Приложение N 2. Порядок регистрации и снятия с учета контрольно-кассовых машин в налоговых органах г. Москвы

Приложение N 2
к приказу Управления МНС по г.Москве
от 14 февраля 2000 г. N 21

Порядок
регистрации и снятия с учета контрольно-кассовых машин в налоговых органах г. Москвы

1. Регистрация ККМ

ГАРАНТ:

См. также письма Управления МНС по г. Москве от 25 июля 2001 г. N 30-08/1/34045

и от 31 августа 2001 г. N 30-08/1/39993

В соответствии с Законом Российской Федерации от 18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - Закон о ККМ) и изданными во исполнение этого Закона нормативно-правовыми актами налоговые органы обязаны регистрировать контрольно-кассовые машины (ККМ), используемые для денежных расчетов с населением.

Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах утвержден Приказом ГНС РФ от 22.06.95 N ВГ-3-14/36 "Об утверждении порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах".

Организации, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг (далее - организации), обязаны зарегистрировать применяемые ими ККМ в налоговом органе по месту своего нахождения.

Согласно статье 11 Налогового кодекса Российской Федерации местом нахождения организации является место его государственной регистрации, местом жительства физического лица - место, где это физическое лицо постоянно или преимущественно проживает.

Статья 3 Закона РСФСР от 07.12.91 N 2001-1 "О регистрационном сборе с физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, и порядке их регистрации", устанавливает, что государственная регистрация физического лица, изъявившего желание заниматься предпринимательской деятельностью, осуществляется соответствующей администрацией по месту постоянного жительства этого лица. Таким образом, согласно Закону о ККМ индивидуальный предприниматель должен зарегистрировать свои ККМ в налоговом органе по месту жительства.

Если физическое лицо имеет временную прописку (регистрацию) в г.Москве (6 и более месяцев) и желает осуществлять торговую деятельность или оказывать услуги в г.Москве, то оно должно зарегистрироваться в качестве предпринимателя без образования юридического лица и налоговая инспекция, на территории которой временно прописан предприниматель, может зарегистрировать его кассовые аппараты при наличии соответствующих документов.

При этом в карточке регистрации ККМ делается отметка: "Временно на срок до...".

Если организация состоит на налоговом учете в г.Москве и имеет обособленные подразделения (торговые точки) в г.Москве и в других регионах, то все используемые кассовые аппараты как на территории г.Москвы, так и в регионах, согласно действующему законодательству о ККМ, должны быть зарегистрированы в налоговом органе по адресу, указанному в учредительных документах организации, т. е. по месту учета в г.Москве.

В связи с этим при регистрации ККМ, применяемых в данном регионе, организация может представить договор на ремонт и техническое обслуживание, заключенный с ЦТО этого региона с обязательным представлением документов, подтверждающих его регистрацию в качестве ЦТО и перечнем обслуживаемых им моделей ККМ, заверенных в ИМНС по месту нахождения ЦТО.

В случае аренды контрольно-кассовой машины организация-арендатор должна зарегистрировать ККМ в налоговом органе по адресу, указанному в учредительных документах организации в установленном порядке.

При регистрации ККМ в налоговых органах необходимо учитывать соответствие предъявляемой к регистрации модели ККМ требованиям Государственного реестра контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации, а также руководствоваться Классификатором ККМ, которым разрешается применение конкретной модели ККМ для той или иной сферы деятельности.

При регистрации ККМ, относящихся к активным системным контрольно-кассовым машинам, имеющим возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системой, необходимо проверить соответствие установленной программы перечню пакетов прикладных программ к активным системным ККМ, утвержденному решениями ГМЭК (протокол от 05.04.99 N 2/50-99 и письмо МНС РФ от 17.06.99 N AC-6-16/484).

Запись об установке программного продукта должна быть осуществлена в техническом паспорте ККМ организацией - продавцом ККМ и заверена его печатью. Налоговый орган делает отметку об установленном пакете прикладных программ и его разработчике в Карточке регистрации ККМ и книге учета ККМ организаций.

Для регистрации ККМ необходимы следующие документы:

- заявление владельца по установленной форме (приложение N 1). В заявлении должно быть указано: вид объекта торговли и вид деятельности организации;

- доверенность на право регистрации ККМ в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст. 185 ГК РФ), если регистрацию ККМ будет осуществлять не руководитель организации, а любой другой сотрудник организации и документ, удостоверяющий личность;

- журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 N 132), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями и печатью организации. Налоговый инспектор заверяет журнал подписью, штампом налогового органа и ставит дату фиксализации ККМ;

- технический паспорт на подлежащую регистрации ККМ (проверяется правильность заполнения всех разделов паспорта - дата выпуска, фирма и страна-производитель, дата упаковки, наличие печатей завода-изготовителя или продавца ККМ; запись об установлении средств визуального контроля (голограмм-СВК), индивидуальные NN голограмм-СВК и их название; соответствие программного продукта; заполнение владельцем ККМ талона-заявки на ввод ККМ в эксплуатацию);

- договор на техническое обслуживание и ремонт (на учет в ЦТО кассовые аппараты ставятся при заключении договора на техническое обслуживание и ремонт. Выбор ЦТО предоставлен организации-владельцу кассового аппарата и зависит только от того, зарегистрирован ли данный ЦТО в Департаменте потребительского рынка и услуг Правительства г.Москвы в качестве ЦТО и имеет ли право выполнять работы по обслуживанию ККМ данной модели);

- средства визуального контроля (объемные голограммы "Государственный реестр 199... (200...)" - четыре цифры обозначают год реализации ККМ генеральным поставщиком и "Сервисное обслуживание 200..." - четыре цифры обозначают текущий год, в котором ККМ поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. При производстве ежегодных проверок исправности кассовых аппаратов ЦТО в январе-феврале очередного года устанавливает эти голограммы, при этом ККМ должны иметь голограммы генерального поставщика).

При регистрации ККМ проверяется наличие задолженности перед бюджетом и своевременность представления бухгалтерской отчетности.

В налоговой инспекции в приемный день проводится: регистрация, перерегистрация и снятие с учета ККМ, фиксализация ККМ, выдача Карточки регистрации ККМ.

При осуществлении фиксализации ККМ, налоговые органы могут применять следующие варианты:

- в назначенный день для фиксализации кассового аппарата приглашают в налоговую инспекцию по месту нахождения организации - владельца ККМ должностное лицо организации и кассира-операциониста, которые согласовывают присутствие специалиста ЦТО, с которым заключен договор на техническое обслуживание и ремонт ККМ, и доставляют кассовые аппараты, предназначенные для фиксализации и регистрации;

- налоговый(ые) инспектор(а) выезжает сам для фиксализации ККМ на место установки кассовых аппаратов, если организацией предъявлено к регистрации большое количество ККМ, где также присутствие представителя администрации, кассира-операциониста и специалиста ЦТО обязательно.

Налоговый инспектор должен проверить у представителя обслуживающей организации документ, удостоверяющий его личность, как специалиста ЦТО.

В ходе подготовки к регистрации налоговым инспектором, специалистом ЦТО и пользователем ККМ выполняются следующие операции.

Налоговый инспектор просматривает представленные для регистрации ККМ документы, проверяет достоверность изложенных в заявлении на регистрацию данных (модель ККМ номер, год выпуска, адрес места установки), проверяет приобретение ККМ: в паспорте должна быть запись продавца с обязательным указанием даты продажи ККМ и круглая печать продавца.

Специалист ЦТО проверяет исправность и работоспособность ККМ, при возникновении мелких неисправностей устраняет их на месте, программирует операцию печати на кассовом чеке названия организации - владельца ККМ - юридического лица, указанного в свидетельстве регистрационной палаты, или физического лица, осуществляющего свою деятельность, без образования юридического лица; полного заводского номера ККМ, идентификационного номера организации, опечатывает ККМ своим пломбиром, проверяет соответствие программного продукта (для активных системных ККМ) и заполняет в паспорте раздел "Ввод в эксплуатацию", заверяет его своей подписью с указанием номера удостоверения и скрепляет оттиском пломбира.

Если ККМ имеет показания суммирующих денежных счетчиков, то об этом делается запись в техническом паспорте ККМ, в Журнале кассира-операциониста. После заполнения раздела "Ввод в эксплуатацию" специалист ЦТО забирает отрывной талон-заявку из паспорта.

Специалист ЦТО программирует режим ввода пароля налогового инспектора, инспектор вводит цифровой пароль.

Запрещается специалистами ЦТО или иными лицами ввод пароля налогового инспектора.

Порядок введения пароля налогового инспектора в ККМ для каждой конкретной модели регламентируется документом "Руководство налогового инспектора", который является обязательным для ККМ с фискальной памятью. В этом документе указывается количество разрядов пароля налогового инспектора для конкретной модели ККМ.

Если действия по активизации фискальной памяти или перерегистрации, описанные в "Руководстве налогового инспектора" для ККМ конкретной модели, требуют присутствия специалиста ЦТО, то их выезд должен быть согласован потребителем, в остальных случаях налоговый инспектор может провести активизацию фискальной памяти или перерегистрацию самостоятельно.

После того, как вся работа по фискализации завершена, налоговый инспектор пробивает условную сумму (например, 1 руб. 11 коп.), чтобы убедиться в исправности контрольно-кассовой машины, снимает итоговый отчет за смену или итоги дня и отчет фискальной памяти по паролю налогового инспектора.

Убедившись в исправности ККМ, правильности написания всех реквизитов организации на чеке, нормальной работе блока фискальной памяти инспектор к заявлению организации прилагает кассовый чек, на котором должны отражаться следующие реквизиты: название организации - владельца ККМ, ИНН, полный заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время (фискализации), стоимость (например, 1-11), признак фискального режима, а также итоговый и фискальный отчеты и осуществляет регистрацию ККМ путем внесения сведений о контрольно-кассовых машинах в Книгу учета контрольно-кассовых машин организаций, ведущуюся налоговым органом по форме, приведенной в Приложении N 2 к настоящему Порядку. Книга обязательно должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписью руководителя (заместителя руководителя) и печатью налогового органа.

Днем регистрации ККМ считается день ввода пароля налогового инспектора. С этого дня контролируется включение памяти контрольно-кассовой машины.

Налоговый инспектор записывает пароль доступа к фискальной памяти зарегистрированной ККМ в журнал паролей, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью руководителя) и печатью налогового органа. Примерная форма ведения журнала паролей доступа к фискальной памяти ККМ приведена в приложении N 4 к настоящему Порядку.

Одновременно в налоговой инспекции при регистрации ККМ заверяется Журнал кассира-операциониста на данный кассовый аппарат.

На обложке журнала кассира-операциониста должны быть указаны требуемые реквизиты. Журналу присваивается регистрационный номер ККМ согласно регистрационному номеру в книге учета ККМ. Если за время эксплуатации ККМ организация заводит несколько журналов, то после регистрационного номера через дробь пишется номер журнала (например, N 543/1.../2).

По окончании журнала кассира-операциониста и при регистрации нового журнала владелец ККМ должен представить:

- заявление на регистрацию журнала;

- старый журнал с записью общей суммы выручки на период эксплуатации.

Допускается применение книги кассира-операциониста формы N 24 до ее окончания.

К регистрации принимаются только те ККМ, которые поставлены на учет в Центре технического обслуживания и ремонта (ЦТО) кассовых аппаратов. Сведения о заключенном с ЦТО договоре заносятся в книгу регистрации ККМ и регистрационную карточку кассового аппарата.

Налоговый инспектор разъясняет кассиру-операционисту и представителю администрации порядок оформления кассовых отчетов, порядок проведения проверок, уточняет перечень документов, которые должны быть на объекте торговли, отвечает на вопросы.

Если организация меняет место установки ККМ, то достаточно переоформить карточку регистрации (изменить адрес места установки) с сохранением регистрационного номера. При этом журнал кассира-операциониста ведется старый.

Инспектор при регистрации новых кассовых аппаратов организации должен проверять использование зарегистрированных ранее, финансовую дисциплину по уплате штрафных санкций и др.

В случае снятия ККМ с учета в одной налоговой инспекции и постановки на учет в другой инспекции, начальник отдела оперативного контроля (исполняющий его обязанности) одной инспекции передает пароль доступа к фискальной памяти по телефону начальнику отдела оперативного контроля (исполняющему его обязанности) другой инспекции или по письменному запросу инспекции.

Регистрация налоговыми органами ККМ, передаваемых пользователям из резервного фонда ЦТО для замены неисправных ККМ на время ремонта, должна проводиться в соответствии с настоящим Порядком регистрации ККМ.

В случае необходимости замены действующих контрольно-кассовых машин другими либо установки дополнительных машин, организация обязана до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.

Налоговый орган, получивший заявление организации о замене контрольно-кассовых машин, производит в 5-дневный срок регистрацию новых и снятие с учета изымаемых из эксплуатации в данной организации контрольно-кассовых машин и выдает организации карточки на вновь зарегистрированные в установленном настоящим Порядком в налоговом органе контрольно-кассовые машины.

Работник налоговой инспекции оформляет карточку регистрации ККМ и подписывает ее у руководителя (заместителя руководителя) инспекции в день фискализации или в следующий приемный день, но не позднее 5 дней с момента получения пакета документов, выдает организации Карточку регистрации контрольно-кассовой машины в налоговом органе по форме согласно Приложению N 3 к настоящему Порядку, а также возвращает паспорта на регистрируемые контрольно-кассовые машины и договор об их техническом обслуживании и ремонте в Центре технического обслуживания, а также журнал кассира-операциониста.

В книге учета ККМ представитель организации расписывается в получении карточки регистрации.

Не допускаются случаи неполучения карточек регистрации ККМ организацией, индивидуальным предпринимателем.

2. Карточка регистрации ККМ

Карточка регистрации ККМ заверяется подписью руководителя (заместителя руководителя), печатью налогового органа и ставится дата фискализации ККМ.

В строке "контрольно-кассовая машина" пишется полное наименование модели ККМ, заводской номер, год выпуска; наименование пакета прикладных программ (ППП), разработчик - только для активных системных ККМ.

В строке "полное наименование организации" следует писать организационно-правовую форму и наименование полностью (например, "Общество с Ограниченной Ответственностью "Производственная фирма "Незабудка"), а также указывать ИНН и адрес, указанный в учредительных документах.

В строке "установлена по адресу" указывается вид объекта торговли и полное наименование объекта (например, магазин "Стрелец", ресторан "Стрелец", павильон N 58), а также вид деятельности организации (торговля продуктами питания, оказание бытовых услуг) и точные координаты месторасположения объекта: город, улица, дом, станция метро - выход к вокзалу, на улицу и т.д.

Если организация (предприниматель) осуществляет выездную торговлю, то в строке "установлена по адресу" пишется юридический адрес и слова "выездная торговля".

Если организация (индивидуальный предприниматель) временно осуществляет торговлю в другом месте, то она должна уведомить об этом налоговую инспекцию, которая делает отметку в карточке регистрации ККМ на какой период и где будет установлен кассовый аппарат.

При изменении организационно-правовой формы организации на основании соответствующих документов необходимо внести изменения в карточку регистрации ККМ.

Все изменения, исправления, которые вносятся в карточку регистрации ККМ, заверяются подписью должностного лица налогового органа и скрепляются печатью.

Для внесения изменений в карточку регистрации необходимы следующие документы:

- заявление в произвольной форме с изложением наименования организации, ИНН, модели ККМ, заводского номера ККМ, даты регистрации, характера и причины изменений;

- карточка регистрации ККМ в налоговом органе. Карточка регистрации контрольно-кассовой машины хранится в организации по месту установки контрольно-кассовой машины в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением контрольно-кассовых машин, и возвращается налоговому органу при снятии контрольно-кассовой машины с регистрации.

При порче, утере, краже или при другой причине выдается дубликат карточки регистрации ККМ, в котором указывается старая дата регистрации и слово "дубликат".

При снятии контрольно-кассовой машины с учета в карточке регистрации ККМ делается отметка о снятии с учета, заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.

В налоговом органе, где была зарегистрирована ККМ, карточка регистрации контрольно-кассовой машины хранится в течение трех лет после снятия контрольно-кассовой машины с учета и не пересылается в другие налоговые инспекции.

3. Отказ в регистрации ККМ

Налоговый орган может отказать в регистрации ККМ в следующих случаях, если:

а) документы, необходимые для регистрации, представлены не в полном объеме, оформлены не надлежащим образом, данные в представленных документах не соответствуют данным дела организации, хранящемся в налоговом органе;

б) представленные к регистрации контрольно-кассовые машины исключены из Государственного реестра ККМ, используемых на территории Российской Федерации;

- применение конкретной модели ККМ не соответствует для той или иной сферы деятельности согласно Классификатору ККМ;

- ККМ не соответствует техническим требованиям к контрольно-кассовым машинам: отсутствует либо повреждена пломба ЦТО, отсутствуют маркировка предприятия-изготовителя или одно из средств визуального контроля;

- ККМ не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на кассовом чеке реквизиты организации;

в) на активных системных контрольно-кассовых машинах применяются прикладные программы, не допущенные ГМЭК по ККМ к использованию с конкретной моделью кассового аппарата;

г) при регистрации новых кассовых аппаратов организацией не сняты с учета зарегистрированные ранее, которые исключены из Госреестра ККМ;

д) в иных установленных действующим законодательством случаях.

4. Снятие ККМ с регистрации

Контрольно-кассовые машины, стоящие на учете в налоговом органе, по окончанию эксплуатации, истечению срока применения модели ККМ, указанного в Государственном реестре ККМ, используемых на территории РФ, реорганизации, изменения юридического лица организации, при смене собственника (владельца) применявшейся машины, а также во всех иных случаях, когда кассовый аппарат выбывает из обращения в данной организации, подлежат снятию с учета в налоговом органе.

При снятии с регистрации ККМ необходимы следующие документы:

- заявление;

- доверенность на снятие с учета ККМ, если организацию представляет не руководитель, а иное лицо, и удостоверение личности;

- журнал кассира-операциониста с записью общей суммы выручки за период регистрации ККМ (в котором ставится штамп налогового органа и делается отметка о снятии с учета);

- технический паспорт ККМ (в котором ставится штамп налогового органа и делается отметка о снятии с учета);

- карточка регистрации ККМ (в которой делается отметка о снятии с учета);

- последний чек суммирующих денежных счетчиков (итоговой суммы);

- фискальный отчет (для проверки полноты учета выручки денежных средств организации за период регистрации ККМ. Производится путем сопоставления выручки, согласно данным фискальной памяти используемых организацией ККМ, с записями в журналах кассира-операциониста и данными бухгалтерского учета и отчетности).

Запрещается снимать с учета ККМ без проверки представленных фискальных отчетов.

Налоговый орган, получив заявление организации и требуемые документы, производит снятие с учета контрольно-кассовой машины, о чем делает отметку в Книге учета контрольно-кассовых машин организаций и карточке регистрации контрольно-кассовой машины.

По окончании срока применения модели контрольно-кассовой машины, указанного в Государственном реестре контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации, налоговые органы снимают с учета контрольно-кассовые машины этих моделей. При этом организации о снятии с учета таких контрольно-кассовых машин уведомляются за 30 дней до истечения срока их применения.

В случае уничтожения ККМ и документов в результате стихийного бедствия или чрезвычайного происшествия, снятие ККМ с учета производится при наличии заявления, справки, подтверждающей факт происшествия событий. В данном случае инспекцией проводится проверка организации на предмет подтверждения действительности события.