные удостоверения, подписи заместителя главы Администрации города (по вопросам экономики) и руководителей курируемых им подразделений;

- спецчасти Администрации города - документы, связанные с секретным делопроизводством;

- канцелярии - описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке заказной и простой почтовой корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний франкировальной машины;

- управления по вопросам муниципальной службы и кадров - документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет, бланки удостоверений Администрации города и т.д.;

- отдела по развитию туризма и защите прав потребителей - трудовые договоры, заключенные между работодателями - физическими лицами, не являющиеся индивидуальными предпринимателями с работниками.

Право подразделений Администрации города использовать свою печать устанавливает заместитель главы Администрации города (организационно-правовым и кадровым вопросам). Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений аппарата Администрации города.

2.3. Организация документооборота и исполнение документов

2.3.1. Требования к документообороту

Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. В Администрации города применяется информационная система делопроизводства и документооборота "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируется в регистрационной карточке системы "Дело". Порядок работы с системой электронного делопроизводства и документооборота "Дело" определятся постановлением Мэра города от 31.12.2008 N 1420 "Об утверждении регламента работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело".

Прием, обработка, распределение и регистрация в системе электронного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") поступающих в Администрацию города документов обеспечивается канцелярией общего отдела, а в приемных заместителей главы и в подразделениях - лицами, назначенными ответственными за ведение делопроизводства.

Прием и регистрацию в системе "Дело" документов, направленных в адрес Администрации города по вопросам судебного производства, обеспечивает канцелярия.

Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов, поступивших в адрес Мэра города по электронной почте, осуществляет канцелярия.

Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов "Для служебного пользования" осуществляет канцелярия.

Прием и регистрацию в системе "Дело" писем, поступивших от организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации города, осуществляют приемные.

Прием, регистрацию, учет письменных (устных) личных и коллективных обращений граждан ведет сектор по работе с обращениями граждан общего отдела Администрации города в соответствии с требованиями главы 9 настоящего Регламента.

2.3.2. Требования к приему и передаче документов

Прием и передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) в журнале "Регистрации телефонограмм" получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Телеграммы оформляются исполнителем на стандартных листах формата А4 и подписываются Мэром города, а в его отсутствие - первым заместителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Подписанные и заверенные гербовой печатью телеграммы сдаются исполнителем в канцелярию в 2-х экземплярах. На все отправляемые телеграммы канцелярией составляется "Опись подаваемых телеграмм в центральный телеграф". Один экземпляр телеграммы и описи передается в центральный телеграф, вторые экземпляры (телеграммы и описи), хранятся в канцелярии в соответствии с номенклатурой дел.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- поступившие факсограммы регистрируются получателем в системе "Дело", передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.

При предоставлении документов (информации, писем, предложений, ответов о выполнении поручений) на доклад Мэру города текст должен быть изложен коротко и ясно.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях. К ответу прилагается копия первичного документа с резолюцией. В РК системы "Дело" исполнитель вносит N и дату ответа и прикрепляет файл ответа.

В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя.

Документы с нарушением срока исполнения докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.

Все резолюции Мэра города на служебные документы (входящие, внутренние, исходящие) в системе "Дело" регистрирует ведущий специалист приемной и сдает в канцелярию для передачи исполнителям.

Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет канцелярия. Если в резолюции Мэра города указан заместитель и руководитель подчиненного ему подразделения, то, при необходимости, копию документа делает специалист или старший инспектор приемной заместителя главы Администрации города.

В случае утери документа с резолюцией Мэра города ответственность несет исполнитель.

Письма по вопросам работы подразделений на имя главы Мэра города предоставляются в приемную с письменным мнением (резолюцией) заместителя, курирующего эти вопросы.

2.3.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения. Служебные документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Специалисты канцелярии проверяют правильность адресования, оформления, комплектность, целостность документов и приложений к ним. Неправильно адресованные, оформленные документы возвращаются отправителю. Определяют документы, подлежащие регистрации и направляют по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром города и его заместителями.

Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, а сразу передается адресатам.

Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, Администрации Ростовской области, аппарата полномочного представителя Президента в ЮФО, если она не адресована конкретному лицу, регистрируется и в тот же день передается для рассмотрения Мэру города.

Документы, получе