Приложение 1. Положение о комитете по управлению архивным делом Администрации Ростовской области

Приложение 1
к постановлению Администрации области
от 19 апреля 2006 г. N 141

Положение
о комитете по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области

С изменениями и дополнениями от:

3 сентября 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (далее - комитет) является органом исполнительной власти Ростовской области, осуществляющим управление и координацию деятельности в сфере архивного дела на территории Ростовской области.

1.2. Организационно-правовая форма комитета - государственное учреждение.

1.3. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, законами Ростовской области, указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Администрации Ростовской области, иными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.4. Функции по контролю и координации деятельности комитета осуществляет заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами.

1.5. Полное наименование комитета: комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.

Сокращенного наименования не имеет.

1.6. Местонахождение комитета: 344006, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 28.

2. Полномочия комитета

С учетом полномочий Ростовской области в сфере архивного дела по проведению государственной политики в этой отрасли, хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Ростовской области, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации или муниципальных образований, комитет осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

2.1. Организует:

2.1.1. Подготовку и внесение на рассмотрение органам представительной и исполнительной власти области правовых актов по вопросам, относящимся к сфере деятельности комитета.

2.1.2. Разработку программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела.

2.1.3. Проведение конкурсов на замещение должностей руководителей подведомственных областных государственных учреждений.

2.1.4. Взаимодействие с Федеральным архивным агентством по исполнению законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

2.1.5. Представление в установленном порядке планово-отчетной документации и других сведений в Федеральное архивное агентство, Администрацию Ростовской области.

2.1.6. Заключение договоров о передаче в государственные архивы Ростовской области документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Ростовской области.

2.1.7. Разработку предложений по реализации основных направлений развития архивного дела в Ростовской области.

2.2. Осуществляет:

2.2.1. Проведение в установленном порядке проверок состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных архивах, органах государственной власти, организациях, расположенных на территории Ростовской области.

2.2.2. Согласование с учредителями организаций либо с органами, уполномоченными на то учредительными документами, условий и места дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из состава одной или нескольких организаций.

2.2.3. Согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности областных органов государственной власти и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству областных органов государственной власти.

2.2.4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ростовской области в пределах компетенции, определенной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.

2.2.5. Контроль за сохранностью архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.

2.2.6. Внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения документов, улучшения их физического состояния, реставрации, консервационно-профилактических работ.

2.2.7. Организацию экспертизы ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

2.2.8. Организацию работы по определению источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, составлению и внедрению списков источников комплектования.

2.2.9. Рассмотрение и утверждение описей дел на документы постоянного хранения от организаций - источников комплектования архивных учреждений Ростовской области.

2.2.10. Рассмотрение и согласование положений об архивах и центральных экспертных комиссиях организаций - источников комплектования государственных архивов.

2.2.11. Организацию и ведение в государственных и муниципальных архивах государственного, в том числе автоматизированного, учета документов Архивного фонда Российской Федерации, создание баз данных о составе и содержании архивных фондов, формирование и ведение программного комплекса "Фондовый каталог области". Представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.

2.2.12. Организацию и ведение пофондового и статистического учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивах организаций - источниках комплектования архивных учреждений.

2.2.13. Организацию работы государственных и муниципальных архивов по выявлению уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, рекомендуемых для включения в установленном порядке в Государственный реестр.

2.2.14. Организацию работы по созданию и ведению Государственного реестра уникальных документов архивных фондов области.

2.2.15. Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.2.16. Исполнение запросов российских и иностранных граждан, связанных с реализацией их прав и законных свобод, оформление в установленном порядке архивных справок.

2.2.17. Работу по подготовке документальных публикаций, справочно-информационной литературы о составе и содержании архивных фондов. Координацию работы по изучению потребностей в архивной информации.

2.2.18. Организацию в государственных и муниципальных архивах комплекса информационно-поисковых систем, в том числе традиционных видов архивных справочников, о составе и содержании архивных документов.

2.2.19. Работу по созданию страхового фонда особо ценных документов, в том числе уникальных, по фондам государственных архивов.

2.2.20. Работу по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составлявших государственную тайну.

2.2.21. Подготовку предложений Главе Администрации (Губернатору) Ростовской области о разрешении временного вывоза в установленном порядке архивных документов за пределы области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ростовской области от 3 сентября 2010 г. N 164 в подпункт 2.2.22 пункта 2.2 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.22. Функции главного распорядителя и получателя средств, предусмотренных комитету в областном бюджете.

Финансовый контроль за подведомственными получателями бюджетных средств в части обеспечения правомерного, целевого, эффективного использования бюджетных средств, а также за использованием субсидий, субвенций их получателями в соответствии с условиями и целями, определенными при предоставлении их из областного бюджета.

2.2.23. Организацию ведения бухгалтерского и статистического учета и отчетности в подведомственных архивных учреждениях.

2.2.24. Проведение кадровой работы в комитете, создание кадрового резерва работников отрасли.

2.2.25. Прием граждан по вопросам, относящимся к ведению комитета, контроль за приемом граждан в подведомственных архивных учреждениях и рассмотрением их обращений.

2.2.26. В соответствии с законодательством работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности комитета.

2.2.27. Координацию научно-исследовательской и методической деятельности архивных учреждений области.

2.3. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

2.4. Участвует совместно с другими исполнительными органами государственной власти в проведении государственной политики в области архивного дела на территории области.

2.5. В установленном порядке принимает участие в развитии деловых связей с архивными учреждениями зарубежных государств.

2.6. Участвует в профессиональной подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров комитета, государственных и муниципальных архивов. Распространяет передовой опыт работы архивов, способствует участию руководителей и специалистов государственных и муниципальных архивов в совещаниях, семинарах, научно-практических конференциях по архивному делу.

2.7. В качестве базового архивного органа организует работу Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

2.8. Обеспечивает мобилизационную подготовку комитета, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении организаций по мобилизационной подготовке.

3. Права комитета

В целях реализации полномочий в установленной сфере деятельности комитет имеет право:

3.1. Запрашивать и получать от государственных органов независимо от ведомственной подчиненности, органов местного самоуправления (в части осуществления переданных государственных полномочий), а также (на договорной основе или в соответствии с положениями уставных документов) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии подведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.2. Давать в порядке, установленном статьей 8 Областного закона от 22.10.2005 N 375-ЗС "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений", письменные предписания об устранении нарушений требований федеральных и областных законов по вопросам осуществления государственных полномочий.

3.3. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве областных государственных учреждений независимо от ведомственной подчиненности.

Должностные лица комитета для выполнения своих должностных обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения организаций.

3.4. Проводить плановые и внеплановые проверки деятельности органов местного самоуправления по исполнению переданных государственных полномочий в части содержания архивных учреждений.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов.

3.6. Утверждать описи дел на документы постоянного хранения от организаций - источников комплектования государственных архивов.

3.7. Проводить аттестации руководителей подведомственных областных государственных учреждений.

3.8. Рассматривать отчетность подведомственных областных государственных учреждений.

3.9. Осуществлять анализ финансово-хозяйственной деятельности подведомственных областных государственных учреждений.

3.10. Применять меры дисциплинарного взыскания к руководителям подведомственных областных государственных учреждений.

3.11. Привлекать на безвозмездной основе для проработки вопросов, отнесенных к сфере деятельности комитета, научные и иные организации, ученых и специалистов.

3.12. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности комитета.

3.13. Создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности.

3.14. Оказывать консультационную и методическую помощь органам управления архивным делом, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

3.15. Объявлять и проводить конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии; утверждать в соответствии с законодательством условия конкурсов.

3.16. Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения к проекту областного бюджета о расходах на содержание комитета и подведомственных ему архивных учреждений.

3.17. Осуществлять контроль за сохранностью и использованием по назначению государственного имущества области, принадлежащего подведомственным архивным учреждениям, посредством:

анализа отчетов руководителей подведомственных архивных учреждений;

анализа бухгалтерской отчетности подведомственных архивных учреждений;

проведения проверок исполнения руководителями подведомственных архивных учреждений заключенных с ними трудовых договоров, соблюдения учредительных документов.

4. Организация деятельности комитета

4.1. Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации (Губернатором) Ростовской области.

4.2. Председатель несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комитет функций.

4.3. Председатель имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности Главой Администрации (Губернатором) Ростовской области по представлению председателя.

4.4. Председатель:

4.4.1. Распределяет обязанности между заместителем председателя и другими работниками комитета.

4.4.2. Вносит на рассмотрение Главе Администрации (Губернатору) Ростовской области:

проект положения о комитете;

предложения о структуре и штатном расписании комитета в пределах установленной численности и фонда оплаты труда работников комитета;

предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителя председателя;

проекты нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности комитета.

4.4.3. Утверждает положения о структурных подразделениях комитета.

4.4.4. Утверждает по согласованию с министерством финансовРостовской области и министерством имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области уставы и изменения к уставам подведомственных областных архивных учреждений.

4.4.5. Осуществляет права и обязанности работодателя в отношении государственных служащих комитета.

Назначает на конкурсной основе на должность и освобождает от должности, заключает, изменяет, расторгает трудовые договоры с руководителями непосредственно подчиненных архивных учреждений: директорами государственного учреждения "Государственный архив Ростовской области", государственного учреждения "Центр документации новейшей истории Ростовской области", государственного учреждения "Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области". Проводит в установленном порядке аттестацию указанных работников.

Согласовывает назначение на должность и освобождение от должности, заключение, изменение, расторжение трудовых договоров в соответствии с установленной номенклатурой должностей руководящих работников непосредственно подчиненных архивных учреждений: государственного учреждения "Государственный архив Ростовской области", государственного учреждения "Центр документации новейшей истории Ростовской области", государственного учреждения "Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области" - заместителей директоров, директоров обособленных подразделений (филиалов, представительств), главных хранителей фондов, председателя экспертно-проверочной комиссии.

4.4.6. Решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ростовской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в комитете.

4.4.7. Представляет в установленном порядке особо отличившихся работников комитета и подведомственных организаций к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

4.4.8. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает поручения и указания по вопросам работы комитета, обязательные для исполнения государственными служащими комитета, работниками подведомственных организаций, проверяет их исполнение.

4.4.9. Утверждает положения и состав экспертно-проверочной комиссии комитета, научных советов государственных архивов Ростовской области, комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений.

4.4.10. Вносит на рассмотрение в установленном порядке предложения о положении и составе коллегии комитета.

4.4.11. Согласовывает в установленном порядке программы и годовые планы работы подведомственных архивных учреждений.

4.4.12. Приостанавливает действие приказов и указаний руководителей подведомственных архивных учреждений в случае их несоответствия законодательству.

4.4.13. Утверждает смету доходов и расходов подведомственных учреждений в пределах ассигнований, выделяемых из областного бюджета на очередной финансовый год.

4.4.14. Осуществляет расходы комитета в пределах сметы доходов и расходов комитета.

4.4.15. Вносит на утверждение Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа предложения о кандидатуре секретаря этого совета.

4.5. Комитет является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в органах Федерального казначейства, печать с изображением Герба Ростовской области и со своим наименованием, другие соответствующие печати, штампы и бланки, а также имеет право открывать в установленном порядке иные счета в кредитных учреждениях.

4.6. Финансирование расходов на содержание комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений осуществляется за счет средств, предусмотренных в областном бюджете.

4.7. Имущество комитета принадлежит ему на праве оперативного управления (далее - имущество), является собственностью Ростовской области. Комитет владеет, пользуется имуществом в соответствии с его назначением, действующим законодательством, настоящим Положением.

4.8. Комитет не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться имуществом, в том числе сдавать его в аренду, залог, продавать, передавать во временное пользование.

Комитет не имеет права заниматься коммерческой деятельностью.

4.9. Имущество может быть изъято у комитета полностью или частично собственником имущества (уполномоченным органом) в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4.10. Комитет обязан обеспечить сохранность, эффективное и целевое использование имущества.

4.11. Комитет имеет подведомственные архивные учреждения областной формы собственности, осуществляющие на территории области хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

4.12. Реорганизация и ликвидация комитета производятся на основании постановления Администрации Ростовской области либо по решению суда.

Начальник общего отдела

Администрации области

Г.В. Павлятенко