Приложение N 14 к инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 г. N 35. Требования к составу и структуре информации о доходах физических лиц, представляемой организациями (предприятиями, учреждениями) и иными работодателями на магнитных носителях

Приложение N 14

к инструкции Госналогслужбы РФ

от 29 июня 1995 г. N 35

Требования
к составу и структуре информации о доходах физических лиц, представляемой организациями (предприятиями, учреждениями) и иными работодателями на магнитных носителях

1. Структура наименования файла

     Информация на  магнитных носителях создается в виде текстовых файлов

в текстовом формате DOS (модифицированная альтернативная кодировка  ГОСТ)

с именем

S M M M M M N N. txt, где

- --------- ---

|     |      |

|     |      \------- порядковый номер файла в отчетном году

|     \-------------- 5-9 цифры ИНН для источника выплаты дохода - ЮЛ или

|                     6-10 цифры ИНН для источника выплаты дохода - ФЛ

\-------------------- префикс типа передаваемой информации  (S - сведения

                      о доходах физического лица)

Сформированный файл упаковывается архиватором ARJ в файл с именем, соответствующим txt-файлу, но имеющим расширение ARJ.

В случае отсутствия архиватора ARJ возможна передача неупакованного txt - файла.

Информация представляется в налоговую инспекцию на дискетах 3,5". Использование других типов магнитных носителей возможно только по согласованию с принимающей данные налоговой инспекцией.

Количество информации в файле ограничивается требованиями размещения данных на одном магнитном носителе.

Представляемая в налоговую инспекцию дискета предварительно должна быть проверена на отсутствие вируса.

2. Формы представления информации на магнитных носителях

Формы представления информации на магнитных носителях, получаемые государственными налоговыми инспекциями от источников выплаты дохода - юридических и физических лиц, идентичны.

Структура формы представления информации на магнитных носителях приведена в таблице 1.

В графе Наименование показателя указывается полное наименование реквизита.

Символы в графе ТИП имеют следующие значения:

О - обязательный реквизит;

Н - необязательный реквизит;

У - условно-обязательный реквизит;

С - реквизит выбирается из справочника.

Текстовое (символьное) значение может состоять из заглавных букв, цифр и любых других символов, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" (коды 13 и 10).

Числовое значение может состоять из цифр и включать десятичную точку.

Значение типа ДАТА имеет специальный формат для представления дат в виде ДД.НН.ГГГГ, где ДД - число, НН - номер месяца, ГГГГ - цифры года.

Обязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого приводит к нарушению корректности документа.

Необязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого не приводит к нарушению корректности документа.

Условно-обязательный реквизит - реквизит, наличие или отсутствие которого определяется значением другого (других) реквизита.

В графе ДЛИНА указывается максимальная длина реквизита.

В графе АББРЕВИАТУРА указывается сокращенное наименование реквизита, используемое при представлении информации.

Каждый реквизит записывается в отдельной строке. Признак окончания строки - пара символов с кодами 13 и 10. Сокращенное наименованиереквизита отделяется от значения знаком ":" (двоеточие).

Реквизиты, не имеющие значений, могут быть опущены при формировании файла (кроме обязательных реквизитов, которые заполняются даже нулевыми значениями).

2.1. Состав файла и структура информации документа "Справка о доходах физического лица"

Таблица 1

Наименование по- казателя	Тип	Длина	Аббревиа- тура	Значение
Идентификатор файла	О	24	ИдФайл	<идентификатор отпра- вителя> <год> <месяц> <день> <часы> <минуты> <секунды>
Тип информации	О	12	ТипИнф	Доход
Наименование отправителя	О	48	НаимОтпрЮЛ | НаимОтпрФЛ	<текст> | <фамилия>, <имя>, <отчество>
Телефон отправителя	Н	10	ТелОтпр	<текст>
Адрес отправителя	ОС	120	АдрОтпр	<код страны>, <ин- декс>, <код региона>, <район>, <город>, <на- селенный пункт>, <ули- ца>, <дом>, <корпус>, <квартира>
Должность отправителя	О	20	ДолжнОтпр	<текст>
Фамилия, Имя, Отчество отправителя	О	48	ФИООтпр	<фамилия>, <имя>, <от- чество>
Количество документов	О	7	КолДок	<число>
Версия передающей про- граммы	О	40	ВерсПрог	<текст>
Идентификатор документа	О	22	ИдДок	<идентификатор отпра- вителя><год><номер>
Дата документа	О	10	ДатаДок	<дата>
ИНН физического лица	Н	12	ИННФЛ	<ИНН>
Фамилия, Имя, Отчество	О	48	ФИО	<фамилия>, <имя>, <отчество>
Документ, удостоверяющий личность	ОС	35	УдЛичн	<код вида документа>,
Дата рождения	О	10	ДатаРожд	<дата>
Адрес постоянного места жительства	ОС	120	АдрМЖ	<код страны>,<индекс>, <код региона>, <район>, <город>, <на- селенный пункт>, <ули- ца>, <дом>, <корпус>, <квартира>
Статус	О	1	СтатусФЛ	1 (резидент) или 2 (нерезидент)
Место работы	О	1	МестоДох	1 (основное) или 2 (неосновное)
Налогооблагаемый период	О	12	ПериодДох	<период>
Совокупный доход по меся- цам	О	180	ДоходМес	<сумма дохода>, <сумма дохода>, <сумма дохо- да>, <сумма дохода>, <сумма дохода>, <сумма дохода>, <сумма дохо- да>, <сумма дохода>, <сумма дохода>, <сумма дохода>, <сумма дохо- да>, <сумма дохода>
Виды доходов в налогооб- лагаемом периоде	ОС	320	ДоходВид	<код дохода>, <сумма дохода >, <код скид- ки>, <сумма скидки> [; <год дохода>, <сумма дохода>, <код скидки>, <сумма скидки>]
Вычеты	НС	180	Вычет	<код вычета>, <сумма вычета> [;<код выче- та>, <сумма вычета>]
Наименование и адрес но- вого строительства или приобретения жилья	У	200	Жилье	<текст>
Общая сумма скидок (расходов)	О	11.2	СкидСумм	<число>
Общая сумма вычетов из дохода	О	11.2	ВычСумм	<число>
Сумма валового дохода	О	11.2	ВалСумм	<число>
Сумма облагаемого дохода	О	11.2	ОблСумм	<число>
Сумма исчисленного налога с облагаемого дохода	О	11.2	ОблСуммНалИс	<число>
Сумма удержанного налога с облагаемого дохода	О	11.2	ОблСуммНалУд	<число>
Сумма коэффициентов и надбавок	Н	11.2	НадСумм	<число>
Облагаемая сумма коэффи- циентов и надбавок	Н	11.2	НадОбл	<число>
Исчисленный подоходный налог с суммы коэффициен- тов и надбавок	Н	11.2	НадОблНалИс	<число>
Удержанный подоходный на- лог с суммы коэффициентов и надбавок	Н	11.2	НадОблНалУд	<число>
Сумма материальной выгоды	Н	11.2	ВыгСумм	<число>
Облагаемая сумма матери- альной выгоды	Н	11.2	ВыгОбл	<число>
Исчисленный подоходный налог с суммы материаль- ной выгоды	Н	11.2	ВыгОблНалИс	<число>
Удержанный подоходный на- лог с суммы материальной выгоды	Н	11.2	ВыгОблНалУд	<число>
Сумма налога, переданная на взыскание в ГНИ	Н	11.2	ВзыскГНИ	<число>
Наличие у предпринимате- ля, частного практика, арендодателя основания для неудержания подоход- ного налога у источника выплаты	Н	1	Основание	1 или 2
Конец документа	О	3	@@@
...
Идентификатор документа	О	22	ИдДок	<идентификатор отпра- вителя><год><номер>
...
Конец файла	О	3	===

2.2. Описание реквизитов

2.2.1 Реквизит "Идентификатор файла"

Реквизит "Идентификатор файла" является обязательным реквизитом и позволяет каждому файлу присвоить уникальный код и идентифицировать отправителя сообщения. Отправителем может быть организация (предприятие, учреждение) и иной работодатель, представляющие в налоговую инспекцию сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, на магнитных носителях. Наличие символов "*" (звездочка) в идентификаторе файла свидетельствует о том, что источником информации является юридическое лицо.

     Идентификатор файла имеет следующую структуру:

И И И И И И И И И И И И Г Г Н Н Д Д Ч Ч М М С С, где

----------------------- ----------- -----------

            |                |           |

            |                |   /-------/

            |                |   \-- ЧЧ - часы, ММ - минуты, СС - секунды

            |                \------ ГГ - 2 последние  цифры  года,  НН -

            |                        номер месяца, ДД - число

            \----------------------- идентификатор  отправителя

Идентификатор отправителя представляется 12-разрядным кодом.

Для отправителя - физического лица идентификатор отправителя совпадает с 12-разрядным идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) физического лица:

<идентификатор отправителя> = ХХХХХХХХХХХХ

Для отправителя - иностранного юридического лица идентификатор отправителя состоит из 11-разрядного ИНН иностранного юридического лица, дополненного одним символом*:

<идентификатор отправителя> = FХХХХХХХХХХ*

Для отправителя - российского юридического лица идентификатор отправителя состоит из 10-разрядного ИНН юридического лица, дополненного двумя символами*:

<идентификатор отправителя> = ХХХХХХХХХХ**

2.2.2. Реквизит "Тип информации"

Для данного типа информации всегда постоянное значение ДОХОД.

2.2.3. Реквизит "Наименование отправителя"

Реквизит обязательный. Для отправителя (источника выплаты дохода) - юридического лица указывается наименование в соответствии с его написанием в Государственном реестре юридических лиц, который ведется в налоговой инспекции. Записывается НаимОтпрЮл:<наименование>. Для отправителя (источника выплаты дохода) - физического лица (предпринимателя, нотариуса) записывается НаимотпПрФл:<фамилия,>,<имя>,<отчество>, разделяемые знаком "," (запятая). Значения элементов представляются только русскими буквами. Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным.

2.2.4. Реквизит "Телефон отправителя"

Реквизит необязательный. Заполняется произвольным способом (как правило, пишется через дефисы).

2.2.5. Реквизит "Адрес отправителя"

Реквизит обязательный. Указывается адрес, по которому зарегистрирован отправитель информации (юридическое или физическое лицо). Правила заполнения всех адресных реквизитов одинаковы и приведены в описании реквизита Адрес постоянного места жительства. В данном реквизите элемент <код страны> не заполняется.

2.2.6. Реквизит "Должность отправителя"

Указывается должность ответственного лица, подготовившего информацию на магнитном носителе для представления в налоговую инспекцию. Реквизит обязательный. Заполняется произвольным способом.

2.2.7. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество отправителя"

Определяет ответственное лицо, подготовившее информацию на магнитном носителе. Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком "," (запятая). Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным. Значения элементов представляются только русскими буквами.

В случае, если отправитель информации - физическое лицо, значение данного реквизита может совпадать со значением реквизита Наименование отправителя.

2.2.8. Реквизит "Количество документов"

Обязательный реквизит. Фиксирует количество документов в передаваемом файле.

2.2.9. Реквизит "Версия передающей программы"

Реквизит обязательный. Должен содержать идентификатор программы (записывается произвольным текстом), с помощью которой готовился файл и другие данные.

2.2.10. Реквизит "Идентификатор документа"

Реквизит "Идентификатор документа" позволяет каждому документу присвоить уникальный код и идентифицировать его источник. Обязательный реквизит.

Для обеспечения уникальности идентификатор документа (записи) состоит из идентификатора отправителя, двух последних цифр номера отчетного года и порядкового номера документа, сформированного источником в течение отчетного года.

Структура идентификатора документа:

И И И И И И И И И И И И Г Г К К К К К К К К, где

----------------------- --- ---------------

            |            |         |

            |            |     /---/

            |            |     \--- порядковый номер документа в году, за

            |            |          который    представляются    сведения

            |            |          (N справки о доходах)

            |            \--------- год (2 последние цифры)

            \---------------------- идентификатор            отправителя,

                                    представляющего сведения

Структура идентификатора отправителя описана в разделе 2.2.1.

2.2.11. Реквизит "Дата документа"

Значение данного реквизита равно дате формирования документа в ЭВМ. Представляется в формате ДАТА, описанном ранее.

Реквизит обязательный.

2.2.12. Реквизит "ИНН физического лица"

В настоящее время этот реквизит заполняется только для граждан, получивших ИНН как предприниматели, частнопрактикующие нотариусы либо при непосредственном обращении в налоговую инспекцию.

2.2.13. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество"

Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком "," (запятая), и определяет получателя дохода.

Значения элементов представляются только русскими буквами.

Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным.

2.2.14. Реквизит "Документ, удостоверяющий личность"

Реквизит представляет собой группу из 2-х элементов, разделенных запятой: <код вида документа> и <серия и номер>. Все элементы являются обязательными.

Код вида документа, соответствующий виду удостоверяющего личность документа, выбирается из справочника N 1, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В элементе <серия и номер> указываются реквизиты удостоверяющего личность документа в том виде, как они представлены в конкретном документе. При этом слово "серия" и знак "N" можно опускать.

В случае использования в значении серии документа римских цифр, они задаются символами "I", "V", "X", "L", "С", набранными на верхнем регистре латинской клавиатуры. Возможен прием информации, в которой цифровая часть серии указана соответственно символами "1", "У", "X", "Л", "С", набранными на верхнем регистре русской клавиатуры.

2.2.15. Реквизит "Дата рождения"

Данный реквизит является обязательным. Представляется в формате ДАТА, описанном ранее.

2.2.16. Реквизит "Адрес постоянного места жительства"

Адрес постоянного места жительства является обязательным реквизитом. Формат представления адреса состоит из элементов адреса, разделенных запятыми:

<код страны>,     <индекс>,     <код   региона>,    <район>,     <город>,

<населенный пункт>, <улица>, <дом>, <корпус>, <квартира>.

Элементы адреса <код страны> и <код региона> представляются кодами из общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ) и из справочника N 5, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции, соответственно.

Состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом для региональных центров наименования регионов могут не указываться. Для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт-Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент <код региона> и не заполняются элементы <район>, <город>.

Элементы адреса <район>, <город>, <населенный пункт> и <улица> представляются в текстовом виде.

При отсутствии в адресе любого (любых) из перечисленных выше 10 элементов общее количество запятых (девять) в записи, отделяющих даже пустые элементы, сохраняется для обеспечения контроля.

Написание адресных реквизитов производится только заглавными буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается тип элемента, например: город Подольск записывается как ПОДОЛЬСК Г; поселок Победа - ПОБЕДА П; улица Строителей - СТРОИТЕЛЕЙ УЛ; бульвар Мира - МИРА Б-Р и т.п. Перечень сокращенных наименований типов элементов адреса приведен в разделе 3. Точки в конце сокращений не допускаются.

При заполнении элемента <дом> ставится только номер дома (символьное значение, состоящее из числа и, при необходимости, буквы). Если дом "угловой", то номер дома вводится через "/".

Корпус и другие возможные модификации (например, "строение") дома заполняются в элементе <корпус>.

2.2.17. Реквизит "Статус"

Данный реквизит принимает значение, равное "1", для резидента, и значение, равное "2", для нерезидента. Реквизит является обязательным.

2.2.18. Реквизит "Место работы"

Данный реквизит является обязательным. Если доходы получены по основному месту работы, реквизит равен "1"; если не по основному - реквизит равен "2".

2.2.19. Реквизит "Налогооблагаемый период"

Данный реквизит является обязательным. Состоит из 12 символов "0" или "1", позиции которых соответствуют номерам месяцев. Все рабочие месяцы отмечаются символом "1"; нерабочие - символом "0".

2.2.20. Реквизит "Совокупный доход по месяцам"

Данный р