Приложение 1. Положение по ведению городского реестра печатей

Приложение 1
к приказу Московской
регистрационной Палаты
от 29 ноября 2001 г. N 184
(в ред. приказа Московской
регистрационной Палаты
от 5 марта 2003 г. N 27)

Положение
по ведению городского реестра печатей

Понятия и термины, используемые в данном Положении

Заявление - документ, содержащий согласно бланку (приложения 1, 1а, 1б, 1в, 2, 2а) необходимую информацию для утверждения эскиза печати/штампа и эскиз печати/штампа, подписанный руководителем юридического лица (предпринимателем).

Декларация - документ, содержащий согласно бланку (приложения 1, 1а, 1б, 1в, 2, 2а) необходимую информацию об изготовлении печати (штампа).

Реестровый номер печати (штампа) - одиннадцатизначный порядковый номер, состоящий из кода изготовителя, двух последних цифр года изготовления и текущего порядкового номера по электронной базе данных городского реестра печатей.

Изготовитель - юридическое или физическое лицо (предприниматель без образования юридического лица), осуществляющее деятельность по изготовлению печатей и штампов.

Доверенное лицо изготовителя - физическое лицо, включенное в список доверенных лиц, представляющих изготовителя в структурное подразделение МРП на подачу и получение документов по доверенности от изготовителя.

Соглашение - документ, определяющий порядок взаимодействия Московской регистрационной палаты с изготовителем (приложения 3, 4).

Код изготовителя - порядковый трехзначный номер, исчисляемый методом сквозной нумерации по базе "Изготовители" базы данных "Реестр печатей".

Пользователь - орган исполнительной и представительной власти города Москвы, юридическое лицо, хозяйствующий субъект без права юридического лица и физическое лицо, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, зарегистрированные в соответствии с установленным порядком и имеющие местонахождение на территории города Москвы.

1. Общие положения

1.1. Структурное (ые) подразделение (я) Московской регистрационной палаты, обеспечивающее ведение городского реестра печатей на основании Положения, утвержденного председателем Палаты (далее по тексту - Структурное подразделение), осуществляет:

- утверждение эскиза печати (штампа);

- присвоение порядкового номера каждой печати (штампу), состоящего из кода изготовителя печатей, двух последних цифр года изготовления и текущего порядкового номера по электронной базе данных городского реестра печатей;

- сбор, обработку и актуализацию информации по изготовленным печатям и штампам;

- сбор, обработку и актуализацию информации по изготовителям;

- организационно-информационное взаимодействие с изготовителями;

- оказание услуг вспомогательного и информационного характера.

1.2. Утверждение эскизов печатей и штампов пользователей проводится Московской регистрационной палатой и ее обособленными подразделениями.

2. Порядок утверждения эскизов печатей

2.1. Для утверждения эскизов печатей и штампов пользователь представляет следующие документы на русском языке, заверенные надлежащим образом:

- заявление на бланке установленного образца, содержащее эскиз печати/штампа (приложения 1, 1а, 16, 1в, 2, 2а), - в 3 экземплярах (оригиналы). Бланк должен быть заполнен машинописным текстом либо от руки печатными буквами. Эскиз печати (штампа) выполняется методом компьютерной графики (допускается выполнение эскиза печати (штампа) методом чертежной графики);

- документ, подтверждающий факт оплаты стоимости за оформление регистрации печати (штампа) (оригинал);

- ксерокопия паспорта руководителя (предпринимателя);

- учредительные документы пользователя;

- документ о государственной регистрации (при наличии оригинала работник МРП может сверить с представленной копией);

- документ, подтверждающий назначение на должность руководителя в соответствии с учредительными документами;

- решение об изготовлении печати/штампа органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.

Примечания:

1. При наличии в эскизе печати (штампа) средств визуальной индивидуализации в дополнение к вышеперечисленным документам должно быть представлено свидетельство о регистрации товарного знака либо знака обслуживания (либо лицензионный договор, либо договор об уступке товарного знака/знака обслуживания).

При наличии в эскизе печати (штампа) образовательного учреждения Государственного герба Российской Федерации - свидетельство о государственной аккредитации.

2. При подаче заявления в связи с утратой печати в дополнение к вышеперечисленным документам должны быть представлены следующие документы:

- справка из ОВД по факту обращения об утрате печати (с указанием реестрового номера печати, если печать была внесена в городской реестр), содержащая информацию о том, что печать не найдена;

- публикация объявления об утрате печати в Регистрационном вестнике.

3. В случае изготовления печатей (штампов) для подразделений кредитных организаций в дополнение к вышеперечисленным документам прилагаются следующие документы в зависимости от подразделения, для которого изготавливается печать:

- заключение Банка России об открытии филиала;

- уведомление в Банк России об открытии представительства (с отметкой Банка России о внесении сведений в реестр);

- решение органа управления кредитной организации об открытии дополнительного офиса, не осуществляющего кассовое обслуживание (с отметкой Банка России о принятии);

- заключение Банка России о возможности начала осуществления операций операционной кассой вне кассового узла;

- заключение Банка России о возможности начала осуществления операций дополнительным офисом.

4. Кредитные организации дополнительно к комплекту документов представляют:

- согласование кандидатуры руководителя Банком России.

Документы на утверждение эскиза печати пользователя представляются лицом, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени.

Сотрудник МРП при приеме документов оформляет опись (приложение 5) в двух экземплярах. Второй экземпляр выдается заявителю на руки под роспись.

При приеме документов делу присваивается номер согласно журналу приема. Документы, принятые на утверждение эскиза печати, являются частью информационного ресурса города Москвы, держателем которого является Московская регистрационная палата, и заявителю не возвращаются.

Отказ в приеме документов на утверждение эскиза печати (штампа) возможен только в случае непредставления документа, подтверждающего факт оплаты стоимости за оформление регистрации печати (штампа).

2.2. При соответствии представленного к утверждению эскиза печати (штампа) требованиям действующего законодательства в том числе проверяется правильность написания наименования в эскизе печати (штампа) на соответствие наименованию в учредительных документах, эскиз печати (штампа) утверждается за подписью должностного лица, ответственного за утверждение эскиза печати (штампа), и скрепляется гербовой печатью Московской регистрационной палаты.

Два бланка заявления с утвержденным эскизом печати (штампа) выдаются заявителю.

2.3. При несоответствии представленного к утверждению эскиза печати (штампа) требованиям действующего законодательства, а также в случаях, указанных в п.2.3.1 настоящего Положения, оформляется уведомление об отказе в утверждении представленного эскиза печати (штампа) на бланке МРП (приложение 6) за подписью должностного лица, ответственного за утверждение эскиза печати (штампа).

После устранения замечаний, указанных в уведомлении об отказе в утверждении эскиза, заявитель представляет документы на утверждение эскиза печати (штампа) согласно п.2 настоящего Положения с экземпляром уведомления.

2.3.1. Отказ в утверждении эскиза печати (штампа) (присвоении реестрового номера печати (штампа), уничтожении печати (штампа) оформляется в случаях:

- МРП располагает документами, являющимися законным основанием, запрещающим Палате совершать какие-либо действия с печатью юридического лица (решение, определение суда, постановление судебного пристава и т.п.);

- в бланке заявления на утверждение эскиза печати (заявления на уничтожение печати) указаны неполные и (или) недостоверные сведения, сведения, не соответствующие данным записей Единого государственного реестра юридических лиц;

- в документе имеются подчистки, приписки, замазки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления и по иным законным основаниям.

2.4. При наличии несущественных ошибок в эскизе печати (штампа) сотрудник МРП, осуществляющий правовую экспертизу документов, поданных на утверждение эскиза печати (штампа) либо присвоение реестрового номера печати (штампа), вправе их исправить за своей подписью и печатью "Для заверения документов".

2.5. Заявление с утвержденным эскизом печати (штампа) на присвоение реестрового номера представляется в Московскую регистрационную палату не позднее трех месяцев со дня утверждения эскиза печати (штампа). В случае нарушения указанного срока представления заявления с утвержденным эскизом печати (штампа) на присвоение реестрового номера представляется новый комплект документов в соответствии с настоящим Положением.

3. Порядок присвоения номера эскизу печати (штампа)

Изготовитель представляет в структурное подразделение два экземпляра заявления, поступившего от заказчика, копию свидетельства о регистрации для резервирования реестрового номера печати (штампа) в городском реестре печатей и опись (приложение 7).

Сведения, содержащиеся в представленных 2 экземплярах заявления, вносятся в электронную базу данных городского реестра печатей, и за эскизом резервируется реестровый номер печати (штампа), состоящий из кода изготовителя, двух последних цифр года и текущего порядкового номера печати (штампа) по электронной базе данных городского реестра печатей.

В случае если предыдущая аналогичная печать (штамп) была зарегистрирована в городском реестре печатей, то присвоение реестрового номера новой возможно при уничтожении предыдущей. При невозможности уничтожения допускается представление заявителем в Палату гарантийного письма с обязательством уничтожения печати в конкретный срок. Вопрос о возможности присвоения реестрового номера печати (штампу) без уничтожения предыдущей решается председателем или по его поручению заместителем председателя. При положительном решении гарантийное письмо направляется в структурное подразделение для внесения соответствующей информации в БД АИС - РЕЕСТР ПЕЧАТЕЙ и приобщается в регистрационное дело печати (штампа).

Представленные изготовителем заявления с зарезервированным реестровым номером возвращаются изготовителю.

4. Порядок приема заполненных изготовителем деклараций

Один экземпляр заполненной декларации на изготовленную печать (штамп) представляется изготовителем в структурное подразделение для внесения сведений, подлежащих архивированию в соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 N 843-РМ, в городской реестр печатей согласно описи (приложение 8).

5. Ведение архива городского реестра печатей

5.1. Архивное дело печати формируется по реестровому номеру печати (штампа), складывается в прозрачную папку и приобщается по возрастанию реестрового номера печати (штампа) в папки твердой формы.

5.2. Архивное дело печати (штампа) состоит из документов, поданных на утверждение эскиза печати (штампа), присвоение реестрового номера печати (штампу), двух бланков заявлений, один из которых - с заполненной декларацией, другой - с незаполненной декларацией, а также документов по уничтожению печати (штампа) и иных приобщенных по поручению председателя либо заместителя председателя.

5.3. Порядок оформления и выдачи архивных копий заявлений и деклараций.

5.3.1. Архивной копией является официальный документ, воспроизводящий текст архивного письменного документа.

5.3.2. Архивные копии изготавливаются путем ксерокопирования документов, хранящихся в архивном деле печати.

5.3.3. Не изготавливаются архивные копии с документов, в которых имеются подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также если документ имеет неясный текст.

5.3.4. Изготовленная копия заверяется следующим образом: в любом свободном месте копии ставится штамп:

Московская регистрационная Палата АРХИВНАЯ КОПИЯ N______ от ________ Основание: дело N

Подпись должностного лица скрепляется печатью: "Для заверения документов".

Учет выдачи архивных копий ведется в специальном журнале.

5.3.5. Выдача копий архивных материалов регистрационного дела печати (штампа) юридических лиц, обособленных подразделений юридических лиц, индивидуальных предпринимателей выдается по запросу законным представителям пользователей либо правоохранительным органам.

5.3.6. Выдача архивных материалов во временное служебное пользование оформляется записью в книге учета выдачи документов во временное служебное пользование.

6. Порядок заключения соглашения Московской регистрационной палаты с изготовителем

6.1. Заключение соглашения с изготовителем (приложения 3, 4) - процедура, посредством которой Московская регистрационная Палата в соответствии с Временными правилами изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы, утвержденными распоряжением Мэра от 25.08.98 N 843-РМ, определяет порядок взаимодействия по вопросам, связанным с изготовлением печатей (штампов), подлежащих регистрации в городском реестре печатей.

6.2. Для заключения соглашения изготовители представляют в структурное подразделение следующие документы:

- свидетельство о государственной регистрации изготовителя;

- информационное письмо, содержащее:

(для юридических лиц)

адрес, по которому расположен руководящий орган юридического лица;

адрес пункта приема заказов (с указанием метро);

контактный телефон;

фамилию, имя, отчество руководителя организации;

паспортные данные руководителя организации;

(для предпринимателей)

адрес, по которому размещено производственное оборудование;

адрес пункта приема заказов (с указанием метро);

контактный телефон;

фамилию, имя, отчество предпринимателя без образования юридического лица;

- документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (кроме предпринимателя);

- ксерокопию паспорта руководителя организации (предпринимателя);

- справку из налоговой инспекции об отсутствии задолженностей перед бюджетом;

- список доверенных лиц (курьеров) с указанием их паспортных данных за подписью руководителя организации (предпринимателя) и печатью, к списку прилагаются доверенности;

- договор аренды/субаренды на производственное помещение (указанное в лицензии), оформленный в соответствии с действующим законодательством;

- документ, подтверждающий нахождение производственного оборудования на балансе изготовителя.

6.3. Заключение соглашения с изготовителем возможно только в случае отсутствия задолженностей изготовителя перед бюджетом (основание: распоряжение Премьера Правительства Москвы от 09.02.98 N 135-РП).

6.4. Изготовитель ведет журнал учета изготовленных печатей согласно прилагаемому образцу к соглашению (приложение 9). Предъявляет его для проверки по требованию двум сотрудникам МРП, уполномоченным предписанием заместителя председателя (приложение 10), для сверки сведений, подлежащих учету согласно Временным правилам..., утвержденным распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98. По окончании проверки журнала сотрудниками МРП составляется акт (приложение 11).

7. Сроки рассмотрения документов, поданных на утверждение эскиза печати (штампа), а также присвоения реестрового номера эскизу печати (штампа) устанавливаются приказом Московской регистрационной палаты.

8. Порядок составления актов об уничтожении печатей и штампов, зарегистрированных в городском реестре печатей

Московская регистрационная палата и ее подразделения составляют акты об уничтожении печатей (штампов), зарегистрированных в городском реестре печатей (приложения 12, 13).

Руководитель/предприниматель (доверенное лицо) представляет на уничтожение печати заявление (приложения 14, 15), ксерокопию паспорта руководителя (предпринимателя), документ, подтверждающий полномочия руководителя, доверенность на лицо, ответственное за уничтожение. Московская регистрационная палата составляет акт об уничтожении печати/штампа (приложения 12, 13) в двух экземплярах. Печати/штампы уничтожаются в случае износа, переименования (изменения организационно-правовой формы, ведомственной принадлежности и т.п.) юридического лица или мотивированного желания заявителя. Заявление и приложенные к нему документы, один экземпляр акта об уничтожении печати/штампа хранятся в архивном деле печати (штампа).

Акту об уничтожении печати (штампа) присваивается номер по базе АИС "Реестр печатей", в других случаях - по журналу учета приема и выдачи документов на уничтожение печати (номер присваивается по сквозной нумерации с 1 и далее из расчета на один год с указанием через дробь номера филиала (например: исх. 3/19).

В случаях, предусмотренных п.2.3.1 настоящего Положения, оформляется уведомление об отказе в составлении акта об уничтожении печати/штампа на бланке Палаты в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается представителю (доверенному лицу) пользователя, второй приобщается к регистрационному делу печати/штампа.

9. Предоставление информации из электронной базы данных городского реестра печатей:

- реестровый номер печати (штампа);

- дата регистрации эскиза печати (штампа);

- дополнительные реквизиты печати (штампа),

а именно:

дополнительная надпись, включенная в печать (штамп); дата уничтожения печати/штампа (в случае уничтожения); дата утраты печати/штампа (в случае утраты) - определяются датой утверждения нового эскиза печати/штампа;

- данные о пользователе - наименование организации (либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), номер государственной регистрации; Ф.И.О. руководителя;

- данные об изготовителе - наименование организации (либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), регистрационный номер, номер лицензии на полиграфическую деятельность с указанием срока действия, адрес фактического местонахождения, номер телефона; Ф.И.О. руководителя;

- дата изготовления печати (штампа);

- дата выдачи заказчику печати (штампа);

- данные о физическом лице - заказчике печати - Ф.И.О., доверенность (кем и когда выдана) - осуществляется по письменному запросу юридических и физических лиц. Выписка из городского реестра печатей предоставляется в следующих формах:

Форма 1:

- реестровый номер печати (штампа);

- дата изготовления печати (штампа);

- данные о пользователе (наименование организации/фамилия, имя, отчество предпринимателя без образования юридического лица, номер государственной регистрации);

- дополнительные реквизиты печати/штампа.

Форма 2:

- реестровый номер печати (штампа);

- дата регистрации эскиза печати (штампа);

- дата изготовления печати (штампа);

- данные о пользователе;

- данные об изготовителе печати (штампа);

- дополнительные реквизиты печати/штампа.

Форма 3:

- реестровый номер печати (штампа);

- дата регистрации эскиза печати (штампа);

- дата изготовления печати (штампа);

- дополнительные реквизиты печати/штампа;

- данные о пользователе;

- данные об изготовителе печати (штампа);

- дата выдачи заказчику печати (штампа);

- данные о физическом лице - заказчике печати (штампа).

Предоставление сведений из городского реестра печатей осуществляется структурным подразделением Палаты в виде выписок, при отсутствии запрашиваемой информации - справок.

Предоставление содержащихся в реестре сведений осуществляется за плату, если иное не установлено, действующим законодательством.

Размер платы за предоставление содержащихся в реестре сведений устанавливается держателем реестра.

Справки об отсутствии запрашиваемой информации оформляются на бланке Московской регистрационной палаты для писем.

Паспортные данные физических лиц (пользователя, заказчика, доверенного лица) предоставляются только по запросам правоохранительных органов.

10. Пользователь (законный представитель) имеет право ознакомиться с архивным делом печати (штампа). Ознакомление с архивными делами печатей (штампов) осуществляется бесплатно по письменному запросу пользователя, правоохранительного органа в присутствии сотрудника Палаты. В остальных случаях ознакомление с оттисками печатей/штампов на декларациях осуществляется за плату

11. Порядок аннулирования регистрации печати по решению суда

11.1. Основанием для аннулирования регистрации печати является вступившее в законную силу решение суда о признании недействительным акта регистрации печати.

11.2. Юридический отдел (центральная часть МРП) по поручению заместителя председателя:

- запрашивает в установленном порядке архивное дело печати;

- проверяет информацию о печати в городском реестре печатей;

- оформляет заключение об аннулировании акта регистрации печати за подписью заместителя председателя в течение семи календарных дней с даты поступления в Палату судебного решения, но не ранее вступления решения суда в законную силу; в случае вступления решения суда в законную силу позднее семи календарных дней с даты поступления в Палату заключение об аннулировании акта регистрации печати оформляется на следующий рабочий день после вступления данного решения в силу;

- возвращает архивное дело печати в установленном порядке.

11.3. Структурное подразделение по получении копии заключения (п.11.2) с приложением копии решения суда:

- вносит в компьютерную базу данных АИС - РЕЕСТР ПЕЧАТЕЙ данные об аннулировании акта регистрации печати с указанием даты аннулирования, соответствующей дате оформления заключения;

- об исполнении письменно докладывает заместителю председателя с распечаткой из базы данных. Срок внесения сведений об аннулировании регистрации печати не должен превышать 1 рабочего дня.

11.4. Порядок оформления уведомления об аннулировании регистрации печати.

Юридический отдел (центральная часть) в течение трех дней с момента внесения записи в АИС - РЕЕСТР оформляет за подписью заместителя председателя уведомления об аннулировании регистрации печати в адрес:

- юридического лица, печать которого признана недействительной;

- налоговых органов (с приложением копии решения суда).

11.6. Уведомления направляются в установленном порядке сектором приема, регистрации и отправки служебной корреспонденции.