Приложение N 8. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты

Комментарий по заполнению

1

2

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида документа.

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа.

При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес.

При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.

При регистрации ответов на обращение граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Дата документа

В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа.

Регистрационный номер документа

В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.

Дата поступления

Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Индекс поступления

Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Заголовок к тексту

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.

Резолюция

В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

Срок исполнения

Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении документа

В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу

Дело

В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполнительный документ