Приложение N 4. Требования к бланкам налоговых документов на бумажных носителях

Приложение N 4

к Единым требованиям к формированию

и формализации налоговых деклараций,

утвержденным приказом МНС РФ

от 1 сентября 2003 г. N БГ-3-06/484

Требования
к бланкам налоговых документов на бумажных носителях

1. Общие требования к бланкам налоговых деклараций

1. Все бланки должны быть напечатаны на бумаге удовлетворяющей следующим требованиям:

- формат А4 (установлен ГОСТ 2.301-68)

- цвет бумаги, близкий к белому (желательно белизной не менее 95%);

- плотность не менее 70 - 80 г/м2 (желательно 80 г/м2).

2. Информация, подлежащая вводу в базу данных, должна располагаться на одной стороне бланка. В основном бланки должны быть выполнены с ориентацией "Портрет". Ориентацию типа "Ландшафт" использовать в исключительных случаях для представления повторяющихся показателей.

3. Печать элементов бланков выполняется черным цветом.

4. Разделительные линии (оформительские) использовать только при необходимости, т.к. при использовании технологий сканирование приводит к значительному увеличению размера файла электронного образа документа.

5. Для обеспечения разборчивости при заполнении, все заполняемые знакоместа показателей бланков, подлежащие вводу в базу данных, должны быть выделены ограничителями в соответствии с требованиями. Количество знакомест показателя должно быть обязательно достаточным для занесения соответствующей информации.

ГАРАНТ:

Текст и нумерация пунктов приводятся в соответствии с источником

7. Справочная информация необходимая для заполнения показателей бланка может быть напечатана на обратной стороне бланка не контрастным шрифтом. Данный вариант оформления бланка лучше не использовать, так как это приводит к удорожанию бланка. Оптимальный вариант заключается в использовании инструкции по заполнению декларации, в которой должны быть приведены все необходимые разъяснения и нормативно-справочная информация, используемая для заполнения декларации.

8. Все показатели, подлежащие вводу в базу данных, должны иметь код, составляющий не более четырех знаков. Код показателя должен быть уникальным для документа. Код показателя указывается слева или над заполняемым полем, в случае табличного представления.

9. На титульном листе должны быть предусмотрены зоны для проставления печати и подписей налогоплательщиков, а также для проставления отметок налоговых органов.

10. При проведении камеральной проверки, в случае обнаружения ошибок, для заполнения значений реквизитов по данным налогового органа, а также замечания уполномоченного должностного лица налогового органа оформляется отдельный документ. Записи на листах декларации после ее приема допускаются только на титульном листе в отведенной для этого зоне для проставления отметок налоговых органов.

ГАРАНТ:

Текст и нумерация пунктов приводятся в соответствии с источником

9. Показатель "Налоговый период" должен иметь унифицированную кодировку.

Например, показатель "Налоговый период" должен состоять из трех знакомест (цифр). Данный вариант используется в Волгоградской области.

В первое знакоместо заносится "Налоговый (отчетный) период" - может принимать следующие значения: 1 - месяц, 3 - квартал; 6 - полугодие; 9 - 9 месяцев; 0 - год, 2 - иное.

Во втором и третьем знакоместе указывается "Номер квартала или месяца":

для месяца от 01 до 12;

для квартала - от 01 до 04;

для полугодия - 02;

для 9 месяцев - 03;

для года - 04

10. За каждым листом должен быть закреплен определенный набор показателей.

11. По углам листа должны быть нанесены ограничители рабочей зоны, например, в виде уголков:

- длина линий - 5 мм, толщина линий - 1,5 мм.

или черных квадратов

- Размером 5 мм на 5 мм.

Ограничители рабочей зоны должны быть размещены на листе не симметрично. Данное требование необходимо для обеспечения правильной ориентации образа документа при использовании системы автоматического распознавания текста.

12. Пространство рабочей зоны листа подразделяется на следующие части:

- технологическая часть;

- основная часть;

- именованная часть.

Местонахождение технологической части описывается относительно ограничителей рабочей зоны при разработке бланка, основной части соответствует все оставшееся поле в рабочей зоне листа.

2. Требования к частям стандартных бланков

2.1. Технологическая часть

Технологическая часть стандартного бланка наносится типографским способом на всех листах декларации и располагается в верхней части листа.

Технологическая часть разделяется на зоны:

- зона "Код формы листа", представляет собой штрих код типа EAN-8 нанесенный типографским способом. Штрих-код соответствует уникальному номеру формы бланка листа документа. Номера форм бланкам листов присваиваются на основании "Реестра форм бланков документов".

- зона "Идентификация" служит для указания реквизитов идентифицирующих налогоплательщика и порядкового номера страницы декларации.

- зона "Технологическое поле", представляет собой свободное поле, размером 60 мм х 20 мм для размещения регистрационного номера листа документа.

2.2. Основная часть

Структура основной части бланка документа

Каждый показатель, заполняемый налогоплательщиком и подлежащий вводу в базу данных, должен иметь трехзначный уникальный код, позволяющий однозначно описать "путь" к каждому значению из любого налогового документа, это необходимо, как для организации ввода документов, так и для однозначной ссылки из одних документов на значения других документов.

Рекомендации к оформлению основной части

При изготовлении основной части документа рекомендуется учитывать следующие требования:

- для реквизитов формата - "Дата" выделяется восемь ячеек (первые две - число; вторые две - месяц; четыре последних - год);

- таблицы с целью упрощения их заполнения налогоплательщиками и обработки в налоговых органах не должны содержать лишние реквизиты, информация по которым не используется для расчета налогов, анализа данных или дублируется другими источниками информации.

Рекомендуется на титульный лист декларации дополнительно выносить поля для заполнения основных показателей налогообложения с обязательным их отражением в листах декларации, содержащих расчет данных показателей. К таким показателям можно отнести следующие:

- налогооблагаемая база;

- налоговые ставки;

- суммы налога, исчисленные налогоплательщиком к уплате или возврату;

- иные показатели, используемые при исчислении соответствующего налога (объект налогообложения, налоговые льготы, налоговые вычеты и другие).

Зона печати предприятия и подписей должностных лиц

Данная зона размещается только на титульном листе декларации и предназначена для проставления оттиска печати предприятия и собственноручных подписей должностных лиц предприятия.

Зона отметок налогового органа

Зона отметок налогового органа размещается только на титульном листе декларации и предназначена для указания регистрационного номера конверта, если документ был представлен в налоговый орган с помощью заказного почтового отправления. А также даты представления, которая указывается либо по дате отправления конверта, либо по дате представления документов в налоговый орган непосредственно. Для регистрационного номера конверта должно быть отведено 13 знакомест, для даты 8 знакомест.

В данной зоне должно быть предусмотрено место для проставления штампа налогового органа и подписи налогового инспектора, выполнившего приемку документа.

2.3. Именованная часть

Данная часть бланка размещается в левом свободном поле бланка. В нем указывается наименование бланка и КНД декларации. Текст размещается вертикально, высотой 8 пунктов.

3. Требования к структуре документа

Документ должен состоять из бланков следующих типов:

1. Обязательный, не повторяющийся;

2. Обязательный, повторяющийся;

3. Не обязательный, не повторяющийся;

4. Не обязательный, повторяющийся.

Бланк первого типа должен быть обязательно представлен, например - титульный лист. На бланках этого типа номер страницы должен указываться типографским способом.

Использование бланка второго типа подразумевает представление, по крайней мере, одного листа.

Третий тип бланка, если представляется в документе, то только на одном листе.

Последний тип бланка, если представляется, то может быть представлен на нескольких листах.

При разработке документа декларации необходимо придерживаться следующей структуры.

Бланки типа 1

Бланки типа 2

Бланки типа 3

Бланки типа 4

Любой документ декларации должен обязательно содержать, по крайней мере, один лист бланка типа 1.

Части стандартных бланков

Вариант с черными квадратами.

                        35                              5|

                   |<-------->|                          V

          /--------+----------+----------------------------------------

  --+-----+--------+ - - - - -+--- - - - - - - - - - - - - - \ |      ^

    ^     |      |-/          \--/                       ^     |      |

20  |     |                  Технологическая часть       |   | |      |

    V     |      |                                                    |

  --------+------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -| |      |

          |                                                    |      |

          |      |                                           | |      |

          |                                                    |      |

          |      |5                                          | |      |

       -->+------+<--                                          |      |

          |                                                  | |      |

          |      |                                             |      |

          |                                                  | |      |

          |Наиме-|                                             |  297 |

          |нова-                                             | |      |

          |ние   |              Основная часть                 |      |

          |бланка                                            | |      |

          |и КНД |                                             |      |

          |декла-                                            | |      |

          |рации |                                             |      |

          |      |-------------------------------------------| |      |

          |      |Зона печати предприятия и |  Зона отметок  | |      |

          |      |подписей должностных лиц  |   налогового   | |      |

          |      |(для титульного листа)    |  органа (для   | |  5   |

          |      |                          |   титульного ->+-+<---  |

          |      |                          |     листа) |   | |      |

          |      |-\                        |            V /-| |      |

          |      \---------------------------------------+---/ |      |

          |                                              |5    |      V

          |----------------------------------------------+-----+--------

          |                      210                     ^     |

          |                                              |     |

          |<-------------------------------------------------->|

    ....... Габариты листа А4_ _ _ _ _ _ _ _ Габариты рабочей зоны листа

Вариант с уголками

                        35                              5|

                   |<-------->|                          V

          /--------+----------+----------------------------------------

  --+-----+--------+ - - - - -+--- - - - - - - - - - - - - - \ |      ^

    ^     |      |//          \\//                       ^   | |      |

20  |     |      |/            \/                        |     |      |

    |     |                  Технологическая часть           | |      |

    V     |      |                                             |      |

  --------+------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -| |      |

          |                                                    |      |

          |      |                                           | |      |

          |                                                    |      |

          |      |5                                          | |      |

       -->+------+<--                                          |      |

          |                                                  | |      |

          |      |                                             |      |

          |                                                  | |      |

          |Наиме-|                                             |  297 |

          |нова-                                             | |      |

          |ние   |              Основная часть                 |      |

          |бланка                                            | |      |

          |и КНД |                                             |      |

          |декла-                                            | |      |

          |рации |                                             |      |

          |      |-------------------------------------------| |      |

          |      |Зона печати предприятия и |  Зона отметок  | |      |

          |      |подписей должностных лиц  |   налогового   | | 5    |

          |      |(для титульного листа)    |  органа (для ->|-|<---  |

          |      |                          |   титульного   | |      |

          |      |\                         |     листа)|   /| |      |

          |      |\-\                       |           V /-/| |      |

          |      \-------------------------------------------/ |      |

          |                                             |      |      V

          |----------------------------------------------------+--------

          |                      210                    ^      |

          |                                            5|      |

          |<-------------------------------------------------->|

    ....... Габариты листа А4_ _ _ _ _ _ _ _ Габариты рабочей зоны листа

Зоны технологической части

Структура технологической части бланка

-

Код формы листа

--

Идентификация

Технологическая зона

Зона "Кода формы листа"

           30

     |<--------->|

     |-----------+-

     |   Штрих   |^

     |           ||20

     |    код    |v

     \-------------

       12345678

Штрих код высотой 36 - 40 пунктов, цифровой код высотой 18 пунктов, последняя цифра - контрольный разряд высотой 12 пунктов

Зона "Идентификации"

                    |                      100                     |

                    |<-------------------------------------------->|

                    |    /-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\      |---

                     ИНН | || || || || || || || || || || || |        ^

                         \-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/        |

                         /-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\     /-\/-\/-\   |20

                     КПП | || || || || || || || || | Стр.| || || |   |

                         \-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/     \-/\-/\-/   V

Зона "Отметок налогового органа".

                    /--------------------------------------------

                    |Дата представления декларации          |   ^

                    |/-\/-\  /-\/-\  /-\/-\/-\/-\           |   |

                    || || |  | || |  | || || || |           |   |

                    |\-/\-/  \-/\-/  \-/\-/\-/\-/           |   |

                    |Зарегистрирована за N                  |   |

                    |/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\|   |

                    || || || || || || || || || || || || || ||   |

                    |\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/|   |

                    |Штамп налогового органа                |   V

                    |---------------------------------------+----

                    \<------------------------------------->/

Зона печати предприятия и подписей должностных лиц

Директор ________________________________ /-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\ ИНН | || || || || || || || || || || || | печать \-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/ Бухгалтер _______________________________ /-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\/-\ ИНН | || || || || || || || || || || || | \-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/\-/

                    120