Глава 7. Порядок организации контроля в Администрации города

Глава 7. Порядок организации контроля
в Администрации города

1. Общие положения

1.1. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляется в соответствии с порядком, определенным Административным регламентом исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений (21.1.09.01) (далее - Регламент контроля).

1.2. Руководство и координацию работы по организации и ведению контроля в Администрации города осуществляет заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 февраля 2011 г. N 57 в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Ответственность за актуализацию настоящей главы несет начальник управления по организационной работе и связям с общественными объединениями.

Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляет и ведет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4", информационной системы электронного документооборота "Дело", автоматизированной системы контроля исполнения документов ("АСКИД").

1.4. В Администрации города подлежат контролю:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- решения Законодательного Собрания Ростовской области;

- указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

- постановления и распоряжения Администрации Ростовской области;

- постановления (распоряжения) Мэра города;

- решения коллегии Администрации города;

- резолюции Мэра города;

- поручения Мэра города по итогам планерных совещаний (с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов, расширенных);

- планы работы Администрации города (квартальный, недельный);

- обращения граждан, поступившие в ходе проведения сходов с участием Мэра города, встреч информационных групп Администрации города;

- наказы избирателей по итогам предвыборных кампаний (выборы Мэра города, выборы депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы);

- обращения граждан, поступившие в ходе проведения выступлений ("горячих линий") Мэра города в СМИ, критических публикаций;

- другие управленческие решения;

- мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов системы менеджмента качества.

1.5. Результатом исполнения в Администрации города функции по осуществлению контроля является запись в электронных базах систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" о достижении целей, определенных управленческим решением, и снятие с контроля как выполненных в полном объеме документов, перечисленных в п.1.4 настоящей главы.

1.6. Запись производится отделом организационно-аналитической работы на основании представленных и размещенных исполнителем в соответствующих электронных базах и журналах подтверждающих документов.

1.7. Исполнение в Администрации города функции по осуществлению контроля исполнения управленческих решений производится: заместителями главы, главами администраций районов, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города, отделом организационно-аналитической работы, руководителями структурных подразделений и органов Администрации города.

1.8. Учет, контроль и анализ исполнения принятых управленческих решений ведет отдел организационно-аналитической работы посредством систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД".

1.9. Ответственность за общее состояние работы по организации и ведению контроля несут заместитель главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальник отдела организационно-аналитической работы.

2. Административные процедуры

2.1. Исполнение функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений включает в себя следующие административные процедуры:

- постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей;

- ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов;

- изменение срока исполнения, снятие документа с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения.

2.2. Постановка документов на контроль, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей.

2.2.1. Контролю подлежат все документы, содержащие порученческие пункты.

При постановке документов на контроль отделом организационно-аналитической работы в базах данных электронного документооборота идентифицируются (выделяются) управленческие решения по несоответствующим функциям и услугам с целью их анализа в соответствии с СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".

2.2.2. Правовые акты федеральных органов государственной власти, и органов государственной власти Ростовской области, поступающие в Администрацию города, после регистрации канцелярией общего отдела и наложения резолюции Мэром города, доводятся до исполнителя (не позднее 2 дней после поступления и 1 дня после наложения резолюции) в следующем порядке:

- канцелярия общего отдела передает исполнителю копию документа;

- приемная Мэра города ставит документ на контроль в системе электронного документооборота "Дело".

2.2.3. Правовые акты, издаваемые Администрацией Ростовской области и поступающие в Администрацию города через областную систему электронного документооборота "АСКИД", ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы после присвоения канцелярией общего отдела регистрационного номера, в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не позднее 2 дней после поступления.

2.2.4. Правовые акты (постановления и распоряжения), издаваемые в Администрации города, доводятся до исполнителя через протокольный сектор Администрации города не позднее 3-х календарных дней после подписания. Регистрацию документов в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" осуществляет протокольный сектор Администрации города. Постановку документов на контроль осуществляет отдел организационно-аналитической работы в день регистрации.

2.2.5. Решения коллегии Администрации города, протоколы, планы работы Администрации города, планы мероприятий по реализации управленческих решений, утвержденные Мэром города, ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не позднее 3-х календарных дней после подписания.

2.2.6. Поручения Мэра города (резолюции на документах, адресованные должностным лицам и содержащие конкретные задания) ставятся на контроль приемной Мэра города в системе электронного документооборота "Дело", не позднее дня, следующего за наложением резолюции, и через канцелярию (бумажная копия) доводятся до сведения исполнителей.

Контроль за ходом исполнения поручений, содержащихся в резолюциях, осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ростова-на-Дону от 2 февраля 2011 г. N 57 в подпункт 2.2.7 пункта 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.7. Поручения оперативных планерных совещаний Мэра города с заместителями главы Администрации города, главами администраций районов ставятся на контроль отделом организационно-аналитической работы в соответствующих журналах системы электронного документооборота "АИС-Контроль-4" в день размещения помощником Мэра города протоколов совещаний в сетевой папке "Рlan" (\\City\net\docs\plan).

2.2.8. Поручения расширенных планерных совещаний оформляются отделом организационно-аналитической работы протоколом и ставятся на контроль в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4" не более чем через 3 календарных дня после проведения совещания.

2.2.9. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения выборов, сходов, "горячих линий" и выступлений Мэра города в СМИ, после их утверждения Мэром города или после принятия правового акта Мэра города ставятся на контроль и контролируются отделом организационно-аналитической работы через систему электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

2.2.10. Планы исполнения обращений граждан, поступивших в ходе проведения встреч информационных групп Администрации города, после их утверждения соответствующим заместителем главы Администрации города, доводятся до исполнителя не позднее 3-х календарных дней после подписания и контролируются комитетом межрегиональных и общественных связей в системе электронного документооборота "АИС-Контроль-4".

2.2.11. Опубликованные в СМИ критические публикации, после рассмотрения Мэром города и в соответствии с его резолюцией, доводятся до руководителей в порядке определенном главой 11 настоящего Регламента. Опубликование в СМИ ответов курируется пресс-службой Администрации города.

2.2.12. Мероприятия, разработанные по результатам внутренних аудитов, ставятся на контроль отделом проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества". Контроль выполнения мероприятий и снятие их с контроля осуществляется специалистами отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга.

2.2.13. Срочные документы доводятся до исполнителя немедленно, по мере поступления.

2.2.14. Датой получения документа к исполнению является дата, проставленная работником соответствующего подразделения в журнале регистрации входящей корреспонденции, или на копии исходящего документа.

2.2.15. Контрольные сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты их подписания или регистрации в канцелярии (для входящих документов).

2.2.16. Сроки исполнения поручений Мэра города, данных в ходе совещаний, заседаний коллегии и зафиксированных в протоколах, исчисляются от даты проведения совещания (заседания).

2.2.17. Сроки исполнения резолюций (поручений) Мэра города на внутренней корреспонденции (информации, справки, письма и т.д.) исчисляются от даты наложения резолюции.

2.2.18. Поручение, требующее срочного выполнения, исполняется в 3-дневный срок, оперативного - в течение 10 дней.

2.2.19. Индивидуальные сроки устанавливаются в календарных днях в тексте документа и резолюции руководителя.

2.2.20. Срок исполнения документа, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.

2.3. Ведение контроля, оперативное регулирование хода исполнения контрольных документов.

2.3.1. В соответствии с гл.IV Регламента контроля отделом организационно-аналитической работы осуществляются:

- документальный контроль исполнения документов;

- инспекционный контроль за ходом исполнения документов;

- выборочная проверка хода исполнения документов.

2.3.2. Документальный контроль заключается в ежедневном отслеживании записей о достижении целей, определенных управленческим решением, размещаемых исполнителями в электронных базах систем электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД".

2.3.3. Текущий документальный контроль предусматривает ведение предупредительного контроля: еженедельно информация о состоянии исполнительской дисциплины под роспись направляется отделом организационно-аналитической работы в приемные заместителей главы Администрации города и подразделения, подчиненные непосредственно Мэру города. В администрации районов информация направляется по электронной почте.

2.3.4. Инспекционный контроль предусматривает систематическое проведение проверок организации и ведения контроля в подразделениях. Сведения о проведении проверок включаются в план работы Администрации города на квартал.

2.3.5. В течение года по решению Мэра города или заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) могут проводиться следующие проверки:

- в аппарате Администрации города (приемные заместителей главы Администрации города, управление по вопросам муниципальной службы и кадров);

- в отраслевых (функциональных) органах Администрации города (департамент имущественно-земельных отношений, МУ "Департамент ЖКХ и энергетики", МУ "Департамент архитектуры и градостроительства г.Ростова-на-Дону");

- в территориальных органах Администрации города (администрации районов).

2.3.6. План проведения проверки разрабатывается отделом организационно-аналитической работы в соответствии с Регламентом контроля менее чем за 14 дней до установленной даты проверки, подписывается начальником отдела и утверждается заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.3.7. Руководители подразделений, в которых планируется поведение инспекционной проверки, не менее чем за 3 календарных дня до проведения, оповещаются заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) о сроках и направлениях проверки.

2.3.8. Отделом организационно-аналитической работы при снятии документов с контроля может выборочно проверяться полнота исполнения документов, поручений, резолюций.

2.3.9. Выборочный контроль предусматривает проверку хода исполнения отдельных документов и проводится без предварительного оповещения.

2.3.10. Ответственность за фактическое исполнение управленческих решений и соблюдение установленных сроков проведения контрольных мероприятий возлагается на заместителей главы Администрации города, глав администраций районов, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, других должностных лиц, на которых документом или резолюцией возложен контроль.

2.3.11. Организация контроля, координация сроков исполнения документов, полноты и качества размещаемой в базе информации, осуществляется помощниками приемных должностных лиц или другими, назначенными руководителями, специалистами.

2.3.12. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения документов возлагается на управляющих делами и отделы (секторы) контрольно-организационной работы.

2.4. Изменение срока исполнения, снятие документа с контроля.

2.4.1.Изменение срока исполнения документа или снятие его с контроля производится отделом организационно-аналитической работы в порядке, определенном Регламентом контроля, посредством размещения в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" соответствующей записи.

2.4.2. Изменение срока исполнения документа (в сторону увеличения) производится лицом, установившим этот срок, или на основании резолюции руководителя, ответственного за исполнение контрольного документа, при наличии мотивированной просьбы исполнителя о продлении срока исполнения. В этом случае исполнитель обязан не менее чем за три календарных дня до истечения контрольного срока письменно обратиться к руководителю с обоснованной просьбой о его продлении.

2.4.3. Перенос срока выполнения корректирующих действий осуществляется в соответствии с требованиями стандарта СТО-03 "Внутренний аудит системы менеджмента качества".

2.4.4. Решение о продлении срока исполнения (отмене) решения коллегии Администрации города принимается Мэром города (как председателем коллегии) на основании информации руководителя-куратора.

2.4.5. Принятие решения о продлении срока исполнения или отказа в исполнении наказов избирателей, поступивших в период подготовки и проведения выборов Мэра города, производится на основании резолюции Мэра города на информации куратора.

2.4.6. Изменение срока исполнения документа (в сторону сокращения) производится на основании поручения Мэра города или запроса автора контрольного документа.

2.4.7. Напоминание об ускорении выполнения документа (поручения) направляется руководителю, ответственному за контроль (исполнителю), отделом организационно-аналитической работы за подписью заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.4.8. Документ, по которому поступает напоминание об ускорении выполнения данного в нем поручения, исполняется не более 10 дней от даты поступления напоминания. По такому документу, соответственно, устанавливается новый срок исполнения.

2.4.9. Перенос сроков исполнения мероприятий квартального плана осуществляется на основании мотивированного обращения руководителя-куратора или исполнителя с визой куратора на имя заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

2.4.10. Информация об изменении срока исполнения должна быть доведена до отдела организационно-аналитической работы (размещена в соответствующей электронной базе) не менее чем за два дня до его истечения.

2.4.11. Снятие документа с контроля производится отделом организационно-аналитической работы на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", "Дело", "АСКИД" информации об исполнении.

2.4.12. Снятие с контроля решений коллегии Администрации города, постановлений и распоряжений Мэра города, правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ростовской области делегируется руководителям, лицам, стоящим в перечне исполнителей первыми (кураторам).

2.4.13. Снятие и продление поручений Мэра города производится на основании размещенной в системах электронного документооборота "АИС-Контроль-4", ИС ЭДО "Дело" информации руководителя-куратора об исполнении.

В случае наличия в тексте резолюции (поручении) слова (фразы):

- "...информировать..." - поручение продлевается или снимается на основании информации руководителя-куратора на имя Мэра города;

-"...меры..", "...контроль..." - продление срока или снятие с контроля может быть произведено на основании информации исполнителя при наличии соответствующей визы руководителя-куратора. При этом ответ должен содержать информацию о фактическом исполнении поручения и достижении планируемого результата;

- "...ответ заявителю (организации)..." - снятие с контроля возможно по факту размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", ИС ЭДО "Дело" копии соответствующего исходящего документа (ответа) за подписью ответственного исполнителя или информации куратора с указанием реквизитов направленного заявителю (организации) ответа;

В случае конфиденциального характера поручения допускается его снятие на основании размещения в системах электронного документооборота "АИСС-Контроль", "Дело", "АСКИД" реквизитов документов об исполнении поручения, подписанных руководителем-куратором и направленных Мэру города (название документа, N, дата регистрации).

2.4.14. Снятие пунктов квартального плана производится на основании размещенных исполнителем в контро